AANSTELLING VAN EEN CONSULTANT

Transcriptie

1 EVALUATIEVERSLAG AANSTELLING VAN EEN CONSULTANT VOOR HET ADVISEREN EN BEGELEIDEN BIJ DE OPMAAK VAN EEN PERSONEELSPLAN, TRANSITIEPLAN EN REGIEPLAN IN HET KADER VAN DE HERSTRUCTURERING VAN DE ADMINISTRATIE VAN HET COLLEGE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR AANNEMING VAN DIENSTEN VIA EEN ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG 1 Evaluatieverslag consultancyopdracht personeelsplan, transitieplan, regieplan - 1

2 1. INLEIDING 1.1. Aanbestedende overheid Vlaamse Gemeenschapscommissie, Sainctelettesquare 17, 1000 Brussel 1.2. Diensten De opdracht is een aanneming van diensten en heeft tot voorwerp het adviseren en begeleiden bij de opmaak van een personeelsplan, transitieplan en regieplan in het kader van de herstructurering van de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund via een algemene offerteaanvraag Publicatie De publicatie gebeurde op 8 mei 2007 in het Bulletin der aanbestedingen Opening der offertes De opening der offertes vond plaats op 18 juni 2007 om 10.00u in administratiehuis Sainctelette, Sainctelettesquare 17 te 1000 Brussel lokaal 2.3., in aanwezigheid van mevrouw Anna Maria Vandenbroucke van de firma CPM en de heer David Peers van de firma Deloitte, waarvan proces verbaal werd opgemaakt Inschrijvingen De volgende bedrijven hebben een offerte ingediend: 1. PKF Management Consulting Services CVBA, Metrologielaan 10/ Brussel 2. CPM, Brusselsesteenweg 74 a te 9090 Melle Gent 3. PricewaterhouseCoopers, Enterprise Advisory CVBA, Woluwedal St.- Stevens Woluwe 4. Ernst & Young, Special Business Services CVBA, Marcel Thirylaan Brussel 5. Deloitte Consulting CVBA, Louizalaan Brussel 6. KPMG, Advisory CVBA, Bourgetlaan 40 te 1130 Brussel 7. Hudson De Witte & Morel, Global Resources NV, Moutstraat Gent 2. ONDERZOEK VAN DE OFFERTES 2.1. Regelmatigheid van de ingediende offertes De ingediende offertes voldoen aan de materiële en formele vereisten Beoordeling van de gunningscriteria De offertes van de geselecteerde ontwerpers worden beoordeeld op grond van volgende gunningscriteria : 1. De algemene methodologie en projectorganisatie voor de uitvoering van de opdracht. Meer bepaald wordt een overzicht gevraagd van de werkwijze en de planning. De inschrijver vermeldt op welke periodieke basis verslag zal worden uitgebracht. 2. De kennis en ervaring van de consultant bij de opmaak van personeelplannen en hervormingsprocessen, bij voorkeur maar niet uitsluitend in overheid en non profitorganisaties, samen met de namen van de consultants die in het kader van een mogelijke opdracht zullen ingezet worden bij de uitvoering van de opdracht, met inbegrip van de curricula vitae waaruit het profiel en de ervaring van de voorgestelde consultants Evaluatieverslag consultancyopdracht personeelsplan, transitieplan, regieplan - 2

