INHUUR EXTERNEN DEN HAAG

Transcriptie

1 INHUUR EXTERNEN DEN HAAG April 2011

2 INHOUDSOPGAVE SAMENVATTING INLEIDING Aanleiding en achtergrond Doel Onderzoeksvragen Aanpak Begeleidingscommissie en onderzoeksteam Leeswijzer INHUUR EXTERNEN: DEN HAAG Inleiding Kaders Cijfers in meerjarig perspectief Flexibele schil GETROFFEN MAATREGELEN INHUUR EXTERNEN Inleiding Initiatieven om inhuur terug te dringen Terugdringen kosten inhuur Terugdringen omvang behoefte Uniformering administreren inhuur Beheermaatregelen en bezuinigingsplannen van diensten op inhuur externen Beheermaatregelen diensten HOE GAAN HET RIJK EN DE G4 OM MET INHUUR EXTERNEN? Het Rijk Inleiding Definitie externe inhuur Definitie uitbesteden Maatregelen naar aanleiding van actieprogramma Meer Focus op Externe Inhuur Sturingsinstrument en Norm Andere G-4 steden Definitie externe inhuur en uitbesteding Wijze van sturing Norm en Verantwoording Conclusie CONCLUSIE EN TE NEMEN MAATREGELEN Conclusie Noodzaak van maatregelen Te nemen gemeentebrede maatregelen Optimaliseren van personele capaciteit Sturing op inhuur BIJLAGEN BIJLAGE 1 Interviewlijst Pagina 2 van 37

3 BIJLAGE 2 Overzicht inhuur per categorie Den Haag BIJLAGE 3 Brongegevens voor figuren I, II, III en IV BIJLAGE 4 Checklist bij inhuur van externen Amsterdam Pagina 3 van 37

4 SAMENVATTING Aanleiding In de jaarrekening over 2009 bedroegen de kosten voor inhuur externen 123,6 miljoen. Ten opzichte van 2008 was dat een stijging van 26,3%. Ook in de jaren daarvoor was er zowel in absolute als in relatieve zin een stijging in de kosten voor inhuur waar te nemen. De voormalige wethouder CIIO heeft de Rekeningencommissie een gemeentebreed onderzoek toegezegd (Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2009, 7 juni 2010). Op verzoek van de wethouder VDMO hebben de directies POI en Financiën (BSD) het onderzoek uitgevoerd. De directeur Gemeentelijke Accountantsdienst was lid van de begeleidingscommissie van het onderzoek. Het onderzoek richtte zich op de mogelijkheden om het beheer van de kosten voor de inhuur van externen te versterken en slimmer hiermee om te gaan. Hiervoor is de Haagse situatie en die van het rijk en de andere G4-steden geanalyseerd. Externe inhuur is in de apparaatskostenbezuiniging voor deze collegeperiode een specifiek onderdeel waarop in 2014 structureel 10 miljoen bezuinigd moet worden. Conclusie De gemeente beziet jaarlijks welke taken verricht moeten worden met welke middelen. Hierbij bepaalt de gemeente welk deel van de werkzaamheden door vast personeel wordt gedaan, voor welk deel tijdelijk personeel wordt ingezet en voor welk deel capaciteit wordt ingehuurd. Het inhuren ten behoeve van een flexibele schil maakt het opvangen van piek en ziek mogelijk. Het inhuren van externen is onderdeel van een doelmatige bedrijfsvoering. Dit moet dan wel gebaseerd zijn op een bewuste afweging van het inzetten van vaste of variabele capaciteit en gekoppeld aan incidentele of structurele middelen. Het zorgt voor flexibiliteit en voor tijdelijke capaciteit voor tijdelijk werk. Echter, de kosten van het inhuren van expertise zijn doorgaans hoger dan die van vast personeel. De kosten van het inhuren van externen stegen tot en met 2009 zowel in absolute zin (van 64,6 miljoen in 2006 tot 123,6 miljoen in 2009) als in relatie tot de loonsom 1 (van 15,7% in 2006 tot 22,9% in 2009). In 2010 bedroegen de kosten voor inhuur externen 93,6 miljoen. Dat is 18% van de loonsom. Deze daling van 30 miljoen ten opzichte van 2009 komt zowel door de maatregelen die de diensten hebben genomen om inhuur te beheersen, maar ook door een daling in middelen. Voor 2010 gold dat er zowel minder begrotingsmiddelen beschikbaar waren door de bezuinigingsronden, als een terugloop van externe financieringsbronnen. Het duidt op een relatie tussen beschikbare middelen voor tijdelijk werk en inhuur. Wanneer er minder interne en externe middelen zijn om projecten uit te voeren, dan wordt er ook minder ingehuurd. Zijn er meer middelen (interne of externe) beschikbaar voor projecten, dan zal de inhuur ook weer aantrekken en het percentage dientengevolge stijgen. Bovenstaande neemt niet weg dat het nodig blijft om de kosten voor inhuur te beheersen en slimmer om te gaan met de beschikbare en benodigde capaciteit en expertise, mede in het licht van de ingezette bezuinigingen op personele capaciteit. Binnen de gemeente Den Haag zijn de afgelopen jaren door de diensten verschillende maatregelen genomen om de kosten van inhuur externen terug te dringen en structureel te beheersen. De genomen maatregelen hebben van 2006 tot 2009 echter niet geresulteerd in een daling van de kosten inhuur externen. In deze periode zijn de kosten voor inhuur externen steeds verder gestegen. De gegevens van 2010 laten voor het eerst een daling zien; een daling in absolute zin en in relatie tot de loonsom. Het is noodzakelijk deze daling de komende jaren voort te zetten. 1 Onder loonsom verstaan we: alle personeelslasten en sociale lasten inclusief de kosten van inhuur. Pagina 4 van 37

