Evaluatie resultaten en verbeterpunten processen FAZ/PO&C naar aanleiding van Verbijzonderde Interne Controle 2013.

Transcriptie

1 AB--6b Evaluatie resultaten en verbeterpunten processen FAZ/PO&C naar aanleiding van Verbijzonderde Interne Controle 0. IC Inkoopboek GGD/GHOR e Facturen netjes en ordelijk opgeborgen. Enkele afwijkingen van betalingstermijnen. -Betalingstermijnen laten aansluiten op de termijnen van de RDOG -Keuze bepalen of betalen op vervaldatum wordt verkozen boven betalen op boekingsdatum. Dit kan onderdeel zijn van de herinrichting van het financieel pakket ingaande Parafenkaart op orde. -Paraaf manager staat voor juistheid factuur, levering en betaling. -Afwijkende regels voor facturen uitzendbureau (zie cred.proces) -géén -Correcties achteraf in AFAS ook muteren op het betreffende stuk. - -Continu. -Proces crediteuren aanpassen. Checklist IC daarop aanpassen. e Facturen netjes en ordelijk opgeborgen. -Meer controle op de betalingstermijnen van de facturen. -Zie boven. -Niet alle facturen waren volledig en juist gecodeerd. -Meer controle op volledige codering en ondertekening door geautoriseerde budgethouder. - Controle van codering, paraaf en beoordeling van de factuur beleggen bij bevoegd persoon om afhandeling te weigeren. Niet alle facturen voldoen aan de eisen van de belastingdienst. -Facturen incidenteel niet betaald voor het verstrijken van de gestelde termijn genoemd op de factuur. -Meer controle op eisen belastingdienst. -Afhandeling volgen en bespoedigen teneinde rentekosten/kredietbeperking te voorkomen. -IC coördinator informeert medewerkers inzake de geldende factuureisen en zal de controle van de belastingregels in de checklist opnemen. -Inkoopcoördinator inschakelen om afwijkende betalingstermijnen gelijk te schakelen aan de RDOG betalingstermijnen. Pagina van 0

2 AB--6b IC Verkoopboek GGD/GHOR e e Structurele facturen worden vaak niet geparafeerd en/of gecodeerd wegens voorgaande afspraken. -verouderd formulier (vrg 9) -Alle boekingen van enig jaar laten coderen en paraferen. -evt afspraken op het stuk vermelden. -Vraagstelling op formulier aanpassen -Continu -FAZ beheer legt het contractenregister aan het begin van het jaar voor aan de managers ter codering en parafering. (evt ism Fin Beleid.) Vraag 9 geeft een indruk van de volledigheid van stukken AC: Aandacht geven aan volledigheid gegevens w.o. parafen, stukken, codering etc. IC Memorialen GGD/GHOR e e belegstukken soms onduidelijk gecodeerd en voorzien van onjuiste parafen. -Idem -Memo M00 completeren. -Ontwikkel een proces voor het verwerken van memorialen waarin functiescheiding en tekenbevoegdheden zijn opgenomen. -Vraagstelling IC verbeteren. -Uitvoeren -Proces ontwikkelen waarbij coörd. boekhouding bepaald of een paraaf van de budgethouder noodzakelijk is, (Eerder besproken in FAZ overleg. IC op memorialen niet van belang is. Bij bespreking met managers wordt goedkeuring verkregen). IC Betalingsverkeer e 0-- Alles is goed bevonden, geen opmerkelijke bevindingen. - Nvt. e Alles is goed bevonden, geen opmerkelijke bevindingen -N.v.t. Pagina van 0

3 AB--6b IC (hoofd) Kas (Parmentierw. e stukken netjes opgeborgen. -Paraaf budgethouder ontbreekt soms. -Postzegels en VVV bonnen aangetroffen in de kluis. -wees scherper op de codering en accordering van de onderliggende stukken. Géén -Procedure rondom de kas 0 actualiseren met heldere codering en parafering. e Boekingsstukken niet altijd oplopend gearchiveerd. Verder géén bijzonderheden. -Boekstukken altijd oplopend sorteren, zorgt ervoor dat stukken makkelijker te herleiden zijn. -Uitvoeren Rittenadm. RAV (onderdeel subsidie en overige inkomsten) e Controle tarieven akkoord. -Volledigheid ritten akkoord. -Controle aansluiting met Afas akkoord -Herschrijf de procesbeschrijving met bijbehorende werkbeschrijving en bevoegdheden. -Zorg voor controleparafen van de invoer. -RAV procesbeschrijving ombouwen naar nieuwe format in 0 -Controles op de invoer vindt plaats. Er wordt een controleparaaf op de voorbladen gezet zoals nu in de checklist is opgenomen. e 0-- -Controle aansluitingen AMBU/AFAS na -9 lagen bij hoofd adm thuis wegens ziekte. -Zie bovengenoemde punten! -Gegevens opvragen en continu opbergen op afdeling. Pagina van 0

