Handleiding CPAS voor Aanvrager en Authoriser

Transcriptie

1 Handleiding CPAS voor Aanvrager en Authoriser Contractor Pas Aanvraag Systeem voor Contractor toegangpassen en autopassen en Autopassen Industrie Park Terneuzen EvdB/EvV, Revisie 2.04, 21 jan 2015 EHS Page 1 of 11

2 Inhoud Inhoud... 2 Inleiding... 3 Inloggen STAP-1 De aanvraag ( Contractor Toegangspas en Autopas)... 5 STAP-1 De aanvraag (Autopassen Industrie Park Terneuzen)...8 STAP-2 Goedkeuring (Toegangpas of Autopas)... 9 EvdB/EvV, Revisie 2.04, 21 jan 2015 EHS Page 2 of 11

3 Inleiding CPAS is het Contractor Pas Aanvraag Systeem voor Contractor toegangpas, Contractor autopas en Autopassen Industrie Park Terneuzen dat medio mei 2013 in gebruik genomen is. Dit systeem vervangt met een (1) database het aanvragen van de Contractor passen via Word document, de Pasaanvraag database, de Kaartregistratie database, de Aannemer database en het aanvragen van Autopassen Industrie Park Terneuzen via en Word documenten. Het nieuwe systeem werk via Internet en is voor iedereen toegankelijk. De database wordt op een server buiten Dow gehost wat betekend dat het niet op het Dow netwerk zit maar wel via het Dow netwerk te benaderen is als je internet toegang hebt. Met de introductie van dit nieuwe systeem veranderde ook een aantal handelingen die nu gebruikelijk zijn maar nu overbodig. Het systeem bestaat uit vier stappen: Stap-1: Dit is de aanvraag. Dit wordt gedaan door de aanvrager zelf of kan door het bedrijf van de aanvrager gedaan worden. Stap-2: Goedkeuring. Dit is de Industrie Park Terneuzen afdeling of VMP-firma welke de aanvrager inhuurt of in dienst heeft. Stap-3: Dit is de voorcontrole. Het is de bedoeling dat de avond en nachtdienst al voorwerk doet om tijdens de dagdienst de mensen sneller te kunnen helpen. Stap-4: Is de uiteindelijke balie controle, instellen elektronische pas en fotopas. De stappen 3 en 4 worden in deze handleiding niet verder uitgewerkt. Upgrade feb 2014: In deze upgrade worden een aantal handelingen beter/eenvoudiger gemaakt en wordt ook de Autopas aanvraag door de contractor toegevoegd. Ook het autopas aanvragen voor Industrie Park Terneuzen employees wordt eenvoudiger gemaakt. EvdB/EvV, Revisie 2.04, 21 jan 2015 EHS Page 3 of 11

4 Inloggen. De website is te benaderen via internet. Op de website kunnen we 3 keuzes maken. Hier kan je kiezen voor de Poortintroductie, CPAS (Contractor Pas Aanvraag Systeem voor contractor toegangpas & autopas) of voor Autopas Aanvraag Systeem voor Industrie Park Terneuzen Employees. EvdB/EvV, Revisie 2.04, 21 jan 2015 EHS Page 4 of 11

5 STAP-1 De aanvraag ( Contractor Toegangspas en Autopas) Als je voor CPAS gekozen hebt kan je daarna kiezen in welke taal je de aanvraag wil doen, Nederlands, Engels, Frans of Duits. Daarna kom je in het inlogveld Gebruikersnaam : Dowcpas Wachtwoord : * (* Dit is op te vragen bij de afdeling of VMP firma) Hierna komt de aanvrager in onderstaand veld. Klik op Pas aanvraag De aanvrager (of firma die voor hem aanvraagt) moet alle velden invullen. Als hij dit niet doet dan kan de aanvraag niet verstuurd worden en krijgt hij de melding welk veld hij moet invullen. Bij een aantal velden staat een vraagteken, door daar op te klikken wordt extra informatie verstrekt. Een aantal velden zijn drop down menu s waar men enkel datgene kan kiezen wat in het menu staat. Betekenis velden: Contractor ID Bedrijfsnaam Dit is het nummer waar onder alles van een contractor is opgeslagen. Dit wordt enkel informatief ingevuld tbv controle in stap-3. : Dit is het bedrijf dat de loonbelasting en sociale lasten van de aanvrager betaald. : Op dit adres krijgt de aanvrager de bevestiging van de aanvraag en een opgave van documenten dat hij moet meenemen. EvdB/EvV, Revisie 2.04, 21 jan 2015 EHS Page 5 of 11

