ICT speelt grote rol Nu de rest van Nederland? Ramon van Huet, oogarts in het Radboudumc:

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "ICT speelt grote rol Nu de rest van Nederland? Ramon van Huet, oogarts in het Radboudumc:"

Transcriptie

1 Registratielust! De afdeling Oogheelkunde van het Radboudumc implementeert de nieuwe kwaliteitsregistratie voor staaroperaties. Die bestaat volledig uit gegevens die toch al in het epd vastgelegd worden als onderdeel van het zorgproces. Overtypen hoeft niet meer, de kwaliteitsdata worden rechtstreeks uit het epd opgehaald. Het kost wat, maar dan heb je ook wat: nul extra registratielast én een betere basis voor analyse, benchmarking en feedback. Hoe mooi zou het zijn als een kwaliteitsregistratie (zie kader) geen extra moeite kost en je ook nog eens betere data verzamelt en realtime beschikbaar hebt? Als je alle benodigde gegevens zó uit het epd kunt halen, zonder overtypen en bijbehorend risico op fouten? Dit ideale scenario werd kortgeleden werkelijkheid in het Radboudumc. Een bescheiden begin overigens: de gegevens van de eerste tientallen aan staar geopereerde patiënten zoefden rechtstreeks vanuit het epd naar DHD, de organisatie die deze data landelijk verzamelt en analyseert. Dit digitale ophalen van de kwaliteitsgegevens van deze eerste groep patiënten uit het epd was een belangrijke mijlpaal voor de projectgroep die hier al een poos naartoe werkt. Het Nederlands Oogheelkundig Gezelschap (NOG) vond het tijd voor een verbeterslag van alle oogheelkundige kwaliteitsregistraties. Er werd begonnen met de kwaliteitsregistratie Cataract. De afdeling Oogheelkunde van Radboudumc, met Epic als epd, wilde dit wel als pilotafdeling in de praktijk brengen. Daarnaast wordt een pilot uitgevoerd in het Alrijne Ziekenhuis, waar ChipSoft standaard content wordt gebruikt. Het Citrienfondsprogramma Registratie aan de bron bracht menskracht en veel kennis en ervaring in en krijgt er een mooi praktijkvoorbeeld van de grote winst van eenduidig en eenmalig registreren voor terug. Natuurlijk zitten er ook ICT-mensen uit het Radboud in de projectgroep, en een vertegenwoordiger van DHD als ontvangende partij. DHD staat voor Dutch Hospital Data, een door de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU) en de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) opgerichte stichting die zich richt op het verzamelen, beheren en analyseren van zorgdata. Cataract De behandeling van cataract ofwel staar is een relatief eenvoudig zorgtraject: verwijzing, preoperatief consult, operatie, postoperatief consult. De behandeling bestaat in principe altijd uit een operatie. Staaroperaties worden in Nederland in tientallen ziekenhuizen en zelfstandige behandelcentra uitgevoerd, in totaal gaat het om circa operaties per jaar. Een betere en efficiëntere kwaliteitsregistratie kan dus veel opleveren. Terug naar de opdracht. Makkelijk is het vernieuwen van een kwaliteitsregistratie in de praktijk natuurlijk niet, verre van. Het vraagt verandering van systemen, van processen en van gedrag op verschillende niveaus. Uitgangspunt is dat het zorgproces centraal staat. Dát moet bepalen welke kwaliteitsindicatoren van belang zijn. Welke stappen zitten er in het zorgproces? Welke gegevens worden daarbij sowieso vastgelegd en welke daarvan kun je hergebruiken voor de kwaliteitsregistratie? Bij het cataract-zorgtraject werd vooraf goed gekeken naar de set. Enkele items vielen af, eentje kwam er bij zodat een overzichtelijke set van 24 items overbleef. Die werden zo veel mogelijk in de vorm van zibs, zorginformatiebouwstenen, gegoten: landelijk afgesproken standaarden voor specifieke zorgconcepten. Die leggen een basis om dezelfde taal te spreken. Want als je het eens bent over wát er gemeten moet worden, is daarmee nog niet geregeld hóe je dat dan

