Externe bijstand in PPS-projecten

Transcriptie

1 Externe bijstand in PPS-projecten 1

2 Externe bijstand in PPS-projecten I. Inleiding... 2 II. Expertise II.A Interne of externe bijstand? II.B Soorten externe bijstand... 5 II.B.1 Juridische bijstand... 5 II.B.2 Financieel-economische bijstand II.B.3 Technische bijstand II.B.4 Project-/procesmatige bijstand II.C Consortium van adviseurs of selectie per discipline II.D Betalingsmechanisme externe bijstand III. Het aanbesteden III.A. Het aanbesteden door besturen III.B. Een contract voor het verlenen van PPS - consultancy is een overheidsopdracht van diensten. 12 III.C. Basisbeginselen III.D. Soorten procedures Drie soorten basisprocedures Openbaar of beperkt karakter van de aanbesteding of de offerteaanvraag De onderhandelingsprocedure zonder en met bekendmaking De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking De onderhandelingsprocedure met bekendmaking III.E. Welke procedures kiezen bij opdachten PPS-bijstand III.F. Chronologie bij een Overheidsopdacht Goedkeuring procedure door Inspecteur van Financiën De publicatieverplichting De officiële publicatiekanalen De dwingende minimumtermijnen van de publicatie Het bestek Informatievergadering / plaatsbezoek Vorm, inhoud, indienen offertes Opening / afsluiten van inschrijvingen Beoordeling van kandidatuurstellingen Beoordeling van offertes Onderhandelingen - de Best and Final Offer (BAFO) Toewijzing Vastlegging Gunning Informatieverplichting Bijlage: Lijst van gebruikte afkortingen of begrippen IV. Aansturing van consultants

3 I. Inleiding Een goed PPS-project start bij een goed projectteam. In de brochure Projectorganisatie en planning komt dit uitvoerig aan bod. Het is voor het slagen van een project van groot belang om een sterk, complementair en multifunctioneel team samen te stellen. PPS-projecten zijn complex en multidisciplinair. Daarom moet de nodige specifieke expertise aanwezig zijn binnen het project. Deze expertise kan komen van hetzij interne experts (eigen diensten, Vlaams Kenniscentrum PPS, enz.), hetzij externe experts. Bij het begin van een project moet gekeken worden welke expertise nodig is om het project tot een goed einde te brengen. Vooreerst zal gekeken moeten worden welke expertise reeds aanwezig is in de samengestelde of samen te stellen werkgroep of werkgroepen. Na de inventarisering van de aanwezige expertise kan men vaststellen welke expertise nog aangetrokken moet worden. Algemeen stellen we vast dat voor PPS vaak gezocht wordt naar volgende adviseurs: juridische, financieel-economische, technische en projectmatige adviseurs. Dit document beschrijft ook de manier van selectie van externe adviseurs voor een pps-project en de afwegingen die gemaakt worden voorafgaand aan de selectie. Daarnaast geeft het kort weer hoe consultants moeten gestuurd worden teneinde resultaatgericht en binnen budget tot de gewenste resultaten te komen. Ervaring leert dat de kosten voor externe adviseurs de belangrijkste component zijn van de transactiekosten van de opdrachtgever en dat aandacht voor een efficiënte besteding van deze kosten aldus belangrijk is. Bovendien moet het aanbesteden van de diensten van de externe adviseurs al meteen goed gebeuren om het volgende traject tot contractering van de pps-partner een succes te maken. Tenslotte hebben veel opdrachtgevers vaak weinig ervaring met managen van adviseurs. 2

4 II. Expertise II.A Interne of externe bijstand? De projectleider kan bij het samenstellen van zijn team kijken welke kennis in house aanwezig is. Interne experts hebben als voordeel dat ze vertrouwd zijn met het project en de opdrachtgever, dat geen extra geld nodig is om hen in te zetten en dat de pps-kennis goed opgebouwd en intern verankerd wordt. Nadelig is echter dat de inzet van interne experts ten koste gaat van hun capaciteit die nodig is buiten het project. Wanneer bepaalde expertise intern onvoldoende aanwezig blijkt, of niet beschikbaar is, kan gekozen worden voor het aanstellen van externe experts. Externe experts hebben als voordeel dat voor elk specifiek facet van het project een expert kan aangesteld worden. Ook hebben deze experts vaak meer ervaring opgedaan in andere projecten. Nadeel zijn de budgettaire implicaties. In ieder project moet gezocht worden naar de juist mix van interne expertise en externe bijstand. Steeds zal daarbij rekening moeten worden gehouden met de specifieke projectomstandigheden. Belangrijk is alleszins dat voldoende eigen mensen op het project worden gezet, zo wordt intern ook het draagvlak voor het project vergroot en wordt de latere uitvoering en opvolging van het project gefaciliteerd. (Externe) Bijstand kan nuttig zijn in de verschillende fasen van het PPS-proces: Initiatiefase (fase 1): bijvoorbeeld specifieke bijstand voor de opmaak van een masterplan - met voldoende vrijheidsgraden voor de niet-essentiële aspecten - in geval van complexe projecten. Structureringsfase (fase 2): bijstand voor het structureren, definiëren van het PPS-project en voor de opmaak van een volledig uitgewerkt lastenboek/bestek. Selectiefase (fase 3): bijstand bij onderhandelingen, keuze beste bieding en contractering. Uitvoeringsfase (fase 4): bijstand bij het concreet toepassen van contractbepalingen. 3

5 Verantwoordelijkheden voor de adviseurs: Opdrachtgevers moeten bij het aanvragen van adviesdiensten duidelijk stellen wat de verantwoordelijkheden van adviseurs en de opdrachtgever(s) zijn. Door het duidelijk stellen van deze verantwoordelijkheden kan de adviseur gerichter (en efficiënter) zijn diensten aanbieden. Bovendien leert de ervaring dat de meeste verantwoordelijkheden voor deelprocessen of -producten multidisciplinair zijn. Aan bv juridische deelproducten zoals de aanbestedingsdocumenten zitten ook technische en financiële kanten. Dit betekent dat een adviseur in een PPS-project een bredere kennis moet bezitten dan enkel zijn specialiteit. Adviseurs kunnen in een pps-project drie soorten verantwoordelijkheid dragen: Aanwezigheid op de vergaderingen en het daar leveren van constructieve en professionele input. De coördinatieverantwoordelijkheid ligt in de regel bij de projectleider. Het Plan van Eisen (PvE) bij de selectie van de adviseur zal voorgeschreven hebben dat aanwezigheid van de adviseur vereist is en dat zijn ervaring voldoende is om een bijdrage aan de verschillende deelprocessen te geven. Een tijdige en kwaliteitsvolle oplevering van gevraagde documentatie. Deze verantwoordelijkheid is nog steeds input georiënteerd maar gaat verder dan alleen aanwezig zijn. De opdrachtgever heeft via het Plan van Eisen en in coördinatie met de teamleider verantwoordelijkheid voor deelproducten, zoals de selectieleidraad of de onderhandelingen met potentiële pps-partijen. Vaak is in het PvE een gelimiteerde lijst gemaakt van waar de adviseur verantwoordelijk voor is tijdens alle onderdelen van het proces. Het kwalitatief en tijdelijk afronden van deelprocessen, bijvoorbeeld het selecteren van driepartijen die een offerte mogen doen. Dit is een output verantwoordelijkheid. Het gaat er de opdrachtgever niet om hoe het gedaan wordt maar om de kwaliteit van de uitkomst. 4

6 II.B Soorten externe bijstand Bij een PPS-project kan men in grote lijnen vier soorten externe bijstand onderscheiden. De drie bekendste domein zijn juridische, financieel-economische en technische bijstand. Ten vierde kan ook voor de project-/procesmatige kant een externe adviseur aangesteld worden. Deze vorm van bijstand wordt meestal gekoppeld aan één van de vorige, maar kan ook individueel op de markt geplaatst worden. Merken we tenslotte volledigheidshalve nog op dat soms ook nog een verzekeringsadviseur wordt aangesteld. Hieronder wordt een niet-limitatief overzicht van aandachtspunten per soort expertise weergegeven. II.B.1 Juridische bijstand De juridische bijstand omvat onder meer: het voorbereiden van de aanbestedingsprocedure voor de selectie van een private partij: opstellen selectie- en gunningcriteria opstellen gunningleidraad opstellen realistisch stappenplan voor de aanbestedingsprocedure met: o o.a. gedetailleerde uitwerking van timing o doel en verwachte resultaten per fase weergeven de uitwerking van de voorwaarden voor de PPS met onder meer volgende aandachtspunten: in detail voorbereiden van de contractvoorwaarden (harde en zachte) afspraken betreffende opschorting en beëindiging van het contract afspraken betreffende de flexibiliteit om met veranderende omstandigheden om te gaan afspraken betreffende de duurtijd van de overeenkomst afspraken tussen de verschillende betrokken overheidsdiensten het uitwerken van een degelijke fiscale structuur en het evalueren en identificeren van de juridische risico s bijstand op het vlak van ruimtelijke ordening, milieurecht, mededingingsrecht, intellectuele eigendom, e.d. De juridische consultant(s) moet dus over volgende expertisen kunnen beschikken: Specifieke juridische kennis: Aanbestedingsrechterlijke kennis en ervaring Contractrechterlijke kennis en ervaring Kennis van projectfinanciering 5

7 Kennis van contractmanagement Ervaring met het aanbesteden van innovatieve contracten Ervaring met ESR-neutraliteit Kennis van gevolgen van PPS voor BTW en winstbelang Overig: Financiële affiniteit Technische affiniteit Onderhandelingsvaardigheden II.B.2 Financieel-economische bijstand De financieel-economische bijstand kan omvatten: het opstellen van de financieel-economische elementen van het bestek voor de selectie van de private partner opstellen selectie- en gunningcriteria aandacht voor de vergelijkbaarheid van de inschrijvingen outputspecificaties (programma van eisen) het ontwikkelen van een betalingsmechanisme dat op de juiste wijze prikkelt, goed beheersbaar is, een goede samenhang kent met de outputspecificaties, en van een monitoringsysteem het ontwikkelen van een vergoedingsmechanisme bij contractwijzigingen, overmacht, herfinanciering of vroegtijdige beëindiging van het contract het voorbereiden van de budgettaire implicaties voor de betrokken overheden het inschatten van de budgettaire gevolgen voor de overheden bij het afsluiten van een dergelijk contract de ESR '95 neutrale structurering van het project optimalisatie van financiering het opstellen en uittekenen van een mogelijke financieringsstructuur in voorkomend geval rekening houdend met de financiering van de investering door de private partner mogelijkheden tot herfinanciering structuur eisen financieel deel bieding specifieke onderwerpen zoals renterisico tot financial close, eisen ten aanzien van het commitment van de financiers en eisen ten aanzien van de robuustheid van de financieringsstructuur 6

