ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 34 ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009 door Geert LELOUP Brussel 2009

2

3 ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009 door Geert LELOUP Brussel 2009

4 DANKWOORD De auteur wil bij deze graag alle betrokkenen bedanken die hem geholpen en ondersteund hebben bij de opmaak van de voorliggende archiefselectielijst. Eerst en vooral gaat zijn dank uit naar al de personeelsleden van de Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole die ondanks hun drukke agenda de nodige tijd vrij gemaakt hebben om hem te ontvangen, hun taken en opdrachten toe te lichten en het door hen beheerde papieren en digitaal archief te bespreken. Zonder hun medewerking was het niet mogelijk geweest de archiefselectielijst op zo'n korte termijn te realiseren. Verder wil de auteur dhr. Alfons Boon, Voorzitter van de FOD Budget en Beheerscontrole, en dhr. Gert De Smet, Directeur-Generaal en Voorzitter ad interim van de FOD, bedanken voor hun instemming met de opmaak van een archiefselectielijst voor de FOD. Tot slot ook een bijzonder woord van dank voor mevr. Elke Blommaert, medewerkster van de Dienst van de Voorzitter, die als contactpersoon de samenwerking tussen de FOD en het Rijksarchief mee in goede banen geleid heeft. Daarnaast wil de auteur zijn hiërarchisch meerderen en collega's van het Rijksarchief bedanken. Hij kon ook nu weer rekenen op de ondersteuning en de waardevolle feedback van dhr. Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en van mevr. Rolande Depoortere, afdelingshoofd van de afdeling "Toezicht en advies". Hetzelfde geldt trouwens voor de zijn collega's van diezelfde afdeling, bij wie hij altijd kon aankloppen voor het bespreken en aftoetsten van zijn beslissingen. 5

5

6 INHOUDSTAFEL DANKWOORD... 1 INHOUDSTAFEL... 7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN... 9 LIJST VAN ILLUSTRATIES LIJST VAN AFKORTINGEN INLEIDING HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER Geschiedenis Bevoegdheden en activiteiten Organisatie en werking ORGANIGRAMMEN VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEVEN Principes en basisbegrippen van de archivistiek Analyse van de archiefvorming Beschrijving van de belangrijkste archiefreeksen Selectiepolitiek Elders bewaarde archieven

7

8 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN BRONNEN ARA: Archief van het Algemeen Secretariaat van het Ministerie van Financiën. GEDRUKTE BRONNEN Almanach royal, Belgisch Staatsblad, WERKEN BAUDHUIN F., Code économique et financier, Brussel, Bruylant, 1942, p BOURGEOIS P., Le Ministère du Budget ( ). Le Ministère de l'administration générale et des Pensions ( ). Organisation et compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea archivistica studia 24), 1992, 151 p. BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances. Étude de l'administration centrale et répertoires des services publics et commissions. Deuxième partie: , Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea archivistica studia 75), 1995, 451 p. BRAL G., Het Rijksadministratief Centrum, Brussel, Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Dienst Monumenten en Landschappen (Brussel, stad van kunst en geschiedenis 44), 2007, 47 p. COPPIETERS G., Archiefselectielijst voor het archief van de Federale Overheidsdienst Kanselarij, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Archiefbeheersplannen en selectielijsten), 2008 (in voorbereiding). CHRISTENS R., Het hotel van Financiën. Geschiedenis van een huis. Wetstraat 12, Tielt, Lannoo, 1987, 133 p. De Inspectie van Financiën , Brussel, Ministerie van Financiën, [1963], 444 p. DESMAELE B., Le Ministère des Finances. Étude de l évolution structurelle de l administration centrale et de ses organes consultatifs. Première partie: , Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 9), 1990, 239 p. DUBOIS E., Étude sur le système belge du Budget de l État: exposé historique et critique, Brussel, Hayez, 1904, 479 p. Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole. Activiteitenverslag 2003, Brussel, FOD Budget en Beheerscontrole, 2004, 32 p. Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole. Activiteitenverslag 2006, Brussel, FOD Budget en Beheerscontrole, 2007, 59 p. 9

9 Lijst van bronnen en werken Het Ministerie van Financiën en zijn administraties in het algemeen Staatsbestel, Brussel, Ministerie van Financiën, 1982, 39 p. + bijlagen. Histoire des finances publiques en Belgique, Institut belge des Finances publiques, Brussel, Bruylant. Tome 1, 1950, XVI p. Tome 2, 1954, 491 p. Tome 3, 1955, 463 p. Tome 4: La période , 1988, 1099 p. Jaarboek van de administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven, Brussel, Ministerie van Financiën, 1998, XXII + 12 p. JACQUEMIN M., Archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en van de Hoge Gezondheidsraad: Archiefselectielijst 2008, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Archiefbeheersplannen en selectielijsten 17), 2008, 110 p. Le Ministère des Finances. Mission. Structure, Brussel, Ministère des Finances, 1973, 39 p. MATTHIJS H., NAERT F. en VUCHELEN J., Handboek openbare financiën, Antwerpen, Intersentia, 1999, 435 p. + index. MATTHIJS H., Overheidsbegrotingen, Brugge, Die Keure, 1996, XXXI p. PARISIS A., Budget - Trésor - Monnaie: les fonctions du Ministère des Finances en Belgique, Brussel, Éditions Wellens, 1953, 275 p. SENELLE R., "Losse beschouwingen betreffende de ontwikkeling van de administratieve en de begrotingscontrole in de rijksdiensten, zoals zij werd georganiseerd bij het koninklijk besluit van 5 oktober 1961", in: Rechtskundig Weekblad, Antwerpen, vzw Rechtskundig Weekblad, XXVI, 1962, 15, kol VAN DER MEULEN J., Notice sur le Comité du Budget, s.l., Inspection des finances, 1942, 11 p. WILLEMS A., Inleidende uiteenzetting over "De Bijzondere Dienst voor Begrotingsenquêtes" gehouden door A. Willems, Inspecteur-generaal van financiën, op de "Follow-up" dag voor hogere ambtenaren in de Rijksuniversiteit te Gent, Seminarie voor Productiviteitsstudie- en onderzoek, op woensdag 28 februari 1968, Brussel, Ministerie van Financiën, 1968, 45 p. WOUTERS N., De Führerstaat: overheid en collaboratie in België, Tielt, Lannoo, 2006, 264 p. 10