2 vastlegt. Dan gaat het om exacte definities en afspraken. Noteer je de gezichtsscherpte in decimalen, zet je dan een punt of een komma tussen de cijfers? Als de gezichtsscherpte op meerdere momenten gemeten is, welke kies je dan voor de kwaliteitsregistratie? ICT speelt grote rol Duidelijk is dat dit project dan wel begint en eindigt met de kwaliteit van het zorgproces, maar dat het een grote ICT-component heeft. Allereerst moesten de 24 items allemaal in het epd in dit geval Epic worden ingebouwd voor zover dat nog niet het geval was. Ze moeten zowel functioneel als technisch aansluiten bij de standaarden, met name de zibs. Vervolgens moet de set daar makkelijk uit gehaald én verstuurd kunnen worden en niet alleen in Radboudumc, maar als algemeen bruikbare aanpak. Allemaal makkelijker gezegd dan gedaan. De projectgroep loste werkendeweg vele kleine en grotere problemen op en moest zich soms zelfs met frisse tegenzin neerleggen bij technische onmogelijkheden. Het versturen van de data gebeurt gestandaardiseerd met FHIR - spreek uit als fire, kort voor Fast Healthcare Interoperability Resources. DHD werkte als ontvangende partij volop mee om dit voor elkaar te krijgen. Nu de rest van Nederland? De gegevens van de eerste groepen patiënten van het Radboudumc zijn nu - uiteraard anoniem - langs de koninklijke weg verzonden naar DHD. De volgende stap is het retour sturen van de feedback langs diezelfde weg. Ook bij die stap zijn nog de nodige hobbels genomen. De projectgroep maakt een landelijk bruikbare handleiding op basis van haar ervaringen. Andere oogheelkundige afdelingen en klinieken in Nederland kunnen daarmee in hun eigen huis de kwaliteitsregistratie op dezelfde manier verbeteren. Een belangrijk punt daarbij is dat niet alle ziekenhuizen en klinieken hetzelfde epd-systeem gebruiken. Wat nu in Epic werkt, kan niet zomaar overgeplant worden naar concurrent ChipSoft. Voor dat andere veelgebruikte epd begint nu ook een pilot, ook weer met ondersteuning vanuit Registratie aan de bron. Landelijke implementatie is dus niet van vandaag op morgen geregeld. Hoe groot de potentiële winst voor een ziekenhuis of kliniek ook is, de omschakeling vergt behoorlijk wat tijd van zowel betrokken zorgverleners als ICT-ers en anderen. Het NOG zet in op stapsgewijze vooruitgang zodat alle oogartsen met het nieuwe systeem kunnen gaan werken en heeft DHD gevraagd om de ziekenhuizen die nog niet zo ver zijn, net als eerder, een online formulier aan te bieden dat dan helaas wel nog steeds met de hand moet worden ingeklopt of de mogelijkheid tot aanleveren als csv-bestand (csv staat voor comma separated values). Het geslaagde voorbeeld van Radboudumc is een belangrijke eerste stap. Het bewijst dat digitale uitwisseling rechtstreeks vanuit het epd mogelijk is. De kennis en ervaring die zowel de betrokken zorgverleners als de ICT-mensen van Radboud en DHD én de adviseurs van Registratie aan de bron daarbij hebben opgedaan, zullen zeker helpen om het bij volgende projecten makkelijker te maken. Ramon van Huet, oogarts in het Radboudumc: Wij werken hier in huis al relatief lang met Epic. Ik werk mee om de applicatie voor onze afdeling te finetunen. Dat proces is leuk én complex, want al die elementjes hebben toch invloed op de manier waarop je op de poli moet werken. Wat moet je waar invoeren? Wat kun je Epic automatisch laten doen? Dit project om te komen tot een uniforme kwaliteitsregistratie van het cataract-zorgproces vraagt nog weer meer. Dan gaat het er om dat je iets ontwikkelt dat algemeen bruikbaar is. Welke stappen

