Business Reporting in het kort

Transcriptie

1 Scan uw organisatie en krijg grip op uw groeiende stroom aan bedrijfsinformatie Business Reporting in het kort Lees meer

2 Inleiding Dat de effecten van verkeerd geïnterpreteerde informatie groots kunnen zijn blijkt wel uit het krantenartikel De wereld vergaat niet in Toets 2012 in op uw zoekmachine en u vindt websites, blogs, fora, zelfs hulppakketten worden aangeboden van mensen die denken dat de wereld zal vergaan op 21 december En dit allemaal gebaseerd op interpretaties van berekeningen van een aloude beschaving, de Maya s. Analoog geredeneerd zou dit ook kunnen gebeuren met de Management Informatie binnen uw organisatie. Onbetrouwbare informatie in rapportages, te weinig of juist te veel informatie, kunnen een domino-effect ontketenen en uiteindelijk leiden tot het nemen van verkeerde managementbeslissingen met alle gevolgen van dien zoals: verslechtering van uw concurrentiepositie, de continuïteit van bedrijfsprocessen komen onder druk, meer weerstand bij veranderingen binnen uw organisatie. Dit kunnen de gevolgen zijn van een Management Informatiestructuur die niet voldoet aan de hedendaagse eisen die gesteld worden aan organisaties. Belangrijk is om grip te krijgen op uw groeiende stroom aan bedrijfsinformatie zodat u slim uw managementbeslissingen kunt nemen. Innervate heeft een scan ontwikkeld voor organisaties om inzicht te krijgen in de eigen bedrijfsinformatie. Deze scan gebruiken de professionals van Innervate al jaren om hulp te bieden aan klanten middels bewezen en pragmatische Business Reporting diensten. Op zowel operationeel als beleidsniveau is er noodzaak te kunnen sturen op de belangrijkste KPI s. Deze informatie is vaak wel voorhanden maar wordt niet eenduidig en laagdrempelig vanuit de systemen gepresenteerd. Tevens een must voor output management binnen organisaties die Het Nieuwe Werken invoeren. De dienstverlening van Innervate is opgebouwd uit een drietal domeinen, nl: Maatwerk Reporting, Quick Reporting en Predefined Reporting. Diverse klanten hebben inmiddels gebruik gemaakt van deze scan en profiteren dagelijks van de voordelen die Business Reporting met zich meebrengt. Met deze scan krijgt u een totaaloverzicht en kunt u snel uw scope bepalen. Deze scan wordt tevens ook gebruikt als basis voor de vele trainingen die Innervate organiseert rondom dit thema. Voor meer informatie ga naar onze website: De wereld vergaat niet in 2012 Goed nieuws: de wereld vergaat niet op 21 december Althans, dat beweren wetenschappers die zich verdiept hebben in de Maya-kalender. De vrees dat het einde der tijden op 21 december 2012 aanbreekt berust op een rekenfout, zo blijkt uit een artikel in het tijdschrift Natuurwetenschap en Techniek (NWT). De oude Maya s hielden er een ingewikkelde kalender op na. Toen de Spanjaarden in de zestiende eeuw het Mayarijk in Zuid-Amerika veroverden, bleek dat de tijdstelling van de Maya s niet zo eenvoudig te vertalen was naar de christelijke kalender. Wetenschappers kwamen er na lang onderzoek achter dat in de Maya-mythologie de scheppingsdatum op 11 augustus van het jaar 3114 voor Christus lag en dat het eind van de telling op 21 december 2012 ligt. Aanhangers van complottheorieën en andere paniekzaaiers gingen er vervolgens van uit dat over twee jaar een apocalyptisch einde komt aan de wereld zoals we die kennen. Op internet wemelt het van de websites waarop mensen hier onheilspellende teksten over schrijven, en er bestaan zelfs mensen die hun spaargeld opmaken omdat je er na 2012 toch niets meer aan hebt. Maar alles blijkt te berusten op een rekenfout, zo becijferde aardwetenschapper Andreas Fuls. Hij promoveerde in 2006 aan de Technische Universiteit Berlijn. Op basis van een oude Mayatabel waarop de standen van Venus staan en nieuw ontdekte inscripties en voorwerpen kwam hij erachter dat Mayakalender pas stopt op 21, 22 of 23 december Bovendien denkt hij dat de tijd daarna ook bij de Maya s gewoon doorgaat: hij vermoedt dat de Maya s doodleuk opnieuw zouden zijn begonnen met tellen. Bron: Novum, 26 oktober

