Deel VI Financieel beheer en Importeren in Unit4 Multivers XtraLarge (XL) versie

Transcriptie

1 Deel VI Financieel beheer en Importeren in Unit4 Multivers XtraLarge (XL) versie

2 Unit4 Business Software Benelux B.V. Telefoon Papendorpseweg 100 Supportlijn Postbus 5005 Self Service JA Utrecht Internet C-Logic NV Telefoon +32 (0) a Unit4 Company Telefax +32 (0) Rijselstraat 247 Supportlijn +32 (0) Brugge Supportfax +32 (0) Info@unit4.be support support.kmo@unit4.com Internet Copyright 2016 Unit4 Business Software Benelux B.V., Utrecht, Nederland Fluent is a trademark of Microsoft Corporation and the Fluent user interface is licensed from Microsoft Corporation Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. De Microsoft Office 2007 Fluent gebruikersinterface wordt beschermd door U.S.- en internationale wetten voor intellectueel eigendom en is door Unit4 in licentie genomen van Microsoft.

3 Inhoud 1 Het financiële proces Het controleren van de administratie Koppeling rubriekcodes met Unit4 Audition Werken met boekjaren Aanmaken nieuw boekjaar/periode-indeling Overnemen boekjaargegevens Afsluiten van dagen en periodes Dagafsluiting Periode-afsluiting Boekjaar afsluiten Werken met de jaarwisseltabel Definitief afgesloten boekjaren heropenen Verwijderen boekjaar Verwijderen dossiers Verwijderen inkooporders Verwijderen urenmutaties Overzichten en Informatieprogramma's Het afdrukken van overzichten en formulieren Afdrukken naar het PDF-formaat Info grootboek Info Rekeningkaartjes Info journaalposten Info Balans Info afschriften Info Opdrachten Info gefactureerde opdrachten Info artikelen Info Voorraad en prijzen Info kostenplaatsen Info dossiers Info rubricering Info subadministraties Info debiteuren Info crediteuren Info personen Info vaste activa Informatie opvragen over offertes (Overzicht) Info Abonnementen Het importeren van gegevens in het pakket Werken met Import Financieel I Importeerwizard Importdefinitie Importtabellen Importeren: Foutmeldingen Werken met 'Import financieel II' Importeren met Import Financieel II Importeren in batch-mode... 68

4 1 Het financiële proces De wijze waarop het invoeren van financiële gegevens in Unit4 Multivers XL verloopt is in hoge mate flexibel. Veel van wat mogelijk is in de administratie en de wijze waarop dit gebeurt hangt af van de inrichting van het pakket en de gebruikte modules. Zo is het mogelijk om een administratie te voeren zonder btw, kan afgezien worden van het gebruik van debiteuren en/of crediteuren en kunt u verschillende methodes voor uw financiële verslaggeving gebruiken. De inrichting van het pakket is van essentieel belang voor het werken en voor het gebruiksgemak. Een van de eerste keuzes die u kunt maken, is tijdens het aanmaken van een nieuwe administratie. Hier kunt u kiezen voor het Demonstratiebedrijf, waarin al een groot aantal gegevens zijn ingevoerd en ook al voorbeeldboekingen zijn aangemaakt. U kunt ook kiezen voor een Modelbedrijf waarin de stamgegevens zijn ingevuld. U kunt daarbij gebruikmaken van het meegeleverde modelbedrijf maar u kunt ook een door uzelf ingerichte administratie als modelbedrijf opslaan en als sjabloon voor uw andere administraties gebruiken. Ten slotte kunt u een Leeg bedrijf aanmaken waarin u alle stamgegevens nog moet invoeren. De meeste stamgegevens voert u in voordat u met de dagelijkse boekingen gaat starten. Andere gegevens zult u in de loop van de tijd willen wijzigen of toevoegen. Wanneer u bijvoorbeeld een buitenlandse debiteur of crediteur krijgt in een land waarmee u tot dan toe geen contacten had, zult u het land en de valuta van uw debiteur of crediteur moeten toevoegen aan uw administratie. Ook zult u in de loop van de tijd nieuwe artikelen, dagboeken en grootboekrekeningen willen aanmaken. In het onderstaande schema ziet u welke stamgegevens u vooraf en/of tijdens het voeren van uw administratie zult aanmaken of wijzigen. Het schema gaat uitsluitend van de financiële stamgegevens uit. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 1 van 69

5 Bij het voeren van een administratie in Unit4 Multivers XL kunnen de volgende drie processen onderscheiden worden: Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 2 van 69

6 1. Het beheersen van het proces binnen de financiële administratie 2. Het controleren en de afronding van dit proces 3. Het rapporteren van de uitkomsten uit dit proces Alle taakgebieden hebben direct te maken met het proces binnen de financiële administratie. Dit proces ziet er binnen Unit4 Multivers XL uit zoals hieronder weergegeven. Het inrichten van Unit4 Multivers XL is hét middel is om het administratieve proces te beheersen en controleren. Tevens zorgt u met een goede inrichting van het pakket voor de juiste rapportage met behulp van Unit4 Multivers XL. 1.1 Het controleren van de administratie Bij het invoeren van de stamgegevens van de administratie legt u veel zaken vast die bepalen hoe u uw financiële administratie zult gaan gebruiken. Een deel van de stamgegevens zult u periodiek willen wijzigen, net zoals uw bedrijf steeds weer verandert. U kunt bijvoorbeeld nieuwe vrije velden en tabellen invoegen, voor een volgend boekjaar de periodeindeling wijzigen en bankgegevens kunnen veranderen. U kunt nieuwe dagboeken, grootboekrekeningen, kostenplaatsen en dossiers aanmaken enzovoort. Ook de Grootboekrubricering en de Kengetallen liggen niet voor altijd vast. Na het invoeren van de stamgegevens kunt u met uw dagelijkse boekingen aan de slag. Hiermee wordt een volgende stap gezet in de beheersing van het Financiële beheer: Tijdens het voeren van de administratie zult u voor de beheersing van het proces een aantal controles willen uitvoeren: Hiervoor zijn in Unit4 Multivers XL de volgende mogelijkheden beschikbaar: 1. Het beheersen van het proces binnen de financiële administratie 2. Het controleren en de afronding van dit proces 3. Het rapporteren van de uitkomsten uit dit proces Het controleren en beheersen van het proces tijden het invoeren van de financiële mutaties: Tijdens het boeken kent Unit4 Multivers XL, naast de vele hulpmiddelen als 'intelligent boeken', een groot aantal controles die ervoor zorgen dat fouten of niet-toegestane bewerkingen worden gesignaleerd of geblokkeerd. Denk hierbij aan de mogelijkheid van saldicontroles voor de Kas- en Bankboeken of de inrichting van uw boekingsprogramma's bij het vastleggen van de gebruikersinstellingen (menu: 'Extra Gebruikersparameters'). Ook het boeken in de juiste periode wordt door Unit4 Multivers XL gecontroleerd. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 3 van 69

7 U kunt ook gebruikmaken van de 'bewakingsfunctie' van de Management-assistent. De Managementassistent signaleert de door u gevraagde gebeurtenissen in de administratie, zoals het overschrijden van de kredietlimiet van een debiteur of het overschrijden van een door u opgesteld budget op een grootboekrekening. Het controleren en afronden van het proces Dit bestaat de controle van de administratie met behulp van de functie 'Controleren administratie' om onder andere het evenwicht in de grootboektransacties en -totalen en de saldi van de dagboeken te controleren. Maar ook de vele overzichten van Unit4 Multivers XL zijn hiervoor beschikbaar. De afronding van het proces bestaat uit het afsluiten van dagen, periodes of boekjaren. Het rapporteren van de financiële administratie Unit4 Multivers XL heeft een groot aantal standaardrapporten beschikbaar waarmee u al uw overzichten kunt genereren. U kunt ook eigen overzichten maken met behulp van de koppeling aan onder andere Microsoft Office. Hier zijn de volgende controle- en rapportagemogelijkheden voor de beheersing van het financiële proces opgenomen: 1. Afsluiten van dagen en periodes 2. De jaarafsluiting en Inbrengen beginbalans 1.2 Koppeling rubriekcodes met Unit4 Audition Hiermee kunt u op een snelle en gemakkelijke manier de cijfers vanuit Unit4 Multivers XL importeren in het rapport van Unit4 Audition. Hiervoor is in Unit4 Audition de functie Accounting DRL ontwikkeld. Het principe is dat alle basisgegevens (zoals grootboekrekening, de bijbehorende rubriekcode en rekeningomschrijving van Unit4 Audition en journaalposten) in Unit4 Multivers XL worden ingevoerd. Deze worden vervolgens automatisch in het rapport van Unit4 Audition verwerkt. Er hoeven dus geen extra handelingen in Unit4 Audition verricht te worden. U moet hiervoor wel werken met versie 7.1 of hoger van Unit4 Audition en werken met tekstconsistentie. Daarnaast moet u beschikken over de licentie DRL. Hierbij kunt u kiezen tussen een licentie DRL waarmee alleen DRL-rapporten gemaakt kunnen worden of een licentie DRL waarmee u naast de DRL-rapporten ook de standaardrapporten van Unit4 Audition kunt maken. Om de rubriekcodes te koppelen aan de grootboekrekeningen voert u de volgende stappen uit: 1. importeer het bestand met de rubriekcodes; activeer de koppeling; 2. koppel de rubriekcodes aan de grootboekrekeningen; 3. richt de administraties opnieuw in. Stap 1: importeer het rubriekcodebestand Het bestand met de rubriekcodes wordt meegeleverd op de cd van Unit4 Multivers XL. Om dit bestand in te lezen selecteert u de menukeuze "Beheer Import Importeren rubriekcode Audition" (de eventueel openstaande administratie wordt automatisch gesloten en na de import weer geopend). Selecteer met vervolgens op het bestand "Codetabel Audition tbv Multivers.CSV" in de map 'Audition'. Klik. Nu verschijnt een scherm met de overzichtsinformatie. Klik op om het inlezen te starten. Als het bestand is ingelezen, dan verschijnt een melding. Stap 2: Activeer de koppeling Nadat het bestand is ingelezen, activeert u in de administratie de koppeling. Selecteer hiervoor in de administratie 'Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 4 van 69

8 Selecteer in de map 'Audition' de optie Rubriekcode Audition. In de map "Schema" selecteert u het rubriekschema waaraan de Auditioncodes gekoppeld moeten worden. Dit moet een leeg schema zijn. Standaard is hier schema 3 geselecteerd. Stap 3: Koppel de rubriekcodes aan de grootboekrekeningen Koppel vervolgens in de administratie in het schema, dat u in de bedrijfsparameters hebt geselecteerd (stap 2), de rubriekcodes aan de grootboekrekeningen ('Onderhoud Grootboekrubricering'). Afhankelijk van het aantal rekeningen kan het enige tijd duren voordat de gegevens getoond worden. U sleept vervolgens de niet-gekoppelde grootboekrekening naar de betreffende rubriek. Voegt u een rubriek toe, dan verschijnt het volgende venster: Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 5 van 69

9 Selecteert u hier de optie Koppelniveau voor grootboekrekeningen en u hebt gekozen voor het schema dat u in de bedrijfsparameters hebt geselecteerd (stap 2), dan wordt het veld Rubriek vervangen door het veld Auditionrubriek. U selecteert hier de rubriekcode van Audition die aan de grootboekrekening gekoppeld moet worden. Voor activa- en passivarekeningen zijn alleen coderingen die beginnen met een 'b' of 'xresult' toegestaan. Aan opbrengsten- en kostenrekeningen mogen alleen coderingen die beginnen met een 'r' gekoppeld worden. Als u een correcte codering selecteert, dan wordt de omschrijving automatisch gevuld met de Auditionomschrijving; deze omschrijving kunt u wijzigen. U kunt de rubriekcodes ook koppelen in 'Onderhoud Rekeningschema', tabblad 'Verbijzondering. De rubriekcode selecteert u in het schema dat u hebt geselecteerd in stap 2. In het veld Omschrijving van de Auditionrubriekcode wordt de omschrijving getoond zoals die in het rapport van Unit4 Audition afgedrukt wordt; u kunt dit wijzigen. Als u het programma verlaat terwijl nog niet alle grootboekrekeningen aan een rubriekcode gekoppeld zijn, dan wordt u hierop geattendeerd door een melding. Om ervoor te zorgen dat de omschrijving in het rapport van Unit4 Audition netjes afgedrukt wordt, moet u bij lange Audition-omschrijvingen de omschrijving afbreken met een koppelteken en een spatie tussen de woorddelen. Afdrukken rekeningschema In de wizard van het afdrukken van het rekeningschema ('Onderhoud Rekeningschema') is de optie 'Inclusief rubriekcodes Audition toegevoegd': Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 6 van 69

10 Selecteert u deze optie, dan wordt bij de grootboekrekening de bijbehorende rubriekcode afgedrukt. Is er bij een grootboekrekening een onjuiste of geen rubriekcode gebruikt, dan wordt dit ook aangegeven. Stap 4: Herinrichten administratie(s) Hierbij kunt u kiezen uit: Inrichten/herinrichten van één administratie; het (her)inrichten van meerdere administraties. In beide wizards voor het inrichten van administraties moet u bij het overschrijven de optie 'Rubricering' selecteren om het schema voor de Auditionrubricering toe te voegen in de cliëntadministraties. Tevens moet u in het veld 'Rekeningschema' "J" of "A" selecteren. Verder is in de wizards de optie 'Parameters koppeling Unit4 Audition' beschikbaar. Als u deze optie selecteert, dan worden de bedrijfsparameters 'Rubriekcode Audition' en 'Schema' overgenomen. Voor administraties waarbij de bedrijfsparameter 'Rubriekcode Audition' al geselecteerd is, worden de bedrijfsparameters 'Rubriekcode Audition' en 'Schema' niet overgenomen. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 7 van 69

11 2 Werken met boekjaren Zoals elke administratie werkt ook Unit4 Multivers XL met boekjaren. Een boekjaar hoeft niet gelijk te lopen met het kalenderjaar. Ook gebroken boekjaren kunnen worden gebruikt. U maakt een boekjaar aan. Het boekjaar is het financiële jaar waarover u verantwoording schuldig bent aan de fiscus. U kunt een aantal gegevens voor het boekjaar vastleggen, waaronder het aantal periodes dat u wilt aanhouden. Bij de inrichting van uw administratie geeft u in 'Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Afsluitingen' aan of u werkt met een verplichte dag- en/of periode-afsluiting. Bij het aanmaken van een nieuwe model- of lege administratie meldt het programma allereerst dat u de periode-indeling van deze administratie moet opgeven. Bij een modeladministratie verschijnt de vraag alleen wanneer u bij het aanmaken van de administratie een boekjaar of periode-indeling is opgegeven, die afwijkt van het model. Bij het aanmaken van het eerste boekjaar in een administratie, worden nu de Btw-vakken aangemaakt op basis van de percentages die u in Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsgegevens, tabblad BTW/Intrastat hebt ingevoerd (wanneer u gekozen hebt voor een modeladministratie gebeurt dit automatisch). De stappen die u volgt bij het werken met een boekjaar zijn als volgt: 1. Aanmaken nieuw boekjaar/periode-indeling. In dit boekjaar voert u de boekingen in en sluit alle dagen en periodes af wanneer u met verplichte dag- en of periode-afsluitingen werkt 2. Gereedmaken van het boekjaar voor de afsluiting 3. Voorlopig afsluiten van het boekjaar met of zonder het doorboeken van de beginbalans 4. Definitief afsluiten van het boekjaar met of zonder het doorboeken van de beginbalans 5. Verwijderen van het oude boekjaar (let hierbij op de bewaarplicht van de fiscus). Zie ook: Afsluiten boekjaar. 2.1 Aanmaken nieuw boekjaar/periode-indeling U maakt een nieuw boekjaar aan in het menu 'Onderhoud Algemene gegevens Boekjaren'. Startdatum Hier kunt u de datum opgeven waarop u het boekjaar laat beginnen. De standaardwaarde hier is 1 januari. Aantal periodes Het aantal verslag-periodes waarin u het boekjaar opdeelt. Dit aantal moet minimaal 1 en maximaal 54 zijn. Meestal wordt een aantal van 12 of 13 aangehouden. Iedere periode beslaat dan een maand, eventueel aangevuld met een correctieperiode. Als u de Btw-aangifte per kwartaal wilt doen, doet u dit dus na iedere derde periode. Als u met 13 periodes werkt, is de 13 e periode alleen bedoeld voor correctieboekingen en blijft buiten de Btw-aangifte. Gebruikt u in Unit4 Multivers XL meer dan 13 periodes, dan kunt u in Unit 4 Audition geen gebruikmaken van de periodieke rapportage. Bij meer dan 14 periodes in Unit4 Multivers XL kunt u in Unit4 Declaratie de facturen doorboeken tot en met maximaal periode 14. Bladnummering per dagboek In België is een doorlopende nummering per dagboek verplicht. Als u de nummering niet per dagboek laat doorlopen, kunt u het startnummer voor de nummering in de volgende rubrieken 'Bladnr.' opgeven. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 8 van 69

12 Laatst afgesloten periode Hier kunt u, als u NIET werkt met de functie Afsluitingen, aangeven welke boekingsperiode het laatst afgesloten is. De administratie gaat dan verder met de volgende periode. Als u met de administratie begint in mei en met 12 periodes werkt, geeft u hier aan dat periode 4 het laatst afgesloten is. De administratie begint dan in periode 5 van het aangegeven boekjaar. U hoeft bij het aanmaken van een nieuwe administratie de 'laatst afgesloten periode' niet daadwerkelijk afgesloten te hebben. Wanneer u in uw administratie voor het eerst boekingen in periode 7 wilt gaan invoeren, geeft u in het scherm 'Boekjaren' op dat periode 6 is afgesloten. Unit4 Multivers XL zal nu automatisch gaan boeken in periode 7 zonder dat voor de voorgaande periodes boekingen zijn ingevoerd. Het is hierbij niet noodzakelijk om de optie(s) dagen/of periode-afsluiting ('Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters') in uw administratie te activeren. Gaat u vervolgens periode 7 afsluiten, wordt het veld 'Laatst afgesloten' automatisch bijgewerkt. Periode-afsluitingen Als u werkt met periode-afsluitingen en er zijn in het boekjaar afgesloten periodes, kunt u deze in het scherm heropenen met. Het nummer van de hoogst afgesloten periode staat in de knop. Als u niet werkt met dag- en periode-afsluitingen is deze knop niet actief. Activa Als u werkt met de module Vaste activa staat in het veld 'Laatste afschrijvingsperiode' de periode aangegeven waarin de afschrijvingen zijn doorgeboekt. Hebt u in een administratie met 13 of minder periodes extra afschrijvingen geboekt, dan kan het maximumaantal periodes niet meer dan 13 zijn. Moet het maximumaantal periodes in dat boekjaar meer dan 13 zijn, dan moet u eerst de extra afschrijvingen verwijderen voordat u het maximumaantal periodes verhoogt. In het veld 'Hoogste boekingsperiode' moet u de hoogste periode opgeven waarin nog afgeschreven mag worden. De afschrijvingen, extra afschrijvingen en herinvesteringen kunnen dan niet in een hogere periode geboekt worden dan in dit veld is opgegeven. Hiermee kunt u in een boekjaar 15 periodes aanmaken en toch periode 12 als hoogste boekingsperiode voor vaste activa opgeven. Is in het veld Hoogste boekingsperiode 0 ingevuld, dan wordt gekeken naar wat is opgegeven bij de optie 'Incl. correctieperiode'. Controle op de boekingsdatum Unit4 Multivers XL onthoudt standaard de laatst geboekte boekingsperiode en zal een volgende transactie automatisch in de laatst gebruikte periode voorstellen / boeken. Dat kan problemen opleveren na correctieboekingen of bij het werken in twee boekjaren. Daarom kunt u een periode-indeling ingeven per boekjaar. Hebt u dit gedaan, zal Unit4 Multivers XL controleren of een boekings-/factuurdatum binnen de opgegeven boekingsperiode valt. Is dit niet het geval, verschijnt een waarschuwing. U kunt deze waarschuwing negeren en toch opslaan. U kunt er ook voor kiezen om de boekingsperiode aan te passen aan de boekings-/factuurdatum of andersom. Unit4 Multivers XL zal de ingestelde periode onthouden en de volgende boeking in deze periode willen boeken. Het laatst gebruikte boekjaar en periode worden per administratie opgeslagen in de registry. Hierdoor wordt ook het boeken in een verkeerd boekjaar en een verkeerde periode voorkomen en kunt u met meerdere administraties werken waarvan het boekjaar en de boekingsperiode verschillend zijn. (zie ook: Werkdatum). Werkdatum Dit is de datum die ingevuld is bij het opstarten van Unit4 Multivers XL. Meestal zal dit de systeemdatum van de computer zijn. Bij het boeken van mutaties zal de werkdatum als boekingsdatum voorgesteld worden, die u overigens altijd kunt wijzigen om een boeking bijvoorbeeld te antedateren. Boekingsdatum Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 9 van 69

