Product Update 397. User Guide Project. Exact Globe

Transcriptie

1 Product Update 397 User Guide Project Exact Globe

2

3 Product update 397 Exact Globe Project

4 Hoewel Exact zich voortdurend inspant om er zeker van te zijn dat de informatie in dit document zo compleet en volledig mogelijk is, kan Exact noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Exact wijst iedere aansprakelijkheid af voor enige directe, indirecte of gevolgschade, schade in de vorm van gemiste winst of van bedrijfsonderbreking welke het gevolg zou zijn van het gebruik van dit document. Het ontlenen of gebruik van informatie uit dit document geschiedt te allen tijde op eigen risico van de gebruiker. Niets uit dit document mag worden gereproduceerd, openbaar gemaakt en/of verveelvoudigd in enige vorm of wijze, elektronisch, in druk, in kopie, op microfilm of op enige andere wijze, zonder de voorafgaande schriftelijke instemming van Exact Group B.V. Exact Group B.V., Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merk- en handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren. II

5 Exact Globe Factuur Welkom bij Exact Compact! Hartelijk welkom bij de grote groep Exact-gebruikers! Vele bedrijven gingen u voor in de keuze voor Exact Software. Exact Compact is een geïntegreerd efficiënt systeem, gebaseerd op het One-X concept. Dit concept gaat uit van één centrale databank waarin alle bedrijfsinformatie wordt opgeslagen. Deze benadering sluit dubbele verwerking en gegevensopslag uit en maakt snelle directe real-time informatietoegang mogelijk. Door de meest recente technologieën te gebruiken en daarmee de programmatuur te perfectioneren, functioneert de software van Exact met een optimale snelheid zonder concessies te doen aan stabiliteit en betrouwbaarheid. Met behulp van een dergelijk geïntegreerd systeem kunt u uw medewerkers efficiënter inzetten en kunt u uw strategieën baseren op de door het systeem verstrekte meest recente en nauwkeurige informatie. Deze handleiding bevat alle informatie die u nodig heeft om snel te kunnen beginnen met Exact-software en de ondersteuning die u daarbij van ons mag verwachten. Het doel van deze documentatie is u snel vertrouwd te maken met de software en de vele mogelijkheden die het programma u biedt. Met de informatie in deze handleiding kunt u zonder veel ervaring of kennis snel aan de slag met uw nieuwe software om ook direct van de voordelen te profiteren. Naast de handleidingen is er nog meer informatie over de software beschikbaar. Online helpdocumenten zijn direct toegankelijk via de F1 knop terwijl u in Exact Compact werkt met de software. In de lijst met helpdocumenten treft u ook zogenoemde Release notes aan. Deze geven informatie over wijzigingen in en toevoegingen aan de functionaliteit van de software. De helpdocumenten en Release notes kunt u ook terugvinden via de Exact Customer portal op De Customer portal is een afgeschermd deel van de Exact-website dat speciaal is gemaakt om onze klanten te informeren en te helpen maximaal rendement uit de software te halen. U kunt er 24 uur per dag uw supportvragen stellen, het laatste productnieuws lezen en antwoorden op veelgestelde vragen (FAQ s) raadplegen. Veel plezier met Exact-software! III

6 Inleiding Deze handleiding is bedoeld voor iedereen die met Exact Compact Factuur wil gaan werken. In deze handleiding maken we u bekend met de werking van Exact Compact Factuur. Deze handleiding is gebaseerd op product update 397 van Exact Compact. U zult na het lezen van deze handleiding weten hoe u uw administratie in kunt richten om snel en gemakkelijk uw boekhouding te kunnen voeren. Met de nieuwe functionaliteiten die Exact Compact u biedt, kunt u snel en gemakkelijk diverse processen binnen uw bedrijf registreren. Omdat Exact er constant naar streeft om haar pakketten zo veel mogelijk aan te passen aan de wensen van de gebruikers, is de programmatuur constant in ontwikkeling. Hierdoor is het mogelijk dat de afgebeelde schermen afwijken van de schermen in uw programma. Om toch te voorkomen dat deze handleiding snel verouderd ten opzichte van de programmatuur, hebben wij bij het beschrijven van de schermen geprobeerd om alleen de belangrijkste velden en functies te beschrijven. U zult dus niet van ieder veld een beschrijving terugvinden. Om u toch bekend te maken met de overige functies en velden van de schermen, vindt u bij elk hoofdstuk een verwijzing naar een document in de Online helpbestanden. Deze helpdocumenten zullen altijd de meest recente schermen en de daarbij horende informatie tonen. In elke scherm in Exact Compact kunt u op F1 knop drukken om de Online helpbestanden van het betreffende scherm op te vragen. Bij het schrijven van deze handleiding is zoveel mogelijk getracht de procesgang van de administratie te volgen. Deze handleiding is opgedeeld in 8 overzichtelijke hoofdstukken, die elk een onderdeel van de administratie bespreken. Het eerste hoofdstuk behandelt de inrichting van de administratie en het aanmaken en onderhouden van diverse stamgegevens. Vervolgens zal hoofdstuk 2 het invoeren van boekingen in de verschillende dagboeken behandelen. Hoofdstuk 3 gaat in op het gehele verkoopproces. Omdat Exact Compact standaard is voorzien van de mogelijkheid om te werken met elektronisch bankieren, is hoofdstuk 4 geheel gewijd aan dit onderdeel van de software. In Exact Compact Factuur kunt u gemakkelijk gebruik maken van de mogelijkheid om elektronisch uw BTW te registreren. Hoofdstuk 5 gaat in op de stappen die u moet verrichten om gebruik te kunnen maken van de BTW-aangifte. Aan het einde van het jaar of van een periode, zult u het resultaat van uw bedrijf willen controleren en verwerken. Welke stappen u hiervoor moet doorlopen leest u in hoofdstuk 6 van deze handleiding. Vervolgens geeft hoofdstuk 7 een korte weergave van de mogelijke rapportages en overzichten in Exact Compact Factuur. Nieuw in Exact Compact ten opzichte van de overige pakketten van Exact Software Nederland B.V. is de mogelijkheid om te werken met de externe gegevensuitwisseling, waardoor u gemakkelijk uw financiële gegevens naar uw accountant kunt sturen, terwijl u zelf gewoon door kunt gaan met uw administratie. Wanneer u werkt met Exact Compact Kassa of Exact Compact Salaris, kunt u uw gegevens uit deze pakketten importeren in Exact Compact Factuur. Hoe de gegevensuitwisseling werkt, staat beschreven in hoofdstuk 8 van deze handleiding. IV