4 AB--6b IC inkoopboek RAV e Gegevens netjes opgeborgen voorzien van stempel, parafen, opmerkingen etc. -facturen gedeeltelijk te betalen op een G-rekening worden op crediteurennummers geboekt. -Maak een met heldere werkbeschrijving. -Houdt de parafenlijst actueel en volg deze. -Hanteer een budgethouderregeling waarin ook vervanging is geregeld. -nvt -RAV zorgt voor een heldere procesbeschrijving z.s.m. -RAV actualiseer parafenlijst z.s.m. -Bestaande RDOG regeling voorziet hierin. Geen e Géén nieuwe bevindingen -Géén nieuwe verbeterpunten. - -Zie boven. IC Verkoopboek RAV e Opdracht tot factureren niet altijd aanwezig -Parafen ontbreken soms -lijst te controleren stukken heeft geen volledige gegevens. -Procedures en werkinstructie opstellen en vaststellen. -Op alle documenten zorgen voor een paraaf van de budgethouder of een controleparaaf van het hoofd administratie. -Actualiseer de parafenlijst met name tbv het hoofd adm RAV -Controlelijst verbeteren. -Maak gebruik van bestaande van de RDOG. Uitvoeren z.s.m.! Uitvoeren z.s.m. Lijst steekproef voorzien van volledig te controleren gegevens om de controle te vergemakkelijken. e 0-- Géén aanvullende bevindingen -Zorg dat tarieven en normbedragen die worden gefactureerd beschikbaar zijn voor medewerkers en voor controle. -Mailopdracht tot factureren bijvoegen als belegstuk en paraaf. -Periodiek een lijst van handmatige facturen laten accorderen door hoofd adm. voor juistheid. -Tarievenlijst e.d. op centrale plek of afdeling bewaren. -Volledigheid van gegevens nastreven. -Controleparaaf voor juistheid, volledigheid en functiescheiding laten zetten en opnemen in proces.. Pagina van 0

5 AB--6b IC Memorialen RAV Niet alle memo s werden getekend. -Belegstukken niet altijd aanwezig. -Procedure en werkinstructie uitwerken en laten vaststellen. -Via parafenlijst regelen wie tekeningbevoegd is. -Memorialen voorzien van duidelijk belegstukken. - RAV procesbeschrijving ombouwen naar nieuwe format -Actualiseer de parafenlijst. -Volledigheidgegevens nastreven 0-- -Idem -Géén verbeterpunten. -geen. IC WKR- GGD/GHOR Er zijn 5 mutaties gecontroleerd waarbij er geen benoemwaardige bijzonderheden waren. -Periodieke zelfcontrole van de WKR codering uitvoeren en vastleggen of boekingsverslagen laten controleren inclusief WKR codering met controleparaaf. -Periodieke afstemming tussen uitvoerders en beleidmakers inzake WKR. Zelfcontrole periodiek inplannen door FAZ beheer. Overleg plannen IC WKR RAV Bij lidmaatschappen en arbo inconsistentie in de gebruikte codes. -Grootboekrekening activiteitencommissie wordt in AFAS niet voor de WKR verbijzonderd. - Er zijn in totaal 0 mutaties gecontroleerd waarbij er verder geen benoemwaardige bijzonderheden waren. - Consistentie coderingen bevorderen. - Grootboekrekening activiteitencommissie opnemen als te verbijzonderen voor de WKR. - Periodieke zelfcontrole van de WKR codering uitvoeren en vastleggen of boekingsverslagen inclusief WKR codering met controle paraaf. - Periodieke afstemming tussen uitvoerders en beleidmakers inzake WKR. Uitvoeren Gerealiseerd. Uitvoeren Overleg plannen. Pagina 5 van 0