5 Door gemeentebrede maatregelen te nemen ontstaat transparantie en vergelijkbaarheid. Met deze maatregelen wordt het mogelijk om het inhuren van externen effectief te beheersen. Enerzijds door de interne capaciteit te optimaliseren en anderzijds door gemeentebreed te gaan sturen op inhuur. De voorgestelde maatregelen hebben hun effect al bewezen bij verschillende diensten, bij de G4-steden of het Rijk. Te nemen gemeentebrede maatregelen I Optimaliseren van interne capaciteit 1. Inzetten interne kandidaten voor opdrachten en projecten. De gemeentebrede toetsingscommissie vacatures van het Mobiliteitsbureau Van werk naar werk besluit over het extern vrij geven van vacatures, opdrachten en projecten. De commissie geeft bij klussen van boven de , die langer dan 3 maanden duren en niet-specifiek zijn voorrang aan interne kandidaten. Pas wanneer er geen beschikbare kandidaten zijn, mogen vacatures extern worden opengesteld of mag voor opdrachten worden ingehuurd. De procedures hiervoor worden op dit moment verder uitgewerkt. De werkwijze van de toetsingscommissie wordt na een half jaar geëvalueerd. 2. Hogere waardering experts. Het langdurig inhuren van specialistische kennis brengt hoge kosten met zich mee. Om deze inhuur terug te dringen kan de gemeente medewerkers opleiden tot specialist (zie hiervoor de 3 e maatregel) of specialisten in dienst nemen. Het is voor externe specialisten financieel onaantrekkelijk om in dienst te treden van de gemeente vanwege ons loongebouw en de functiewaardering. Oplossingen hiervoor liggen in de mogelijkheid om functies aan te passen en hoger te waarderen. Daarnaast kan gebruik gemaakt worden van de mogelijkheden die de beloningsregeling biedt. In 2011 wordt een Haags generiek functiehuis ontwikkeld en geïmplementeerd. Hierbij wordt bezien in hoeverre hoogwaardige experts kunnen worden ondergebracht. 3. Opleidingsbeleid. Met personeelsplanning wordt in beeld gebracht welk werk er verricht moet worden en wat er aan kwantiteit en kwaliteit in huis is (vraag en aanbod). Een personeelsschouw helpt om het aanbod op een gestructureerde manier in kaart te brengen. Wanneer de benodigde kwaliteit of expertise (nog) niet aanwezig is, kan het nodig zijn dit tijdelijk extern in te huren. Wanneer de behoefte aan expertise structureel is, kan of een vaste medewerker worden aangetrokken (zie ook de 2 e maatregel) of het zittende personeel worden opgeleid. In 2011 wordt bezien of de personeelsschouw gemeentebreed uitgerold kan worden. De personeelsschouw kan de match (of mismatch) tussen vraag en aanbod inzichtelijk maken. Diensten kunnen vervolgens op basis van de uitkomst van de match inzetten op het opleiden van het zittende personeel. Hierdoor hoeft de expertise waaraan de komende tijd behoefte blijft niet langer ingehuurd te worden. II Sturing op inhuur 4. Normering op inhuur. De gemeente Den Haag normeert de kosten voor inhuur in 2014 op 15% van de loonsom, met de volgende afbouw: 2011: 18%, 2012: 17%, 2013: 16%. Hierbij geldt het complyor explain principe: diensten moeten voldoen aan de norm, waarbij de totale kosten voor inhuur gemeentebreed niet hoger zijn dan 15% van de loonsom. Overschrijdt een dienst de norm, dan dienen de redenen hiervoor toegelicht te worden door het diensthoofd. We sluiten hiermee aan bij het rijk en de andere G4-steden, die ook normeren. De norm draagt bij aan het realiseren van de structurele bezuiniging op inhuur ( 10 miljoen structureel in 2014). Volgens een prognose resulteert de norm er in dat de kosten voor inhuur gemeentebreed ten opzichte van 2010 met 30 miljoen wordt teruggebracht tot 63 miljoen in In de berekening is rekening gehouden met een afname van 1/7 van het vaste personeel in verband met de bezuinigingen. Pagina 5 van 37

6 5. Regie op inhuur. De regie op inhuur wordt gemeentebreed geüniformeerd. Alle inhuur met: - omvang van euro of hoger en/of - een duur van 3 maanden of langer wordt ter accordering voorgelegd aan de algemeen directeur van de dienst. Vervolgens wordt het voorgelegd aan de toetsingscommissie van werk naar werk die toetst op beschikbaarheid van interne capaciteit. Pas wanneer geen interne capaciteit beschikbaar is, mag worden overgegaan tot externe inhuur. De algemeen directeur is er verantwoordelijk voor dat de kosten voor inhuur bij de dienst het gestelde normpercentage niet overschrijden. De wethouder met P&O in de portefeuille voert gemeentebreed de regie op inhuur externen. Hij stuurt op basis van kwartaalrapportages (zie maatregel 7). De bestuurlijke regie op de gemeentebrede norm wordt versterkt door ambtelijke regie. Dit wordt belegd bij de gemeentesecretaris. Deze voert de ambtelijke regie in overleg met het GMT. Diensthoofden zijn verantwoordelijk voor de gemaakte kosten voor inhuur externen en voor het voldoen aan de norm. Indien sprake is van overschrijding bij hun dienst moeten zij dit toelichten. Bij ernstige overschrijding of wanneer een overschrijding onvoldoende kan worden uitgelegd, dient de algemeen directeur van de betreffende dienst maatregelen te treffen om de inhuur te laten dalen tot het geldende normpercentage. 6. Gemeentebrede raamcontracten. De gemeente maakt voor inhuur van externen nog geen optimaal gebruik van de bestaande gemeentebrede raamcontracten (uitzendarbeid, financiën & control, juridisch advies en ICT). Het beoogde schaalvoordeel wordt daarom niet volledig bereikt. Het bundelen van het beheer van de raamcontracten levert een bijdrage aan het beter benutten van deze contracten. Hiermee kan de gemeente sturen op scherpe tarieven en de contractvoorwaarden en wordt het inzicht in de benutting van de raamcontracten versterkt. De directeur POI doet voor de zomer samen met directeur IDC een voorstel voor verdergaande bundeling van administratieve en tactische inkoop van flexibele arbeid binnen de gemeente. 7. Rapporteren van inhuur: Momenteel wordt er eenmaal per jaar, namelijk bij de jaarrekening gerapporteerd over inhuur externen. Met ingang van de tweede helft 2011 wordt per kwartaal gerapporteerd over inhuur externen. De wethouder met P&O in de portefeuille voert de regie op inhuur externen en stuurt op basis van de kwartaalrapportages (zie maatregel 5). Met twee van de vier rapportages sluiten we aan bij de reguliere planning & control-cyclus (jaarrekening en halfjaarbericht). Met het halfjaarbericht en de jaarrekening worden college en raad geïnformeerd over inhuur externen. Wanneer er over de norm wordt gerapporteerd, geldt het comply- or explain principe. Om aan te geven in hoeverre de bezuinigingsdoelstelling op inhuur bereikt wordt, bevatten de rapportages gegevens over de financiële dekking van de inhuur (incidentele versus structurele middelen). Daarnaast moeten de diensten het bedrag aan inhuur externen vanaf de begroting van 2012 ramen. Bij grote projecten met nieuwe externe geldstromen, bijvoorbeeld Rijksmiddelen, dient de raad geïnformeerd te worden over in te huren externen. Wanneer hierdoor of om andere redenen een overschrijding van het percentage inhuur externen te voorzien is dan dient dit aan het college en de raad te worden gemeld. Voor de rapportages en de monitoring zal de directie POI in nauwe samenwerking met Financiën en samen met de diensten het format (bedrijfsvoering) aanpassen ten bate van de reguliere planning & controlcyclus. De directie POI actualiseert de richtlijn Inhuur personeel van derden en neemt de geaccordeerde maatregelen op in het concernkader. Samengevat, wordt de raad in staat gesteld aan de voorkant te sturen op inhuur. In een vroeg stadium wordt bij projecten helderheid gegeven over eventuele inhuur. Het bedrag voor inhuur externen wordt voortaan bij de begroting geraamd. Daarnaast wordt de raad niet alleen bij de jaarrekening geïnformeerd over de kosten inhuur externen, maar ook al in het halfjaarbericht. Pagina 6 van 37

