9/10/2015. Onderscheiden worden begrotingsbasis en de ingezette formatie jaarrekening basis.

Transcriptie

1 1

2 2

3 3

4 Het beschikbare overzicht laat zien dat per gemeente de precieze werkzaamheden in 2014 verschilden. WMO Prestatieveld 3 (PV3) zijn de front-officeactiviteiten, die bestonden uit Huishoudelijke Hulp (HH), Wonen, rollen en vervoer (WRV) wat betreft de voorlichting en de kantelgesprekken (eigen kracht). WMO prestatieveld 3 (PV6) zijn de back-officeactiviteiten, bestaande uit onderzoek, beschikking en afhandeling. In 2014 voerde de afdeling Wmovan het SB G voor Amersfoort en de regiogemeenten in meer of mindere mate het toeleidingsproces uit van voorzieningen rond WRV en HH, alsmede de daarop aansluitende administratieve werkzaamheden. De diversiteit was groot. Voor 2015 is daarom ingezet op meer uniformiteit. Ook vanwege het implementeren van de nieuwe taken, Jeugdzorg en Wmobegeleiding en dagbesteding. Vanaf 2015 pakken de regiogemeenten daarom deze toeleiding in beginsel zelf op. Wel worden ze hierin nog tijdelijk ondersteund door de afdeling Zorg (WIZ Amersfoort). Amersfoort heeft de toeleiding rond HH in de wijkteams ondergebracht. De toeleiding rond WRV voor Amersfoort ligt bij de afdeling Zorg. De wijkteams doen alleen de eerste intake. De (regionale) zorgadministratie voor de nieuwe taken is ook ondergebracht bij de afdeling Zorg (WIZ Amersfoort). Dit betekent dat de afdeling Zorg alles bij elkaar voor Amersfoort en de regiogemeenten de administratieve taken uitvoert rond wonen, rollen en vervoer, huishoudelijke hulp, begeleiding, dagbesteding, jeugdhulp en beschermd wonen. 4

5 Onderscheiden worden begrotingsbasis en de ingezette formatie jaarrekening basis. 5

6 Uit de inventarisatie van de ICT blijkt ook dat de uitgaven die in 2014 zijn gedaan fors hoger waren dan de aanwezige dekking. Onderbouwing 2014 beschikbaar. 6

7 De directie bestond uit een directeur, controller (afdelingshoofd bedrijfsvoering) en afdelingshoofd WMO. Bij de afdeling WMO zaten 3 teamleiders en bij de afdeling bedrijfsvoering zat 1 teamleider. De afdeling bedrijfsvoering verrichte ondersteunende taken op het gebied van huisvesting, secretariële ondersteuning, financiële ondersteuning, interne controle, planning en control, ICT, personeelsaangelegenheden en archivering. In het kader van de liquidatie overhead budget onttrokken aan de begroting. Echter hier is wel (in geringere mate) sprake van. Zie sheet 29. 7

8 Bron: begroting SBG 2015 paragraaf 3 (3.1. weerstandsvermogen). Financiële risico s huidige uitvoering Wmobegroting 2015: -Er zijn in het verleden efficiency kortingen opgelegd voor de uitvoering van de Wmo. Dit betrof een vermindering van 11,8 % op de normuren (gebaseerd op tijdschrijven 2013) benodigd voor de geraamde productie. Dit levert een budgettair risico op van (6.331 x 56) ca ,-, indien de kwaliteit wel gehaald moet worden. Dit is een tekort dat wederom in 2015 ontstaat als dezelfde hoeveelheid werk en kwaliteit verricht moet worden. -Het implementeren van het nieuwe Wmobeleid vanaf 2015 vergt voorbereiding en het aanpassen van systemen. Op dit moment is niet duidelijk wat de effecten hiervan zijn. Indien nieuw Wmobeleid uitgevoerd moet worden, moet duidelijk zijn welk werkproces voor welke gemeente uitgevoerd moet worden. Onduidelijk is nog hoeveel extra kosten dit met zich mee gaat brengen. De begroting van 2015 draagt ook de last van het niet verstrekken van de loonen prijscompensatie. 8

