ODIN arrangement - EFI Facturatie- en Debiteurenbeheersysteem

Transcriptie

1 ODIN arrangement - EFI Facturatie- en Debiteurenbeheersysteem E-Factuur Intermediair EFI is een speciaal ontwikkeld facturatie- en debiteurenbeheersysteem waarmee het financieel Advieskantoor professioneel wordt ondersteund bij de overgang naar een toekomstvast verdienmodel. Alle incasso s worden overzichtelijk geadministreerd waardoor veel gemak en een efficiënte facturatie tegen lage kosten wordt aangeboden. Het EFI Debiteurenbeheersysteem signaleert en verwerkt volledig geautomatiseerd alle in- en excasso s, herinneringen en aanmaningen. Met het gebruik van de EFI applicatie zijn administratieve processen volledig transparant en heeft het Advieskantoor real-time inzicht in kantooromzet en openstaande facturen. De EFI Facturatie- en Abonnementenapplicatie met Debiteurenbeheersysteem biedt het Advieskantoor de mogelijkheid om ZELF(standig) en adequaat aan het roer te blijven bij het efficiënt incasseren van serviceabonnementen, verrichtingentarieven, premies, urenregistraties en offertes. De EFI applicatie biedt veel gemak en efficiënte facturatie processen tegen lage kosten! Het EFI Facturatie- en Debiteurenbeheersysteem biedt het Advieskantoor Facturatieprocessen voor serviceabonnementen, verrichtingentarieven, premies, urenregistraties en offertes Een perfect geautomatiseerde verwerking van alle in- en excasso s, herinneringen en aanmaningen Een gebruikersvriendelijk geautomatiseerd Debiteurenbeheersysteem met vele extra s Factoring mogelijkheid in samenwerking met DirectPay Services via de IncassoGarant wanbetalers optie voor het verkopen van on-inbare vorderingen. No-cure-no-pay afspraak, zonder extra kosten voor het Advieskantoor. E-Factuur Intermediair EFI biedt Advieskantoren een professionele ondersteuning. E-Factuur Intermediair EFI tarieven E-Factuur Intermediair EFI kent een transparant businessmodel dat uitgaat van betalen naar gebruik, ofwel Software as a Service (SaaS) Het gebruik van de EFI licentie is opgebouwd uit 2 componenten; het licentietarief en facturentarief op voorschotbasis. Licentietarief o 19,95 per maand inclusief alle functionaliteiten, onderhoud, upgrade's en dagelijkse data backups met een streng beveiligde data opslag van 10 jaar bij EvoSwitch Datacenter * In het arrangement wordt de 1e maand geen licentietarief berekend* Facturentarief o 0,10 per factuur op voorschotbasis* (herinneringen en/of aanmaningen zijn gratis) * Bij het aangaan van de EFI licentie wordt u verzocht een juiste inschatting op te geven van het facturen gebruik op jaarbasis. Deze berekening gaat uit van het aantal (abonnement) relaties x 12 maanden factureren en geeft het voorschotbedrag-facturen-gebruik per maand. Met uw opgave factureren wij u per kwartaal achteraf het voorschotbedrag-facturen-gebruik. Ook de zogenaamde ínterne facturen, voor het debiteurenbeheersysteem, worden meegenomen in de totaaltelling. Per kwartaal monitoren wij het facturen gebruik, zodat bij afwijkingen naar boven of beneden, de kwartaal incasso kan worden aangepast aan een nieuw voorschotbedrag-facturen-gebruik. Entreevergoeding en Opstartservice o 225,00 éénmalige entree- en opstartvergoeding - 1 -