7 Exact Globe Factuur De Inhoud Welkom! III Inleiding IV Hoofdstuk 1: Instellingen 1.1 Systeeminstellingen 1.2 Arbeidsuren aanmaken 1.3 Artikelen aanmaken 1.4 Werkroosters definiëren en Master Resource Schedule (MRS) genereren 1.5 Projecten aanmaken Hoofdstuk 2: Projectmanagement 2.1 Projecten aanmaken 2.2 Projecten budgetteren 2.3 Werkzaamheden voor medewerkers plannen 2.4 Werkzaamheden aan projecten toevoegen 2.5 Werkelijk gebruikte uren en materialen realiseren 2.6 Realisaties goedkeuren of wijzigen 2.7 Realisaties factureren 2.8 Projecten afhandelen Hoofdstuk 3: Onderhanden werk (OHW) 3.1 Percentage gereed kostenerkenning 3.2 Percentage gereed kostenerkenning (budget) 3.3 Percentage gereed omzeterkenning 3.4 Percentage gereed omzeterkenning (budget) 3.5 Afgehandelde contractmethode (CC) 3.6 Te factureren 3.7 OHW Kosten en Opbrengsten Hoofdstuk 4: Geavanceerde functionaliteit 4.1 Termijnfacturering 4.2 Moeder - kind projectrelaties 4.3 Interne en externe tarieven 4.4 Beveiliging: projectleden en projectartikelen V

8 Hoofdstuk 5: Managementinformatie 5.1 Statistieken van arbeidsuren 5.2 Projectrapportages 5.3 Prestatierapportages 5.4 Spilanalyse productiviteit VI

9 Hoofdstuk 1 Instellingen

10 Instellingen 1.1 Systeeminstellingen 1.2 Arbeidsuren aanmaken 1.3 Artikelen aanmaken 1.4 Werkroosters defi niëren en Master Resource Schedule (MRS) genereren 1.5 Projecten aanmaken 2

11 Hoofdstuk 1 Instellingen 1. Instellingen In dit hoofdstuk worden de instellingen die noodzakelijk zijn voor E-Project besproken. Correcte instellingen zijn van belang om u ervan te verzekeren dat uw projecten worden beheerd op een manier die bij uw organisatie en werkomgeving past. De volgende onderwerpen zijn relevant voor het opzetten van E-Project: Systeeminstellingen Arbeidsuren aanmaken Artikelen aanmaken Werknemers plannen Projecten aanmaken 1.1 Systeeminstellingen Documentinstellingen Het systeem heeft diverse standaard documentlay-outs, u kunt deze zelf aanpassen of nieuwe lay-outs aanmaken. De documenten in E-Project hebben te maken met het factureren en realiseren van projecten. U kunt elke documentsoort koppelen aan een specifieke lay-out; deze wordt dan elke keer gebruikt voor het betreffende documentsoort. Ontvangsten, Pakbonnen en Facturen zijn van belang voor het beheren van projecten. 3

12 Hoe definieert u de ontvangst-, pakbon- en factuurlay-out? 1. Ga naar Systeem/Algemeen/Instellingen of klik op Instellingen in de knoppenbalk. 2. Klik, onder Instellingen, op Documentinstellingen. 3. Onder de sectie Logistiek, klikt u bij Ontvangst op Selecteren. Selecteer in het geopende lay-out scherm de gewenste lay-out voor de ontvangst en klik op Selecteren. 4. Klik nu bij Pakbon op Selecteren, kies in het geopende lay-outscherm de gewenste lay-out voor de pakbon en klik op Selecteren. U krijgt de vraag Deze lay-out koppelen aan alle debiteuren waaraan nog geen lay-out is gekoppeld? Kies Ja als u dezelfde lay-out wilt gebruiken voor alle debiteuren waaraan geen specifieke lay-out is gekoppeld of Nee om te annuleren. 5. Vervolgens klikt u bij Factuur op Selecteren. Kies in het geopende lay-outscherm de gewenste lay-out voor de factuur en klik op Selecteren. Ook hier krijgt u de vraag Deze lay-out koppelen aan alle debiteuren waaraan nog geen lay-out is gekoppeld? Kies Ja als u dezelfde factuurlay-out wilt gebruiken voor alle debiteuren waaraan geen specifieke lay-out is gekoppeld of Nee om te annuleren. 6. Klik Bewaren om de documentinstellingen vast te leggen en Sluiten om het scherm te verlaten. Werkdagen Om een planning voor werknemers te kunnen maken moeten werkdagen en feestdagen worden aangemaakt, die vervolgens gebruikt worden om de capaciteit per werknemer te genereren. Hoe stelt u standaardwerkdagen in? 1. Ga naar Systeem/Algemeen/Instellingen of klik op Instellingen in de knoppenbalk. 2. Klik, onder Instellingen, op Artikeldata-instellingen. 3. Ga naar de Medewerker: Planning sectie. Bij Werkdag typt of selecteert u het werkdag artikel dat u wilt gebruiken om de capaciteit van uw medewerkers te genereren. Zie ook 1.2 Het aanmaken van arbeidsuren voor meer informatie. 4. Bij Officiële feestdag typt of selecteert u het artikel voor feestdagen dat wordt gebruikt om officiële feestdagen aan te geven in de planning van uw medewerkers. 5. Klik Bewaren om de artikeldata-instellingen vast te leggen en Sluiten om het scherm te verlaten. 4

13 Hoofdstuk 1 Instellingen Officiële feestdagen Voordat u de werkuren kunt genereren is het van belang dat u de officiële feestdagen aangeeft. Op officiële feestdagen wordt over het algemeen niet gewerkt en deze kunnen dus worden overgeslagen bij de standaardplanning van taken en activiteiten. Het vastleggen van officiële feestdagen is louter mogelijk indien u de module E-Human Resources in de licentie heeft. Hoe definieert u officiële feestdagen? 1. Ga naar Systeem/Algemeen/Landen/Officiële Feestdagen. 2. Kies bij Jaar het jaar waarvoor u de feestdagen wilt aangeven. Vervolgens typt of selecteert u bij Hoofdlocatie en locatie waarvoor u de nationale feestdagen en eventuele regiogebonden feestdagen aangeeft. Als u nog geen locaties heeft gedefinieerd, kunt u dat eerst doen. 3. Klik vervolgens op de gewenste datum van de betreffende feestdag en klik op Nieuw. Eventueel kunt u ook dubbelklikken op de datum. De geselecteerde datum wordt vervolgens weergegeven. Deze kunt u nog aanpassen door een andere datum te typen of te kiezen. 4. Geef de Omschrijving van de feestdag aan en selecteer eventueel bij Hoofdlocatie voor welke locatie deze dag van toepassing is. Als u dit veld leeg laat, betekent dit dat het om een nationale feestdag gaat. 5. Klik Bewaren om de feestdag die u heeft ingevoerd te bewaren en Sluiten om het scherm te verlaten. Tip: De officiële feestdagen worden ook aangegeven op de personeelskaart in HR/Personeel/ Onderhouden. Selecteer een medewerker en klik Open om de personeelskaart te zien. De feestdagen vindt u onder de tab Verzuim. 5