9 Uurtarief is vanaf 2010 blijven staan op 80,23. 9

10 10

11 Binnen de afdeling Zorg van WIZ worden een tweetal hoofdtaken uitgevoerd. Dit betreft als eerste de taak WRV, HH en als tweede de Zorgadministratie. Voor WRV behandelt de afdeling Zorg de meldingen van de wijkteams in Amersfoort, waarvoor de afdeling tevens de beschikking toekent. Voor Amersfoort en de regio doet de afdeling Zorg voor WRV de administratie en de betalingen. Voor HH doet de afdeling Zorg de administratie voor Amersfoort en de regio gemeenten, incl. betalingen. HH voor Amersfoort vindt qua front office activiteiten plaats in de wijkteams. De tweede taak betreft het voeren van een zorgadministratie rond voor de nieuwe taken: Jeugdzorg, WMO begeleiding, enz. Deze nieuwe taken worden inhoudelijk in de wijkteams en in de regio verzorgd. De Zorgadministratie is ondergebracht bij de afdeling Zorg van WIZ. Eén van de redenen hiervan was dat deze afdeling als enige beschikte over GWS4all. Dit ICT systeem was/is nodig was om de Zorgadministratie in te richten. Dit moest zo snel mogelijk starten en in de steigers worden gezet om cliënten niet de dupe te laten worden. Een uitgewerkte opdracht met kostenraming was niet beschikbaar. Dit betekent al met al dat de afdeling Zorg voor Amersfoort en de regiogemeenten de administratieve taken uitvoert rond WRV, HH, WMO begeleiding, WMO dagbesteding, Jeugdhulp en Beschermd Wonen. Voor de Zorgadministratie was in eerste instantie de bedoeling om alleen te registreren. In de praktijk is er veel meer werk, omdat de informatie vanuit de wijkteams en de teams in de regio niet adequaat is (50% is nog onvoldoende). Dit geldt nog meer voor de gegevens van de zorgleveranciers (70% nog onvoldoende). Er moet heel veel contact worden gelegd om een en ander te corrigeren. Bij de teams met de toekenningen gaat het om het ontbreken van begin of einddatum, toepassing van de verkeerde productcode, niet correcte PGB berekening (2015 en 2016 dienen apart te zijn). Bij de zorgleveranciers gaat het er om dat een deel helemaal nog geen gegevens aanlevert, een deel levert wel maar niet met het juiste formatof met onjuiste gegevens éneen deel levert wel met onvoldoende gegevens. Dit brengt met zich mee dat de kwartaalinformatie van de zorgleveranciers nog niet kan worden opgeleverd. 11

12 De oude taken: voor WRV behandelt de afdeling Zorg de meldingen van de wijkteams in Amersfoort, waarvoor de afdeling tevens de beschikking toekent. Voor Amersfoort en de regio doet de afdeling Zorg voor WRV de administratie en de betalingen. Voor HH doet de afdeling Zorg de administratie voor Amersfoort en de regio gemeenten, incl. betalingen. HH voor Amersfoort vindt qua front office activiteiten plaats in de wijkteam. Dit geldt ook voor de regio gemeenten. 12

