Inhoud. 1 Wat wordt mijn plaats in het groen? De markt Doelstellingen Hoe haal ik mijn doelstellingen? 14 1.

Transcriptie

1 Inhoud 1 Wat wordt mijn plaats in het groen? De markt Doelstellingen Hoe haal ik mijn doelstellingen? Tot slot 16 2 Kosten Kostenbegrippen en indeling van kosten Kostensoorten Directe en indirecte kosten Constante en variabele kosten Toegestane en werkelijke kosten Tot slot 39 3 Kostenverbijzondering en tarieven Een kwestie van begroten Het directe deel van de tarieven De tarieven na verbijzondering van indirecte kosten Tot slot 56 4 Het wettelijk kader Het Nieuw Burgerlijk Wetboek De Arbowet De Wet Milieubeheer Vergunningen Tot slot 64 5 De arbeidskosten Normen voor arbeidskosten De taaktijd Tot slot 74 6 Het werkplan De werkmethode De tijdsduur vaststellen De werkvolgorde De planning Tot slot 80 7 De werkomschrijving en het bestek De werkomschrijving Het bestek Tot slot 93 BEGROTEN IN HET GROEN 5

2 8 De voorcalculatie Een voorcalculatie opstellen De schetsbegroting of ontwerpbegroting De werkbegroting De RAW-/bestekbegroting Tot slot Offerte en aanbesteding De offerte Soorten offertes De aanbesteding Tot slot De werkplanning Een werkplanning opstellen De inzet van arbeid en materieel Tot slot De projectadministratie Functies van de projectadministratie De inhoud van de projectadministratie Gegevens verzamelen voor de projectadministratie Van agenda tot...? Tot slot De nacalculatie Doel en functie van de nacalculatie Een nacalculatie opzetten Nacalculatie als managementinstrument Tot slot INHOUD

3 1 Wat wordt mijn plaats in het groen? Het is van groot belang om ondernemersdoelen vast te stellen. De aanpak van de meeste bedrijfsactiviteiten hangt af van de doelen die je je hebt gesteld. Daarna kun je nagaan of deze doelen haalbaar zijn en hoe je ze kunt bereiken. Om de juiste keuzes te kunnen maken is het belangrijk dat je de markt kent. Ook moet je enig inzicht hebben in de financiële aspecten van het hoveniersbedrijf. 1.1 De markt Marktonderzoek is een eerste stap om weloverwogen de doelstellingen van je onderneming vast te kunnen stellen. Daarbij onderzoek je bijvoorbeeld welke bedrijven voor het door jou op te zetten bedrijf concurrerend kunnen zijn. Je kijkt ook op welke gebieden deze bedrijven zijn gespecialiseerd. Ook zul je moeten weten hoeveel mogelijke klanten er zijn in het gebied waar je wilt werken. Kortom, je zult allerlei cijfermateriaal moeten verzamelen Hoe kom ik aan de cijfers? Er zijn verschillende mogelijkheden om cijfermateriaal te verzamelen. Veel landelijke cijfers zijn bijvoorbeeld verkrijgbaar bij het Centraal Plan Bureau (CPB) en het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). In het Statistisch Jaarboek van het CBS vind je bijvoorbeeld gegevens over de bevolkingssamenstelling (zie figuur 1.1). BEGROTEN IN HET GROEN 7

4 Bevolking naar geslacht Mannen Vrouwen Totaal jr jr jr jr jaar en ouder Totaal jr jr jr jr jaar en ouder Totaal jr jr jr jr jaar en ouder Totaal Figuur 1.1 Stand en samenstelling van de bevolking op 1 januari Bron: CBS Streekplannen en bestemmingsplannen kunnen je inzicht geven in de mogelijkheden in het gebied waar je wilt gaan werken. In de provinciale streekplannen wordt onder andere aangegeven hoe de stedelijke structuur zich moet gaan ontwikkelen (zie figuur 1.2). Figuur 1.2 Het streekplan geeft inzicht in de mogelijkheden in het gebied Ook in het jaaroverzicht van de gemeente kun je voor jouw bedrijf belangrijke cijfers vinden, zoals het aantal inwoners en het aantal woningen in de gemeente (zie figuur 1.3). Bestemmingsplannen geven inzicht in de plaatsen waar eventuele nieuwe woningen worden gebouwd. 8 WAT WORDT MIJN PLAATS IN HET GROEN?