14 Dagboeken Het definiëren van dagboeken van de financiële administratie is van belang voor een correcte administratie van de financiële transacties die met uw projecten te maken hebben. Hoe definieert u de dagboeken? 1. Ga naar Systeem/Algemeen/Instellingen of klik op Instellingen in de knoppenbalk. 2. Klik, onder Instellingen, op Grootboekinstellingen en ga naar de sectie Dagboek. 3. Definieer de dagboeken voor transacties die voortvloeien uit verkoopfacturen, projectrealisaties en onderhanden werk. Typ of selecteer het dagboek dat moet worden gebruikt wanneer de verkoopfacturen definitief worden afgedrukt in Verkoopfactuur, type of kies het dagboek dat moet worden gebruikt om de realisatie van projecten te verwerken in Project (Realisaties) en typ of selecteer het dagboek dat moet worden gebruikt voor het genereren van onderhanden werktransacties in Onderhanden werk. 4. Klik Bewaren om de dagboekinstellingen te bewaren en Sluiten om het scherm te verlaten. Onderhanden werk (OHW) Voordat de OHW transacties kunnen worden vastgelegd op de grootboekrekeningen, moeten de te gebruiken grootboekrekeningen worden gedefinieerd. U kunt ook direct de standaard OHW-methode aangeven die u wilt gebruiken. Zie ook 3 Onderhanden werk voor meer informatie over OHW berekening aan de hand van de verschillende methodes. 6

15 Hoofdstuk 1 Instellingen Hoe definieert u OHW grootboekrekeningen (voor Winst&Verlies en Balans)? 1. Ga naar Systeem/Algemeen/Instellingen of klik op Instellingen in de knoppenbalk. 2. Klik, onder Instellingen, op Projectinstellingen en ga naar de Invoer sectie. 3. Bij Onderhanden werk (Wijzigen) typt of selecteert u de grootboekrekening (van het type Winst & Verlies) dat moet worden gebruikt voor het vastleggen en vrijgeven van onderhanden werk op basis van de gekozen OHW methode. Deze methode is gedefinieerd op de tab Basis bij het project in Projecten/ Projecten/Projecten onderhouden en zichtbaar wanneer u een project selecteert en Openen klikt. 4. Type of selecteer de grootboekrekening (van het type Balans) bij Onderhanden Werk (Saldo). Deze rekening wordt gebruikt voor het vastleggen en vrijgeven van onderhanden werk op basis van de gekozen OHW methode. Deze methode is gedefinieerd op de tab Basis bij het project in Projecten/Projecten/ Projecten onderhouden en zichtbaar wanneer u een project selecteert en Openen klikt. Dit moet een neutrale rekening zijn. 5. Klik Bewaren om de grootboekinstellingen voor onderhanden werk te bewaren en Sluiten om het scherm te verlaten. De velden in de sectie OHW kosten en opbrengsten zijn van toepassing wanneer u gebruikt maakt van de onderhanden werk methode 'OHW kosten en opbrengsten'. De rekeningen die u hier koppelt worden gebruikt bij het genereren en vrijvallen van het onderhanden werk. Wanneer de betreffende grootboekrekeningen eenmaal zijn gebruikt in boekingen worden deze velden grijs en kunt u deze niet meer wijzigen. Bij Omzet OHW kunt u de grootboekrekening koppelen die u wilt gebruiken voor de onderhanden werk boeking. Bij het genereren van het onderhanden werk wordt deze rekening gecrediteerd voor het totale bedrag aan omzet. U kunt alleen neutrale balansrekeningen koppelen die nog niet zijn gebruikt in boekingen of in het onderhoud van artikel(groepen). 7

16 Bij Kosten OHW kunt u de grootboekrekening koppelen die u wilt gebruiken voor de onderhanden werk boeking. Bij het genereren van het onderhanden werk wordt deze rekening gedebiteerd voor het totale bedrag aan kosten. U kunt alleen neutrale balansrekeningen koppelen die nog niet zijn gebruikt in boekingen of in het onderhoud van artikel(groepen). Bij Overboeken opbrengst naar OHW kunt u de grootboekrekening koppelen die u wilt gebruiken voor de onderhanden werk boeking. Bij het genereren van het onderhanden werk wordt deze rekening gedebiteerd voor het totale bedrag aan omzet. U kunt alleen winst en verliesrekeningen selecteren die nog niet zijn gebruikt in boekingen of in het onderhoud van artikel(groepen). Bij Overboeken kosten naar OHW kunt u de grootboekrekening koppelen die u wilt gebruiken voor de onderhanden werk boeking. Bij het genereren van het onderhanden werk wordt deze rekening gecrediteerd voor het totale bedrag aan kosten. U kunt alleen winst en verliesrekeningen selecteren die nog niet zijn gebruikt in boekingen of in het onderhoud van artikel(groepen). Hoe kunt u de planningsapplicatie gebruiken? 1. Ga naar Systeem/Algemeen/Instellingen of klik op Instellingen in de knoppenbalk. 2. Klik, onder Instellingen, op Projectinstellingen en ga naar de Planning sectie. 3. Vink het hokje bij Medewerker planning aan zodat de planning per medewerker in het systeem gebruikt kan worden. Als u dit hokje niet aanvinkt, worden alle taken en activiteiten gepland voor de dummy werknemer (met werknemersnummer -3). 4. Klik Bewaren en vervolgens Sluiten om het scherm te verlaten. Hoe definieert u de standaard OHW methode? 1. Ga naar Systeem/Algemeen/Instellingen of klik op Instellingen in de knoppenbalk. 2. Klik, onder Instellingen, op Projectinstellingen en ga naar de sectie OHW methode. 3. Selecteer bij OHW methode de standaardmethode die u wilt gebruiken wanneer u een project aanmaakt in de administratie. Er zijn vijf methoden: Percentage gereed kostenerkenning, Percentage gereed omzeterkenning, Afgehandelde contractmethode, Nee: OHW en Te factureren. Zie ook 3 Onderhanden werk voor meer details over de verschillende OHW methoden. Tip: De hier geselecteerde OHW methode wordt standaard weergegeven in OHW methode bij het aanmaken van een nieuw project in Projecten/Projecten/Projecten onderhouden (klik Nieuw). U kunt deze methode echter per project aanpassen. 8

17 Hoofdstuk 1 Instellingen 1.2 Arbeidsuren aanmaken Het is van belang dat uw werknemers hun gewerkte uren kunnen registreren als zij een geplande taak hebben gerealiseerd. Om dit in het systeem te kunnen vastleggen, moeten arbeidsuren worden aangemaakt. Het realiseren van deze arbeidsuren is essentieel voor projectmanagement, omdat u taken met een bepaalde tijdsduur aan medewerkers toewijst. Hoe maakt u arbeidsuren aan? 1. Ga naar Projecten/Artikelen/Uren en klik Nieuw. 2. Typ, op de tab Basis, bij Urencode en Omschrijving een unieke code en een omschrijving voor het nieuwe uur. Deze informatie is verplicht. De omschrijving kunt u gebruiken om de volledige naam van het uur te aan te geven. 3. Selecteer bij Type Arbeidsuur om aan te geven dat het om een te werken uur gaat. 4. Selecteer Actief bij Status: het uur is in gebruik en kan eventueel worden ingekocht, verkocht en verwerkt. 5. Bij Van typt of selecteert u de datum vanaf wanneer de status van het uur geldig is. Typ of selecteer de einddatum in t/m als een einddatum bekend is. In het geval van een nieuw aangemaakt actief uur wilt u het uur waarschijnlijk voor onbepaalde tijd gebruiken en de einddatum slechts invullen wanneer u het uur niet meer gebruikt. 9