13 Over het 1 ste half jaar is management info ter beschikking gesteld 13

14 De verwerking is handmatig. Geautomatiseerd is dit nog niet mogelijk. Er is geen sprake van een wettelijke doorlooptijd, omdat het besluit al door de wijkteams en de regio is genomen. Snelheid is wel nodig vanwege de uitbetaling van het PGB richting de cliënt. PGB Amersfoort en regio? De stappen voor het verwerken van de PGB s voor de wijkteams in Amersfoort zien er als volgt uit: stap 1 datamelding ontvangen; stap 2 controleren datamelding en rekentool PGB; stap 3 digitaal bericht maken voor SVB (het zgn. XML bericht); stap 4 controleren SVB zorgovereenkomst; stap 5 doorsturen van de zorgovereenkomst naar het wijkteam; stap 6 akkoord melden SVB; stap 7 melding bij CAK; stap 8 afsluiten. Zoals reeds gezegd gaat er nog veel info retour naar de wijkteams. Dit komt bijvoorbeeld vanwege een onjuiste begin of einddatum of een verkeerd gehanteerde regeling. Er is voortdurend onderling contact om tot verbetering te komen. De cliënt dient de zorgovereenkomst in bij de SVB. Indien de zorgovereenkomst binnen is bij de SVB komt er geen signaal naar de zorgadministratie. 1 of 2 keer per week moet daarom de lijst van ingediende zorgovereenkomsten in het systeem van het SVB gecontroleerd worden. Het komt dus voor dat we voor dezelfde persoon diverse keren moeten kijken bij het SVB of de zorgovereenkomst is ingediend. Het SVB kan (nog) niet aangeven hoe snel een zorgovereenkomst digitaal komt te staan in hun systeem. Indien de zorgovereenkomst binnen is bij de SVB en gematcht is, wordt deze per pdf g d aan het Wijkteam. Het wijkteam beoordeelt de zorgovereenkomst inhoudelijk. Bij akkoord mailt het wijkteam dit bij de zorgadministratie. Op dit moment is deze stap nog niet mogelijk! Het SVB keurt namelijk in bulk alle zorgovereenkomsten goed, waardoor momenteel geen controle plaatsvindt door het Wijkteam. Bij ontvangst van akkoord van het wijkteam zal de zorgadministratie inloggen bij het SVB en de zorgovereenkomst goedkeuren. Voor het SVB is dit dan gelijk het signaal dat men bij declaratie mag gaan uitbetalen Let wel: dit gebeurt dus nu nog niet, zie stap 5. De afdeling Zorg logt in bij het CAK en geeft alle gegevens door, ten behoeve van het kunnen berekenen en innen van de eigen bijdrage (dit is stap 7). 14

15 Dit overzicht is niet helemaal actueel. Alle WMO/PGB ers(begeleiding) zijn doorgegeven aan het SVB en het SVB geeft aan dat deze ook zijn verwerkt. Wel komen er nog meldingen van mensen die op de een of andere manier tussen wal en schip zijn gevallen, maar het aantal neemt af. Veelal wordt dit binnen een dag opgelost. De WMO PGB s (begeleiding) doet de Zorgadministratie ook voor Leusden en Woudenberg. De actie van Rijn loopt. Deze doet de Zorgadministratie alleen voor Amersfoort. Deze bestaat uit drie hoofdgroepen: groep 1 - personen die niet declareren; groep 2 - personen die teveel declareren; groep 3 - die ambtshalve via het SVB een budget hebben gekregen, maar bij de gemeente niet bekend zijn. De zorgadministratie is hier samen met de wijkteams mee aan de slag. Hierop is ook aparte capaciteit ingezet. De nieuwe vraag van vanrijn (her indicatie voor oktober) wordt voor Amersfoort ingeregeld. Is niet geheel en al haalbaar. De WMO/ZIN (begeleiding) is inmiddels ook opgenomen in de Zorgadministratie. De WMO (begeleiding) aanmeldingen CAK lopen goed. Dit doet de Zorgadministratie voor Amersfoort, Leusden en Woudenberg. Voor de Jeugdwet PGB overgangscliënten hebben we dezelfde stappen al ondernomen als bij de WMO, dit betekent dat ook zij inmiddels bekend zijn bij de SVB. Dit doet de Zorgadministratie voor Amersfoort, Leusden, Woudenbergen Eemnes. Nog niet alle Jeugdwet ZIN (zorg-in-natura) cliënten zijn bekend bij de Zorgadministratie, dit omdat de zorgaanbieders deze gegevens moeten aanmelden (hetgeen ze aanvankelijk niet allemaal deden i.v.m. privacy) en de regels rond privacy pas net zijn uitgekristalliseerd (vooruitlopend op Veegwet). De Zorgadministratie is inmiddels bezig zoveel mogelijk gegevens te verzamelen, via de verantwoording van de Zorgleveranciers. Betreft de hele regio (Leusden, Woudenberg, Baarn, Soest, Bunschotenen Eemnes). Voor de jeugdigen is de Zorgadministratie ook al begonnen met het checken van het woonplaatsbeginsel van de gezaghebbende. Om na te gaan of de gemeente Amersfoort volgens het woonplaats beginsel verantwoordelijk is voor een jeugdige moet de woonplaats van de ouder/gezaghebbende worden achterhaald. Met deze actie zijn wij nu gestart, dit kan er toe leiden dat sommige cliënten moeten worden overgedragen naar een andere gemeente. Voor Beschermd Wonen is alles ingelezen. Het werkproces loopt nog niet adequaat. 15