7 1 INLEIDING 1.1 Aanleiding en achtergrond In de gemeente Den Haag wordt elk jaar gebruik gemaakt van externen omdat het te verrichten werk de beschikbare kwantitatieve en/of kwalitatieve capaciteit overstijgt. Door het inhuren van externen is het mogelijk om flexibel om te gaan met fluctuaties in de hoeveelheid werk; het is niet efficiënt om meer vast personeel in dienst te hebben; is het makkelijker om in tijden van bezuinigingen terug te gaan in capaciteit, zonder de verplichtingen die het hebben van vast personeel met zich meebrengt; is de expertise voor handen die ontbreekt en slechts tijdelijk nodig is; is de continuïteit van bepaalde werkzaamheden gegarandeerd; is er tijdelijke capaciteit voor tijdelijk werk; kan met incidenteel geld het tijdelijke werk verzet worden, zodat geen verplichtingen worden aangegaan met vast personeel. Bij de jaarlijkse verantwoording (Jaarrekening en Sociaal jaarverslag 2009) kwam naar voren dat de kosten voor het inhuren van personeel van derden in 2009 wederom waren gestegen (naar 123,6 miljoen). Ten opzichte van 2008 gaat het om een stijging van 26,3%. De kosten van de inhuur van externen stegen van 2006 tot en met 2009 zowel in absolute als in relatieve zin (ten opzichte van de loonsom). De voormalige wethouder CIIO heeft de Rekeningencommissie een gemeentebreed onderzoek toegezegd (Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2009, RIS , 7 juni 2010). Op verzoek van de wethouder VDMO hebben de directies POI (BSD) en Financiën (BSD) het onderzoek uitgevoerd. De directeur Gemeentelijke Accountantsdienst was lid van de begeleidingscommissie van het onderzoek. Het onderzoek richtte zich op de mogelijkheden om het beheer van de kosten voor de inhuur van externen te versterken en slimmer hiermee om te gaan. Externe inhuur is in de apparaatskostenbezuiniging voor deze collegeperiode een specifiek onderdeel waarop in 2014 structureel 10 miljoen bezuinigd moet worden. 1.2 Doel Het onderzoek richt zich op het vinden van (beheers)maatregelen, afspraken en/of normen waarmee het inzicht in en de sturing op het terugdringen van de kosten voor inhuur externen versterkt kunnen worden. 1.3 Onderzoeksvragen - Welke maatregelen kunnen gemeentebreed worden genomen om de kosten substantieel te laten dalen? (Wat is ervoor nodig om de kosten inhuur - als % van de loonsom - in 2014 terug te brengen naar het gemiddelde van de andere grote gemeenten en het rijk?) - Hoe kunnen we gemeentebreed sturen op inhuur externen met behulp van eenvoudig te genereren managementinformatie? 1.4 Aanpak Voor het onderzoek is gebruik gemaakt van Haagse gegevens over inhuur externen uit de jaarrekeningen en sociaal jaarverslagen van 2006 tot en met Er zijn interviews gehouden met algemeen directeuren en dienstcontrollers van grote diensten van de gemeente Den Haag (zie bijlage 1). Daarnaast zijn de ontwikkelingen en maatregelen van het rijk en de andere G4 steden in beeld gebracht. Pagina 7 van 37

8 1.5 Begeleidingscommissie en onderzoeksteam Het onderzoek is een samenwerkingsverband tussen POI, Financiën en de GAD en is getrokken door POI. Begeleidingscommissie bestaat uit Trudy Loeffen (plv directeur POI), Gerard Boot (directeur Financiën) en René Vierbergen (directeur GAD). Het onderzoeksteam bestond uit Monica Trommelen projectleider (BSD, directie POI), Lotte van Meerendonk projectsecretaris (BSD, directie Financiën/FPO) en Francine L Ortye (BSD, directie Financiën/FPO). 1.6 Leeswijzer In hoofdstuk 2 zijn de Haagse gegevens opgenomen (kosten inhuur externen, definitie en kaders). In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de maatregelen die de diensten hebben getroffen om te sturen op de kosten van inhuur externen en deze terug te dringen. Hoofdstuk 4 doet verslag van de aanpak bij het rijk en de drie andere grote gemeenten omtrent inhuur externen. Vervolgens worden in hoofdstuk 5 uit de vergaarde informatie conclusies getrokken en te nemen maatregelen geformuleerd om te sturen op inhuur externen en de kosten ervan effectief te beheersen. Pagina 8 van 37

9 2 INHUUR EXTERNEN: DEN HAAG 2.1 Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft welke kaders en uitgangspunten gelden voor de inhuur van externen binnen de gemeente Den Haag. Daarnaast geeft het hoofdstuk een meerjarig overzicht van de kosten van inhuur externen. 2.2 Kaders De uitgangspunten rondom de inhuur externen staan in de zogenoemde Richtlijn Inhuur personeel van derden 2.De Richtlijn regelt het basisprincipe voor inhuur, namelijk de boekingsgangen. Ook geeft de Richtlijn aan wat er onder inhuur wordt verstaan, te weten: Onder deze categorie worden uitsluitend gerangschikt de kosten van personeel van derden die op basis van een tarief in rekening worden gebracht. Tot dit personeel worden onder andere gerekend degenen die beschikbaar worden gesteld door andere gemeenten, uitzendbureaus, advies- /ingenieursbureaus, sociale werkverbanden en voorts schoonmaak- en onderhoudspersoneel. Als niet uitsluitend de arbeidskosten in rekening gebracht worden, maar een totaalbedrag voor arbeidskosten en materialen, wordt dit totaalbedrag tot de categorie Aankopen niet duurzame goederen en diensten gerekend. Daarnaast is er ook een aanbestedingsrichtlijn. Hierin staan onder andere de drempelwaarden wanneer tot aanbesteding moet worden overgegaan en uitleg over de verschillende aanbestedingsprocedures. Éénmaal per jaar, namelijk bij de jaarrekening, wordt er op concernniveau gerapporteerd over de geconsolideerde cijfers, oftewel het totaal van dienstuitgaven met betrekking tot inhuur. Den Haag kent geen algemeen beleidskader of protocol met een strategische visie (voor effectieve sturing) op inhuur externen. Er is in het collegeakkoord geen maximum gesteld aan de omvang van inhuur. Wel is er gemeentebreed een bezuiniging van 10 miljoen op inhuur externen meegenomen in de apparaatskostenbezuiniging van 48 miljoen voor de jaren Er is weliswaar geen beleidskader dat gemeentebreed geldt, wel worden op dienstniveau verschillende protocollen gehanteerd om te sturen op inhuur. Ook treffen diensten daarnaast verschillende maatregelen om op inhuur te sturen (zie hoofdstuk 3). 2 De term personeel van derden is synoniem aan de term inhuur externen. In dit rapport gebruiken wij de term inhuur externen. 3 Het college heeft hiertoe opdracht gegeven aan het Gemeentelijk Management Team. Pagina 9 van 37

