Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013

Transcriptie

1 gemeente Schiedam cluster Directie afdeling Staf Postbus EA Schiedam Stadskantoor Stadserf DZ Schiedam T W Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013 Gewijzigd inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013 conform VNG-model inclusief Algemene Inkoopvoorwaarden MSV 2013

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding Definities Gemeentelijke doelstellingen Juridische uitgangspunten Algemeen juridisch kader Uniforme documenten Algemene beginselen bij inkoop Grensoverschrijdend belang Mandaat en volmacht Afwijkingsbevoegdheid Maatschappelijk verantwoorde uitgangspunten Integriteit Duurzaam inkopen Innovatie Economische uitgangspunten Product- en marktanalyse Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie Lokale economie en MkB Samenwerkingsverbanden Bepalen van de inkoopprocedure Raming en financiële budget Eerlijke mededinging en commerciële belangen Organisatorische uitgangspunten Inkoopproces Inkoop in de organisatie Verantwoordelijken Bijlage 1 - Algemene inkoopvoorwaarden

3 Inleiding De gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk. Dit is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. In 2010 heeft de VNG hierover een convenant gesloten met de minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het doel van het aanvullend beleid is om richting te geven aan de aanbestedingspraktijk, een verdere professionalisering te ondersteunen en meer uniformiteit tussen gemeenten te bevorderen. Binnen dit kader heeft de VNG in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven het raamwerk VNG Model inkoop- en aanbestedingsbeleid ontwikkeld. De voorliggende beleidsnota is t.o.v. de voorgaande gewijzigd conform het door de VNG opgestelde voorbeeld. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de gemeente plaatsvindt. De gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. Daarnaast gaat de gemeente bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van: 1. Juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3) 2. Maatschappelijk verantwoorde uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4) 3. Economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de markt en ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5) 4. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6) 3

4 1. Definities In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder: contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente. diensten diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 1 : een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer dienstverleners en een of meer aanbestedende diensten en die a. uitsluitend betrekking heeft op het verrichten van in bijlage II van richtlijn nr. 2004/18/EG aangewezen diensten, b. betrekking heeft op het leveren van producten en het verrichten van diensten als bedoeld in onderdeel a, indien de waarde van die diensten hoger is dan de waarde van de te leveren producten, of c. betrekking heeft op het verrichten van in bijlage II van richtlijn nr. 2004/18/EG aangewezen dienstenen die slechts zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden die in het kader van bijlage I van richtlijn nr. 2004/18/EG zijn aangewezen; drempelbedragen gemeente inkoop De waarde van een aan te besteden werk, dienst of levering, waarboven (Europees) moet worden aanbesteed. De gemeente Schiedam, zetelend Stadserf 1 te Schiedam. (Rechts)handelingen van de gemeente gericht op het verstrekken van opdrachten tot het verkrijgen van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben. inkoopvoorwaarden De vigerende algemene inkoopvoorwaarden Maassluis, Schiedam en Vlaardingen. leveringen offerte offerteaanvraag ondernemer leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer leveranciers en een of meer aanbestedende diensten en die betrekking heeft op: a. de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten of b. de levering van producten en die slechts zijdeling betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG. Een aannemer, een leverancier of een dienstverlener. 1 Thans ligt het wetsvoorstel bij de Eerste Kamer onder het nummer

5 TenderNed werken TenderNed is het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid. Alle overheden publiceren via het aankondigingenplatform van TenderNed hun nationale en Europese aanbestedingen. Hier vinden ondernemingen dus alle aanbestedingen van de overheid. Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer aannemers en een of meer aanbestedende diensten en die betrekking heeft op: a. de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van werken in het kader van in bijlage I van richtlijn nr. 2004/18/EG aangewezen werkzaamheden, b. de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van een werk, of c. het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet; 5

6 2. Gemeentelijke doelstellingen De gemeente wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren: A. Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt, effectief en vanaf % duurzaam in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten. B. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluit- vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. C. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs/kwaliteit verhouding. Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol. D. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. E. De gemeente zorgt voor een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers. Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de gemeente hiertoe digitaal inkopen (en aanbesteden). De gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de uniforme eigen verklaring. 6