2 Bestellen EFI licentie De EFI licentie kan via de bestelknop in de Proeflicentie worden aangevraagd. Licentienemer ontvangt daarna een ter bevestiging met: - het verzoek voor de opgave van het geschatte facturen gebruik per jaar, - de machtiging voor automatische incasso van de Entreevergoeding met Opstartservice en de 1 e kwartaalbetaling van het EFI licentie- en facturentarief, - de betalingsvoorwaarden E-Factuur Intermediair EFI. Na ontvangst van de Entreevergoeding en de kwartaalbetaling licentie- en facturentarief zenden wij licentienemer de EFI Handleiding en het EFI Excel script. De licentie wordt door de EFI Opstartservice volledig ingericht na ontvangst van de benodigde klanten data gegevens. De ingangsdatum van de EFI licentie en het voorschotbedrag-facturen-gebruik kan een pro-rata periode zijn tot het eerstvolgende kwartaal. Facturering via automatische incasso vindt plaats per kwartaal vooraf door E-Factuur Intermediair EFI op: 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober. Per kwartaal achteraf monitoren wij het facturen gebruik, zodat bij afwijkingen naar boven of beneden, de kwartaal-betaling kan worden aangepast aan een nieuw voorschotbedrag-facturen-gebruik. De EFI tarieven zijn exclusief 21% BTW. EFI Opstartservice De Opstartservice is belangrijk om direct probleemloos te kunnen gaan werken met alle EFI functionaliteiten. Door het consultantteam wordt de licentie geheel bedrijfsklaar ingericht en betreft de volgende werkzaamheden: Kantoorlicentie URL, onderhoud en upgrade Beveiligingskosten SSL certificaten, applicatie inregelen met 10 jaar opslag archief en backups Desgewenst het inregelen van de ideal koppeling en rekeningen NAW en belangrijke kantoor- en medewerker(s) gegevens plaatsen Look & Feel; het inregelen van de huisstijl en logo s in offerte- en factuur sjablonen Klantendata; klantrelaties importeren na volledige aanlevering van het hiervoor benodigde EFI Excel script met de klanten gegevens. De EFI applicatie kan op verzoek worden gekoppeld met de meest gangbare Boekhoud-, ERP- en Workflow systemen. Het consultantteam kan desgewenst worden ingeschakeld voor complexe inrichtingswerkzaamheden van Workflows zoals een Excel of CSV conversie. Daarnaast staan onze consultants u graag bij met advies over de inrichting en de optimalisatie van uw ICT bedrijfsprocessen en bieden zij begeleiding bij de implementatie van projecten. Goede doelen bijdrage EFIM Foundation Van het EFI licentietarief wordt 0,5% overgemaakt naar de Stichting EFIM Foundation met een officiële gecertificeerde ANBI status. De doelstelling van deze stichting is om bij te dragen aan het geestelijke en lichamelijke welzijn van bewoners in de regio Wellawaya in Sri Lanka

3 EFI Facturatiesysteem is speciaal ontwikkeld voor Advieskantoren Facturatiegegevens worden vooraf ingeregeld en/of kunnen handmatig in het EFI Facturatiesysteem worden ingevoerd Met het EFI Facturatiesysteem kunt u uw dienstverlening met de daarbij behorende prijs koppelen aan een bepaalde klant. Dit kan voor een eenmalige factuur, een factuur in termijnen of een abonnement U dient bij uw bank een incassocontract aan te vragen voor het kunnen ontvangen en verwerken van automatische betalingen in het EFI Facturatie- en Debiteurenbeheersysteem Voor het fiscaal goed laten verlopen van uw facturatie dient er een BTW nummer aanwezig te zijn Wanneer er schadeverzekeringen worden geïncasseerd dient bij de Belastingdienst Amsterdam een vergunning te worden aangevraagd om assurantiebelasting te mogen heffen Het EFI Facturatie- en Debiteurenbeheersysteem kan worden gekoppeld aan diverse software systemen waardoor veel gebruikersgemak door eenmalige klanten gegevens invoer Volledige software data koppelingen zijn er al in programma s van De Nationale Hypotheekbond, AssuPortal en PremiePensioenPlan PPP waardoor veel gebruikersgemak voor het Advieskantoor wordt verkregen De ICT partner van het EFI Facturatie- en Debiteurenbeheersysteem ontving onlangs de WINMAG Pro Award voor MKB Best Choise De facturatiemodule van het EFI programma wordt nu door circa 900 MKB ondernemingen gebruikt. Het EFI Facturatie- en Debiteurenbeheersysteem is een stabiele en gebruikersvriendelijke applicatie. Exclusief voor EFI gebruikers: de IncassoGarant optie via DirectPay Services Het Advieskantoor maakt gebruik van het EFI Facturatie- en Debiteurenbeheersysteem. Bij wanbetaling is er de mogelijkheid om gebruik te maken van het IncassoGarant product in samenwerking met DirectPay Services. DirectPay Services beoordeelt of met het Advieskantoor een overeenkomst kan worden aangegaan. Voor het kunnen uitwinnen van on-inbare vorderingen wordt met DirectPay Services een overeenkomst gesloten. De basis hiervoor is dat de procedure de eisende partij niets kost, terwijl de gang naar de rechter wel altijd gemaakt kan worden. DirectPay Services zal na export uit het EFI Facturatiesysteem eerst nog in een kort buitengerechtelijk traject van 30 dagen trachten de debiteur alsnog tot betaling over te laten gaan. De kosten die de debiteur in rekening gebracht krijgt zijn wettelijk en bedragen 15% met een minimum van 40,-. Gaat de debiteur niet tot betaling over dan zal een dagvaarding volgen. Als de kantonrechter vonnis heeft gewezen dan zal deze door de deurwaarder persoonlijk worden overhandigd. Mocht de debiteur alsnog niet betalen dan zullen wij overgaan tot executiemaatregelen en/of diverse beslagleggingen. De uitbetaling aan het Advieskantoor, is afhankelijk van de fase waarin de debiteur betaalt of wanneer uiteindelijk vonnis wordt gewezen. Het Advieskantoor krijgt een rekening courant en front-office ondersteuning bij DirectPay Services. Betaling van debiteur Uitbetaling aan het Advieskantoor - Incassofase; buitengerechtelijk 100% - Na dagvaarding; maar voor zitting* 80% De minimale IncassoGarant garantie, op het moment dat er vonnis wordt gewezen, bedraagt 35%