16 Belangrijk is dat alle gemeenten een goed beeld hebben van wat ze kunnen verwachten van de Zorgadministratie. Het is in feite het beschikbaar stellen van gegevens (alleen die gegevens die de zorgadministratie heeft; zie volgende twee sheets). De Zorgadministratie doet geen analyse. Wellicht dat het goed is om samen te bekijken wat er breed aan gegevens beschikbaar komt vanuit verschillende bronnen (GWS, Mens Centraal, het financiële systeem en eigen bronnen). En (zelf) te bekijken welke analyse gewenst is. Bij de lumsumafspraken (ca. 80%) is het zo dat de zorgleveranciers moeten melden als ze uit de pas lopen. Bij de eind verantwoording (voor dit jaar pas volgend jaar) dient een accountantsverklaring meer inzicht te bieden (boven de ,-controle geleverde zorg via accountant). Van 90 % tot 110% geen verrekening. Daaronder of boven wel. Beneden de ,-is geen accountantsverklaring nodig. Geen check op wat of de zorg geleverd is. De P x Q facturen worden ter beoordeling gestuurd naar de Zorgadministratie (check op BSN nummer, tarief per product). Wij kunnen niet controleren of de zorg ook echt geleverd is. De in de regel bulk factuur wordt op voorhand niet naar gemeente gesplitst. De betalingen vinden plaats vanuit decade. Aan het eind van het jaar worden in het kader van de risico verevening de totale kosten verdeeld over de regio gemeenten op basis van de gemaakte afspraken. 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 De vraag of de informatie niet via het gegevensknooppunt komt en makkelijk kan worden verwerkt, kent de volgende realiteit. Sommige informatie van zorgleveranciers komt via het gegevensknooppunt. Sommige rechtstreeks. In alle gevallen is en kan er sprake zijn van niet correcte informatie. 21

22 Nu de privacy aspecten rond informatie ZIN Jeugd zijn opgelost, hopen we de initiële vulling eind van het jaar volledig op orde te hebben. Er zijn momenteel bij de Zorgadministratie een paar honderd facturen onbekend geleverde zorg. 22

23 In de contracten met de zorgaanbieders is vastgelegd dat zij per kwartaal een verantwoording van de uitgevoerde zorg leveren. Over de eerste helft van het jaar is tot nu toe door 45% van de aanbieders een verantwoording ingeleverd, waarvan 60% in het gewenste formaat. De zorgadministratie is gestart met het inlezen van de ontvangen berichten. Voor een goede verwerking moet de zorgadministratie echter nog worden aangevuld met additionele gegevens. Er zijn nog problemen met productcodes, periode van verslaglegging, AGB codes en BSN nummers. Vanwege de gedeeltelijke levering en de benodigde extra werkzaamheden, loopt de verwerking van de kwartaalverantwoording aanzienlijke vertraging op. Een volledig verwerkte kwartaalverantwoording: geeft inzicht aan de wijkteams en de teams in de regio van de geleverde zorg via het klantbeeld van MensCentraal(mits inleesfunctie geactiveerd); is een van de bronnen voor management informatie (via het datawarehouse); is de bron voor de gemeentelijke monitoringdie aan het CBS wordt geleverd. De vertraging in de verwerking heeft tot gevolg dat er geen monitor sociaal domein beschikbaar is, het inkoopbureau geen actuele gegevens over zorggebruik heeft, en de aanbieders nog geen feedback hebben gekregen over de kwaliteit van hun aanlevering. Om hier enigszins in tegemoet te komen is een workarroundin het document beschreven om voor de grootste 25 zorgaanbieders (80% van het zorggebruik) op een aangepaste wijze informatie te verzamelen. Begin september kunnen we gegevens leveren op basis van de 80%. De echte rapportage is er pas aan het eind van het jaar 2015 / begin De informatie die aan de regio geleverd kan worden is afhankelijk van wat de Zorgadministratie voor hen registreert. 23