3 heb je precies nodig om dat voor elkaar te krijgen? Je moet het beperken tot de basis, dat wat iedereen sowieso registreert. Maar dat moet wel op een vergelijkbare manier gebeuren. Dan krijg je het hele verhaal van zibs, naamgeving en dergelijke. Gelukkig brachten de projectgroepleden van Registratie aan de bron en DHD daarover veel knowhow mee. Zo denk je als arts normaal totaal niet na over je werk, dan gaat het puur over de inhoud. Nu was de vraag: wat voor soort waarde geef je, tekst of numeriek? En kan die verderop in het proces dan weer juist verwerkt worden? Als je de visus invoert, doe je dat dan met een punt of met een kommaatje? Het uitgangspunt is het klinisch traject, maar je moet echt vanuit datamanagement bepalen hóe je het vormgeeft om de indicatoren van de kwaliteitsregistratie automatisch uit het epd te kunnen ophalen. Het grote voordeel als de kwaliteitsregistratie straks helemaal automatisch tevoorschijn komt, is dat je geen webformulier meer hoeft in te vullen. Dat scheelt een heleboel registratielast. Je speelt een werknemer vrij én je hebt geen risico meer op typefouten bij het overnemen. Om daar te komen was toch wel een grotere kluif dan ik eerst dacht. We hebben bestaande elementen aan moeten passen en nieuwe velden en checkmomenten ingebouwd. Bij sommige items hebben we instructiemeldingen ontwikkeld, ook dat verhoogt de kwaliteit van de ingevoerde data. Door dit project denk ik: zó maken we pas echt goed gebruik van het epd. Ziekenhuizen die nog niet zo lang bezig zijn met Epic of er nu mee beginnen, kunnen leren van onze ervaringen en gebruiken wat wij al ontwikkeld hebben. Zij kunnen het in één keer goed doen, dat scheelt zoveel moeite! Bovendien denk ik dat de manier waarop wij de kwaliteitsregistratie nu hebben ondergebracht in het operatieverslag ook bruikbaar is voor andere soorten OK s, natuurlijk toegesneden op dat specifieke zorgproces. Onze ervaringen worden meegenomen in een landelijke handleiding voor het verduurzamen van de kwaliteitsregistratie cataract, die zal daar zeker bij kunnen helpen. Corina Moerland, directeur Nederlands Oogheelkundig Gezelschap (NOG): Handmatig overtypen van patiëntgegevens vanuit het epd in de kwaliteitsregistraties is niet meer van deze tijd. Daarom koerst het NOG op het automatisch vullen van de oogheelkundige kwaliteitsregistraties vanuit het epd, om te beginnen die van cataract. Het NOG is de initiatiefnemer van dit belangrijke project en wil hiermee een basis creëren die bruikbaar is voor alle oogartsen in Nederland. De tijdwinst door het wegvallen van dubbele registratie is groot. De staaroperatie is met ongeveer operaties per jaar de meest uitgevoerde operatie in Nederland. We schatten dat over het geheel genomen de tijd van omgerekend twee fulltime werkende oogartsen bespaard kan worden plus ruim vier fte aan medewerkers die ondersteunen bij het invoeren van de registratie. Of dat ook werkelijk zo uitpakt, moeten we afwachten. Als de pilot in Radboudumc is afgerond, weten we meer. Verreweg de meeste oogartsen maken gebruik van ChipSoft of Epic, vandaar dat we gekozen hebben voor pilots met deze twee epd s. We zijn net gestart met een tweede pilot in Alrijne, een ziekenhuis waar ChipSoft standaard content wordt gebruikt. De geleerde lessen uit Radboudumc worden daarin meegenomen. In het algemeen delen we de kennis en ervaring die we met deze pilots opdoen met alle andere ziekenhuizen en oogheelkundige klinieken. De dataset, de handleiding die in voorbereiding is en overige ondersteunende documenten komen op de NOG-website, zodat de hele achterban daar haar voordeel mee kan doen. Yoen van der Linden, projectleider vanuit Registratie aan de bron: Wil je een duurzame kwaliteitsregistratie ontwikkelen, dan moet je het zorgproces centraal stellen. Natuurlijk moeten zorgprofessionals registreren volgens een standaard, maar die standaard mag niet