10 LIJST VAN ILLUSTRATIES 1. Foto van de Zinnerstraat, Brussel. Foto auteur. 2. Foto van het Esplanadegebouw, Brussel. Foto auteur. 3. Foto van de Astro-toren, Brussel. Foto auteur. 4. Foto van de Financiëntoren, Brussel. Copyright Federale Overheidsdienst Financiën. 5. Foto van de Koningsstraat, Brussel. Foto auteur. 6. Scan van een voorblad van notulen van het Begrotingscomité Copyright Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. 7. Scan van een agenda van de briefwisseling van de Dienst van de Controle op de Uitgaven. Copyright Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. 11

11

12 LIJST VAN AFKORTINGEN ABCU ARA B&B BOC B.S. BSC CNOC DAB DMS ECOFIN EMAS FOD GDPWB HR ICBF ICT IF INR MCESC OISZ P&O POD RAC RMA SWR Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven Algemeen Rijksarchief Budget en Beheerscontrole Basisoverlegcomité Belgisch Staatsblad Balanced Scorecard Commissie voor de normalisatie van de openbare comptabiliteit Dienst (van) Algemeen Bestuur Document Management System Raad Economische en Financiële Zaken (Europese Unie) Eco-Management and Audit Scheme Federale Overheidsdienst Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk Human Resources Interministeriële Conferentie van Financiën en Begroting Informatie- en Communicatietechnologie Inspectie van Financiën Instituut voor de Nationale Rekeningen Ministerieel Comité voor Economie en Sociale Coördinatie Openbare Instellingen van de Sociale Zekerheid Personeel en Organisatie Programmatorische Overheidsdienst Rijksadministratief Centrum Records Management Application Samengevoegde Wetten op de Rijkscomptabiliteit 13

13

14 INLEIDING Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Deze wet is ook van toepassing op de FOD Budget en Beheerscontrole, maar het is praktijk niet erg efficiënt om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT IS EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het geeft aan welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats (in dit geval het Rijksarchief) overgebracht kunnen worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer, dus voor kennisbeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. WIE NAM HET INITIATIEF VOOR DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? In mei 2008 nam de FOD Budget en Beheerscontrole contact op met het Rijksarchief, met de vraag of een aantal archiefreeksen vernietigd konden worden. Tijdens een eerste bezoek van mevr. Rolande Depoortere, afdelingshoofd van de afdeling Toezicht en advies van het Rijksarchief, bleek algauw dat de FOD erg gebaat zou zijn met de opmaak van een archiefselectielijst. Dit was perfect in te passen in de planning van het Rijksarchief, dat immers beoogt om tegen 2010 over archiefselectielijsten te beschikken voor alle federale overheids- 15

15 Inleiding diensten, programmatorische overheidsdiensten en federale wetenschappelijke instellingen. Bovendien is de FOD Budget en Beheerscontrole een verhoudingsgewijs kleine federale overheidsdienst met een duidelijk afgebakend takkenpakket, wat betekende dat er op vrij korte tijd een archiefselectielijst opgesteld kon worden. De FOD was zich bovendien ook bewust van de eerder aangehaalde voordelen van een dergelijk instrument. De opmaak werd toevertrouwd aan dhr. Geert Leloup, assistent van de afdeling Toezicht en advies. HOE VERLIEP DE OPMAAK VAN DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? Dhr. Geert Leloup had op 2 september 2008 een eerste onderhoud met dhr. Gert De Smet, Voorzitter ad interim van de FOD, en met mevr. Elke Blommaert, hoofd van de dienst Algemene Ondersteuning, om de opmaak de archiefselectielijst toe te lichten en reeds enkele vragen te stellen. Daarbij aansluitend werd een algemene presentatie gehouden voor de medewerkers van de verschillende diensten, die als contactpersoon zouden optreden. Vervolgens bracht dhr. Leloup in de periode september-november 2008 in totaal 12 verschillende bezoeken aan de FOD. Voor elke dienst werden de taken en de daaruit voortvloeiende archiefreeksen besproken, de bewaartermijnen en de definitieve bestemmingen. De contactpersonen ontvingen kort na het gesprek een eerste ontwerpversie van de archiefselectielijst voor hun dienst, met de vraag om deze af te toetsen en zo nodig te corrigeren. Parallel werd de geschiedenis, de bevoegdheden en activiteiten én de organisatie en de werking van de FOD Budget en Beheerscontrole bestudeerd op basis van wet- en regelgeving, jaarverslagen, literatuur, enz. De opmaak van de archiefselectielijst nam in totaal ongeveer twee maanden in beslag. De archiefselectielijst werd in januari 2009 volledig afgerond en voor nazicht voorgelegd aan mevr. Rolande Depoortere. Tegelijkertijd werd deze ook voorgelegd aan de medewerkers van de FOD. Na enkele correcties werd de archiefselectielijst in juli 2009 definitief bekrachtigd door de ondertekening van een overeenkomst door de Algemeen Rijksarchivaris en de Voorzitter ad interim van de FOD Budget en Beheerscontrole. 16