6 AB--6b Naleving Europese aanbesteding -Rechtmatigheidstoets is uitgevoerd en conclusies getrokken. Géén verbeterpunten Géén. IC BTW afdracht. e Bij de controle werden een aantal coderingen aangepast. -Functiescheiding toepassen op boeken en aangifte verzorgen. Bij de boekingscontrole wordt gecontroleerd op de juistheid en volledigheid en de codering BTW. -Functiescheiding in toepassen. e 0-- -Checklist is niet gebruikt. -Bij het overhalen van gegevens naar excel kunnen afwijkingen ontstaan. Dit wordt de maand erop rechtgetrokken -De IC op BTW mutaties bij de RAV hierbij betrekken. -BTW aangifte genereren vanuit AFAS -Checklist altijd gebruiken bij de controle. Zonodig de checklist aanpassen op bruikbaarheid. -FAZ beheer onderzoekt z.s.m. de mogelijkheid om de aangifte vanuit de centrale boekhouding te genereren. RDOG breed!. Pagina 6 van 0

7 AB--6b IC personeelsdoss ier/sal.adm e e controle 0 Nw in dienst: enkele formele gegevens ontbreken. In dienst: enkele formele toekenningen en verklaringen van gedrag ontbreken. Uit dienst: Géén inleverlijst hulpmiddelen bekend, uitbetaling vakantieuren van een aantal medewerkers niet juist geaccordeerd. -in dienst: incidenteel is de salarisschaal niet terug te herleiden uit PD, samen met rekeningnummer en schaal/trede -uit dienst: Geen paraaf budgethouder bij uit te betalen restant aan verlofuren. En geen inleverlijst hulpmiddelen -Onderzoek in hoeverre het mogelijk is een formeel akkoord te krijgen op uit te betalen uren ipv een algemene mail. -Dmv een exitlijst inventariseren of de hulpmiddelen ( b.v.ipad/telefoon/pasjes/sleutels) zijn ingeleverd. -Dossier volledig maken ontbrekende formele stukken -onderzoek in hoeverre dit is terug te herleiden Nagaan of de hulpmiddelen zijn ingeleverd Formele gegevens aanvullen in de dossiers. -Ontslagformulier hierop aanpassen. -Checklist opstellen en opbergen in dossier.(bij medewerker uit dienst) Bovenstaande acties komen beide aan de orde in de actualisatie van het proces Uitstroom. Momenteel(mei 0) wordt dit proces gedigitaliseerd in Topdesk, waardoor borging en monitoring is ingebouwd en wordt geoptimaliseerd. Uitvoeren. Digitaliseren van uit dienst proces in topdesk (mei 0) Gegevens completeren en checklist opstellen (zie boven) Pagina 7 van 0

8 AB--6b reisdeclaraties e e controle 0 Ca 8% van de gecontroleerde gegevens bevat afwijkingen. -dubbele declaraties -afwijken opgegeven aantal met ANWB gegevens -Niet juist hanteren vastgesteld vergoedingen per km. -onvoldoende controle door managers bij accorderen. Ca % van de gecontroleerde gegevens bevat afwijkingen -onvoldoende controle door managers bij accorderen. -medewerkers instrueren en wijzen op de reiskostenregeling en de interpretatie daarvan. -managers wijzen op de verantwoordelijkheid. -P&O adviseurs checken ook lijst met declaraties twee keer per jaar en nemen onvolkomenheden/onjuistheden op met de betreffende manager -Duidelijkheid creëren naar managers en wijzen op belang van reiskosten matrix overzicht met 0,8 declaraties wordt aan P&O adviseurs doorgestuurd, die nemen het op met de betreffende managers. De uitkomsten komen terug in het PA overleg van PO&C. -Managers informeren en wijzen op de bestaande regelingen. Twee keer per jaar wordt een uitdraai uit de salarisadministratie verspreid onder de P&O adviseurs, deze controleren en bespreken het met het management Uitvoeren Fietsregeling e 0-8 e controle 0 - Getekend contract is niet aanwezig in PD, -Paraaf van FAZ voor betaling ontbreekt - kopie van aanschafbewijs ipv origineel -Document niet aanwezig in PD. - kopie van aanschafbewijs ipv origneel -alsnog vragen om originele exemplaren. Voortgang bewaken als contract niet getekend terugkomt van medewerker Vraagstelling voor volgende controle eenduidiger maken - vragen om originele exemplaren. Checklist voor controle aanpassen (gereed januari 0) Medewerkers bevragen (gereed april 0 door personeelsbeheer) Procedure aanscherpen mtb parafering FAZ Medewerkers bevragen. Check op aanwezigheid documenten Pagina 8 van 0