8 het management van risico s vanuit financieel-economisch oogpunt identificatie en omschrijving van de belangrijkste risico's het uitwerken van een voor alle partijen aanvaardbare risicoverdeling (optimale risicoverdeling, niet maximale risico-overdracht rekening houdend met verzekerbaarheid en financierbaarheid) het voorbereiden en bijstaan van de te voeren onderhandelingen met de private partij(en) onderhandelingsstrategie: beoordelingswijze, funding competitie, alternatieve biedingen samenstelling onderhandelingsteam mandaat en onderhandelingskader voorbereiden beoordeling biedingen middels financieringsmodellen investeringsanalyse, waaronder het eventueel toepassen van rekenmodellen en instrumenten zoals de : De marktscan Publiek-Private Vergelijking (PPV): motiveren van de keuze voor de realisatie van het project middels PPS in vergelijking met de realisatie via een klassieke uitvoeringswijze Publieke Sector Vergelijking (PSV): opstellen benchmark ter vergelijking en beoordeling van de biedingen en/of biedingmodellen De Business case De financieel-economische consultant(s) moet dus over volgende expertisen kunnen beschikken: Specifieke financieel-economische kennis: Kennis van projectfinanciering Ervaring met (beoordeling van) beoordelingsmodellen Kennis van overheidsfinanciën (ESR, ) Kennis van en ervaring met risico-analyse, -verdeling en -waardering Kostendeskundigheid: Deskundigheid op vlak van investeringskosten Deskundigheid op vlak van exploitatiekosten Deskundigheid op vlak van kosten van facilitaire diensten Kennis van de markt: Kennis van de pps- (huisvestings)markt Kennis van de dienstverleningsmarkt Overleg: Juridische affiniteit Technische affiniteit Kennis van (en ervaring met) contractmanagement Onderhandelingsvaardigheden 7

9 II.B.3 Technische bijstand De technische bijstand omvat onder meer: het opstellen van de technische elementen van het bestek voor de selectie van de private partner opstellen selectie- en gunningcriteria outputspecificaties & minimumeisen eventuele opmaak van een schetsontwerp eventuele opmaak van een masterplan het beheersen en evalueren van technische risico's het ramen van de investerings-, exploitatie- en onderhoudskosten als input voor investeringsanalyse het beoordelen van ontwerpen en dienstverleningsplannen waardering vastgoedobjecten actuariële bijstand. De technische consultant(s) moet dus over volgende expertisen kunnen beschikken: Specifieke technische kennis: Ervaring met het aanbesteden van (innovatieve) contracten Ervaring met (beoordeling van) ontwerpen Ervaring met (beoordeling van) dienstverleningsplannen Kennis van en ervaring met het opstellen van specificaties Kennis van het opstellen van gunningcriteria en minimumeisen Kennis van de markt: Kennis van de pps- (huisvestings)markt Kennis van de dienstverleningsmarkt Overig: Juridische affiniteit Financiële affiniteit Kennis van (en ervaring met) contractmanagement Onderhandelingsvaardigheden 8

10 II.B.4 Project-/procesmatige bijstand Soms gebeurt het dat ook externe bijstand wordt ingewonnen op het gebied van proces- en/of projectmanagement. Als voorbeeld kan gedacht worden aan het aantrekken van een externe projectleider. De externe projectmanager moet een mandaat krijgen van de opdrachtgever om binnen duidelijk afgebakende grenzen in naam van die opdrachtgever te mogen onderhandelen. Ook is het belangrijk dat hij een rechtstreekse communicatielijn heeft met mensen bij de opdrachtgever met een voldoende beslissingsbevoegdheid (stuurgroep). Daarnaast is cruciaal dat de projectmanager voldoende tijd vrijmaakt voor het project. De benodigde tijd voor het managen van een pps-project wordt vaak onderschat De project-/procesmatige consultant(s) moet dus over volgende expertisen kunnen beschikken Specifieke technische kennis: Ervaring met onderhandelen Ervaring met contractmanagement Ervaring met aanbestedingsprocedures en shortlisting Kennis en ervaring met het identificeren en evalueren van risico s Kennis van de markt: Kennis van de pps- (huisvestings)markt Kennis van de dienstverleningsmarkt Overig: Juridische affiniteit Financiële affiniteit Technische affiniteit 9

11 II.C Consortium van adviseurs of selectie per discipline Bij een aantal pps-projecten is door de opdrachtgever besloten om de benodigde externe adviesdiensten in een enkele uitvraag aan te besteden. Hier zitten een aantal voor- en nadelen aan. Deze aanpak heeft een aantal voordelen: Het belangrijkste voordeel van deze aanpak is dat zo de adviseur beter verantwoordelijk gemaakt kan worden voor de onderlinge afstemming tussen de verschillende disciplines (het raakvlak risico). Typisch aan pps-projecten is dat de meeste taken multidisciplinair zijn en alleen door samenwerking van verschillende disciplines succesvol afgerond kunnen worden. Door de adviseurs zelf hun team te laten vaststellen inclusief de onderlinge coördinatie, worden taken en verantwoordelijkheden helderder. Tegelijkertijd wordt het voor de opdrachtgever mogelijk om de diensten in outputs te beschrijven in plaats van gedetailleerd aan te moeten geven welke rollen de verschillende adviseurs per taak vervullen. Zo is het risico op duplicering of op lacunes in de uitvraag te beperken. De grootte van de opdracht brengt mee dat meer of betere adviseurs geïnteresseerd zullen zijn Door de combinaties van adviseurs zal de concurrentie tijdens het selectieproces beter gewaarborgd worden Er zitten ook nadelen aan deze geïntegreerde uitvraag. Het belangrijkste is dat bij een pakket van adviseurs het risico bestaat dat het team gemiddeld goed is maar dat niet elk van de disciplines binnen het team de beste is. Bovendien is er het risico dat de verschillende adviesbureaus elkaar voor een aanbesteding niet kunnen vinden, of niet onder gezamenlijke verantwoording willen werken In plaats van een volledig geïntegreerd consortium is er ook de mogelijkheid om sommige adviesdiensten te bundelen bijvoorbeeld de technische adviseur en de financieel adviseur. Het raakvlakrisico en de aanbestedingsinspanningen worden zo deels beperkt. De meeste adviseurs worden echter per discipline aanbesteed. Ook hier zitten voor- en nadelen aan die veelal het spiegelbeeld zijn van de voor- en nadelen bij het geïntegreerd uitvragen van de adviesdiensten. 10

12 II.D Betalingsmechanisme externe bijstand Er zijn een aantal manieren om de adviseur te betalen; Een vooraf afgesproken vaste prijs (fixed fee) voor het werk: Algemeen voordeel van deze wijze van betalen is de zekerheid bij de opdrachtgever ten aanzien van de totale kosten voor de adviseur. Nadeel is dat de adviseur een prikkel heeft om na selectie te bezuinigen op kosten, door minder adviseurs of goedkopere adviseurs in te zetten of om zijn opdracht minder belang toe te kennen als de tijd niet meer billable is. Op deze wijze van betaling zijn een aantal varianten te bedenken: o Lump-sum bij ondertekening van het contract o Betaling van het vastgestelde bedrag gedurende het contract en na behalen van mile stones in het proces o Betaling na afloop van de opdracht. Betaling op basis uurtarief: Voordeel van deze manier is dat alleen betaald wordt voor de werkelijk gemaakte adviesuren. Op deze manier heeft de adviseur minder prikkels tot het ongewenste strategische gedrag zoals eerder beschreven. Een opdrachtgever die ook de volledige coördinatie van de afzonderlijke adviseurs zelf wil doen en zijn adviseurs op detail wil aansturen zal op deze wijze alle ruimte krijgen. Er kan desgevallend ook gewerkt worden met een raamcontract waarbij de opdrachtgever het maximumbedrag opgeeft dat in totaal op afroep kan worden gespendeerd. Nadelen: o De opdrachtgever heeft veel minder grip op de totale kosten van de adviseur. o De adviseur ontbreekt een prikkel om efficiënt met zijn tijd en werk om te gaan, de opdrachtgever betaalt toch wel. Combinatie contract Een alternatief voor de bovenstaande drie manieren van betalen van de adviseur is een combinatie van een vaste prijs voor één of meer onderdelen, en meerprijzen voor andere prestaties (op afroep). 11

13 III. Het aanbesteden III.A. Het aanbesteden door besturen Het besteden van overheidsgelden is gebonden aan heel wat spelregels waaraan besturen moeten beantwoorden. Praktisch elk bestuur die een dienst wenst aan te besteden is onderworpen aan de reglementering overheidsopdrachten. Zo ook voor het laten uitvoeren van PPS - consultancyopdrachten. In deze bijdrage wordt in eerste instantie de opdracht voor het verlenen van PPS bijstand belicht als een overheidsopdracht van diensten, waarbij de juridische diensten een specifiek geval zijn. Daarna komen de basisbeginselen aan bod die moeten gerespecteerd worden bij het gunnen en uitvoeren van de adviesverlening. Maar het gunnen van de opdrachten moet volgens een welbepaalde procedure verlopen. Enkel de procedures die voor de PPS - bijstandsopdrachten geschikt zijn, worden onder de loep genomen. Om die reden wordt dan ook de aanbesteding niet behandeld. Er wordt m.a.w. een overzicht gegeven van de meest geschikte procedure voor elke PPS - opdracht. Tenslotte wordt samengevat een overzicht gegeven van alle procedures en voor welke opdrachten ze het meest aangewezen zijn. Alle stappen komen chronologisch aan bod en worden ook besproken en geduid. Daar afkortingen of bepaalde begrippen veelvuldig worden gebruikt, is een bijlage toegevoegd. III.B. Een contract voor het verlenen van PPS - consultancy is een overheidsopdracht van diensten Algemeen Een opdracht voor het verlenen van PPS - consultancy is een overheidsopdracht van diensten. Dit zijn schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel gesloten tussen een dienstverlener en een aanbestedende overheid. De overeenkomsten moeten handelen over waardeerbare prestaties. Elke partij is immers gehouden iets te geven of te doen (uit te voeren). Praktisch alle besturen worden aanbestedende overheden genoemd. De dienstverlener kan zowel een natuurlijke persoon als een rechtspersoon (BVBA, NV, ) of een groep van dienstverleners zijn. De diensten worden in twee categorieën ingedeeld: diensten van bijlage 2A en diensten van bijlage 2B van de wet van 24 december Ze zijn meer gedetailleerd opgesomd in de omzendbrief van 2 december Het grote onderscheid tussen beide is dat 2B diensten nooit Europees dienen aangekondigd te worden. Zoals reeds gesteld kunnen de opdrachten voor het verlenen van PPS - consultancy ingedeeld worden in vier soorten bijstand, namelijk: 1. Juridische 2. Financieel-economische 3. Technische en 4. Project-/procesmatige bijstand. 12