16 HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER Dit onderdeel behandelt achtereenvolgens de geschiedenis, de bevoegdheden en activiteiten en de organisatie en de werking van de Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole (FOD B&B) en haar rechtsvoorgangers. Het moet de lezer de nodige achtergrondinformatie bieden over de algemene historische en institutionele context van de archiefvorming. GESCHIEDENIS De Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole is pas in 2003 opgericht en is dus in zijn huidige vorm een vrij jonge organisatie. Zijn geschiedenis gaat echter heel wat verder terug en weerspiegelt belangrijke historische gebeurtenissen en tendensen. De FOD vormde immers vóór 2003 als de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven onderdeel van het Ministerie van Financiën. De begrotingsopmaak was in de periode voor de Eerste Wereldoorlog een relatief eenvoudige zaak, omdat de Belgische overheid als "nachtwakersstaat" een relatief beperkt takkenpakket had en haar uitgaven dus vrij goed in kon schatten. Vandaar dat de opmaak van de begroting voor het grootste deel van de 19 de eeuw en het begin van de 20 ste eeuw gecoördineerd wordt door diensten van de Secretaris-Generaal van het Ministerie van Financiën. De externe controle op de overheidsfinanciën wordt overigens in 1830 aan het Rekenhof toevertrouwd. De Eerste Wereldoorlog bracht de Belgische overheidsfinanciën een gevoelige klap toe. De eerste jaren na het einde van de "Grote Oorlog" ontspoorde de Belgische begroting door de uitgaven voor de wederopbouw, de teleurstellende belastingsinkomsten, een aantal monetaire misrekeningen en de lager dan verwachte Duitse herstelbetalingen. Dit culmineerde in 1926 in een zware financiële crisis en in een devaluatie van de Belgische frank, die tijdelijk respijt brengt. Deze gebeurtenissen weerspiegelen zich in de uitbouw van de overheidsdiensten die met de begrotingsopmaak en -controle belast worden: de oprichting van een Algemeen Bestuur der Begroting (1919) en de aanstelling van de controleurs van de vastleggingen (1921). Bovendien worden er ook een ministerieel Schatkistcomité (1926) en een ministerieel Begrotingscomité (1930) opgericht. De samenwerking en onderlinge bevoegdheidsafbakening van al deze diensten en beleidsorganen laat evenwel te wensen over. De zware economische crisis van de jaren 1930 vereist echter een strikt begrotingsbeleid en een meer slagkrachtige begrotingsadministratie. Het idee groeit om de bestaande diensten te groeperen in een afzonderlijke administratie, die belast wordt met het centraliseren en onderzoeken van de begrotingsvoorstellen, het voorbereiden van de begrotingswetten en het verzekeren van het financieel toezicht op de uitvoering van de begroting. Na een eerste, voorlopige hergroepering wordt daarom in 1934 de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven (ABCU) opgericht. Bovendien worden ook de bestaande ministeriële comités grondig gereorganiseerd: in 1936 wordt het Schatkistcomité opgeheven en worden diens bevoegdheden overgedragen aan een gereorganiseerd en versterkt Begrotingscomité. Tot slot wordt in 1938 de Inspectie van Financiën opgericht, dat de "controle op het stuk en ter plaatse" moet uitvoeren. De Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven is ondertussen een eerste maal gereorganiseerd en onder meer uitgebreid met een studie- en documentatiedienst. Tijdens de Tweede Wereldoorlog komt het evenwicht van de begroting in het gedrang, onder meer door de door Duitsland opgelegde bezettingskosten. 1 Een strikte begrotingscontrole dringt zich dus op. Het Begrotingscomité wordt in juli 1940 heropgestart en de in het comité 1 WOUTERS N., De Führerstaat: overheid en collaboratie in België, Tielt, Lannoo, 2006, p

17 FOD Budget en Beheerscontrole - Historisch en institutioneel kader zetelende ministers worden voor de duur van de bezetting vervangen door hun secretarissengeneraal. De administratie blijft ondertussen functioneren. Na de Tweede Wereldoorlog vormt de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven in de jaren de kern van een afzonderlijk en volwaardig Ministerie van Begroting. Het gevolg van het aantreden van de regering Van Acker III en de benoeming van de socialist Jules Joseph Merlot als de eerste minister van Begroting, waarbij zowel persoonlijke als politiek-administratieve factoren een rol spelen l. De toenmalige minister van Financiën, Franz De Voghel, had in deze moeilijke naoorlogse periode met grote financiële en monetaire problemen te kampen en kon het niet alleen bolwerken. Bovendien was de socialistische partij de belangrijkste coalitiepartner binnen de regering Van Acker III én een partij die voordien bijna altijd uitgesloten was van de voogdij over het Ministerie van Financiën. De oprichting van een Ministerie van Begroting bood deze dan ook de kans om via een omweg invloed te winnen op het vlak van de overheidsfinanciën. Het Ministerie van Begroting was echter maar een kort leven beschoren. Na het aantreden van de regering Spaak II in 1947 en de gedeeltelijke herschikking van deze regering in 1948 werd Merlot ontheven van zijn functie van minister van Begroting en werd de toestand ook op administratief en organisatorisch vlak volledig teruggedraaid. 2 Na de opheffing van het Ministerie van Begroting in 1948 droeg de minister van Financiën overigens opnieuw als enige de verantwoordelijkheid voor de begroting, tot er vanaf 1960 in de regering weer een onderstaatssecretaris, staatssecretaris of minister voor Begroting werd benoemd. 3 Tijdens de tweede helft van de 20 ste eeuw wordt de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven verschillende malen gereorganiseerd, maar deze reorganisaties hadden in hoofdzaak betrekking op steeds dezelfde diensten en telkens dezelfde bevoegdheden. Het Begrotingscomité was eveneens bij een aantal reorganisaties betrokken en werd achtereenvolgens omgevormd en/of omgedoopt tot Comité voor Financiën en Begroting (1961), Ministerieel Comité voor budgettair beheer en openbaar ambt (1966), Ministerieel Comité voor Begroting ( ) en Ministerieel Comité voor Budgettair Beleid ( ). De in het kader van de staatshervorming doorgevoerde regionalisering had echter tot gevolg dat het Overlegcomité Regering-Executieven en de interministeriële conferenties in praktijk bepaalde bevoegdheden van de ministeriële comités overnemen. Bovendien veroorzaakten de problemen met de toekenning van uitvoerlicenties aan het Luikse wapenbedrijf FN de val van de regering Martens VIII en wezen deze erop dat het systeem van de ministeriële comités voorbijgestreefd was. De regering Dehaene I besliste dan ook onmiddellijk na haar aantreding in 1992 om de nationale ministeriële comités af te schaffen en de bevoegdheid inzake beraadslagingen en beslissingen opnieuw integraal aan de Ministerraad toe te wijzen. 4 De Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven werd in 2001 in het kader van de Copernicus-hervorming voor een tweede maal in haar geschiedenis van het Ministerie van Financiën afgesplitst en ditmaal omgevormd tot de zelfstandige Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole. Een doorslaggevend argument was dat de horizontale, ondersteunende overheidsdiensten en de verticale, op de burger gerichte overheidsdiensten duidelijker van elkaar gescheiden moeten worden. Bovendien verwierf het op dat moment ook een aantal bijkomende opdrachten op het vlak van beheerscontrole. De Inspectie van Financiën was intussen in de tweede helft van de jaren 1990 omgevormd tot het interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën en verwierf een grotere autonomie ten opzichte van de 2 BOURGEOIS P., Le Ministère du Budget ( ). Le Ministère de l Administration Générale et des Pensions ( ). Organisation et compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 24), 1992, pp Voor een historisch overzicht van de verantwoordelijke ministers, staatssecretarissen en onderstaatssecretarissen, zie: Jaarboek van de administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven, Brussel, Ministerie van Financiën, 1998, pp. IV-VII. 4 COPPIETERS G., Archiefselectielijst voor het archief van de Federale Overheidsdienst Kanselarij, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Archiefbeheersplannen en selectielijsten), 2008, pp