5 Fysieke structuur Oppervlakte gemeente ha ha waarvan: binnenwater 63 ha 63 ha historische stads- of dorpskern 8 ha 8 ha Aantal woonruimten Lengte van verharde wegen wegen buiten de bebouwde kom m m (ruilverkaveling) m m wegen binnen de bebouwde kom m m Lengte van onverharde wegen m m Lengte van recreatieve fiets-, ruiter- en wandelpaden m m Lengte van waterwegen (Maas) m m Aantal m 2 openbaar groen: parken en plantsoenen (exclusief sportcomplexen) 52 ha 52 ha Bos- en natuurterrein 129 ha 129 ha Figuur 1.3 Enkele gegevens van de gemeente Grave Concurrentie Je zult moeten weten wie je belangrijkste concurrenten zijn. Het is vaak moeilijk om inzicht te krijgen in de sterke en zwakke punten van concurrerende bedrijven, maar voor de bedrijfsvoering is het van groot belang om na te gaan hoe de zwakke en sterke punten van het eigen bedrijf zich verhouden tot die van de collega s. Om de sterke en zwakke punten in beeld te krijgen kun je werken met een checklist. Met deze checklist bekijk je één voor één je concurrenten. Een voorbeeld van de vragen op zo n checklist geeft figuur 1.4. BEGROTEN IN HET GROEN 9

6 Checklist bedrijf... Hoe lang bestaat het bedrijf? Hoe is het bedrijf te karakteriseren? Hoe zal het bedrijf er over vijf jaar uitzien? Is daar een plan voor? Wordt er volgens dit plan gewerkt? Waarin is het bedrijf expert? Werkzaamheden: Voor welk soort werk heeft het bedrijf de voorkeur: aanleg/onderhoud; voor consumenten/instellingen en bedrijven? Welk werk brengt het meest op? Waar is het gat in de markt? Hoe is het klantenbestand opgebouwd? Hoeveel bedraagt het aantal vaste klanten? Wat voor type klanten heeft het bedrijf? Acquisitie: Is er een reclamebudget? Is dit gebaseerd op de omzet? Hoe verloopt de acquisitie? Werken: Waar ligt het zwaartepunt van het werk? (Gaat het bijvoorbeeld meer om aanleg of meer om onderhoud?) Zijn er minder tevreden klanten? Komt een bepaald soort klacht vaker voor? Figuur 1.4 Voorbeeld van een checklist Klanten Als je je gaat richten op een bepaalde doelgroep, is het goed om deze doelgroep in kaart te brengen. Sommige hoveniersbedrijven richten zich op meerdere doelgroepen, andere zullen zich specialiseren. De klanten (consumenten) van een hoveniersbedrijf kunnen zijn: particulieren, bedrijven en instellingen. Soms kunnen ook de gemeentelijke plantsoendiensten klant zijn. Bij een marktonderzoek ga je per klantengroep na hoeveel potentiële klanten er zijn. 10 WAT WORDT MIJN PLAATS IN HET GROEN?