4 alleen bepaald worden door de techniek, daarbij moet het zorgproces leidend zijn. Ga dus uit van gegevens die klinisch relevant zijn en die je tóch al vastlegt en zorg dat die gegevens eenduidig en uniform geregistreerd worden We hebben het zorgproces cataract op hoofdlijnen uitgetekend en de informatie-elementen die klinisch relevant zijn, en dus altijd vastgelegd moeten worden, benoemd. Daar hebben we de dataset van de registratie naast gelegd. Er vielen een aantal gegevens af die het zorgproces niet dienen. De items die overbleven moesten we heel precies nalopen: wat wil je precies meten, welke definities hanteer je, hoe vul je het in? Gaandeweg hebben we dat allemaal aangescherpt en gestandaardiseerd zodat iedereen, mensen én computers, dezelfde taal spreekt. Liesbeth Langenhuysen, Manager Informatievoorziening in het Radboudumc: Je kunt als ziekenhuis wel een epd hebben geïmplementeerd, maar dat wil nog niet zeggen dat iedereen er goed gebruik van maakt. Als je zorgverleners om tafel hebt zitten om te overleggen hoe en waar ze registreren, hoor je steevast opmerkingen als O, vul jij dat daar in? en Hee, doen jullie dat zo? Eenmalig registreren draait niet alleen om het epd en de techniek, je uniformeert en harmoniseert ook het proces van vastleggen. Om dat boven tafel te krijgen, moeten zorgverleners bereid zijn om met hun collega s in gesprek te gaan. Zo n project als dit kan alleen slagen als een afdeling er aan toe is, wij kunnen dat als ICT niet pushen. Je krijgt het alleen van de grond met enthousiaste mensen van de afdeling zelf. In het Radboudumc loopt een groot programma dat mikt op eenmalig vastleggen voor meervoudig gebruik. De verduurzaming van de kwaliteitsregistratie cataract past daar helemaal in. DHD speelde in dit project een heel constructieve rol als schakel tussen het ziekenhuis en het NOG. Zij hebben snel en gedegen gezorgd dat we de kwaliteitsgegevens kunnen versturen via FHIR. We hebben nu een stuk of tien zorgpaden op deze manier aangepakt en het blijft héél erg moeilijk om alles te automatiseren. Elk zorgproces is anders en elke patiënt is anders; het is zo n ingewikkeld proces en je hebt heel veel partijen nodig. Het gaat langzaam, maar het is zeer waardevol. Rob Saathof, projectmanager bij DHD: Ziekenhuizen moeten per huis misschien wel vijftig verplichte kwaliteitsregistraties opleveren, aan de overheid, aan de wetenschappelijke verenigingen. Op dit moment heeft iedereen daarvoor z n eigen oplossingen en z n eigen leverancier. NFU en NVZ hebben DHD gevraagd een datahub in te richten om de vele aanleveringen van data te kunnen stroomlijnen. Wij zetten daar momenteel sterk op in. We kunnen de data bijvoorbeeld in een dashboard zetten zodat ze gebruikt kunnen worden om te sturen op kwaliteit, of we kunnen ze doorleveren aan een andere partij die ermee aan de slag gaat. Daarbij gaat het trouwens niet alleen om klinische uitkomsten, maar ook om patiëntervaringen. Bij de kwaliteitsregistratie cataract was gekozen om FHIR te gebruiken om de gegevens uit te wisselen tussen Radboud en DHD. We hebben afgesproken: OK, laten we proberen dat werkend te krijgen. De samenwerking in dit project vind ik heel positief. Iedereen wil hier een succes van maken en er is veel onderling vertrouwen. Het is nu gelukt om de gegevens van een eerste kleine groep patiënten automatisch op te halen. We hebben laten zien dat het werkt! Dat is een grote stap, maar voor ons komt er nog een hele klus achteraan: hebben we de data goed ontvangen, kunnen we ze goed verwerken, kunnen we de informatie eruit halen en terugleveren die oogartsen graag willen hebben om te benchmarken en hun zorg te verbeteren? Dat is minder makkelijk dan je zou denken. Voor een item als complicerende factoren bestaan bijvoorbeeld wel drie of vier verschillende

5 coderingssystemen. Wat daar is ingevuld, moeten wij kunnen herleiden en weer vertalen naar de hoofdcategorie waar het om gaat. Het projectteam verduurzaming kwaliteitsregistratie cataract Radboudumc. Vlnr: projectleider Yoen van der Linden (Registratie aan de bron), adviseur Christine van der Aa (Registratie aan de bron), Rob Saathof (projectmanager DHD), Bart Loman (functioneel beheerder Radboudumc), Ramon van Huet (oogarts Radboudumc) en Miranda Noordermeer (technisch oogheelkundig assistent Radboudumc).