18 FOD Budget en Beheerscontrole - Historisch en institutioneel kader begrotingsadministratie. Haar geschiedenis wordt meer in detail besproken in de inleiding van een afzonderlijk gepubliceerde archiefselectielijst. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN De oudste wettelijke grondslagen voor de rijkscomptabiliteit van de Belgische staat waren de Grondwet van 1830 en de wet van 15 mei Tijdens de 20 ste eeuw werden een aantal belangrijke wijzigingen doorgevoerd, met name door de wet van 28 juni , de wet van 31 december , de bijzondere wet van 16 januari en de wet van 28 juni Deze en andere reglementeringen werden in 1991 gedeeltelijk gecoördineerd door het koninklijk besluit van 17 juli 1991 tot coördinatie van de wetten op de rijkscomptabiliteit, die in de literatuur doorgaans worden vermeld als Samengevoegde Wetten op de Rijkscomptabiliteit (SWR) 10. De wet van 22 mei 2003 voerde tot slot een aantal fundamentele wijzigingen door, al is de inwerkingtreding ervan uitgesteld tot 1 januari De administratieve en begrotingscontrole is dan weer het geheel van regels en procedures dat de Regering aan zichzelf en aan ieder van haar leden oplegt voor de uitvoering van de begroting, door middel van koninklijke of ministeriële besluiten. De belangrijkste grondslagen voor deze controle waren achtereenvolgens het koninklijk besluit van 11 november 1936, 12 het koninklijk besluit van 20 augustus , het koninklijk besluit van 5 oktober en het koninklijk besluit van 16 november De Programmawet van 2 juli 1981 heeft in haar artikel 81 ondertussen deze administratieve en begrotingscontrole ondertussen ook wettelijk gedefinieerd. 16 Tot slot werden ook de instellingen van openbaar nut door de wet van 16 maart 1954 nauwer bij de begrotingsopmaak en - controle betrokken. 17 Bij de oprichting van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven in 1934 werden de volgende bevoegdheden vermeld: centraliseren en onderzoeken van de begrotingsvoorstellen, voorbereiden van de begrotingswetten en verzekeren van het financieel 5 Wet van 15 mei 1846 op de rijkscomptabiliteit (B.S., 19/05/1846, p. 1243). 6 Wet van 28 juni 1963 tot wijziging en aanvulling van de wetten op de Rijkscomptabiliteit (B.S., 31/07/1963, p. 7675). 7 Wet van 31 december 1966 houdende wijziging van de wet van 28 juni 1963 (B.S., 28/01/1967, p. 851). 8 Bijzondere wet van 16 januari 1989 betreffende de financiering van de Gemeenschappen en de Gewesten (B.S., 17/01/1989, p. 850). 9 Wet van 28 juni 1989 houdende wijzigingen van de wet van 28 juni 1963 tot wijziging en aanvulling van de wetten op de Rijkscomptabiliteit, van de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut en van de wet van 15 mei 1846 op de comptabiliteit van de Staat, en tot opheffing van de wet van 31 december 1986 tot regeling van de voorlopige kredieten (B.S., 18/07/1989, p ). 10 Wetten op de Rijkscomptabiliteit, gecoördineerd op 17 juli 1991 (B.S., 21/08/1991, p ). 11 Wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale staat (B.S., 03/07/2003, p ). De oorspronkelijke datum van inwerkingtreding van 01/01/2004 werd achtereenvolgens uitgesteld tot 1 januari 2005 door het besluit van 23 december 2003, tot 1 januari 2006 door art. 498 van de programmawet van 27 december 2004, tot 1 januari 2007 door het besluit van 20 december 2005, tot 1 januari 2008 door art. 97 van de programmawet van 27 december 2006 en tot 1 januari 2009 door art. 2 van de wet van 21 december 2007 houdende diverse bepalingen. 12 Koninklijk besluit van 11 november 1936 houdende opheffing van het Schatkistcomité en overdracht aan het heringericht en versterkt Begrotingscomité van zekere van zijn bevoegdheden van toezicht op de uitvoering van de Rijksbegroting (B.S., 19/11/1936, p. 7522). 13 Besluit van de regent van 20 augustus 1946 houdende organisatie van de administratieve en begrotingscontrole (B.S., 05/09/1946, p. 7366). 14 Koninklijk besluit van 5 oktober 1961 tot regeling van de administratieve en begrotingscontrole (B.S., 07/10/1961, p. 7558). Zie ook: SENELLE R., "Losse beschouwingen betreffende de ontwikkeling van de administratieve en de begrotingscontrole in de rijksdiensten, zoals zij werd georganiseerd bij het koninklijk besluit van 5 oktober 1961", in: Rechtskundig Weekblad, Antwerpen, vzw Rechtskundig Weekblad, XXVI, 1962, 15, kol Koninklijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole (B.S., 17/01/1995, p. 1062). 16 Programmawet van 2 juli 1981 (B.S., 08/07/1987, p. 8759). 17 Wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut (B.S., 24/03/1954, p. 2210). 19

