Naam en voorletters. BSN-nummer. Straat en huisnummer. Postcode en woonplaats. Namens stichting/vereniging/onderneming

Transcriptie

1 Aanvraagformulier evenementen 1. Gegevens van de aanvrager/ organisator: Naam en voorletters BSN-nummer Straat en huisnummer Postcode en woonplaats Telefoonnummer voorbereiding: Telefoonnummer tijdens evenement: 06- Namens stichting/vereniging/onderneming Kvk-nummer (indien van toepassing) Adres stichting/vereniging/onderneming Internetsite 2. Naam evenement Omschrijving evenement Internetsite Informatievoorziening: bewoners en bedrijven in de buurt van de evenementlocatie zullen op de volgende wijze worden geïnformeerd over het evenement: per brief of (bijvoegen) mondeling anders, namelijk 3. Duur evenement datum begintijd eindtijd (zie toelichting) (indien er te weinig ruimte is verzoeken wij een bijlage bij te leveren.) Eventueel opbouw: datum: tijd: Eventueel afbreek: datum: tijd: Wat is het verwachte aantal bezoekers? 1

2 Organiseerde u of uw vereniging/instelling dit evenement al eens eerder Ja Zo ja, wanneer en waar? datum: - plaats: 4. Plaats evenement a. Waar wilt u het evenement houden? b. Wie is de eigenaar van het terrein? En is er bebouwing op het terrein? c. Is het terrein normaal openbaar toegankelijk? Ja Zo ja, blijft het terrein openbaar toegankelijk tijdens het evenement? d. Wat is de totale oppervlakte van het te gebruiken terrein.. m² (Situatieschets of routebeschrijving bijvoegen) 5. Plaatsen (feest)tent Vindt het evenement plaats in een (feest)tent? Ja, het evenement vindt geheel plaats in een (feest)tent gedeeltelijk plaats in een (feest)tent Er is sprake van een open tent (alleen dak, type partytent) gesloten tent ander gesloten bouwsel (Plattegrond van de tent met indeling tent en aanduiding van de vluchtwegen bijvoegen.) Indien u gebruik maakt van een gesloten tent gelden er in verband met de brandveiligheid een aantal veiligheidsvoorwaarden. De brandweer beoordeelt een aanvraag en het college geeft een aparte gebruiksvergunning af. Worden bij de tent één of meerdere toiletvoorzieningen geplaatst? Ja (aantal) Indien u deze laatste vraag met ja heeft beantwoord, dient u tevens aan te geven waar de afvoer op aangesloten wordt. De afvoer wordt aangesloten op (Lozing door middel van lozing op straatkolken, het schoonwaterriool of rechtstreeks op oppervlaktewater is niet toegestaan). 6. Veiligheid Maakt u gebruik van: Professionele security-guards, aantal, naam beveiligingsbedrijf: Sfeerbeheerders (ordedienst vanuit organisatie), aantal EHBO ers, aantal Baancommissarissen, aantal 2

3 7. Verkoop dranken en/of kleine etenswaren Wilt u zwak-alcoholische dranken schenken? Ja, binnen een horecagelegenheid waarvoor een drank- en horecavergunning geldt. Ja, buiten een horecagelegenheid, onder leiding van: Naam leidinggevende 1: geboortedatum en -plaats Naam leidinggevende 2: geboortedatum en plaats: Tijdstip(pen) en duur datum begintijd eindtijd 8. Geluid Wilt u tijdens het evenement één of meer muziekgroepen op laten treden? Ja naam muziekgroep(en) Tijdstip optreden(s): datum begintijd eindtijd Wilt u bij het evenement mechanische muziek (aard van muziek/programmering) ten gehore brengen? Ja, zo ja wanneer? datum begintijd eindtijd 9. Eventuele verkeersmaatregelen / parkeermaatregelen Is het nodig voor het te organiseren evenement verkeersmaatregelen te treffen (bijvoorbeeld het afsluiten van (een gedeelte van) de openbare weg)? Ja Zo ja, welke maatregelen en welke straat/ straten? Worden verkeersregelaars ingezet? Ja Zo ja welk soort: Professionele verkeersregelaars, aantal Parkeerbegeleiders, aantal Evenementenverkeersregelaars aangesteld voor één jaar, aantal 3