10 2.3 Cijfers in meerjarig perspectief 4 Figuur I x Inhuur externen Bedrag in euro's Inhuur externen Jaartallen Bron: jaarrekeningen gemeente Den Haag Figuur II x Inhuur externen versus formatie Bedrag in euro's Inhuur externen Salarislasten Jaartallen Bron: jaarrekeningen Gemeente Den Haag Hoewel er in 2010 een daling te constateren is ten opzichte van 2009, zijn de kosten voor externe inhuur sinds 2006 erg gestegen (zie figuur I). Deze stijging gaat gepaard met een stijging van de salarislasten eigen personeel (zie figuur II). In 2009 bedroegen de kosten voor inhuur externen 123,6 miljoen. In 2010 bedroegen de kosten 93,6 miljoen. Dat is een daling van 30 miljoen ten opzichte van 2009 (zie figuur I). Deze daling komt zowel door de maatregelen die de diensten hebben genomen om inhuur te beheersen, maar ook door een daling in middelen door de bezuinigingsrondes en een terugloop van externe financieringsbronnen. Met name de Dienst Stedelijke Ontwikkeling ( 12,8 miljoen), de Bestuursdienst ( 7 miljoen) en de dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid ( 4,6 miljoen) leverden een grote bijdrage aan deze daling. Bij DSO is er in 2010 bewust gestuurd op een daling van de kosten van inhuur externen. Daarnaast is de daling bij DSO ook ingezet door de recessie, waardoor veel bouwprojecten geen doorgang konden vinden. De daling bij de BSD vloeit voort uit het feit dat er voor 2011, zoals voorzien, minder 4 Cijfers voor afgebeelde figuren treft u ook aan in bijlage 3. Pagina 10 van 37

11 projectgeld beschikbaar was voor projecten en er daardoor minder is ingehuurd. Bij SZW lag de daling vooral aan vermindering van rijksmiddelen. Er geldt binnen de gemeente Den Haag geen verplichting om de redenen waarom de diensten inhuren vast te leggen 5. Om de redenen waarom diensten inhuren te achterhalen is er in april 2010 een schriftelijke inventarisatieronde gedaan bij de grote diensten. De diensten gaven daarbij samengevat de volgende redenen aan voor het inhuren van derden over het jaar : intensivering van beleid door projecten onder andere uit het recessieplan (versnelling uitvoering projecten). De diensten geven als voorbeelden van projecten het realiseren van Business Cases Krachtwijken en excellente dienstverlening; behoefte aan specifieke expertise; reorganisaties; incidentele inhuur door opvang ziekten; arbeidsmarkt waar het moeilijk is om aan goed gekwalificeerd personeel te komen; implementatie van ICT-systemen; behoefte aan een flexibele schil. De redenen die de diensten aangeven zijn veelal dezelfde als die bleken uit het reeds eerder uitgevoerde onderzoek in De diensten geven bijvoorbeeld aan incidenteel in te huren voor de opvang van ziekten en omdat de arbeidsmarkt moeilijk is om aan goed gekwalificeerd personeel te komen. Figuur III x Inhuur per dienst Inhuur 2010 Salarislasten eigen Loonsom Percentage van personeel de loonsom 2010 BSD ,5% DPS % DOB % DSB % DSO % GAD % GBD % HGR % IDC % OCW % SZW % TOTAAL % Bron: Bijlage Bedrijfsvoering voor de jaarrekening Bovenstaande figuur geeft het percentage van inhuur ten opzichte van de loonsom aan per dienst. Onder loonsom verstaan we de salarislasten van het eigen personeel inclusief de kosten voor inhuur. Dit percentage maakt de verhouding inzichtelijk tussen inhuur externen (flexibele kosten van personeel) en de totale personele lasten. Dit percentage kan worden benut voor sturing. Voor 2010 geldt een bedrag van 93,6 miljoen aan inhuur externen ten opzichte van een loonsom van 514,2 miljoen. Dit komt neer op een inhuurpercentage van 18%. 5 Bijvoorbeeld bij de gemeente Utrecht moet bij het boeken van inhuur externen wél de redenen worden aangegeven (zie ook hoofdstuk 5). 6 Zie ook Jaarverslag gemeente Den Haag 2009, p Pagina 11 van 37

12 2.4 Flexibele schil Figuur IV x Inhuur overig extern en uitzendkrachten Bedrag in euro's Jaartallen Overig extern Uitzendkrachten Bron: jaarrekeningen gemeente Den Haag Den Haag onderscheidt sinds 2005 verschillende categorieën inhuur (zie ook bijlage 2). Er wordt een tweedeling gemaakt in Uitzendarbeid en Overig extern. Uit figuur IV blijkt dat de kosten voor uitzendkrachten sinds 2008 stabiel zijn. Hoewel de kosten van de categorie overig extern fluctueren in blijven de kosten voor uitzendkrachten rond dezelfde koers hangen. Uitzendkrachten worden vooral ingezet als flexibele schil. Met een flexibele schil kunnen diensten fluctuaties in hun werkzaamheden opvangen, bijvoorbeeld extra werkzaamheden in piektijden. In het bedrijfsleven, met name in productieprocessen, is het gebruik van een flexibele schil een manier om kostenefficiënter te werken. Bij de overheid is deze ontwikkeling de laatste jaren overgenomen. 7 Afsluitend De stabiliteit in de post uitzendkrachten toont dat er een soort constante is voor een flexibele schil. Het aanhouden van deze flexibele schil blijft namelijk noodzakelijk voor het voeren van een doelmatige bedrijfsvoering. Denk daarbij aan inhuren voor ziekte en in piektijden. Ook zal er altijd een, gezonde, behoefte blijven aan het inhuren van specialisten voor specifieke opdrachten. Bijvoorbeeld als er onafhankelijk advies nodig is of indien de expertise niet in huis en het ook niet doelmatig is deze expertise vast aan te nemen. 7 Röling, E., (2010) Een flexibele overheid is op de toekomst voorbereid, in: Overheidszaken. Pagina 12 van 37