14 Financiële - economische, technische en project-/procesmatige bijstand Het verlenen van financiële - economische, technische en project-/procesmatige PPS bijstand zijn opdrachten van bijlage 2A van de wet (categorie 11 en/of 12). Bekendmaking in het bulletin der aanbestedingen (BDA) en in het publicatieblad van de Europese gemeenschap (PBEG), ook publicatie genoemd, is in dit geval verplicht wanneer het geraamd bedrag van euro exclusief BTW wordt overschreden (met uitzondering van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking waar geen publicatieverplichting bestaat). De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking mag gebruikt worden indien het bedrag van de gunning op heden euro exclusief BTW niet overschrijdt. Juridische bijstand De juridische PPS bijstand is apart in zijn soort. Het is een opdracht van bijlage 2B van de wet (categorie 21) en kent een dubbel voordeel. Voor een dienst van bijlage 2B van de wet is enkel publicatie in het BDA verplicht ongeacht het geraamd bedrag van de opdracht (met uitzondering van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking waar geen publicatieverplichting bestaat). Bovendien kan de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking toegepast worden bij deze juridische diensten indien het bedrag van de gunning euro exclusief BTW niet overschrijdt. 13

15 III.C. Basisbeginselen De vaste prijs en de reële mededinging De vaste prijs, of het gunnen tegen een onveranderlijke prijs en het streven naar een reële mededinging zijn de twee basisbeginselen waaraan het aanbesteden onderworpen is. Elke wijze om de mededinging te beperken, vervalsen of te schaden wordt bestraft. Het verbod om opdrachten te splitsen, het verbod om afspraken te maken en het verbod van onverenigbaarheden zijn maar enkele voorbeelden om het beginsel van de concurrentie te vrijwaren. De hoofdbedoeling is duidelijk: de concurrentie vrij laten spelen en de gelijkheid tussen de inschrijvers waarborgen. De vrije keuze van een procedure De keuze van een procedure is vrij. Tussen een procedure aanbesteding (toewijzing op basis van de laagste prijs) en een procedure offerteaanvraag (toewijzing op basis van prijs kwaliteit) mag men vrij kiezen. Enkel in het geval van het gebruiken van een onderhandelingsprocedure is de keuze gebonden aan strikte voorwaarden (zie ook verder). De verplichte bekendmaking (publicatie) De daadwerkelijke concurrentie kan slechts bereikt worden als de opdrachten voor bijstand worden bekend gemaakt. De bekendmaking is enige vorm van zekerheid dat een maximale concurrentie nagestreefd wordt met respect voor de gelijkheid tussen de inschrijvers. Zowel bij het volgen van een aanbesteding, een offerteaanvraag en een onderhandelingsprocedure met bekendmaking dient de aanbestedende overheid de opdracht verplicht te publiceren in het BDA en soms ook in het PBEG (afhankelijk van de drempels, zie hierboven). Enkel indien de aanbestedende overheid een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking kan toepassen is een aankondiging niet verplicht. Raming van een opdracht voor het verlenen van consultancy Het bedrag van de opdracht (de raming) is fundamenteel. Het is belangrijk de juiste berekeningswijze van deze raming te kennen. De raming bepaalt of de opdracht voor het verlenen van financieeleconomische, technische en/of project-/procesmatige bijstand onderworpen is aan de Europese bekendmaking of niet. De raming 1 is eveneens belangrijk om te weten of een onderhandelingsprocedure al dan niet mogelijk is. Indien de bijstand erin bestaat om binnen een bepaalde vastgestelde periode diensten te verlenen, gebeurt de raming op grond van het totaalbedrag van de opdracht voor de gehele duur van de opdracht, indien de duur niet langer is dan 1 jaar of op grond van het totaalbedrag met inbegrip van de geraamde restwaarde voor opdrachten met een langere duur. 1 Het geraamde bedrag van de overheidsopdrachten voor het verlenen van consultancy sluit de geraamde totale vergoeding in van de dienstverlener. Het splitsen van de diensten in verschillende aparte opdrachten met elk een kleinere raming is uitgesloten. 14

16 Indien de bijstand erin bestaat om voor onbepaalde duur diensten te verlenen of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald, gebeurt de raming op grond van de raming voor een periode van vier jaar. Wanneer een opdracht tegelijk betrekking heeft op het verlenen van financieel-economische, technische en project-/procesmatige bijstand (diensten van bijlage 2A) als op juridische bijstand (diensten van bijlage 2B), wordt de opdracht onderworpen aan de in voorkomend geval verplichte Europese bekendmaking wanneer de geraamde waarde van het verlenen van financieel-economische, technische en project-/procesmatige bijstand groter is dan de geraamde waarde van de juridische bijstand. III.D. Soorten procedures Drie soorten basisprocedures Er zijn drie soorten basisprocedures: 1. de aanbesteding, 2. de offerteaanvraag en 3. de onderhandelingsprocedure. Bij de aanbesteding worden de verschillende regelmatige offertes vergeleken op basis van één toewijzingscriterium, namelijk de prijs. Bij de offerteaanvraag worden de verschillende regelmatige offertes vergeleken op basis van meerdere toewijzingscriteria, waaronder de prijs veelal een fundamenteel criterium blijft, maar aangevuld wordt met andere criteria zoals de kwaliteit van de aangeboden diensten, de snelheid van uitvoering, het esthetisch of functioneel karakter, de service na verkoop. Deze toewijzingscriteria moeten wel in verband staan met het voorwerp van de opdracht en moeten doelbewust gekozen worden. De onderhandelingsprocedure verschilt in die zin van de aanbesteding of de offerteaanvraag dat er na het ontvangen van de offertes nog met de inschrijvers kan worden onderhandeld over de contractuele voorwaarden van hun offerte. Het is dus perfect mogelijk dat inschrijvers na de onderhandelingen een nieuwe offerte indienen met bijvoorbeeld een lagere prijs of met nieuwe creatieve voorstellen. Probleem is wel dat deze procedure slechts in een aantal uitzonderingsgevallen kan toegepast worden. 15

17 Openbaar of beperkt karakter van de aanbesteding of de offerteaanvraag Zowel de aanbesteding als de offerteaanvraag kunnen openbaar of beperkt aangekondigd worden. De openbare aanbesteding of offerteaanvraag (heden algemene offerteaanvraag genoemd) wordt aangekondigd en iedereen mag op basis van het bestek een offerte indienen. Een voorafgaande selectie van de kandidaten gebeurt niet. De beperkte aanbesteding of offerteaanvraag wordt ook aangekondigd, en iedereen mag zich kandidaat stellen om geselecteerd te worden. Een voorafgaande selectie gebeurt hier wel. De onderhandelingsprocedure zonder en met bekendmaking Voor de onderhandelingsprocedure mag men niet vrij kiezen. De keuze voor deze wijze van gunning kan enkel in een aantal beperkt opgesomde gevallen. Het is een uitzonderingsprocedure. De onderhandelingsprocedure is dan ook van strikte interpretatie en dient steeds afdoende en sluitend te worden gemotiveerd bij het opstarten van een opdracht en in het verslag van gunning. Bij een onderhandelingsprocedure zonder en met bekendmaking wordt eveneens de economisch voordeligste offerte weerhouden. Enkel voor PPS bijstandsopdrachten boven euro is de aanbestedende overheid verplicht haar keuze te doen op basis van de in het bestek opgenomen gunningscriteria. Het is eveneens verplicht punten of percenten te vermelden bij elk gunningscriterium. Het afgesloten contract is en moet het resultaat zijn van één of meer onderhandelingsrondes. Het principe van de gelijke behandeling van de geraadpleegde firma s moet echter steeds gerespecteerd worden. Ook de verplichting tot materiële en formele motivering van de keuze van de dienstverlener en de andere beginselen van behoorlijk bestuur zijn onverkort van toepassing bij het gebruik van de onderhandelingsprocedure. De onderhandelingsprocedure kent twee soorten: de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en de onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Er zijn een aantal gevallen waar de onderhandelingsprocedure kan ingeroepen worden bij de behandeling van een PPS - consultancy opdracht. De opsomming betreft niet alle gevallen van onderhandelingsprocedure, enkel deze die zouden kunnen toegepast worden bij PPS - consultancy opdrachten. De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Een eerste vorm is de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (artikel 17 2 wet overheidsopdrachten).de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking is de procedure waarbij de aanbestedende overheid met door hen gekozen dienstverleners overleg pleegt en via onderhandelingen met één of meer van hen de contractuele voorwaarden vaststelt. Bijzonder weinig verplichtingen worden opgelegd. Men is niet gebonden aan de verplichting een oproep te doen en er gelden hier geen in acht te nemen termijnen. De enige voorwaarde is dat het recht op mededinging zo veel mogelijk moet worden gerespecteerd. 16