19 FOD Budget en Beheerscontrole - Historisch en institutioneel kader toezicht op de uitvoering van de begroting. Tien jaar later vermeldde een koninklijk besluit bevoegdheden met betrekking tot de begrotingen, de kredieten, de Inspectie van Financiën, de comptabiliteit der vastgestelde uitgaven en het toezicht op de uitvoering van de rijksbegroting. De huidige Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole heeft deze bestaande bevoegdheden in 2001 geërfd en enkele nieuwe bevoegdheden op het vlak van beheerscontrole verworven. Concreet behelzen deze nu de opmaak van de begroting en de begeleiding en opvolging van het begrotingsproces van de federale overheid; de opmaak van de rekening en de begeleiding en opvolging van het boekhoudkundig proces van de federale overheid in zijn hoedanigheid van federale accountant; de preventieve integriteitsbewaking; de uitbouw van een expertisecentrum voor het onderzoek, de opmaak en de ontwikkeling van methodes, normen en technieken inzake begroting, beheerscontrole en rapportering; de ondersteuning van derden op al deze vlakken; het onderzoek en de analyses van de reële, te verwachten en de wenselijke budgettaire evoluties van de gezamenlijke overheid en haar verschillende subsectoren. De FOD Budget en Beheerscontrole oefent dus een hele waaier aan activiteiten uit, die hier per dienst of per orgaan nader toegelicht worden en in hun historische context geplaatst worden. Vóór de oprichting van de huidige FOD Budget en Beheerscontrole berustte de leiding van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven bij een directeur-generaal, 18 die beroep kon doen op een eigen secretariaat (de Hoge Directie of Algemene Directie ). Voor het onderzoek van de benoemingen en bevorderingen van het personeel werd deze bijgestaan door een College van Dienstchefs. De belangrijkste beslissingen werden echter genomen op een hoger niveau, door de Secretaris-Generaal en de Directieraad van het Ministerie van Financiën. Nu beschikt de FOD over een eigen Voorzitter en Directiecomité, (de post-copernicus benamingen voor de Secretaris-Generaal en de Directieraad). De Voorzitter is belast met de algemene leiding en de coördinatie van de activiteiten van de organisatie. Hij draagt als voorzitter van het Directiecomité bij tot de ontwikkeling van de strategische visie, alsook tot de opstelling en uitvoering van het managementplan en van de operationele plannen van de verschillende diensten. De Voorzitter verzekert ook de algemene leiding van de diensten die door een mandaathouder N-1 geleid worden. Hij wordt bij de uitvoeringen van zijn taken ondersteund door de "dienst van de Voorzitter". Het Directiecomité is conform de bepalingen van het koninklijk besluit van 7 november 2000 belast met het beheer van de FOD, overeenkomstig het strategisch plan van de Voorzitter. Het formuleert alle nuttige voorstellen met betrekking tot de werking van de federale overheidsdienst en verzekert de coördinatie tussen de diensten onderling en hun activiteiten. Het stelt het begrotingsontwerp en de eventuele aanpassingen hieraan voor én houdt toezicht op de uitvoering ervan. Hetzelfde geldt voor het jaarlijks personeelsplan. 19 De vroegere Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven beschikte niet over een eigen financiële dienst, personeelsdienst of ICT-dienst, aangezien het als administratie van het Ministerie van Financiën hiervoor beroep kon doen op andere diensten van dat ministerie. De voormalige afdeling Algemene Zaken was enkel verantwoordelijk voor het beheer van de documentatie, het archief, de inschrijving en verzending van briefwisseling en sommige aangelegenheden met betrekking tot materieel en personeel. 20 De nieuwe FOD diende bijgevolg zijn overkoepelende en transversale diensten dan ook vrijwel van nul op te starten. De vier horizontale federale overheidsdiensten Kanselarij van de Eerste Minister, Budget en Beheerscontrole, Personeel en Organisatie en Fedict hebben er echter in 2003 voor 18 Voor een historisch overzicht van de verschillende directeurs-generaal, zie: Jaarboek van de administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven, Brussel, Ministerie van Financiën, 1998, p. IX. 19 Koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst (B.S., 18/11/2000, p ) en koninklijk besluit van 19 juli 2001 houdende diverse bepalingen betreffende de inwerkingstelling van de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten (B.S., 28/07/2001, p ). 20 Het Ministerie van Financiën en zijn administraties in het algemeen Staatsbestel, Brussel, Ministerie van Financiën, 1982, Begr