13 3 GETROFFEN MAATREGELEN INHUUR EXTERNEN 3.1 Inleiding Inhuur externen is al vaker onderwerp van bezuinigingen of onderzoek geweest. Het coalitieakkoord stelde voor de bedrijfsvoering een structurele bezuinigingstaakstelling oplopend tot 18,4 miljoen vanaf Hiervan moest 4,8 miljoen bezuinigd worden op inhuur externen. Echter, inhuur externen is tussen 2006 en 2009 jaarlijks gestegen (zie paragraaf 3.3). Bij de Voorjaarsnota 2009 is er ten aanzien van inhuur een gemeentebrede taakstelling van 4,5 miljoen voor 2010 en latere jaren ingezet. Ook uit coalitieakkoord volgen bezuinigingen. De bezuinigingsmaatregelen op externen bedragen 10 miljoen structureel en zijn onderdeel van de apparaatskostenbezuiniging van totaal 48 miljoen. In 2008 heeft een onderzoek naar inhuur externen plaatsgevonden. Dit onderzoek was gericht op hoe doen we het (definities, richtlijn, administratie) en welke redenen zijn er voor de stijging. Het college heeft naar aanleiding van de resultaten van het onderzoek een aantal initiatieven genomen om de omvang van de behoefte aan en de kosten van externe inhuur te beperken en de wijze van administreren te uniformeren (RIS ). Hieronder wordt ingegaan op de initiatieven. 3.2 Initiatieven om inhuur terug te dringen Terugdringen kosten inhuur Sinds het onderzoek van 2008 zijn, naast het raamcontract voor inhuur uitzendkrachten, ook raamcontracten afgesloten voor inhuur juridisch advies (contract t/m 2013), financiën & control (contract t/m 2012), ICT (contract t/m 2012) en accountantsdiensten. Er is eveneens een raamcontract projectmanagement met een forse reductie in tarieven waar vooral DSO gebruik van maakt. De tarieven in de raamcontracten zijn maxima; diensten kunnen bij de mantels dan ook lagere tarieven bedingen. Een voordeel van een vaste groep leveranciers is (naast het effect van schaalgrootte in de tarieven) dat de aanbieder bekend is met de gemeente Den Haag en minder ingewerkt hoeft te worden, en dat contractafspraken niet steeds opnieuw hoeven worden uitonderhandeld. Het aanbesteden en beheren van deze overeenkomsten vindt verspreid over de gemeente plaats. Nadat de contracten eenmaal gesloten zijn, wordt het gebruik overgelaten aan het contact tussen dienstvertegenwoordigers en aanbieders; ook de uitvoering van het contractbeheer wordt bij diensten zelf ingevuld. Het voordeel is vervolgens afhankelijk van de mate waarin de contacten worden benut en of de gerealiseerde contractvoorwaarden in de praktijk optimaal worden ingezet. Begin 2010 werd een onderzoek afgerond naar de benutting van het raamcontract voor flexibele arbeid (gegevens 2008). Het raamcontract Inzet Flexibele Arbeidskrachten is met Tempo-Team, voorheen Vedior, afgesloten. De strekking van het raamcontract is dat met ingang van 1 januari 2005 alle verzoeken voor flexibele uitzendarbeid ingediend dienen te worden bij Tempo-Team. Dit geldt voor flexibele uitzendarbeid op alle aandachtsgebieden en alle niveaus. In 2008 werd totaal circa 47 miljoen uitgegeven aan uitzendarbeid, waarvan 16 miljoen bij Tempo- Team. Een benutting van het raamcontract van slechts 35%. De overige 31 miljoen werd ingehuurd bij 144 bureaus. Uit het onderzoek bleek dat een aanzienlijk deel van de gerapporteerde, ingehuurde uitzendkrachten, onterecht geboekt is als uitzendarbeid. Het gaat hierbij om 26 miljoen, die geboekt had moeten worden onder overig extern personeel. Pagina 13 van 37

14 Geconcludeerd wordt het volgende. Als we uitgaan van maximaal 21 miljoen aan uitzendarbeid, waarbij circa 16 miljoen is ingehuurd via Tempo-Team, dan kunnen we constateren dat het raamcontract voor circa 75% is benut en dat is aanzienlijk beter dan de 35% zoals gerapporteerd. De redenen waarom niet meer uitzendkrachten worden ingehuurd bij Tempo-Team zijn dat ze niet altijd de juiste kandidaat en niet altijd op tijd kunnen leveren. Vanaf 1 januari 2011 is een gewijzigde boekingsgang ingevoerd waarbij de categorieën inhuur op de raamcontracten zijn toegevoegd (zie ook paragraaf 4.2.3) Terugdringen omvang behoefte Eén van de maatregelen die genomen zijn om de omvang van de behoefte terug te dringen was het opzetten van een financieel HBO-traineeprogramma. Dit programma is eind 2008 gestart en heeft een bijdrage geleverd aan het vervullen van de grote behoefte aan jonge, financiële medewerkers. Echter, door de financiële crisis werd het voor de gemeente al snel gemakkelijker om de openstaande vacatures te vervullen. De daarop volgende bezuinigingen maken dat de behoefte aan jonge, financiële talenten sterk is gedaald. Vanaf het najaar van 2010 worden daarom geen nieuwe lichtingen financiële HBO-trainees aangetrokken. De verwachting is dat de behoefte aan jong, financieel talent vanaf 2014/2015 weer zal toenemen. Andere maatregelen die zijn ingezet om slimmer om te gaan met de benodigde kwantitatieve en kwalitatieve capaciteit zijn extra aandacht in arbeidsmarktcommunicatie voor tijdige werving van schaarse groepen (zoals technici en ICT-ers), het inzetten van de headhunter voor het zoveel mogelijk intern vervullen van sleutelfuncties, en het vergroten van de kennis en kunde van het vaste personeel. Een goed voorbeeld hiervan is de centrale afdeling financiën van DSB. Door met opleidingen te investeren in het vaste personeel, kon het aantal externen in enkele jaren teruggebracht worden van 15 naar Uniformering administreren inhuur In de Regeling informatie voor derden wordt bij Personeel van derden onderscheid gemaakt tussen inhuur en diensten. Alles wat in uren wordt afgerekend is inhuur, wanneer een totaal pakket of eindproduct wordt geleverd gaat het om diensten. Daarbij vallen ingehuurde krachten onder de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke leidinggevende (wel een gezagsverhouding) en worden diensten onder verantwoordelijkheid van de leverancier opgeleverd (zonder gezagsverhouding). Om het inzicht in de inhuur van externen te verbeteren is vanaf 2009 de intergemeentelijke inhuur eruit gehaald. Vervolgens is recentelijk een aantal wijzigingen in de boekingsgang doorgevoerd. Hierdoor wordt: inzicht in inhuur via mantelpartijen verkregen; juistheid van registratie en verantwoording vergroot (verbetering opvolging POI richtlijn voor de boekingsgang); aangesloten op de registratiewijze voor inhuur derden van G4 en landelijke overheid (waardoor benchmarks mogelijk worden). Deze wijzigingen gelden per 1 januari 2011 en zullen zijn doorgevoerd in de gegevens voor de jaarrekening Beheermaatregelen en bezuinigingsplannen van diensten op inhuur externen Beheermaatregelen diensten De diensten beheersen, monitoren en sturen elk op eigen wijze de inhuur van externen. Hieronder een weergave van de maatregelen van de diensten Stedelijke Ontwikkeling (DSO), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), Onderwijs Cultuur en Welzijn (OCW), Stadsbeheer (DSB), het Intern Dienstencentrum (IDC) en de Bestuursdienst (BSD). Pagina 14 van 37

