Spelregels voor participerende organisaties

Transcriptie

1 Spelregels voor participerende organisaties Algemene Kick-In 2014 Definities UT: SU: Koepel: Algemene Kick-In: Deelnemer: Participerende organisatie: KIC: Universiteit Twente gevestigd te Enschede. Stichting Student Union Universiteit Twente gevestigd te Enschede. Verzameling van deelnemers van de SU zoals vastgelegd in haar deelnemersreglement. Verzamelterm voor alle activiteiten die door de SU en deelnemers worden georganiseerd in het kader van de introductie van nieuwe studenten in hun woon-, werk- en leefomgeving, conform de verantwoordelijkheid die hiertoe door het College van Bestuur van de UT aan de SU verstrekt is en vastgelegd is in de overeenkomst SU- UT, te vinden op de website van de SU, welke plaatsvinden van 20 t/m 28 augustus Deelnemer aan het programma van de algemene Kick-In. Deelnemer van de SU conform haar deelnemersreglement (te vinden op de website van de SU, die activiteiten organiseert tijdens de algemene Kick-In. Kick-In Commissie 2014 van de SU, zoals aangesteld en gemachtigd door het bestuur van de SU als verantwoordelijk orgaan voor de organisatie van de algemene Kick-In en ten doel daarvan rechtsgeldig vertegenwoordiger van de SU. Spelregels 1. Milieu, gezondheid en veiligheid a) Tijdens de algemene Kick-In is het enkel met toestemming van de KIC toegestaan muziek te draaien, alleen tussen 10:00 en 22:00 uur en op een acceptabel volume (te bepalen door de KIC). Aanwijzingen die omtrent de muziek worden gegeven door de evenementenmanager van de UT of diens vervanger, leden en vertegenwoordigers van de KIC en veiligheidsfunctionarissen van de UT dienen direct te worden opgevolgd. b) De participerende organisatie verklaart kennis te hebben genomen van het document Alcoholbeleid Kick-In 2014 zoals vastgesteld door de KIC, en akkoord te gaan met de daarin gestelde regels en bijbehorende sancties. c) De participerende organisatie dient haar voertuigen te plaatsen en activiteiten te laten plaatsvinden uitsluitend op de door de KIC of haar vertegenwoordigers toegewezen plaatsen. d) De participerende organisatie dient de haar toegewezen plaats aan het eind van de activiteit te verlaten met medeneming van alle door haar meegebrachte zaken en de toegewezen plaats veeg- of prikschoon op te leveren. e) Elektrische voorzieningen dienen door een vakbekwaam persoon te zijn aangelegd en te zijn gezekerd. Er mogen uitsluitend deugdelijke, goedgekeurde (CE-gemarkeerde) apparatuur en installaties toegepast worden.

2 f) Het gebruik van open vuur (inclusief klein vuur waaronder waxinelichtjes en kaarsen) is verboden. Voor gebruik van barbecues moet expliciet schriftelijk toestemming worden verleend door de KIC. g) (Bijzondere) risicosituaties dienen zo snel mogelijk bij de KIC of haar vertegenwoordigers gemeld te worden. Voorafgaand aan de algemene Kick-In kan dat per (via en tijdens de algemene Kick-In telefonisch (op tel ) of persoonlijk bij de informatiebalie. 2. Sponsoring en promotie a) Hoofdsponsors tijdens de algemene Kick-In 2014 zijn: Grolsch (biermerken) Vrumona (frisdranken, sappen, energiedranken) Acasa (woningstichtingen) b) Op geen enkele wijze mag door de participerende organisatie een niet onder 2a genoemd bedrijf (of een product daarvan) worden gepromoot dat werkzaam is in een onder 2a genoemde branche (hierna te noemen niet-toegestane bedrijven ). c) De participerende organisatie mag geen medewerker en/of eigenaar van een bedrijf aanwezig laten zijn bij de algemene Kick-In die op welke manier dan ook zijn of haar organisatie promoot. d) Het onder 2b genoemde verbod geldt niet voor reclame van sponsors van participerende organisaties die vast is aangebracht op voertuigen die eigendom zijn van de participerende organisatie of op kleding van de participerende organisatie. Vlaggen, spandoeken en dergelijken vallen niet onder deze uitzondering en zijn niet toegestaan. e) Het is niet toegestaan om stickers, posters of andere promotie-uitingen te plakken of hangen op gebouwen, niet-eigen materialen of een andere niet daarvoor bestemde locatie. Bij overtreding zal de organisatie van wie de promotie-uiting afkomstig is aansprakelijk worden gesteld voor de schoonmaakkosten. 3. Organisatie-activiteiten a) De participerende organisatie committeert zich aan het programma van de algemene Kick-In. De KIC verzorgt het algemene programma van de Kick-In met als doel de nieuwe studenten te introduceren in hun nieuwe woon-, werk- en leefomgeving. Het is toegestaan om parallel aan dit algemene programma activiteiten te organiseren, mits: de KIC op de hoogte is gesteld van de activiteit; de activiteit niet interfereert met afspraken die de KIC, ten behoeve van de eerstejaars studenten, maakt met de stad Enschede, de stad Hengelo en de partners van de SU; de activiteit niet interfereert met centrale programmaonderdelen die van wezenlijk belang geacht worden voor de introductie van de eerstejaars studenten, vast te stellen in overleg; de activiteit voldoet aan de eisen gesteld in artikel 4. b) De participerende organisatie kan in overleg toestemming krijgen van de KIC om een activiteit te organiseren die opgenomen wordt in het officiële programma van de algemene Kick-In. In het geval van een dergelijke opzet zullen extra voorwaarden in een losse overeenkomst worden vastgelegd. c) Het algemene deel van de Kick-In is toegankelijk voor niet-nederlandstalige studenten. Dit betekent dat er te allen tijde een programmaonderdeel wordt aanboden dat