13 Bij een boeking kunt u per boekingsregel een datum opgeven in de kolom 'Datum' (als deze optie geactiveerd is in de 'Gebruikersinstellingen'). Unit4 Multivers XL stelt daarbij de datum voor die in het veld 'Factuurdatum' (inkoop- en verkoopboek) of 'Datum' (K/B/G/M-boek) is ingegeven (meestal de huidige datum). U kunt deze datum echter wijzigen, bijvoorbeeld bij het boeken in een vorig boekjaar. Dan wordt op de eerste regel de ingegeven tijd overgenomen. Op een volgende boekingsregel wordt nu de datum uit de eerste regel overgenomen. U kunt echter ook de dag wijzigen, zonder dat daarbij de maand of het jaar verandert. 2.2 Overnemen boekjaargegevens Als de periode-indeling aangemaakt is voor een nieuw boekjaar klikt u op. Zijn er al voorgaande boekjaren aan de administratie gekoppeld, kunt u de gegevens overnemen naar het nieuwe boekjaar. Wanneer u in het voorgaande boekjaar nog nieuwe gegevens aanmaakt (bijvoorbeeld een nieuwe grootboekrekening ten behoeve van correcties in het oude boekjaar of een nieuw dagboek) kunnen deze gegevens ook achteraf nog in het nieuwe boekjaar overgenomen worden. Ook de relatiecodes kunnen achteraf nog worden overgenomen. Aangepaste gegevens worden achteraf niet overgenomen. Wanneer uw periode-indeling voor het nieuwe boekjaar afwijkt van het voorgaande boekjaar, kunt u geen budgetverdelingen overnemen. 1. Geef in het vak 'Van jaar' aan van welk jaar u de gegevens wilt kopiëren naar het nieuw aan te maken boekjaar. U kunt dus de gegevens van een voorgaand jaar in het nieuwe boekjaar overnemen 2. Selecteer de gegevens die u vanuit het gekozen boekjaar naar het nieuwe boekjaar wilt kopiëren: kies voor 'Alles' als u alle boekjaargegevens van het gekozen boekjaar wilt overnemen, of selecteer alleen de onderdelen die u wilt overnemen. Let er hierbij op dat bepaalde onderdelen met elkaar samenhangen; als u bijvoorbeeld kiest voor 'Dagboeken' of 'Relatiecodes' wordt ook het onderdeel 'Rekeningschema' geselecteerd dat dan ook overgenomen moet worden. 3. Als alle gewenste gegevens geselecteerd zijn, klikt u op. De gegevens worden dan gekopieerd naar het nieuwe boekjaar. 4. Bewaar de gewijzigde gegevens. Als u het scherm verlaat zonder de boekjaargegevens over te nemen, worden er geen relatiecodes aangemaakt in het nieuwe boekjaar. U moet de relatiecodes dan handmatig invoeren. Na het overnemen van de boekjaargegevens kunt u de gekopieerde gegevens voor het nieuwe boekjaar gaan aanpassen. U moet voor het nieuwe boekjaar in ieder geval: een rekening aanmaken waarop het saldo 'Verlies/winst' van het af te sluiten boekjaar geboekt moet worden, en controleren of het dagboek voor het inbrengen van de beginbalans aanwezig is. 2.3 Afsluiten van dagen en periodes In 'Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Afsluitingen' hebt u aangegeven dat u van een dag- en/of periode-afsluiting gebruik wilt maken. Als u kiest voor beide afsluitingen, moet de dag afgesloten zijn voordat de periode afgesloten kan worden. Als u alleen kiest voor 'Periode-afsluiting' wordt de dagafsluiting tegelijk met de periode-afsluiting uitgevoerd. Dagafsluiting Ondanks het gebruik van het woord 'dag' hoeft de dagafsluiting niet per se iedere dag uitgevoerd te worden. U kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen om de dagafsluiting eens per week uit te voeren. Door het uitvoeren van de dagafsluiting sluit u een dag / week of een andere periode af. Er kunnen dan geen Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 10 van 69

14 correcties meer uitgevoerd worden. Bij het afsluiten van de dag kunt u een overzicht laten afdrukken van alle mutaties die verwerkt zijn sinds het uitvoeren van de vorige dagafsluiting. Op basis van dit overzicht kunt u dan aangeven of de mutaties werkelijk verwerkt moeten worden of dat u nog correcties wilt uitvoeren. Periode-afsluiting De periode-afsluiting kunt u aan het eind van een boekingsperiode uitvoeren om de periode af te sluiten. Na het afsluiten van een periode kunnen er geen mutaties meer ingevoerd worden in die periode. Het nummer van de boekingsperiode wordt automatisch met '1' opgehoogd. De periode-afsluiting kan uitgevoerd worden om te voorkomen dat er nog (onbedoeld) in een periode geboekt kan worden. Ook na het uitvoeren van de periode-afsluiting kan er een overzicht van de verwerkte mutaties afgedrukt worden. In beide gevallen kunt u na het afdrukken van de overzichten op de printer of naar een bestand aangeven of de dag/periode werkelijk afgesloten mogen worden. 1. Voer de dagafsluiting uit in 'Taken Dagafsluiting'. Naast een overzicht van de journaalposten kunt u ook overzichten van de inkoop- en verkoopfacturen laten afdrukken. 2. Voer de periode-afsluiting uit in 'Taken Periode-afsluiting' als er niet meer in de periode geboekt mag worden. Er worden verschillende dagboek-overzichten afgedrukt Dagafsluiting De dagafsluiting kunt u alleen uitvoeren als u in 'Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Afsluitingen' aangegeven hebt dat u gebruik wilt maken van de dagafsluiting. Bij de boekjaargegevens hebt u kunnen aangeven of de bladnummering per dagboek moet lopen of met welk bladnummer begonnen moet worden. Ondanks het gebruik van het woord 'dag' hoeft de dagafsluiting niet per se iedere dag uitgevoerd te worden. U kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen om de dagafsluiting eens per week uit te voeren. Er wordt in ieder geval een overzicht van de dagelijkse journaalposten afgedrukt, uitgesplitst naar dagboek. Daarnaast kunt u aangeven of u ook een overzicht wilt laten afdrukken van de verkoop- en inkoopfacturen die sinds de vorige dagafsluiting geboekt zijn. Als u het overzicht op de printer afgedrukt hebt, kunt u aangeven of de dag werkelijk afgesloten moet worden of niet. Kies eerst voor 'Nee' en controleer de afgedrukte gegevens. Zolang de dag niet afgesloten is, kunt u nog correcties doorvoeren door facturen te verwijderen en opnieuw te boeken. Na de uitgevoerde correctie kunt u dan de dagafsluiting opnieuw opstarten en een nieuw overzicht van de dagelijkse journaalposten en/of een overzicht van de facturen afdrukken. Pas als het overzicht geheel correct is, kiest u voor het werkelijk afsluiten van de dag. 1. Open 'Taken Dagafsluiting' 2. Geef aan of u wel of niet een overzicht van de geboekte inkoop- en verkoopfacturen wilt laten afdrukken. Als u het selectievakje 'Overzicht facturen afdrukken' aankruist worden naast het standaardoverzicht 'Dagelijkse journaalposten' overzichten afgedrukt van de geboekte inkoop- en verkoopfacturen 3. Klik op en geef daarna aan of u het overzicht op het scherm wilt zien of naar de printer wilt sturen. Alleen als u gekozen hebt voor afdrukken naar de printer of naar een bestand kunt u de dag werkelijk afsluiten. Voor het daadwerkelijk afsluiten is het tonen van een voorbeeld op het scherm niet voldoende 4. Na het op de printer afdrukken van het overzicht 'Dagelijkse journaalposten' en eventueel het overzicht van de verkoop- en inkoopfacturen, verschijnt de vraag of u de dag werkelijk wilt afsluiten of niet. Zolang u hierop antwoordt met 'Nee' wordt de dag niet afgesloten en kunt u nog correcties doorvoeren. Beantwoord de vraag alleen met 'Ja' als u de overzichten gecontroleerd en in orde bevonden hebt. Dan pas wordt de dag afgesloten. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 11 van 69

15 2.3.2 Periode-afsluiting De periode-afsluiting kunt u alleen uitvoeren als u in 'Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Afsluitingen' aangegeven hebt dat u gebruik wilt maken van de periode-afsluiting. Als u ook gekozen hebt voor een verplichte dagafsluiting moet u de dagafsluiting uitgevoerd hebben voordat u de periode gaat afsluiten. Bij de boekjaargegevens in 'Onderhoud algemene gegevens' hebt u kunnen aangeven of de bladnummering per dagboek moet lopen of met welk bladnummer begonnen moet worden. Op hetzelfde tabblad kunt u aangeven wat de laatst afgesloten periode is. Door het uitvoeren van de periode-afsluiting worden alle mutaties die nog niet verwerkt zijn sinds de vorige periode-afsluiting verwerkt. Door de periode-afsluiting uit te voeren voordat u de Btw-aangifte doet, zorgt u ervoor dat u de meest actuele gegevens in de Btw-aangifte opgenomen worden. Na het afsluiten van een periode kan er niet meer in de periode geboekt worden. 1. Start het programma 'Taken Periodeafsluiting'. In een venster verschijnt het boekjaar van de af te sluiten periode 2. Bevestig het getoonde periodenummer met of verlaat het programma 3. Geef daarna aan of u het overzicht op het scherm wilt zien of naar de printer wilt sturen. Alleen als u gekozen hebt voor afdrukken naar de printer of een bestand kunt u de periode werkelijk afsluiten 4. Na het op de printer afdrukken van de verschillen dagboek-overzichten van de periode, verschijnt de vraag of u de periode werkelijk wilt afsluiten of niet. Zolang u hierop antwoordt met 'Nee' wordt de periode niet afgesloten en kunt u nog correcties doorvoeren. Beantwoord de vraag alleen met 'Ja' als u de overzichten gecontroleerd en in orde bevonden hebt. Dan pas wordt de periode definitief afgesloten. Afgesloten periode heropenen U kunt de laatst afgesloten periode heropenen in het scherm 'Onderhoud Algemene gegevens Boekjaren' met de knop heropenen.. De knop zelf geeft aan welke periode u kunt 2.4 Boekjaar afsluiten Procedure De overgang van een bestaand boekjaar naar een nieuw boekjaar verloopt in een aantal fases: 1. Aanmaken nieuw boekjaar 2. Gereedmaken boekjaar voor afsluiting 3. (Eventueel) Voorlopig afsluiten van het boekjaar met of zonder doorboeken van de beginbalans 4. Definitief afsluiten van het boekjaar met of zonder doorboeken van de beginbalans 5. Verwijderen oude boekjaar. Nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt en de boekjaargegevens van het oude jaar zijn overgenomen, geeft u hier de gegevens op die nodig zijn om de beginbalans van het nieuwe boekjaar aan te maken. Voor het aanmaken van een nieuw boekjaar, het doorboeken van de beginbalans en het voorlopig of definitief afsluiten van het oude boekjaar kunt u ook gebruik maken van het programma 'Jaarwissel'. voordat de beginbalans van het nieuwe boekjaar door de programmatuur aangemaakt kan worden, moet eerst het nieuwe boekjaar aanwezig zijn. Is dit nog niet aanwezig, dan verschijnt bij het openen van 'Extra Afsluiten boekjaar' de melding dat doorboeken naar een volgend boekjaar niet mogelijk is. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 12 van 69

16 Het nieuwe boekjaar maakt u aan met 'Onderhoud Algemene gegevens Boekjaren'. Hiermee neemt u ook de boekjaargegevens van het oude jaar over. Afsluiten Selecteert u de optie 'Voorlopig', dan kunt u na het uitvoeren van het programma 'Boekjaar afsluiten' in het oude boekjaar nog boekingen maken. Administraties kunnen onbeperkt open blijven staan; een oud jaar hoeft dus niet definitief afgesloten te worden. Werkt u met de module 'Vaste activa', dan kunt u een voorlopige jaarafsluiting uitvoeren, terwijl nog niet alle afschrijvingen doorgeboekt zijn. Als u later alsnog de afschrijvingen doorboekt, dan kunt u het boekjaar opnieuw voorlopig afsluiten. De wijzigingen worden dan doorgevoerd naar het nieuwe jaar. Alleen als u een bepaald jaar van een administratie wilt verwijderen, of als de jaarrekening gereed is en u wilt ervoor zorgen dat er in dat jaar niet meer geboekt wordt, dan moet u het betreffende boekjaar definitief afsluiten. Daarvoor kiest u hier de optie 'Definitief'; in het betreffende boekjaar kan dan niet meer geboekt worden. Werkt u met de module 'Vaste activa' en kiest u voor de optie 'Definitief', dan moeten de afschrijvingen via de menukeuze 'Taken Vaste activa Afschrijven' doorgeboekt zijn. Er verschijnt bij het selecteren van de optie 'Definitief' dan de vraag 'Hebben alle afschrijvingen op de vaste activa plaatsgevonden'. Als er in het af te sluiten boekjaar nog niet-aangegeven Btw-posten open staan, kan het boekjaar wel definitief afgesloten worden, maar u krijgt dan een waarschuwing en moet de niet-aangegeven posten buiten Unit4 Multivers XL om aangeven.. Optie Door het selecteren van de optie 'Doorboeken complete beginbalans' worden de totalen van alle balansrekeningen en het saldo van de winst-en-verliesrekening doorgeboekt naar de beginbalans van het nieuwe boekjaar. Dit geldt echter niet voor het doorboeken van de Vaste Activa (zie hieronder). Als u in het nieuwe boekjaar al handmatige beginbalans-boekingen hebt gemaakt, worden deze de eerste maal overschreven. Elke daaropvolgende keer dat u een voorlopige boekjaar-afsluiting draait met het doorboeken van de volledige beginbalans, blijven de handmatige beginbalansboekingen bewaard. Deze zult u dan dus handmatig moeten tegenboeken. Als er in het nieuwe jaar al afgeletterde automatische beginbalansboekingen zijn, dan worden van die rekeningen alle grootboekmutaties met datzelfde afletternummer voorzien van aflettercode 'nul'. U moet na de jaarafsluiting achteraf nogmaals die rekeningen met automatische beginbalansboekingen Afletteren. De reden is dat die automatische beginbalansboekingen allemaal verwijderd worden door de jaarafsluiting, dus ook de afgeletterde. Tevens worden de openstaande posten overgenomen. Is de beginbalans al een keer door het programma 'Afsluiten boekjaar' aangemaakt, dan wordt de eerder doorgeboekte beginbalans overschreven. Daarom adviseren wij u de optie 'Doorboeken complete beginbalans' te selecteren. Door het selecteren van de optie 'Doorboeken openstaande posten' worden alleen de openstaande posten naar het nieuwe jaar doorgeboekt; de beginbalans wordt niet doorgeboekt. Als u de beginbalans niet laat doorboeken, dan moet u de beginbalans in het nieuwe boekjaar handmatig inboeken om in het nieuwe boekjaar beginbalansposities te krijgen. Deze handmatige boekingen worden niet gecorrigeerd als u later alsnog de beginbalans doorboekt. als de beginbalans gecorrigeerd moet worden, dan adviseren wij u de gegevens in het oude jaar te wijzigen en vervolgens het programma 'Afsluiten boekjaar' uit te voeren, waarbij u kiest voor de optie 'Doorboeken complete beginbalans'. Als in het nieuwe boekjaar al boekingen in het Kas- Bank- of Memoriaaldagboek zijn ingevoerd, kunt u kiezen voor het intellen van de dagboektransactiesaldi. Zijn er nog geen boekingen in het nieuwe boekjaar, is deze optie niet beschikbaar. Door het selecteren van deze optie wordt het intellen van de dagboektransactiesaldi automatisch uitgevoerd in het nieuwe jaar. Het intellen kunt u ook uitvoeren met 'Extra Intellen beginsaldi'. Selecteert u de optie Intellen dagboektransactiesaldi, dan verschijnt een waarschuwing dat de transactienummers en periodes chronologisch moeten zijn geboekt. Het intellen van de dagboeksaldi moet u alleen doen als de transacties opvolgend én in opvolgende periodes zijn ingebracht, anders worden de begin- en eindsaldi van de transacties verkeerd ingeteld. Als de transacties niet opvolgend en/of in opvolgende periodes zijn ingebracht, dan kunt u de beginsaldi alsnog handmatig inbrengen door de transacties met een foutief beginsaldo, op te roepen in het boekingsprogramma en van deze transacties het beginsaldo aan te passen. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 13 van 69

17 Hebt u het programma Boekjaar afsluiten voor een jaar al een keer in een vorige versie van Unit4 Multivers XL uitgevoerd, en voert u dit programma voor dat jaar de eerste keer in de huidige versie uit, dan verschijnt de melding dat de handmatige beginbalansboekingen zullen vervallen. Klikt u op, dan vervallen de beginbalansboekingen die door u in het nieuwe jaar handmatig zijn ingevoerd en die bij de vorige jaarafsluiting automatisch zijn gegenereerd. Doorboeken Hier geeft u aan naar welk boekjaar en naar welk dagboek de gegevens doorgeboekt moeten worden en welke boekingsdatum daarvoor gebruikt wordt. In het veld 'Rekening' vult u de rekening in waarop het resultaat geboekt wordt. De beginbalansboeking(en) worden altijd geboekt in 'Periode 0'. Na het voorlopig afsluiten van een boekjaar komt er een uitroepteken te staan voor de boekjaaraanduiding in de knopbalk. Een slot voor het boekjaar geeft aan dat het boekjaar definitief afgesloten is. Na het uitvoeren van het programma 'Afsluiten boekjaar' met de keuze 'Definitief' wordt het oude boekjaar afgesloten. Btw-posten Bij het definitief afsluiten van een boekjaar, controleert of er nog niet-aangegeven Btw-posten in het boekjaar zijn. U krijgt in dat geval een melding. Maar deze is niet blokkerend. U kunt de btw vervolgens ook buiten het pakket om aangeven bij de belastingdienst. In definitief afgesloten boekjaren kan niet meer geboekt worden en kunnen bepaalde menu keuzen dan ook niet gemaakt worden. Zo kunt u 'Invoeren financiële mutaties', 'Aanmaken opdrachten' en 'Dagafsluiting' niet gebruiken in een boekjaar dat al afgesloten is. Als u het boekjaar voorlopig afsluit, en u selecteert de optie Doorboeken openstaande posten, dan worden geen vaste activa mee overgenomen naar het nieuwe jaar. Selecteert u deze optie bij een voorlopige afsluiting en u hebt al een keer eerder met 'Afsluiten boekjaar' of met de 'Jaarwissel' de complete beginbalans doorgeboekt, dan worden de activa in het nieuwe jaar verwijderd als er geen mutaties voor de betreffende activa aanwezig zijn. 2.5 Werken met de jaarwisseltabel Met behulp van de jaarwisseltabel ('Extra Jaarwisseltabel' ) kunt u ervoor zorgen dat er tijdens het afsluiten van het boekjaar via 'Extra Afsluiten boekjaar Afsluiten boekjaar' automatisch in het nieuwe jaar boekingen worden gemaakt van de saldi van een reeks rekeningen naar een tegenrekening. Vaak wordt voor dit overboeken ook het Memoriaal gebruikt. Als u de Jaarwisseltabel gebruikt komen de journaalposten in het nieuwe jaar in het dagboek en de periode die u tijdens het afsluiten van het boekjaar hebt opgegeven. De saldi van de opgegeven grootboekrekeningen worden als gevolg van de gemaakte journaalpost op nul gesteld. Gedacht kan worden aan bijvoorbeeld het saldo van de grootboekrekening "Rekening-courant". Dit saldo wilt u volledig overboeken naar de tegenrekening "Eigen vermogen". De journaalposten die in het nieuwe jaar zijn aangemaakt, kunt u niet wijzigen. Moeten deze toch gewijzigd worden, dan moet u de Jaarwisseltabel wijzigen en het afsluiten van het boekjaar opnieuw uitvoeren. U kunt wel in het nieuwe jaar correctiejournaalposten maken. Vul in de kolom 'Tegenrek.' de grootboekrekening in waarop het saldo van de grootboekrekeningen, die u opgeeft in de kolommen 'Rekening vanaf' en 'Rekening t/m,' tegengeboekt moet worden. Let bij het invoeren op de volgende punten: U kunt alleen balansrekeningen invoeren die niet geblokkeerd zijn. Het tegenrekeningnummer mag niet liggen tussen de rekeningnummers die u hebt opgegeven in de kolommen Rekening vanaf en Rekening t/m. Het rekeningnummer dat u invult in de kolom Rekening vanaf mag niet groter zijn dan het rekeningnummer dat ingevuld is in de kolom Rekening t/m. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 14 van 69

18 Het is niet toegestaan dat een rekeningnummer op meerdere tegenrekeningen geboekt wordt. Als u in de kolommen Rekening vanaf en Rekening t/m meerdere reeksen hebt ingevoerd, dan mogen deze reeksen elkaar niet overlappen. 2.6 Definitief afgesloten boekjaren heropenen U kunt definitief afgesloten boekjaren heropenen met in het Lint (tabblad Extra ). Dat maakt het mogelijk om indien gewenst, toch nog (correctie)boekingen in een definitief afgesloten boekjaar te doen: Als u geen definitief afgesloten boekjaren hebt, krijgt u een melding:. Als u wel afgesloten boekjaren hebt, kan alleen het laatste definitief afgesloten boekjaar heropend worden.. Klik op en het boekjaar wordt heropend:. Als het boekjaar eerder al voorlopig was afgesloten, wordt het naar die status teruggezet en zal dus weer als voorlopig afgesloten in de administratie staan. Als het niet eerst voorlopig afgesloten was, is het boekjaar nu wel voorlopig afgesloten. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 15 van 69

19 Er kan na het heropenen weer in het boekjaar geboekt worden. 2.7 Verwijderen boekjaar Het is belangrijk dat u een goede back-up achter de hand hebt. U kunt dit programma alleen opstarten met 'Extra Verwijderen' als er al een definitief afgesloten boekjaar aanwezig is. Het boekjaar dat u wilt verwijderen moet al definitief afgesloten zijn (in 'Extra Afsluiten'). Door een boekjaar te verwijderen, verwijdert u het rekeningschema en de saldi van alle grootboekrekeningen van dat boekjaar. Ook de andere boekjaargebonden gegevens, zoals de budgetverdelingen, Btw-vakken, kostenplaatsen, relatiecodes enzovoort, worden hiermee verwijderd. Dossiers worden niet verwijderd omdat deze niet boekjaargebonden zijn. Als u een dossier wilt verwijderen, is hiervoor het aparte programma 'Verwijderen dossiers' beschikbaar. Bij het verwijderen wordt gecontroleerd of het gegeven verwijderd mag worden. Zo kan een debiteurof crediteurfactuur alleen verwijderd worden als de factuur afgeboekt is en de betaling in een te verwijderen boekjaar valt. Als u dit programma opstart, worden de definitief afgesloten boekjaren getoond. 1. Geef aan tot en met welk boekjaar u de afgesloten boekjaren wilt verwijderen 2. Klik op om de gegevens te verwijderen. Het programma begint meteen met het verwijderen van de gegevens van de afgesloten boekjaren: gegevens die verwijderd konden worden, worden afgevinkt; gegevens die niet verwijderd kunnen worden, worden gekenmerkt door een rood kruis 3. Klik op om details op te vragen van de gegevens die niet verwijderd konden worden. Deze detailschermen kunt u alleen opvragen voor de gegevens waarvoor dit van belang is, namelijk de facturen, de dagboeken en het rekeningschema. In het detailvenster ziet u bijvoorbeeld de debiteurfacturen die het programma niet kon verwijderen omdat de factuur nog niet afgeboekt is of omdat de bijbehorende betaling niet in een te verwijderen boekjaar valt. Als alle gegevens van de geselecteerde boekjaren verwijderd konden worden, wordt het boekjaar ook verwijderd. 2.8 Verwijderen dossiers In tegenstelling tot de kostenplaatsen zijn de dossiers niet boekjaargebonden. Dossiers worden dan ook niet verwijderd als een boekjaar verwijderd wordt, zoals dat wel het geval is voor kostenplaatsen. Dossiers kunt u daarom verwijderen in een apart programma. Voordat u het dossier verwijdert, kunt u de totalen en mutaties opvragen en bekijken. 1. Start het programma 'Verwijderen dossiers' in het menu 'Extra' 2. Selecteer het dossier. De totalen worden op het scherm getoond, evenals de gebudgetteerde en werkelijk geboekte bedragen en/of aantallen 3. Ga eventueel naar het tabblad 'Mutaties' om de mutaties op het dossier op te vragen Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 16 van 69