7 1.1.4 Statistische gegevens van hoveniersbedrijven Cijfers over hoveniersbedrijven zijn vaak moeilijk te vinden. Het Centraal Bureau voor de Statistiek geeft op het moment dat dit wordt geschreven als meest recente gegevens de resultaten van het in 1996 gehouden onderzoek. Het onderzoek vindt in principe om de drie jaar plaats. Ook de Vereniging voor Hoveniers en Groenvoorzieners (de VHG) voert momenteel een onderzoek uit onder de leden. In het onderzoek van het CBS wordt voor de productiestatistiek van hoveniersbedrijven een onderscheid gemaakt tussen rechtspersoonlijkheidbezittende en niet-rechtspersoonlijkheidbezittende ondernemingen (zie voor een verklaring van deze begrippen het volgende hoofdstuk). De bedrijven zijn bovendien ingedeeld naar grootte, waarbij het aantal werkzame personen als indelingscriterium wordt gehanteerd (zie figuur 1.5). Grootteklasse Aantal werkzame personen tot tot tot tot tot tot tot en meer Figuur 1.5 Indeling van hoveniersbedrijven naar grootteklasse De indeling naar rechtsvorm wordt in figuur 1.6 weergegeven. In hoofdstuk 2 van dit deel worden deze rechtsvormen besproken. Aantal bedrijven en werknemers Aantal bedrijven Aantal werknemers Arbeidsjaar eenheden gezinsarbeid bedrijven personen aje 1996 Gezinsbedrijven Grootteklasse Grootteklasse 1 t/m Grootteklasse 4 t/m NV s en BV s Grootteklasse 0 Grootteklasse 1 t/m Grootteklasse 4 t/m Figuur 1.6 Hoveniersbedrijven ingedeeld naar rechtsvorm en grootteklasse Bron: CBS BEGROTEN IN HET GROEN 11

8 Om de kostenstructuur van hoveniersbedrijven tot uiting te laten komen is in figuur 1.7 een overzicht gegeven van de belangrijkste kostenposten voor de hoveniersbranche. De kostenstructuur is uitgesplitst naar de verschillende groepen. Productiestatistiek Alle bedrijven Grootte Grootte Grootte hoveniersbedrijven klasse 0 klassen klassen 1 t/m 3 4 t/m 9 Exploitatiegegevens Baten Totaal mln euro Aanleg & onderhoud tuinen en terreinen Onderhoud bermen en wegen 0,5 2,7 22,2 Bestratingen en rioleringen 1,8 5,9 0,9 Omzet tuincentrum 1,4 13,2 5,4 Overig 3,2 5,9 6,4 Lasten Totaal 42, Inkoopwaarde omzet Totaal 24, Beplanting 8,2 27,2 14,1 Dood materiaal 10,9 30,4 17,7 Kunstmest en bestrijdingsmiddelen 0,5 2,3 1,4 Brandstoffen 0,9 2,7 1,8 Werk door derden 2,3 9,5 14,1 Overig 1,4 5,4 4,5 Personeelskosten 3, Algemene kosten Totaal 10,9 34,9 31,3 Huisvesting 0,9 2,7 1,8 Huur gebouwen en terreinen 0,5 0,9 0,9 Huur werktuigen en transportmiddelen 0,5 1,4 1,8 Autokosten 2,7 8,2 6,4 Verzekeringen 0,9 1,8 0,9 Betaalde rente 0,5 4,1 1,8 Reclamekosten 0,9 2,7 2,3 Overig 4,1 13,2 15,4 Afschrijvingen 4,1 4,8 8,2 Figuur 1.7 Kosten-batenstructuur hoveniersbedrijven Bron: CBS De tabel geeft tevens een overzicht van de economische omvang van de hoveniersbedrijven doordat achter de kostenposten de exploitatiegegevens staan vermeld. 12 WAT WORDT MIJN PLAATS IN HET GROEN?