3 toegankelijk is voor deze groep studenten. De KIC is hiervoor verantwoordelijk. Indien de participerende organisatie een programmaonderdeel in het algemene deel van de Kick-In verzorgt waar deelname met begrip van de Nederlandse taal geen vereiste is wordt daarom verwacht dat al het gebruikte promotiemateriaal (ook) in het Engels gepresenteerd wordt. d) Indien de participerende organisatie een programmaonderdeel in het algemene deel van de Kick-In verzorgt waar deelname met begrip van de Nederlandse taal een vereiste is, kan de KIC parallel aan dit programmaonderdeel een andere activiteit voor Engelstalige studenten aanbieden. De participerende organisatie is in dit geval niet verplicht om de promotie in het Engels te presenteren. De participerende organisatie heeft wel de verantwoordelijkheid om met de KIC een geschikt moment in het programma te zoeken om deze activiteit aan te bieden. e) De participerende organisatie verklaart voor elke aangestelde commissie voor de Kick-In in de naamvoering geen introductie, IK of welke afleiding dan ook op te nemen. Het advies is om Kick-In Commissie of een afleiding hiervan op te nemen in de naamvoering. Bij communicatie met externe partijen moet wel altijd duidelijk gemaakt worden van welke organisatie de commissie onderdeel uitmaakt, en dat het bedrijf geen contact heeft met de KIC. 4. Randvoorwaarden aanwezigheid a) De KIC heeft aan drie dagen een speciaal karakter toegewezen waarmee de nadruk van programmering op die dag moet liggen op participerende organisaties uit gespecificeerde koepels. Dit zijn: Donderdag 21 augustus: Koepel sport Vrijdag 22 augustus: Koepel cultuur Zaterdag 23 augustus: Koepel gezelligheid Het is de participerende organisatie toegestaan een activiteit op te zetten op een dag die gewijd is aan een andere koepel dan waar de organisatie deel van uitmaakt, met inachtneming van enkele voorwaarden: er wordt voor de activiteit geen promotie uitgevoerd; de activiteit wordt gehouden in nabijheid van de officiële programmaonderdelen; de activiteit past binnen het karakter van de koepel van die dag; de activiteit is toegankelijk voor alle deelnemers aan de Kick-In; geproduceerd geluid mag niet hoorbaar zijn bij officiële programmaonderdelen. Voor dergelijke activiteiten moet altijd schriftelijk toestemming verleend worden door de KIC. b) De participerende organisatie mag gedurende enkele programmaonderdelen geen geluid produceren dat hoorbaar is op locatie van het onderdeel. Ook mag er geen promotie worden uitgevoerd voor activiteiten die parallel aan de onderdelen georganiseerd worden: Woensdag 20 augustus tijdens het onderdeel KIC-spektakel Vrijdag 22 augustus tijdens het onderdeel Wereldrecordpoging Woensdag 27 augustus tijdens het onderdeel Concert op de Oude Markt Donderdag 28 augustus tijdens het onderdeel Goede-doelenactiviteit c) De participerende organisatie mag enkel activiteiten organiseren op zondag 24 augustus die passen binnen het karakter van een rustdag. Feesten zijn niet toegestaan.