18 Ook het aantal te contacteren dienstverleners is niet zo van belang, wel dat de concurrentie reëel moet zijn. Er wordt aangenomen dat minstens drie diensverleners moeten aangeschreven worden. Toch is het minstens van even groot belang dat er meer dan één offerte wordt ingediend. Er wordt ook niet officieel geselecteerd. De aanbestedende overheid kiest immers de firma s die volgens hen bekwaam zijn om een opdracht tot een goed einde te brengen. Er moet enkel worden nagegaan dat de diensterlener voldoet aan de sociale zekerheidsverplichtingen. Een voorafgaande selectie is echter wel denkbaar indien er kandidaten worden gevraagd via de vakpers of andere officieuze kanalen. De mogelijkheden om de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking toe te passen bij PPS consultancy opdrachten zijn de volgende: Met mededingingsverplichting (indien mogelijk) Het bedrag van de gunning bedraagt maximaal euro. Voor financiële diensten, juridische diensten en diensten voor onderzoek en ontwikkeling is dit bedrag euro. De diensten zijn hoogdringend. De hoogdringendheid moet wel een gevolg zijn van onvoorziene omstandigheden die door de overheid niet zelf veroorzaakt is of in de hand is gewerkt. De diensten moeten bovendien binnen een zeer korte termijn aanvatten, en strikt noodzakelijk zijn. Nadat een eerste poging tot gunning via een aanbesteding of een offerteaanvraag enkel onregelmatige offertes of offertes met onaanvaardbare prijzen opleverde en er dus niet kon gegund worden. Voor opdrachten boven de euro mag de aanbestedende overheid daaropvolgend alleen de dienstverleners kiezen die voldeden aan de geëiste selectiecriteria en een naar vorm conforme offerte hadden ingediend. Voor opdrachten onder euro mag de aanbestedende overheid ook andere dienstverleners vragen een offerte in te dienen. Nadat een eerste poging tot gunning via een aanbesteding of een offerteaanvraag enkel tot resultaat had dat er geen enkele offerte werd ingediend en er niet gegund kon worden. Hier op volgend mag de aanbestedende overheid de dienstverleners van haar keuze raadplegen een offerte in te dienen. Zonder mededingingsverplichting. De opdracht kan slechts aan één dienstverlener worden gegund. Deze situatie komt niet zo vaak voor bij PPS consultancy opdrachten daar er voldoende mededinging aanwezig is in de vier domeinen waar bijstand wordt gevraagd. De opdracht is een aanvullende dienst en wordt gegund aan de diensterverlener die de bestaande basisovereenkomst aan het uitvoeren is. Een heel aantal voorwaarden beperken de ongebreidelde toepassing van deze mogelijkheid. De bestaande overeenkomst moet nog lopende zijn, de diensten mogen nergens opgenomen zijn in de basisovereenkomst, de diensten moeten strikt noodzakelijk zijn en economisch niet of moeilijk te scheiden zijn van elkaar. Grootste struikelblok is dat het totaal van alle aanvullende diensten maximaal 50 % van het bedrag van de bestaande overeenkomst mag bedragen. 17

19 De opdracht is een herhaling van een dienst en wordt gegund aan de dienstverlener die de initiële overeenkomst heeft uitgevoerd. Ook hier worden een aantal strenge voorwaarden gesteld. De eerste opdracht moet gegund zijn na het toepassen van een aanbesteding of een offerteaanvraag. Ook moet de mogelijkheid om soortgelijke diensten te herhalen expliciet zijn opgenomen in het eerste bestek. Tenslotte mag de eerste opdracht niet langer dan drie jaar geleden gegund zijn. De onderhandelingsprocedure met bekendmaking Een tweede vorm is de onderhandelingsprocedure met bekendmaking (artikel 17 3 wet overheidsopdrachten). Onderscheid met de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking is dat de mededinging gerealiseerd dient te worden via een verplichte oproep tot kandidaten in het BDA en eventueel in het PBEG. De onderhandelingsprocedure met bekendmaking bezit dus dezelfde karakteristieken als de beperkte procedures. De kandidaten die zich gemeld hebben zullen geselecteerd worden op basis van de selectiecriteria en de vork die in de aankondiging worden vermeld. Enkel deze gegegadigden zullen een bestek toegezonden krijgen met het oog op het indienen van een offerte. Onderscheid met de beperkte procedure is wel de afwezigheid van een opgelegde termijn voor het indienen van de offertes - maar in ieder geval lang genoeg - én de mogelijkheid om te onderhandelen nadat de offertes zijn ingediend door de gegadigden. Na het indienen van de initiële offerte onderhandelt de aanbestedende overheid verder over de voorwaarden van de opdracht met één of meerdere van de potentiële contractanten. De mogelijkheden om de onderhandelingsprocedure met bekendmaking toe te passen bij PPS consultancy opdrachten zijn de volgende: Nadat een eerste poging tot gunning via een aanbesteding of een offerteaanvraag enkel onregelmatige offertes of offertes met onaanvaardbare prijzen opleverde en er dus niet kon gegund worden. Onderscheid met de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking is dat hier de aanbestedende overheid niet al de dienstverleners wenst te raadplegen die voldeden aan de geëiste selectiecriteria en een naar vorm conforme offerte hadden ingediend. Indien de diensten zodanig zijn dat het bekomen van een globale prijs onmogelijk blijkt te zijn. Dit doet zich voor bij kaderovereenkomsten, waar al de gewenste diensten niet volledig in kaart kunnen gebracht worden. Indien de diensten zodanig zijn dat de specificaties met onvoldoende nauwkeurigheid kunnen bepaald worden. Deze mogelijkheid wordt veelal toegepast met de situatie waarbij de diensten zodanig zijn dat het bekomen van een globale prijs onmogelijk blijkt te zijn. 18

20 III.E. Welke procedures kiezen bij opdrachten PPS - bijstand Algemene offerteaanvraag met enkel nationale bekendmaking - Voor het verlenen van financieel-economische, technische en project-/procesmatige bijstand met een geraamde waarde onder euro exclusief BTW en voor alle juridische consultancy; - waar vermoedelijk niet meer dan vijf dienstverleners een offerte gaan indienen; - waarbij de toepassing van een onderhandelingsprocedure niet mogelijk is. Algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking - Voor het verlenen van financieel-economische, technische en project-/procesmatige bijstand met een geraamde waarde boven euro exclusief BTW; - waar vermoedelijk niet meer dan vijf dienstverleners een offerte gaan indienen; waarbij de toepassing van een onderhandelingsprocedure niet mogelijk is. Beperkte offerteaanvraag met enkel nationale bekendmaking - Voor het verlenen van financieel-economische, technische en project-/procesmatige bijstand met een geraamde waarde onder euro exclusief BTW en voor alle juridische consultancy; - waar vermoedelijk meer dan vijf dienstverleners een offerte gaan indienen; - waarbij de toepassing van een onderhandelingsprocedure niet mogelijk is. Beperkte offerteaanvraag met Europese bekendmaking - Voor het verlenen van financieel-economische, technische en project-/procesmatige bijstand met een geraamde waarde boven euro exclusief BTW; - waar vermoedelijk meer dan vijf dienstverleners een offerte gaan indienen; - waarbij de toepassing van een onderhandelingsprocedure niet mogelijk is. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking - Voor het verlenen van financieel-economische, technische en project-/procesmatige bijstand waarvan het bedrag van de gunning onder euro exclusief BTW ligt en voor juridische consultancy waarvan het bedrag van de gunning onder euro exclusief BTW ligt; - Of waarbij de toepassing van een andere vorm van onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking mogelijk blijkt. Onderhandelingsprocedure met enkel bekendmaking in het BDA - Voor het verlenen van financieel-economische, technische en project-/procesmatige bijstand waarvan het geraamd bedrag tussen en euro exclusief BTW ligt en voor juridische consultancy waarvan het bedrag van de gunning boven euro exclusief BTW ligt; - waarbij de toepassing van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking mogelijk blijkt - en de toepassing van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking niet mogelijk is. 19

21 Onderhandelingsprocedure met bekendmaking in het BDA en het PBEG - Voor het verlenen van financieel-economische, technische en project-/procesmatige bijstand waarvan het geraamd bedrag boven euro exclusief BTW ligt; - waarbij de toepassing van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking mogelijk blijkt - en de toepassing van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking niet mogelijk is. III.F. Chronologie van een overheidsopdracht Algemene offerteaanvraag met enkel nationale bekendmaking Voor welke PPS - consultancy opdrachten? - Voor het verlenen van financieel-economische, technische en project-/procesmatige bijstand met een geraamde waarde onder euro exclusief BTW en voor alle juridische consultancy; - waar vermoedelijk niet meer dan vijf dienstverleners een offerte gaan indienen; - waarbij de toepassing van een onderhandelingsprocedure niet mogelijk is. Stap 1. Goedkeuring van procedure door Inspectie van Financiën (indien noodzakelijk, zie verder) 2. Verzending van aankondiging naar het BDA 3. Respecteren van termijn van 36 kalenderdagen tussen verzending aankondiging en afsluiten kandidaatstellingen (kan ingekort worden tot 10 kalenderdagen) 4. Ter beschikking stellen bestek 5. Overmaken evt. vragen / opmerkingen n.a.v. plaatsbezoek, informatievergadering 6. Plaatsbezoek, Informatievergadering 7. Versturen verslag plaatsbezoek, informatievergadering 8. Overmaken offertes door inschrijvers 9. Opening (opmaken proces-verbaal van opening) 10. Beoordeling selectiecriteria 11. Beoordeling administratieve, technische en financiële regelmatigheid offertes 12. Evaluatie gunningscriteria 13. Voorstel toewijzing (opmaken gunningsdossier) 14. Adviezen (Inspectie van Financiën, indien verplicht; andere adviezen) 15. Toewijzing 16. Vastlegging 17. Informatie aan inschrijvers die opdracht niet hebben eventueel met verplichte stand-still (enkel voor opdrachten juridische PPS consultancy boven euro exclusief BTW) 18. Gunning binnen gestandoeningstermijn 20

22 Algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking Voor welke PPS - consultancy opdrachten? - Voor het verlenen van financieel-economische, technische en project-/procesmatige bijstand met een geraamde waarde boven euro exclusief BTW; - waar vermoedelijk niet meer dan vijf dienstverleners een offerte gaan indienen; - waarbij de toepassing van een onderhandelingsprocedure niet mogelijk is. Stap 1. Goedkeuring van procedure door Inspectie van Financiën (indien noodzakelijk, zie verder) 2. Verzending van aankondiging naar het BDA en PBEG 3. Respecteren van termijn van 52 kalenderdagen tussen verzending aankondiging en afsluiten kandidaatstellingen (kan ingekort worden tot 36 of zelfs 22 kalenderdagen) 4. Ter beschikking stellen bestek 5. Overmaken evt. vragen / opmerkingen n.a.v. plaatsbezoek, informatievergadering 6. Plaatsbezoek, Informatievergadering 7. Versturen verslag plaatsbezoek, informatievergadering Overmaken offertes door inschrijvers 8. Opening (opmaken proces-verbaal van opening) 9. Beoordeling selectiecriteria 10. Beoordeling administratieve, technische en financiële regelmatigheid offertes 11. Evaluatie gunningscriteria 12. Voorstel toewijzing (opmaken gunningsdossier) 13. Adviezen (IF, indien verplicht; andere adviezen) 14. Toewijzing 15. Vastlegging 16. Informatie aan inschrijvers die opdracht niet hebben - eventueel met verplichte stand-still 17. Gunning binnen gestandoeningstermijn 21