18 6. Klik Nieuw om de verkoopprijs van een arbeidsuur en de geldigheidsdatum voor deze prijs aan te geven in Verkoopprijzen, kies Bewaren en vervolgens Sluiten. Om de verkoopprijs te wijzigen kunt u deze direct in de tabel in de kolom Prijs intypen, Of u kiest weer voor Nieuw om de nieuwe prijs in te geven en vervolgens Bewaren en Sluiten. Kies Bewerken of Verwijderen om de verkoopprijs te wijzigen of te verwijderen. Deze opties zijn niet beschikbaar als u in Prijslijsten voor Standaard(Prijslijst) heeft gekozen. 7. Geef bij Belasting een standaard belastingcode in voor het betreffende uur. Typ de kostprijs van het uur in Kostprijs en selecteer een eenheid bij Verkoopeenheid. De informatie in Belasting en Verkoopeenheid is verplicht. 8. Als u onder Attributen het vakje Tekst aanvinkt zal bij het invoeren van het uur in een verkooporder het scherm Tekstartikel invoeren opkomen waar u extra tekst kunt invoeren. 9. Ga naar de tab Financieel. Selecteer bij Artikelgroep de groep waartoe het arbeidsuur behoort. Bij Omzet, Salarisuitkering en Realisaties typt of selecteert u de grootboekrekeningen voor omzet, salarissen en de kostprijs van de uren te registreren, ook deze waarden zijn verplicht. Over het algemeen definieert u de benodigde grootboekrekeningen om alle transacties met betrekking tot het arbeidsuur te registreren. Met deze rekeningen wordt alle omzet geboekt op de Omzetrekening wanneer een factuur wordt afgedrukt, met als tegenrekening Debiteuren. Salarisbetalingen hebben een credit boeking op de rekening Salarisuitkering tot gevolg wanneer uren gerealiseerd of geleverd worden, met de rekening Realisaties als tegenrekening. 10. Klik Bewaren om de nieuwe gegevens te bewaren. Welke instellingen gebruikt u op de tab Inkoop/Verkoop? Op de tab Inkoop/Verkoop kunt u instellingen ingeven voor de inkoop- en verkooptransacties van arbeidsuren. Vink in Attributen: Verkoop het vakje Verkoop: (Kan gebruikt worden in verkoopmutaties) aan zodat het arbeidsuur in verkooporders gebruikt kan worden. Als u niet wilt toestaan dat kortingen gegeven worden voor dit arbeidsuur, dan vinkt u ook Geen korting: (Korting geven niet toegestaan) aan. Deze optie is alleen beschikbaar als u Verkoop: (Kan gebruikt worden in verkoopmutaties) heeft aangevinkt. Bij Attributen: Inkoop kunt u het vakje Kopen aanvinken om aan te geven dat het arbeidsuur ook ingekocht mag worden. Dit vakje is alleen beschikbaar als er een leverancier vermeld is. Vink Vereist goedgekeurde lev. aan om het uur uitsluitend van goedgekeurde leveranciers in te laten kopen. Onder Leverancier kiest u Toevoegen, Wijzigen of Verwijderen om een leverancier toe te voegen, de gegevens te bewerken of een leverancier te verwijderen. U kunt Selecteren: Hoofdleverancier kiezen om een leverancier de status Hoofdleverancier te geven, en Crediteurenkaart laat u direct de crediteurenkaart van de betreffende leverancier zien. Welke instellingen gebruikt u op de tab Medewerkers? Ga naar de tab Medewerkers om de medewerkers voor het betreffende arbeidsuur te beheren. Klik Toevoegen om een medewerker te koppelen of klik Toevoegen: Alle om alle actieve medewerkers in één keer te koppelen. Selecteer een gekoppelde medewerker en klik Wijzigen om de gegevens aan te passen of Verwijderen om deze medewerkers te verwijderen. Via Medewerker Kaart gaat u direct naar de kaart van de betreffende werknemer. Wanneer de kostprijs op de tab Algemeen is gevuld, wordt deze automatisch gekopieerd in de prijs van het arbeidsuur voor de medewerker(s). 10

19 Hoofdstuk 1 Instellingen Hoe geeft u extra informatie in op de tab Extra? Op de tab Extra kunt u extra informatie toevoegen met betrekking tot het arbeidsuur in de Vrije waarden en Vrije velden. U kunt alle details van voor dit arbeidsuur gemaakte veranderingen zien op de tab Log. Nadat u alle benodigde gegevens heeft ingevuld op de genoemde tabs, klikt u Bewaren om alle informatie te bewaren. 1.3 Artikelen aanmaken Om projecten te beheren die gerelateerd zijn aan artikelen, moeten deze artikelen zijn aangemaakt in de administratie. Artikelen zijn producten of dingen die u kunt verkopen, inkopen, produceren of als onderdelen kunt gebruiken in het productieproces. Artikelen hoeven geen fysieke artikelen te zijn. Bijvoorbeeld commissie, phantom artikelen, reiskosten, etc. kunnen ook gebruikt worden in projecten. In Exact Globe kunt u transacties aanmaken voor elk artikel dat beschikbaar is in uw organisatie. Hoe maakt u artikelen aan? 1. Ga naar Projecten/Artikelen/Artikelen en klik Nieuw. 2. Voer bij Artikelcode en Omschrijving, een unieke artikelcode en een passende artikelomschrijving in. De artikelcode wordt gebruikt als een identificatie van het artikel, terwijl de omschrijving als een volledige omschrijving kan worden gebruikt en eventueel ook te gebruiken is voor een etiket. De informatie is verplicht. Zoekcode wordt automatisch gevuld met de artikelcode. Dit veld kunt u echter bewerken. Verschillende artikelen kunnen eenzelfde zoekcode hebben om op deze manier vergelijkbare artikelen weer te geven bij het gebruikt van de zoekcode tijdens orderinvoer. 11