7 F. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. In het bijzonder sluit het beleid aan op de volgende gemeentelijke (interne) beleidsstukken: 1. Kadernota Economische Ontwikkeling 2. Sociaal beleid 3. Uitvoeringsprotocol Social Return on Investment 4. De Gedragscode voor medewerkers 5. Milieubeleidsplan gemeente Schiedam Nota klimaatbeleid gemeente Schiedam: concrete aanpak , globale aanpak Leidraad flexibele arbeid Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. 7

8 3. Juridische uitgangspunten 3.1 Algemeen juridisch kader De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante vigerende wet- en regelgeving volgt uit: Aanbestedingswet: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG ( Aanbestedingsrichtlijnen ) en Richtlijn 2007/66/EG ( Recht beschermingsrichtlijn ). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en beperkt onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Zodra deze aanbestedingswet kracht van wet heeft is deze onverkort van toepassing. Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De Aanbestedingsrichtlijnen vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten. gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten. 3.2 Uniforme documenten De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat of dit in een concreet geval niet wenselijk is. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe: Aanbestedingsreglement werken 2012 ( ARW 2012 ) (ook bij aanbestedingen onder de Europese drempel); Gids Proportionaliteit 2 Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten (zie bijlage 1). De UAV 2012 voorwaarden voor werken; De DNR voorwaarden voor ingenieursdiensten en architecten; De Arbit voorwaarden voor IT overeenkomsten; De ARVODI voorwaarden voor het ter beschikking stellen van personeel; Voorwaarden van de tegenpartij bij monopolisten (Stedin en Prorail); Richtsnoeren leveringen en diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie 3 ; Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie 4 ; 3.3 Algemene beginselen bij inkoop A. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet. 2 Dit is van toepassing bij het in werking treden van de aanbestedingswet. 3 Zie voetnoot 2. 4 Zie voetnoot 2. 8

9 Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Wederzijdse erkenning: diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente. B. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. 3.4 Grensoverschrijdend belang Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de gemeente op TenderNed plaatsen en eventueel op haar website en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen. 3.5 Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. In het kader van inkoop- en aanbesteding is voor bepaalde specifieke werken, leveringen of diensten de bevoegdheid exclusief belegd bij een specifiek organisatieonderdeel. Voorbeelden 5 daarvan zijn: Automatiseringsbehoeften (zowel diensten als hard- en software) (I&A); Het verwerven en afstoten van gemeentelijk vastgoed (ROVG). 5 Niet limitatief 9

10 3.6 Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk in uitzonderlijke gevallen op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit. Het besluit wordt genomen, na fiattering door bureau inkoop MSV, door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Bij uitzonderlijke gevallen valt te denken aan: Dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de gemeente Schiedam zijn toe te rekenen; Als het gaat om opdrachten die om artistieke, exclusieve of technische redenen slechts aan één bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd; Bij vervolgopdrachten, als de keuze van een andere opdrachtnemer technische onmogelijkheden met zich mee zou brengen en vooraf niet te voorzien was. 10

11 4. Maatschappelijk verantwoorde uitgangspunten Een aanbestedende dienst moet zorgen voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde bij het aangaan van een overeenkomst. 4.1 Integriteit A. De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. B. De gemeente contracteert enkel met integere ondernemers. De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden. C. De gemeente werkt enkel met Bonafide organisaties De gemeente kan ter voorkoming van het faciliteren van criminele organisaties de wet Bibob toepassen bij openbare en Europese aanbestedingen op het gebied van bouw, milieu en ICT. 4.2 Duurzaam inkopen A. Bij inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in acht. De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeente koopt vanaf % duurzaam in. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende: Bij de product- en marktanalyse inventariseert de gemeente welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden. In de aanbestedingsstukken (met name in het programma van eisen, selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen. De gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van etc.). De gemeente kan de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de gemeente en haar werkwijze. B. Millenniumdoelstellingen en Fair Trade De gemeente hanteert bij haar inkoop- en aanbestedingsbeleid zoveel als mogelijk de millenniumdoelstellingen en de uitgangspunten van Fair Trade. Fair Trade staat voor eerlijke handel. Dat betekent dat producenten in ontwikkelingslanden een eerlijke prijs krijgen voor hun product. Onder Fair Trade wordt verstaan: eerlijke voorwaarden handel met respect voor mens en milieu duurzame handelsrelaties transparantie van de handelsketen gelijke behandeling van mannen en vrouwen geen kinderuitbuiting duurzame productie armoedebestrijding ondersteuning bij productontwikkeling 11