9 1.1.5 Keuzefactoren Als je voldoende gegevens hebt verzameld, kun je keuzes gaan maken. Sterke en zwakke punten van de concurrentie ga je vergelijken met je eigen sterke en zwakke punten. Gebruik daarbij voor jezelf dezelfde checklist als voor de concurrentie. Je moet rekening houden met de concurrentie. Maar houd ook rekening met de volgende factoren. Als hovenier zul je voorkeuren hebben voor het soort werk dat je wilt gaan uitvoeren. De één zal zich vooral aangetrokken voelen tot het aanleggen van nieuwe tuinen, terwijl een ander de voorkeur geeft aan onderhoudswerkzaamheden. Wanneer je ervaring hebt met bepaald soort werk, kan dat een voordeel zijn. Je hebt dan inzicht in hoe dat werk moet worden verricht en je zult dus minder snel fouten maken bij het berekenen van de prijs. 1.2 Doelstellingen Doelstellingen opstellen is noodzakelijk. Met behulp van de doelstellingen bepaal je wat de uitgangspunten van je bedrijf worden. Later meet je of je deze doelstellingen hebt gehaald. Met andere woorden, met de doelstellingen bouw je een soort meetlat op als controlepunt. Bij het opstellen van je doelstellingen kun je bijvoorbeeld uitgaan van het soort klanten dat je als hovenier wilt bereiken of van het soort tuinen dat je wilt aanleggen. In je doelstellingen moet je in ieder geval aan de volgende punten aandacht geven: het soort klanten dat je wilt bereiken; het soort tuinen dat je wilt aanleggen; de grootte van je bedrijf en het aantal personeelsleden; de te behalen winst; je marktaandeel. Het soort klanten Omschrijf concreet voor welke type klant je tuinen wilt gaan aanleggen. Bijvoorbeeld: Ik wil mij vooral richten op de particuliere tuinmarkt. Het soort tuinen De vorige doelstelling zou je concreter kunnen maken door eraan toe te voegen: Ik wil particuliere tuinen aanleggen met een hoge duurzaamheidswaarde en mij specialiseren in het aanleggen van ecologische tuinen. De grootte van je bedrijf Alleen, zonder medewerkers, tuinen aanleggen is voor een zelfstandig hovenier nauwelijks haalbaar. Bij veel werkzaamheden is het hebben van een paar extra handen wel zo praktisch. Hoveniersbedrijven die geen personeel in dienst hebben, zijn dan ook zeldzaam. BEGROTEN IN HET GROEN 13

10 De grootte van je personeelsbestand is afhankelijk van het soort bedrijf en werk. Wanneer je veel personeel in dienst hebt, is het noodzakelijk dat er voldoende opdrachten zijn, verspreid over het hele jaar. Vooral bij aanlegwerk is de vraag naar arbeid niet gelijkmatig verdeeld over het jaar. In de maanden april, mei, juni is er traditioneel veel werk. In de periode na de vakanties is er over het algemeen minder werk. Veel hoveniers vinden het prettig om zelf mee te helpen, maar als je bedrijf groter wordt, zul je als hovenier meer ander werk moeten doen (besprekingen met klanten voeren, inkoop, werving, administratie en dergelijke). Bij de keuze voor de grootte van het bedrijf zul je je hiervan bewust moeten zijn. Winst Een bedrijf zal in elk geval winst moeten maken. Zonder winst komt de continuïteit van een bedrijf in gevaar. Winst is inkomen voor de ondernemer. Bij een eenmanszaak moeten van de winst de belastingen en verzekeringen worden betaald (globaal is dit 50% van de brutowinst). Bepaal in je doelstellingen hoeveel winst je wilt maken. Marktaandeel Een bestaand bedrijf zal een bepaald marktaandeel hebben. Er zijn immers meer bedrijven die dezelfde diensten aanbieden. De meeste bedrijven streven ernaar om hun marktaandeel te vergroten. Bij het opzetten van een nieuw bedrijf zou een doelstelling kunnen zijn dat je probeert een marktaandeel van 15% te verkrijgen. 1.3 Hoe haal ik mijn doelstellingen? Figuur 1.8 De vier p s, je kunt er niet één laten vallen Heb je de doelstellingen bepaald, dan moet je na gaan denken over hoe je deze doelstellingen kunt bereiken. Hiervoor bestaat een aantal instrumenten. In 14 WAT WORDT MIJN PLAATS IN HET GROEN?