3 blijkt. Indien de inschrijver een beroep wenst te doen op een consultant in onderaanneming zullen alle gegevens zoals gevraagd in punt 2 eveneens meegedeeld worden. 3. Het bedrag van de offerte. 4. Organisatiesensitief handelen d.w.z. dat de consultant de kennis en expertise van de organisatie benut en een draagvlak creëert voor de voorstellen en oplossingen in het kader van de opdracht. 3. BEOORDELING VAN DE OFFERTES - PKF Management Consulting Services CVBA Het ontbreekt in het algemeen in deze offerte aan een inhoudelijke invulling van de verschillende onderdelen van de opdracht, waardoor de indruk ontstaat dat PKF de omvang en de complexiteit van het veranderingstraject waarvoor de VGC staat onvoldoende inschat. De offerte bevat onvoldoende gegevens met betrekking tot de projectorganisatie. De projectstructuur wordt, in tegenstelling tot de andere offertes, niet weergegeven. Het is bijgevolg ook niet mogelijk een concreet beeld te krijgen van de inzet en rol van de VGC in het project. De methodiek is op een aantal essentiële onderdelen onvoldoende uitgewerkt. Zo zou, blijkens de offerte, de te gebruiken methodiek bij het opstellen van het personeelsplan, de werkwijze om de behoeften in kaart te brengen e.d.m. gerealiseerd worden in een interactieve workshop. Het ontbreekt aan concrete informatie over de methodieken die PKF hierbij wenst te hanteren( bv tijdsregistratie, benchmarking, interviews, trainingsessies, ) Gegevens met betrekking tot de wijze waarop de kennisoverdracht inzake personeelplanning zal gebeuren, ontbreken. Het team dat zou worden ingezet is beperkt in aantal en beperkt in disciplines, in tegenstelling tot de teams van de andere firma s. Dit wijst andermaal op een onderschatting van de complexiteit en omvang van de opdracht. De ervaring met betrekking tot personeelsplanning en globale hervormingen en zeker in de publieke sector is zeer beperkt. PKF heeft voornamelijk ervaring in de auditing en een aantal opdrachten met betrekking tot HR( functieclassificatie, ondersteuning HRM director). De offerte scoort zeer zwak op het vlak van organisatiesensitief handelen. Dit criterium wordt niet geconcretiseerd in de offerte. PKF besteedt in tegenstelling tot de andere firma s, geen aandacht aan communicatie. Deze firma heeft wel de meest gunstige prijs, met name een bedrag van EUR incl btw. Gelet op de beoordeling van de overige criteria, kan dit element niet meer doorwegen in de eindbeoordeling, die globaal genomen negatief is. - CPM De offerte geeft blijkt van een coherente en procesmatige aanpak van de opdracht. CPM besteedt als enige firma voldoende aandacht aan de nieuwe processen ingevolge het nieuwe organisatieconcept en aan de hertekening van bestaande processen. De beschrijving van de verschillende stappen is niet tot in de detail weergegeven. Er wordt geen aandacht besteed aan de financiële analyse wat een belangrijk minpunt vormt. De vroeger opgedane kennis en ervaring met de VGC resulteert in een hoog organisatiesensitief denken en handelen. Kennisoverdracht (o.a. database) wordt expliciet aangegeven. CPM betreft de enige firma die een beroep doet op onderaanneming. Het globale projectteam is multidisciplinair samengesteld en beschikt over afdoende relevante ervaring. De prijs, EUR incl btw betreft de tweede laagste prijs. Evaluatieverslag consultancyopdracht personeelsplan, transitieplan, regieplan - 3

4 - PricewaterhouseCoopers, Enterprise Advisory CVBA De methodiek en de projectorganisatie worden slechts in grote lijnen weergegeven. Een gedetailleerde procesbeschrijving en opgave van de te bereiken resultaten ontbreekt. De focus ligt zeer sterk op de uitwerking van een rekenmodel, wat op zichzelf positief is, maar wat niet in verhouding staat tot de overige onderdelen van de opdracht. Zo wordt de opmaak van het regieplan in drie zinnen weergegeven. Het gehanteerde jargon wordt niet altijd verduidelijkt. Deze firma besteedt als enige in hoge mate belang aan de opmaak van een communicatiestrategie en communicatieplan. De offerte bevat onvoldoende gegevens om de tijdsinvestering van de administratie in te schatten. Het projectteam van PWC is multidisciplinair samengesteld en beschikt over een ruime relevante ervaring voor de opdracht. De prijs, ,60 EUR, incl btw ligt in de lijn van 3 van de 7 offertes. - Ernst & Young, Special Business Services CVBA De offerte vertrekt van een verkeerd uitgangspunt: overeenkomstig het bestek maakt het (nietonderwijzend) personeel van de onderwijsinstellingen en de gemeenschapscentra wel deel uit van de opdracht. De offerte bevat een goed uitgewerkte methodiek en projectorganisatie. De verschillende stappen en de te verwachten resultaten worden helder beschreven, uitgezonderd het transitieplan dat eerder zeer algemeen en vaag wordt beschreven. Er is ook aandacht voor niet personele middelen. De financiële analyse wordt niet expliciet vermeld. De voorgestelde projectorganisatie(stuurgroep, projectmanagement, change office, projectteam en diverse werkgroepen) wordt echter als zwaar ervaren. Hieruit volgt een hoge tijdsinvestering voor de administratie. De kennis en ervaring van het consultantteam zijn relevant. De prijs, EUR, incl btw, ligt in de lijn van 3 van de 7 offertes. - Deloitte Consulting CVBA De offerte bevat een overzichtelijke en zeer uitgebreide en gedetailleerde beschrijving van de methodiek, de projectorganisatie, de verschillende stappen en de resultaten. Deloitte beoogt een nauwe samenwerking met de directie Personeel met het oog op de transfert van kennis. De tijdsinvestering van de administratie is hoog. Er wordt veel belang gehecht aan de financiële impact van het personeelsplan. Het projectteam betreft een multidisciplinair team met een uitgebreide ervaring inzake personeelsplannning en organisatieontwikkeling. Er is een solide basis van benchmarkgegevens en best practices. De vroeger opgedane ervaring met de VGC vertaalt zich niet in een uitgesproken organisatiesensitief handelen. De prijs, ,40 EUR, incl btw, ligt in de lijn van 3 van de 7 offertes. - KPMG, Advisory CVBA De methodologie is niet tot in detail uitgewerkt. KPMG geeft aan dat dit in overleg met de VGC gebeurt. De projectorganisatie is duidelijk beschreven, maar de omvang van de inzet van de administratie wordt vaag gehouden. De wijze waarop de kennisoverdracht zal gebeuren staat nog niet vast. De nodige aandacht wordt besteed aan de financiële inschatting van het personeelsplan. Het team is multidisciplinair samengesteld en de ervaring van de betrokken consultants is relevant voor deze opdracht. Het is opvallend hoe weinig de recent opgedane kennis van en ervaring met de VGC tot uiting komt in de offerte. Ook de terbeschikking gestelde informatie met betrekking tot de opdracht werd niet Evaluatieverslag consultancyopdracht personeelsplan, transitieplan, regieplan - 4

