Noor dhof f Uitgevers

Transcriptie

1 Leren communiceren

2

3 Michaël Steehouder Carel Jansen Judith Mulder Els van der Pool Willem Zeijl Leren communiceren Zesde, herziene druk Noordhoff Uitgevers Groningen/Houten

4 Ontwerp omslag: G2K Designers Groningen/Amsterdam Omslagillustratie: istockphoto Eventuele op- en aanmerkingen over deze of andere uitgaven kunt u richten aan: Noordhoff Uitgevers bv, Afdeling Hoger Onderwijs, Antwoordnummer 13, 9700 vb Groningen, info@noordhoff.nl / Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten, The Netherlands. Ofschoon iedere poging is ondernomen om de volgens de auteurswet rechthebbenden van het in dit boek opgenomen illustratiemateriaal te traceren, is dit in enkele gevallen niet mogelijk gebleken. In het onderhavige geval verzoekt de uitgever rechthebbende met hem contact op te nemen. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet 1912 dient men de daarvoor verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Reprorecht (postbus 3060, 2130 kb Hoofddorp, Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) kan men zich wenden tot Stichting pr o (Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie, postbus 3060, 2130 kb Hoofddorp, All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, without the prior written permission of the publisher. isbn nur 810

5 Voorwoord Dat communicatieve vaardigheden een belangrijk vereiste zijn voor professionals, staat in Nederland niet ter discussie. In het hoger onderwijs wordt dan ook veel aandacht besteed aan de ontwikkeling van die vaardigheden, soms in de vorm van aparte vakken, maar vaker in het kader van projecten, stages en opdrachten tijdens de studie. Al meer dan dertig jaar is Leren communiceren een bruikbare gids bij dat onderwijs. Nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied, maar vooral de snelle veranderingen in de informatietechnologie en nieuwe mediatoepassingen maakten een aanpassing van Leren communiceren gewenst. Bij deze aanpassing is eveneens geprobeerd gehoor te geven aan een aantal wensen van docenten en studenten die in de afgelopen jaren zijn geuit. In deze zesde druk is de opzet van het boek in een aantal opzichten veranderd. Gebleven is de indeling waarbij eerst aandacht besteed wordt aan een aantal algemene vaardigheden (communicatie analyseren, structureren, argumenteren, formuleren en visualiseren), waarna het accent verschuift naar praktische taken in de schriftelijke communicatie (lezen en samenvatten, schrijven, rapporteren en corresponderen) en in de mondelinge communicatie (presenteren, gesprekken voeren en vergaderen). Anders dan in de vorige druk worden aan onderzoek gerelateerde vaardigheden niet meer apart behandeld; die zijn nu geïntegreerd in de andere hoofdstukken. Een verschil met eerdere drukken van Leren communiceren is dat er geen afzonderlijk oefenboek meer wordt aangeboden. In plaats daarvan is oefenmateriaal te vinden op de website Deze website biedt tevens extra ondersteunend materiaal bij het boek, zoals een sjabloon voor het maken van bouwplannen en een aantal videofragmenten ter ondersteuning van mondelinge vaardigheden. In de afgelopen dertig jaar is de samenstelling van het auteursteam ingrijpend gewijzigd, als gevolg van een veranderde werkkring van een aantal van de auteurs van vorige drukken. Met deze zesde druk nemen we afscheid van de eerdere auteurs Jan van der Staak, Dominique de Vet, Madelon Witteveen en Egbert Woudstra. Gebleven zijn Michaël Steehouder en Carel Jansen; nieuw zijn Judith Mulder, Els van der Pool en Willem Zeijl. We bedanken Kees Maat, die als reviewer van concepthoofdstukken een waardevolle bijdrage aan deze druk heeft geleverd. Arnhem, najaar 2011 Michaël Steehouder Carel Jansen Judith Mulder Els van der Pool Willem Zeijl

6

7 Verkorte inhoud 1 Communicatie 16 8 Schrijven een rapport Structuur 48 9 Schrijven zakelijk corresponderen Argumentatie Mondeling presenteren Formulering Gesprekken voeren Visualisering Vergaderen Lezen en samenvatten Schrijven de aanpak Spelling en leestekens 456