20 4. Klik op om het opgevraagde dossier te verwijderen en geef hier een bevestiging van. Het dossier kan alleen verwijderd worden als er geen grootboekmutaties van het betreffende dossier aanwezig zijn. Alle boekjaren waarin dit dossier voorkomt, moeten dus verwijderd zijn. 2.9 Verwijderen inkooporders Bij het verwijderen van een boekjaar worden de inkooporders van dat boekjaar niet mee verwijderd. In dit programma kunt u alle volledig afgehandelde inkooporders verwijderen die voor een door u opgegeven datum gemaakt en afgehandeld zijn. U bent in Nederland verplicht uw administratiegegevens tenminste 7 jaren te bewaren. Wanneer u inkooporders wilt verwijderen die jonger zijn dan zeven jaar, raden wij u aan vooraf een goede back-up van uw administratie te maken. 1. Open 'Extra Verwijderen Verwijderen inkooporders 2. Geef de datum op tot waar de afgehandelde inkooporders moeten worden verwijderd 3. Klik in het laatste scherm op. Het programma verwijdert nu de afgehandelde orders. Mocht er nog een inkooporder of voorraadmutatie open staan, wordt deze niet verwijderd. U kunt deze handmatig verwijderen Verwijderen urenmutaties Bij het verwijderen van een boekjaar worden de urenmutaties van dat boekjaar niet mee verwijderd. In dit programma kunt u alle urenmutaties verwijderen die voor een door u opgegeven datum gemaakt en afgehandeld zijn. 1. Open 'Extra Verwijderen Verwijderen urenmutaties' 2. Selecteer of u de mutaties per kalenderjaar of tot een bepaalde datum wilt verwijderen 3. Geef het boekjaar, respectievelijk de datum op tot waar de verwerkte of niet declarabele uren moeten worden verwijderd 4. Klik in het laatste scherm op. Nu worden alle gefactureerde mutaties verwijderd, maar ook de verwerkte urenmutaties die niet declarabel zijn. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 17 van 69

21 3 Overzichten en Informatieprogramma's In dit hoofdstuk komt in het kort de werking van de afdrukwizards aan de orde en het printen naar het PDFformaat. Vervolgens worden een aantal informatieprogramma's beschreven. 3.1 Het afdrukken van overzichten en formulieren Voor het afdrukken van overzichten (Rapport) en formulieren (Formulier) gebruikt Unit4 Multivers XL zogenaamde Wizards. Een wizard is een opeenvolging van schermen waarin u bepaalde selecties maakt. De selecties bepalen uiteindelijk welke gegevens afgedrukt zullen worden en op welke wijze het overzicht wordt samengesteld. Hierdoor hebt u de beschikking over een enorm aantal mogelijkheden om uw administratie in overzichten te presenteren en te controleren. De volgende kenmerken zijn typerend voor een wizard: Iedere wizard bevat dezelfde knop, of deze geactiveerd worden en of u deze actief zijn, is afhankelijk van het venster waarin u zich bevindt: deze knop is alleen actief in een vervolgvenster. Hiermee kunt u terug naar het vorige venster waarin u gegevens eventueel kunt aan passen of voor een andere instelling kunt kiezen deze knop is niet actief in het laatste venster. Hiermee gaat u naar het volgend venster van de wizard. Als nog niet alle gegevens in het venster ingevuld zijn, kunt u deze knop niet gebruiken deze knop is alleen actief in het laatste venster. Hiermee sluit u de wizard af en wordt de handeling uitgevoerd met de door u geselecteerde gegevens en instellingen deze knop is altijd beschikbaar. Hiermee sluit u de wizard af met verlies van alle tot dan toe geselecteerde gegevens en alle vastgelegde instellingen. Voorbeeld van een afdrukwizard U start de wizard vanuit het menu of door het aanklikken van een pictogram. Het eerste venster van de wizard verschijnt: 1. Door de keuzemogelijkheden te selecteren of leeg te maken bepaalt u wat er uiteindelijk afgedrukt of uitgevoerd zal worden. 2. Klik na het maken van uw selectie op om naar het volgende venster te gaan. U kunt altijd naar een vorig venster teruggaan met 3. Soms worden de keuzemogelijkheden in een volgend venster bepaald door de eerder gemaakte keuze(s). Het kan ook zijn dat er daardoor meer of minder vensters in de wizard verschijnen 4. Soms kunt u in een afdrukwizard ook voor een ander formulier kiezen. Dit is met name van belang wanneer u werkt met verschillende talen of wanneer u verschillende formulieren gebruikt voor hetzelfde overzicht. Unit4 Multivers XL onthoudt het laatstgekozen formuliernummer en stelt dit de eerstvolgende keer dat u het overzicht afdrukt voor. Met name bij baliefacturering en het direct verwerken en afdrukken van factuuropdrachten is dit gemakkelijk. Per werkstation kunt u dan een ander formulier instellen. Wanneer u een overzicht, inkooporder of een factuur hebt afgedrukt met een ander formulier dan het gangbare, moet u bij een volgende keer het juiste formuliernummer opnieuw instellen. De wizard starten in het laatste scherm Naarmate u langer werkt met de afdrukmogelijkheden, zult u ontdekken dat het vaak niet nodig is om de standaardselecties van de wizard te wijzigen. In feite wijzigt u dan op de vensters niets. Dan kunt u in 'Extra Gebruikersparameters' de map 'Afdrukken' de optie: 'Direct naar het laatste scherm van de Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 18 van 69

22 afdrukwizard' selecteren. U komt dan altijd in het laatste scherm. Wilt u dan nog wijzigingen in de selecties maken klikt u op. U komt dan direct in het eerste scherm van de wizard. 5. Het laatste venster is voor alle afdrukwizards gelijk. Hierin geeft u aan naar welke bestemming of welk uitvoermedium u het overzicht wilt laten afdrukken. Voorbeeld op scherm: Toont het overzicht op het beeldscherm. Hierop kunt u het overzicht eventueel controleren voordat u het overzicht gaat afdrukken op de printer. U kunt door een overzicht van meerdere pagina's bladeren door gebruik te maken van de knoppen 'Volgende pagina' en 'Vorige pagina'. In een aantal gevallen maakt Unit4 Multivers XL meerdere rapporten aan. Klik dan op ] om naar het volgende rapport te gaan. Na het laatste rapport keert u terug naar het laatste venster van de afdrukwizard. U kunt ook 'bladeren vanuit het menu 'Rapport' in de menubalk. Printer: (naam van de huidige Windows-printer) Stuurt het overzicht direct naar de printer die op het moment geselecteerd is als standaardprinter in Unit4 Multivers XL. De naam van deze printer wordt getoond. Als u op de knop [Selecteren printer] klikt, kunt u een andere printer selecteren of de instellingen voor de huidige printer nog aanpassen. Uitvoer opslaan in bestand: U kunt de overzichten als een *.pfd-bestand, een *.rtf-bestand of een ASCII-bestand opslaan op uw harde schijf. Wanneer u voor deze optie kiest zal Unit4 Multivers XL u vragen waar u het bestand wilt opslaan en om de naam van het bestand. U kunt de overzichten dan later ook nog opvragen in een tekstverwerker of spreadsheet-programma. U kunt het bestand ook opnemen in het documentenbeheer. Verzenden als of als fax: U kunt de overzichten direct verzenden per of per fax wanneer u de optie Mail gebruiken hebt geselecteerd. Opties Aantal exemplaren Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 19 van 69

23 Het vastleggen van het aantal af te drukken exemplaren kan voor sommige overzichten waarvoor u in Extra Formulieren Onderhoud documenttypes een default aantal af te drukken exemplaren hebt vastgelegd. Voor de overzichten waarbij dit niet mogelijk is, bestaat de mogelijkheid om tijdens het afdrukken het aantal in te geven. Standaardprinter voor dit programma Normaal gesproken kiest Unit4 Multivers XL de door u in Windows ingestelde standaardprinter. Als u meerdere printers hebt, kunt u echter voor ieder afdrukprogramma een eigen printer standaard instellen. U selecteert het veld 'Standaardprinter voor dit programma', selecteert de gewenste printer met [Selecteren printer] en drukt de gegevens af. Elke keer dat u in het vervolg het overzicht afdrukt, wordt dan de geselecteerde printer voorgesteld. Zo kunt u voor elk overzicht een eigen printer kiezen. Programma afsluiten na bewerking Standaard wordt de afdrukwizard na het afdrukken afgesloten. U kunt deze optie echter ook uitzetten. Dan blijft de wizard geopend en kunt u met zonder de wizard opnieuw te hoeven starten. desgewenst andere afdrukopties kiezen, Programma afsluiten na bewerking Normaal gesproken is deze optie geselecteerd. U kunt deze ook uitzetten. Hierdoor blijft de afdrukwizard actief en kunt u met en keuzes maken. terugbladeren in de wizard en snel nieuwe selecties Taal In het veld 'Taal' kunt u, wanneer u ook met de Franse versie van Unit4 Multivers XL werkt, de taal selecteren van de formulieren die u afdrukt (N of F). 6. Klik op om het afdrukken te starten. Rapporten 'staand' (portrait) of 'liggend' (landscape) afdrukken. Veel rapporten worden standaard 'liggend' afgedrukt (landscape). Een aantal daarvan kunt u ook 'staand' (portrait) afdrukken. Verkorte afdrukprocedure vanuit de boekingsschermen Bij het afdrukken van bijvoorbeeld een factuuropdracht of verkooporder of in 'Info Opdrachten', vanuit het invoerscherm met de knop, waarbij de betreffende opdracht of order al geselecteerd is, start de wizard in het één na laatste scherm (voor de formulierkeuze) of als er geen formulierkeuze beschikbaar is, direct in het laatste scherm. Als in het boekingsscherm geen opdracht of order open staat, komt u in de volledige wizard. Dit geldt voor de volgende programma's 1. Verkooporders/Factuuropdrachten/Dienstopdrachten (zowel bij 'afdrukken opdrachten' als bij 'afdrukken opdrachten (rapport)'); 2. Magazijnbonnen (bij 'afdrukken magazijnbonnen'); 3. Pakbonnen (bij 'afdrukken pakbonnen'); 4. Info opdrachten (geldt voor beide afdrukmogelijkheden voor de opdracht); 5. Aanmaken offertes (geldt voor beide afdrukmogelijkheden); 6. Info offertes (geldt voor beide afdrukmogelijkheden); 7. Inkooporders (geldt voor beide afdrukmogelijkheden). Op de laatste pagina van een rapport wordt achter de licentienaam de naam van de gebruiker afgedrukt die het rapport heeft opgevraagd. 3.2 Afdrukken naar het PDF-formaat U kunt rapporten en formulieren eenvoudig als bestand opslaan in het PDF-formaat (Portable Document Format). Het voordeel van het gebruik van PDF is dat de inhoud niet (of niet eenvoudig) te wijzigen is en Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 20 van 69

24 dat de pagina (het bestand) op elke computer op dezelfde manier getoond wordt. Een PDF-bestand kan op elke printer worden afgedrukt. Postscriptprinter Voor het maken van een PDF-bestand is ook een PDF-printer nodig. Dit is geen fysieke printer zoals de printer waarop u uw documenten afdrukt, maar een set (PostScript) printerdrivers die ervoor zorgen dat het bestand kan worden aangemaakt. Hiervoor wordt de commando-taal 'PostScript' gebruikt. De printerdriver 'vertaalt' het bestand dat u geopend hebt in wiskundige formules (PostScript). Bij fysiek afdrukken op een PostScript-printer wordt het PostScript-bestand gelezen door de printer en afgedrukt. Maar bij het afdrukken naar PDF wordt een PDF-bestand gemaakt dat via een PDF-leesprogramma ( zoals de gratis Acrobat Reader ) de pagina weer op uw beeldscherm toont. Tijdens de installatie van Unit4 Multivers XL wordt daarom op uw systeem een PDF-printer geïnstalleerd ('Unit4 PDF printer'). U kunt deze installatie tijdens een aangepaste installatie van Unit4 Multivers XL ook uitschakelen (zie de Installatiehandleiding). Dan wordt de printer niet meegeïnstalleerd, en is de optie van het afdrukken naar PDF niet beschikbaar. Wijzig nooit de naam van deze printer in Windows. Unit4 Multivers XL maakt gebruik van deze printernaam bij het afdrukken naar PDF. Als de printer(naam) niet gevonden wordt op het systeem, werkt het afdrukken naar PDF niet langer. De benodigde software wordt geleverd door de firma 'Softland'. U zult de programmatuur ook terugvinden in de map 'C:\Program Files\Softland'. U kunt het programma ook op de gebruikelijke wijze in Windows verwijderen ('Configuratiescherm Programma's en onderdelen'). Dan heet het gezochte programma: 'NovaPDF Professional Desktop 6.0 printer'. Als u deze printer verwijdert kunt u geen gebruik meer maken van de PDF-functionaliteit in Unit4 Multivers XL. Licentievoorwaarden De software wordt geleverd met een exclusief gebruiksrecht voor Unit4 Multivers XL. Printen naar PDF is ook mogelijk vanuit andere programma's als 'Kladblok' of 'Office-programma's'. U selecteert daar dan bij het afdrukken de PDF-printer. Maar zolang u geen volledigie licentie hebt zal onder elke pagina van het PDF-bestand de volgende zin staan: "You created this PDF from an application that is not licensed to print to novapdf printer ( Uiteraard kunt u op de website van Novapdf een volledige licentie aanschaffen. Dat heeft geen gevolgen voor het werken met PDF in Unit4 Multivers XL. Het gebruik van PDF in Unit4 Multivers XL U kunt uw facturen, offertes, aanmaningen, maar ook al uw rapporten in Unit4 Multivers XL afdrukken naar bestand: Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 21 van 69

25 Klik op. Nu verschijnt het volgende scherm waarin u zoals u gewend bent de bestandsnaam opgeeft en het type bestand selecteert. Kies hier voor 'PDF formaat'. Klik op. om het bestand aan te maken. De plaats van het bestand is de map die u hebt opgegeven in 'Extra Onderhoud documenttypes '. U kunt zoals gebruikelijk ook een andere map opgeven met. Op dezelfde wijze drukt u meerdere documenten in één bestand af zoals u gewend bent. Met de gratis 'Acrobat Reader ' kunt u het bestand openen en inzien. Gebruikersparameter 'Rapport als bijlage' Omdat een PDF-bestand, anders dan een 'Ascii-' of 'RTF-bestand' niet in een direct getoond kan worden, is de Gebruikersparameter als bijlage met de verzonden. 'Rapport als bijlage' verdwenen. Alle rapporten worden nu Opties, tabblad 'Diversen,' De optie: 'Bijlagen' Hier is de keuze 'PDF' ook beschikbaar. Deze optie is alleen actief als de gebruikersparameter 'Mail gebruiken' actief is). 3.3 Info grootboek In het programma 'Info grootboek' kunt u van iedere grootboekrekening op verschillende niveaus informatie opvragen: op het hoogste niveau kunt u voor de grootboekrekening de saldi per periode opvragen, evenals de voortschrijdende saldi, de bugetten (Budget) en bijstellingen (Bijstelling. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 22 van 69

26 Per periode kunt u dan de mutaties opvragen die op die grootboekrekening geboekt zijn, waarna u op het laagste niveau van iedere mutatie de details kunt opvragen. Onder in het venster ziet u de totalen. U vraagt bijvoorbeeld de gegevens van de kostenrekening 'Telefoonkosten' op. U ziet dan onder andere direct voor welk bedrag er in de eerste 5 periodes van het jaar getelefoneerd is. U kunt hier ook een grafiek van opvragen die u vanuit diverse invalshoeken kunt bekijken. U kunt dan ook zien dat er bijvoorbeeld in een bepaalde periode een groot bedrag geboekt is. U kunt dan direct de mutaties opvragen die in die periode geboekt zijn, waarna u per mutatie de details kunt opvragen om te achterhalen waardoor de kosten zo gestegen zijn. 1. Start het programma 'Grootboek' in het menu 'Info' 2. Geef aan of u alleen rekeningen wilt zien waarop geboekt is. U kunt dan met alle rekeningen opvragen met mutaties. Met de 'bladerknoppen' kunt u door de rekeningen bladeren. 3. Selecteer de grootboekrekening waarvan u de informatie wilt opvragen, of typ het nummer in en klik op. De informatie op het hoogste niveau wordt direct getoond. De linker kolommen bevatten de saldi per periode. De kolommen met de saldi 'T/m per' geven steeds het totale voortschrijdende saldi tot en met de periode. Voor de rekening 'Debiteuren' kunt u hieruit bijvoorbeeld de omzet tot en met een bepaalde periode herleiden (inclusief eventuele creditnota's). U kunt hiervan diverse grafieken opvragen. Klik op 4. Selecteer de periode(s) waarover u nadere informatie wilt hebben en klik op om de mutaties op te vragen die in de gekozen periode(s) op de grootboekrekening geboekt zijn. U ziet dan de gegevens van de mutatie, waaronder het transactienummer, de boekingsdatum, de omschrijving en de geboekte bedragen en de eventuele Btw-gegevens van de grootboekrekening 5. Dubbelklik op een mutatie, of markeer een mutatie en klik daarna opnieuw op. Daarna verschijnt alle informatie over de geboekte mutatie op het scherm. U ziet onder meer als extra informatie het dagboek waarin de mutatie geboekt is, het boekstuknummer en eventueel de Kostenplaats waarnaar de mutatie herleid is. Voor een factuur worden het nummer van de debiteur / crediteur en de factuur getoond als de facturen en/of betalingen geboekt zijn in de subadministraties 'subadministraties 'Debiteuren' of 'Crediteuren'. De detailinformatie toont in één oogopslag alle gegevens die nodig zijn om een mutatie te controleren. Aan de hand van de informatie kunt u de transactie terugvinden en eventueel corrigeren of verwijderen. 3.4 Info Rekeningkaartjes Rekeningkaartjesgeven voor iedere grootboekrekening een duidelijk overzicht van de (balans)saldi, de jaartotalen en alle historische mutaties die op die rekening plaatsgevonden hebben. Het rekeningkaartje bevat van alle mutaties de boekingsgegevens zoals de boekingsdatum, het periodenummer, het dagboek, het Transactienummer en boekstuknummer, de omschrijving en de eventuele Kostenplaats. Behalve met het programma 'Info Grootboek', kunt u grootboekinformatie opvragen met 'Info Rekeningkaartjes'. Dit venster is anders opgebouwd dan het venster bij 'Info Grootboek, zodat u gemakkelijk de informatie kunt opvragen. U kunt in het linker deel van het venster de gewenste grootboekrekening selecteren. In het rekeningkaartje is op elk tabblad de optie Alleen rekeningen met saldo en/of mutaties beschikbaar. Als u deze optie selecteert, dan worden in het linkervenster alleen de rekeningen getoond met een saldo en/of mutaties. De cursor staat bij het openen van het scherm in de lijst met grootboekrekeningen. Als u hier het eerste getal van het rekeningnummer (de rubriek) typt, springt de cursor gelijk naar de eerste rekening van die rubriek. Dit voorkomt overbodig 'scrollen'. U kunt uiteraard ook het volledige rekeningnummer intypen. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 23 van 69

27 Drukt u in dit venster met de grootboekmutaties of rekeningkaartjes af, dan worden automatisch de geselecteerde grootboekrekening en de periodes ingevuld in de afdrukwizard. De afdrukwizard opent dan met het laatste scherm, ook al hebt u bij de gebruikersparameters de optie Direct naar het laatste selectiescherm van de afdrukwizard niet geselecteerd (zie Afdrukwizard). Klikt u in de wizard op, dan gaat u naar het eerste scherm van de wizard en kunt u de gegevens wijzigen. Op het tabblad 'Totalen' wordt de informatie op het hoogste niveau getoond. De linker kolommen bevatten de saldi per periode. De kolommen met de saldi 'T/m per' geven steeds het totale voortschrijdende saldi tot en met de periode. Voor de rekening 'Debiteuren' kunt u hieruit bijvoorbeeld de omzet tot en met een bepaalde periode herleiden (inclusief eventuele creditnota's). U kunt hiervan diverse grafieken opvragen. Selecteer de periode(s) waarover u nadere informatie wilt hebben en klik op om de mutaties op te vragen die in de gekozen periode(s) op de grootboekrekening geboekt zijn. U ziet dan een venster met de mutaties en de algemene boekingsgegevens, waaronder het transactienummer, de boekingsdatum, de omschrijving en de geboekte bedragen en de eventuele Btw-gegevens van de grootboekrekening. Als u werkt met 'Document management' kunt u met de aan de geselecteerde factuur gekoppelde documenten openen en met een nieuwe documentkoppeling maken. Vanuit dit venster kunt u nog verder inzoomen op de boekingsdetails. De algemene boekingsinformatie is ook beschikbaar op het tabblad 'Mutaties'. Op het tabblad 'Mutaties' kunt u verschillende sorteringen maken. Tevens kunt u in de velden Van per en t/m aangeven vanaf welke en tot en met welke periode de mutaties getoond moeten worden. Het tabblad 'Vorige jaren' is beschikbaar. In dit tabblad worden het saldo en het budget van het actuele boekjaar en het vorige boekjaar getoond. In de grafiek vijf jaren getoond. worden voor zover aanwezig, de voorgaande 3.5 Info journaalposten In het programma 'Info journaalposten' kunt u de journaalposten per dagboek opvragen. U kunt hier een nadere selectie maken op de periode waarin de post geboekt is en op het nummer van de transactie. Per journaalpost kunt u detailinformatie opvragen. 1. Start het programma 'Journaalposten' in het menu 'Info' 2. Selecteer het dagboek waarvan u de informatie wilt opvragen, of type de code in en klik op. De informatie wordt direct getoond. U ziet onder meer het periode- en Transactienummer, de Boekingsdatum, het rekeningnummer, de omschrijving en de geboekte bedragen 3. Als u de journaalposten uit een bepaalde periode of serie periodes wilt zien, of als u de journaalposten van een (reeks) transactie(s) wilt zien, kunt u hiervoor een selectie opgeven. Klik in de velden 'Periode' of 'Transactie' op en geef daarna de nummers op van de periode(s) of transacties(s) die u wilt zien. Klik op om de selectie uit te voeren 4. Dubbelklik op een mutatie, of markeer een mutatie en klik daarna op. Daarna verschijnt alle informatie over de geboekte mutatie overzichtelijk op het scherm. Voor een factuur worden het nummer van de debiteur / crediteur en de factuur in de omschrijving opgenomen als de factuurbetalingen geboekt zijn in de subadministraties 'Debiteuren' of 'Crediteuren'. De detailinformatie toont in één oogopslag alle gegevens die nodig zijn om een mutatie te controleren. Aan de hand van de informatie kunt u de transactie terugvinden en eventueel corrigeren of verwijderen. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 24 van 69