23 Beperkte offerteaanvraag met enkel nationale bekendmaking Voor welke PPS - consultancy opdrachten? - Voor het verlenen van financieel-economische, technische en project-/procesmatige bijstand met een geraamde waarde onder euro exclusief BTW en voor alle juridische consultancy; - waar vermoedelijk meer dan vijf dienstverleners een offerte gaan indienen; - waarbij de toepassing van een onderhandelingsprocedure niet mogelijk is. Stap 1. Goedkeuring van procedure door Inspectie van Financiën (indien noodzakelijk, zie verder) 2. Versturen van oproep tot kandidaatstelling naar BDA 3. Respecteren van termijn van 15 kalenderdagen tussen verzending aankondiging en afsluiten kandidaatstellingen (kan ingekort worden tot 10 kalenderdagen) 4. Indiening van de kandidatuurstellingen 5. Afsluiten kandidatuurstellingen 6. Beoordelen van de kandidaatstellingen op basis van de geëiste selectiecriteria 7. opmaken selectieverslag 8. Informatie aan de kandidaten die niet geselecteerd zijn 9. Respecteren van termijn van 15 kalenderdagen tussen verzending bestek en ontvangst van de offertes (kan ingekort worden tot 10 kalenderdagen) 10. Versturen bestek 11. Overmaken evt. vragen / opmerkingen n.a.v. plaatsbezoek, informatievergadering 12. Plaatsbezoek, Informatievergadering 13. Versturen verslag plaatsbezoek, informatievergadering 14. Overmaken offertes door inschrijvers 15. Opening (opmaken proces-verbaal van opening) 16. Beoordeling selectiecriteria 17. Beoordeling administratieve, technische en financiële regelmatigheid offertes 18. Evaluatie gunningscriteria 19. Voorstel toewijzing (opmaken gunningsdossier) 20. Adviezen (IF, indien verplicht; andere adviezen) 21. Toewijzing 22. Vastlegging 23. Informatie aan inschrijvers die opdracht niet hebben 24. Gunning binnen gestanddoeningstermijn 22

24 Beperkte offerteaanvraag met Europese bekendmaking Voor welke PPS - consultancy opdrachten? - Voor het verlenen van financieel-economische, technische en project-/procesmatige bijstand met een geraamde waarde boven euro exclusief BTW; - waar vermoedelijk meer dan vijf dienstverleners een offerte gaan indienen; - waarbij de toepassing van een onderhandelingsprocedure niet mogelijk is. Stap 1. Goedkeuring van procedure door Inspectie van Financiën (indien noodzakelijk, zie verder) 2. Versturen van oproep tot kandidaatstelling naar BDA en PBEG 3. Respecteren van termijn van 37 kalenderdagen tussen verzending aankondiging en afsluiten kandidaatstellingen (kan ingekort worden tot 10 kalenderdagen) 4. Indiening van de kandidatuurstellingen 5. Afsluiten kandidatuurstellingen 6. Beoordelen van de kandidaatstellingen op basis van de geëiste selectiecriteria 7. Opmaken selectieverslag 8. Informatie aan de kandidaten die niet geselecteerd zijn 9. Versturen bestek 10. Respecteren van termijn van 40 kalenderdagen tussen verzending bestek en ontvangst van de offertes (kan ingekort worden tot 26 tot zelfs 10 kalenderdagen) 11. Overmaken evt. vragen / opmerkingen n.a.v. plaatsbezoek, informatievergadering 12. Plaatsbezoek, Informatievergadering 13. Versturen verslag plaatsbezoek, informatievergadering 14. Overmaken offertes door inschrijvers 15. Opening (opmaken proces-verbaal van opening) 16. Beoordeling selectiecriteria 17. Beoordeling administratieve, technische en financiële regelmatigheid offertes 18. Evaluatie gunningscriteria 19. Voorstel toewijzing (opmaken gunningsdossier) 20. Adviezen (IF, indien verplicht; andere adviezen) 21. Toewijzing 22. Vastlegging 23. Informatie aan inschrijvers die opdracht niet hebben met verplichte stand-still 24. Gunning binnen gestandoeningstermijn 23

25 Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Voor welke PPS - consultancy opdrachten? - Voor het verlenen van financieel-economische, technische en project-/procesmatige bijstand waarvan het bedrag van de gunning onder euro exclusief BTW ligt en voor juridische consultancy waarvan het bedrag van de gunning onder euro exclusief BTW ligt; - Of waarbij de toepassing van een andere vorm van onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking mogelijk blijkt. Stap 1. Goedkeuring van procedure door Inspectie van Financiën (indien noodzakelijk, zie verder) 2. Versturen van bestek naar zelf gekozen diensterverleners 3. Indienen van de kandidaatstellingen 4. Beoordelen van de kandidaatstellingen 5. Versturen bestek 6. Overmaken evt. vragen / opmerkingen n.a.v. plaatsbezoek, informatievergadering 7. Plaatsbezoek, Informatievergadering 8. Versturen verslag plaatsbezoek, informatievergadering 9. Overmaken basisofferte 10. Beoordeling initiële offerte 11. Eerste onderhandelingsronde 12. Overmaken aangepaste offerte na onderhandelingen 13. Evt. tweede onderhandelingsronde 14. Overmaken aangepaste offerte na tweede onderhandelingsronde 15. Vraag voor BAFO (Best and Final Offer) 16. Overmaken BAFO 17. Voorstel toewijzing 18. Adviezen (IF, indien verplicht; andere adviezen) 19. Toewijzing 20. Vastlegging 21. Informatie aan inschrijvers die opdracht niet hebben eventueel met verplichte stand-still (enkel voor opdrachten boven euro exclusief BTW, met uitzondering van opdrachten ten gevolge van hoogdringendheid of in het geval van een monopolie) 22. Gunning 24

26 Onderhandelingsprocedure met enkel bekendmaking in het BDA Voor welke PPS - consultancy opdrachten? - Voor het verlenen van financieel-economische, technische en project-/procesmatige bijstand waarvan het geraamd bedrag tussen en euro exclusief BTW ligt en voor juridische consultancy waarvan het bedrag van de gunning boven euro exclusief BTW ligt; - waarbij de toepassing van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking mogelijk blijkt - en de toepassing van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking niet mogelijk is. Stap 1. Goedkeuring van procedure door Inspectie van Financiën (indien noodzakelijk, zie verder) 2. Versturen van oproep tot kandidaatstelling naar BDA 3. Respecteren van termijn van 15 kalenderdagen tussen verzending aankondiging en afsluiten kandidaatstellingen (kan ingekort worden tot 10 kalenderdagen) 4. Afsluiten indiening van de kandidaatstellingen 5. Beoordelen van de kandidaatstellingen op basis van de geëiste selectiecriteria 6. opmaken selectieverslag 7. Informatie aan de kandidaten die niet geselecteerd zijn 8. Versturen bestek 9. Respecteren van termijn van 15 kalenderdagen tussen verzending bestek en ontvangst van de offertes (kan ingekort worden tot 10 kalenderdagen) 10. Overmaken vragen / opmerkingen n.a.v. plaatsbezoek, informatievergadering 11. Plaatsbezoek, Informatievergadering 12. Versturen verslag plaatsbezoek, informatievergadering 13. Overmaken basisofferte 14. Beoordeling initiële offerte 15. Eerste onderhandelingsronde 16. Overmaken aangepaste offerte na onderhandelingen 17. Evt. tweede onderhandelingsronde 18. Overmaken aangepaste offerte na tweede onderhandelingsronde 19. Vraag voor BAFO (Best and Final Offer) 20. Indienen BAFO 21. Voorstel toewijzing 22. Adviezen (IF, indien verplicht; andere adviezen) 23. Toewijzing 24. Vastlegging 25. Informatie aan inschrijvers die opdracht niet hebben + ook stand-still voor juridische PPS consultancy boven euro exclusief BTW 26. Gunning 25

27 Onderhandelingsprocedure met bekendmaking in het BDA en het PBEG Voor welke PPS - consultancy opdrachten? - Voor het verlenen van financieel-economische, technische en project-/procesmatige bijstand waarvan het geraamd bedrag boven euro exclusief BTW ligt; - waarbij de toepassing van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking mogelijk blijkt - en de toepassing van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking niet mogelijk is. Stap 1. Goedkeuring van procedure door Inspectie van Financiën (indien noodzakelijk, zie verder) 2. Versturen van oproep tot kandidaatstelling naar BDA en PBEG 3. Respecteren van termijn van 37 kalenderdagen tussen verzending aankondiging en afsluiten kandidaatstellingen 4. Afsluiten indiening van de kandidaatstellingen 5. Beoordelen van de kandidaatstellingen op basis van de geëiste selectiecriteria 6. Opmaken selectieverslag 7. Informatie aan de kandidaten die niet geselecteerd zijn 8. Versturen bestek aan de gegadigden of de geselecteerden - geen minimumtermijn voor ontvangst offertes vereist 9. Overmaken vragen / opmerkingen bij evt. plaatsbezoek, informatievergadering 10. Plaatsbezoek, Informatievergadering 11. Versturen verslag plaatsbezoek, informatievergadering 12. Overmaken basisofferte 13. Beoordeling initiële offerte 14. Eerste onderhandelingsronde 15. Overmaken aangepaste offerte na onderhandelingen 16. Evt. tweede onderhandelingsronde 17. Overmaken aangepaste offerte na tweede onderhandelingsronde 18. Vraag voor BAFO (Best and Final Offer) 19. Indienen BAFO 20. Voorstel toewijzing 21. Adviezen (IF, indien verplicht; andere adviezen) 22. Toewijzing (op basis van verplicht op te leggen gunningscriteria met vermelding van hun relatieve waarde) 23. Vastlegging 24. Informatie aan inschrijvers die opdracht niet hebben met verplichte stand-still 25. Gunning 26