12 C. CO 2 prestatieladder In het door de raad vastgestelde klimaatbeleid , met een doorkijk naar 2040 wordt de ambitie uitgesproken om een substantiële bijdrage te leveren om in 2025 een reductie van 40% CO 2 uitstoot te realiseren ten opzichte van 1990 en er wordt geconcludeerd dat de gemeente fors moet (blijven) inzetten op het verminderen van CO 2 uitstoot. D. Duurzaamheidscriteria Met betrekking tot een aantal productgroepen zijn door Agentschap NL zogenaamde duurzaamheidscriteria opgesteld, zie hiervoor Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de RAW-Catalogus Bepalingen Duurzaam Inkopen. Deze criteria dienen waar mogelijk toegepast te worden in de aanbestedingen. E. Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en indien passend social return. De gemeente heeft oog voor de mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. F. Social Return on Investment De gemeente heeft vastgesteld dat social return dient te worden toegepast op alle aanbestedingen voor werken vanaf en op alle aanbestedingen voor leveringen en diensten vanaf Innovatie De gemeente moedigt daar waar mogelijk innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product. 12

13 5. Economische uitgangspunten 5.1 Product- en marktanalyse inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door indien mogelijk een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het product en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. 5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie A. De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk. De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. B. De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers. 5.3 Lokale economie en MkB A. De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Local sourcing kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop. Oog hebben voor leerwerkbedrijven betekent ook voordeel in breder economisch opzicht (omdat in deze bedrijven de ondernemers en werknemers van morgen worden opgeleid). De gemeente streeft ernaar om bij een meervoudige onderhandse aanbesteding (dus niet bij Europese en openbare aanbestedingen) minimaal één van het aantal uit te nodigen kandidaten buiten Schiedam afkomstig te laten zijn. Uiteraard moet dit bedrijf voldoen aan de gestelde selectie-eisen. Dit houdt in dat andere kandidaten uit Schiedam afkomstig kunnen zijn. B. De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MkB). Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Conform de aanbestedingswet streeft de gemeente om 30% van het aantal inkopen aan het MKB 6 te gunnen. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. 6 De definitie van het MKB die hiervoor gebruikt wordt is een bedrijf bestaande uit werknemers. 13

14 5.4 Samenwerkingsverbanden De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. 5.5 Bepalen van de inkoopprocedure Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert de gemeente de volgende methode: De gemeente zal bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren*. Voor het afwijken van onderstaande procedure wordt verwezen naar paragraaf 3.6. (Bedragen Werken leveringen diensten zijn exclusief BTW) Enkelvoudig Tot Tot Tot Meervoudig Nationaal Europees Europees drempelbedrag Vanaf Europees drempelbedrag Europees drempelbedrag Vanaf Europees drempelbedrag Europees drempelbedrag Vanaf Europees drempelbedrag *Met uitzondering van IIB diensten, zie hiervoor de passage IIB diensten op pagina 15. De gemeente moet bij een opdracht kunnen motiveren: Op welk objectieve gronden welke type aanbestedingsprocedure gebruikt wordt; Op welke objectieve gronden welke ondernemers toegelaten worden tot de procedure; Waarom opdrachten worden samengevoegd; Waarom de opdracht niet is opgedeeld in meerdere percelen; Waarom het gunningcriterium laagste prijs wordt toegepast in plaats van te gunnen op criterium EMVI. Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag De gemeente vraagt minimaal aan één ondernemer een schriftelijke offerte. Meervoudig onderhandse offerteaanvraag De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een schriftelijke offerte. Nationaal aanbesteden Onder de Europese drempelbedragen zal de gemeente nationaal aanbesteden. De gemeente zal de publicatie van deze aanbestedingen aankondigen op Tenderned.nl. 14