28 3.6 Info Balans Er is een info-programma ('Info Balans') beschikbaar waarmee u direct de balansen op het scherm kunt tonen. Het betreft de: Kolommenbalans; Proef- en saldibalans; Mutatiebalans Resultatenbalans En u kunt eigen balansen samenstellen. U hebt in dit programma verschillende mogelijkheden: Per boekjaar worden de periodes vanaf periode '0' getoond t/m de periode waarin het laatst geboekt is. Maar u kunt de periodes die u wilt zien zelf bepalen. Stel de gewenste periodes in en klik op om de balans(en) opnieuw op te bouwen. Alle grootboekrekeningen worden in eerste instantie getoond, maar met kunt u een reeks van grootboeknummers opgeven. De selectie die u hier maakt, geldt voor alle balansen op alle tabbladen. U kunt de getoonde gegevens in de kolommen aanpassen: U kunt nulregels verbergen, de totalen verbergen of juist alleen de totalen tonen. In dat laatste geval kunt u ook het subtotaalniveau opgeven: Ook de weergave per kolom kan worden aangepast: Verder hebt u nog de volgende mogelijkheden: Met kunt u vanuit het programma de wizards voor het afdrukken van de Kolommenbalans en de Proef- Saldibalans starten. Met voegt u het programma aan uw 'Favorieten' toe. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 25 van 69

29 Als u een balansregel (grootboek) selecteert, kunt u met details opvragen: Met 'Info Rekeningkaartjes' opent 'Info Rekeningkaartjes' op het tabblad 'Mutaties'. U ziet dan de mutaties op de grootboekrekening in het geselecteerde boekjaar. Met 'Grootboekmutaties' openen de grootboekmutaties voor de geselecteerde periode(n). Met 'Periodetotalen' opent 'Info Rekeningkaartjes' op het tabblad 'Totalen'. De laatste keuze wordt onthouden. Als u een keuze hebt gemaakt, opent deze ook voor andere grootboeken als u op de regel dubbelklikt. Met de knoppen en kopieert u de balans (het actieve tabblad) naar respectievelijk MS Excel en het Windows klembord Eigen balansmodellen Het tabblad 'Eigen balans' biedt tal van mogelijkheden om eigen overzichten op te bouwen. In eerste instantie zijn alleen de grootboekrekeningen zichtbaar. Vervolgens kunt u met samenstellen: de balans U krijgt dan bijvoorbeeld dit: Als een 'Eigen balans' actief is, kunt u bij de kolomopties opgeven dat gegevens uit vorige boekjaren worden getoond. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 26 van 69

30 Dan kunt u in het veld 'Vorige jaren' een bestaand, ouder boekjaar opvragen. Tot en met welk boekjaar u terugzoekt, vult u in de menubalk in (maximaal 5 jaar, als het aantal periodes niet afwijkt van het jaar waarvoor de balans is opgevraagd). U kunt bijvoorbeeld de balans opvragen voor het jaar 2008 en dan terugzoeken tot 2003, als tenminste het aantal periodes over al die jaren hetzelfde was. Eigen balans opslaan Als u 'Info Balans' zonder meer afsluit, wordt het overzicht op de 'Eigen balans' niet onthouden. U kunt echter uw samenstellingen wel als een 'balansmodel' opslaan en weer opvragen. De opgeslagen balansmodellen zijn beschikbaar in al uw administraties en voor alle gebruikers. Stel een model samen dat u ook een volgende keer beschikbaar wilt hebben. Zorg daarbij ook dat de weergave-instellingen correct zijn. 1. Klik op. Nu verschijnt het volgende scherm: 2. Geef een omschrijving waarin de aard van het overzicht beschreven staat. Deze naam voor het model gebuikt u om het model weer op te vragen: 3. Geef in het veld 'Tab' de naam van het tabblad op. De modellen worden als tabblad getoond. Deze tabbladnaam hoeft niet uniek te zijn. De eerste maal dat u een model aanmaakt, krijgt het tabblad 'Eigen balans' de naam van dat model. De keren nadat het programma weer gestart wordt zal altijd het laatst gebruikte model worden geopend. Eigen balansmodel opvragen Met opent u een selectiescherm waarin u een model kunt selecteren (zie hierboven). U kunt slechts één model (tabblad) tegelijk openen. Door op de kolomkop dubbel te klikken kunt u de volgorde wijzigen waarin de modellen getoond worden (oplopen of aflopend). Met kunt u een balansmodel verwijderen. 3.7 Info afschriften menu: Info Afschriften U kunt op uw scherm overzichten opvragen van kas-, en bankafschriften op afschriftnummer en hiervan op regelniveau de details opvragen. U kunt de afschriften ook vanuit dit scherm afdrukken. 1. Open 'Info Afschriften' en selecteer het gewenste dagboek voor een overzicht van uw afschriften 2. Selecteer het gewenste afschrift en druk op 'details' in de menubalk als u hiervan de boekingsregels wilt opvragen. Een overzicht van de boekingsregels verschijnt 3. Selecteer de gewenste regel en druk op in de menubalk als u de transactiedetails wilt opvragen. 4. Klik op als u het overzicht wilt afsluiten. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 27 van 69

31 3.8 Info Opdrachten U roept het scherm 'Info opdrachten' op in de Outlookbalk' van het scherm 'Facturering/Verkoop ('Aanmaken opdrachten), en in het scherm 'Offertes' (Aanmaken offertes). Het is ook op te vragen met 'Info Opdrachten'. U kunt informatie opvragen over de aangemaakte en/of al gefactureerde factuuropdrachten. Zowel verkoopopdrachten als facturen worden dus getoond in dit programma. U hebt heel veel mogelijkheden om opdrachten te zoeken aan de hand van verschillende criteria. Klik in het vak 'Opdracht nr:' met de rechter muisknop en kies voor 'Geavanceerd zoeken' om het zoekscherm op te vragen, of klik op op de knoppenbalk. Er verschijnt een zoekscherm. Zie Opdracht zoeken voor een overzicht van de zoekmogelijkheden in dit scherm. U kunt zoeken op opdrachtnummer, debiteur en Kostenplaats.Maar ook op Dossier en als u werkt met de module 'Abonnementen', ook op abonnement. U kunt ook op combinaties zoeken (bijvoorbeeld op debiteur en kostenplaats). 1. Selecteer de verkoopopdracht of de factuur in het zoekscherm, of in het venster 'Geavanceerd zoeken'. Als in het zoekscherm de kolommen 'Factuur' en 'Factuurdatum' gevuld zijn, is de opdracht al gefactureerd. In de kolom 'F/C' kunt u zien of het om een factuur of een creditnota gaat (met een negatief aantal). Creditnota's kunnen in een apart dagboek verwerkt worden 2. Na selectie worden de gegevens op het scherm getoond. U kunt hierbij gebruik maken van het procentteken '%' als selectiecriterium. Let op de volgende velden: Hoofdorder (module 'Verkoop') Bij het opvragen van een Backorder, wordt het opdrachtnummer van de oorspronkelijke opdracht getoond op het veld 'Hoofdorder'. Als het veld 'Hoofdorder' leeg is, gaat het om een hoofdorder. Factuur Als dit veld gevuld is, is de opdracht een historische order, want de opdracht is al gefactureerd. Als dit veld leeg is, dan staat de opdracht nog open. Geleverd / Naleveren (module 'Verkoop') In de kolom 'Geleverd' is aangegeven hoeveel artikelen er werkelijk geleverd zijn. Als dit aantal kleiner is dan het bestelde aantal, of als dit handmatig vastgelegd is bij het afmelden, staat het verschil in de kolom 'Naleveren'. Bij het factureren is een backorder aangemaakt voor dit 'nog te leveren' aantal. Als u de gegevens van een reeds gefactureerde hoofdorder opvraagt, bevat de kolom 'Naleveren' het aantal artikelen dat in backorder is gezet, dus het aantal waarvoor de nieuwe verkoopopdracht aangemaakt is. Fiattering Als u werkt met Fiattering ziet u hier degene die de opdracht gefiatteerd heeft of aan wie deze opdracht foor fiattering is toegewezen. Magazijnbon / Pakbon / Niet leveren (module 'Verkoop') Onder in het venster zijn deze vakjes aangekruist als de magazijnbon of de pakbon voor de geselecteerde opdracht al afgedrukt zijn of als de opdracht niet geleverd wordt. U kunt hiermee de status bepalen van de opdracht. Bij verzamelfacturen kunt u met de met de 'bladerknop' in de menubalk naar de overige bijbehorende opdracht(en) gaan. 3. Klik op 'Nieuw' of druk op <Ctrl>+<N> om informatie van een volgende opdracht op te kunnen vragen 4. Dubbelklik op een opdrachtregel (niet in het veld 'Omschrijving') om uitgebreide regelinformatie op te vragen. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 28 van 69

32 Als u werkt met 'Abonnementen', kunt u in het veld 'Abonnement' een abonnementsnummer opvragen. De informatie over de abonnementsopdracht verschijnt dan. 3.9 Info gefactureerde opdrachten Dit informatieprogramma geeft informatie over de aangemaakte factuuropdrachten en de daaruit voortkomende facturen. U kunt de gegevens vanuit twee verschillende invalshoeken opvragen, ieder op een eigen tabblad: Debiteur. U kunt per debiteur per artikel de facturen opvragen die voor die artikelcode (voor die debiteur, of alle debiteuren) aangemaakt zijn, bijvoorbeeld 'alle facturen voor debiteur Van Bekkerem die betrekking hebben op het geven van instructie' Artikelcode. U kunt per artikelcode (en per debiteur, of alle debiteuren) de facturen opvragen die voor dat artikel aangemaakt zijn. Ook gefactureerde abonnementen worden getoond. In de kolom 'Abonnement' staat het nummer van het abonnement vermeld. Met ziet u de detailgegevens van de geselecteerde opdrachtregel. Met opent het scherm 'Info opdrachten' van de betreffende factuur Info artikelen De artikelgegevens hebt u in 'Onderhoud Artikel/Diensten Artikel/diensten' kunnen vastleggen. In dit programma worden zowel de gegevens van de voorraadartikelen (module Voorraad & Bestelregistratie), als van de diensten en niet-voorraadartikelen getoond. Ook gegevens van de mutaties, bestellingen en factuuropdrachten kunt u hier opvragen; deze gegevens hebt u in de betreffende programma's kunnen invoeren. 1. Start het programma 'Info Artikelen' 2. Selecteer het artikel waarover u de informatie wilt hebben. Afhankelijk van het soort artikel, worden nu de verschillende tabbladen geactiveerd. Alleen voor een voorraadartikel kunt u bijvoorbeeld de gegevens op het tabblad 'Inkoop' opvragen en de voorraadmutaties op het tabblad 'Mutaties' 3. Ga naar het tabblad waarop de door u gewenste informatie staat. Op het tabblad 'Mutaties' kunt u gedetailleerde informatie over de geselecteerde voorraadmutatie opvragen door op te klikken. Op het tabblad 'Statistiek' kunt u aangeven voor welke periode-indeling u de omzet- of verkoopstatistiek wilt zien en of u ook de kolommen met de cumulatieven wilt zien en kunt u ook grafische informatie opvragen. Op de tabbladen 'Bestellingen' en 'Factuuropdrachten' kunt u aangeven dat u alleen de openstaande bestellingen / factuuropdrachten wilt zien. Wanneer u bij artikelen vrije velden hebt toegevoegd waarvan de lengte groter is dan vijftig alfanumerieke tekens, kunt u met de cursor tot het eind van de tekst scrollen (max. 99 tekens) 4. Klik op om de gegevens van een ander artikel op te vragen. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 29 van 69

33 Info Voorraad en prijzen Artikelprijzen en prijsafspraken (module Prijsafspraken) hebt u kunnen vastleggen in de programma's 'Artikel/diensten' en 'Prijsafspraken' (beide in het menu 'Onderhoud'). Informatie over samengestelde artikelen wordt hier niet gegeven. Deze informatie kunt u opvragen met 'Info Voorraad samenstellingen'. In dit programma kunt u informatie opvragen over de huidige voorraad en de verschillende prijzen die vastgelegd zijn. Tabblad Voorraad Op dit tabblad staan de voorraadgegevens. Daarvoor geldt het volgende: Minimumvoorraad: Maximumvoorraad: Technische voorraad: Economische voorraad: Vrije voorraad: Opgegeven bij Onderhoud Artikel/Diensten, tabblad Magazijn Opgegeven bij Onderhoud Artikel/Diensten, tabblad Magazijn Feitelijke voorraad in het magazijn/de magazijnen Voorraad, rekening houdend met inkoop en verkoop Voorraad die vrij te verkopen is (technische voorraad verkochte/bestelde voorraad) Van de voorraad van het voorraadartikel wordt per magazijn de voorraad getoond. Onder aan de lijst worden de totalen getoond. Tabblad Prijzen Op dit tabblad kunt u de actuele prijzen laten berekenen voor een artikel of een combinatie van artikel / debiteur. Het programma houdt rekening met alle gegevens die in de volgende programma's zijn vastgelegd: Onderhoud artikel/diensten: standaardverkoopprijs, aantal decimalen, prijzen per, kortingsgroep Onderhoud debiteuren: valuta, kortingspercentage, Prijslijst Prijsafspraken: prijzen- en kortingstaffels per combinatie van artikel / debiteur / prijslijst enzovoorts, valuta, en de periode waarvoor de Prijsafspraak geldt U ziet dus bijvoorbeeld meteen welke prijs gehanteerd zal worden als u volgende week 4 tuinstoelen aan debiteur van Bekkerem verkoopt, en of de debiteur een trouwe klant is die speciale korting krijgt, of als er een speciale aanbieding geldt voor volgende week. Tabblad Prijsafspraken Op dit tabblad kunt u per artikel de gemaakte prijsafspraken zien, zoals ze in 'Onderhoud Prijsafspraken' zijn ingevoerd. 1. Selecteer een artikel en klik daarna op de verschillende tabbladen om de gewenste informatie op te vragen. Kies voor [Nieuw record] of druk op <Ctrl>+<N> om een nieuw artikel te selecteren. 2. Vul de gegevens in waarvoor u de prijzen wilt zien Na selectie van een artikel worden de bruto- en nettoprijzen voor de huidige datum berekend en in de tabel getoond. Als u een valutacode opgeeft, worden de prijzen berekend in de opgegeven valuta. Laat het veld 'Valuta' leeg om de prijzen in lokale valuta te laten berekenen. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 30 van 69

34 Na selectie van een debiteur worden de prijzen voor de combinatie artikel / debiteur in de valuta van de debiteur berekend voor de huidige datum en in de tabel getoond. De eventueel ingevulde valutacode wordt overschreven door de standaardvaluta van de debiteur. Vul een datum in als u de prijzen wilt weten die op die datum gelden. Het programma kijkt dan welke prijsafspraak geldig is voor die datum voor het artikel of de combinatie artikel / debiteur en toont de prijzen die op die datum gehanteerd worden. Dubbelklik op een regel in de tabel om de details van de prijzen op te vragen. Alleen die prijzen worden getoond voor de aantallen waarvoor de combinatie prijs en korting die de goedkoopste prijs opleveren. In de prijsberekening wordt rekening gehouden met alle gegevens waarvoor de prijsafspraak gemaakt is, dus met de debiteurgegevens, prijslijsten en kortingsgroepen, staffels en kortingen, valuta, en de geldende prijs afspraak voor periode Info kostenplaatsen Per grootboekrekening hebt u in 'Onderhoud Rekeningschema' opgegeven of mutaties op de grootboekrekening wel of niet verbijzonderd moeten worden op een kostenplaats. Mutaties op grootboekrekeningen die verbijzonderd moeten worden, hebt u verplicht moeten verbijzonderen (boeken) op een kostenplaats. U kunt informatie over de mutaties op de kostenplaatsen op twee manieren opvragen: 1. totalen per kostenplaats (per grootboekrekening) 2. alle mutaties die op een (combinatie van grootboekrekening en) kostenplaats geboekt zijn. U kunt de gegevens selecteren op de kostenplaats waarop de mutaties geboekt zijn en vervolgens op de grootboekrekeningen van waaruit de mutaties verbijzonderd zijn. 1. Start Info Kostenplaatsen' 2. Selecteer de kostenplaats. Op het scherm worden dan direct de totalen getoond voor alle mutaties die op de gekozen kostenplaats geboekt zijn 3. Selecteer een grootboekrekening om alleen de totalen op te vragen van de mutaties die vanuit die rekening op de gekozen kostenplaats geboekt zijn. Als u het nummer van de rekening intypt, moet u eerst op klikken. Als u op een perioderegel dubbelklikt gaat u direct naar het tabblad 'Mutaties' voor een overzicht van de mutaties in die periode of: 4. Ga naar het tabblad 'Mutaties' om de mutaties op te vragen op de geselecteerde kostenplaats. Ook hier kunt u een grootboekrekening selecteren om de mutaties op te vragen die vanuit de grootboekrekening op de kostenplaats geboekt zijn. 5. Selecteer een mutatieregel en klik op of dubbelklik op de regel. Nu opent het relevante detailvenster met de factuurgegevens of boekingsregel Info dossiers Per grootboekrekening hebt u in 'Onderhoud rekeningschema' kunnen opgeven of mutaties op de grootboekrekening wel of niet verbijzonderd moeten worden op een dossier. Mutaties op grootboekrekeningen die verbijzonderd moeten worden, moeten verplicht geboekt worden op een dossier. U kunt informatie over de mutaties op de dossiers op twee manieren opvragen: totalen per dossier (per grootboekrekening) alle mutaties die op een (combinatie van grootboekrekening en) dossier geboekt zijn. U kunt de gegevens selecteren op het dossier waarop de mutaties geboekt zijn en vervolgens op de grootboekrekening van waaruit de mutaties verbijzonderd zijn. 1. Start 'Info Dossiers' Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 31 van 69

35 2. Selecteer het dossier. Op het scherm worden dan direct de totalen getoond voor alle mutaties die op het gekozen dossier geboekt zijn (Tabblad 'Totalen'). Als u op een rekeningregel dubbelklikt gaat u direct naar het tabblad 'Mutaties' voor een overzicht van de mutaties op die rekening of: 3. Ga naar het tabblad 'Mutaties' om de mutaties op te vragen op het geselecteerde dossier. U kunt een grootboekrekening selecteren om de mutaties op te vragen die vanuit de grootboekrekening op het dossier geboekt zijn. 4. Selecteer een mutatieregel en klik op of dubbelklik op de regel. Nu opent het relevante detailvenster met de factuurgegevens of boekingsregel Info rubricering In dit programma kunt u informatie opvragen over de rubrieken zoals u die hebt kunnen aanmaken in Onderhoud rubrieken' (menu 'Onderhoud'). U kunt saldi opvragen van 'losse' rekeningen of van alle rekeningen die onder een bepaald niveau 'hangen'. Markeer de rekening in het linkerkader om de periodesaldi in het rechterkader te zien. Schema's U kunt maximaal drie schema's opstellen. Door op de knop '1', '2' of '3' te klikken selecteert u het gewenste schema. Weergave boom & Cumulatief U kunt de weergave van de boom zelf wijzigen. Zo kunt u alleen codes, alleen omschrijvingen of codes én omschrijvingen laten tonen (klik op ). U kunt ook kiezen voor 'Cumulatief' door op te klikken. Grafiek Klik op om een grafiek te zien van de getoonde saldi. Die grafiek kunt u vervolgens opslaan, kopiëren, of per mail of fax versturen. Wanneer u in de boomstructuur klikt op een grootboekrekening (laagste niveau) en u selecteert in het rechtervenster een of meer periodes, kunt op en kunt u opnieuw per mutatie details opvragen. klikken. Nu verschijnt een (voorraad)mutatie-overzicht 3.15 Info subadministraties Per grootboekrekening hebt u in 'Onderhoud rekeningschema maximaal drie subadministraties kunnen koppelen. Afhankelijk van de instellingen in het programma 'Onderhoud Subadministraties' hebt u de mutaties op deze grootboekrekening verplicht moeten verbijzonderen naar de sleutelwaarden van de subadministratie. In dit programma kunt u per subadministratie alle informatie opvragen over de verbijzonderde bedragen, vanuit verschillende invalshoeken. U kunt informatie opvragen per boekingsperiode, per grootboekrekening en per sleutelwaarde binnen de administratie, of voor iedere combinatie van deze gegevens. 1. Start 'Info Subadministraties' 2. Selecteer de subadministratie. Links op het scherm wordt dan een boomstructuur getoond die bestaat uit de onderdelen 'Periode', 'Grootboek' en de sleutels die voor de subadministratie gedefinieerd zijn. U Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 32 van 69