3 Inhoudsopgave Stap 1: Wat is het vertrekpunt en wat is het eindpunt? 4 Stap 2: Welke bedrijfsinformatie wilt u managen? 5 Stap 3: Haalbaarheidsonderzoek: maak een Businesscase en bekijk 6 of er draagvlak is binnen de organisatie? Stap 4: Maatwerk Reporting: hoe krijg je een uitgebalanceerd 7 Management Informatiesysteem? Stap 5: Quick Reporting: hoe krijg je snelle rapportages op 8 operationeel niveau? Stap 6: Predefined Reporting: specifieke en gerichte bedrijfs- 9 onderdelen worden gerapporteerd Stap 7: Bent u geschikt? 10 3

4 Stap 1: Wat is het vertrekpunt en wat is het eindpunt? Belangrijk is om goed voor ogen te hebben waarom je de informatiestromen wil managen en wat uiteindelijk het eindpunt is? Wat is de aanleiding om tot Business Reporting over te gaan? Formuleer hier waarom er binnen de organisatie behoefte is om de bedrijfsinformatie te stroomlijnen zodat het vertrekpunt duidelijk is Welk doel wil je halen? Formuleer wat het einddoel is om te gaan rapporteren, bijvoorbeeld: kostenbesparing, wettelijke verplichting tot rapporteren, slim managementbeslissingen kunnen nemen i.p.v telkens achter de feiten aanlopen, sturen op KPI s Is je doel SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden)? Als je de doelstellingen duidelijk voor ogen hebt en ze meet aan de hand van de SMART-doelstelling dan geef je duidelijk richting en heb je ook een grotere kans van slagen? 4

5 Stap 2: Welke bedrijfsinformatie wilt u managen? Bekijk uw organisatie vanuit een helikopterview en bepaal welke bedrijfsinformatie management behoeft: op beleidsniveau of operationeel niveau of wilt u louter en alleen een specifiek bedrijfsonderdeel managen? Is er behoefte aan een volledig gestructureerde implementatie van Business Reporting binnen uw organisatie? Met de Innervate aanpak bouw je een fundament voor een informatie- en rapportagehuishouding zodat u te allen tijde betrouwbare rapportage van de KPI s kunt opleveren (zo ja, ga naar stap 4) Is er behoefte om snel rapportages op te leveren op operationeel niveau? U wilt louter op operationeel niveau rapportages opleveren zodat u minder tijd kwijt bent aan het opstellen van de rapportages met als gevolg dat u meer tijd kunt besteden aan de interpretatie van cijfers (zo ja, ga naar stap 5) Wilt u gerichte en specifieke onderdelen van uw organisatie rapporteren zodat u snel en effectief de voordelen genereert? U hoeft slechts data aan te leveren zodat u snel rapportages krijgt opgeleverd (stap 6) 5

6 Stap 3: Haalbaarheidsonderzoek: maak een Businesscase en bekijk of er draagvlak is binnen de organisatie? Probeer inzicht te krijgen in de investeringen en de verwachte opbrengsten, zodat de toegevoegde waarde van het project duidelijk wordt. Belangrijk is ook dat er draagvlak binnen de organisatie is. Een goede Businesscase creëert ook draagvlak Maak een Businesscase Maak een inschatting van de haalbaarheid, complexiteit en looptijd van het betreffende project. Een goede Businesscase is de doorslaggevende factor om Business Reporting door te voeren binnen uw organistie Zorg dat er draagvlak is binnen uw organisatie Er is een onlosmakelijk verband tussen de Businesscase en draagvlak binnen uw organisatie. Als gebleken is dat Business Reporting lucratief is, zal men het project ook eerder dragen. Maar vergeet niet organisatiebreed te kijken of er draagvlak is. Medewerkers bijvoorbeeld moeten de techniek die achter de rapportage tool zit ook gaan gebruiken 6