15 Europees aanbesteden Boven de Europese drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. De gemeente zal de publicatie van deze aanbestedingen aankondigen op Tenderned.nl. IIB-diensten Bij de aanbesteding van diensten bestaat een onderverdeling tussen diensten waarbij het volledige regime van de Europese aanbestedingsrichtlijnen van toepassing is (IIA) en diensten waarbij slechts een zeer beperkt gedeelte van de Europese aanbestedingsrichtlijnen (IIB) van toepassing is. De IIB-diensten zijn aangemerkt als diensten die geen bijdrage leveren aan de eenwording van de markt omdat de diensten door nationale dienstverleners (moeten) worden uitgevoerd. Bij IIB-diensten is het alleen verplicht om de gunning te publiceren en de algemene regels van het EU verdrag en de regels van technische specificatie in acht te nemen. Kortom, het is de gemeente toegestaan om IIB-diensten met een waarde boven de (Europese) drempelbedragen volgens een andere procedure aan te besteden. Daarbij gelden de volgende procedures: (Bedragen zijn exclusief BTW) diensten Enkelvoudig Tot Meervoudig Vanaf Nationaal Indien er voldoende marktwerking mogelijk is dient de markt in de gelegenheid gesteld te worden om mee te dingen naar de opdracht. De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht zijn altijd van toepassing. 5.6 Raming en financiële budget inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Ter bepaling van de toe te passen aanbestedingsvorm dient de waarde van de aan te besteden opdracht te worden geraamd met inachtneming van de navolgende uitgangspunten: Een opdracht mag niet worden gesplitst/opgeknipt in kleinere opdrachten om een bepaalde aanbestedingsvorm te vermijden; De waarde van een opdracht omvat de totale (meerjarige)vergoeding aan een opdrachtnemer; Voor een opdracht die een combinatie is van levering, dienst en/of werk is bepalend wat het grootste aandeel is, of het hier een werk, dienst of levering betreft; Bij het bepalen van de waarde wordt de volgende tabel toegepast. Looptijd Waardebepaling Bepaalde looptijd (max 48 maanden): Totale geraamde waarde voor de gehele looptijd (max 48 maanden) Onbekende of onbepaalde looptijd: Maandelijks bedrag vermenigvuldigd met 48 (max 48 maanden) De methode van raming mag niet worden gekozen met het doel de toepassing van een richtlijn of aanbestedingsvorm te vermijden. 15

16 5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen. 16

17 6. Organisatorische uitgangspunten 6.1 Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. stap fase inkoopproces toelichting 1 Voortraject Bepalen van inkoopbehoefte Bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse) Raming en bepalen van het financiële budget Keuze offerteaanvraag (let op of er al een raamovereenkomst is) 2 Specificeren Opstellen van eisen en wensen Omschrijven van de opdracht Opstellen offerteaanvraag 3 Selecteren Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers Bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraag of Tenderned offertes evalueren Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) Gunning aan winnende ondernemer Informeren afgewezen ondernemers 4 Contracteren Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) contractant Registreren getekende overeenkomst 5 Bestellen Uitvoeren van de opdracht Eventueel met het doen van bestellingen 6 Bewaken Bewaken termijnen Controleren nakoming afgesproken prestaties Tijdige betaling facturen 7 Nazorg Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd Evalueren overeenkomst met contractant 6.2 Inkoop in de organisatie Bureau inkoop Maassluis, Schiedam, Vlaardingen (BI-MSV of inkoopbureau) is het regionale inkoopbureau voor de gemeenten Maassluis, Schiedam en Vlaardingen. Het inkoopbureau is verantwoording verschuldigd aan het Opdracht Gevend Beraad (OGB, de drie gemeentesecretarissen van de gemeenten die deelnemen aan de inkoopsamenwerking.) en ontleent zijn bestaansrecht aan de doelstellingen die reden van de gemeenten zijn geweest om deze entiteit op te richten, te weten: 17

18 A. het door gezamenlijke inkoop realiseren van kwaliteitsvoordelen, waardoor met name de rechtmatigheid van inkopen wordt gewaarborgd; B. het reduceren van risico's tijdens aanbesteden en contractering, door bundeling van expertise, ook op juridisch terrein; C. het verminderen van de kwetsbaarheid op personeel niveau door meer uitwisseling en schaalvergroting, waarmee continuïteit van de dienstverlening kan worden gewaarborgd; D. het door bundeling van krachten realiseren van een groter inkoopvolume waardoor prijsvoordelen ontstaan; E. het door samenwerking vergroten van expertise op het gebied van gezamenlijke inkoop bij partijen, waardoor minder een beroep gedaan hoeft te worden op externe deskundigheid. Het inkoopbureau werkt volgens de inkooporganisatievorm van gecoördineerde inkoop en heeft een controlerende en adviserende rol bij de Nationale en Europese openbare en niet openbare aanbestedingen. Bij andere dan de hiervoor genoemde aanbestedingen of inkooptrajecten kan het inkoopbureau worden geraadpleegd of ingeschakeld. Automatisering van de inkoopadministratie De gemeente Schiedam heeft een inkoopmodule aangeschaft ter uitbreiding van het huidige financieel administratiesysteem. Bij elke inkoop boven moet deze module verplicht gebruikt te worden. Door gebruik van deze module is de verplichting direct vastgelegd en wordt de inkoopadministratie en facturatie geoptimaliseerd Verantwoordelijken inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder inkoop is verantwoordelijk voor inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. 7 Deze module wordt in 2013 operationeel 18