36 kunt in de menubalk een boekjaar selecteren, maar u kunt het veld 'Boekjaar' ook leeg laten voor nietboekjaargebonden subadministraties. 3. Klik op het kruisje voor de map, of dubbelklik op een map om deze te openen. In de kolommen worden de gegevens getoond van de verbijzonderde mutaties vanuit de gekozen invalshoek. Als u bijvoorbeeld de map 'Grootboek' geopend hebt, worden de verbijzonderde bedragen per grootboekrekening getoond. U ziet het verbijzonderde bedrag en het percentage ten opzichte van het totaalbedrag 4. Na het openen van een map worden ook de daaronder liggende mappen getoond voor de andere onderdelen. Na het openen van de map 'Grootboek' worden de mappen 'Periode' en de mappen voor de sleutelwaarden getoond. Open een nieuwe map om de gegevens uit te splitsen naar een nieuw onderdeel, bijvoorbeeld per boekingsperiode. Voor iedere nieuwe map die u opent in de boomstructuur wordt een nieuwe kolom getoond. Door de mappen in een andere volgorde te openen kunt u de gegevens voor iedere gewenste combinatie opvragen 5. Dubbelklik op een regel om de onderliggende mutaties van het (sub)totaal op te vragen. Filter opgeven U kunt een filter opgeven voor de gegevens die op het scherm getoond moeten worden. U ziet dan alleen de gegevens die aan het opgegeven filter voldoen. Zo kunt u een filter opgeven voor de grootboekrekening, voor een periode of voor een van de sleutels om alleen de gegevens van een bepaalde grootboekrekening, periode of voor een bepaalde sleutel te laten tonen. 1. Selecteer bij 'Filter' het hoofdgegeven waarop u wilt selecteren, bijvoorbeeld de sleutel of de grootboekrekening 2. In het selectievak '=' kunt u vervolgens het gegeven selecteren. De getoonde gegevens worden aangepast aan het gekozen hoofdgegeven; dus als u voor het filter 'grootboekrekening' gekozen hebt, ziet u hier alle grootboek rekeningen waarop verbijzonderd is. Als u het filter 'werkplaats' gekozen hebt, kunt u hier een keuze maken uit de werkplaatsen. Klik op om de instellingen te wijzigen Info debiteuren In het programma 'Info Debiteuren' kunt u van iedere debiteur verschillende soorten informatie opvragen. Deze informatie kan op de diverse tabbladen opgevraagd worden: (Aflever)adresgegevens en basisgegevens (Basis I, II en III en Adressen) Intrastatgegevens (module Intrastat), als deze in 'Onderhoud Debiteuren' zijn opgegeven (Openstaande) facturen. Waarna u diverse details per factuur kunt opvragen De mutaties voor de debiteur, eventueel uitgesplitst in facturen en betalingen Statistische gegevens Factuuropdrachten Als u zelf vrije velden gedefinieerd hebt, worden deze getoond op de extra tabbladen. Deze tabbladen krijgen de naam die u in 'Onderhoud algemene gegevens (Vrije velden)' opgegeven hebt op het tweede niveau. Het tabblad 'Contactpersonen' toont de contactpersonen die voor de debiteur/relatie gedefinieerd zijn. Daarnaast kunt u ook acties en notities maken bij crediteuren. Klik op of in de menubalk om een actie of notitie voor de geselecteerde crediteur aan te maken. Start het programma in het menu 'Info' 1. Selecteer de debiteur of type het nummer en klik op De adresgegevens en de basisgegevens van de debiteur worden op de eerste tabbladen getoond Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 33 van 69

37 2. Op het tabblad 'Intrastat' ziet u een overzicht van de intrastatgegevens die bij de debiteur zijn opgegeven ('Onderhoud Debiteuren'). Deze gegevens worden bij intrastatboekingen standaard voorgesteld. 3. Klik op het tabblad 'Facturen' om alle facturen van de debiteur op te vragen. U ziet dan alle facturen van de gekozen debiteur. Door het vakje 'Alleen openstaande facturen' te selecteren ziet u alleen de openstaande facturen. Het is mogelijk de factuurinformatie te zien op basis van het boekjaar, of als de volledige informatie op dit moment (onafhankelijk van het boekjaar). Hiervoor zijn twee keuzevelden beschikbaar: De keuze 'Huidige stand' geeft het volledige overzicht, de keuze 'Stand per boekjaar' geeft het overzicht van het boekjaar dat in de knoppenbalk is geselecteerd. 4. In de kolom 'Totaal verrekend' wordt bij facturen in vreemde valuta het totaal van het koersverschil, de herwaardering en het betaalde bedrag getoond. In de kolom 'Verrekend valuta' staat alleen het bedrag in de vreemde valuta. 5. Als u werkt met de module 'Incasso', is de kolom 'Status Incasso' toegevoegd. U kunt dan per factuur zien of er van de factuur een incassovoorstel of een incasso onderweg is. Dubbelklik op een factuur, of markeer een factuuropdracht en klik op boekingsgegevens de Btw-specificatie subadministratie grootboek om de volgende details per factuur op te vragen: 6. Klik op om naar het factuurvenster terug te keren. Selecteer een factuuropdracht. Nu wordt de knop actief. Gebruik deze knop om informatie over de opdracht op te vragen vanuit het programma 'Info Opdrachten'. Als de knop actief wordt, gaat het om een projectmutatie en opent 'Info Projecten'. 7. Klik op het tabblad 'Mutaties' om de mutaties van de debiteur op te vragen. U hebt de volgende selectiemogelijkheden (die u kunt combineren): - Selectie op periode - Selectie van alleen de facturen 8. Klik op het tabblad 'Statistiek' om de statistische gegevens van de crediteur op te vragen. U ziet onder andere het aantal facturen, het totaal gefactureerde bedrag, het bedrag aan openstaande posten en cijfers over het betalingsgedrag van u ten opzichte van de crediteur. Deze laatste cijfers geven het gemiddeld aantal dagen dat een post open staat, en gewogen en ongewogen (in het gewogen betalingsgedrag wordt de grootte van het bedrag van de openstaande factuur wel meegeteld en in het andere geval niet. In het gewogen betalingsgedrag geldt dan dat hoe hoger het factuurbedrag is, des te zwaarder wordt de factuur meegeteld in het betalingsgedrag). Grafiek Klik op om een grafische presentatie op te vragen van de betalingstermijn over de afgelopen 12 maanden. U hebt diverse mogelijkheden de grafiek op de best mogelijke wijze te presenteren Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 34 van 69

38 9. Klik op het tabblad 'Opdrachten' voor een overzicht voor alle, of alleen de openstaande opdrachten van de debiteur. Ook hier is de knop beschikbaar (zie het tabblad 'Facturen'). 10. Als u werkt met de module 'Abonnementen' wordt een kolom 'Abonnement' toegevoegd waarin het abonnementsnummer is opgenomen. 11. Als u werkt met de module 'Offertes' is een tabblad 'Offertes' beschikbaar waarop een overzicht van de offertes is opgenomen. U kunt kiezen voor 'openstaande-, afgewezen- en gepromoveerde offertes' of voor een combinatie daarvan 12. Op het tabblad 'Projecten' staan de stamgegevens van de projecten bij de geselecteerde debiteur Info crediteuren In het programma 'Info crediteuren' kunt u van iedere crediteur verschillende soorten informatie opvragen op verschillende tabbladen: Adresgegevens en basisgegevens (Basis I, II, III, Bank en contactpersonen) Intrastatgegevens (module 'Intrastat') (Openstaande) facturen. Waarna u diverse details per factuur kunt opvragen De mutaties voor de crediteur, eventueel uitgesplitst in facturen en betalingen Statistische gegevens Bestellingen (module 'Voorraad & Bestelregistratie') Als u zelf vrije velden gedefinieerd hebt, worden deze getoond op de extra tabbladen. Deze tabbladen krijgen de naam die u in 'Onderhoud algemene gegevens (Vrije velden)' opgegeven hebt op het tweede niveau. Het tabblad 'Contactpersonen' toont de contactpersonen die voor de crediteur/relatie gedefinieerd zijn. Daarnaast kunt u ook acties en notities maken bij debiteuren. Klik op of in de menubalk om een actie of notitie voor de geselecteerde debiteur aan te maken. 1. Start 'Info Crediteuren' 2. Selecteer de crediteur of type het nummer en klik op. De adresgegevens en de basisgegevens van de crediteur worden op de eerste tabbladen getoond 3. Klik op het tabblad 'Facturen' om al uw facturen bij de crediteur op te vragen. U ziet dan alle facturen bij de gekozen crediteur. Het saldo van de openstaande facturen wordt in het veld Huidig saldo getoond. Door het vakje 'Alleen openstaande facturen' aan te vinken, kunt u alleen de openstaande facturen opvragen. Het is mogelijk de factuurinformatie te zien op basis van het boekjaar, of als de volledige informatie op dit moment (onafhankelijk van het boekjaar). Hiervoor zijn twee keuzevelden beschikbaar: De keuze 'Huidige stand' geeft het volledige overzicht, de keuze 'Stand per boekjaar' geeft het Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 35 van 69

39 overzicht van het boekjaar dat in de knoppenbalk is geselecteerd. In de kolom 'Totaal verrekend' wordt bij facturen in vreemde valuta het totaal van het koersverschil, de herwaardering en het betaalde bedrag getoond. In de kolom 'Verrekend valuta' staat alleen het bedrag in de vreemde valuta. Er is een kolom 'Status Telebankieren' beschikbaar waarin de status van de factuur voor het telebankieren is opgenomen. Er zijn vier statussen mogelijk: Betaalbaar Onderweg Afgehandeld Niet verwerkt De status 'Afgehandeld' is alleen zichtbaar als de optie: 'Alleen openstaande facturen' niet is aangevinkt. Dubbelklik op een factuur, of markeer een factuur en klik op factuur op te vragen: om de volgende details per boekingsgegevens, de Btw-specificatie, subadministratie, grootboek, Klik op om naar het factuurvenster terug te keren U kunt het vakje in de kolom 'Notities' gebruiken om notities bij een factuur vast te leggen of te bekijken Als u werkt met 'Fiattering' zijn er twee kolommen zichtbaar: 'Fiat' en 'Fiatteren door'. Hieraan kunt u zien of de factuur gefiatteerd is. 4. Klik op het tabblad 'Mutaties' om de mutaties bij de crediteur op te vragen. U hebt de volgende selectiemogelijkheden (die u kunt combineren): Selectie op periode. Klik in 'Periode' op Start en Einde en geef de gewenste data op. Klik op om de selectie uit te voeren. Unit4 Multivers XL stelt de gekozen startdatum volgende keer als default voor. Maak het veld 'Startdatum' leeg als u weer vanaf de allereerste mutatie wilt selecteren selectie van alleen de facturen. Alleen de betalingen of beide. Selecteer in het venster 'Facturen & betalingen' de gewenste keuzen en klik op 5. Klik op het tabblad 'Statistiek' om de statistische gegevens van de crediteur op te vragen. U ziet onder andere het aantal facturen, het totaal gefactureerde bedrag, het bedrag aan openstaande posten en cijfers over het betalingsgedrag van u ten opzichte van de crediteur. Deze laatste cijfers geven het gemiddeld aantal dagen dat een post open staat, en gewogen en ongewogen (in het gewogen betalingsgedrag wordt de grootte van het bedrag van de openstaande factuur wel meegeteld en in het andere geval niet. In het gewogen betalingsgedrag geldt dan dat hoe hoger het factuurbedrag is, des te zwaarder wordt de factuur meegeteld in het betalingsgedrag). Grafiek Klik op om een grafische presentatie op te vragen van de betalingstermijn over de afgelopen 12 maanden. U hebt diverse mogelijkheden de grafiek op de best mogelijke wijze te presenteren 6. Als u werkt met de module Voorraad- & Bestelregistratie, is het tabblad 'Bestellingen' beschikbaar. Hier ziet u een overzicht van de (openstaande) bestellingen per crediteur. Als u dubbelklikt op een orderregel opent het detailscherm 'Bestellingen'. Op dit scherm is de kolom 'Geleverd' zichtbaar. Hierin staat het aantal inmiddels geleverde artikelen van deze bestelling. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 36 van 69

40 Van niet-voorraadhoudende artikelen worden de goederenontvangsten niet geregistreerd en is de hoeveelheid 'Geleverd' niet te bepalen Info personen Met 'Info Personen' kunt u de stamgegevens van personen opvagen: Op de eerste tabbladen ziet u de informatie zoals die is ingevoerd bij de stamgegevens. Het tabblad 'Urenregistratie' is bij interne personen actief als zij verplicht zijn om de urenregistratie in te vullen (module 'Urenregistratie'). Het tabblad 'Selectielijst' geeft aan in welke selectielijst(en) de (externe) persoon is opgenomen (module 'Relatiebeheer') Info vaste activa 1. Open 'Info Vaste activa' 2. Selecteer de gewenste activumcode om de informatie op te vragen Op het tabblad 'Algemeen' ziet u de stamgegevens; Op het tabblad 'Waarde' het financiële overzicht van het activum; Op het tabblad 'Status' staat de status van het activum; Op het tabblad 'Mutaties' staan de mutatieregels van het activum. Tabblad 'Mutaties' Geef op dit tabblad aan of u de mutaties van alle boekjaren wilt zien of alleen van het geselecteerde boekjaar. Selecteer een mutatieregel en klik op om de mutatiedetails op te vragen. U kunt dan kiezen of u het detailoverzicht wilt zien (Activa mutatiedetails) of dat u de betreffende journaalpost wilt opvragen (zie 'Info journaalposten'). Voor het opvragen van de journaalpost, kunt u ook op de mutatieregel dubbelklikken Informatie opvragen over offertes (Overzicht) Op verschillende plaatsen kunt u informatie over uw offertes opvragen: Info offertes In de Outlookbalk van het offertescherm kunt u met 'Info offertes' informatie over uw offertes opvragen. U kunt dit infoscherm ook openen met 'Info Offertes' in het menu. In dit scherm kunt u een offerte opvragen en bekijken. Ook afgewezen en gepromoveerde offertes zijn in dit scherm opvraagbaar. Met kunt u offertes op uitgebreide criteria zoeken. Als u werkt met Fiattering is de fiatteringsinformatie ook zichtbaar. Als u in het veld 'Omschrijving' van een offerteregel dubbelklikt, wordt de volledige omschrijving getoond. Als u op andere velden op een offerteregel dubbelklikt, verschijnt een infoscherm met de regelinformatie. Artikelen zoeken in offertes Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 37 van 69

41 Bij het aanmaken van offertes kunt u gedetailleerde zoeksleutels opgeven om artikelen uit bestaande offertes te zoeken en over te nemen naar een nieuwe offerte. Eventuele extra omschrijvingen worden dan niet overgenomen in de nieuwe offerte. Persoonlijke assistent In de Persoonlijke assistent kunt u bij 'Instellingen' opgeven dat openstaande of (bijna) verlopen offertes worden getoond voor alle, of de geselecteerde Relaties. Management-assistent Bij de Bedrijfsinformatie in de Management-assistent wordt het offertesaldo getoond en de gemiddelde slagingskans. In de Management-assistent kunt u bij 'Instellingen' opgeven dat openstaande of (bijna) verlopen offertes worden getoond voor alle, of de geselecteerde relaties. Bij de Bedrijfsinformatie wordt het offertesaldo getoond en de gemiddelde slagingskans Relatiebeheer Op het tabblad 'Offertes' ziet u de offertes per relatie. U kunt ervoor kiezen om alleen de openstaande offertes op te vragen. Info debiteuren Op het tabblad Offertes kunt u per debiteur een overzicht van de openstaande, afgewezen en of gepromoveerde offertes opvragen. Info artikelen Op het tabblad krijgt u per artikel een overzicht van alle, of alleen de openstaande offertes. Selectielijsten U kunt in de selectielijsten een koppeling naar offertes leggen Info Abonnementen In het programma 'Info Abonnementen' krijgt u een overzicht van uw abonnementen. Deze informatie kan op vijf tabbladen opgevraagd worden: algemene informatie over het opgevraagde abonnement, de factuurtekst, de extra gegevens voor het abonnement, de (openstaande) facturen en de (openstaande) opdrachten. 1. Start 'Info Abonnementen' 2. Selecteer het abonnementsnummer, de debiteur en/of de abonnementsoort en druk op <Ctrl> + <F> of klik op. De gewenste gegevens verschijnen 3. Op het tabblad 'Facturen' staan de openstaande facturen. Door het veld 'Alleen openstaande facturen' te deselecteren, verschijnt een overzicht van alle abonnementfacturen voor de gemaakte selectie. Dubbelklik op een factuur of selecteer een factuur en klik op om de factuurdetails te zien. 4. Selecteer een factuur en klik op [Opdracht] om de betreffende factuuropdracht te openen in het scherm 'Info opdrachten'. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 38 van 69

42 4 Het importeren van gegevens in het pakket In Unit4 Multivers XL kunt u veel gegevens importeren naar de tabellen. De algemene importfunctie wordt eerst beschreven. Import financieel II is een module waarmee een bepaald type csv-bestanden van een standaard importformaat (E-port) in Unit4 Multivers XL geïmporteerd kunnen worden. 4.1 Werken met Import Financieel I Zie de beschrijving van de importeerwizard voor gedetailleerde informatie De volgende gegevens (categorieën) kunnen worden geïmporteerd: 1. Activa beginbalans; 2. Activa hoofd\subgroep; 3. Artikelen; 4. Artikelomschrijvingen in vreemde taal; 5. Crediteuren inkoopfacturen; 6. Crediteuren stamgegevens; 7. Debiteuren stamgegevens 8. Debiteuren verkoopfacturen; 9. Grootboek rekeningschema; 10. Journaalposten; 11. Relaties. Voor de verschillende gegevenscategorieën in de genoemde pakketten gelden verschillende versies en mogelijkheden. Verder kunt u uw eigen importdefinitie(s) samenstellen voor de volgende bestandsformaten: komma gescheiden; puntkomma gescheiden; vaste kolombreedtes. Zo kunt u bijvoorbeeld een spreadsheet uit MS Excel als een *.csv-bestand opslaan en vervolgens in Unit4 Multivers XL importeren. Bij het importeren is van belang dat de te importeren velden op de juiste plaats in de database van Unit4 Multivers XL worden weggeschreven. Bij de import krijgt u de mogelijkheid om de juiste kolomnamen toe te kennen aan de te importeren kolommen van het exportbestand. De wizard 'Importeren' helpt u daarbij. Wanneer u op deze wijze een zogenaamde importdefinitie hebt gemaakt kunt u deze definitie bewaren en later opnieuw gebruiken. Verder zijn de importspecificaties voor de verschillende importdefinities opgenomen met de bijbehorende veld- en kolomnamen en de specificaties (kenmerken). Aanbevelingen voor het importeren van gegevens Bepaal vooraf het bestandsformaat van het te importeren bestand. Elk importbestand kan maar één bestandsformaat bevatten (niet zowel komma-gescheiden als puntkomma-gescheiden in één bestand).de volgorde van de kolommen maakt niet uit, dit wordt door de importwizard geregeld. Door het grote aantal controles en aanpassingen per veld dat Unit4 Multivers XL tijdens het importeren uitvoert, kan het importproces enige tijd duren. Als u een groot importbestand met veel records heeft, kunt u een testbestand met een beperkt aantal records aanmaken. Met dit testbestand kunt u dan snel bekijken of de import zonder fouten verloopt en kunt u per kolom eigenschappen en kenmerken vastleggen. U legt de importdefinitie dan vast. Vervolgens selecteert u uw gemaakte importdefinitie voor het volledige importbestand. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 39 van 69

43 Zorg dat u de (kolom)namen van het importbestand tijdens het importeren bij de hand hebt. Wanneer uw bestand is voorzien van kolomnamen, zult u deze 'header' niet willen importeren om foutmeldingen te voorkomen. De kolomnamen zijn dan tijdens het importeren niet zichtbaar (zie de instructie hieronder). Voor numerieke velden wordt het decimaalteken en het cijfergroeperingssymbool bepaald door de landinstellingen in Windows. U kunt in de importdefinitie aangeven dat de punt als decimaalsymbool gebruikt wordt (in uw importbestand) Importeerwizard Met 'Extra Importeren Importeren I' start u de Importeerwizard op, waarmee u gegevens uit andere financiële pakketten selectief kunt importeren in Unit4 Multivers XL. Voordat u gegevens gaat importeren, moeten de bijbehorende standaardgegevens al aanwezig zijn. Als u bijvoorbeeld grootboekrekeningen gaat importeren, moet het boekjaar al aangemaakt zijn; als u debiteurenfacturen gaat importeren, moeten de gegevens van de debiteuren al aanwezig zijn. De gegevens zullen in de huidige administratie geïmporteerd worden. Journaalposten worden per transactie geïmporteerd. Zorg er dus voor dat de verschillende regels van een transactie ook werkelijk bij elkaar staan (bijvoorbeeld gesorteerd per boekjaar, dagboek en transactie) en niet verspreid zijn over het importbestand. Voor het importeren wordt gebruikt gemaakt van importdefinities. Unit4 Multivers XL wordt geleverd met een aantal importdefinities voor alle belangrijke Nederlandse pakketten. Voor afwijkende formaten kunt u bestaande definities wijzigen of zelf importdefinities vastleggen. Door de wizard te doorlopen kunt u gegevens van diverse financiële pakketten importeren in Unit4 Multivers XL door in ieder venster de gewenste gegevens aan te kruisen of in te vullen. Maak steeds een keuze en klik op om naar het volgende venster te gaan. Door op te klikken, keert u naar het vorige venster terug. U verlaat de afdrukwizard meteen als u op klikt. Venster Kies de gegevens In dit eerste venster selecteert u de gegevens die u wilt importeren. U kunt hier kiezen uit verschillende soorten stamgegevens, facturen of journaalposten. U kunt maar één soort gegevens tegelijk importeren. Als u een gehele administratie wilt importeren, moet u de gegevens stuk voor stuk importeren. Houd hierbij weer rekening met het feit dat de stamgegevens al aanwezig moeten zijn als u de factuurgegevens gaat importeren. U importeert dus bijvoorbeeld eerst de stamgegevens van de debiteuren, en vervolgens de factuurgegevens van de debiteuren. Venster: Kies bestandsformaat In dit venster selecteert u de importdefinitie van een financieel pakket, of in welk formaat u de gegevens wilt importeren. In dit venster worden ook de eventueel door u zelf aangemaakte importdefinities getoond. Door een dergelijke definitie te selecteren en op te klikken of op de rechtermuisknop te klikken en de keuze 'Verwijderen' te maken, kunt u deze definitie eventueel verwijderen. Venster: Bestandsnaam Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 40 van 69