4 * Uiteraard bepaalt DirectPay Services in welke zaken er wel of niet wordt gedagvaard. Blijkt iemand bijvoorbeeld in de WSNP opgenomen te zijn dan wordt niet gedagvaard. In deze gevallen worden er ook géén kosten aan het Advieskantoor doorberekend. Facturatieprocessen via de E-Factuur Intermediair EFI applicatie met een e-factuur via het EFI Facturatiesysteem naar de klant Via het EFI Facturatiesysteem efficiënt, veilig én snel uw diensten kunnen laten betalen met ideal, Creditcard of Automatische Incasso Het digitaal versturen van periodieke of eenmalige e-facturen (of per post) De optie verstuur géén factuur is mogelijk met geautomatiseerde controle van het Debiteurenbeheersysteem Het EFI Debiteurenbeheersysteem verstuurt automatisch herinneringen en aanmaningen IncassoGarant wanbetalers optie via DirectPay Services voor het verkopen van on-inbare vorderingen Het EFI Facturatie- en Debiteurenbeheersysteem geeft 24/7 de actuele stand van zaken weer rondom de betaalstatus van facturen en abonnementen. Afdracht BTW en Assurantiebelasting E-Factuur Intermediair EFI De EFI applicatie genereert overzichten waarmee BTW en Assurantiebelasting afdrachten kunnen worden gedaan Op ieder gewenst moment kunt u zien wat de BTW of Assurantiebelasting omzet is U kunt uw accountant via een accountant-inlogcode op een heel eenvoudige wijze de BTW en Assurantiebelasting aangifte laten doen. De overzichten worden automatisch door het programma gegenereerd. Stappenplan klanten en debiteurenbeheer Goede ervaringen zijn opgedaan met het persoonlijk benaderen van elke klant. De achtergrond van de wijziging(en) door het provisieverbod kunnen dan goed worden uitgelegd. Ook kan dan direct worden ingegaan op eventuele weerstand zoals die bij de klant op dat moment leeft. Effectief maar ook arbeidsintensief. 1. Informatie. Opstellen van opdrachtovereenkomst en voorwaarden waarin de betalingscondities duidelijk zijn vermeld. 2. Facturatie. Een stellige en duidelijke factuur. Verstuur deze op tijd en snel. 3. Herinnering en aanmaning. Als de betalingstermijn is verlopen stuur dan direct een herinnering. Tussendoor telefonisch navragen kan helpen om te achterhalen waarom een rekening niet wordt betaald. 4. Sommatie. Is de betaling nog niet voldaan, stuurt u dan een sommatie met ingebrekestelling. Overweeg een betalingsregeling als uw klant krap bij kas is. 5. Incassobureau of DirectPay Services inschakelen. Hebben deze stappen geen succes? Overweeg de zaak ter incasso uit handen te geven aan DirectPay Services en maak gebruik van de IncassoGarant mogelijkheid