19 Bijlage 1 - Algemene inkoopvoorwaarden 19

20 Algemene inkoopvoorwaarden Maassluis, Schiedam en Vlaardingen

21 Inhoudsopgave I II III IV V VI VII ALGEMEEN Artikel 1 Definities Artikel 2 Toepasselijkheid Artikel 3 offerte, opdracht en totstandkoming overeenkomst UITVOERING OVEREENKOMST Artikel 4 Algemene verplichtingen contractant Artikel 5 Algemene verplichtingen gemeente Artikel 6 Kwaliteit, keuring en garantie Artikel 7 Geheimhouding Artikel 8 Intellectueel eigendom Artikel 9 Wijziging overeenkomst Artikel 10 Uitrusting en materialen Artikel 11 Tijdstip van nakoming Artikel 12 Toerekenbare tekortkoming Artikel 13 Niet toerekenbare tekortkoming Artikel 14 Aansprakelijkheid en verzekering Artikel 15 Boete Artikel 16 Toepasselijk recht en geschillen FINANCIËLE BEPALINGEN Artikel 17 Prijzen, meerwerk en minder werk Artikel 18 Facturering en betaling BEPALINGEN BETREFFENDE DE LEVERINGEN VAN GOEDEREN Artikel 19 leveringen Artikel 20 Verpakking en transport Artikel 21 Overdracht van eigendom en risico BEPALINGEN BETREFFENDE HET VERRICHTEN VAN DIENSTEN Artikel 22 diensten Artikel 23 Personeel van contractant EINDE OVEREENKOMST Artikel 24 Opzegging Artikel 25 Ontbinding Artikel 26 Vernietiging SLOTBEPALING Artikel 27 Slotbepaling 21

22 I Algemeen Artikel 1 aflevering: contractant: diensten (dienst): gemeente: Definities het verschaffen van het bezit van de goederen aan de gemeente de in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer dienstverleners en een of meer aanbestedende diensten en die: a. uitsluitend betrekking heeft op het verrichten van in bijlage van richtlijn nr. 2004/18/EG aangewezen diensten, betrekking heeft op het leveren van producten en het verrichten van diensten als bedoeld in onderdeel a, indien de waarde van die diensten hoger is dan de waarde van de te leveren producten, of b. betrekking heeft op het verrichten van in bijlage II van richtlijn nr. 2004/18/EG aangewezen dienstenen die slechts zijdelings c. betrekking heeft op werkzaamheden die in het kader van bijlage I van richtlijn nr. 2004/18/EG zijn aangewezen; de gemeenten Maassluis, Schiedam en Vlaardingen individueel, of een combinatie van die gemeenten gezamenlijk. goederen: alle zaken en alle vermogensrechten in de zin van artikel 3:1 G-rekening: offerte: offerteaanvraag: overeenkomst: partijen/partij: personeel van contractant: prestatie: werkdag: Burgerlijk Wetboek een geblokkeerde bankrekening waarmee alleen de Belastingdienst kan worden betaald. een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de vigerende aanbestedingsregelgeving. al hetgeen tussen de gemeente en de contractant is overeengekomen, inclusief daarbij behorende bijlagen de gemeente en/of de contractant de door de contractant voor de uitvoering van de overeenkomst in te schakelen personeelsleden of andere hulppersonen die krachtens de overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zullen zijn de te verrichten leveringen en/of diensten kalenderdagen behoudens weekenden, algemeen erkende feestdagen in de zin van artikel 3 lid 1 Algemene termijnenwet, plaatselijke feestdagen en door de gemeente aangewezen brugdagen 22