44 Type hier de naam en het bestandspad van het bestand dat u wilt importeren, of klik op het bestand te zoeken. om U kunt, wanneer u dit wenst, aangeven dat het te importeren bestand, na afloop van de import wordt verwijderd. Eerste x regels niet inlezen het importbestand kan boven in het bestand een aantal regels bevatten met informatie over het bestand die niet geïmporteerd hoeft te worden. Als dit het geval is, kunt u hier aangeven om hoeveel regels het gaat. Deze regels worden bij het importeren overgeslagen. De Importeerwizard stelt al een aantal regels voor, dat u kunt overnemen of aanpassen door een ander aantal in te typen of door het aantal te verhogen of te verlagen met de pijltjesknop. Na het klikken op wordt de lay-out van het importbestand opgehaald. Als u gekozen hebt voor het bestandsformaat 'Eigen vaste kolombreedtes', dan verschijnt er een extra venster 'Definieer de kolommen van het importbestand'. In dit venster gaat u de breedte van de verschillende kolommen in het importbestand vastleggen. Daarna wordt dan de lay-out van het importbestand opgehaald. Venster: Benoem de kolommen van het importbestand In dit venster gaat u aangeven met welke velden in Unit4 Multivers XL de kolommen in het import bestand overeenkomen. U gaat bijvoorbeeld aangeven dat de kolom 'Debiteurnummer' overeenkomt met het veld 'Debiteurnummer' in Unit4 Multivers XL, zodat de gegevens in het correcte veld geïmporteerd worden. U kunt de kolommen op twee manieren benoemen (= koppelen aan een veld in Unit4 Multivers XL ): Per regel (voor meerdere kolommen tegelijk) Selecteer een regel door op het lege vakje voor de regel te klikken, en klik daarna op. Vervolgens verschijnt het venster 'Importdefinitie' waarin u de kolommen en velden kunt koppelen, of Per kolom Selecteer een kolom en klik op. U kunt daarna in het venster 'Veld koppelen' het veld selecteren waaraan de kolom gekoppeld moet worden. Daarnaast kunt u in dit venster de volgende knoppen gebruiken: Opvragen van details van het geselecteerde gegeven. Na selectie van een kolom, kunt u de eigenschappen van het veld wijzigen, bijvoorbeeld de eigenschappen van het numerieke veld. Na selectie van een regel kunt u de importdefinitie gaan aanpassen. Aanmaken van een nieuwe kolom. U kunt een aangemaakte kolom eventueel weer verwijderen. U kunt bijvoorbeeld een nieuwe kolom aanmaken als een veld in Unit4 Multivers XL verplicht ingevuld moet worden maar de gegevens niet in het importbestand aanwezig zijn. U kunt het veld dan laten vullen met een defaultwaarde op de hierna beschreven wijze: Maak een nieuwe kolom aan. Deze wordt helemaal rechts toegevoegd. Selecteer de kolom en koppel deze aan het verplichte veld met en klik op. Selecteer de kolom weer. Geef vervolgens een defaultwaarde op voor het verplichte veld. Bij het importeren van gegevens vanuit pakketten waarvoor een importdefinitie wordt meegeleverd (Exact, King en Grote Beer), wordt al een defaultwaarde ingevuld op velden die in Unit4 Multivers XL verplicht zijn, maar die niet in de andere pakketten aanwezig zijn. Zo bevatten de pakketten van Exact geen code 'Btw berekenen' voor de debiteuren. Als u gebruik maakt van de meegeleverd importdefinitie, dan wordt de kolom 'Btw berekenen' automatisch op 'J' gezet voor alle debiteuren die in Unit4 Multivers XL geïmporteerd zullen gaan worden. Als u dit niet wilt, kunt u de defaultwaarde op 'N' zetten door de kolom te selecteren en te klikken op. Als u de importdefinitie niet wilt gebruiken, of als u een ander bestandstype wilt Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 41 van 69

45 importeren waarin ook geen code 'Btw berekenen' voorkomt, dan kunt u deze kolom aanmaken en er vervolgens de gewenste defaultwaarde in zetten. Kopiëren van de waarden van een kolom naar een nieuwe kolom. U kunt hiermee een kolom uit het importbestand aan meerdere velden in Unit4 Multivers XL koppelen. Selecteer een kolom en klik op deze knop; een nieuwe kolom met dezelfde waarden wordt dan (helemaal rechts) toegevoegd aan de bestaande kolommen van het import bestand. Verwijderen van een door u aangemaakte of gekopieerde kolom. Selecteer de kolom en klik daarna op deze knop. Opgeven van een kenmerk voor de kolom. Met behulp van een kenmerk kunt u de te importeren gegevens 'filteren': alleen de gegevens die voldoen aan de voorwaarde van het kenmerk, zullen geïmporteerd worden. Zie het uitgebreide voorbeeld van het gebruik van het kenmerk in combinatie met het vastleggen van defaultwaarden op verplichte velden. U kunt dan groepen importgegevens de juiste waarde toekennen in Unit4 Multivers XL, ook als de waarde niet voorkomt in het importbestand. Koppelen van een geselecteerde kolom aan een ander veld. Hierna verschijnt het venster met de nog niet-gekoppelde velden in Unit4 Multivers XL. Als u de eigenschappen wilt wijzigen van het veld dat in de kolom opgenomen is, klikt u op. Venster: Instellingen bewaren In dit venster geeft u aan of u de zojuist vastgelegde instellingen voor het importeren wilt opslaan. Als u de instellingen opslaat, kunt u deze instellingen gebruiken als u een volgende keer een zelfde type bestand wilt importeren. U hoeft de Importeerwizard dan niet nog een keer te doorlopen. 1. Kruis het vakje 'Instellingen opslaan' aan 2. Geef een omschrijving voor de importeerinstellingen. U neemt hier bijvoorbeeld het type gegevens in op en de naam en versie van het pakket van waaruit de gegevens afkomstig zijn. De instellingen worden opgeslagen in de database van Unit4 Multivers XL (MVLMAIN.dbs). U geeft hier dus alleen een omschrijving op Venster: Instellingen controleren In dit laatste venster worden de zojuist vastgelegde instellingen voor het importeren getoond. Controleer deze instellingen en klik op om het importeren te starten. Klik op als u nog wijzigingen wilt aanbrengen in de instellingen. Hierna: Importeren en afbreken van het importeren Na het klikken op begint het importeren. 1. De gegevens worden rechtstreeks uit het importbestand gehaald. Wijzigingen die in de tabel van de Importeerwizard zijn aangebracht, worden niet geïmporteerd, 2. Ongeldige waarden of lege waarden kunnen vervangen worden door een defaultwaarde, Al bestaande gegevens kunnen bijgewerkt worden als het nummer of de code al bestaat. Als bijvoorbeeld rekening '1100' of debiteur '1001' al aanwezig is, worden de bestaande gegevens aangevuld of vervangen door de nieuwe gegevens. In een venster wordt de vooruitgang van het importeren getoond. U kunt het importeren onderbreken door in het venster op of te klikken. Na de keuze wordt het importeren afgebroken en verlaat u direct de Importeerwizard. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 42 van 69

46 Na wordt het importeren afgebroken, maar blijft de Importeerwizard actief, zodat u het importeren eventueel nog een keer kunt opstarten. Na het onderbreken van het importeren, wordt alles teruggedraaid en blijft de administratie zoals deze was voordat het importeren begon. Alleen bij het importeren van journaalposten, debiteurenfacturen en crediteurenfacturen, worden geïmporteerde transacties niet ongedaan gemaakt. Geïmporteerde transacties worden verwijderd. Fouten bij het importeren Als het importeren onderbroken is, of als er fouten geconstateerd zijn, dan verschijnt de knop. Door hierop te klikken, kunt u de importeerinstellingen eventueel nog aanpassen. Bij het importeren van journaalposten wordt, wanneer een fout in één van de journaalposten wordt geconstateerd, de gehele import onderbroken en alle reeds geïmporteerde journaalposten worden verwijderd. Als u de instellingen wijzigt, moet u er wel rekening mee houden dat de reeds geïmporteerde gegevens geïmporteerd zijn op basis van de oude instellingen. U kunt met details opvragen van de geconstateerde fouten Importdefinitie Hiervoor hebt u het importbestand geselecteerd en hebt u aangegeven dat u de importdefinitie per regel wilt aanmaken. U kunt de importdefinitie ook per kolom vastleggen. Het verschil is dat u in dit venster een beter overzicht hebt van de gegevens en de velden kunt koppelen door de velden met de muis te verslepen. In dit venster gaat u de kolommen met de gegevens vanuit het importbestand koppelen aan de velden in Unit4 Multivers XL. Hiermee geeft u aan op welke veld in Unit4 Multivers XL de gegevens van het importbestand geïmporteerd moeten worden. In het linkerdeel van het venster staan de velden die in het importbestand aanwezig zijn, rechts staan de 'Beschikbare velden', de velden in Unit4 Multivers XL die nog niet gekoppeld zijn. Velden die verplicht gekoppeld moeten worden, zijn 'rood' gekleurd. Met de bladerknop bovenin het venster kunt u door de records van het importbestand 'lopen' om te controleren welke gegevens op de velden ingevuld zijn. Veld koppelen U koppelt een veld in het importbestand aan een veld in Unit4 Multivers XL op de volgende manier: 1. klik rechts in het venster een 'beschikbaar' veld aan in Unit4 Multivers XL, 2. houd de (linker) muisknop ingedrukt totdat onder de muispijl een 'vierkantje' zichtbaar wordt, 3. houd de muisknop ingedrukt en sleep het vierkantje naar het veld in het importbestand dat u aan het veld in Unit4 Multivers XL wilt koppelen, 4. laat de muisknop los als het vierkantje op de gewenste veldnaam staat. De velden zijn nu gekoppeld, het veld in het importbestand krijgt de naam van het veld in Unit4 Multivers XL. Koppeling ongedaan maken Als u een gekoppeld veld ongedaan wilt maken, kiest u het 'beschikbare' veld 'onbekend'. De bestaande koppeling tussen de kolom en het veld in Unit4 Multivers XL wordt dan verbroken. Per kolom / veld hebt u de volgende mogelijkheden. Selecteer eerst een veld in het importbestand en klik daarna op de beschreven knop: Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 43 van 69

47 Knop [Eigenschappen]: Veldeigenschappen wijzigen Selecteer een veld en klik op [Eigenschappen] om de te importeren gegevens aan te kunnen passen. Voor ieder type veld (numeriek / alfanumeriek of datumveld) verschijnt dan een venster waarin u de eigenschappen (bijvoorbeeld een defaultwaarde) kunt vastleggen. Zie ook het wijzigen van veldeigenschappen voor: alfanumerieke velden; Numerieke velden; datumvelden. Knop [Kenmerk]: Kenmerk vastleggen Met behulp van een kenmerk kunt u de te importeren gegevens 'filteren'. Als kenmerk legt u dan een voorwaarde vast waarop u wilt selecteren, bijvoorbeeld alleen debiteuren met een debiteurnummer kleiner dan, of gelijk aan Knop [Nieuw]:Nieuwe kolom toevoegen Aanmaken van een nieuwe kolom, die vervolgens aan een veld in Unit4 Multivers XL gekoppeld kan worden. Pas nadat een veld aan de nieuwe kolom gekoppeld is, kunt u de eigenschappen gaan instellen. De nieuwe kolom wordt onderaan de lijst met velden van het importbestand toegevoegd. Knop [Kopiëren]: Kopiëren van een hele kolom Kopiëren van de waarden van een kolom naar een nieuwe kolom. Hiermee kunt u dus bijvoorbeeld een kolom uit het importbestand aan meerdere velden in Unit4 Multivers XL koppelen. Knop [Verwijderen]: Verwijderen van een kolom Verwijderen van een nieuw aangemaakte of gekopieerde kolom Importtabellen Hieronder vindt u in de bijlagen op veldniveau de specificatie van de verschillende importtabellen. Er is ook een lijst opgenomen met de mogelijke foutmeldingen bij het importeren. De tabel Debiteuren verkoopfacturen (tabellen DEBFACTUUR) is per recordtype gesplitst in drie verschillende tabellen. De kolom 'Verpl' (verplicht) kent een tweetal codes: V = een verplicht veld CV = een conditioneel verplicht veld. Activa hoofd\subgroep (tabellen Activagroep, Activasubgroep, Activagroeprelatie) Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Hoofdgroep CDGROEP A 3 V Hoofdgroep omschrijving OMSCHR A 30 Soort afschrijving SOORTAFSCHR A 1 V A Percentage afschrijving AFSCHRPERC N 6 3 Afronden op AFRONDOP N 3 0 Subgroep CDSUBGROEP A 3 Subgroep omschrijving OMSCHR A 30 Rekening investering CDGRBREKINV A 8 V Rekening desinvestering CDGRBREKDES A 8 V Rekening afschrijving CDGRBREKAFS A 8 V Rekening herinvesterings-reserve CDGRBREKVRV A 8 V Rekening afschrijvings-kosten CDGRBREKKST A 8 V Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 44 van 69

48 Rekening verkoopwinst CDGRBREKRES A 8 V Rekening verkoopverlies CDGRBREKVLS A 8 V Activa beginbalans (tabellen Activagroep, Activasubgroep, Activagroeprelatie) Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Activum CDACTIVA A 8 V Zoeknaam ZOEKNAAM A 12 V Omschrijving OMSCHR A 30 Opmerking 1 OPMERKING1 A 30 Opmerking 2 OPMERKING2 A 30 Hoofdgroep CDGROEP A 3 V Subgroep CDSUBGROEP A 3 Aanschafwaarde AANSCHAFWRD N 13 2 Begin bjr. Investering INVESTBBJ N 13 2 Begin bjr. Desinvestering DESINVESTBBJ N 13 2 Begin bjr. Subsidie SUBSIDIEBBJ N 13 2 Begin bjr. Herinvesterings-reserve VERVANGBBJ N 13 2 Begin bjr. Afschrijving AFSCHRBBJ N 13 2 Begin bjr. Extra afschrijving EXTRABBJ N 13 2 Restwaarde RESTWAARDE N 13 2 Aanschafdatum DATUMAANSCHAF D 10 Ingebruikname datum DAUMINGEBRUIK D 10 Datum eerste afschrijving DATUMEERSTEAFSCHR D 10 Soort afschrijving SOORTAFSCHR A 1 A Afschrijvings-percentage AFSCHRPERC N 6 3 Afschrijvings-bedrag AFSCHRBEDR N 13 2 Artikelen (tabel ARTIKEL) artikel/diensten Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Aantal decimalen AANTALDEC N 1 CV 0 Artikelcode CDARTIKEL A 14 V Artikelgroepcode CDARTGROEP A 3 Bestelcode BESTCODE A 14 CV Bestelhoeveelheid BESTHOEVEELHEID N 1) 12 1 BTWcode BTWCODE N 1 0 Dekkingsrekening projecten CDGRBREKDEKKING A 8 EAN-nummer EANNUMMER A 14 Eenheid EENHEID A 6 Inkoop valutacode CDVALUTA A 3 Inkoopprijs INKOOPPRIJS N Kortinggroep CDARTKORTGRP A 3 Kortingpercentage KORTINGPERC N 2) Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 45 van 69

49 Leverancierscode CDCREDITEUR A 8 Magazijn CDMAGAZIJN A 3 Locatie LOCATIE A 8 Maximum voorraad MAXVOORRAAD N 1) 12 0 Minimum voorraad MINVOORRAAD N 1) 12 0 Omschrijving OMSCHR A 60 Omzetrekening CDGRBREKENING A 8 CV Opslagperc. projecten PROJ_OPSLAG N 7) 6 Prijs per PRIJSPER N 1) 10 CV 1 Soort SOORT A 1 V=A Soort projectmutatie PROJ_MUTSOORT A 8) 1 Status ARTIKEL A 5) 1 Verkoopprijs exclusief PRIJSEXCL N Verkoopprijs inclusief PRIJSINCL N Verrekenprijs VERREKENPRIJS N Voorkeur VOORKEUR A 4) 1 N Vrije velden 6) Zoeknaam ZOEKNAAM A 8 CV 1. het aantal decimalen is afhankelijk van het opgegeven aantal in het veld "aantal decimalen" (default = 0) 2. 5 cijfers, waarvan 2 achter de komma tussen 0,00 en een maximale waarde van 1,00 3. A = Artikel/Dienst 4. J = Ja / N=Nee 5. A = Actief, U = Uitlopend, P = Passief 6. U kunt vrije velden bij artikelen importeren 7. Geldig percentage 8. Geldige waarden: A, M, D, B of leeg Artikelen (tabel ARTIKEL) voorraadartikel Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Aantal decimalen AANTALDEC N 1 CV 0 Aanvullende eenheid AANVEENH N 8 CV Artikelcode CDARTIKEL A 14 V Artikelgroepcode CDARTGROEP A 3 Bestelcode BESTCODE A 14 CV Bestelhoeveelheid BESTHOEVEELHEID N 1) 12 1 BTWcode BTWCODE N 1 0 Dekingsrekening Projecten CDGRBREKDEKKING A 8 EAN-code EANNUMMER A 14 Eenheid EENHEID A 6 Gewicht GEWICHT N 8 V Goederencode CDGOEDCODE N 8 Inkoop valutacode CDVALUTA A 3 Inkoopprijs INKOOPPRIJS N Kortinggroep CDARTKORTGRP A 3 Kortingpercentage KORTINGPERC N 2) Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 46 van 69

50 Leverancierscode CDCREDITEUR A 8 Locatie LOCATIE A 8 Magazijncode CDMAGAZIJN A 3 Maximum voorraad MAXVOORRAAD N 1) 12 0 Minimum voorraad MINVOORRAAD N 1) 12 0 Omschrijving OMSCHR A 60 Omzetrekening CDGRBREKENING A 8 CV Op web beschikbaar OPWEB A 4) 1 J Prijs per PRIJSPER N 1) 10 CV 1 Soort SOORT A 1 CV=V Status ARTIKEL A 5) 1 A Verkoopprijs exclusief PRIJSEXCL N Verkoopprijs inclusief PRIJSINCL N Verrekenprijs VERREKENPRIJS N Voorkeur VOORKEUR A 4) 1 N Vrijde velden 6) Zoeknaam ZOEKNAAM A 8 V 1. het aantal decimalen is afhankelijk van het opgegeven aantal in het veld " aantal decimalen" (default = 0) 2. 5 cijfers, waarvan 2 achter de komma tussen 0,00 en een maximale waarde van 1,00 3. V = Voorraadartikel 4. J = Ja / N=Nee 5. A = Actief, U = Uitlopend, P = Passief 6. u kunt vrije velden bij artikelen importeren Artikelen (tabel ARTIKEL) tekst Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Aantal decimalen AANTALDEC N 1 CV Artikelcode CDARTIKEL A 14 V Artikelgroepcode CDARTGROEP A 3 CV Bestelcode BESTCODE A 14 Bestelhoeveelheid BESTHOEVEELHEID N 12 1 BTWcode BTWCODE N 1 0 Dekkingsrekening projecten CDGRBREKDEKKING A 8 Eenheid EENHEID A 6 Inkoop valutacode CDVALUTA A 3 Inkoopprijs INKOOPPRIJS N Kortinggroep CDARTKORTGRP A 3 Kortingpercentage KORTINGPERC N Crediteurnummer CDCREDITEUR A 8 Maximum voorraad MAXVOORRAAD N 12 0 Minimum voorraad MINVOORRAAD N 12 0 Omschrijving OMSCHR A 60 Omzetrekening CDGRBREKENING A 8 CV Opslagperc. projecten PROJ_OPSLAG N 5) 6 Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 47 van 69

51 Prijs per PRIJSPER N 10 1 Soort SOORT A 1 CV=T Soort projectmutatie PROJ_MUTSOORT A 6) 1 Verkoopprijs exclusief PRIJSEXCL N Verkoopprijs inclusief PRIJSINCL N Verrekenprijs VERREKENPRIJS N Vrije velden 4) Zoeknaam ZOEKNAAM A 8 CV 1. het aantal decimalen is afhankelijk van het opgegeven aantal in het veld " aantal decimalen" (default = 0) 2. 5 cijfers, waarvan 2 achter de komma met een maximale waarde van T = Tekstartikel 4. U kunt vrije velden bij artikelen importeren 5. Geldig percentage 6. Geldige waarden: A, M, W, D, B of leeg Artikel taalomschrijving Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Artikelcode CDARTIKEL A 14 V Eenheid EENHEID A 6 Omschrijving OMSCHR A 60 Taal CDTAAL A 3 V Crediteur (tabellen REL_CRED RELATIE) Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Bankrekening BANKREKENING A 1) 34 Banksoort 2) SOORT A 1 Betalingsconditiecode CDBETCOND A 3 BTWnummer 3) BTWNUMMER A 15 Btw-scenario BTWSCENARIO N 3 Contactpersoon PERSOON A 40 Code (cred = ) onderaannemer 4) CDONDERAANNEMER A 1 N Crediteurnummer CDCREDITEUR A 8 V Debiteurnummer cred DEBNRCRED A 10 Domiciliëringsnummer DOMICILIERINGSNR A 30 A 60 Facturen verz. betalings-opdracht 4) TELEBANKFACT A 1 J Fax TELEFAX A 25 Gebruik betalingsken-merk 4) CONTROLE_BETKEN- MERK Homepage HOMEPAGE A 65 A 1 N Journaalcode CDJOURNAAL N 1 CV Kostenrekening CDGRBREKENING A 8 Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 48 van 69