4 5. Algemene bepalingen a) De participerende organisatie verklaart dat zij verantwoordelijk is voor de uit naam van de organisatie aanwezige personen bij activiteiten van de algemene Kick-In (bijvoorbeeld het bestuur en betrokkenen bij de organisatie van de activiteiten) en dat zij ervoor zorg zal dragen dat deze personen zich houden aan deze spelregels. b) De participerende organisatie verklaart alle aanwijzingen van de KIC, haar vertegenwoordigers, veiligheidsfunctionarissen van de UT, ehbo ers en bhv ers onmiddellijk en stipt te zullen opvolgen. c) De participerende organisatie verklaart zich ermee akkoord dat de kosten die door de KIC moeten worden gemaakt als gevolg van handelen van de participerende organisatie in strijd met de spelregels, zullen worden verhaald op de participerende organisatie. d) De participerende organisatie verklaart zich ermee akkoord dat iedere schade die ontstaat als gevolg van hun participatie aan en organisatie van activiteiten van de algemene Kick-In, zal worden verhaald op de participerende organisatie. e) De participerende organisatie verklaart zich bereid een onmiddellijk door de SU opeisbaar bedrag van 1000,- te zullen betalen voor iedere geconstateerde overtreding van het onder 2b en 2c genoemde verbod. f) De participerende organisatie verklaart zich ermee akkoord dat indien zij zich niet houdt aan deze spelregels, zij onmiddellijk kan worden verwijderd van het terrein. Zij verklaart eventuele instructies daartoe van de evenementenmanager van de UT, zijn vervanger, leden en vertegenwoordigers van de KIC of veiligheidsfunctionarissen van de UT direct op te volgen. Bij een ernstige schending van de spelregels kan de KIC besluiten dat de desbetreffende organisatie met onmiddellijke ingang van verdere participatie aan KICactiviteiten wordt uitgesloten, ook voor volgende jaren. g) Een geschil over de uitleg van deze spelregels kan worden voorgelegd aan de SU, die een uitspraak over het geschil doet. Het aanbrengen van een geschil heeft geen opschortende werking ten aanzien van aanwijzingen van de evenementenmanager van de UT en zijn vervanger, de KIC, haar vertegenwoordigers, of veiligheidsfunctionarissen van de UT. Ondertekening De participerende organisatie verklaart kennis te hebben genomen van bovenstaande spelregels; zich aan de spelregels te zullen houden; in geval van overtreding opgelegde gespecificeerde sancties te zullen accepteren. Naam: Functie: Datum: Handtekening: Naam: Functie: Datum: Handtekening:

5 Alcoholbeleid Kick-In 2014 De Kick-In 2014 is een negendaags evenement dat plaatsvindt op de campus van en in de omgeving van de Universiteit Twente van 20 tot en met 28 augustus Dit evenement wordt georganiseerd door de Student Union Universiteit Twente, vertegenwoordigd door de Kick-In Commissie 2014 (hierna te noemen KIC ), in opdracht van de Universiteit Twente te Enschede. Gezien er enkele programmaonderdelen zijn waarbij alcohol geschonken zal worden en er minderjarige deelnemers aanwezig zullen zijn, heeft de KIC een beleid opgesteld omtrent het schenken van alcohol. Dit beleid heeft betrekking op zowel onderdelen die direct door de KIC worden georganiseerd als onderdelen die door andere partijen opgezet worden in samenwerking met of in opdracht van de KIC. Het beleid bestaat uit meerdere hoofdstukken, die elk een ander aspect bespreken van het beleid: "Maatregelen vanuit de Kick-In Commissie noemt de acties die de KIC heeft genomen met preventie en controle als doel Eisen alcoholschenkende gelegenheden bevat de eisen die gesteld worden aan partijen die tijdens en/of in het kader van de Kick-In 2014 alcohol verstrekken aan deelnemers Sancties bespreekt de gevolgen van overtreding van gestelde regels Algemeen noemt enkele eindbepalingen Door middel van een overeenkomst zullen alle studentenorganisaties die activiteiten organiseren in het kader van de Kick-In 2014 gevraagd worden akkoord te gaan met dit beleid, de gestelde regels en genoemde sancties bij overtreding. Verder worden alle minderjarige deelnemers bij inschrijving voorgelicht over de wetgeving, het beleid en de gevolgen hiervan. Begeleiders van de deelnemers krijgen eveneens extra voorlichting op dit gebied. Dit beleid is vastgesteld in samenwerking met de Universiteit Twente en wordt gevoerd door de organisatie gedurende de Kick-In 2014 met goedkeuring van de gemeente Enschede. Contactgegevens Kick-In Commissie 2014 Bastille 335 Postbus AE Enschede E: T:

6 Maatregelen vanuit de Kick-In Commissie De KIC heeft verschillende voorzorgsmaatregelen getroffen om alcoholconsumptie door minderjarigen te voorkomen. Ook wordt gewerkt aan een soepel verloop van afgifte van alcohol en controle op naleving van gestelde regels. 1. Herkenbaarheid leeftijd voor tappers a) Deelnemers die tijdens de Kick-In 2014 nog geen 18 jaar of ouder zijn zullen van de KIC een afwijkend polsbandje krijgen waardoor zij eenvoudig te onderscheiden zijn van deelnemers die 18 jaar of ouder zijn. b) Minderjarige deelnemers van de HOI-week, de introductieweek van Saxion Enschede, krijgen polsbandjes in dezelfde kleur als minderjarige deelnemers van de Kick-In c) Voor aanwezigen die geen deelnemer zijn van de Kick-In zal de KIC speciale polsbandjes verstrekken die te verkrijgen zijn via speciale afgiftepunten na tonen van geldige legitimatie. d) Controle van leeftijd op basis van polsbandjes van aanwezigen gebeurt op eigen risico van de tapper en gelegenheid in kwestie. 2. Verantwoordelijkheid deelnemers a) Deelnemers die tijdens de Kick-In 2014 nog geen 18 jaar of ouder zijn krijgen van de KIC extra informatie over de wettelijke leeftijdsgrens, getroffen maatregelen, gestelde eisen en gevolgen bij overtreding. b) De KIC zorgt zowel voor als tijdens de Kick-In 2014 voor voldoende voorlichting richting zowel minderjarige als meerderjarige deelnemers over alcoholgebruik. Dit gebeurt waar mogelijk in samenwerking met landelijke campagnes. 3. Verantwoordelijkheid doegroepouders a) Bij training van doegroepouders (begeleiders van deelnemers) wordt aandacht besteed aan de gestelde wet- en regelgeving, evenals het door de KIC gestelde alcoholbeleid. b) Deze training wordt jaarlijks herhaald voor elke doegroepouder. c) Doegroepouders worden aangespoord om een rol als voorbeeld en voorlichter op zich te nemen richting hun deelnemers. 4. Programmering a) Alle programmaonderdelen worden geschikt gemaakt voor minderjarige deelnemers. Indien dit niet mogelijk is, zal er een alternatief programma verzorgd worden. b) De KIC streeft naar een gemeenschappelijk en gemengd programma gedurende de volledige Kick-In Alleen wanneer er geen alternatief programma gevonden kan worden, zal er onderscheid gemaakt worden tussen minderjarige en meerderjarige deelnemers. Eisen studentenorganisaties Bij verschillende programmaonderdelen biedt de KIC studentenorganisaties de ruimte om zichzelf te profileren. Er worden voorwaarden gesteld aan verstrekking en consumptie van alcohol tijdens deze programmaonderdelen. 5. Beperkingen verstrekking en consumptie alcoholhoudende dranken a) Alcoholhoudende dranken mogen alleen tussen 16:00 en 7:00 geschonken en geconsumeerd worden tijdens activiteiten in het kader van de Kick-In 2014.