4 Evenementenverkeersregelaars die aangesteld moeten worden voor dit evenement, aantal Indien geen professionele verkeersregelaars bij deze aanvraag een groslijst met de namen, geboortedata en -plaatsen van de verkeersregelaars bijvoegen. Eenmalige verkeersregelaars moeten een opleiding van de politie volgen. Hierover wordt contact met u opgenomen. Kunt u aangeven waar bezoekers aan het door u te organiseren evenement kunnen parkeren?, niet van toepassing (alleen bezoekers/deelnemers uit de buurt, gering aantal bezoekers). Ja, parkeergelegenheid met voldoende beschikbare vrije plaatsen kan geboden worden op de volgende locatie(s): 10. Elektriciteit en water Wilt u gebruik maken van faciliteiten zoals wateraansluiting of elektriciteitsaansluiting? Zo ja wilt u aangeven welke faciliteiten en de locatie: 11. Overig De volgende activiteiten maken onderdeel uit van het evenement: afsteken van (professioneel) vuurwerk op (datum). van uur tot.uur open vuur (gebruik vuurkorven, acts met vuur) op (datum). van uur tot.uur overnachting(en) van deelnemers op (datum). van uur tot.uur N.v.t. 13. Evenementverzekering De organisator van het evenement is op de volgende wijze verzekerd tegen schade en/of ongevallen ten gevolge van het evenement: n.v.t. omdat: persoonlijke WA-verzekering, verzekeringsmaatschappij: aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering, afgesloten voor dit specifieke evenement, polisnummer: verzekeringsmaatschappij: 12. Opmerkingen en eventuele toelichting Naar waarheid ingevuld d.d. Handtekening aanvrager: Checklist toe te voegen bijlagen - kopie legitimatiebewijs aanvrager bijgevoegd - gedetailleerde plattegrond van de evenementlocatie bijgevoegd - veiligheidsplan n.v.t. bijgevoegd - programma n.v.t. bijgevoegd - legitimatiebewijs leidinggevende(n) alcoholverstrekking n.v.t. bijgevoegd - certificaten en/of tekeningen tijdelijke bouwwerken n.v.t. bijgevoegd - groslijst verkeersregelaars n.v.t. bijgevoegd 4