6 In paspoort Plaats Land Nationaliteit Aanvraag via Contactpersoon Vakgebied Functie Laag risico Certificaat NOTE : Het kan voorkomen dat een naam met speciale karakters in CPAS niet identiek als in het paspoort ingevuld kan worden. : Dit is de plaats waar men in het bevolkingsregister ingeschreven is. : Dit is het land waar men in het bevolkingsregister ingeschreven is. : Nationaliteit volgens paspoort : Dit is de afdeling of VMP firma die de aanvrager inhuurt of in dienst heeft en ook verantwoordelijk is voor de aanvrager. : Contactpersoon van de afdeling of VMP firma. : Dit is enkel informatief : Dit is enkel informatief : Indien men hier JA invult krijgt men de lijst met laagrisico functies waar GEEN VCA voor nodig is. Deze persoon krijgt uiteindelijk een blauwe badge. Indien men hier NEE invult krijgt hij de boxen voor VCA etc te zien om verder in te vullen. Indien hij dit invult en ook geldig is krijgt deze persoon en gele badge. Indien hij dit niet kan invullen dan krijgt deze persoon een blauwe badge en mag enkel Laag risico werk doen. : Hier kan hij kiezen welk certificaat hij heeft. VCA-Basis Veiligheid Certificaat Aannemers, Nederland/België, Standaard VCA-VOL Veiligheid Certificaat Aannemers. Nederland/België, Leidinggevenden SCC-Basic (dok 018) Sicherheits Certifikaat Contractoren, Duitsland, Standaard SCC-VOL (dok017) Sicherheits Certifikaat Contractoren, Duitsland, Leidinggevenden. MVK Middelbaar Veiligheids Kunde, HVK Hoger Veiligheids Kunde, Voor het versturen moet de aanvrager het capcha invullen. Dit is een beveiliging tegen hacker machines om te voorkomen dat massaal ongewenste aanvragen ingediend worden. Als de aanvrager alles heeft ingevuld en op versturen klikt dan staat de aanvraag klaar bij de afdeling/firma die hem moet goedkeuren en krijgt de aanvrager een met daarin zijn aanvraag en de gegevens die hij moet verstrekken aan de balie. Tevens verschijnt het aanvraagnummer op het scherm. De afdeling/firma krijgt een dat de aanvraag klaar staat. Indien nodig kan nu ook nog een autopas aangevraagd worden door de aanvrager. Hiervoor moet tijdens het goedkeuren door de afdeling/vmp een goede reden opgegeven worden. Niet alle aanvragen worden automatisch gehonoreerd ivm de aanwezige parkeerruimte op het Dow I-park terrein. EvdB/EvV, Revisie 2.04, 21 jan 2015 EHS Page 6 of 11

7 Klik op Autopas aanvraag Ook hier moeten alle velden ingevuld worden zoals bij de gewone toegangpas aanvraag. Contractor ID Various Drivers Bedrijfsnaam Aanvraag via Contactpersoon : Dit is het nummer waaronder alles van een contractor is opgeslagen. Dit wordt enkel informatief ingevuld tbv controle in stap-3. Indien dit (nog) niet bekend is vult men het aanvraagnummer van de toegangpas aanvraag in. Indien voor en Various Drivers dan vult men hier 0 in. : Autopas voor een bedrijfsauto welke door meerder personen bestuurd kan worden. Als men dit aanklikt wordt Achternaam Tussenvoegsel en Voornaam geblokkeerd en later automatisch ingevuld. : Dit is het bedrijf dat de loonbelasting en sociale lasten van de aanvrager betaald. : Op dit adres krijgt de aanvrager de bevestiging van de aanvraag. : Dit is de afdeling of VMP firma die de aanvrager inhuurt of in dienst heeft en ook verantwoordelijk is voor de aanvrager. : Contactpersoon van de afdeling of VMP firma. Als de aanvrager alles heeft ingevuld en op VERZOEK INDIENEN klikt dan staat de aanvraag klaar bij de afdeling/firma die hem moet goedkeuren en krijgt de aanvrager een met daarin zijn aanvraag. Tevens verschijnt het aanvraagnummer op het scherm. De afdeling/firma krijgt een dat de aanvraag klaar staat. EvdB/EvV, Revisie 2.04, 21 jan 2015 EHS Page 7 of 11