15 DSO huurde in 2009 voor 29,9 miljoen in. In 2010 zijn daarom een aantal maatregelen getroffen en is de inhuur gemaximeerd op 22,5 miljoen. Om niet boven dit bedrag uit te komen, was voor alle inhuur vooraf goedkeuring van de algemeen directeur nodig. In de afweging wel of niet inhuren wordt bekeken of het werk door vast personeel gedaan kan worden en wordt tarief en duur van de inhuur meegewogen. Per kwartaal wordt de inhuur besproken tussen de directiedirecteuren en de algemeen directeur. DSO is met 17,1 miljoen ruim onder het bedrag van 22,5 miljoen gebleven. Het mandaat bij de algemeen directeur en periodiek rapporteren over inhuur wordt dan ook als effectief ervaren. Bij SZW zijn sinds de gemeentebrede taakstelling normpercentages afgesproken voor de verschillende onderdelen van de dienst. Er wordt gestuurd op inhuur. Alle inhuur op categorie overig wordt voorgelegd aan de algemeen directeur. Op alle andere categorieën wordt gestuurd via control (prognoses en cijfers in de marap). Het comply or explain principe geldt bij SZW; het kan in bepaalde gevallen redelijk zijn het percentage te overschrijden (bijvoorbeeld wanneer wordt ingehuurd om functies die gaan vervallen tijdelijk te vervullen). De daling van de inhuur komt door aandacht voor inhuur en door sturing via rapportages met prognoses. OCW kent sinds enkele jaren een commissie inhuur derden. Deze commissie wordt voorgezeten door de dienstcontroller en bestaat verder uit het hoofd P&O, hoofd Inkoop en een lid van de OR. Alle voorgenomen inhuur tussen de en wordt gemeld bij deze commissie en alle inhuur boven wordt besproken in de commissie. De commissie bekijkt per geval de redelijkheid en toetst aan de verschillende criteria, zoals verdringing van intern personeel, financiële dekking, wijze van aanbesteding en draaideurconstructies. Bij OCW wordt de inhuur niet genormeerd of gemaximeerd. Bij het nagaan van de interne capaciteit en expertise wordt binnen de dienst en slechts af en toe gemeentebreed gekeken. De inhuur van ambulancepersoneel en sportmedewerkers (bijv. zwembaden) wordt, gelet op veiligheidsaspecten en de noodzakelijkheid om snel te kunnen handelen, niet nader getoetst. Deze flexibele schil wordt bekostigd uit vacatureruimte. De overige inhuur wordt bekostigd uit incidentele middelen. Bij DSB wordt per afdeling een jaarquotum bepaald voor inhuur. Dit jaarquotum is gebaseerd op de gemiddelde inhuur van de afdeling over de afgelopen 3 jaar. Wanneer een afdeling over het quotum heengaat, moet het dit voorleggen aan de directie. Als de afdeling de overschrijding aannemelijk kan maken, bekijkt de directie of gecompenseerd kan worden met een andere afdeling die onder quotum blijft. Inhuur boven de gaat langs inkoop en aanbesteding van DSB (nagegaan wordt onder andere of er elders in de gemeente mensen zijn die het kunnen). Van belang is eenduidige registratie van inhuur. In bepaalde gevallen kan inhuur teruggedrongen worden door te investeren in het vaste personeel. Zo is de kwaliteit van de centrale financiële afdeling versterkt door opleidingen. Hierdoor is in enkele jaren het aantal externen teruggebracht naar nul. Bij IDC moet alle inhuur boven 75 per uur worden voorgelegd aan de algemeen directeur. De directeur toetst de inhuur aan een aantal criteria, bijvoorbeeld inhuur tot maximaal 36 uur per week. Per cluster is een inhuurbudget gemaakt. Dit is gerelateerd aan de ruimte tussen bezetting en begrote formatie (vacatureruimte) of op basis van historische gegevens. In kwartaalrapportages wordt gerapporteerd over inhuur. Hierin wordt ook aangegeven of de inhuur al langer dan een jaar voortduurt; dit moet worden toegelicht. Bij BSD wordt nut en noodzaak van de inhuur, de uren en de tarieven door de dienstcontroller beoordeeld. Verder worden alle offertes in het contractenregister opgenomen en krijgen de budgethouders periodiek overzichten van de aard en omvang van de inhuur. Hiermee wordt de bewustwording vergroot en kunnen betere afwegingen gemaakt worden. Pagina 15 van 37

16 In onderstaande tabel zijn de meest voorkomende maatregelen welke de diensten hebben genomen ten aanzien van inhuur externen samengevat. Maatregelen per dienst Norm: - jaarquotum - percentage Diensten BSD DSB DSO IDC OCW SZW x x x x Maatregelen Mandaat: - bij AD x x x - bij dienstcontroller x - bij commissie x Periodieke rapportages met inhuurcijfers x x x x x x Protocollen of richtlijnen x x x x P-beleid: - interne mobiliteit x x - opleiding x x - projectenpool x Een aantal diensten werken met jaarquota. Het mandaat om te mogen inhuren is bij verschillende functionarissen of commissies belegd; bij drie diensten ligt het mandaat bij de algemeen directeur en bij één dienst bij de dienstcontroller. Nagenoeg alle diensten nemen het onderwerp inhuur externen op in periodieke rapportages. Verder werken sommige diensten met protocollen of richtlijnen, waarin de omgang met inhuur externen is vastgelegd. Pagina 16 van 37