20 3. Selecteer Standaard of Bulkuitgifte als om het Type artikel aan te geven. In het algemeen zijn de meeste artikelen van het type Standaard. Artikelen van het type Standaard worden gebruikt in normale bedrijfsoperaties waar ze kunnen worden ingekocht of verkocht of beide. Voorbeelden van deze artikelen zijn voorraadartikelen, kostenartikelen als bijvoorbeeld kantoorartikelen, kilometerdeclaraties, of vaste activa. Bulkuitgifteartikelen zijn artikelen die over het algemeen met grote hoeveelheden worden ingekocht zoals schroeven, boutjes of verf en die worden uitgegeven tijdens het productieproces. 4. Selecteer bij Status een van de opties Actief, Geblokkeerd, Vervallen, Non-actief of Toekomstig. Deze statussen houden het volgende in: Actief Artikelen kunnen worden verkocht, besteld, geproduceerd, ontvangen en geleverd Geblokkeerd Artikelen kunnen worden gebruikt voor voorraadtellingen, als onderdeel in stuklijsten en voor budgetscenario s, maar niet voor verkoop, inkoop en financiële transacties. Vervallen Artikelen kunnen worden gebruikt in voorraadtellingen, verkoop, als onderdeel in stuklijsten en voor budgetscenario s, maar niet voor bestellingen. Non-actief - Artikelen kunnen worden gebruikt in voorraadtellingen, maar niet voor verkoop, bestelling, financiële transacties, stuklijsten en budgetscenario s. Toekomstig Artikelen zijn nog niet actief. 5. Bij Van typt of selecteert u de datum vanaf wanneer de status van het uur geldig is. Typ of selecteer de einddatum in t/m als een einddatum bekend is. In het geval van een nieuw aangemaakt actief uur wilt u het uur waarschijnlijk voor onbepaalde tijd gebruiken en de einddatum slechts invullen wanneer u het uur niet meer gebruikt. 6. Typ of selecteer op de tab Basis bij Verk.eenh. en Prijs de verkoopeenheid en de prijs van het artikel. 7. Typ of selecteer de BTW-code die bij verkopen gebruikt moet worden voor het artikel bij BTW-code verk. 8. Typ de kostprijs van het artikel bij Kostprijs. Opslag toont automatisch het opslagpercentage van de artikelprijs op basis van de verkoopprijs en de kostprijs die u hebt ingevoerd. De berekening van het opslagpercentage is gebaseerd op het verschil tussen de verkoopprijs en de kostprijs, gedeeld door de kostprijs en vervolgens vermenigvuldigd met 100. De Inkoopprijs toont automatisch de inkoopprijs van het artikel, die is afgeleid van de inkoopprijs van de hoofdleverancier die is ingevoerd op de tab Inkoop/ Verkoop. 9. Klik Afbeelding een afbeelding van het artikel te koppelen. Nadat u dit heeft gedaan, wordt Verwijder zichtbaar. Klik hierop als u de afbeelding van het artikel wilt verwijderen. 10. Als u onder Attributen het vakje Tekst aanvinkt zal bij het invoeren van het uur in een verkooporder het scherm Tekstartikel invoeren opkomen waar u extra tekst kunt invoeren. Met het geselecteerde vakje kunt u een lange omschrijving van het artikel ingeven tijdens orderinvoer. Voor het toestaan van invoer in decimalen vinkt u het vakje Deelbaar aan. 11. Ga naar de tab Financieel om de juiste grootboekrekeningen te definiëren voor het vastleggen van mutaties voor het artikel. Selecteer in de sectie Financieel de juiste Artikelgroep waarbij het artikel hoort. Typ of selecteer vervolgens de juiste grootboekrekeningen voor omzet, voorraad, kostprijs verkopen bij respectievelijk Omzet, Voorraad en Kostprijs verkopen. Deze velden zijn verplicht. De grootboekrekening voor omzet wordt gecrediteerd wanneer een factuur wordt afgedrukt en de debiteurenrekening wordt gedebiteerd met hetzelfde bedrag. Tijdens de levering van een artikel wordt de voorraadrekening gecrediteerd en de grootboekrekening voor kostprijs verkopen gedebiteerd voor de afhandeling van de dubbelzijdige boekhoudkundige principes. 12. Klik Bewaren om het ingevoerde artikel te bewaren. 12

21 Hoofdstuk 1 Instellingen Hoe definieert u de instellingen op de tab Inkoop/Verkoop? Het is belangrijk om de instellingen te definiëren in de tab Inkoop/Verkoop om de inkoop- en de verkoopmutaties van het artikel te beheren. Vink in Attributen: Verkoop het vakje Verkoop aan zodat het arbeidsuur in verkooporders gebruikt kan worden. Als u niet wilt toestaan dat korting op de verkoopprijslijst van het artikel wordt gegeven voor verkooptransacties, vink dan Geen korting aan. Deze optie is alleen beschikbaar als u Verkoop) heeft aangevinkt. Wilt u het artikel ook gebruiken voor de module E-Service Management, vink dan Service aan. Een artikel met het vakje Exploderen Leveringen aangevinkt wordt beschouwd als een artikel dat is opgebouwd uit verschillende componenten die zijn vastgelegd in de stuklijst die is gekoppeld aan het artikel. Bij het leveren van het artikel worden de onderdelen van de stuklijst voorgesteld voor levering in plaats van het eindproduct zelf. Dit vakje is alleen actief als het vakje Maken is aangevinkt op de tab Productie. Indien er niet voldoende voorraad is voor een artikel kunt u voorkomen dat er toch een verkooporder voor het artikel wordt aangemaakt met het vakje Uit voorraad. Deze instelling is alleen actief zodra het vakje voor Voorraadgestuurd op de tab Voorraad is aangevinkt. Onder Leverancier kiest u Toevoegen, Wijzigen of Verwijderen om een leveranciers toe te voegen, de gegevens te bewerken of een leverancier te verwijderen. U kunt Selecteren: Hoofdleverancier kiezen om een leverancier de status Hoofdleverancier te geven, en Crediteurenkaart laat u direct de crediteurenkaart van de betreffende leverancier zien. Bij Attributen: Inkoop kunt u het vakje Kopen aanvinken om aan te geven dat het artikel ingekocht mag worden. Dit vakje is alleen beschikbaar als er een leverancier vermeld is. Vink Vereist goedgekeurde lev. aan om het uur uitsluitend van goedgekeurde leveranciers in te laten kopen. Klik Inkoopprijzen om de inkoopprijsafspraken voor dit artikel te bekijken. Hoe definieert u de instellingen op de tab Voorraad? Op de tab Voorraad kunt u de attributen voor voorraad en magazijnen onderhouden. In de sectie Attributen vinkt u Batch aan indien u een batchregistratie wilt bijhouden voor het artikel of het attribuut Serie wanneer u een serienummerregistratie voor het artikel wilt bijhouden. Met het vakje Voorraadgestuurd geeft u aan dat u het artikel op voorraad wilt houden. Nadat u de instellingen op de diverse tabs hebt gedefinieerd, klikt u Bewaren om de instellingen op te slaan en op Sluiten om het scherm te verlaten. 1.4 Werkroosters definiëren en Master Resource Schedule (MRS) genereren Voordat u uw medewerkers kunt inplannen voor projecten, moet u eerst een wekelijks werkrooster opstellen. Door een werkrooster aan te maken kunt u ook een Master Resource Schedule (MRS) aanmaken. Het MRS geeft de beschikbare arbeidscapaciteit weer, zodat u alle taken en benodigdheden voor uw medewerkers kunt plannen voor de projecten die u gaat uitvoeren. 13