6 Verduurzaming van kwaliteitsregistraties Een kwaliteitsregistratie is een instrument om de medische zorg te verbeteren. De wetenschappelijke verenigingen bepalen met elkaar wat goede zorg bij een bepaalde aandoening is, hoe je de kwaliteit van de zorg kunt meten en hoe je met behulp van die gegevens de kwaliteit kunt verhogen. Ze ontwikkelen daartoe onder meer richtlijnen, protocollen en meetinstrumenten: de kwaliteitsregistraties. Er bestaan tegen de tweehonderd landelijke kwaliteitsregistraties voor uiteenlopende zorgtrajecten and counting. De informatie wordt gebruikt om de kwaliteit van de zorg cyclisch te verhogen. Veel kwaliteitsregistraties zijn ontstaan toen er nog nauwelijks elektronische patiëntendossiers bestonden. Ze staan daardoor vaak geheel of gedeeltelijk los van de reguliere vastlegging van klinisch relevante gegevens die nodig zijn voor het zorgproces. Afhankelijk van het zorgtraject zijn ze eenvoudig of zeer uitgebreid, maar in veel gevallen vormen ze een verzwaring van de toch al hoge administratieve last. Het landelijk bijeenbrengen en analyseren van de data gebeurt door verschillende bedrijven die zich hier speciaal op toeleggen. Zij werken in opdracht van de eigenaren van de kwaliteitsregistraties veelal de wetenschappelijke verenigingen. Registratie aan de bron helpt vaker mee bij verduurzaming van kwaliteitsregistraties, want daarbij gaat het altijd om hergebruik van patiëntgegevens. Met het verduurzamen van een kwaliteitsregistratie slaan we meerdere vliegen in één klap. Minder registratielast voor de betrokken zorgverleners staat met stip op 1 als gewenst en verwacht resultaat. Dat vertaalt zich rechtstreeks in meer tijd voor andere relevante taken. Een tweede groot winstpunt is de hogere kwaliteit van de data (minder kans op fouten), die daarmee een zuiverder basis vormen voor de analyse en benchmarking. Simpel gezegd: betere input, rijkere en genuanceerdere analyse, meer kans op kwaliteitsverbetering. Alle reden om hier vol op in te zetten dus.

7 Cataract verduurzaming kwaliteitsregistratie Een project van Radboudumc, Nederlands Oogheelkundig Gezelschap, Citrienfondsprogramma Registratie aan de bron en Dutch Hospital Data (DHD) Voor Grotere set, deels verplicht, deels optioneel. Extra werk. Geen koppeling tussen registratie en epd. Een deel van de items wordt uitsluitend opgevraagd voor de kwaliteitsregistratie en wordt in de praktijk niet altijd geregistreerd. Geen eenheid van taal. Eenduidige definities van de aan te leveren data ontbreken. Groot risico op fouten en onduidelijkheid. Er is variatie in hoe items worden ingevoerd/gescoord. Sommige items bestaan uit vrije tekst. De gegevens worden overgetypt in een online formulier van de organisatie die de data verzamelt en analyseert. Opnieuw risico op fouten bij het overtypen. Lagere kwaliteit van analyse, benchmarking en feedback door verschillen in invoer per ziekenhuis/kliniek en groter foutenrisico bij het invoeren van de data. Data worden op willekeurige momenten aangeleverd. Geen realtime inzicht. Na Compactere set van 24 items, allemaal verplicht. Geen extra werk. Alle items zijn klinisch relevant en maken deel uit van de normale verplichte registratie ten behoeve van het zorgproces. Wel eenheid van taal. Eenduidige definities van de aan te leveren data. Gering risico op fouten en onduidelijkheid. Voor zover al beschikbaar bestaan de items uit zorginformatiebouwstenen: eenduidige afspraken over wat en hoe een item gemeten moet worden. De gegevens worden vanuit het epd rechtstreeks digitaal opgehaald/verstuurd door de organisatie die de data verzamelt en analyseert. Geen risico op fouten. Optimale kwaliteit van analyse, benchmarking en feedback op basis van eenduidig geregistreerde data van alle Nederlandse ziekenhuizen/klinieken. Frequente en regelmatige aanlevering van data. Meer realtime inzicht. Meer weten over dit project? Neem contact op met adviseur Lana Aziz via 28 mei 2020