20 FOD Budget en Beheerscontrole - Historisch en institutioneel kader geopteerd om hun stafdiensten zoveel mogelijk gemeenschappelijk te organiseren, vandaar de naam Shared Services of Gemeenschappelijke diensten. Deze diensten nemen de opdrachten inzake personeel en organisatie, budget en beheerscontrole en ICT voor elk van de vier organisaties op zich en staan onder leiding van één stafdirecteur bij de FOD Kanselarij van de Eerste Minister (Stafdirecteur Budget en Beheerscontrole), één bij de FOD Personeel en Organisatie (Stafdirecteur Personeel en Organisatie) en één bij de FOD Fedict (Stafdirecteur ICT). De graad van samenwerking verschilt echter sterk van dienst tot dienst. De stafdienst Budget en Beheerscontrole (B&B) is belast met het beheer van de begroting van de FOD, gaande van de opmaak van de begroting tot het uitvoeren van de betalingen. Verder is de dienst ook verantwoordelijk voor de invoering van beheersmethodes en interne controle. De stafdienst Personeel en Organisatie (P&O) bestaat uit een cel Personeelsadministratie en een cel Human Resources (HR). De cel Personeelsadministratie heeft in 2005 het personeelsbeheer overgenomen van de centrale personeelsadministratie van de FOD Financiën. Het werkt in het kader van de Shared Services nauw samen met de personeelsdiensten van de drie andere horizontale FOD's en is zelfs samen met hen op éénzelfde adres in de Wetstraat gevestigd. Toch blijven deze diensten onderling duidelijk van elkaar gescheiden en hebben ze bijvoorbeeld hun eigen personeel en archieven behouden. De cel Human Resources staat dan weer in voor het beleid inzake "human resources" en is verantwoordelijk voor het opstarten en opvolgen van de wervingsprocedures, de loopbaanontwikkeling en het vormingsbeleid. Het verzorgt ook het secretariaat van het Basisoverlegcomité (BOC). De stafdienst Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) is dan weer verantwoordelijk voor de aankoop van het informaticamateriaal, de hulp aan personeelsleden bij problemen en het beheer van de servers en de website. Het staat ook in voor het aankopen, verder ontwikkelen en implementeren van specifieke informaticatoepassingen voor de andere diensten van de FOD: één voorbeeld daarvan is de Budgetex-toepassing. De Stafdienst Algemene Ondersteuning groepeert het economaat, het beheer van het gebouw, het onthaal, de vertaaldienst, de documentatiedienst, het welzijn 21 en de cel duurzame ontwikkeling. Tot slot is de dienst van de Voorzitter verantwoordelijk voor de ondersteuning van het managementproces met in het bijzonder het proces van opstelling en opvolging van de uitvoering van het managementplan. Bovendien zorgt deze dienst voor de het secretariaat en de opvolging van de beslissingen van het directiecomité en de communicatie ervan binnen de FOD. Daarnaast kunnen transversale projecten door deze dienst getrokken en desgevallend uitgevoerd worden. De Documentatiedienst beheert de centrale bibliotheek en bewaart interessante documentatie. De dienst heeft lange tijd te kampen gehad met beperkte werkingsmiddelen en onduidelijkheid over zijn rol. 22 Het beschikt bijgevolg alleen over aanwinstenlijsten en (nog) niet over een papieren of digitale catalogus. De Macrobudgettaire dienst (de vroegere dienst van de Begrotingsstudiën) heeft een dubbele opdracht. De dienst ondersteunt de minister van Begroting bij de voorbereiding en uitvoering van het begrotingsbeleid. Het verzamelt en evalueert de cijfergegevens van de federale overheid en de sociale zekerheid bij de voorbereiding en opmaak van de begroting. Het opvolgen van de uitvoering van de begroting van de verschillende deelsectoren van de overheid behoort eveneens tot de taken van de dienst alsook de voorbereiding van officiële teksten over het begrotingsbeleid zoals de Algemene Toelichting, het Stabiliteitsprogramma en de Zilvernota. Het principe van de Algemene Toelichting werd ingevoerd door het koninklijk besluit van 19 februari 1848, dat in art. 6 bepaalde: Le budget de chaque département sera précédé 21 De FOD Budget en Beheerscontrole is aangesloten bij de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (GDPWB). Voor meer informatie, zie: JACQUEMIN M., Archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en van de Hoge Gezondheidsraad: Archiefselectielijst [2008], Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Archiefbeheersplannen en selectielijsten 17), 2008, p Dit is ook merkbaar aan het feit dat het na de jaren 1950 niet meer in het officieel organigram wordt vermeld. 21

21 FOD Budget en Beheerscontrole - Historisch en institutioneel kader d une note ayant pour but d expliquer sommairement toutes les parties du projet présenté. 23 Nu bepalen de artikelen 9 en 10 van de gecoördineerde wetten op de Rijkscomptabiliteit dat de bij de Kamer van Volksvertegenwoordigers ingediende ontwerpen van de rijksmiddelenbegroting en van de algemene uitgavenbegroting vergezeld moeten gaan van een algemene toelichting, bestaande uit een ontleding en synthese van de begroting, een economisch verslag, een financieel verslag en een meerjarenraming. Het Stabiliteitsprogramma is dan weer een vrij nieuw instrument, opgelegd in het kader van de invoering van de euro. Volgens een in 1997 ingevoerde Europese verordening is elke lidstaat die de Europese eenheidsmunt heeft ingevoerd, verplicht om elk jaar een stabiliteitsprogramma aan de Raad Economische en Financiële Zaken (ECOFIN) en de Europese Commissie voor te leggen, waarin onder meer de budgettaire middellangetermijndoelstelling en de verwachte schuldontwikkeling worden toegelicht. 24 Deze stabiliteitsprogramma's zijn op korte tijd uitgegroeid tot een belangrijk instrument voor de coördinatie van het begrotingsbeleid. Tot slot heeft de wet van 5 september 2001 tot oprichting van het Zilverfonds bepaald dat de regering op voorstel van de ministers bevoegd voor Begroting, voor Sociale Zaken, voor Pensioenen en voor Middenstand jaarlijks een Zilvernota opstelt, waarin ze haar beleid met betrekking tot de vergrijzing uiteenzet. 25 De tweede hoofdopdracht van de Macrobudgettaire dienst is de opmaak van de economische en functionele hergroepering van de verrichtingen van de federale overheid waarmee na de Tweede Wereldoorlog in het kader van de Benelux is gestart. 26 De dienst is overigens ook verantwoordelijk voor de methodologie van beide groeperingen en voor de uniforme toepassing van deze methodologie voor de federale overheid en de gemeenschappen en gewesten. Tot slot neemt de dienst in dit kader ook het secretariaat waar van de in 1991 opgerichte Algemene Gegevensbank, een samenwerkingsverband tussen de federale overheid en de gemeenschappen en gewesten voor de uniforme verzameling van de budgettaire gegevens van de verschillende overheden. 27 Deze gegevens worden onder meer door het Instituut van de Nationale Rekeningen (INR) als basis gebruikt voor de opmaak van de overheidsrekeningen. Het beheer van deze Algemene Gegevensbank wordt gecoördineerd door de Interministeriële Conferentie van Financiën en Begroting (ICBF) 28 en de Werkgroep van de Algemene Gegevensbank. De dienst Begroting en Controle vervult enkele kerntaken van de FOD. Het ondersteunt en adviseert de opmaak van de rijksbegroting en van de begrotingen van de rijksdiensten en stelt onder meer de desbetreffende omzendbrieven op. De wet- en regelgeving op de rijkscomptabiliteit geeft echter weinig informatie over de concrete procedure, die momenteel elk jaar het volgende verloop kent. 29 Tijdens de maand april stelt de minister van Begroting een omzendbrief op waarin uitgelegd wordt hoe de begroting opgemaakt moet worden (berekeningen, verantwoordingen). Vervolgens stelt elke minister in de maand mei samen met zijn administratie op basis van de richtlijnen in de omzendbrief een voorstel op voor de begroting van zijn departement. Die voorstellen worden voor advies voorgelegd aan de bevoegde Inspecteur van financiën, die een verslag opmaakt voor de minister van Begroting. In juni volgen de bilaterale vergaderingen, met discussie tussen de departementen en de minister van Begroting. Enkele maanden later worden er in september postbilaterale 23 Koninklijk besluit van 19 februari 1848 houdende vaststelling van de vorm van de begrotingen en hun verbanden met de in te dienen rekeningen (B.S., 07/03/1848, p. 581). 24 Verordening (EG) nr. 1466/97 van de Raad van 7 juli 1997 over versterking van het toezicht op begrotingssituaties en het toezicht op en de coördinatie van het economisch beleid ( 25 Wet van 5 september 2001 waarborging van een voortdurende vermindering van de overheidsschuld en tot oprichting van een Zilverfonds (B.S., 14/09/2008, p ). 26 Voor meer informatie, zie: MATTHIJS H., NAERT F. en VUCHELEN J., Handboek openbare financiën, Antwerpen, Intersentia, 1999, pp Samenwerkingsakkoord van 1 oktober 1991 ondertekend door de minister van Financiën en de minister van Begroting van de Belgische Staat, de Gemeenschappen, de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie en de Gewesten ( 28 Het secretariaat van het ICBF wordt verzorgd door de Studiedienst van de FOD Financiën. 29 Een omschrijving van de procedure bij de aanvang van de 20 ste eeuw is terug te vinden in: DUBOIS E., Étude sur le système belge du Budget de l État: exposé historique et critique, Brussel, Hayez, 1904, pp