28 Goedkeuring procedure door Inspecteur van Financiën Bij het opstarten van een dienstenopdracht moet men soms de belangrijkste elementen van een dossier voorleggen aan een aantal organen. Het advies van de Inspecteur van Financiën (IF) is vereist wanneer bepaalde bedragen overschreden worden. De IF zal zich buigen over de wettelijkheid van de gekozen procedure met het bestek en ook bij de toewijzing (dubbele controle). Soms zijn ook andere goedkeuringen verplicht toe te passen. Bij de keuze van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (OPZB) bijvoorbeeld, is het verplicht advies vanaf een lager bedrag vereist dan voor een onderhandelingsprocedure met bekendmaking (OPMB). De publicatieverplichting Elke opdracht en dus ook een opdracht voor het verlenen van PPS - bijstand moet aangekondigd worden. De bedoeling is duidelijk: nastreven van maximale concurrentie met respect voor de gelijkheid tussen de inschrijvers. Enkel indien een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking kan gekozen worden, is er geen publicatieverplichting. Naast de verplichte bekendmaking in het BDA moeten opdrachten met een geraamde waarde van euro en als diensten van bijlage 2A van de wet overheidsopdrachten worden beschouwd, eveneens aangekondigd worden in het PBEG, waarvan de publicatie ca. 3 kalenderdagen na de verzending van de aankondiging verschijnt. Voor opdrachten onderworpen aan een verplichte Europese bekendmaking en zelfs de opdrachten van juridische bijstand die boven euro worden geraamd, moet een aanbestedende overheid ook andere publicatieverplichtingen nakomen. Naast de eigenlijke publicatie moet er eveneens een enuntiatieve of voorafgaande aankondiging plaatsvinden alsook een postpublicatie. De enuntiatieve of voorafgaande aankondiging is een aankondiging door de aanbestedende overheid waarbij ze een aantal toekomstige opdrachten in kaart brengt. Hierin vermeldt ze een aantal basiselementen van opdrachten die naar alle waarschijnlijkheid in de loop van het jaar na de verzending van de aankondiging zullen opgestart worden. Deze enuntiatieve aankondiging is verplicht voor een bepaalde categorie van diensten waarvan het totale geraamde bedrag gedurende het begrotingsjaar euro overstijgt. Het voordeel van een enuntiatieve aankondiging is, dat je als aanbestedende overheid een kortere verplichte publicatietermijn moet toepassen bij het effectief opstarten van de opdracht. Voorwaarde is wel dat er niet meer dan 1 jaar en niet minder dan 52 kalenderdagen is gelegen tussen de verzending van de enuntiatieve aankondiging en de aankondiging van de opdracht zelf (zie verder). Een postpublicatie ook wel aankondiging van geplaatste opdracht genoemd, is verplichtend zelfs voor opdrachten voor het verlenen van juridische PPS - bijstand die geraamd worden boven euro. 27

29 De officiële publicatiekanalen De officiële kanalen om een aankondiging te doen zijn het BDA (Bulletin der aanbestedingen) en het PBEG (Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen). Het BDA is een publicatie van het Belgisch Staatsblad. De aankondiging kan verstuurd worden: o Via de post naar BDA, Leuvensesteenweg 40-42, 1000 BRUSSEL o Via de fax op 02/ , o Via de mail naar aanbestedingen@just.fgov.be. o Via de online publicatie De Europese aankondigingen kunnen verstuurd worden: o Via de post naar: Bureau voor officiële publicaties van de Europese Gemeenschappen, EUROPUnité2 - Marchés Publics, 2 rue Mercier, L 2985 Luxembourg o Via de fax op 00 35/2/ o Via de mail naar mp-ojs@opoce.cec.eu.int o Via SIMAP op Verdere informatie kan ingewonnen worden op of telefonisch op 02/ Controle van de publicatie kan je doen via voor Europese aankondigingen. De dwingende minimumtermijnen van de publicatie Zowel bij een aanbesteding, een offerteaanvraag als een onderhandelingsprocedure met bekendmaking moet de aanbestedende overheid een minimumtermijn respecteren tussen de verzending van de aankondiging en het afsluiten van de kandidaturen / offertes. Bij een algemene offerteaanvraag waarbij enkel bekendmaking in het BDA verplicht is, is de minimumtermijn voor het indienen van een offerte 36 kalenderdagen berekend tussen de verzendingsdatum van de aankondiging. Deze termijn kan zelfs nog verkort worden tot 10 kalenderdagen op voorwaarde dat er steeds minimaal 7 kalenderdagen tussen de effectieve publicatie en het afsluiten van de kandidatuurstellingen is gelegen. Bij een algemene offerteaanvraag waarbij eveneens bekendmaking in het PBEG verplicht is, is de minimumtermijn voor het indienen van een offerte 52 kalenderdagen. Deze termijn kan ingekort worden tot 36 kalenderdagen, indien de aanbestedende overheid een voorafgaande of enuntiatieve aankondiging had gedaan en zelfs tot 22 kalenderdagen indien daarnaast dringendheid geëist is en vermeld staat in de aankondiging. 28

30 Bij een beperkte offerteaanvraag waarbij enkel bekendmaking in het BDA verplicht is, is de minimumtermijn voor het indienen van de kandidaturen 15 kalenderdagen. Deze termijn kan ingekort worden tot 10 kalenderdagen op basis van dringendheid. De geselecteerden krijgen dan op hun beurt een minimumtermijn van 15 kalenderdagen om een offerte in te dienen. Deze termijn kan ingekort worden tot 10 kalenderdagen op basis van dringendheid. Bij een beperkte offerteaanvraag waarbij eveneens bekendmaking in het PBEG verplicht is, is de minimumtermijn voor het indienen van de kandidaturen 37 kalenderdagen. Deze termijn kan ingekort worden tot 15 kalenderdagen, indien dringendheid geëist is en verzocht wordt om een versnelde publicatie en de aankondiging per fax verstuurd is. De geselecteerden krijgen dan op hun beurt een minimumtermijn van 40 kalenderdagen om een offerte in te dienen. Deze termijn kan ingekort worden tot 26 kalenderdagen, indien de aanbestedende overheid een voorafgaande of enuntiatieve aankondiging had gedaan en zelfs tot 10 kalenderdagen indien dringendheid geëist is en verzocht wordt om een versnelde publicatie en de aankondiging per fax verstuurd is. Indien een onderhandelingsprocedure met bekendmaking kan toegepast worden waarbij enkel bekendmaking in het BDA verplicht is, is de minimumtermijn voor het indienen van de kandidaturen 15 kalenderdagen. Deze termijn kan eveneens ingekort worden tot 10 kalenderdagen op basis van dringendheid. De geselecteerden krijgen dan op hun beurt een minimumtermijn van 15 kalenderdagen om een offerte in te dienen. Deze termijn kan ingekort worden tot 10 kalenderdagen op basis van dringendheid. Indien een onderhandelingsprocedure met bekendmaking kan toegepast worden waarbij eveneens bekendmaking in het PBEG verplicht is, is de minimumtermijn voor het indienen van de kandidaturen 37 kalenderdagen. Deze termijn kan eveneens ingekort worden tot 10 kalenderdagen op basis van dringendheid. Enkel voor het indienen van offertes werd geen dwingende minimumtermijn opgelegd. Logisch gezien er na het indienen van de initiële offertes nog kan onderhandeld worden over de administratieve als technisch contractuele voorwaarden van de opdracht. Bij toepassing van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking is geen dwingende Minimumtermijn opgelegd. Er dient enkel een voldoende termijn geboden te worden om een initiële offerte in te dienen. 29

31 Het bestek Het opmaken van een bestek is verplichtend bij een aanbesteding, een offerteaanvraag en een onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Maar ook bij toepassing van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking is het aangewezen dat een bestek wordt opgemaakt. Een toewijzingsbeslissing moet immers gemotiveerd worden. Het bestek bestaat uit vier soorten regels: administratieve procedurele regels, administratieve contractuele regels, technische contractuele regels en het offertemodel met inventaris. Administratieve procedurele regels zijn regels die de procedure regelen en uiteindelijk bepalen welke dienstverlener wordt gekozen, zoals de selectiecriteria, de toewijzingscriteria, de vorm, wijze, inhoud, tijdstip en plaats voor het indienen van een offerte. Administratieve contractuele regels zijn clausules die moeten gerespecteerd worden door de inschrijver bij de uitvoering van de opdracht, zoals de afwijkingen ten aanzien van de algemene aannemingsvoorwaarden, de functie van de leidend ambtenaar, de borgstelling, de voorlopige oplevering, eventuele waarborgen, de betalingen, eventuele voorschotten, intellectuele rechten en tenslotte ook regels om conflicten te beslechten. Technische contractuele regels zijn clausules die het voorwerp van de opdracht specifiek of functioneel beschrijven via het opleggen van minimumvoorwaarden. Het offertemodel met inventaris is het voorstel van de inschrijver ten aanzien van de eisen van de aanbestedende overheid volgens een vastgelegd model. Informatievergadering / plaatsbezoek Een bestek is niet steeds duidelijk. Om die reden is het in vele gevallen aangewezen dat een informatievergadering of een plaatsbezoek wordt georganiseerd, zo ook voor consultancyopdrachten. Naast het bestek moet ook al in de publicatie verwijzing worden gemaakt naar de informatievergadering of het plaatsbezoek. Het is van belang dat deze dag niet te kort na de publicatie van de opdracht wordt georganiseerd, maar ook niet te kort voor de afsluitingsdatum om offertes te ontvangen. Aangewezen is dat er een datum bepaald wordt die gelegen is tussen de vermoedelijke publicatiedatum en de openingsdatum. Vervolgens kunnen door de potentiële inschrijvers vragen gesteld worden over de besteksbepalingen. Tijdens de informatievergadering of het plaatsbezoek worden dan de vragen voorgelezen en de antwoorden gegeven. Tenslotte wordt het verslag overgemaakt aan de aanwezigen en alle anderen die erom vragen. De antwoorden vormen zo deel uit van de besteksbepalingen en de interpretatie ervan, zodat eventuele latere discussies zo veel mogelijk uitgesloten worden. Vorm, inhoud, indienen offertes Na de publicatie en het ter beschikking stelen van het bestek, zal een geïnteresseerde inschrijver een offerte indienen. Deze offerte moet zowel naar vorm als naar inhoud als voor het indienen ervan beantwoorden aan een aantal vereisten. Naar vorm moet de inschrijver zijn offerte opmaken en de inventaris invullen volgens het model dat door de aanbestedende overheid is aangeboden. 30