24 Belangrijk is dat alle gemeenten een goed beeld hebben van wat ze kunnen verwachten van de Zorgadministratie. De Zorgadministratie doet niet meer dan het beschikbaar stellen van gegevens (alleen die gegevens die de Zorgadministratie heeft). Geen echte analyse. Wellicht dat het goed is om samen te bekijken wat er breed aan gegevens beschikbaar is / komt, vanuit de Zorgadministratie, Mens Centraal, financiële administratie en eigen administraties. En hoe daarop te sturen? Later kan het Datawarehouse(in ontwikkeling) hier een rol in spelen. 24

25 Huidige werkwijze: Bij de opzet van de (huidige) zorgadministratie was een uitgangspunt om de administratieve inspanning zo klein mogelijk te houden en te beperken tot registratieve taken waar mogelijk. Omdat via de lumpsum financiering het leveren van zorg was geborgd, en een generieke afrekenmodel werd aangehouden, was er geen noodzaak om een actueel overzicht te hebben van de geleverde zorg door de zorgaanbieders. Uitzondering op dit principe waren de zorgvormen waar door de zorgadministratie wel op basis van actualiteit actie voor moest worden ondernomen. In de huidige praktijk voor Amersfoort (en deels voor sommige gemeenten) zijn dit: - Administratie van de PersoonsGebonden Budgetten (PGB) Wmo en Jeugd; - Administratie van Zorg In Natura(ZIN) voor beschermd wonen; - Administratie van nieuwe Jeugd ZIN zorgproducten waar een verblijfscomponent bij aanwezig is. Voor deze componenten geldt dat de zorgadministratie een melding doet bij de Sociale VerzekeringsBankvoor de PGB sen bij het CAK voor alle producten door de eigen bijdrage of ouderbijdrage te melden. Voor deze meldingen is een actueel inzicht in de verleende zorg noodzakelijk. Ook vindt voor enkele zorgproducten de afrekening wel op basis van een declaratie plaats. De administratie is nog niet voor alle producten op het gewenste niveau. Dit geldt met name voor de administratie van beschermd wonen (waarbij veel interactie met regio gemeenten nodig is, en het werkproces nog niet formeel definitief geaccordeerd is) en voor de producten waar een ouderbijdrage van toepassing is. Dit laatste proces is pas per 1 juli actief geworden voor de hele provincie, en geldt alleen voor nieuwe aanvragen. Daarnaast is er maar een beperkte overeenkomst met de administratieve gegevens van de zorgaanbieders, waardoor er op detail niveau nog veel verschillen tussen deze twee administraties bestaan (gebruik van productcodes, periodes en inzicht in aantallen zorggebruikers). Digitale verwerking administratieve taken inkoop 2016: In juli is de nieuwe aanvraag voor de inkoop van de zorg voor groot deel van de producten van Amersfoort gedaan. In deze aanvraag heeft Amersfoort gesteld dat de verwerking van de administratieve gegevens met de zorgaanbieder volgens de landelijke istandaardenplaats dient te vinden, oftewel digitaal moeten worden verwerkt. Een belangrijke wijziging die bij de inkoop is afgesproken voor 2016, is het veranderen van lumpsumfinanciering naar een P*Q financiering voor een deel van de zorg. Dit betekent dat de rechtmatigheid van de facturen straks door middel van een goede administratieve bedrijfsvoering zal moeten worden bepaald. Digitale verwerking van administratieve gegevens met zorgaanbieders richt zich op het proces van opdrachtverstrekking en declaratie, inclusief de meldingen van het starten en het stoppen van zorg. Voor deze verwerking is landelijk een set van berichten ontworpen. Voor de WMO wordt deze iwmogenoemd, voor de jeugd ijw. Deze berichten zijn via het landelijke gegevensknooppunt (GGK) en Vecozotussen de gemeenten en zorgaanbieders uit te wisselen. Deze wijze van werken is in 2015 gestart en is bij verscheidene gemeente in gebruik. In de regio moeten nog wel afspraken worden gemaakt wat de Zorgadministratie voor regio gemeenten wel of niet doet. 25