7 Stap 4: Maatwerk Reporting: hoe krijg je een uitgebalanceerd Management Informatiesysteem? Maatwerk Reporting is het opzetten van een nieuwe dimensie in de informatiehuishouding van een onderneming. Het gaat verder dan het maken van rapporten of om bestaande rapporten na te bouwen. Het is een herbezinning op de doelstellingen van de organisatie en het aanleveren van de informatie die nodig is om op die doelstellingen te kunnen sturen. Inventarisatie van de informatiebehoefte en bronsystemen Bepaal de feitelijke managementbehoefte en inventariseer de bronsystemen om een uitgebalanceerd systeem te krijgen? Vastleggen van het bedrijfsgegevensmodel inclusief definities Maak definities van de rapportage-items en bepaal de onderliggende samenhang tussen deze definities Borging van het bedrijfsgegevensmodel in de organisatie Hiermee creëer je commitment van alle MT-leden Op basis van de informatiebehoefte wordt op een proportionele wijze (rapport voor rapport) de gevraagde rapportages opgebouwd Tijdens deze stap kan het zijn dat de definities worden aangepast, in dat geval zal men het commitment van de MT-leden opnieuw moeten krijgen 7

8 Stap 5: Quick Reporting: hoe krijg je snelle rapportages op operationeel niveau? Met Quick Reporting is het mogelijk om op een snelle en betrouwbare manier informatie te krijgen. Rapportages uit uw bedrijfsinformatiesysteem worden aangevuld met één maatwerk of standaardapplicatie zodat snel data gegenereerd wordt Inventarisatie van informatiebehoefte Bepaal de feitelijke informatiebehoefte op afdelingsniveau Inventarisatie van datastructuur in bronsysteem Vastleggen van de informatiebehoefte vanuit één bronsysteem. Hierdoor creëer je een Mijlpaalproduct Vastlegging van definities Maak definities van de rapportage-items en bepaal de onderliggende samenhang tussen deze definities Bouw van gewenste rapportage(s) via proportionele groei Op basis van het mijlpaalproduct levert men één of meerdere rapportages op. Hierdoor groeien de rapportages proportioneel 8

9 Stap 6: Predefined Reporting: specifieke en gerichte bedrijfsonderdelen worden gerapporteerd Predefined reporting is het kunnen maken van rapporten op basis van door U aangeleverde data. De rapporten kunnen in verschillende formaten getoond worden (PDF/CSV/Excel). Een voorbeeld hiervan is Telecommanagement: door het aanleveren van data heeft u snel inzicht in de Telecomkosten binnen uw bedrijf en kunnen snel en doelmatig kostenbesparingen doorgevoerd worden Door louter en alleen een aanvraag in te dienen krijgt u al toegang tot de dienst Grote hoeveelheden data worden snel inzichtelijk gemaakt door gebruik te maken van voorgedefinieerde invoerformaten. Er is geen investering nodig en er wordt betaald naar gebruik Bepaal of er behoefte is aan aanpassingen en/of maatwerk noodzakelijk is Heeft u hulp op afstand nodig of moeten gegevens beveiligd worden en hoe lang moeten gegevens bewaard worden. Dit kan per organisatie en per project verschillen en kunt u als organisatie zelf bepalen. Zet de puntjes op de i! 9

10 Stap 7: Bent u geschikt? Doe de Innervate Business Reporting toets en kijk of u geschikt bent om uw groeiende stroom aan bedrijfsinformatie te organiseren? Kruis aan welke voordelen u gaat behalen met Business Reporting: 0 Kostenbesparing 0 Totaal overzicht van bedrijfsinformatie 0 Juiste Managementbeslissingen kunnen nemen 0 Kunnen voldoen aan rapportage-verplichting n.a.v wetgeving of externe partijen 0 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Heeft u één van deze voordelen aangekruist dan bent u geschikt om Business Reporting in uw organisatie onder handen te nemen. Neem vrijblijvend contact op met Innervate om te kijken hoe u het best uw Business Reporting kunt organiseren. Tot Slot Innervate is een eredivisiespeler in het vakgebied van informatietechnologie en ICT infrastructuur. De professionals van Innervate zijn allemaal spelers' met hun eigen specifieke expertise en praktijkervaring. Doordat Innervate een compacte organisatie is kunnen onze specialisten hun kennis en expertise snel uitwisselen. Innervate kan de werkprocessen in uw organisatie geheel overzien en exact de puntjes op de 'i' zetten. Dit levert voor de klant een slimme oplossing op en 100% kans op een succesvol project. Voor meer informatie: Innervate Innervate Midden Nederland Aziëlaan 14 De Corridor 21 A 6199 AG Maastricht-Airport 3621 ZA Breukelen T +31 (0) E info@innervate.nl W Volg ons op LinkedIn: 10

11 Dit e-boekje is opgesteld door Innervate gebaseerd op de project- en onderzoekservaring op het gebied van Informatie Management. Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen zonder toestemming van Innervate. 11