23 Artikel 2 Toepasselijkheid 2.1. Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op de offerteaanvraag en overeenkomsten met betrekking tot leveringen en diensten Van deze algemene inkoopvoorwaarden kan slechts worden afgeweken, indien partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk met elkaar zijn overeengekomen Indien een bepaling van deze algemene inkoopvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van kracht blijven en treden partijen in overleg teneinde een nieuwe bepaling (of bepalingen) ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling(en) overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling(en) in acht worden genomen Door het indienen van de offerte wijst de contractant uitdrukkelijk de toepasselijkheid van zijn algemene voorwaarden af. De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden of andere voorwaarden van de contractant en/of derden wordt door gemeente uitdrukkelijk van de hand gewezen. Door diensten te verlenen aan gemeente erkent contractant kennis genomen te hebben van de Algemene Voorwaarden en stemt contractant ermee in dat de Algemene Voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst en de uitvoering daarvan indien onderdelen van de overeenkomst en de daarbij behorende bijlage(n) in strijd zijn met de Algemene Voorwaarden, is de hiërarchie als volgt tenzij anders is overeengekomen: ten eerste de overeenkomst, ten tweede de bijlage(n) en ten derde de Algemene Voorwaarden. Artikel 3 Offerte, opdracht en totstandkoming Overeenkomst 3.1. De gemeente kan een offerteaanvraag intrekken of wijzigen Voor zover dit mogelijk is binnen de geldende Nederlandse en Europese jurisprudentie en wet- en regelgeving. De gemeente zal geen kosten of schade vergoeden die hiermee samenhangen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen De offerte van de contractant heeft een gestanddoeningstermijn van negentig dagen of zoveel langer of korter als in de offerteaanvraag is vermeld. De gestanddoeningstermijn vangt aan op de dag waarop de inschrijvingstermijn sluit of op de dag die wordt vermeld in de offerteaanvraag a. Een overeenkomst komt tot stand nadat de gemeente een expliciete schriftelijke aanvaarding van de offerte van de contractant per , fax of brief heeft verzonden aan de contractant. b. De schriftelijke aanvaarding geldt enkel als aanvaarding, indien daaraan een besluit ten grondslag ligt als bedoeld in artikel 160, eerste lid aanhef en onder e van de gemeentewet dat is genomen door of namens het college van burgemeester en wethouders en de aanvaarding ondertekend is 23

24 door de burgemeester of een ander waaraan op grond van het bepaalde in artikel 171, tweede lid van de gemeentewet de vertegenwoordiging van de gemeente is opgedragen. Op eerste verzoek van de contractant legt de gemeente een kopie van dit besluit over Een voornemen tot gunning houdt geen aanvaarding in zoals bedoeld in het voorgaande lid of in de zin van artikel 6:217 lid 1 Burgerlijk Wetboek Alle handelingen die de contractant verricht voorafgaand aan de totstandkoming van de overeenkomst zijn voor rekening en risico van de contractant. 24

25 II Uitvoering overeenkomst Artikel 4 Algemene verplichtingen contractant 4.1. De contractant zal zijn verplichtingen voortvloeiend uit de overeenkomst in nauwe samenwerking met de gemeente nakomen, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de contractant De contractant zal de gemeente op de hoogte houden van de uitvoering van de overeenkomst en desgevraagd inlichtingen geven. De contractant is onder meer, doch niet uitsluitend, verplicht om de gemeente direct schriftelijk in te lichten over feiten en omstandigheden die kunnen leiden tot vertraging in de nakoming of waarmee in de overeenkomst geen rekening is gehouden Slechts na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van of bevoegdelijk namens de gemeente, kan de contractant de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door derden of uit de overeenkomst voortvloeiende rechten en/of plichten overdragen aan derden. Artikel 3.3, onder b, is van overeenkomstige toepassing De contractant garandeert ter zake van de overeenkomst dat de contractant of Personeel van contractant of een met de contractant verbonden rechtspersoon en de onder hen werkzame personen niet betrokken zijn of zijn geweest bij overleg of afspraken met andere ondernemingen op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met bepalingen van de Mededingingswet of artikelen 101 en 102 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, waaronder: (1) prijsvorming, (2) het afstemmen van offerten, en/of (3) verdeling van werkzaamheden De contractant vrijwaart de gemeente voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeld in artikel 5:2, eerste lid aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder begrepen) die verband houden met de overeenkomst en die de contractant of de gemeente krijgt opgelegd De contractant zal bij de uitvoering van de overeenkomst alle van toepassing zijnde voorschriften bij of krachtens de wet gesteld naleven en de overeenkomsten die de gemeente met derden heeft gesloten, voor zover deze overeenkomsten bekend zijn bij de contractant, in acht nemen. Indien de contractant genoodzaakt is om contact op te nemen met derden, zal de contractant dit eerst voorleggen aan de gemeente De contractant draagt zelf de verantwoordelijkheid om de door hem ingeschakelde derden te informeren over de afspraken die gelden tussen de contractant en de gemeente bij de uitvoering van de overeenkomst. 25