8 Inhoudsopgave 1 Communicatie Een communicatiemodel Het appellerende aspect: communicatiedoelen Communicatiedoelen van zenders Achterliggende doelen Doelen van ontvangers Onduidelijke doelen Effectiviteit van de communicatie Het expressieve aspect: de zender Het relationele aspect: de ontvanger Feedback Indirecte en directe feedback Feedback geven en ontvangen 44 Kernpunten uit hoofdstuk Structuur Een bouwplan De elementen van een bouwplan Wanneer is een bouwplan handig? Een bouwplan maken: de hoofdlijnen Het thema De hoofdvragen De kernantwoorden Subvragen en verdere uitwerking Vaste structuren Wanneer zijn vaste structuren handig? Probleemstructuur Maatregelstructuur Evaluatiestructuur Opiniestructuur Handelingsstructuur Onderzoeksstructuur Het ordenen van kernantwoorden Vier ordeningsprincipes Eisen aan de indeling 83

9 9 2.4 Structuur en samenhang zichtbaar maken Tekstindeling Alinea s Verwijzingen Signaalformuleringen Opsommingen Structuuraanduidende passages 93 Kernpunten uit hoofdstuk Argumentatie De rol van argumentatie in communicatie Wanneer moet een spreker of schrijver argumenteren? De kritische lezer of toehoorder De structuur van een redenering Definitie van standpunt en argument Herkennen van standpunten en argumenten Verzwegen argumenten aanvullen De ordening van de argumenten Beoordelen van redeneringen Argumentatie op basis van regelmaat Argumentatie op basis van normatieve regels Pragmatische argumentatie Ongebonden argumentatie Pseudoargumentatie Ontwijking of verschuiving van de bewijslast Versimpeling van argumentatie Verdraaide weergave van argumentatie Evidentie Ontkenning van het antecedens en bevestiging van het consequens 125 Kernpunten uit hoofdstuk Formulering Begrijpelijk taalgebruik Woordkeus De lijdende vorm Tangconstructies Voorzetselconstructies Instructief taalgebruik De gebiedende wijs en enkele alternatieven De details in een instructie 140

10 Overtuigend taalgebruik Het taalgebruik in rationele argumentatie De overtuigingskracht van de naamwoordconstructie Suggestieve formuleringen Herhalingen en opsommingen Understatement en ironie Gebruik van metaforen (beeldspraak) Tegenstellingen Wij-gevoel Boeiend taalgebruik Verrassende en afwisselende woordkeus Afwisseling in de zinsbouw Vergelijkingen en beeldspraak Concrete beschrijvingen van abstracte verschijnselen Correct taalgebruik Foutief gebruikte verwijswoorden Foutief gebruikte verbindingswoorden Congruentiefouten Foutieve beknopte bijzinnen Foutieve samentrekkingen Tantebetjeconstructies Contaminatie, tautologie en pleonasme Stijlbreuk 157 Kernpunten uit hoofdstuk Visualisering Basisprincipes van vormgeving Principe van voorgrond en achtergrond Principe van eenvoud Principe van nabijheid Principe van overeenkomst Principe van symmetrie Typografie en opmaak Letterkeuze De pagina-indeling: het stramien Regelindeling Speciale tekstelementen Visualisering met illustraties Numerieke informatie Logische relaties Processen en procedures Fysieke objecten 188

11 Vormgeving van illustraties Tabellen Grafieken Schema s Afbeeldingen 192 Kernpunten uit hoofdstuk Lezen en samenvatten Tekstvolgend lezen en samenvatten Globaal lezen; een korte samenvatting maken Nauwkeurig lezen; een gedetailleerde samenvatting maken Kritisch lezen; een kritische samenvatting maken Herstructurerend lezen en samenvatten Correct verwijzen naar literatuur Literatuur in uw tekst verwerken Plagiaat en hoe dat te voorkomen Bronvermeldingen in de tekst Literatuurlijst 226 Kernpunten uit hoofdstuk Schrijven de aanpak Het schrijfproces Meningen over schrijven Schrijfstrategieën Activiteiten in het schrijfproces Oriëntatie Oriëntatie op de doelen Oriëntatie op de doelgroep(en) Oriëntatie op de werkzaamheden Een schrijfplan opstellen Inhoud bepalen Brainstormen en mindmappen Informatie verzamelen Informatie selecteren en structureren Formuleren De eerste versie schrijven Volgende versies schrijven Reviewen Voorbereiding Concepten beoordelen en bespreken Verwerking van het commentaar: de tekst reviseren Afwerken 264 Kernpunten uit hoofdstuk 7 266