22 FOD Budget en Beheerscontrole - Historisch en institutioneel kader vergaderingen op kabinetsniveau georganiseerd over de bilaterale knelpunten inzake primaire uitgaven. De ramingen van de fiscale ontvangsten, de interestlasten, de ontvangsten en uitgaven van de sociale zekerheid, enz. worden verzameld en geëvalueerd via de Macrobudgettaire dienst. Tijdens de maand oktober wordt de politieke discussie afgerond en worden de definitieve cijfers door de Ministerraad goedgekeurd tijdens het zogenaamde begrotingsconclaaf. Vervolgens moeten de documenten bij de Kamer van Volksvertegenwoordigers worden ingediend, uiterlijk op 31 oktober van het jaar dat het begrotingsjaar voorafgaat. Uiterlijk op 31 december voorafgaand aan het begrotingsjaar moet de begroting goedgekeurd zijn. 30 Een tweede belangrijke opdracht is de administratieve en begrotingscontrole, in het kader waarvan de dienst Begroting en Controle advies verleent aan de minister bevoegd voor begroting. Hoger is reeds gesignaleerd dat de desbetreffende procedures de voorbije decennia verschillende malen aangepast zijn en in de mate van het mogelijke versoepeld werden. Het koninklijk besluit van 16 november 1994 voerde de momenteel geldende procedure in: de minister voor Begroting moet zich akkoord verklaren met de voorontwerpen van wet, de ontwerpen van koninklijk besluit en ministerieel besluit, van omzendbrief of van beslissing waarvoor geen of onvoldoende kredieten bestaan of waardoor, rechtstreeks of onrechtstreeks, de ontvangsten kunnen worden beïnvloed of nieuwe uitgaven kunnen ontstaan. Het artikel 47 van de SWR (het vroegere artikel 6 van de wet van 20 juli 1921) bepaalt daarenboven dat elke bestuurshandeling tot oprichting van definitieve of tijdelijke ambten, ofwel tot herziening der reglementsbepalingen betreffende de jaarwedden of uitkeringen voor het personeel, door de minister bevoegd voor Begroting meeondertekend moet worden. Nauw daarbij aansluitend verleent de dienst ook advies over de aan de Ministerraad voorgelegde dossiers in uitvoering van de artikelen 40 en 44 van de wetten op de Rijkscomptabiliteit. Deze artikelen bepalen immers dat de voorstellen die ertoe strekken de controleur van de vastleggingen te machtigen om uitgaven boven het bedrag der toegestane kredieten te viseren of om van het Rekenhof een voorlopig visum te vorderen, door de minister bevoegd voor begroting aan de Ministerraad voorgelegd moeten worden. 31 Een derde belangrijke taak is het advies dat aan de Ministerraad uitgebracht wordt, meestal in de vorm van synthesenota s. Tot slot nemen medewerkers van de dienst deel aan de onderhandelingen over en de opvolging van beheerscontracten met de openbare instellingen van de sociale zekerheid met beheersautonomie, die in uitvoering van het koninklijk besluit van 3 april 1997 worden afgesloten. 32 De dienst groeit overigens meer en meer uit tot een overleg- en kenniscentrum voor de andere FOD s en POD s en heeft in dat kader het Forum B&B opgestart. Dit Forum besteedt niet alleen aandacht aan concrete kwesties, zoals de voorbereiding van de begrotingsrondes, maar ook aan meer algemene evoluties en nieuwe initiatieven. 33 De dienst Controle van de Vastleggingen groepeert de controleurs van de vastleggingen en kent een lange geschiedenis. De eerdere aangehaalde wetten van 20 juli 1921 en 10 juni 1922 bepaalden dat er ambtenaren aangesteld werden als rekenplichtigen voor de vastlegging van de kredieten binnen de begrotingskredieten én dat deze ambtenaren ook de contracten en overeenkomsten voor werken, leveringen en transporten dienden te viseren. Bovendien stipuleerden deze wetten dat elke beslissing tot instelling van nieuwe betrekkingen en tot herziening van wedden en uitkeringen mee door de minister van Financiën ondertekend moesten worden. 34 Het koninklijk besluit van 16 december 1927 breidde dit laatste uit tot 30 Voorbereiding van de begroting ( 31 Gelet op de budgettaire impact en de plaats binnen het begrotingsproces, worden deze dossiers traditioneel beschouwd als dossiers Begroting. Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole. Activiteitenverslag 2006, Brussel, FOD Budget en Beheerscontrole, 2007, p. 21, voetnoot Koninklijk besluit van 3 april 1997 houdende maatregelen met het oog op de responsabilisering van de openbare instellingen van sociale zekerheid, met toepassing van artikel 47 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels (B.S., 30/04/1997, p ). 33 Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole. Activiteitenverslag 2006, Brussel, FOD Budget en Beheerscontrole, 2007, p Wet van 20 juli 1921 tot instelling van de boekhouding der betaalbare gestelde kredieten (B.S., 05/09/1921, p. 7270) en wet van 10 juni 1922 tot wijziging van de wet van 20 juli 1921 (B.S., 05/10/1922, p. 6961). 23