26 4.8. Slechts voor zover de contractant expliciet en schriftelijk is gemachtigd door de gemeente zal de contractant optreden als gemachtigde van de gemeente. Eventuele gevolgen die door het in strijd handelen met het bepaalde in de voorgaande zin zijn ontstaan, komen voor rekening en risico van de contractant De contractant zal de gemeente op de hoogte houden van de uitvoering van de overeenkomst waaronder de financiële aspecten en haar desgewenst inlichtingen geven De prestaties moeten worden uitgevoerd binnen de overeengekomen termijn behoudens omstandigheden zoals bedoeld in artikel 13. Tenzij door partijen uitdrukkelijk anders is overeengekomen betreft de overeengekomen termijn een fatale termijn, zodat bij overschrijding van die termijn het verzuim direct intreedt en geen voorgaande schriftelijke ingebrekestelling nodig is. Op de aansprakelijkheid van de contractant wegens overschrijding van deze termijn is artikel 12 van toepassing Indien in de overeenkomst een maximaal of vast bedrag is overeengekomen, dan zullen de prestaties van de contractant moeten worden verricht voor maximaal dit bedrag, dan wel het laatstelijk bijgestelde en door de partijen schriftelijk nader overeengekomen bedrag. De contractant stelt ramingen c.q. opgaven en begrotingen op ter overlegging aan de gemeente. Ingeval van overschrijding van het (nader) overeengekomen bedrag is de contractant verplicht de overeenkomst zonder berekening van extra kosten en/of uren te vervullen. Indien echter de overschrijding een gevolg is van omstandigheden zoals bedoeld in artikel 13, of van een verzoek tot verdergaande prestaties dan die in de overeenkomst zijn vastgelegd, worden de extra kosten en/of uren afzonderlijk in rekening gebracht op basis van de werkelijk gemaakte netto kosten en/of uren. De contractant stelt daartoe ramingen c.q. opgaven en begrotingen op ter overlegging aan de gemeente Ter vervulling van zijn inlichtingenplicht zal de contractant de gemeente tijdig inlichten over de financiële gevolgen en risico's, verbonden aan het door de gemeente stellen van andere of meer eisen, het door de gemeente uitstellen of wijzigen van beslissingen en/of de overeenkomst en het optreden van omstandigheden, waarmee bij het aangaan van de overeenkomst geen rekening is gehouden De contractant zal de gemeente bij de totstandkoming van de overeenkomst tot dienstverlening indien er sprake is van te declareren werkzaamheden op basis van bestede tijd, een raming c.q. opgave van de kosten en/of uren verstrekken. Ten tijde van het overeenkomen van wijzigingen in de overeenkomst zal de contractant aangeven of en in hoeverre zulks invloed heeft op de bedoelde raming c.q. opgave van kosten en/of uren. Zodra de verwachting gerechtvaardigd is dat de laatst verstrekte raming c.q. opgave van kosten en/of uren ontoereikend is, zal de contractant de gemeente daarover schriftelijk informeren. 26