17 4 HOE GAAN HET RIJK EN DE G4 OM MET INHUUR EXTERNEN? 4.1 Het Rijk Inleiding De brief van 24 juni geeft inzicht in het nieuwe sturingsinstrument dat het Rijk hanteert voor externe inhuur. Kern daarvan is een norm voor externe inhuur van 13% van de totale personele kosten. Overschrijding van deze norm vraagt om een verantwoording door de betreffende minister (het zogenaamde comply or explain-principe ). Er kunnen immers plausibele verklaringen ten grondslag liggen aan de overschrijding. Verantwoording over deze overschrijding vindt plaats in het jaarverslag. In die brief wordt ook aangegeven dat met name ministeries die in 2008 meer hebben uitgegeven aan externe inhuur dan de norm van 13% in 3 jaar naar die comply or explain norm toegroeien. De uitgaven voor inhuur in 2008 bedroegen 17,2% van de totale personele uitgaven. Ook voor 2009 en 2010 heeft het Rijk niet aan de norm van 13% kunnen voldoen. Voor die jaren golden namelijk respectievelijk de normpercentages van 15,8% en 14,4%. De navolgende paragrafen beschrijven hoe er op rijksniveau om wordt gegaan met de definitie inhuur externen. Ook komt aan de orde hoe het Rijk tot de beruchte norm van 13% is gekomen Definitie externe inhuur In 2004 is er door ministerie van binnenlandse zaken en koninkrijksrelaties (minbzk) het actieprogramma Meer Focus op Externe Inhuur 10 opgesteld. In dat actieprogramma is het begrip externe inhuur nader gedefinieerd en afgebakend van uitbesteding van werkzaamheden. De definitie van externe inhuur die vanaf 1 januari 2005 binnen de Rijksoverheid geldt, is als volgt: Externe inhuur is het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een bij de rijksoverheid in dienst zijnde opdrachtgever door een private organisatie met winstoogmerk middels tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid waarop door de opdrachtgever gestuurd wordt. Op basis van deze definitie zijn acht soorten externe inhuur onderscheiden: 1. Interim-management; 2. Organisatie- formatieadvies; 3. Beleidsadvies; 4. Communicatie-advies; 5. Juridisch-advies; 6. Advisering over automatiseringsvraagstukken (ICT) 7. Accountancy, financiën, administratieve organisatie; 8. Uitzendkrachten. De eerste vier soorten zijn aangemerkt als beleidsgevoelige inhuur. Bij deze soorten gaat het volgens minbzk om de invloed van de adviseur op de primaire taak van de overheid. Met bovenstaande definitie is externe inhuur afgebakend van: Inhuur van deskundigheid op grond van een wettelijke verplichting. Hierbij moet gedacht worden aan de inzet van deurwaarders, verplichte proces-vertegenwoordiging door de Landsadvocaat, 8 Kamerstukken II, , , nr De hoogte van de norm ligt vaak onder vuur. Toch blijft het huidige kabinet vasthouden aan het normpercentage van 13%. Het vorige parlement stemde op 20 mei 2010 in met een voorstel van de SP voor een afdwingbare norm van 10 procent van het totale personeelsbudget. Het voorstel gaat alleen over ministeries. Volgens de SP zou die verlaging van de norm leiden tot een bezuiniging van zo'n 400 miljoen euro. De SP wilde het liefst ook een norm van 10 procent voor provincies en gemeenten. In het huidige regeerakkoord is dit voorstel echter niet overgenomen en blijft de norm op 13%. 10 Kamerstukken II, , 29362, nr. 21 Pagina 17 van 37

18 reïntegratiebedrijven, tolken, e.d. De inhuur van de landsadvocaat voor niet-wettelijke taken hoort thuis in de categorie externe inhuur (juridisch advies). Uitbesteding van facilitaire dienstverlening, infrastructurele werken (inclusief ICT) en beleidsonderzoek Inbesteding, dienstverlening tussen departementen, bijvoorbeeld in de vorm van shared services Definitie uitbesteden In het plan van aanpak Meer Focus op Externe Inhuur is de volgende definitie van uitbesteden opgenomen: Bij uitbesteden wordt een opdracht geplaatst, waarbij resultaatafspraken worden gemaakt zonder dat er door de opdrachtgever op de inzet van specifieke capaciteit wordt gestuurd. Of, anders gezegd: Uitbesteden is het kopen van een resultaat of product. De opdrachtnemer/leverancier stuurt de medewerkers aan die het resultaat of product tot stand brengen. De opdrachtnemer/leverancier heeft een resultaatverplichting en is verantwoordelijk voor de geleverde kwaliteit. De werkzaamheden kunnen plaatsvinden ten kantore van de opdrachtgever of niet, afhankelijk van de aard van de opdracht. Bij uitbesteden gaat het veelal om de keuze het werk in eigen beheer uit te voeren door de eigen organisatie of door derden. Veel organisaties besteden niet-primaire werkprocessen uit, zoals catering, bewaking, onderhoud. Het betreft hier veelal structurele taken met een blijvend karakter. Met de leveranciers worden meerjarige contracten afgesloten. Daarnaast zijn er incidentele vormen van uitbesteden. Bijvoorbeeld, als gedurende een bepaalde tijd van topdrukte of van een incidentele grote opdracht, op basis van een resultaatafspraak, derden het werk uitvoeren Maatregelen naar aanleiding van actieprogramma Meer Focus op Externe Inhuur In het Actieprogramma is een aantal rijksbrede maatregelen afgesproken om de uitgaven externe inhuur te beheersen. Het betrof de volgende maatregelen: Het per 1 januari 2005 voor een periode van 2 jaar beleggen van de beslissingsbevoegdheid tot de inhuur van externen van de beleidsgevoelige categorieën inhuur op het niveau van de Directeur- Generaal en bij de buitendiensten op het meest geëigende niveau; Het per ministerie invoeren van een interdepartementaal opgestelde gedragscode. Het ter beschikking stellen van een toolkit, waarin onder meer de handleidingen voor een inhoudelijke afweging voor inhuur zijn opgenomen. Het inrichten van departementale toetspunten voor externe inhuur Sturingsinstrument en Norm Uit een evaluatie van dit beleid in 2007 door het ministerie van Financiën bleek dat ministeries niet goed konden werken met bovenstaande maatregelen. Zij ervoeren deze als (te) bureaucratisch en daarmee als een last. Hierdoor werkten de maatregelen niet conform opzet. De maatregelen sloten ook niet aan bij het beleid van het kabinet om de regelgeving en de interne bestuurslast te verminderen. Daarbij was het zo dat de concrete invulling van de maatregelen per ministerie verschilde. Om toch te komen tot werkbare maatregelen om de inhuur te beheersen kwam het kabinet in 2009 met een sturingsinstrument en een norm 11. Kern van het instrument is pas toe of leg uit (comply or explain) op basis van een transparante verantwoording van de uitgaven externe inhuur en een algemene norm voor een redelijk niveau van externe inhuur Sturingsinstrument Men achtte dat de kracht van het sturingsinstrument was gelegen in de relatie tussen de omvang van het ambtelijk apparaat en de omvang van de externe inhuur, waardoor geen ongewenste verschuivingen kunnen plaatsvinden: minder ambtenaren realiseren door meer externe inhuur. Bij de formulering van het sturingsinstrument hanteerde het kabinet de volgende uitgangspunten: 11 TK , 31701, nr. 21 Pagina 18 van 37