26 Het inrichten op P x Q dient te worden ingeregeld. De precieze opdrachtverstrekking dient ook nog plaats te vinden. De Zorgadministratie is niet ingericht op P x Q en daaruit voortvloeiende taken. Hiermee ontstaat de behoefte aan een actuele registratie, met grote consequenties voor de Zorgadministratie. De werkprocessen dienen opnieuw te worden gemaakt. Globale omschrijving nieuwe werkwijze: Door de wijziging in financieringsvorm door de inkoop 2016 zal de zorg in naturavariant van de WMO begeleiding (jeugd en volwassen) en aanverwante producten op een p x q basis worden uitgevoerd. Voor deze producten is dan een actuele administratie noodzakelijk om het facturatie proces te kunnen ondersteunen. Voor die producten waar al een actuele administratie van wordt bijgehouden blijft deze bestaan. Als gevolg van de verandering ten gevolge van de inkoop 2016 moet er in de bedrijfsvoering van de zorgadministratie een aantal wijzigingen worden doorgevoerd: -Integraal doorvoeren van een actuele registratie van zorg op BSN en zorgproduct niveau; -Afstemming tussen de administratie van de gemeente en die van de aanbieders; -Inrichten van werkproces voor toewijzing van zorg richting zorgaanbieder; - Inrichten van werkproces voor afhandeling van facturen/declaraties; - Inrichten van werkproces voor het starten en stoppen van zorg. 26

27 Uit de vormen van zorg en het bijbehorend contract of subsidie komen verschillende werkprocessen. Per type zorg en contract/subsidie dienen de werkprocessen te worden verhelderd. Duidelijk moet zijn wie wat doet. 27

28 Onderdeel van de overname door de gemeente Amersfoort van het SBG zijn de ICT gerelateerde activiteiten. Het gaat daarbij om de Infrastructuur en Applicaties die gebruikt worden ten behoeve van de ondersteuning van de primaire bedrijfsprocessen. Migratie administratie systemen van Atosnaar gemeentelijke voorzieningen. Technisch beheer schuift van extern (Atos) naar intern (Amersfoort). De ICT gerelateerde kosten voor 2015 zijn fors hoger dan de dekking die hiervoor aanwezig is. De belangrijkste redenen hiervoor zijn: -er is in de oude begroting te weinig begroot voor bestaande kosten en activiteiten; -het onderbrengen van de SBG in de gemeentelijke organisatie brengt ook op ICT gebied kosten met zich mee; -er is sprake van het realiseren van de Zorgadministratie voor de niuewetaken in het Sociaal Domein die ook ICT ondersteuning vragen e.d. en daarmee kosten veroorzaken; -er zijn op ICT gebied zaken die verouderd zijn (denk aan verouderde hardware en virtuele werkplekken) en daar moet nu echt iets mee gebeuren. 28

29 Overhead daarenboven ,-. (0,2 ondersteuning afdelingsmanager; 0,2 P en O; 0,3 financieel adviseur; 0,5 secretariaat). 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 Het uurtarief was 80,23. Zonder ICT (extra) komt deze waarschijnlijk iets hoger uurtarief in Voor 2016 wordt deze hoger i.v.m. minder productie en daardoor hoger uur tarief. Voor de ICT extra kosten ( ,-) dienen aparte afspraken te worden gemaakt. 34

35 Rond de monitoringis het goed om afspraken te maken over wat hier nu precies onder wordt verstaan. Voor de Zorgadministratie is het niet meer dan de gegevens kwartaalverantwoording zorgaanbieders. 35

36 36