7 b) Bij activiteiten die plaatsvinden op het terrein van de Universiteit Twente mag geen alcoholhoudende drank verstrekt worden aan deelnemers zonder toestemming van de KIC. Eisen alcoholschenkende gelegenheden Tijdens de Kick-In 2014 wordt er op verschillende locaties alcohol geschonken. Via het alcoholbeleid worden er eisen gesteld aan het personeel, het aanbod van alcoholhoudende dranken en de controle op naleving van wet- en regelgeving gedurende programmaonderdelen. 6. Aanbod dranken a) Bij elk onderdeel waar alcohol geschonken wordt, moet worden gezorgd voor voldoende non-alcoholische alternatieven. b) Het (laten) bestellen van grote hoeveelheden (>12) alcoholhoudende dranken door een persoon of groep is niet toegestaan. 7. Verantwoordelijkheid tappers a) Op elke alcoholschenkende locatie moeten alle tappers een IVA-cursus gedaan hebben. Een internetversie van de IVA-cursus voldoet niet. b) Verantwoordelijkheid voor controle op bezit van een IVA-certificaat ligt bij de organisatie achter de locatie in kwestie. 8. Verantwoordelijkheid schenkende gelegenheden a) Gelegenheden moeten zelf zorgen voor voldoende voorlichting richting hun tappers over de wetgeving en dit beleid. b) Schenkende gelegenheden met eigen horecavergunning handelen, ook indien zij onderdeel uitmaken van het programma van de Kick-In 2014, altijd naar hun eigen horecavergunning. c) Schenkende gelegenheden zijn zelf verantwoordelijk voor controle op naleving van dit alcoholbeleid. d) Schenkende gelegenheden die gebruikmaken van een horecavergunning van of via de Universiteit Twente hebben zich te allen tijde te houden aan afspraken die zij, buiten dit document om, met de Universiteit Twente hebben. Dit beleid is geen vervanging voor bestaande beleidsdocumenten en regelgeving. Sancties overtreding Om de regels te kunnen handhaven heeft de KIC de volgende sancties opgesteld aan de hand van verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid in de verschillende situaties. 9. Sancties deelnemers en verenigingen a) Indien de organisatie een deelnemer betrapt op overtreding tijdens de Kick-In 2014 kan de KIC besluiten de deelnemer uit te sluiten van verdere deelname aan de Kick-In b) Wanneer een studentenvereniging of studentenorganisatie aanwezig is bij een activiteit van de Kick-In of een activiteit organiseert van de Kick-In 2014 en hierbij de regels overtreedt, kan de KIC overgaan tot uitsluiting van deelname voor de vereniging tijdens de Kick-In van 2014 of Deze sanctie kan alleen gesteld worden indien de overtreding aantoonbaar te wijten is aan nalatigheid van de vereniging.

8 10. Sancties schenkende gelegenheden a) Wanneer een schenkende gelegenheid aanwezig is bij een activiteit van de Kick-In of een activiteit organiseert van de Kick-In 2014 en hierbij de regels overtreedt, kan de KIC overgaan tot uitsluiting van deelname voor de gelegenheid tijdens de Kick-In van 2014 of Deze sanctie kan alleen gesteld worden indien de overtreding aantoonbaar te wijten is aan nalatigheid van de gelegenheid. Algemeen Afsluitend worden enkele algemene punten genoemd die betrekking hebben op het gehele beleid. Dit dient als eindbepaling bij twijfel of geschillen. 11. Eindbepalingen a) Eventuele boetes die uitgeschreven worden aan deelnemers, tappers of schenkende gelegenheden gedurende het programma van de Kick-In 2014 zijn volledig voor rekening van de beboete partij. b) De KIC onttrekt zich aan alle verantwoordelijkheid voor eventuele foutieve afgifte van alcoholhoudende dranken aan minderjarigen gedurende het programma van de Kick-In 2014 op basis van alternatieve middelen voor leeftijdscontrole die door de KIC worden geboden. c) Indien inhoud van dit beleid kan worden uitgelegd op een manier die strijdig is met bestaande wetgeving, plaatselijke verordeningen en/of andere toepasbare overheidsregelgeving, is dergelijke wet- en/of regelgeving leidend. In het geval er een andere interpretatie mogelijk is die als niet strijdig uitgelegd kan worden, geldt die interpretatie. d) Bij twijfel over uitleg van regels in dit beleid kan contact opgenomen worden met de Kick-In Commissie Deze kan schriftelijk nadere uitleg geven. e) Een geschil over de uitleg van deze afspraken kan worden voorgelegd aan het bestuur van de Student Union Universiteit Twente, dat een uitspraak over het geschil zal doen.