5 Toelichting Algemeen Wanneer u van plan bent iets te organiseren kan het zijn dat u daarvoor een vergunning nodig heeft. Voor activiteiten buitenshuis (op, aan, in en boven de openbare weg maar ook op eigen terrein) heeft u in het algemeen een vergunning nodig. Ook voor activiteiten binnenshuis kan het voorkomen dat u een vergunning nodig heeft. Vaak gaat het dan om activiteiten die normaal gesproken niet in betrokken ruimte plaatsvinden. De gemeentelijke medewerker Algemeen Plaatselijke Verordening (APV) kan u vertellen of u een vergunning nodig heeft. Bij de gemeentebalie en op de internetsite van de gemeente zijn aanvraagformulieren voor een evenementenvergunning verkrijgbaar. Een aanvraag voor een evenementenvergunning moet u minimaal 15 weken voor het tijdstip waarop het evenement plaatsvindt, indienen. 1. Gegevens van de aanvrager Wanneer de aanvrager namens een stichting, vereniging of onderneming een vergunning aanvraagt is het van belang dat de aanvrager gemachtigd is om namens de organisatie van het evenement deze aanvraag te doen. 2. Naam evenement Naam en omschrijving evenement duidelijk vermelden, zoals een feesttent, braderie, buurt/straatfeest, etc. 3. Duur evenement De cooling down periode wordt in het overleg tussen de gemeente, organisatoren en de politie voorafgaand aan het evenement vastgesteld, rekening houdend met het karakter van het evenement, het aantal bezoekers en de mogelijkheden van de politie. 4. Plaats evenement Aangeven waar, in een straat of op een plein, park, etc, het evenement plaatsvindt. De gemeente beslist (in overleg met de politie en brandweer) of het evenement kan plaatsvinden in de betreffende straat, of op het plein of in het park. Daarbij dient aangegeven te worden wie de eigenaar van het terrein is. Wanneer niet uzelf of de gemeente eigenaar is van het terrein, zal naast de vergunning van de gemeente nog toestemming van de eigenaar nodig zijn om de activiteit op die locatie te kunnen houden (u dient in dit geval zelf deze toestemming aan te vragen bij de eigenaar). De gemeenteambtenaar zal u wel naar deze toestemming vragen. De gemeente is zuinig op haar parken, pleinen en groenstroken en daarom kan slechts onder strikte voorwaarden gebruik gemaakt worden van een park, plein of groenstrook. De beplanting dient zoveel mogelijk te worden ontzien. Eventuele schade komt voor rekening van de organisatie. U dient ervoor zorg te dragen dat er voldoende afvalmanden geplaatst worden. U dient bezoekers door middel van borden te attenderen op het voorkomen van straatvervuiling en schade aan beplanting. Na afloop dient u ervoor zorg te dragen dat het terrein wordt opgeruimd en in oorspronkelijke staat wordt gebracht. 5. Plaatsen (feest)tent of ander besloten bouwsel Indien u ten behoeve van het evenement een feesttent of ander bouwsel wenst te plaatsen, dient u aan te geven om wat voor tent of ander bouwsel het gaat. Indien het een gesloten tent betreft geldt er in verband met de brandveiligheid een aantal veiligheidsvoorwaarden die strikt dienen te worden opgevolgd. Deze brandveiligheidsvoorschriften zijn verkrijgbaar bij de brandweer. In dit geval dient u een afschrift van de aanvraag met detailtekeningen van de tent bij de brandweer in te dienen. U dient uiterlijk 4 weken voor het plaatsvinden van het evenement contact op te nemen met de medewerker preventie van de brandweer voor het maken van afspraken over het evenement, de controle en de naleving. 6. Verkoop dranken en/of kleine etenswaren Voor het verstrekken van zwakalcoholhoudende drank buiten een horeca-inrichting is op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet een ontheffing van de burgemeester vereist. Hierbij wordt de eis gesteld dat de drankverstrekking van alcohol onder onmiddellijke leiding van een persoon geschiedt die voldoet aan artikel 8, lid 2 van de Drank- en Horecawet en een bewijsstuk heeft inzake sociale hygiëne. Deze persoon kan vermeld worden op het formulier. 5

