1 administratief medewerker Dienst Cultuur & Welzijn (m/v) in voltijds contractueel verband.

Transcriptie

1 Het Gemeentebestuur van Affligem gaat over tot het inrichten van een examen voor de aanwerving van: 1 administratief medewerker Dienst Cultuur & Welzijn (m/v) in voltijds contractueel verband. FUNCTIE: je staat in voor de administratieve uitvoering, opvolging en mede-coördinatie van de dossiers van de Dienst Cultuur & Welzijn, en van de cluster cultuur in het bijzonder. VEREISTEN: je voldoet aan de algemene en bijzondere aanwervingsvoorwaarden je hebt een diploma secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld je slaagt voor de selectieprocedure. WIJ BIEDEN: verloning niveau C1-C3 (basisjaarsalaris ) ruime opleidingsmogelijkheden aantrekkelijke vakantieregeling, maaltijdcheques, fietspremie, hospitalisatieverzekering er wordt een wervingsreserve aangelegd. Interesse? Informatie over de toelatingsvoorwaarden, de functiebeschrijving en het selectieprogramma kan U aanvragen op de Dienst Personeelszaken, dhr. Kurt Berlo (tel: 053/ ) of via mail kurt.berlo@affligem.be) of op Stuur Uw kandidatuur (sollicitatie mét uitgebreid cv, afschrift van Uw diploma evenals een afschrift uit het strafregister (model I)) aangetekend en ten laatste op vrijdag 22 mei 2015 naar het College van burgemeester en schepenen, Bellestraat 99 te 1790 Affligem. 1/7

2 AANWERVINGSVOORWAARDEN De aanwervingsvoorwaarden voor de betrekking van administratief medewerker dienst (C1- C3) worden als volgt vastgesteld : - voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurzaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; - slagen voor de selectieprocedure die de bekwaamheid of de geschiktheid van de kandidaten toetst en vervolgens resulteert in een opsomming van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten; - houder zijn van een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs; - medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van zijn werk; - de burgerlijke en politieke rechten genieten; - een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor men solliciteert (wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister model I. SELECTIEPROCEDURE De selectieprocedure omvat overeenkomstig artikel 18 1, 2 en 3 van de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel evenals de betrokken functie- en profielbeschrijving van administratief medewerker volgende selectietechnieken : 1 a) een schriftelijke proef bestaande uit een competentieproef : de kandidaten worden geconfronteerd met een probleemsituatie m.b.t. de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst, die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaten trachten een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het competentieprofiel worden getoetst; b) een gevalstudie : deze omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt; 2 een mondelinge proef : deze selectietechniek beoogt de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie, van zijn persoonlijkheid, eventuele werkervaring, 2/7

3 vakkennis en van zijn interesse voor het werkterrein. De geselecteerde competenties worden grondig bevraagd. De kandidaten dienen minstens 50 % van de punten te behalen op het geheel van de selectietechnieken en 50 % op mondelinge proef. In totaliteit dient minimaal 60 % van de punten te worden behaald om als geslaagd te worden beschouwd. FUNCTIE- EN PROFIELBESCHRIJVING Administratief medewerk(st)er Dienst Cultuur & Welzijn 1. Functietitel Administratief medewerker Dienst Cultuur & Welzijn. 2. Niveau en salarisschaal C1-C3. 3. Plaats in de organisatie De administratief medewerker staat onder de rechtstreekse leiding van het afdelingshoofd. Hij/zij rapporteert rechtstreeks aan het afdelingshoofd en werkt nauw samen met de andere personeelsleden van de Dienst Cultuur & Welzijn. 4. Hoofddoel van de functie Administratieve opvolging, uitvoering en mede-coördinatie van dossiers van de Dienst Cultuur & Welzijn, m.b.t. de cluster Cultuur (entiteiten: culturele infrastructuur, werking Cultuurraad, werking Raad van Bestuur Gemeenschapscentrum Affligem, bibliotheek en diverse culturele en vrijetijdsprojecten) en de cluster Welzijn (verdere realisatie en uitwerking Lokaal Sociaal Beleidsplan Thema s Senioren, Kinderopvang, Gezondheid en preventie, Toegankelijkheid en Integratie) in het bijzonder. Samen met de overige medewerkers van deze dienst projecten, activiteiten en acties in het kader van de uitvoering van de overige entiteiten van de cluster Welzijn, administratief en logistiek ondersteunen. 5. Functie-inhoud 5.1. De medewerker staat in voor de coördinatie, administratieve en logistieke opvolging van de cluster Cultuur in ruime zin. Dit houdt in: 3/7