12 12 8 Schrijven een rapport Onderdelen van een rapport Omslag en titelpagina Samenvatting-vooraf Voorwoord of aanbiedingsbrief Inhoudsopgave Inleiding Titels en kopjes Afsluiting Noten Literatuurlijst (bibliografie) Bijlagen Register Het onderzoeksrapport Onderdelen van een onderzoeksrapport Probleemstelling Methode van onderzoek Resultaten Conclusies Aanbevelingen Taalgebruik in onderzoeksrapporten Voorbeeld van een onderzoeksrapport Het korte rapport Bouwplan voor een kort rapport 307 Kernpunten uit hoofdstuk Schrijven zakelijk corresponderen Correspondentie Doel, onderwerp en geadresseerde Structuur Strategisch schrijven Taalgebruik s Soorten s Onderdelen van een bericht Netiquette Brieven Briefconventies Correspondentie bij een sollicitatie Oriëntatie De eigenlijke sollicitatiebrief Het curriculum vitae 338 Kernpunten uit hoofdstuk 9 342

13 13 10 Mondeling presenteren Oriëntatie Hoe luisteren mensen naar een presentatie? Doelen van een presentatie De situatie Voorbereiding: inhoud en structuur Globale inhoud en structuur bepalen De inleiding Het middenstuk Het slot Voorbereiding: de vormgeving De basis: een goed sjabloon Een goede tekst Afbeeldingen en ander spektakel Andere hulpmiddelen De uitvoering Taal en spreken De dia s en de notities hanteren Vóórkomen, houding en gebaren Stemgebruik en timing Contact met het publiek Vragen beantwoorden Regisseren Goed luisteren naar vragen Antwoord geven 374 Kernpunten uit hoofdstuk Gesprekken voeren Voorbereiding op een gesprek Oriëntatie op het gesprek De afspraak Het verloop van een gesprek Inleiding De kern van het gesprek Afsluiting Structuren voor de kern van een gesprek Vaste structuren Sollicitatiegesprek Opdrachtgesprek Functionerings- en beoordelingsgesprek Onderzoeksinterview Adviesgesprek 398

14 Gespreksvaardigheden Structureren Stimuleren Overtuigen en motiveren Reageren op standpunten, voorstellen en ideeën Reageren op gedrag 410 Kernpunten uit hoofdstuk Vergaderen De vergadering op papier Agenda Notulen Fasen in de bespreking van de agendapunten Beeld- en meningsvormende fase Commentariërende fase Besluitvormende fase Planningsfase Vóór de vergadering Voorbereiding van de voorzitter Voorbereiding van de deelnemers Voorbereiding van de notulist Tijdens de vergadering Taken van de voorzitter Taken van de deelnemers Taken van de notulist Na de vergadering Nawerk van de notulist Nawerk van de overige deelnemers 452 Kernpunten uit hoofdstuk Spelling en leestekens Werkwoordsvormen: -d of -t, -d of -dt, -t- of -tt-, -d- of -dd-? Samenstellingen: aan elkaar, met een koppelteken, met -en-, -e- of -s-? Meervouden: wel of niet eindigend op -n? Verkleinwoorden: welke uitgang? Woorden uit een vreemde taal: hoe worden ze aangepast aan het Nederlands? Hoofdletters: wanneer wel en wanneer niet? Trema: wanneer wel en wanneer niet? Apostrof: wanneer wel en wanneer niet? Woorden afbreken aan het eind van de regel: wat kan wel en wat kan niet? Komma: wanneer wel en wanneer niet? Puntkomma: wanneer wel en wanneer niet? Aanhalingstekens: welke en wanneer? 475

15 15 Bijlage: Literatuur 477 Algemeen 477 Bij hoofdstuk 1: Communicatie 477 Bij hoofdstuk 2: Structuur 477 Bij hoofdstuk 3: Argumentatie 478 Bij hoofdstuk 4: Formulering 478 Bij hoofdstuk 5: Visualisering 478 Bij hoofdstuk 6: Lezen en samenvatten 479 Bij hoofdstuk 7: Schrijven de aanpak 479 Bij hoofdstuk 8: Schrijven een rapport 480 Bij hoofdstuk 9: Schrijven zakelijk corresponderen 480 Bij hoofdstuk 10: Mondeling presenteren 480 Bij hoofdstuk 11: Gesprekken voeren 481 Bij hoofdstuk 12: Vergaderen 481 Bij hoofdstuk 13: Spelling en leestekens 481 Referenties 482 Register 486 Over de auteurs 494 Illustratieverantwoording 496