52 KVK Datum DATUMKVK D Date KVK Nummer NUMMERKVK A 12 KVK Plaats PLAATSKVK A 30 Landcode 5) CDLAND A 3 Leveringsconditiecode CDLEVCOND A 3 Mobiel TEFEFOONMOBIEL A 25 Naam NAAM A 40 Naam/Straat NAAMSTRAAT A 40 Opslagpercentage inkoopkosten OPSLPERCINKOOP N 6 Plaats WOONPLAATS A 30 Postcode POSTCODE A 10 Straat STRAAT A 40 Swiftadres SWIFTADRES A 15 Taalcode 3) CDTAAL A 1 Telefoon TELEFOON A 25 Valutacode CDVALUTA A 3 Verificatiedatum DATUMVERIF D Date Vrije velden 6) Zoeknaam ZOEKNAAM A 8 CV 1. Zonder spaties of punten 2. Soort = Bank (B) of Postbank (P) 3. Zonder punten; moet bij Nederlandse crediteuren aan de 11 proef voldoen, bij Belgische crediteuren aan de 97 proef. 4. J = ja, N = nee 5. Eigen land/taalcode, b.v. Nederland, = spatie 6. U kunt vrije velden bij crediteuren importeren Bij crediteuren kan een bankrekening worden geïmporteerd, maar met beperkte gegevens (Rekeningnummer en Banksoort). Door deze importregels te kopiëren kunnen ook meerdere bankrekeningen worden geïmporteerd. Importeren van uitgebreide bankgegevens en van meerdere rekeningen, gaat via het importscript voor bankgegevens. Hierbij moet de bank aan de debiteur gekoppeld worden via het relatienummer (CDRELATIE). De crediteur moet dan dus al zijn geïmporteerd of al bestaan en het relatienummer moet bekend zijn. Crediteuren inkoopfacturen (tabellen CREDFACTUUR) Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal verpl Default Aantal Bedrag betalingskorting BEDRAGBETKORT N 2 Bedrag betalingskorting (valuta) BEDRAGBETVAL N 12 2 Bedrag BTW BEDRAGBTW N 12 2 Wordt berekend Bedrag btw (valuta) BEDRAGBTWVAL N 12 2 CV Wordt berekend Bedrag G-rekening BEDRAGGREKENING N ,00 Bedrag G-rekening (valuta) BEDRAGVALGREKENING N ,00 Bedrag kredietbeperking BEDRAGKREDBEP N 12 2 Bedrag kredietb (valuta) BEDRAGKREDBEPVAL N 12 2 Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 49 van 69

53 Betalingsconditie code CDBETCOND A 3 V Betalingskenmerk BETKENMERK A 16 Btw aangepast BTWAANGEPAST A 1 2) V Btw code CDBTW N 1 V Btw op factuur BTWOPFACTUUR A 1 3) V Crediteurnummer CDCREDITEUR A 8 V Code contactpersoon CDPERSOON A 8 Code behandeld door CDBEHANDELD DOOR A 8 Dagboek code CDDAGBOEK A 3 V Dossier A 8 1) CV Factuurbedrag FACTBEDRAG N 12 2 V Factuurbedrag (valuta) FACTBEDRAGVAL N 12 2 V Factuurdatum FACTDATUM D Date V Factuurnummer FACTNUMMER A 8 V Grootboekrekening A 8 CV 4) Kortingsdatum VERVALDATUM2 D Date Wordt berekend Kostenplaats A 8 1) CV Naam behandeld door BEHANDELDDOOR A 40 Naam contactpersoon PERSOON A 40 Periode PERIODE N 2 V Referentie REFERENTIE A 30 Valuta code CDVALUTA A 3 Vervaldatum VERVALDATUM1 D Date Wordt berekend 1. Verplicht als de kostenrekening dit vereist 2. Wijkt het btw bedrag af van het btw percentage?j=ja, N=nee 3. Btw 0%, 6%, 21% is altijd "J", J = ja, N = Nee, V = Verlegd 4. Default de kostenrekening van de crediteur of de tegenrekening van het dagboek Debiteur (tabellen REL_DEB, RELATIE) Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Bankrekening 1) BANKREKENING 34 Banksoort 2) SOORT A 1 Betalingsconditie code CDBETCOND A 3 Btw berekenen 4) CDBTWBEREKENEN A 1 CV Btw-nummer 3) BTWNUMMER A 15 Code aanmanen 4) CDAANMANEN A 1 CV Contactpersoon PERSOON A 40 Debiteurnummer CDDEBITEUR A 8 V Debiteurnr. inkoop-organisatie CDDEBITEUR_ INKORG A 8 A 60 Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 50 van 69

54 TELEBANKFACT A 1 Fax TELEFAX A 25 Gebruik betalingskenmerk 4) Facturen verzamelen in incassoopdracht CONTROLE_BET- KENMERK Homepage HOMEPAGE A 65 A 1 N Journaal code CDJOURNAAL N 1 CV Kortingspercentage KORTPERC A 5 2 CV Krediebeperking code 6) CDKREDBEP A 1 CV Kredietlimiet KREDIETLIMIET N 8 KVK datum DATUMKVK D Date KVK nummer NUMMERKVK A 12 KVK plaats PLAATSKVK A 30 Land code 7) CDLAND A 3 Leveringsconditie code CDLEVCOND A 3 Lidnummer inkooporg. LIDNR_BIJ_INKORG A 20 Mobiel TELEFOONMOBIEL A 25 Naam NAAM A 40 Naam/straat NAAMSTRAAT A 40 Opnemen in Factoring IN_FACTORING A 1 Orderkosten berekenen BEREKENORKOST A 1 Plaats WOONPLAATS A 30 Postbankrekening GIRONR N 7 Postcode POSTCODE A 10 Prijslijst CDPRIJSLIJST A 3 Straat STRAAT A 40 Taal code 7) CDTAAL A 3 Telefoon TELEFOON A 25 UBL-e factuur UBL_factuur A 1 J Valuta code CDVALUTA A 3 Verificatiedatum DATUMVERIF D Date Vertegenwoordiger code CDVERT A 8 Vrije velden 8) Zoeknaam ZOEKNAAM A 8 CV 1. zonder spaties of punten 2. Soort = Bank (B) of Postbank (P) 3. zonder punten; moet bij Nederlandse debiteuren aan de 11 proef voldoen, bij Belgische debiteuren aan de 97 proef) 4. J = ja, N = nee 5. J = Ja, N = nee, V = verlegd 6. 0 t/m 3, 0 = geen kredietbeperking 7. eigen land/taalcode, b.v. Nederland, = spatie 8. u kunt vrije velden bij debiteuren importeren Bij debiteuren kan een bankrekening worden geïmporteerd, maar met beperkte gegevens (Rekeningnummer en Banksoort). Door deze importregels te kopiëren kunnen ook meerdere bankrekeningen worden geïmporteerd. Importeren van uitgebreide bankgegevens en van meerdere Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 51 van 69

55 rekeningen, gaat via het importscript voor bankgegevens. Hierbij moet de bank aan de debiteur gekoppeld worden via het relatienummer (CDRELATIE). De debiteur moet dan dus al zijn geïmporteerd of al bestaan en het relatienummer moet bekend zijn. Debiteuren verkoopfacturen (tabellen DEBFACTUUR) Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Aantal 1) N 10 Bedrag betalingskorting BEDRAGBETKORT N 12 2 Bedrag betalingskorting(valuta) BEDRAGBETKORTVAL N 12 2 Bedrag BTW BEDRAGBTW N 12 2 Wordt berekend Bedrag btw (valuta) BEDRAGBTWVAL N 12 2 CV Wordt berekend Bedrag exclusief FACTBEDRAG N 12 2 Bedrag exclusief (valuta) FACTBEDRAGVAL N 12 2 CV Bedrag kredietbeperking BEDRAGKREDBEP N 12 2 Bedrag kredietbeperking (valuta) BEDRAGKREDBEPVAL N 12 2 Betalingsconditie code CDBETCOND A 3 CV Btw aangepast 2) BTWAANGEPAST A 1 CV Btw berekenen 3) BTWBEREKENEN A 1 CV Btw code CDBTW A 1 CV Btw scenario BTWSCENARIO N 2 CV Btw soort 8) A 1 CV Code aanmanen 4) CDAANMANEN A 1 CV Code behandeld door CDBEHANDELDDOOR A 8 Code vertegenwoordiger CDVERT A 8 Dagboekcode CDDAGBOEK A 3 CV Debiteurennummer CDDEBITEUR A 8 V Dossier 6) A 8 CV Factuurbedrag FACTSALDO N 2 V Factuurbedrag (valuta) FACTSALDOVAL N 2 CV Factuurdatum FACTDATUM D DATE CV Factuurnummer 7) FACTNUMMER A 8 V Grootboekrekening A 8 CV Tegenrekening dagboek Kortingsdatum 5) D DATE Wordt berekend Kostenplaats 6) Machtiging 8) MACHTIGING A 12 Naam behandeld door BEHANDELDDOOR A 40 Naam vertegenwoordiger VERTEGENWOORDIGER A 40 Periode PERIODE N 2 CV Referentie REFERENTIE A 30 Soort record Valuta code A 3 Vervaldatum D DATE CV CV Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 52 van 69

56 1. bij kostenplaats en/of dossier 2. wijkt het Btw-bedrag af van het btw percentage? J = ja, N = nee 3. J = ja, N = nee 4. J = ja, N = nee 5. Tot welke datum mag betalingskorting worden afgetrokken 6. Verplicht als de kostenrekening dit vereist 7. Alleen een numerieke waarde 8. Als een machtiging wordt meegegeven is een SEPA-bet.cond verplicht. Een machtiging kan in de volgende situaties gekoppeld worden: * Doorlopend, niet exclusief gekoppeld aan een debiteur * Een niet-gebruikte eenmalige * Doorlopend niet exclusief gekoppeld. Machtigingen voor abonnementen en beëindigde machtigingen kunnen niet geïmporteerd worden 9. Mogelijke tabellen: G (goederen), D (Diensten), I (Investeringen), B (Buiten Btw), N (Niet van toepassing) Debiteuren verkoopfacturen (tabellen DEBFACTUUR) met meerdere grootboekrekeningen en/of meerdere, btw-percentages) FACTUUR (recordtype = F) Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Bedrag betalingskorting BEDRAGBETKORT N 12 2 Wordt berekend Bedrag betalingskorting(valuta) BEDRAGBETKORTVAL N 12 2 Wordt berekend Bedrag kredietbeperking BEDRAGKREDBEP N 12 2 Wordt berekend Bedrag kredietbeperking (valuta) BEDRAGKREDBEPVAL N 12 2 Wordt berekend Betalingsconditie code CDBETCOND A 3 CV Btw berekenen 1) BTWBEREKENEN A 1 CV Btw scenario BTWSCENARIO N 2 Code aanmanen 2) CDAANMANEN A 1 CV Code behandeld door CDBEHANDELD DOOR A 8 Code contactpersoon CDPERSOON A 8 Code vertegenwoordiger CDVERT A 8 Dagboek code CDDAGBOEK A 3 CV Debiteurennummer CDDEBITEUR A 8 V Factuurbedrag FACTSALDO N 2 Factuurbedrag (valuta) FACTSALDOVAL N 2 CV Factuurdatum FACTDATUM D DATE CV Factuurnummer 4) FACTNUMMER A 8 V Kortingsdatum 3) D DATE Wordt berekend Naam behandeld door BEHANDELDDOOR A 40 Naam contactpersoon PERSOON A 40 Naam vertegenwoordiger VERTEGENWOORDIGER A 40 Recordtype A 1 CV 5) Periode PERIODE N 2 CV Referentie REFERENTIE A 30 Valuta code A 3 Vervaldatum D DATE Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 53 van 69

57 1. J = ja, N = nee 2. J = ja, N = nee 3. Tot welke datum mag betalingskorting worden afgetrokken 4. Alleen een numerieke waarde 5. F= factuur, G= grootboek, B= BTW Debiteuren verkoopfacturen (tabellen DEBFACTUUR) (met meerdere grootboekrekeningen, btwpercentages) GROOTBOEK (recordtype = G) Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Aantal 1) N 10 Bedrag exclusief FACTBEDRAG N 12 2 Bedrag exclusief (valuta) FACTBEDRAGVAL N 12 2 CV Btw code CDBTW A 1 CV Btw soort A 1 CV 5) Debiteurennummer CDDEBITEUR A 8 V Dossier A 8 CV Factuurnummer 3) FACTNUMMER A 8 V Grootboekrekening A 8 CV tegenrekening dagboek Kostenplaats A 8 CV Recordtype A 1 CV 4) Referentie REFERENTIE A Tot welke datum mag betalingskorting worden afgetrokken 2. Verplicht als de kostenrekening dit vereist 3. Alleen een numerieke waarde 4. F= factuur, G= grootboek, B= BTW 5. G, D, N, [B=N, I=G]) Debiteuren verkoopfacturen (tabellen DEBFACTUUR) met meerdere grootboekrekeningen en/of meerdere btw-percentages) BTW (recordtype = B) Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Bedrag BTW BEDRAGBTW N 12 2 CV 1) Bedrag btw (valuta) BEDRAGBTWVAL N 12 2 CV Bedrag exclusief FACTBEDRAG N 12 2 Bedrag exclusief (valuta) FACTBEDRAGVAL N 12 2 CV Btw code CDBTW A 1 CV Btw soort A 1 CV 4) Debiteurennummer CDDEBITEUR A 8 V Factuurnummer 2) FACTNUMMER A 8 V Recordtype A 1 CV 3) 1. Verplicht als het Recordtype (regelsoort) is 'G' 2. Alleen een numerieke waarde 3. F= factuur, G= grootboek, B= BTW 4. G= goederen, D= diensten, N= n.v.t. [Buiten BTW=n.v.t, Investeringen = G] Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 54 van 69

58 Bankrekeningen (tabel BANKREKENING) Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Bankrekeningnummer 1) BANKREKENING A 34 CV G-rekening 2) GREKENING A 1 Gironummer bank GIRONRBANK N 34 Ibannummer 3) IBANNUMMER A 34 CV Landcode 4) CDLAND A 3 Naam NAAM A 20 Naam rekeninghouder NAAM_REK_ HOUDER A 32 Plaats PLAATS A 30 Plaats rekeninghouder PLAATS_REK_ HOUDER A 30 Relatienummer CDRELATIE A 4 V Soort 5) SOORT A 1 V Straat STRAAT A 30 Swiftadres SWIFTADRES A 15 Volgnummer 6) VOLGNUMMER N 2 Voorkeur 2) 7) VOORKEUR A 1 N 1. zonder punten; moet bij Nederlandse debiteuren aan de 11 proef voldoen, bij Belgische debiteuren aan de 97 proef). Is conditioneel verplicht. Als geen Ibannummer opgegeven wordt, is het veld verplicht. 2. J = ja, N = nee 3. Moet een geldig IBAN-nummer zijn. Is conditioneel verplicht. Als geen Bankrekeningnummer opgegeven wordt, is het veld verplicht 4. eigen land/taalcode, b.v. Nederland, = spatie 5. Soort = Bank (B) of Postbank (P) 6. Als u een volgnummer opgeeft mag dit nog niet bestaan, anders wordt een ander volgnummer toegekend 7. Default is 'N'. Als u 'J' opgeeft wordt een eventueel al bestaande Voorkeur op 'N' gezet. Bankrekeningen met uitgebreide gegevens kunnen hiermee worden geïmporteerd. Hierbij moet de bank aan de debiteur gekoppeld worden via het relatienummer (CDRELATIE). De debiteur moet dan dus al zijn geïmporteerd of bestaan en het relatienummer moet bekend zijn. Bij debiteuren/crediteuren kunnen bankrekeningen met beperkte gegevens (Rekeningnummer en Banksoort) worden geïmporteerd. Journaalposten (tabellen GROOTBOEKMUTATIES) Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Aantal AANTAL N 12 2 Boekingsdatum BOEKINGSDATUM D DATE V Boekjaar BOEKJAAR N 4 V Boekstuk BOEKSTUK A 4 doornummering Credit bedrag CREDIT N 12 2 Credit bedrag (valuta) CREDITVAL N ) CV Crediteur code CDCREDITEUR A 8 3) V Dagboek code CDDAGBOEK A 3 V Debet bedrag DEBET N 12 2 Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 55 van 69

59 Debet bedrag (valuta) DEBETVAL N ) CV Debiteur code CDDEBITEUR A 8 3) V Document DOCUMENT A 8 Dossier CDDOSSIER A 8 1) CV Grootboekrekening CDGRBREKENING A 8 V Kostenplaats CDKOSTENPLAATS A 8 1) CV Periode PERIODE N 2 V Saldo bedrag 4) Saldo bedrag (valuta) 4) Toelichting TOELICHTING A 30 Transactie TRANSACTIE N 4 2) V Valuta code CDVALUTA A 3 1. verplicht als de grootboekrekening dit vereist 2. bijvoorbeeld afschriftnummer of kasstaatnummer 3. alleen als saldo bedrag valuta niet gekoppeld is 4. alleen als creditbedrag valuta en debet bedrag valuta niet gekoppeld zijn Relaties (tabellen RELATIE, CONTACTPERSOON) Veldnaam Kolomnaam Type Lengte schaal Verpl Default Aanhef code CDAANHEF A 3 Btw-nummer BTWNUMMER A 15 Contactpersoon CDCONTACT A 8 Doornummering A 60 (contactpersoon) A 60 Fax TELEFAX A 25 Fax (contactpersoon TELEFAX A 25 Functiecode (Contactpersoon) CDFUNCTIE A 3 Geslacht GESLACHT A 1 1) CV Homepage HOMEPAGE A 65 KVK datum DATUMKVK D DATE KVK nummer NUMMERKVK A 12 KVK plaats PLAATSKVK A 30 Landcode CDLAND A 3 Mobiel TELEFOONMOBIEL A 25 Mobiel (contactpersoon) TELEFOONMOBIEL A 25 Naam NAAM A 40 Naam (contactpersoon) NAAM A 40 Naam/straat NAAMSTRAAT A 40 Plaats WOONPLAATS A 30 Postcode POSTCODE A 10 V Straat STRAAT A 40 V Taalcode CDTAAL A 3 Taalcode (contactpersoon) CDTAAL A 3 Telefoon TELEFOON A 25 Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 56 van 69

60 Telefoon (contactpersoon) TELEFOON A 25 Tittel na code (contactpersoon) CDTITELNA A 3 Titel voor code (contactpersoon) CDTITELVOOR A 3 Verificatiedatum DATUMVERIFICATIE D DATE Voorletters(contactpersoon) VOORLETTERS A 10 Voornaam (contactpersoon) VOORNAAM A 15 Vrije velden 2) Zoeknaam ZOEKNAAM A 8 V 1. verplicht bij contactpers 2. u kunt vrije velden bij relaties importeren Grootboekrekeningen (tabellen GROOTBOEK) Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Boekingsvoorkeur 1) CDBOEKEN A 1 G Btw code 2) BTWCODE N 1 0 Budget code 2) 4) CDBUDGET A 1 SPATIE Cliënt CDCLIENT A 1 Code blokkade 2) 3) CDBLOKKADE A 1 N Dossiers 2) 3) A 1 N Kostenplaatsen 2) 3) A 1 N Niet aftrekbaar BTW% BTWNIETAFTREK BAAR A 15 Omschrijving OMSCHRIJVING A 60 Perc. niet aftrekbaar 5) OORTPERC N 12 2 CV 0,00 Rekeningnummer CDGRBREKENING A 8 V Rekening voor projecten 3) ONDERHANDENWERK A 1 Rubriek schema 1 2) CODERUBRIEK1 A 14 Rubriek schema 2 2) CODERUBRIEK2 A 14 Rubriek schema 3 2) CODERUBRIEK3 A 14 Soort 6) SOORT A 1 CV Soort Btw-boeking 2) 7) SOORTBOEKING A 1 CV G Subadministratie 1 8) SUBADMIN1 A 3 1) Subadministratie 2 8) SUBADMIN2 A 3 Subadministratie 3 8) SUBADMIN3 A 3 Subadministraties gebruiken 2) 3) CDSUBADMIN A 1 N Subtotaalniveau 9) SUBTOTAAL N 1 CV N Vaste activa 3) ACTIVA A 1 N Vaste activa Type 10) ACTIVATYPE A 1 11) CV N Verdichten tijdens afdrukken 3) CDVERDICHTEN A 1 CV Zoeknaam ZOEKNAAM A G = geen, D = Debet, C= Credit 2. Alleen bij soort "B" en soort "R" 3. J = ja, N = Nee 4. Spatie = geen, B = Budget, P = prognose 5. Alleen bij soort "R" Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 57 van 69

61 6. B = Balans, R = Resultaat, S = Subtotaal 7. G = Goederen, D = Diensten, I = I 8. Alleen bij subadministraties = "J" 9. Alleen bij soort "S", 1 t/m I = Investering, D = Desinvestering, M = Invest. en Desinvest., A = Afschrijvingskosten, V = Verkoopresultaat, R = Herinvesteringsreserve 11. Verplicht als 'Vaste activa' = Ja Journaalposten (tabellen GROOTBOEKMUTATIES) Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Aanhefcode CDAANHEF A 3 Aantal AANTAL N 12 2 Boekingsdatum BOEKINGSDATUM D DATE V Boekjaar BOEKJAAR N 4 V Boekstuk BOEKSTUK A 4 doornummering Credit bedrag CREDIT N 12 2 Credit bedrag (valuta) CREDITVAL N ) CV Crediteur code CDCREDITEUR A 8 3) V Dagboek code CDDAGBOEK A 3 V Debet bedrag DEBET N 12 2 Debet bedrag (valuta) DEBETVAL N ) CV Debiteur code CDDEBITEUR A 8 3) V Document DOCUMENT A 8 Dossier CDDOSSIER A 8 1) CV Grootboekrekening CDGRBREKENING A 8 V Kostenplaats CDKOSTENPLAATS A 8 1) CV Periode PERIODE N 2 V Saldo bedrag 4) V Saldo bedrag (valuta) 4) V Toelichting TOELICHTING A 30 Transactie TRANSACTIE N 4 2) V Valuta code CDVALUTA A 3 Voorkeur VOORKEUR A 1 5) 1. verplicht als de grootboekrekening dit vereist 2. bijvoorbeeld afschriftnummer of kasstaatnummer 3. alleen als saldobedrag valuta niet gekoppeld is 4. alleen als creditbedrag valuta en debetbedrag valuta niet gekoppeld zijn 5. J = Voorkeur contactpersoon, N = Nee Personen (tabellen PERSOON, ADRES, PERSOON_ADRES) Veldnaam Kolomnaam Type Lengte Schaal Verpl Default Persoon CDPERSOON A 8 V Zoeknaam ZOEKNAAM A 8 Naam NAAM A 40 Voornaam VOORNAAM A 15 Voorletters VOORLETTERS A 10 Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 58 van 69