4 - administratieve medewerking en ondersteuning van diverse raden (bv. bijwonen en notulering vergaderingen Cultuurraad, Raad van Bestuur Gemeenschapscentrum Affligem, Open Atelier); - mede-organisatie en -coördinatie van jaarlijkse of tweejaarlijkse gemeentelijke socio-culturele activiteiten zoals de 11 juli-viering, Open Atelier, muziekconcerten (Arte Amanti, JazzMadd, ), toeristische activiteiten door en i.s.m. Gidsen Affligem, overige culturele activiteiten en/of projecten; - als administratief aanspreekpunt fungeren voor de lokale socio-culturele verenigingen (m.b.t. algemene informatie, update informatie, beheer subsidiedossiers, ); - administratieve medewerking en opvolging van het reservatiebeheer van diverse gemeentelijke culturele infrastructuren; - administratieve medewerking en opvolging van de administratie m.b.t. het gemeentelijk evenementenloket; - als administratieve brugfunctie fungeren tussen het gemeentebestuur en de plaatselijke openbare bibliotheek De medewerker staat in voor de coördinatie, administratieve en logistieke opvolging van het Lokaal Sociaal Beleidsplan (Thema s Senioren, Kinderopvang, Gezondheid en preventie, Toegankelijkheid en Integratie, in het bijzonder) uit de cluster Welzijn. Dit houdt in: - administratieve medewerking en ondersteuning van de Seniorenraad en de Gemeentelijke Raad voor Ontwikkelingssamenwerking (Gros); - mede-organisatie en administratieve coördinatie van diverse gemeentelijke activiteiten; - overlegstructuren opbouwen, opvolgen en mede-coördineren m.b.t. het lokaal sociaal beleid diverse thema s (intern: overige gemeentelijke diensten en extern: ocmw-diensten, welzijnsactoren, seniorenbonden, lokale actoren en bevolking); - verstrekken van nuttige informatie aan collega-ambtenaren omtrent de opvolging en implementering van het Lokaal Sociaal Beleidplan; - als administratief aanspreekpunt fungeren voor plaatselijke verenigingen/afgevaardigden (erkend door de seniorenraad, de Gros, Cultuurraad, Lokaal Overleg Kinderopvang, ) (m.b.t. algemene informatie, update informatie, beheer subsidiedossiers, ); 5.3. Administratief en logistiek-ondersteunende medewerking verlenen aan de realisatie en uitvoering van activiteiten en projecten van de overige entiteiten van de Cluster Welzijn. 6. Competentieprofiel Als basis voor het competentieprofiel van administratief medewerker Dienst Cultuur & Welzijn werden de taakomschrijvingen gebruikt, waarbij er telkens ook rekening gehouden werd met het minimale instapniveau nodig om de functie op een goede manier in te vullen. Het competentieprofiel bestaat uit kennisgebonden competenties en gedragscompetenties. Aanvullend werden eveneens enkele functiespecifieke competenties (niveau C) geformuleerd. 4/7