5 Kenmerken: EFI is All Inclusive en biedt Advieskantoren veel gemak en efficiency Speciaal ontwikkeld in- en excasso facturatiesysteem in eigen look & feel voor het financieel Advieskantoor Facturen, abonnementen en offertes worden digitaal via verzonden inclusief een bijgeleverde Pdf e-factuur Altijd veilig én snel incasseren via koppelingen met ideal, Creditcard en Automatische Incasso Het unieke EFI Debiteurenbeheersysteem zorgt geautomatiseerd voor herinneringen en aanmaningen Documenten- en Productenbeheer, inclusief eigen dienstverleningdocumenten of voorbeeld documenten Klant-Login-Optie geeft toegang tot het digitale archief met facturenoverzichten Inclusief een uitgebreid Urenregistratiesysteem voor medewerker(s) Inclusief een uitgebreid Autorisatiesysteem voor medewerker(s) EFI dashboard geeft een real-time inzicht in actuele kantooromzetten en de openstaande facturen Straight Through Processing(STP) waardoor perfect werkende transparante administratieve processen De EFI applicatie geeft tijdsbesparingen van 60% tot 80% door minder administratieve handelingen en fouten waardoor werkzaamheden 4x sneller verlopen (bron EIM) Met de digitale e-factuur bespaart de klant aan handelingen en tijd circa 8 minuten (bron Gartner) Veilige en snelle incasso doordat de klant een digitale e-facturen met ideal koppeling sneller overmaakt Internet gebruik: 93% van de huishoudens gebruikt internet gemiddeld 104 minuten per dag De EFI applicatie geeft enorme kostenbesparingen in papier- en portokosten, dure software, betaalde updates, zware servers met beheer-en onderhoudscontracten en de uitbesteding aan dure incasso- en factoring bedrijven Het Advieskantoor bespaart circa 2,00 per digitale e-factuur, ten opzichte van brief en acceptgiro (bron Gartner) Dagelijkse data backups en een streng beveiligde 10 jaar dataopslag bij EvoSwitch Datacenter Automatische invulfuncties voor NAW particulieren en bedrijven inclusief KvK gegevens Interne en externe inkijk mogelijkheid, via geautoriseerde Accountant-Login, voor de rapportages en/of de export naar Grootboekrekeningen van omzetten in BTW en Assurantiebelasting De EFI Opstartservice verzorgt de volledige migratie van uw data vanuit uw huidige systeem naar de EFI applicatie De EFI applicatie biedt de mogelijkheid om eenvoudig een koppeling te maken met branche gerelateerde softwareprogramma s en de meest gangbare Boekhoud-, ERP- en Workflow systemen. De EFI Facturatie en Abonnementen applicatie is volledig gekoppeld in de gerespecteerde programma s van De Nationale Hypotheekbond, PremiePensioenPlan PPP en AssuPortal. Deze software koppelingen en volledige data integratie geeft uw bedrijfsvoering veel gemak en efficiënte facturatie mogelijkheden voor abonnementen en verrichtingen fee s. EFI optimaliseert uw financiële processen effectief en efficiënt *MKB Award Best Choise 2012* Factoring met de IncassoGarant wanbetalers optie via DirectPay Services voor de on-inbare vorderingen Géén beperkingen van het aantal gebruikers per licentie; géén Multi-User systeem of extra kosten All Inclusive; kantoren ontvangen altijd de nieuwste volledige EFI applicatie inclusief onderhoud en upgrade s E-Factuur Intermediair EFI biedt een uiterst laag licentietarief met een professionele ondersteuning Helpdesk en Consultancy service E-Factuur Intermediair EFI