8 STAP-1 De aanvraag (Autopas Industrie Park Terneuzen) Als je voor Autopas Aanvraag System voor Industrie Park Terneuzen Employees gekozen hebt kan je daarna kiezen in welke taal je de aanvraag wil doen, Nederlands, Engels, Frans of Duits. Daarna kom je in het inlogveld Gebruikersnaam : Dowautopas Wachtwoord : * (* Dit is op te vragen bij de afdeling) Hierna komt de aanvrager in onderstaand veld. Hier moeten alle velden ingevuld worden zoals bij de gewone toegangpas aanvraag. Dow/Styron ID Various Drivers Bedrijfsnaam Aanvraag via Contactpersoon : Dit is het 6-cijferig Industrie Park Terneuzen mannummer. Indien voor en Various Drivers dan vult men hier 0 in. : Autopas voor een bedrijfsauto welke door meerder personen bestuurd kan worden. Als men dit aanklikt wordt Achternaam Tussenvoegsel en Voornaam geblokkeerd en later automatisch ingevuld. : Hierbij kiest men uit de lijst Dow Benelux B.V., Trinseo Netherlands B.V. of Maschem : Op dit adres krijgt de aanvrager de bevestiging van de aanvraag. : Dit is de afdeling waarvoor de aanvrager werkt. Deze afdeling keurt de autopas aanvraag goed. : Contactpersoon van de afdeling. Als de aanvrager alles heeft ingevuld en op VERZOEK INDIENEN klikt dan staat de aanvraag klaar bij de afdeling die hem moet goedkeuren en krijgt de aanvrager een met daarin zijn aanvraag. Tevens verschijnt het aanvraagnummer op het scherm. De afdeling krijgt een dat de aanvraag klaar staat. EvdB/EvV, Revisie 2.04, 21 jan 2015 EHS Page 8 of 11

9 STAP-2 Goedkeuring (Toegangpas of Autopas) De afdeling/firma krijgt bij het inloggen en het aanklikken van Pas Aanvraag bovenstaand scherm en ziet welke aanvraag behandeld of niet behandeld is door de afdeling/firma. - Aanvraag ingediend maar nog niet door afdeling/firma behandeld O Goedgekeurd door afdeling/firma ES Voorcontrole door ES&S gedaan V Pasaanvraag is geheel goedgekeurd en pas is uitgegeven I Pas is terug ingeleverd X Pasaanvraag is afgekeurd. Elke afdeling/firma krijgt enkel aanvragen van zijn afdeling/firma (zie rechtsboven) te zien. EvdB/EvV, Revisie 2.04, 21 jan 2015 EHS Page 9 of 11

10 De afdeling/firma geeft aan of hij de aanvrager heeft ingehuurd of dat het eigen personeel is. Indien hier NEE wordt ingevuld kan men de aanvraag enkel AFKEUREN nadat er een Motivatie (reden) opgegeven is en krijgt de aanvrager een dat de aanvraag is geweigerd. De afdeling/firma geeft aan voor welke periode de aanvrager is ingehuurd want gedurende deze periode is de afdeling/firma verantwoordelijk voor de aanvrager. De andere velden zijn informatieve velden. Na GOEDKEUREN staat de aanvraag gereed voor stap-3 en wordt in de kolom (zie vorige bladzijde) als behandeld (O)aangemerkt. EvdB/EvV, Revisie 2.04, 21 jan 2015 EHS Page 10 of 11

11 Op dezelfde manier worden de Autopassen goed of afgekeurd. In de lijst van een Industrie Park Terneuzen afdeling komen alle autopasaanvragen voor deze afdeling, zowel van de contractors als van de Industrie Park Terneuzen employees. Bovenstaand is een voorbeeld van een Various Drivers. Voor vragen kunt u altijd terecht bij Dow Benelux, ES&S Poort-1, telefoon EvdB/EvV, Revisie 2.04, 21 jan 2015 EHS Page 11 of 11