5 6.1. Kennisgebonden competenties - elementaire kennis van het gemeentedecreet; - elementaire kennis van de wetgeving en reglementeringen m.b.t. de opdrachten van de dienst (Cultuur en het Lokaal Sociaal Beleid); - elementaire kennis van de functie en de werking van de gemeentelijke diensten; - elementaire kennis van de functie en de werking van de ocmw-diensten; - elementaire kennis van de procedures en bevoegde instanties m.b.t. de opdrachten van de dienst; - Toegepaste kennis van de meest gangbare informaticaprogramma s die voor de dienst voorhanden zijn (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, Microsoft Outlook en Internet Explorer) Gedragscompetenties Vaardigheden - coördinerend en organisatorisch vermogen; - een projectmatige aanpak kunnen opzetten en begeleiden binnen aangegeven kader; - administratief onderlegd; - communicatieve vaardigheden: - vlotte taalbeheersing (gesproken en geschreven); - cliëntvriendelijkheid en behulpzaamheid; - kunnen omgaan met zeer verschillende mensen; - vlot externe contacten kunnen leggen; - goede redactionele en rapporteringsvaardigheden; - vlot met informaticamiddelen kunnen omgaan. - in teamverband kunnen werken; - taken zelfstandig en correct kunnen afwerken; - stressbestendig zijn; - besluitvaardig en vastberaden zijn; - over de nodige dosis assertiviteit beschikken; - probleemoplossend en creatief kunnen denken en handelen; - zich loyaal kunnen opstellen als deel van een dienst en van de gehele gemeentelijke administratie. Attitudes - sterke verantwoordelijkheidszin hebben, respect voor timing en afspraken; - inventiviteit en creativiteit; - correct, discreet en tactvol; - zin voor orde, nauwkeurigheid en netheid; - flexibiliteit; - bereidheid tot bijscholing; - integriteit; - verzorgd voorkomen. 5/7

6 6.3. Functiespecifieke competenties - Kwaliteit en accuraatheid: - voert de gemaakte afspraken en de opgelegde taken uit; - verzorgt een taak tot in de kleinste details; - levert verzorgd werk af; - controleert het eigen werk op fouten en onnauwkeurigheden; - streeft naar duidelijke afspraken en taakomschrijvingen; - neemt acties om orde, structuur, kwaliteit te behouden; - blijft geconcentreerd bij routinematige taken; - levert onder druk kwaliteitsvol werk af; - Relatie-netwerking (sociale vlotheid): - ontwikkelt en onderhoudt vriendelijke en warme relaties, contacten; - stelt zich open en respectvol op in relatie tot anderen; - toont interesse in anderen; - werkt graag samen met collega s uit andere afdelingen of diensten; - beschikt binnen de organisatie over enkele vaste contacten waar hij regelmatig beroep op doet; - maakt gebruik van contacten die ontstaan zijn bij opleidingen, seminaries, vakverenigingen, etc ; - neemt initiatief tot interacties en gesprekken met anderen; - neemt zelf acties om contacten te leggen en te onderhouden; - gaat actief op zoek naar collega s uit andere afdelingen cluster vrije tijd in het bijzonder omwille van informatie-uitwisseling. - Creativiteit: - staat open voor nieuwe ideeën; - is nieuwsgierig en informeert zich; - komt met nieuwe ideeën en oplossingen voor de dag; - stelt alternatieven voor wanneer hij met weerstanden of problemen geconfronteerd wordt; - bekijkt een probleem vanuit diverse oogpunten en komt van daaruit tot nieuwe oplossingen en ideeën; - Mondelinge communicatie: - weet de eigen boodschap vlot en begrijpelijk te verwoorden; - is goed verstaanbaar; - antwoordt doelgericht en beknopt; - beperkt het gebruik van technisch jargon; - communiceert vlot met verschillende doelgroepen; - geeft eigen standpunten op een respectvolle en diplomatische wijze weer; - gaat regelmatig na of de boodschap ook ontvangen en begrepen werd; - voorziet zijn standpunten van concrete argumenten; - zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen; - biedt zijn gesprekpartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen; - weet tegenargumenten op een positieve wijze om te buigen in de eigen argumenten; - bouwt zijn betoog op een gerichte en constructieve wijze op. 6/7

7 - Schriftelijke communicatie: - hanteert een correcte spelling en grammatica; - handhaaft de huisstijl en de afspraken die hieromtrent gemaakt worden; - schrijft in een toegankelijke taal brieven en nota s met duidelijke structuur; - gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (formeel, informeel, informatief); - gebruikt een taal die aangepast is aan het doelpubliek (bijv. licht jargon bij een niet-technisch onderlegd publiek). Verruimende bepalingen Deze functie- en profielbeschrijving is niet beperkend en kan te allen tijde aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen de gemeente worden aangepast. Verrichten van ondersteunende taken ten aanzien van personeelsleden van de eigen of andere gemeentelijke diensten, op vraag van het diensthoofd of de gemeentesecretaris. 7/7