6 Voordelen van Zelfwerkzaamheid 1. Om uw facturatie, zowel de in- als excasso s, ZELF (standig) te verwerken via de EFI Facturatie applicatie is niet lastig maar redelijk eenvoudig en véél voordeliger dan het uitbesteden aan de volmacht- en incassobedrijven. 2. De facturatie uitbesteding aan incassobedrijven kost gemiddeld 1,00+ per incasso. Een maand abonnement wordt hierdoor qua extra kosten 12 x 1,00 = 12,00 (of meer) duurder per jaar! 3. Maakt u gebruik van de EFI Facturatie applicatie dan kost het u (of uw klant) slechts 0,10 cent per incasso ofwel 12 x 0,10 = 1,20 per jaar, waardoor uw marges en concurrentiepositie 10x beter zijn. Als voorbeeld een kostenverschil bij 500 abo s per maand: - Bij uitbesteding aan derden: 500 abo s per maand x 1,00 = 500 x 12 maanden = extra kosten - ZELF (standig) via EFI Facturatie: 500 abo s per maand x 0,10 = 50 x 12 maanden = Qua tijd en uw inspanningen, data overdracht, wijzigingen, controles en dergelijke zijn er géén verschillen. 5. De grootste verschillen zijn: - incasso betalingen via de EFI Facturatiesysteem zijn veel sneller en direct op uw kantoorrekening - door ZELF aan het roer te staan verkrijgt u een prima klantenbinding mogelijkheid en belangrijke klantcontacten bij incasso vragen of storneringen want klantbehoud is belangrijk in het begin van het abonnementen tijdperk! EFI heeft unieke koppelingen met gerespecteerde software programma s De EFI Facturatie en Abonnementen applicatie wordt voor uw Advieskantoor door de Opstartservice volledig bedrijfsklaar met alle klantendata en in eigen look & feel ingericht. De EFI Facturatie en Abonnementen applicatie is gekoppeld met de softwareprogramma s van: De Nationale Hypotheekbond, PremiePensioenPlan PPP en AssuPortal waardoor gebruikers efficiënt kunnen factureren tegen lage kosten. Ook voor uw Advieskantoor kunnen wij deze koppelingen verzorgen

7 Branche in verwarring (Tekst gemaakt naar inzicht van 26 november 2012 door Bureau D & O) Op eigen kracht strijd aan gaan Het is voor het intermediair niet verstandig om te wachten op eventuele acties van derden die de strategie van de Rabobank gaan veranderen: beter is het om als intermediair nog scherper de eigen meerwaarde te profileren.* Dat kan het intermediair zelf doen. Een van de elementen die in dit kader extra benadrukt kan worden is de: Voorbereiden op chaos eigen onafhankelijkheid. * Er vinden op dit moment in de branche veel veranderingen plaats. Door gebrek aan visie en leiderschap moet worden geconstateerd dat dit veranderingsproces uiterst rommelig verloopt. De wijze waarop bijvoorbeeld de ingrijpende wijziging van het beloningssysteem wordt doorgevoerd, is een regelrechte aanfluiting. Maar ook de wijze waarop wij als sector samenwerken bij verhoging van de efficiency en: verbetering van de dienstverlening aan de consument * laat ernstig te wensen over. De ontwikkelingen gaan echter met of zonder coördinatie binnen de sector gewoon door. Bureau D & O denkt dan ook dat u zich moet voorbereiden op een of twee jaar van relatieve chaos binnen onze sector. Hierbij zullen we regelmatig worden geconfronteerd met keuzen van partijen die, geïsoleerd bezien, wellicht reacties van angst of boosheid veroorzaken. Het intermediair aan het dorpsplein kan echter individueel weinig sturing geven aan deze ontwikkelingen: wat hij wel kan is zorgen dat de contacten met zijn klanten verder worden versterkt.* D & O is er echter van overtuigd dat alle veranderingen die ons nog te wachten staan allemaal dezelfde uitkomst zullen hebben: de ondernemer die de sterkste relatie met de klant heeft, is het meest succesvol.* Het lijkt dan ook verstandig om bij keuzen rondom inspanning en investering dit uitgangspunt als rode draad te nemen. * * Zelfwerkzaamheid met EFI loont: méér klantenbinding, marge en rendement! - 7 -

8 Voorbeeld: Dashboard EFI Facturatie en Abonnementen applicatie met Debiteurenbeheersysteem; efficiënt, veilig en voordelig. EFI Dashboard: statistieken en maand(en) informatie, aantal facturen verzonden en gefactureerde bedragen Facturen overzicht: betaald, teveel of te weinig betaald, herinnering(en), aanmaning - 8 -

9 Contacten overzicht: debiteuren, crediteuren, NAW, facturen en offertes details, openstaand, acties Nieuw contact invoeren: met automatische invulfuncties, KvK, debiteur, crediteur, automatische incasso, klantinlog - 9 -