19 1. de beslissing om al of niet over te gaan tot externe inhuur is, binnen de politieke kaders, een managementbeslissing; 2. voorkomen dient te worden dat externe inhuur onbegrensd kan plaatsvinden, daarvoor dient een maatstaf te worden geformuleerd; 3. er moet een relatie worden gelegd tussen de omvang van het ambtelijk apparaat en de omvang van de externe inhuur; 4. de (politieke) afweging ten aanzien van nut en noodzaak van externe inhuur dient ook de te leveren prestaties te omvatten; 5. het instrument dient oog te hebben voor de heterogeniteit van het overheidsapparaat en de (politieke) context waarin een en ander moet worden gerealiseerd Norm Het kabinet heeft ondanks de diversiteit in werkprocessen gemeend toch tot één getal (norm) te komen voor alle ministeries. De norm is het referentiepunt waarop het principe comply or explain van toepassing is. Het kabinet stelde het aandeel van externe inhuur in de totale personele kosten 12 op 13%. De norm van 13% is gebaseerd op de cijfers uit In 2007 maakten de uitgaven voor externe inhuur ruim 13% uit van de totale personele kosten 13. Enerzijds zou het percentage inhuur niet hoger moeten zijn dan dit percentage, tenzij het gemotiveerd kan worden. Anderzijds wordt verondersteld dat op deze wijze wordt voorkomen dat externen de plaats innemen van ambtelijk personeel. Het comply or explain mechanisme komt tot uiting in de jaarverslagen van de ministeries. Elke minister rapporteert daarin de uitgaven voor ambtelijk personeel en de uitgaven voor externe inhuur en wat de verhouding is tussen die twee. Indien de algemene norm van 13% is overschreden legt de betreffende minister in het jaarverslag verantwoording af waardoor dit is gekomen, zodat de Kamer daarover een oordeel kan vellen. Voor ministeries die in 2008 boven de norm van 13% uitkwamen, is een afwijkende norm afgesproken. Voor die ministeries gold het gerealiseerde percentage 2008 als norm, om deze in de 3 jaar daarop af te bouwen tot 13% in Andere G-4 steden De Personeelsmonitor 2009 van het A+O Fonds Gemeenten laat zien dat gemeenten gemiddeld 20 procent van hun personeelsbudget besteden aan inhuur van tijdelijke krachten 14. Datzelfde percentage is van toepassing op de G4-gemeenten. Bij gemeenten met of meer inwoners (exclusief G4- gemeenten) ligt het percentage gemiddeld op 23%. Bij gemeenten tussen en inwoners is dat 22%. Bij gemeenten onder de inwoners liggen de percentages gemiddeld rond de 15%. Eerder dat jaar deed RTL een onderzoek naar de inhuur van externen bij de 30 grootste gemeenten. Daar kwam uit dat zij 18,5% van de loonkosten uitgaven aan extern personeel. 15 Onderstaande paragrafen beschrijft de beleidsregels en de uitgangspunten rondom inhuur externen zoals de andere G-4 steden (Amsterdam, Utrecht en Rotterdam) die hanteren. De paragrafen beschrijven welke maatregelen die gemeenten nemen om grip te krijgen op de inhuur, zoals bijvoorbeeld het werken met protocollen, het mandaat om in te mogen huren hoog in de organisatie leggen en het meermalen per jaar rapporteren aan de raad over de inhuurcijfer. 12 Totale personele kosten worden in TK , nr. 21 gedefinieerd als: De uitgaven voor het ambtelijke personeel en de uitgaven voor het extern ingehuurde personeel bij elkaar opgeteld. 13 In de berekening van dit percentage is het ministerie van Defensie buiten beschouwing gelaten, aangezien de uitgaven externe inhuur bij projecten van Defensie niet waren opgenomen in de nulmeting 2007 (over 2008 is dat wel het geval) gemeenten leverden het A+O fonds gegevens over de uitgaven aan extern personeel Pagina 19 van 37

20 4.2.1 Definitie externe inhuur en uitbesteding Zowel Amsterdam 16, Rotterdam 17 als Utrecht baseren hun definitie voor externe inhuur op de definitie van het Rijk. Deze luidt dan als volgt: Het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een bij de gemeente. in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie met winstoogmerk of zelfstandige ondernemers, middels het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, zonder dat daar een arbeidsovereenkomst c.q. aanstelling tussen opdrachtgever en de private organisatie aan ten grondslag ligt. Buiten deze definitie vallen vormen van uitbesteding zoals facilitaire dienstverlening ten aanzien van personeel en gebouwen, werkzaamheden op basis van vacatiegelden (raadsleden, leden van adviescommissies etc.), het verstrekken van subsidies en inhuur van medewerkers die binnen de gemeente Amsterdam werkzaam zijn. Ook de zogenoemde algemeen verzorgende functies, waaronder catering, bewaking en beveiliging, kinderopvang, scholing, opleiding, onderhoud gebouwen, arbodienstverlening vallen daarbuiten. Daarnaast vallen ook het ontwikkelen, bouwen, aanleggen, onderhouden en exploiteren van infrastructurele werken, inclusief ICT niet onder de definitie van inhuur maar van uitbesteding Wijze van sturing Amsterdam Amsterdam heeft een gedragscode 18 ontwikkeld voor een daadkrachtige sturing op de beperking van de inzet van externen. Deze is ingegaan op 1 maart De gedragscode moet zorgen voor een betere benutting van de capaciteiten en de inzet van het eigen personeel bewerkstelligen. Daarnaast is het de bedoeling dat de gedragscode ervoor zorgt dat het inkoopproces van externen verbeterd. De gedragscode gaat uit van het principe dat inhuur van externen alleen plaats mag vinden als dat met het oog op een efficiënte en doelmatige bedrijfsvoering verantwoord is en er een integrale managementverantwoordelijkheid is. Bij het toepassen van de maatregelen hanteert Amsterdam drie invalshoeken, te weten professioneel opdrachtgeverschap 19, goed werkgeverschap 20 en efficiënte en doelmatige bedrijfsvoering 21. Bij het inzetten van de maatregelen moet er een goede balans worden gevonden tussen deze drie. Vanwege uniformiteit, onderlinge vergelijking en om beter te kunnen anticiperen op toekomstige weten regelgeving volgt de gemeente Amsterdam het Rijk. Amsterdam heeft ook de indeling van externe inhuur in beleidscategorieën en de definities voor wat betreft beleidsgevoelige inhuur, (beleids)ondersteunende inhuur en inhuur voor ondersteuning van de bedrijfsvoering overgenomen. 16 In Amsterdam heeft het college op 14 oktober 2008 de definitie vastgesteld. 17 In Rotterdam is de grootboekinrichting aangepast aan de definitie. Er is een apart nummer voor organisaties zonder winstoogmerk. Op deze manier loopt dit type inhuur wel mee in de boekingen (conform eisen BBV) maar kan het gefilterd worden bij de verantwoording richting de raad. 18 Gedragscode externe inhuur gemeente Amsterdam, 1 maart Uitleg: Professioneel opdrachtgeverschap redeneert primair vanuit de kwalitatieve vraag hoe de te behalen resultaten inhoudelijk zo doeltreffend en effectief mogelijk kunnen worden bereikt. 20 Uitleg: Goed werkgeverschap gaat uit van de doelstelling dat zoveel mogelijk inzet van eigen medewerkers nagestreefd wordt, om kennis binnen de gemeente Amsterdam te houden en om kwalitatief goede en goed gemotiveerde medewerkers te verkrijgen en te behouden. 21 Uitleg: Efficiënte en doelmatige bedrijfsvoering gaat primair uit van de overweging dat de inzet van middelen altijd doelmatig en efficiënt moet zijn, zodat doelstellingen en resultaat verplichtingen gehaald worden tegen zo laag mogelijke kosten en (ruim) binnen de termijn die er voor staat. Pagina 20 van 37