62 Titel voor code CDTITELVOOR A 3 Titel na code CDTITELNA A 3 Geslacht GESLACHT A 1 1) Status STATUS A 1 2) Geboortedatum GEBOORTEDATUM D 10 Telefoon TELEFOON A 25 Fax TELEFAX A 25 A 60 Taal code CDTAAL A 3 Homepage HOMEPAGE A 65 Mobiel TELEFOONMOBIEL A M = Man, V = Vrouw, O = Onbekend 2. A = Actief, P = Passief Importeren: Foutmeldingen U krijgt na het importeren bij het opvragen van de fout alleen de melding te zien en niet het foutnummer. De foutnummers worden wel weggeschreven in het log-bestand (MVIMP.LOG in de directory 'bin'). Fout: 500 Het importbestand is te groot Het te importeren bestand mag maar records (regels) bevatten. Alleen de eerste records van het bestand zijn geïmporteerd. Om de overige gegevens te kunnen importeren, moet het bestand opgesplitst worden. Let er wel op dat bij het importeren van journaalposten de records per transactie geïmporteerd worden en dus bij elkaar moeten blijven. Fout: 501 Onbekende SQL-fout De opgetreden fout was niet voorzien, of werd veroorzaakt door een programmeerfout. U kunt het beste contact opnemen met de supportafdeling van Unit4. Fout: 502 Waarde te lang voor het veld De waarde (tekst) is te lang voor het veld in Unit4 Multivers XL, waardoor deze niet geïmporteerd kan worden. Eventueel kunt u de optie 'Te lange velden afkappen' voor dit veld aanzetten. Dit is echter niet aan te raden bij sleutelvelden, omdat hierdoor eventueel twee records met dezelfde sleutel kunnen ontstaan. Fout: 503 Dit veld mag niet leeg gelaten worden In deze situatie (soms afhankelijk van een ander veld) mag dit veld niet leeg gelaten worden. Het is eventueel mogelijk om voor dit veld een defaultwaarde op te geven. Deze waarde wordt gebruikt als het veld in het bestand leeg is. Deze fout kan ook optreden bij velden die wel gevuld zijn, maar waar de optie 'Ongeldige waarden door default vervangen' aan staat en de defaultwaarde niet ingevuld is. Fout: 504 Ongeldige waarde Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 59 van 69

63 Het veld bevat een ongeldige waarde. Deze fout treedt voornamelijk op in de volgende situaties: Waarde is hoger of lager dan de toegestane waarde van dit veld. Het veld is niet numeriek (bevat tekens die niet in een numerieke waarde zijn toegestaan). Een numeriek veld bevat een punt in plaats van een komma als decimaalsymbool. Dit is eenvoudig op te lossen door de optie 'Punt als decimaalsymbool' aan te zetten. Het veld is leeg, terwijl dit een verplicht veld is. Fout: 505 Ongeldig Btw-nummer Fout: 506 Ongeldige datum De datum is niet geldig. Vaak komt dit doordat er geen datumformaat is opgegeven voor het veld. Fout: 507 Import functie niet geïnitialiseerd (wordt nog niet gebruikt) Fout: 508 Importeren succesvol voltooid (melding na afloop importeren) Fout: 509 Bij het importeren zijn enkele fouten geconstateerd (melding na afloop importeren) Fout: 510 Ongeldige bankrekening Fout: 511 Ongeldige waarde Het veld mag alleen 'J'(a), of 'N'(ee) bevatten, maar bevat een andere waarde. Fout: 512 Ongeldige waarde Het veld 'Btw berekenen' wordt bij het importeren van debiteuren niet gevuld met een geldige waarde. Dit veld mag alleen de waarden 'J'(a), 'N'(ee), of 'V'(erlegd) bevatten. Fout: 513 Ongeldige waarde Het veld 'Kredietbeperkingcode' wordt bij het importeren van debiteuren gevuld met een ongeldige waarde. Dit veld mag alleen de waarden '0', '1', '2', of '3' bevatten. Fout: 514 Ongeldig percentage De geïmporteerde waarde is geen geldig percentage. Bij het importeren worden alleen percentages tussen 0 en 1 toegestaan. Als in het bestand een percentage tussen 0 en 100 staat, kunt u bij het veld een factor van ' 2' instellen om het percentage op de juiste manier te importeren. Een percentage van 95 moet u dus als 0,95 importeren. Fout: 515 Ongeldige sleutelwaarde In de sleutelwaarde staan spaties; dit is in Unit4 Multivers XL niet toegestaan. Fout: 516 Ongeldige code Deze fout kan optreden bij gekoppelde velden (velden die een koppeling naar een ander veld hebben). Deze fout treedt op als de code in dit veld niet als sleutelwaarde in de gekoppelde tabel terug te vinden is. Bij sommige velden worden er namelijk bij het zoeken naar de sleutelwaarde ook aanvullende controles uitgevoerd. Zo moet bij het importeren van debiteurenfacturen het dagboek van het type 'verkoopboek' zijn. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 60 van 69

64 Fout: 517 Ongeldige Btw-code De Btw-code moet tussen 0 en 9 liggen en moet ingevuld zijn. Fout: 518 Maximum is kleiner dan minimum Fout: 519 (wordt niet gebruikt) Fout: 520 Ongeldige waarde De waarde voor het soort artikel mag alleen de waarde 'A'(rtikel/dienst geen voorraad), 'V'(oorraadartikel), of 'T'(ekstregel) hebben. Fout: 521 Ongeldige waarde De budgetcode bij het importeren van grootboekrekeningen mag alleen de waarde 'B'(udget), of 'P'(rognose) bevatten. Fout: 522 Ongeldige waarde Het soort grootboekrekening mag alleen de waarde 'B'(alans), 'S'(ubtotaal), 'R'(esultaat), 'W' (instresultaat), of 'V' (erliesresultaat) bevatten. Fout: 523 Aantal velden in programma komt niet overeen met het aantal velden in MVL000 Dit duidt op een fout in het programma. Het aantal velden dat in de database MVL000 staat, komt niet overeen met het aantal velden dat het programma verwacht. Fout: 524 Ongeldige periode Fout: 525 Factuurbedrag, factuursaldo en betaald bedrag kloppen niet Normaal gesproken wordt alleen het factuursaldo gekoppeld bij het importeren, of het factuurbedrag en het betaalde bedrag. Als deze velden alle drie gekoppeld worden, wordt er ook gecontroleerd of het factuurbedrag minus het betaalde bedrag gelijk is aan het factuursaldo. Als dit niet het geval is, wordt deze foutmelding getoond. Fout: 526 Bestand %0 is geen geldig importbestand Het aangegeven bestand kan niet 'normaal' ingelezen worden. Dit kan eigenlijk alleen voorkomen als het bestand geen tekstbestand is, of leeg is. Fout: 527 Periode van deze mutatie wijkt af van de voorgaande mutatie binnen deze transactie De periode binnen een transactie moet voor alle mutaties gelijk zijn. Fout: 528 Op deze rekening kan niet verbijzonderd worden Fout: 529 Wilt u de verwerking afbreken en importeren verlaten? (melding) Fout: 530 Er is al voorraad op dit artikel, dit veld kan niet gewijzigd worden De velden 'Artikelgroep code' en 'Verrekenprijs' mogen bij het importeren van artikelen niet gewijzigd worden als de voorraad ongelijk aan '0' is. Fout: 531 Dit artikel wordt reeds gebruikt, dit veld kan niet gewijzigd worden Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 61 van 69

65 De velden 'Soort', 'Prijs per' en 'Aantal decimalen' mogen bij het importeren van artikelen niet gewijzigd worden als de voorraad ongelijk is aan '0', er (voorraad)mutaties van dit artikel zijn, of als het artikel gebruikt is op een inkooporder. Fout: 532 Deze crediteur wordt reeds gebruikt, dit veld kan niet gewijzigd worden Het veld 'Journaalcode' mag bij het importeren van crediteuren niet gewijzigd worden als er nog een openstaande factuur van deze crediteur is. Fout: 533 Deze debiteur wordt reeds gebruikt, dit veld kan niet gewijzigd worden Het veld 'Journaalcode' mag bij het importeren van debiteuren niet gewijzigd worden, als er nog een openstaande factuur voor deze debiteur is. Fout: 534 Het factuursaldo mag niet nul zijn Alleen de openstaande posten worden bij het importeren van crediteuren- en debiteurenfacturen geïmporteerd. Fout: 535 Deze factuur komt al in de database voor en mag niet nogmaals geïmporteerd worden Fout: 536 Geen boekjaar geselecteerd (melding) Voor het importeren van grootboekrekeningen, debiteurenfacturen en crediteurenfacturen, moet er een boekjaar aangemaakt zijn en moet het boekjaar ook geselecteerd zijn. Fout: 537 Ongeldig subtotaalniveau Een subtotaalrekening mag alleen van een niveau van 1 tot en met 5 zijn; andere waarden zijn niet toegestaan. Fout: 538 Geen velden gekoppeld Bij het importeren van een bestand met vaste kolombreedtes zijn geen velden aangegeven. Fout: 539 Alleen debet of credit moet gevuld zijn, niet allebei Bij het importeren van journaalposten zijn zowel het debet- als het creditbedrag gevuld. Hierdoor kan de journaalpost niet geïmporteerd worden. Fout: 540 De kortingsdatum mag niet voor de factuurdatum liggen Fout: 541 De vervaldatum mag niet voor de kortingsdatum liggen Fout: 542 Valutabedrag is ingevuld, maar het bedrag in lokale valuta niet Fout: 543 Bedrag in lokale valuta is ingevuld, maar het valutabedrag niet Fout: 544 Het huidige boekjaar is al afgesloten Fout: 545 Deze periode is al afgesloten Fout: 546 Dit transactienummer is al in een andere periode gebruikt Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 62 van 69

66 Fout: 547 Er mogen geen velden voor een contactpersoon gekoppeld worden, tenzij het veld 'Contactpersoon', de velden 'Naam' en 'Voornaam' of de velden 'Naam' en 'Voorletters' gekoppeld zijn Fout: 548 Fout: 850 Ongeldige waarde. Dit veld mag alleen de waarde 'V', 'M' of 'O' bevatten Persoonscode niet uniek en komt al voor. Pas de code aan Fout: 1123 Het saldo te vorderen/te betalen van het Btw-scenario wijkt af van de journalisering. Mogelijk is het geselecteerde Btw-percentage niet, of juist dubbel opgenomen in het Btw-scenario Fout: 1173 Ongeldig record soort ( moet 'F', 'B' of 'G' zijn) Fout: 1174 Ongeldig record soort ( moet 'F', 'B' of 'G' zijn) Fout: 1176 Voordat u een Btw, of grootboek record importeert moet u eerst een factuur record importeren Fout: 1177 In een balans dagboek kunt u alleen totalen importeren en geen 'normale' facturen Fout: 1178 Het totaal btw + basisbedragen is hoger dan het factuurbedrag Fout: 1179 De factuurtransactie kon door een onbekende reden niet afgesloten worden Fout: 1180 Niet alle typen records ('F', 'B' en 'G') zijn voor deze factuur aanwezig Fout: 1181 De vorige transactie is nog niet gesloten Fout: 1182 Het totaal btw + basisbedragen is kleiner dan het factuurbedrag Fout: 1183 Het factuurrecord moet als eerste geïmporteerd worden, voor de andere records van de factuur Fout: 1184 Er zijn toch Btw-gegevens ingevuld, terwijl btw berekenen op 'nee' staat Fout: 1185 Als het factuurbedrag in lokale valuta geïmporteerd wordt, moeten alle overige bedragen ook in lokale valuta berekend zijn Fout: 1186 De factuurtransactie kon door een onbekende reden niet geopend worden Fout: 1187 Het totaal grootboekbedragen is ongelijk aan het berekende exclusief factuurbedrag Fout: 1188 Het factuurbedrag is niet in lokale valuta opgegeven. Andere bedragen kunnen dan ook niet in lokale valuta geïmporteerd worden Fout: 1196 De Btw-multaties konden niet worden verwerkt (Btw-scenario) Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 63 van 69

67 Fout: 1200 Ongeldige waarde. Dit veld mag alleen de waarden 'A', 'U' of 'P' bevatten Fout: 1245 Ongeldige waarde. Dit veld mag alleen de waarden 'I', 'D', 'M', 'A', 'V' of 'R' bevatten Fout 1404 Ongeldige waarde. Dit veld mag alleen de waarden 'A', 'M', 'W', 'D', 'B' bevatten. Het mag ook leeg gelaten worden Fout 1438 Ongeldige waarde. De waarde voldoet niet aan de standaard EAN-controle (modulus 10). of: Het EAN-nummer komt reeds voor Fout 1439 Het bedrag dat u wilt boeken op de G-rekening mag niet groter zijn dan het factuurbedrag Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 64 van 69

68 4.2 Werken met 'Import financieel II' Import financieel II is een module waarmee een bepaald type csv-bestanden van een standaard importformaat (E-port) in Unit4 Multivers XL geïmporteerd kunnen worden. De ingelogde gebruiker ziet bij het openen van een administratie alleen de administraties waar hij rechten op heeft. De gebruiker 'Systeem' ziet alle administraties in het startscherm. Het importformaat wordt bij applicaties gebruikt om hun gegevens te exporteren. De volgende administratieve gegevens (bestanden) kunnen worden geïmporteerd. Debiteurengegevens (debitr6) Debiteurengegevens (debitr6) Debiteurengegevens (debitr6) Met 'Bestand Instellingen' opent een scherm waarmee u een aantal instellingen voor het importeren kunt vastleggen. Algemeen Jaar 2000 scheiding: Dit getal moet tussen de 0 en de 100 zijn. Dit wordt gebruikt om een jaartal in het importbestand van 2 cijfers om te zetten in een jaartal van 4 cijfers. Het getal geeft aan wanneer een jaartal als 19xx of als 20xx moet worden gezien. Jaartallen groter dan deze scheiding worden als 19xx herkend, en jaartallen kleiner of gelijk aan deze scheiding als 20xx. Als in het importbestand een jaartal met 4 cijfers wordt aangegeven wordt dit jaartal uit het importbestand overgenomen zonder naar deze scheiding te kijken. Lokale valuta Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 65 van 69

69 Als in het importbestand bij veld 15 (valutacode) gelijk is aan de hier ingevulde lokale valuta dan wordt deze niet als vreemde valuta behandeld. De regel wordt dan verwerkt alsof de valutacode niet opgegeven is. Standaard betalingsconditie debiteuren Bij importeren van boekingen in dagboeken van type V (Verkoop) wordt deze betalingsconditie gebruikt als deze niet is gegeven in het importbestand (veld 25) en er bij de betreffende debiteur geen standaard betalingsconditie is opgegeven. Tevens wordt deze waarde gebruikt bij het importeren van debiteuren (debitr6.csv) als deze waarde niet is gegeven in het importbestand en het een nieuwe debiteur betreft. Bij wijziging van een bestaande debiteur wordt deze waarde niet overschreven als deze niet in het importbestand is gegeven. Standaard betalingsconditie crediteuren Bij importeren van boekingen in dagboeken van type I (Inkoop) wordt deze betalingsconditie gebruikt als deze niet is gegeven in het importbestand en bij de betreffende crediteur geen standaard betalingsconditie is opgegeven. Deze waarde wordt gebruikt bij het importeren van crediteuren (credit6.csv) als deze waarde niet is gegeven in het importbestand en het een nieuwe crediteur betreft. Gebruik omschrijving uit kopregels Als deze optie aan staat dan wordt de omschrij.ving (veld 7) uit de kopregel (regel 0) voor alle bijbehorende boekingsregels gebruikt. Als deze optie uit staat dan worden de omschrijvingen van de betreffende regels gebruikt, de omschrijving van de kopregel wordt dan genegeerd. Transactienummer altijd automatisch bepalen Het transactienummer wordt dan altijd automatisch, zelfs als er een geldig volgnummer gegeven is in het importbestand (veld 6). Periode bepalen aan de hand van boekdatum U kunt de periode laten bepalen aan de hand van boekingsdatum en boekjaar (veld 8 en veld 5), in plaats van de periode uit het importbestand (veld 4) te gebruiken. De periode wordt bepaald via de periodetabel uit Unit4 Multivers XL. Bedragen incl. btw in dagboeken van het type Inkoop en Verkoop Hier geeft u aan of in deze dagboeken de bedragen inclusief of exclusief btw zijn. Boekstuk (veld6) als factuurnummer gebruiken bij Inkoop en Verkoop U kunt het boekstuknummer als factuurnummer gebruiken. Verkopen automatisch afstemmen met openstaande vooruitbetalingen U kunt uw verkopen automatisch afstemmen met openstaande vooruitbetalingen. U moet dan het betreffende dagboek (code) opgeven. (Vooruit)betalingen in Memoriaal omkeren (debet <-> credit) Selecteer deze optie als u dit wenst. Geen Btw-regels maken bij Btw-code '0' Bij het importeren van Btw-regels zijn er afhankelijk van de bron, twee mogelijkheden voor regels met Btwcode '0' : In de bron betekent Btw-code '0' dat 'Geen btw' geheven wordt en dat de regel niet op de Btwaangifte komt, of in de bron betekent Btw-code 0' dat het Btw-percentage 0% is (zoals in Unit4 Multivers XL ). Beide mogelijkheden komen voor en daarom kunt u bij de instellingen aangeven welk van de mogelijkheden bij de import bedoeld wordt. Als deze optie geselecteerd is, betekent Btw-code '0' dat het buiten de btw valt en er dus geen btw regel aangemaakt moet worden. Btw-bedrag berekenen als bedrag niet gegeven of '0.00' is U kunt het Btw-bedrag als het onbekend of 0,00 is, ook tijdens de import laten berekenen. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 66 van 69

70 Importeren debiteuren / crediteuren Instellingen voor het importeren van credit6.csv- en debitr6.csv-bestanden. Adres1 (Naam/Straat) en adres2 (Straat) omwisselen Als deze optie aanstaat dan worden adresregel1 (veld 3) en adresregel2 (veld 4) uit het importbestand omgekeerd ( Street1 wordt adresregel2 en Street2 wordt adresregel1). Als deze optie uitstaat dan krijgt Street1 de waarde uit adresregel1 en Street2 de waarde uit adresregel2. Percentage in importbestand delen door honderd Als deze optie aanstaat wordt de waarde uit het importbestand bij het kortingspercentage (veld 36) eerst gedeeld door 100. Dit is noodzakelijk omdat UBC voor het percentage een getal van 0 tot 1 verwacht in plaats van 0 tot 100. Een waarde van b.v. 5 procent moet dus als 0.05 worden aangeboden. Bestaande debiteur /crediteur altijd overschrijven of altijd behouden Bij het importeren van debiteuren (debitr6.csv) of crediteuren (credit6.csv) kan het voorkomen dat een te importeren relatie al bestaat (debiteur / crediteurnummer). In dat geval wordt gekeken of de naam overeenkomt. Als deze niet overeenkomt dan wordt bij normaal importeren een waarschuwing aan de gebruiker getoond waarin de bestaande en de te importeren naam te zien is. De gebruiker moet dan kiezen of dit dezelfde relatie betreft. Als het dezelfde relatie is dan mag deze overschreven worden, anders zal het importbestand aangepast moeten worden (of de bestaande relatie in Unit4 Multivers XL ) zodat de bestaande relatie niet overschreven wordt. Tijdens het importeren in batch-mode wordt de keuze of de relatie overschreven mag worden bepaald door de instelling die hier is opgegeven. Batch Instellingen als het programma in batch-mode wordt uitgevoerd (zie: Importeren in batch-mode). Logbestand voor batch-mode Hier kan het bestand ingegeven worden waar het programma zijn meldingen kan wegschrijven die normaal aan de gebruiker getoond zouden worden. In dit bestand is te zien welke bestanden wanneer geïmporteerd zijn en wat het resultaat hiervan was Importeren met Import Financieel II 1. U start het programma met 'Extra Import Import financieel II'. Het volgende scherm opent: Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 67 van 69

71 Op het tabblad 'Import' vult u voor het importeren de juiste administratie in Unit4 Multivers XL en de ingelogde gebruiker en wachtwoord op. 2. Geef de naam en het pad naar het importbestand op, of selecteer het met. 3. Klik op. 4. Na het importeren kunt u met het logbestand openen. Het tabblad 'Log' is bestemd voor eventuele logbestanden als u in Batch-mode geïmporteerd hebt (zie Importeren in batch-mode). U kunt hier ook een logbestand opvragen dat bij een 'normale (niet-batch)' import is aangemaakt Importeren in batch-mode Import financieel II kan in batch-mode worden uitgevoerd. Dit betekent dat er geen tussenkomst van de gebruiker nodig is, Import financieel II kan hierdoor op vooraf ingestelde momenten opgestart worden zonder dat het programma zal wachten op invoer van de gebruiker. Het resultaat van het importeren en eventuele fouten zullen worden weggeschreven in logbestanden. Opties voor het uitvoeren in batch-mode. De volgende command-line opties worden herkend door Import financieel II: -a, /a Administratie De Unit4 Multivers XL -administratie waarin het bestand geïmporteerd moet worden. -u, /u Gebruikersnaam (username) Een geldige gebruikersnaam waarmee het pakket zich kan aanmelden bij de opgegeven administratie. -p, /p Wachtwoord (password) Eventueel wachtwoord voor de gebruiker voor het aanmelden bij de opgegeven administratie. - Als er geen wachtwoord nodig is voor de betreffende gebruiker hoeft deze optie niet opgegeven te worden. - Als het wachtwoord een spatie bevat dan moet deze tussen dubbele aanhalingstekens ( ) worden geplaatst. -f, /f Importbestand (filename) Het te importeren bestand. Unit4 Multivers XtraLarge Deel VI Financieel beheer en Importeren versie 1.0 Pagina 68 van 69