22 Werkroosters voor medewerkers genereren Hoe maakt u een apart rooster voor een specifieke medewerker aan? 1. Ga naar Systeem/HR & Beveiling/Medewerkers of Salaris/Personeel/Onderhouden. 2. Selecteer een medewerker wiens werkrooster moet worden aangepast en klik Rooster. Huidige datum en Medewerker geven respectievelijk de datum van vandaag en de geselecteerde medewerker aan en kunnen niet worden aangepast. 3. Bij Maandag tot en met Zondag geeft u de dagelijkse werkuren voor de werknemer aan. Geef een starten eindtijd in voor de eerste helft van de dag in de eerste en tweede kolom. Geef vervolgens de start- en eindtijd voor de tweede helft van de dag aan in de derde en vierde kolom. Het verschil tussen de tweede en derde kolom geeft de pauze aan. Vul de tijden niet voor dagen waarop niet wordt gewerkt. Bij Totaal uren wordt het totale aantal uren per week automatisch berekend op basis van de ingevulde tijden. 4. Klik Bewaren om de wijzigingen in het rooster vast te leggen en Sluiten om het scherm te verlaten. MRS genereren Tip: U kunt een standaardwerkrooster aanmaken voor alle medewerkers in Systeem/ Algemeen/Landen/Rooster. 14

23 Hoofdstuk 1 Instellingen MRS genereren Hoe genereert u een MRS? 1. Ga naar Systeem/HR & Beveiling/Medewerkers of Salaris/Personeel/Onderhouden. 2. Selecteer de Medewerker voor wie u het MRS wilt aanmaken en kies Genereren. 3. In Onderhouden: MRS wordt automatisch het ID van de werknemer getoond. Vink Alle aan als u het MRS voor alle medewerkers wilt aanmaken. 4. Kies of typ een datumreeks en klik Actualiseren. 5. Klik Genereren en vervolgens Sluiten om het scherm te verlaten. 1.5 Projecten aanmaken Een project kan worden gedefinieerd als een streven om een bepaald doel te bereiken. Over het algemeen omvat een project in een organisatie een projectmanager, teamleden, tijd, financiële middelen en overige zaken die bijdragen aan het doel en het project. Een project ontstaat gewoonlijk uit een verkooporder, productieorder of een interne order. Voorbeelden van projecten zijn onderzoek naar en ontwikkeling van een nieuw medicijn, het ontwerpen en maken van een nieuw gebouw, of het ontwerp, programmeren, testen en beschrijven van een softwareprogramma. De tijdsperiode van een project kan variëren van dagen, weken, maanden tot zelfs enkele jaren. U kunt projecten genereren vanuit offertes, verkooporders, service orders en productieorders als u de relevante modules in uw licentie heeft. U kunt projecten ook direct aanmaken via Projecten/Projecten/ Onderhouden. Via deze laatste mogelijkheid, geeft u de gegevens in op de tab Basis. U kunt extra informatie met betrekking tot het project op de tab Extra kwijt, terwijl de overige tabs worden gebruikt om gegevens te bekijken en in te voeren op bestaande projecten. Er zijn verschillende soorten projecten in Exact Globe: Vast Dit type project is gebaseerd op vaste bedragen. Kosten voor extra hulpmiddelen (tijd of materialen) die in het project worden gebruikt worden niet doorberekend aan de opdrachtgever. Nacalculatie Bij projecten op basis van nacalculatie worden de kosten voor hulpmiddelen die in het project worden gebruikt berekend en ook doorberekend aan de opdrachtgever. Deze bedragen kunnen ook kosten voor extra manuren omvatten. Intern Dit type project wordt gebruikt voor kostenbeheersing in de organisatie. Een intern project heeft niet noodzakelijk een verkooporder, maar inkooporders en interne orders kunnen eraan worden gekoppeld. Een intern project kan bijvoorbeeld worden gebruikt om de kosten te meten van intern verbruik van middelen in een bepaalde periode. 15

24 Productie Een productieproject wordt automatisch aangemaakt als een productieorder wordt ingevoerd. Dit type project kan niet handmatig worden aangemaakt, zonder productieorder. Training Trainingprojecten worden gebruikt om de kosten van interne training te registreren, die een rendement opbrengen, bijvoorbeeld de arbeidsuren van een trainer. Als een trainingsproject wordt aangemaakt, moet het rendement worden gespecificeerd. Hoe creëert u projecten direct vanuit E-Project? 1. Ga naar Projecten/Projecten/Projecten onderhouden en klik Nieuw 2. Selecteer bij Soort op de tab Basis om welk type project het gaat. U kunt kiezen uit Vast, Nacalculatie, Intern, Productie en Training. 3. Geef een unieke projectcode in bij Project. Als het project van het type Nacalculatie of Vast is, vraagt het systeem u om een verkooporder aan te maken of te koppelen op het moment dat via de Tab toets van Soort naar Project gaat. Nadat u een verkooporder heeft aangemaakt en gesloten wordt het verkoopordernummer ingevuld als projectcode. Is het project van type Productie, dan wordt het Productieordersscherm geopend om een productieorder aan te maken als u via de Tab toets van Soort naar Project gaat. Nadat u een productieorder heeft aangemaakt en gesloten wordt het productieordernummer ingevuld als projectcode. Is het een Intern of Training project, dan kunt u zelf een projectcode aanmaken. 4. Geef een omschrijving voor het project in Omschrijving. 5. Type of selecteer bij Manager de code van de medewerker die wordt aangesteld als projectmanager. Een projectmanager heeft volledige controle over het gehele project. Onder de belangrijke taken waarvoor hij verantwoordelijk is horen het plannen van medewerkers, realisaties invoeren voor medewerkers, realisaties fiatteren en projectleden toevoegen aan of verwijderen van het project. Kostenplaats wordt automatisch gevuld op basis van de kostenplaats van de projectmanager. U kunt dit echter wijzigen door een andere kostenplaats in te typen. 6. Bij Moeder kunt u een moederproject voor het nieuwe project selecteren. Alleen projecten die Actief of Voorgesteld zijn kunnen worden gekozen. Moederprojecten kunnen dienen om verkooporders te groeperen. 16