32 De gemandateerde ondertekent de eigenlijke offerte en verbindt zich daarmee tot de uitvoering van de opdracht overeenkomstig de besteksvoorwaarden en tegen de door hem aangeboden prijs. Ook naar inhoud moet de offerte beantwoorden aan een bepaalde minimumregels. De aangeboden prijzen, termijnen alsook de technische voorwaarden moeten beantwoorden aan de minimumvoorwaarden die in het bestek zijn opgelegd. De offerte moet tevens ingediend worden volgens wel omschreven modaliteiten. Elke inschrijver mag slechts één offerte indienen en gevoegd worden in een dubbel gesloten omslag, een definitief gesloten omslag die, in geval van verzending via de post, in een tweede omslag moet worden geschoven. Opening / afsluiten van inschrijvingen Zowel bij een openbare procedure (openbare aanbesteding of algemene offerteaanvraag) als een beperkte procedure (beperkte aanbesteding en beperkte offerteaanvraag) kunnen de offertes nog ingediend worden vooraleer de voorzitter de opdracht voor open verklaart. Dit wordt de opening genoemd. Offertes die later toekomen kunnen niet meer in aanmerking genomen worden om geopend te worden. Één uitzondering is de offerte die ten laatste vier kalenderdagen voorafgaand aan de openingsdatum aangetekend is verstuurd, indien nog geen gunning heeft plaatsgevonden. Bij een openbare procedure (openbare aanbesteding of algemene offerteaanvraag) heeft de opening van de offerte plaats in openbare zitting. Bij een beperkte procedure (beperkte aanbesteding en beperkte offerteaanvraag) is de zitting niet openbaar en zullen alleen de ondernemingen die een offerte hebben ingediend op de opening van de offertes worden toegelaten. Van de zitting van de opening van de offertes bij een algemene en beperkte procedure wordt een proces-verbaal opgemaakt. Op het proces-verbaal worden onder andere de voorgelezen gegevens en het verslag van het verloop van de zitting vermeld. Bij een onderhandelingsprocedure is een opening niet aangewezen. De onderhandelingen kunnen immers de ingediende offertes nog ingrijpend doen wijzigen. Indien het bestek echter een afsluitingsdatum voorziet voor het indienen van de offertes dan moet die datum wel gerespecteerd worden. Om deze reden is het best dat het bestek stelt dat de offertes liefst voor een bepaalde datum worden ingediend zonder het precieze uur te bepalen wanneer de offertes ingediend moeten zijn. Beoordeling van kandidatuurstellingen Enkel bij een beperkte offerteaanvraag en een onderhandelingsprocedure wordt een voorafgaande selectie doorgevoerd. De kandidaat wordt in deze fase onderzocht op basis van zijn algemene toestand, de financieeleconomische en / of technische draagkracht (vakbekwaamheid). Bij het onderzoek naar de algemene toestand worden de kandidaten uitgesloten die in faillissement zijn, die een of andere ernstige fout hebben gepleegd bij hun beroepsuitoefening, die niet in orde zijn met de sociale zekerheid of die niet in orde zijn met het betalen van belastingen. Bij het onderzoek naar de financieel -economische draagkracht van de kandidaten onderzoekt de aanbestedende overheid of de kandidaat voldoende financieel draagkrachtig is om het project tot een goed einde te brengen, door controle van de omzet of de jaarrekening. 31

33 De technische draagkracht van de kandidaten tenslotte, wordt onder meer beoordeeld op basis van referenties van de afgelopen 3 jaar, de kwaliteit of competenties van het sleutelpersoneel. Bij een voorafgaande selectie dienen de kandidaten dus beoordeeld te worden op basis van de in de aankondiging opgelegde selectiecriteria en de vermelde vork. De vork is een instrument om een daadwerkelijke selectie door te voeren van grote groep van kandidaten die wensen een offerte in te dienen. De vork vermeldt een minimum en een maximum aantal kandidaten die ook effectief een offerte zullen mogen indienen. De aanbestedende overheid kan ook een shortlist aanleggen voor een periode van één jaar. De shortlist kan wel enkel toegepast worden bij alle opdrachten voor het verlenen van PPS - consultancy, met uitzondering van de opdrachten voor het verlenen van financiële, technische of project/procesbijstand waarvan het geraamd bedrag hoger is dan euro. Het is aangewezen de selectie van de kandidaten te laten uitvoeren door een jury. De jury dient autonoom, onafhankelijk en deskundig te zijn en bestaat bij voorkeur uit vijf personen. De jury beoordeelt enkel en alleen op basis van de selectiecriteria en de vork die in de oproep tot kandidatuurstelling zijn vermeld. De geselecteerden krijgen een bestek toegezonden of worden op een shortlist opgenomen. De anderen krijgen een brief met vermelding van de motieven van hun respectieve niet-selectie. Bij een algemene offerteaanvraag mag geen voorafgaande selectie van de kandidaten gebeuren. De opdracht is immers toegankelijk voor iedereen. Selectiecriteria worden echter wel opgelegd, maar is geen aparte fase. De selectie vindt plaats tegelijkertijd met de toewijzing van de opdracht. Ook bij een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking wordt geen officiële voorafgaande selectie toegepast. De aanbestedende overheid raadpleegt immers de diensverleners van haar keuze. Toch is het raadzaam dit wel te doen door een oproep naar dienstverleners te doen via vakbladen. Beoordeling van offertes Vooraleer een opdracht wordt toegewezen, worden de inschrijvers / offertes door de aanbestedende overheid beoordeeld op drie vlakken: o De inschrijvers moeten voldoen aan geëiste selectiecriteria o De offertes moeten regelmatig zijn o De offertes worden gewogen op basis van de in het bestek vermelde gunningscriteria met hun respectieve gewichten De inschrijvers moeten voldoen aan geëiste selectiecriteria Vooraleer de offertes worden beoordeeld op hun intrinsiek waarde, moeten de inschrijvingen voldoen aan de geëiste selectiecriteria (zie hierboven). Bij de algemene offerteaanvraag zal een offerte niet meer verder beoordeeld worden tijdens het onderzoek van de offertes op onregelmatigheden. Bij de beperkte offerteaanvraag en de onderhandelingsprocedure met bekendmaking zal een selectie gebeuren van de ingediende kandidaturen op basis van de geëiste selectiecriteria. Enkel de geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. 32

34 De offertes moeten regelmatig zijn Bij een algemene of beperkte offerteaanvraag moet een offerte eveneens regelmatig zijn. Een offerte is pas regelmatig indien zij voldoet aan de formele en materiële voorwaarden die de aanbestedende overheid heeft opgelegd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking voor de gunning van de opdracht. Om de gelijkheid van de inschrijvers te waarborgen alsook de vergelijkbaarheid van de ingediende offertes, werd het principe van de regelmatigheid van de offertes ingevoerd. Om de regelmatigheid van een offerte te toetsen zal eerst worden nagegaan of dit document naar vorm en naar inhoud overeenstemt met de gestelde voorwaarden en vervolgens of het om een substantiële dan wel om een relatieve onregelmatigheid gaat. De substantiële vormelijke, formele onregelmatigheden werden ingevoerd om een geheim, regelmatig en onpartijdig verloop van de gunningsprocedures te waarborgen. Indien de schending van een vormvoorschrift één van de doelstellingen in het gedrang brengt, hebben we te maken met een substantiële formele onregelmatigheid. Een voorbeeld van een substantiële formele onregelmatigheid is de niet-ondertekening van de offerte. Een offerte kan niet alleen om vormelijke redenen onregelmatig zijn, maar ook om redenen die te maken hebben met materiële of inhoudelijke elementen van de offerte. Een voorbeeld substantiële materiële onregelmatigheid is een offerte waarbij elementen zijn opgenomen die afwijken van de essentiële besteksbepalingen zoals prijs, termijnen en de essentiële technische specificaties. Het gevolg van een substantiële onregelmatigheid is de uitsluiting van de offerte. Relatieve onregelmatigheden daarentegen zijn onregelmatigheden in een offerte die afwijkingen bevatten op een besteksbepaling die niet essentieel zijn of een voorbehoud bevatten. Relatief onregelmatige offertes kunnen dus, in tegenstelling tot de substantiële, door het bestuur in aanmerking worden genomen. Voorwaarde is dat de onregelmatigheid niet zodanig is dat elke onderlinge vergelijkbaarheid van de offertes onmogelijk is, het beginsel van de gelijkheid wordt gerespecteerd, de verbintenis van de inschrijver ondubbelzinnig is en tenslotte de onregelmatigheid niet met een bedrieglijk inzicht begaan. Voorbeeld van een relatieve onregelmatigheid is het indienen van een offerte in een andere vorm dan het voorgeschreven model, terwijl het gebruikte model conform is aan het offertemodel. Bij een onderhandelingsprocedure is de regelmatigheid van een offerte niet pertinent. Het is dus ook niet aangewezen om stringente clausules op te leggen in het bestek. Er kan immers onderhandeld worden over de contractuele voorwaarden van de opdracht. De offertes worden gewogen op basis van de in het bestek vermelde gunningscriteria met hun respectieve gewichten Ingeval van algemene of beperkte offerteaanvraag gebeurt de rangschikking van de regelmatige offertes op basis van alle gunningscriteria die in het bestek vermeld zijn. Het gewicht van elk gunningscriterium moet enkel verplicht opgenomen zijn in het bestek voor opdrachten met een geraamde waarde boven euro. Voor opdrachten met een geraamde waarde onder euro moet het gewicht van elk gunningscriterium in het bestek enkel in dalende orde van belang zijn vermeld. Willekeur is wel uitgesloten, daar het gewichten van elk gunningscriterium in ieder geval op voorhand moet vastgelegd zijn. 33

35 Onderhandelingen - de Best and Final Offer (BAFO) De mogelijkheid om met de dienstverleners te onderhandelen is het belangrijkste voordeel van de onderhandelingsprocedure. Bij een algemene of beperkte offerteaanvraag zijn onderhandelingen verboden. Bij een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking kunnen de onderhandelingen starten onmiddellijk na de afsluitingsdatum voor het indienen van de offertes. Bij een onderhandelingsprocedure met bekendmaking kunnen de onderhandelingen pas beginnen na de afsluitingsdatum voor het indienen van de offertes door de geselecteerde dienstverleners. Er kan enkel worden onderhandeld over de contractuele voorwaarden. De contractuele voorwaarden hebben betrekking hebben op zowel de administratieve, financiële als technische aspecten van de opdracht, bijvoorbeeld de gebruikte methodologie, de uitvoeringstermijn of de prijs. De onderhandelingen verlopen meestal in drie etappes. Na de beoordeling van de initiële offerte is het aangewezen dat de aanbestedende overheid de dienstverleners vraagt binnen een korte termijn hun offerte te vervolledigen Vervolgens nodigt de aanbestedende overheid de dienstverleners uit om hun offerte mondeling te komen toelichten. Tenslotte wordt een BAFO of Best - and - Final - offer gevraagd. Bij deze laatste etappe van onderhandelingen hebben de dienstverleners nog de kans om zijn laatste en beste voorwaarden zoals de prijs te geven. Toewijzing Na de weging van de gunningscriteria zal een voorstel gemaakt om de opdracht toe te wijzen. Bij een algemene of beperkte offerteaanvraag wordt de opdracht toegewezen aan de offerte met het hoogst aantal punten op basis van de gunningscriteria. Vastlegging Vooraleer de aanbestedende overheid kennis geeft van de overeenkomst, moet het bedrag van de toewijzing zijn vastgelegd. Vastleggen betekent dat het toegewezen bedrag "onbeschikbaar" wordt gemaakt voor andere uitgaven. De vastlegging gebeurt door het verlenen van een visum door de Controleur van de Vastleggingen. Een notificatie mag nooit plaatsvinden voordat het toegewezen bedrag is vastgelegd. 34