9 AB--6b Uitvoering Overwerk/ORT e controle 0 declaraties zijn conform regeling overwerkvergoeding van artikel :: van AVR RDOG HM uitbetaald. Van een aantal declaraties niet duidelijk welke toeslag geldt. Timetel is in alle gevallen gecorrigeerd met uitbetaalde uren Declaratieformulier strengere controle op tijdspad uren, percentage toeslag. Digitalisering proces rondom declaratie overwerk ORT ( evt onderzoek Topdesk) eind 0 Uitvoering Bijzonder verlof controle bevindingen worden verzameld, beoordeeld en besproken Procedure voor aanvraag verlof digitaliseren en controle timetell verscherpen Controle Timetell regelmatiger doen en voor aanvraag verlof digitaliseren e controle 0 freelancers Idem is meer een controle uit te voeren door FAZ. Procedure aanvraag bijzonder verlof onder de aandacht brengen van management en medewerkers Controle timetel structureel inplannen. (afspraak april met personeelsbeheer: aan het einde van ieder kwartaal een controle doen voor MH en ZHN apart) Is onderdeel van het inkoopproces. Zie boven. Belangrijk om het proces van inhuur van medewerkers goed in beeld te krijgen zodat de facturatie rechtmatig gebeurt. gegevens Arts M&G Procedure gedurende 0 veranderd met betrekking tot controle subsidie arts M&G. keer per jaar controle op instroom en doorstroom (overzicht RGS) Terugkoppeling naar RGS ahv overzicht beter documenteren. En checken op het volgende overzicht of wijziging goed is verwerkt. Overzicht en reacties/opmerkingen daarop samen vastleggen voor verdere controle. Correspondentie aan RGS nav overzicht instroom en doorstroom digitaal vastleggen. Check op volgende overzicht of wijzigingen goed zijn doorgevoerd. Uitstroom Van alle medewerkers die vanaf mei 0 uit dienst zijn gegaan,(iig ) is gebleken dat bij slechts de checklist aanwezig was Controle moment inbouwen na uit diensttreding medewerker dat de checklist terug komt naar PO&C. Zo ook betere check op inleveren hulpmiddelen aan werknemer en pas daarna verwerking salarisadministratie Zie personeelsdossiers Digitaliseren van uit dienst proces in topdesk (mei 0) Pagina 9 van 0

10 AB--6b Analyse controle verwerking mutaties e controle en -8 e controle 0 -Mutatie uitbreiding uren was niet verwerkt in salarisadm. - Korting ziekte bij medewerker ontbrak - Mutaties maand te laat verwerkt - Controle lijst van de controle ontbrak over de maand juni -stukken ontbreken betreffende aanpassing reiskosten - ZHN géén bevindingen -MH verwerking fiets niet kunnen controleren door afwezigheid contract - aantal puur salaris technische mutaties niet te controleren. - onduidelijkheid over afspraak rondom wijziging adres, banknummer Controle van maandelijkse mutaties gestructureerd vastleggen dmv verslag iedere maand en deze opbergen in de map. Wijze van archiveren ook veranderen ZHN: verslag iedere maand met paraaf voor gezien/akkoord controleur. -check in MH dat fiets contracten sneller naar MH komen. - duidelijkheid creëren op welk moment de afrekening salaris bij uit dienst plaatsvindt. Nu nog te verwarrend. Het mutatieoverzicht dient overzichtelijker te worden geprint met duidelijk de betreffende maand erop In de map personeelsmutaties, iedere maand een tabblad doen en iedere maand een recapitulatieblad ervoor doen met paraaf van controleur. ( planning mei 0) Recapitulatieblad bij iedere maand (ZHN) correspondentie bewaren (indien van toepassing) Door verwerking in Topdesk (proces uitstroom) zal duidelijkheid ontstaan over moment van uitbetaling aan werknemers die uit dienst gaan. (mei 0) Altijd zorgen voor belegstuk waaruit het verzoek tot mutatie blijkt en geparafeerd of afkomstig van de betreffende medewerker. Pagina 0 van 0