25 Hoofdstuk 1 Instellingen 7. In de sectie MRP geeft u de Status van het project aan: Actief, Geblokkeerd, Afgehandeld of Voorgesteld. 8. Bij Ingepl. kiest of typt u de begin- en einddatum van een project. Het systeem berekent vervolgens het aantal dagen dat wordt gealloceerd voor dit project. 9. Typ of kies de Uitvoer (Product) van het project. Voor Vaste en Nacalculatie projecten kunnen gewone artikelen en arbeidsuren worden geselecteerd. Voor Interne en Productie projecten kunt u alleen gewone artikelen kiezen. Voor Training projecten kunnen geen phantom artikelen worden gekozen. Phantom artikelen zijn artikelen die worden aangemaakt in Productie/Inrichting/Opslagen. Andere artikelen kunnen wel worden geselecteerd. 10. Vink het vakje Inclusief: Kinderen aan om de financiële gegevens van eventuele kinderprojecten mee te rekenen voor dit project. 11. Kies bij OHW methode uit Percentage gereed kostenerkenning, Percentage gereed omzeterkenning, Afgehandelde contractmethode, Nee: OHW, OHW kosten en opbrengsten en Te factureren om de methode om Onderhanden Werk (OHW) te berekenen voor dit project vast te leggen. In Systeem/Instellingen/Algemeen kunt u bij Projectinstellingen een standaardmethode voor OHW definiëren. Zie 3. Onderhanden Werk voor meer informatie. Kiest u een andere methode dan Percentage gereed kostenerkenning of Percentage gereed omzeterkenning dan ziet u bij Status in de MRP sectie Percentage gereed. Hier kunt u het percentage gereed invullen voor een project. Dit getal moet tussen de 0 en 100 liggen. 12. Typ of selecteer een magazijn voor het project bij Magazijn. Voor projecten met type Nacalculatie, Vast of Productie kunt u geen magazijn aangeven; het wordt overgenomen uit de gekoppelde verkoop- of productieorder. 13. Is het project van type Nacalculatie of Vast, dan ziet u een sectie Conditie waar de betalingstermijnen van de gekoppelde verkooporder worden weergegeven. Klik een van de betalingstermijnen waar nog geen factuur voor is aangemaakt om de knop Genereren: Factuur te activeren. Kies deze om de factuur aan te maken voor de geselecteerde betalingstermijn. 14. Klik Bewaren om het nieuwe project te bewaren. Hoe legt u extra informatie vast op de tab Extra? Op de tab Extra kunt u additionele informatie over het project vastleggen in de voorgedefinieerde en vrije velden op de projectkaart. Bij Artikelgroep kiest of typt u een artikelgroep om het project aan deze groep toe te voegen. De groep die u kiest heeft gevolgen voor de te selecteren artikelen bij Uitvoer (Product) op de tab Basis. Het betekent dat alleen artikelen uit de betreffende artikelgroep gekozen kunnen worden. Kiest u echter een artikel in Uitvoer (Product) op de tab Basis dat niet behoort tot de Artikelgroep op de tab Extra, dan krijgt u een melding Niet gekoppeld Artikelgroep. U kunt de Log tab kiezen om de informatie over wijzigingen die in de projectkaart zijn gemaakt te zien. Nadat u extra informatie hebt toegevoegd of wijzigingen heeft gemaakt, kiest u nogmaals Bewaren om de informatie en wijzigingen vast te leggen voor het project. 17

26 18

27 Hoofdstuk 2 Projectmanagement

28 Projectmanagement 2.1 Projecten aanmaken 2.2 Projecten budgetteren 2.3 Werkzaamheden voor medewerkers plannenn 2.4 Werkzaamheden aan projecten toevoegen 2.5 Werkelijk gebruikte uren en materialen realiseren 2.6 Realisaties goedkeuren of wijzigen 2.7 Realisaties factureren 2.8 Projecten afhandelen 20

29 Hoofdstuk 2 Projectmanagement 2. Projectmanagement Projectmanagement omvat over het algemeen planning, controle en beheersing van alle aspecten van het project in een poging de projectdoelen binnen de gestelde tijd en kosten met de juiste kwaliteit en prestaties te behalen. Dit zijn gebruikelijke strategieën in organisaties. Hoewel de projecten en de inhoud ervan per organisatie kunnen verschillen zijn de algemene eisen voor projectmanagement vrij standaard. Dit hoofdstuk beschrijft projectmanagement en de implementatie ervan aan de hand van de volgende onderwerpen: Projecten aanmaken Projecten budgetteren Werkzaamheden voor medewerkers plannen Werkzaamheden aan projecten toevoegen Werkelijk gebruikte uren en materialen realiseren Realisaties goedkeuren of wijzigen Realisaties factureren Projecten afhandelen 2.1 Projecten aanmaken Naast het aanmaken van projecten direct in Projecten/Projecten/Projecten Onderhouden kunt u in Exact Globe ook automatisch projecten genereren als u offertes, verkooporders, productieorders, servicecontracten of serviceorders aanmaakt. De projecten worden aangemaakt op basis van de volgende scenario s: Scenario Bevat de offerte, verkoop- of serviceorder een artikel dat ook is gedefinieerd als Uitvoer voor een bestaand Training project? Bevat de offerte, verkoop- of serviceorder een artikel dat een arbeids- of machineuur is? Bevat de offerte, verkoop- of serviceorder een maakartikel en is er een productieorder gegenereerd vanuit de offerte, verkoop- of serviceorder (door middel van de knop Produceren in het scherm Condities, na fiattering)? een Productie project gekoppeld aan de productieorder een Vast of Nacalculatie project (op basis van de ingestelde Wijze van factureren) gekoppeld aan de verkooporder. Soort project dat wordt gegenereerd Het systeem genereert een Vast of Nacalculatie project op basis van de Wijze van factureren zoals ingesteld bij de Orderinstellingen in Systeem/ Algemeen/Instellingen. Het project wordt gekoppeld aan het moederproject dat het artikel als Uitvoer (Product) heeft. Het systeem genereert een Vast of Nacalculatie project op basis van de Wijze van factureren zoals ingesteld bij de Orderinstellingen in Systeem/ Algemeen/Instellingen. Het systeem genereert twee projecten: Not Validated Pilot 21