36 Gunning Bij een offerteaanvraag wordt de opdracht gegund aan de dienstverlener die de voordeligste regelmatige offerte heeft ingediend, op basis van de verplicht in het bestek (of in de aankondiging van de opdracht) te vermelden gunningscriteria. De overheidsopdracht is pas gegund wanneer de aanbestedende overheid, binnen de gestanddoeningstermijn aan de gekozen dienstverlener aangetekend kennis geeft van de goedkeuring van zijn offerte. De gestanddoeningstermijn is de termijn waarbij de dienstverlener gebonden is door zijn offerte. Deze termijn is 60 kalenderdagen, tenzij het bestek een termijn vaststelt of toelaat. Indien de gestanddoeningstermijn verstreken is, moet de aanbestedende overheid aan de gekozen inschrijver een verlenging van deze termijn vragen, die daarmee veelal schriftelijk en zonder voorbehoud mee instemt. Een snellere vorm van betekening kan (bijv. fax), maar moet wel binnen 5 dagen per aangetekende brief wordt bevestigd. Het belang is niet te onderschatten. De uitvoeringstermijn begint pas te lopen de dag volgend op het aangetekend schrijven. De aanbestedende overheid kan in het bestek hier echter van afwijken. Informatieverplichting Inschrijvers die niet zijn gekozen moeten ingelicht worden. Dit gebeurt op twee wijzen: ofwel informeert de aanbestedende overheid de dienstverleners zonder dat er een vraag door hen gesteld werd (actieve informatie) ofwel informeert de aanbestedende overheid op vraag van de dienstverlener (passieve informatie). Zonder een vraag gesteld door de dienstverlener Bij openbare procedures of beperkte procedures moeten de (kandidaat) - dienstverleners die niet geselecteerd, onregelmatig of niet gekozen zijn onverwijld door de aanbestedende overheid geïnformeerd worden dat zij de opdracht niet hebben. Ook bij alle procedures wanneer wordt afgezien van de gunning of de procedure wordt herbegonnen moeten de (kandidaat) - diensterleners en het PBEG onverwijld door de aanbestedende overheid geïnformeerd worden. 35

37 Op vraag van de dienstverlener Opdrachten PPS-consultancy onder euro + alle opdrachten afgesloten via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking op basis van monoplie of hoogdringendheid. Bij alle procedures die al dan niet gegund worden, moeten de dienstverleners binnen de 15 dagen na ontvangst van hun schriftelijk verzoek geïnformeerd te worden door middel van het geven van de motieven. Opdrachten PPS - consultancy boven euro met uitzondering van alle opdrachten afgesloten via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking op basis van monopolie of hoogdringendheid Bij alle procedures die al dan niet gegund worden, moet bijkomend verplicht een stand - still of wachtperiode worden toegepast. De aanbestedende overheid moet immers de inschrijvers of de kandidaten een mogelijkheid bieden om beroep in te stellen tegen de toewijzingsbeslissing. Deze wachtperiode is minimaal tien kalenderdagen en is gelegen tussen de datum dat de inschrijvers of kandidaten op de hoogte gebracht worden met vermelding van de motieven en de datum dat de gunning ten vroegste kan plaatsvinden. Indien de inschrijvers of kandidaten na tien kalenderdagen geen beroep hebben aangetekend voor de Raad van State of de Rechtbank van Eerste Aanleg, mogen de aanbestedende overheid de opdracht gunnen. 36

38 Bijlage : Lijst van gebruikte afkortingen of begrippen BDA PBEG Wet overheidsopdrachten KB procedure overheidsopdrachten KB uitvoering overheidsopdrachten AOA BOA OP OPZB OPMB Selectiecriteria Uitsluitingscriteria Bulletin der aanbestedingen (Afdeling van het Belgisch Staatsblad) Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen Wet van 24 december 1993 (BS van 22 januari 1994) en haar wijzigingen, betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. KB van 8 januari 1996 (BS van 26 januari 1996), betreffende de Overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken en zijn wijzigingen. KB van 26 september 1996 (BS van 18 oktober 1996), tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de Overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies van openbare werken, en zijn bijlage die de algemene aannemingsvoorwaarden bepaalt voor de Overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies van openbare werken en zijn wijzigingen. Algemene offerteaanvraag - de procedure die voor iedereen toegankelijk is en waarbij de opdracht gegund wordt aan de inschrijver met de meest voordelige offerte op basis van de in het bestek opgelegde gunningscriteria Beperkte offerteaanvraag - de procedure die voor iedereen toegankelijk is om zich kandidaat te stellen maar waarbij slechts de geselecteerden een offerte mogen indienen waarna de opdracht gegund wordt aan de inschrijver met de meest voordelige offerte op basis van de in het bestek opgelegde gunningscriteria Onderhandelingsprocedure - de procedure die onderhandelingen toelaat met zelf gekozen of geselecteerde dienstverleners maar slechts mag toegepast worden in een beperkt aantal gevallen Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - de procedure die slechts mag toegepast worden in een beperkt aantal gevallen, waarbij de aanbestedende overheid de dienstverleners van haar keuze raadpleegt. Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking - de procedure die slechts mag toegepast worden in een beperkt aantal gevallen, die in eerste instantie voor iedereen toegankelijk is om zich kandidaat te stellen maar waarbij slechts de geselecteerden een offerte mogen indienen met onderhandelingsmogelijkheid waarna de opdracht gegund wordt aan de inschrijver met de meest voordelige offerte op basis van de in het bestek opgelegde gunningscriteria of aan de inschrijver die het best beantwoord aan de noden van de aanbestedende overheid Criteria die de bekwaamheid van een kandidaat of inschrijver om een opdracht tot een goed einde te brengen nagaan en worden ingedeeld in uitsluitingscriteria, financieel-economische criteria en technische criteria Criteria die de algemene toestand van de kandidaat of inschrijver nagaat, zoals voldoen aan de sociale zekerheidsverplichtingen of het betalen van belastingen 37

39 Financieel - economische criteria Technische criteria Gunningscriteria IF (Europese) Drempelbedragen Criteria die de financieel - economische draagkracht van de kandidaat of inschrijver nagaat, zoals omzet of jaarrekeningen Criteria die de technische draagkracht van de kandidaat of inschrijver nagaat, zoals referenties of kwaliteitscertificaten Criteria die de intrinsieke waarde van de neergelegde offertes toetsen, zoals prijs, kwaliteit, functionele waarde, snelheid van uitvoering,, ook wel soms toewijzingscriteria genoemd Inspectie van Financiën De bedragen die een aantal verplichtingen en / of beperkingen opleggen aan aanbestedende overheden; deze bedragen zijn exclusief belasting op toegevoegde waarde, behalve anders vermeld Voorbeeld: euro = euro exclusief belasting op toegevoegde waarde BAFO Toewijzing Gestanddoeningstermijn Gunning Vastlegging Stand - still of wachtperiode Best-and-Final-Offer of beste en laatste offerte na onderhandelingen Beslissing binnen het bestuur om een opdracht al dan niet toe te kennen voor een bepaald bedrag De termijn gedurende dewelke de inschrijver gebonden is door zijn offerte Kennisgeving aan de inschrijver die de opdracht moet uitvoeren Het "onbeschikbaar" maken van het toegewezen bedrag ten voordele van andere uitgaven de periode waar de kandidaten of inschrijvers een beroepsprocedure kunnen instellen tegen de toewijzingsbeslissing 38

40 IV. Aansturing van consultants Een onderzoek de National Audit Office in Engeland wees uit dat de aansturing van consultants nog niet altijd even goed gebeurt. Het onderzoek stelt dat in pps-projecten de budgetten voor consultancy gemiddeld met 75% overschreden werden, met als gevolg een extra kost van 0,9 miljoen pond (1,19 miljoen euro). Nog uit het onderzoek blijkt dat de kost voor extern advies gemiddeld zo n 3 miljoen pond kost, hetgeen overeenstemt met 2,6 procent van het totale budget. Redenen voor de onderschatting van de kosten voor extern advies zijn onder andere: Te optimistische inschattingen betreffende de timing van het project. Vooral de fase tussen het komen tot een preferred bidder en het sluiten van het contract worden wel eens te kort ingeschat Onvoldoende analyse van welk advies en welk soort adviseur nodig is Gebrek aan afspraken over de verantwoordelijkheden tussen het projectteam en de externe adviseurs Enkele tips om consultants te sturen en effectief te gebruiken. Onderschat de potentiële complexiteit en moeilijkheid van een PPS-onderhandeling niet. Zorg ervoor dat de sleuteladviseurs aanwezig zijn bij alle belangrijke vergaderingen Een zichtbare publieke partner zal meer gewicht geven tijdens de onderhandelingen met private partijen dan een adviseur allen. Alle adviseurs moeten steeds op de hoogte gehouden worden. Een stuurgroep is hierbij belangrijk om iedereen op de hoogte te houden, alsook om de stuwende kracht achter het project te zijn, te controleren of iedereen binnen de timing doet wat hij moet doen en om problemen te identificeren. De stuurgroep moet zo vaak samenkomen als nodig. Dit zal waarschijnlijk frequenter zijn tijdens de onderhandelingen met private partijen dan in het begin van het project. De grootte van de stuurgroep moet tot een minimum beperkt worden. Dit beperkt de kosten en houdt verhoogt de efficiëntie. Werkgroepen moeten enkel opgericht worden om specifieke taken binnen een specifieke timing op te leveren. Verlies het contact met de individuele adviseurs niet. Tijdens informele discussies kunnen bepaalde inzichten betreffende het team, de voortgang, gedeeld worden De overheid moet nauw samenwerken met de adviseurs, en iedere opportuniteit aangrijpen om zoveel mogelijk te leren. Deze opgedane kennis moet dan verspreid en verankerd worden binnen de overheid. Schep duidelijkheid over het goedkeuringsproces. Hou bij het opstellen van een timing rekening met alle benodigde goedkeuringen, op alle niveaus. Zorg dat, zelfs wanneer het meeste werk door externe adviseurs gedaan wordt, de controle over het gehele proces bij de contracterende overheid ligt en blijft. 39

41 Noteer Maak De gedetailleerd welke activiteiten en resultaten je van de adviseurs verwacht in elke fase van het proces en geef hen duidelijke en afgelijnde opdrachten. Op die manier kunnen budgetwijzigingen geverifieerd worden. geregeld rapporten over de adviseurs met het verrichte werk en de kosten hieraan verbonden. Vergelijk deze rapporten dan met vooraf opgestelde timing en budgetten, en stel een actieplan op om mogelijke inconsistenties weg te werken. projectmanager moet de adviseurs sturen en niet omgekeerd. 40