23 FOD Budget en Beheerscontrole - Historisch en institutioneel kader vroegtijdige of buiten het organiek kader verleende weddenverhogingen. 35 De koninklijke besluiten van 3 september 1921 en 2 september 1922 werkten de procedures verder uit. 36 Het besluit van de regent van 27 juli en het koninklijk besluit van 7 mei pasten de regels na de Tweede Wereldoorlog aan. Voor meer fundamentele aanpassingen is het echter wachten op de wet van 28 juni 1963, die de rekenplichtige der vastgelegde uitgaven omdoopt tot de controleur der vastleggingen, hun bevoegdheden uitbreidt tot alle kredieten en bevestigt dat deze ook belast zijn met het viseren van de ordonnanceringen. 39 Het koninklijk besluit van 31 mei 1966 en het ministerieel besluit van 8 juli 1966 zullen in navolging daarvan nieuwe procedures voor de controle op de vastlegging van de uitgaven doorvoeren. 40 De controleurs zijn in praktijk doorgaans geaffecteerd bij de verschillende federale overheidsdiensten en dienen er over te waken dat kredietoverschrijdingen vermeden worden en uitgaven correct aangerekend worden: zij oordelen dus in tegenstelling tot de Inspectie van Financiën niet over het nut van de uitgaven in kwestie. Concreet wordt een uitgavendossier door het betrokken departement aan een controleur voorgelegd. Deze verleent dan via een vastleggingsbulletin zijn visum, bezorgt het dossier dan terug aan het departement en bewaart zelf enkel het vastleggingsbulletin (een andere mogelijkheid is dat er een opmerking geformuleerd wordt). Nadien wordt via de ordonnancering ook gecontroleerd of het bevel tot betaling correct is en met de vastlegging overeenstemt (ook in dit geval kan er een opmerking geformuleerd worden). De gegevens met betrekking tot de vastleggingen worden door de verschillende controleurs in een centraal register ingevoerd en vervolgens vergeleken en afgetoetst met de gegevens van Administratie der Thesaurie van de FOD Financiën (die belast is met de centralisatie en de boekhoudkundige verwerking van de ontvangsten en de uitgaven van de federale Staat). Voor de departementen die reeds de FEDCOM-logica volgen, geldt de volgende procedure. Concreet wordt een uitgavendossier door het betrokken departement aan een controleur voorgelegd. Deze verleent dan zijn visum rechtstreeks in de FEDCOM-toepassing, bezorgt het dossier dan terug aan het departement en bewaart zelf enkel het ontwerp van de bestelbon (een andere mogelijkheid is dat er een opmerking geformuleerd wordt). Nadien wordt via de vereffening ook gecontroleerd of het bevel tot betaling correct is en met de vastlegging overeenstemt (ook in dit geval kan er een opmerking geformuleerd worden). De dienst Federal Accountant is een gloednieuwe entiteit die instaat voor de realisatie van het FEDCOM-project (FEDCOM is de samentrekking van "Federale Comptabiliteit" - "Comptabilité Fédéral") en in het verlengde daarvan de verantwoordelijkheid inzake de boekhouding van de federale overheid overneemt van de FOD Financiën. Het project werd in september 2007 gelanceerd om een nieuwe rijkscomptabiliteit in te voeren en een ondersteunend IT-platform te ontwikkelen. 41 Dankzij het project zal de federale Staat over een moderne drieledige boekhouding beschikken: een begrotingsboekhouding, om de uitvoering van de staatsbegroting op te volgen; een algemene boekhouding, die gedeeltelijk vergelijkbaar is met die van de private sector, om de evolutie van het patrimonium (balans) en de federale resultaten (resultatenrekening) op te volgen; een analytische boekhouding, voor analyse van de uitgaven per kostencentrum. Deze drie boekhoudingen zullen geautomatiseerd verlopen 35 Koninklijk besluit van 16 december 1927 houdende bezoldigingen der staatsagenten (B.S., 17/12/1927, p. 5593). 36 Koninklijk besluit van 3 september 1921 houdende verordening betreffende de boekhouding der betaalbaar gestelde kredieten (B.S., 05-06/09/1921, p. 7271) en koninklijk besluit van 2 september 1922 houdende wijziging van het reglement van de boekhouding der betaalbaar gestelde kredieten (B.S., 05/10/1922, p. 6962). 37 Besluit van de regent van 27 juli 1948 houdende innerlijke wederinrichting en reglement van de comptabiliteit der vastgelegde uitgaven (B.S., 21/08/1948, p. 6765). 38 Koninklijk besluit van 7 mei 1953 houdende innerlijke reorganisatie en reglement van de comptabiliteit der vastgelegde uitgaven (B.S., 24/05/1953, p. 3312) 39 Wet van 28 juni 1963 tot wijziging en aanvulling van de wetten op de Rijkscomptabiliteit (B.S., 31/07/1963, p. 7675). 40 Koninklijk besluit van 31 mei 1966 houdende regeling van de controle op de vastlegging van de uitgaven in de diensten van algemeen bestuur van de Staat (B.S., 02/08/1966, p. 7785) en ministerieel besluit van 8 juli 1966 houdende de interne regeling van de controle op de vastlegging van de uitgaven (B.S., 09/08/1966, p. 8034), later gewijzigd door het ministerieel besluit van 14 april 1967 (B.S., 06/05/1967, p. 4889). 41 FEDCOM in het kort ( 24