5 altijd accuraat verwerkt. Dit geeft de indruk van weinig betrokkenheid op de VGC, wat in tegenstelling staat tot de beoogde participatieve aanpak. De prijs, ,24 EUR, incl. btw is de tweede hoogste prijs. - Hudson De Witte & Morel, Global Resources NV De offerte bevat een veelheid aan (theoretische) informatie waardoor de voor de VGC belangrijke elementen niet eenvoudig terug te vinden zijn. De participatieve aanpak vertaalt zich in een projectstructuur waarvan het zwaartepunt zeer uitgesproken bij de administratie ligt. Aanpak en methodologie liggen nog niet geheel vast. Beide vaststellingen worden als een risico ervaren voor het welslagen van deze organisatiebrede opdracht. Het team dat zou worden ingezet voldoet op het vlak van deskundigheid en het aantal staat in verhouding tot de opdracht. De ervaring van de betrokken consultants situeert zich wel voornamelijk op het vlak van recrutering, selectie en de bijhorende HR- instrumenten en minder op het vlak van globale herstructureringen van publieke diensten. Hudson De Witte & Morel besteedt de nodige aandacht aan communicatie. Deze firma heeft de duurste prijs; ,5 EUR, incl btw. De volgende bedrijven werden gevraagd op 5 juli 2007 toelichting te geven bij hun offerte in een presentatie van 20 min.: Deloitte Consulting CPM - Ernst & Young en KPMG Conclusie : De meest voordelige offerte op basis van de vooropgestelde gunningscriteria, betreft deze van Deloitte Consulting. De offerte biedt een zeer gedetailleerde beschrijving van de methodiek, de te verwachten resultaten en een herkenbare projectorganisatie. Er is een goed evenwicht tussen inbreng van de consultants en inbreng van de administratie. De uitgebreide ervaring inzake organisatieontwikkeling en personeelsplanning bij vergelijkbare opdrachtgevers bieden een solide basis voor benchmarking en best practices. Qua prijszetting behoort de offerte van Deloitte tot de middengroep. 4. VOORSTEL TOT BESLISSING Voorstel om de opdracht te gunnen aan Deloitte Consulting voor een bedrag van ,40 EUR, incl btw. Gezien om gevoegd te worden als bijlage bij collegebesluit nr. 07/287 van 19 juli 2007 houdende de gunning van een overheidsopdracht bij algemene offerteaanvraag voor het adviseren en begeleiden bij de opmaak van een personeelsplan, transitieplan en regieplan in het kader van de herstructurering van de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie De Collegeleden, Brigitte GROUWELS Pascal SMET Guy VANHENGEL Evaluatieverslag consultancyopdracht personeelsplan, transitieplan, regieplan - 5