27 Artikel 5 Algemene verplichtingen gemeente 5.1. De gemeente zal op verzoek van de contractant de inlichtingen en gegevens verstrekken voor zover die nodig zijn om de overeenkomst naar behoren uit te voeren. Het is voor rekening en risico voor contractant om ervoor te zorgen dat deze alle noodzakelijke gegevens en/of informatie verzameld bij gemeente die noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. De gemeente kan verzoeken tot inlichtingen weigeren indien zij deze op grond van wet en/of regelgeving niet kan verstrekken en/of anderszins schade opleveren voor de gemeente indien bekend bij de wederpartij en/of derden De gemeente zal zich inspannen zoals een goed opdrachtgever betaamt en zal zich indien nodig inspannen om haar medewerking, waaronder publiekrechtelijke medewerking, te verlenen die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Artikel 6 Kwaliteit, keuring en garantie 6.1. De contractant garandeert dat de geleverde prestaties voldoen aan de overeenkomst, aan de algemeen geldende normen en aan de voorschriften die bij of krachtens wet of verdrag gelden met betrekking tot, doch niet uitsluitend, veiligheid, gezondheid en milieu De gemeente is gerechtigd om de prestaties te keuren en de contractant verleent waar nodig zijn medewerking. Indien de gemeente bepaalde prestaties schriftelijk heeft goedgekeurd, vervalt het recht zoals genoemd in de voorgaande zin ten aanzien van die prestaties Indien contractant niet, nadat hij daartoe door de gemeente schriftelijk is aangemaand, binnen vijf werkdagen voldoet aan de gestelde eis, kan de gemeente zonder voorafgaande rechterlijke machtiging de levering, het herstel of de vervanging door een derde doen plaatsvinden en de kosten daarvan op de contractant verhalen Naast de verplichtingen als vermeld in lid 3 van dit artikel, is de contractant voorts aansprakelijk voor alle in zijdelings verband met het gebrek staande schade, één en ander met inachtneming van de redelijkheid en billijkheid De garantieperiode zal worden verlengd met een periode gelijk aan de periode(n) gedurende welke het (de) goed(eren) niet is (zijn) gebruikt of niet volledig kon(den) worden gebruikt als gevolg van een gebrek dat zich tijdens de garantieperiode openbaart. Een nieuwe garantieperiode overeenkomstig lid 1 van dit artikel zal van toepassing zijn op goederen die ter vervanging zijn verstrekt en op de vervangen of gerepareerde delen van die goederen. 27

28 6.6. In aanvulling op lid 1 en lid 2 van dit artikel geldt dat indien de gemeente aannemelijk kan maken dat er sprake is van een verborgen gebrek dat reeds vóór de acceptatie aanwezig was, de contractant gedurende 2 jaar nadat de gemeente contractant hiervan in kennis heeft gesteld daarvoor aansprakelijk blijft. Vorenstaande is ook van toepassing indien zich gedurende 5 jaar na acceptatie een gebrek voordoet ten gevolge waarvan het (de) geleverde goed(eren) onbruikbaar word(t)(en) voor het (ze) is (zijn) bestemd, gelet op hetgeen in de overeenkomst is aangegeven, dan wel het redelijkerwijs te verwachten gebruik van het(de) geleverde goed(eren). Indien een situatie als in dit lid zich voordoet, is lid 3 van dit artikel, voor zover mogelijk, van toepassing contractant zal op eerste verzoek van de gemeente zo spoedig mogelijk een schriftelijke verklaring van de Belastingdienst en/of UWV overleggen aangaande tijdige en integrale betaling van de met betrekking tot het loon van het ter beschikking gestelde personeel over het voorgaande kwartaal verschuldigde loonbelasting, sociale premies alsmede de in het kader van deze overeenkomst verschuldigde omzetbelasting. Mocht contractant niet verplicht zijn om op het loon van ter beschikking gesteld personeel loonbelasting, premie volksverzekeringen en/of premies werknemersverzekeringen in te houden, dan zal contractant aan de gemeente een verklaring overleggen van de inspecteur respectievelijk van de bedrijfsvereniging, waaruit blijkt dat over het loon van dit personeelslid geen belasting en premies behoeven te worden betaald Bij gebreke van tijdige en volledige nakoming van de in dit artikel neergelegde verplichtingen door contractant, is de gemeente gerechtigd te harer beoordeling, en zonder dat contractant de gemeente kan aanspreken op grond van niet nakoming van enige verplichting uit deze overeenkomst: iedere betaling op te schorten totdat de gewenste schriftelijke verklaringen zijn overgelegd; te verlangen dat een met de daarover verschuldigde belasting corresponderend deel van de betaling rechtstreeks door de gemeente bij de Belastingdienst en/of UWV zal worden gestort, waartoe contractant de gemeente op eerste schriftelijk verzoek alle daartoe benodigde informatie zal verstrekken; deze overeenkomst per direct te ontbinden zonder om die reden verplicht te zijn tot vergoeding van enige schade aan de zijde van contractant, dan wel diens onderaannemer(s) partijen wijzen een contactpersoon aan, die de contacten over de uitvoering van de overeenkomst onderhoudt De contractant rapporteert over de voortgang van de werkzaamheden aan de gemeente zo vaak als in de overeenkomst is bepaald, dan wel zo vaak als de gemeente dit nodig acht De gemeente zal de contractant zo spoedig mogelijk schriftelijk gemotiveerd in kennis stellen indien de prestaties niet worden geaccepteerd door de gemeente. 28