11 vakjargon wordt dit ook wel de marketingmix genoemd. Deze marketingmix is opgebouwd uit vier elementen (de vier p s): product; promotie; prijs; plaats van verkoop. Product Het product van een hovenier bestaat voornamelijk uit het dienstenpakket dat hij aanbiedt. Naast diensten worden ook vaak producten aangeboden (denk aan planten). Zo n dienstenpakket kan bestaan uit: het geven van vaktechnisch advies; het ontwerpen van tuinen; de aanleg van tuinen; het onderhoud van tuinen; machineverhuur; afvalverwerking; transport. De producten die je kunt aanbieden, bestaan uit planten en harde materialen. Promotie Bijna elke dienst wordt in veelvoud en op vele manieren aangeboden. Dit geldt ook voor de diensten van een hovenier. Het is dus zaak om te streven naar zo veel mogelijk aandacht voor je product. Eén van de middelen om dit te bereiken is door het maken van promotie of reclame. Het opstellen van een promotieplan is een middel om te komen tot een goede afweging van de diverse activiteiten op het gebied van reclame. In zo n promotieplan worden de activiteiten vastgesteld die in een bepaalde periode (bijvoorbeeld in een jaar) zullen plaatsvinden. Op basis van een budget worden de activiteiten bepaald en wordt er een planning gemaakt. In deze planning wordt omschreven wanneer een activiteit plaatsvindt. Voordat je een promotieplan gaat opstellen, moet je weten wat je doelgroep is. Een hoveniersbedrijf heeft te maken met twee doelgroepen: de directe doelgroepen; de indirecte doelgroepen (ook wel de beïnvloeders genoemd). Aan de directe doelgroepen verkoop je rechtstreeks tuinen en onderhoudswerkzaamheden. Denk aan particulieren, bedrijven, instellingen en de overheid. Bij de reclame-uitingen van je bedrijf dien je rekening te houden met deze doelgroep. Particuliere tuinbezitters zijn bijvoorbeeld gevoelig voor argumenten die inspelen op het gevoel, terwijl de overheid en instellingen beter met zakelijke argumenten kunnen worden benaderd. BEGROTEN IN HET GROEN 15

12 De indirecte doelgroep kan bestaan uit mensen die nodig zijn voor het uitoefenen van je bedrijf. Dat kunnen bijvoorbeeld zijn: toeleveringsbedrijven, personeel, familie, vaste klanten, kennissen en relaties. De benadering van deze groep kan zowel plaatsvinden met zakelijke argumenten als met gevoelsargumenten. De indirecte doelgroep zorgt vaak voor een goede mond-tot-mondreclame. Prijs De prijs die je als hovenier vraagt voor een dienst of product is een belangrijke factor bij de verkoop. De verkoopprijs is opgebouwd uit de kostprijs en een opslagpercentage voor de winst. Voor de consument is de prijs belangrijk bij het besluit om van de diensten van de hovenier gebruik te maken. Naast de prijs speelt de kwaliteit natuurlijk ook een grote rol. Een goede verhouding tussen kwaliteit en prijs is dan ook van groot belang. Hoe je komt tot een goede prijsbepaling, wordt in deel 2 uitvoerig besproken. Je kunt de prijs onder de aandacht van je doelgroep brengen door middel van speciale acties. Zo kun je bijvoorbeeld korting geven wanneer mensen snel beslissen. Ook zou je bijvoorbeeld aan kunnen bieden om de tuinen van de klanten tijdens hun vakantie tegen een gereduceerde prijs te onderhouden. Plaats van verkoop Bij de meeste hoveniersbedrijven komt niet de klant naar het bedrijf, maar gaat de hovenier naar de klant toe. Toch is het belangrijk dat je bedrijf goed bereikbaar is en op een goed herkenbaar punt is gevestigd. Dit vergroot de naamsbekendheid van het bedrijf. 1.4 Tot slot Als je voor je bedrijf bepaalde doelstellingen hebt opgesteld, kun je planmatig alle activiteiten afstemmen op deze doelstellingen. Werk je zonder plan, dan heb je geen maatstaf om je activiteiten te meten. Door jaarlijks je doelstellingen te evalueren krijg je beter inzicht in de ontwikkeling die je bedrijf doormaakt. 16 WAT WORDT MIJN PLAATS IN HET GROEN?