6 8. Plaatsen wervingsborden/ reclameborden Voor het promoten van evenementen en activiteiten kunt u gebruik maken van vaste reclameborden en reclamezuilen in de gemeente. m hiervoor contact op met Event Support Holland. Voor lokale verenigingen, instellingen, circussen en stuntshows zijn elke maand 20 driehoeksreclameborden gratis beschikbaar voor de promotie van hun evenement/activiteit. Als er meer dan 20 aanvragers zijn, dan wordt dit aantal onder de aanvragers verdeeld. In het voorjaar van 2012 komen er 3 vrije plakzuilen beschikbaar waar iedereen vrij op mag plakken. Deze zuilen periodiek worden gereinigd Om gebruik te maken van de vaste reclameborden-/zuilen neemt u contact op met: Event Support Holland Bas van der Putten Pompmolenlaan 31 Postbus AE Woerden Tel Fax bas@eventsupportholland.nl Internet: 9. Verkeersmaatregelen / parkeermaatregelen Bij het, gedeeltelijk, afsluiten van de openbare weg dient u er rekening mee te houden dat de hulpverleningsdiensten te allen tijde vrije doorgang dienen te hebben. Voor wat betreft de parkeersituatie dient u ervoor te zorgen dat er voldoende parkeergelegenheid voor bezoekers is. Bij de parkeergelegenheid dienen verkeersregelaars aanwezig te zijn om het parkeren in goede banen te leiden en toezicht te houden. Het is tevens de verantwoordelijkheid van de vergunninghouder ervoor te zorgen dat er voldoende bewegwijzering is aangebracht naar het parkeerterrein. Omwonenden mogen gedurende de evenementen geen overlast ondervinden van geparkeerde auto's van bezoekers. Bij grote evenementen moet naast deze aanvraag een draaiboek met verkeersplan bij de gemeente worden ingediend. Daarin dient u in elk geval aan te geven hoe de hele verkeersafwikkeling geregeld is. De gemeente beschikt over een lijst met vrijwillige verkeersregelaars die ingezet kunnen worden bij evenementen en verkeersregelaarshesjes en fluitjes. m hierover contact op met Lennard Robbemond via nummer (015) Elektriciteit en water Voor het gebruik van water en stroom dient u vooraf contact op te nemen met de afdeling Wijkbeheer van de gemeente Pijnacker-Nootdorp, telefoonnummer De kosten voor het gebruik van water en stroom komen geheel voor rekening van vergunninghouder. Gebruik van water en of stroom is alleen mogelijk indien gevraagde voorzieningen aanwezig zijn op de locatie waar het evenement wordt gehouden. 11. Overig Ballonnenwedstrijd Bij evenementen worden soms ook ballonnen opgelaten. Daarvoor kan in de meeste gevallen worden volstaan met een melding aan de Luchtverkeersleiding van Airport Rotterdam. Het aantal ballonnen mag in zo n geval het aantal van niet overschrijden. De melding kunt u telefonisch doen en wel 30 minuten voorafgaande aan het moment waarop de ballonnen worden losgelaten via telefoonnummer Voorts worden aan het oplaten van ballonnen de volgende voorwaarden gesteld: - De ballonnen mogen geen metalen delen bevatten; 6

7 - De ballonnen mogen niet aan elkaar worden gebonden (alleen losse ballonnen, geen trossen); - De ballonnen mogen niet gevuld worden met brandbare of bedwelmende gassen. - Gasflessen dienen veilig te worden opgesteld, moeten tegen omvallen worden beveiligd en moeten in een geventileerde ruimte staan. - Afhankelijk van de windrichting op het moment van de telefonische melding kan de Luchtverkeersleiding besluiten dat het oplaten van ballonnen geen doorgang kan vinden. Vuurwerk Voor het afsteken van professioneel vuurwerk dient u tevens een vergunningsaanvraag te doen bij de provincie Zuid-Holland, directie Groen, Water en Milieu, afdeling vergunningen, Postbus 90602, 2509 LP Den Haag. Pas wanneer deze ontheffing van de provincie Zuid-Holland bij de gemeente binnen is, kan de gemeente vergunning verlenen. Dranghekken Benodigde materialen (hekken, borden ed.) kunnen in principe bij de gemeente worden geleend. Het plaatsen van borden en hekken is echter een verantwoordelijkheid van de vergunninghouder. Kosten Voor de afhandeling van een vergunningsaanvraag zijn leges verschuldigd. Het bedrag aan leges hangt af van het type vergunningsaanvraag. Er zijn ook andere kosten die de gemeente in rekening kan brengen. Dit hangt af van de gebruikte faciliteiten. Zo kunnen hekken, vlaggen, en vlaggenmasten gehuurd worden. Bij grote evenementen kan een waarborgsom worden gevraagd, die bedoeld is voor dekking van de schade die mogelijk kan zijn ontstaan aan groen of straten. Deze kosten hangen af van de aard van het evenement. Aan de hand van de vastgestelde tarieven voor leges en via het aanvraagformulier verzamelde gegevens voor het gebruik van faciliteiten wordt een factuur opgesteld. 7