30 Scenario Is een bestelling vanuit een verkoop- of serviceorder gegenereerd? Soort project dat wordt gegenereerd Het systeem genereert een Vast of Nacalculatie project op basis van de Wijze van factureren zoals ingesteld bij de Orderinstellingen in Systeem/ Algemeen/Instellingen. Is er een servicecontract ingevoerd? Is het vakje Project genereren aangevinkt in de sectie Invoer bij Orderinstellingen in Systeem/Algemeen/Instellingen? Het systeem genereert een Vast of Nacalculatie project op basis van de Wijze van factureren zoals ingesteld bij de Orderinstellingen in Systeem/ Algemeen/Instellingen Als het vakje is aangevinkt genereert het systeem een project voor elke order die wordt ingevoerd. Het is een Vast of Nacalculatie project op basis van de Wijze van factureren zoals ingesteld bij de Orderinstellingen in Systeem/Algemeen/ Instellingen. Is het vakje niet aangevinkt, dan worden alleen projecten gegenereerd voor oders met arbeidsof machine-uren. De gegenereerde projecten worden automatisch gekoppeld aan het document en toegewezen aan de projectcode. De projectcode wordt bijvoorbeeld overgenomen van het verkoopordernummer van de verkooporder waaruit het project wordt gegenereerd. De gegenereerde projecten vindt u terug in Projecten/ Projecten/Projecten Onderhouden. Het project stelt u in staat de levering van de order, als ook de bijbehorende taken, kosten en opbrengsten te beheren. 2.2 Projecten budgetteren Budgetteren is een manier om financiële richtlijnen op te stellen voor een project. Op basis van kosten en opbrengsten in budgetten kan het management goedkeuring geven aan de uitvoering van een project. U kunt de detailniveaus die benodigd zijn voor een budget bepalen. Als een budget eenmaal is aangemaakt en goedgekeurd, wordt het gewoonlijk niet meer veranderd omdat het wordt gebruikt als basis voor de werkelijke kosten en opbrengsten die tijdens het project worden gerealiseerd. U kunt het budget echter op elk moment aanpassen op basis van verschillende budgetscenario s. Als u over de module E-Budget beschikt, kunt u budgetten aanmaken voor kosten en opbrengsten en die informatie bekijken op de projectkaart. U maakt een nieuw budgetscenario aan in Systeem/Financieel/ Budgetscenario s. Als een budget is aangemaakt kunt u het toewijzen aan een kindproject, periodes, artikelen of medewerkers in Systeem/Financieel/Budgetten. Hiervoor heeft u zowel E-Budget als E-Project nodig. Allocaties kunnen alleen worden gedaan voor een budget dat is gekoppeld aan een project. 22

31 Hoofdstuk 2 Projectmanagement Hoe maakt u een budgetscenario aan? 1. Ga naar Systeem/Financieel/Budgetscenario s en klik Nieuw. 2. Geef een unieke code in bij Budgetscenario. Als u de code heeft vastgelegd door Bewaren te kiezen kan de code niet meer worden gewijzigd. 3. Typ de start van het financiële jaar voor het scenario in Boekjaar en de eerste periode in Periode. Periode verwijst naar maanden; u kunt een getal van 1 tot en met 12 invullen. 4. Geef in T/m Boekjaar en Periode het einde van het scenario aan. 5. Bij Planningsperiode kunt u kiezen uit Dagelijks, Wekelijks, Eens per 2 weken, Elke 4 weken, Maandelijks of Per kwartaal om het budget te plannen. Nadat u Bewaren heeft gekozen kan deze periode niet meer worden gewijzigd. 6. Kies Bewaren. U krijgt de melding Deze handeling kan niet ongedaan gemaakt worden Planningsperiode = (de planningsperiode die u heeft aangegeven). Doorgaan? Kies Doorgaan om het scenario te bewaren. 7. Klik Sluiten om het scherm te verlaten. Tips: De boekjaren die u hier ingeeft moeten passen binnen de reeks tusen Laagste en Hoogste die u in Systeem/Algemeen/Instellingen heeft ingegeven bij Boekjaar in Periode- en boekjaarcontrole in Algemene instellingen. 23

32 Hoe maakt u een budget voor een project aan? 1. Ga naar Systeem/Financieel/Budgetten. 2. Typ of selecteer bij Budgetscenario dat wordt gebruikt voor het nieuwe budget en klik Nieuw om het Budget scherm te openen. 3. Typ of selecteer bij Project de code van het project waarvoor u het budget wilt aanmaken. Debiteur en Magazijn worden automatisch gevuld met de standaardwaarden die aan het project zijn gekoppeld. In Budgetscenario wordt het scenario dat u zojuist hebt gekozen getoond. U kunt dit hier nog wijzigen door een ander budgetscenario in te typen of te selecteren. 4. Selecteer bij Datum de datum voor de nieuwe budgetregel. 5. U kunt een artikelcode typen of selecteren bij Artikel als u een budget voor een specifiek artikel wilt aanmaken. Nadat u een artikel heeft geselecteerd, worden automatisch de omzet- en kostenrekeningen voor het artikel weergegeven in GB-rekening voor Kosten en Omzet. Voor arbeidsuren zijn de omzeten kostenrekening gedefinieerd in Projecten/Artikelen/Uren op de tab Financieel bij respectievelijk Realisaties en Omzet. Voor standaardartikelen zijn de omzet- en kostenrekening gedefinieerd in Projecten/Artikelen/Artikelen op de tab Financieel bij respectievelijk Kostprijs verkopen en Omzet. In de sectie Details van het budgetscherm wordt Omschrijving automatisch gevuld met de omschrijving van het selecteerde artikel, maar dit kunt u wijzigen. 6. Typ in de kolom Aantal bij Kosten en Omzet de gebudgetteerde kosten en omzet in aantallen. De gebudgetteerde kosten en omzet in de kolom Bedrag worden dan automatisch gevuld. Het systeem berekent de gebudgetteerde bedragen door de het gebudgetteerde aantal te vermenigvuldigen met respectievelijk de kostprijs en de verkoopprijs van het artikel. 7. Klik Bewaren. Om nog een budget voor een andere datum in te voeren kiest u Nieuw. Verander de datum bij Datum en typ de nieuwe gebudgetteerde kosten en omzet in aantal of bedrag (zie stap 6). Klik Bewaren en dan Sluiten om het scherm te verlaten. Herhaal deze stappen voor eventuele overige budgetten. 24

33 Hoofdstuk 2 Projectmanagement 8. Om het budget voor een project te bekijken gaat u naar Projecten/Projecten/Projecten onderhouden en kies Openen om een geselecteerd project te openen. 9. Selecteer een datumreeks om de planning voor een bepaalde periode te zien op de tab Planning. Vink het Budget vakje aan om de budgetten voor het project te zien. Budgetscenario wordt automatisch gevuld met het scenario dat u voor het budget gebruikt. 10. Vink de vakjes Planning en Werkelijk aan om zowel de planning als de werkelijke opbrengsten en kosten van het project te zien. Kies bij Tonen voor Bedragen als u de gebudgetteerde, geplande en werkelijke omzet en kosten in geldbedragen wilt zien en kies Aantallen als u de aantallen artikelen en uren wilt zien. 11. Kies voor Groepeer op Artikel om de gegevens per artikel te groeperen. Klik Actualiseren. U ziet nu budgetcijfers voor verschillende data in de budgetkolom. Hoe wijst u een budget toe? 1. Ga naar Systeem/Financieel/Budgetten en selecteer Geen bij Groepeer op. Als u een andere groepeeroptie kiest moet u de budgetregel eerst selecteren en Zoomen voordat u de budgetregel kunt toewijzen. 2. Selecteer de regel waarvan de kosten of omzet moeten worden toegewezen. 3. Kies Toewijzen en het scherm Budgetten wordt geopend. De knop Toewijzen is alleen beschikbaar als een budget aan een project is gekoppeld. 4. Typ de toe te wijzen hoeveelheid en het bedrag. 5. Kies Sluiten. U krijgt de vraag Wijzingen bewaren? Kies Ja om de toewijzing op te slaan. 25