Communicatieplan ZVKK. Zeeuwse Vereniging voor Kleine Kernen

Transcriptie

1 Zeeuwse Vereniging voor Kleine Kernen Middelburg, november 2009

2 Colofon 4 Scoop 2009 Samenstelling Theo Tazelaar en Paul Weemaes, ZVKK Peter Lamens, Scoop in opdracht van ZVKK secretariaat ZVKK p/a Scoop Zeeuws instituut voor sociale en culturele ontwikkeling Achter de Houttuinen 8 Postbus 407, 4330 AK Middelburg Telefoon (0118) Telefax (0118) p.weemaes@kpnplanet.nl Foto men@work Lay-out Scoop Ontwerp men@work Scoop Drukwerk Scoop

3 Inhoudsopgave Inleiding... 7 Doelstelling... 7 Operationele doelstellingen... 8 Doelgroepen... 9 Samenwerkingsrelatie met provincie Zeeland... 9 Samenwerkingsrelatie met de 13 Zeeuwse gemeenten... 9 Samenwerkingsrelatie met Scoop... 9 Interne organisatie ZVKK De communicatie-instrumenten Bijlagen Bijlage 1: Inzet communicatie-instrumenten naar doelgroep Bijlage 2: Inzet communicatie-instrumenten naar doelstellinge Bijlage 3: Overzicht van ruim honderd communicatiemiddelen

4 6 Communicatieplan ZVKK

5 Communicatieplan ZVKK Inleiding Doelstellingen De Zeeuwse Vereniging voor Kleine Kernen heeft twee belangrijke doelstellingen. De ZVKK wil zowel een door bewonersorganisaties gedragen Kenniscentrum Leefbaarheid zijn voor de circa 140 kernen, buurten en wijken in Zeeland alsook activiteiten uitvoeren die de leefbaarheid op het platteland bevorderen. De ZVKK wil niet alleen praten, maar vooral ook doen. Voor het kunnen verwezenlijken van deze doelstellingen is optimale communicatie een voorwaarde. De ZVKK heeft daarvoor een communicatieplan gemaakt met als doel het optimaliseren van de interne en externe communicatie. Voor het kunnen maken van dit communicatieplan hebben we eerst de doelstellingen, de doelgroepen en de communicatie beschreven. Vervolgens hebben we de communicatieinstrumenten geïnventariseerd en aanbevelingen gedaan voor het verbeteren van de communicatie. Gebruik is gemaakt van een door de ZVKK gehouden enquête onder haar leden (2005). Daarnaast hebben we een communicatieonderzoek voor de Vereniging van Kleine Kernen Noord-Brabant geraadpleegd 1. De bevindingen van de ZVKK-enquête en het communicatieonderzoek hebben sterke overeenkomsten. Aanbevelingen zijn dan ook gedaan op basis van de ZVKK-enquête en de resultaten van het communicatieonderzoek zijn daarbij betrokken. De ZVKK zet in op de rol van kennismakelaar. Zij wil dorps- en wijkraden zo faciliteren dat ze in staat zijn hun eigen belangen te behartigen. De ZVKK zal daarvoor functioneren als Kenniscentrum Leefbaarheid. Voor kennis kan de bezoeker de thematische projectenbank raadplegen. De ZVKK heeft hiervoor een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met de verenigingen voor kleine kernen in de provincies Noord-Brabant, Limburg, Zuid-Holland en Gelderland. De ZVKK wil niet alleen praten, maar vooral ook doen. De leden en het bestuur van de ZVKK vinden belangenbehartiging vooral een zaak van de dorps-, wijken stadsraden. (Bij deze belangenbehartiging heeft ook de Landelijke Vereniging van Kleine Kernen op landelijk niveau een taak.) De ZVKK verzamelt en bestudeert gegevens over leefbaarheid van de Zeeuwse dorpen en het platteland. Zij zoekt actief naar oplossingen voor leefbaarheidsproblemen en verzamelt voorbeelden van oplossingen. De ZVKK ondersteunt haar leden bij vragen rondom de oprichting van dorpsraden, het opstellen van dorpsplannen en bij specifieke vragen. De ZVKK stimuleert de oprichting van dorpsraden en ondersteunt deze hierbij. De ZVKK bevordert de uitwisseling van ervaringen tussen dorpsraden. 1. Voor het plan is gebruik gemaakt van een communicatieonderzoek gedaan door Visier Communicatie van Fontys Hogeschool communicatie te Eindhoven in opdracht van de Vereniging Kleine Kernen Noord-Brabant. Zij hebben op grond van uitgebreide interviews en enquêtes onder de leden en haar samenwerkingsrelaties een rapportage opgesteld. De resultaten hiervan zijn vertaald naar een communicatieplan voor de Vereniging van Kleine Kernen Noord-Brabant. 7

6 De ZVKK hecht groot belang aan draagvlak van haar leden en houdt daartoe jaarlijks een peiling. De ZVKK zet in op partnerschap met de Zeeuwse gemeenten. De ZVKK kan (on)gevraagd overheden en (maatschappelijke) organisaties in Zeeland adviseren over leefbaarheidvraagstukken. Operationele doelstellingen Hoe wil de ZVKK deze doelstellingen realiseren? De kenniscentrum-functie van de ZVKK wordt vormgegeven op de ZVKK website. Op deze website wordt een Kennisplatform Leefbaarheid ingericht. Thematisch zullen hier nieuwe ontwikkelingen en voorbeelden van methodieken (hoe maak je een dorpsplan, op welke wijze doe je onderzoek via enquête of interviews) en voorbeelden van oplossingen voor leefbaarheidsvraagstukken. Het Kennisplatform Leefbaarheid krijgt vorm door de rubriek Projecten. Hier kan men goede voorbeelden vinden vanuit de praktijk. Het verzamelen van praktijkvoorbeelden, nieuwe ideeën en methodieken en de uitwisseling hiervan gebeurt in samenwerking met de verenigingen van kleine kernen uit de provincies Noord-Brabant, Limburg, Gelderland en Zuid-Holland. Ook worden nieuwsberichten uitgewisseld. De doe-functie van de ZVKK krijgt vorm via een kennismakelaars-, advies- en ondersteuningsfunctie naar bewonersorganisaties bij overkoepelende thema s, zoals dorpsplanontwikkeling en multifunctionele voorzieningen. Voor het operationaliseren van deze functies wordt op de website, naast het Kennisplatform, een vraagbaak ingericht. De leden kunnen hier hun vragen stellen. De ZVKK zal deze waar mogelijk beantwoorden. Naast de vraagbaak wordt de ondersteuningsrol vooral ingevuld met het organiseren van netwerkbijeenkomsten op locatie. Zes keer per jaar organiseert de ZVKK dergelijke bijeenkomsten in Zeeland. Vaste onderwerpen op deze bijeenkomsten zijn nieuwe ontwikkelingen, kennisuitwisseling en door de leden (dorps en wijkraden) ingebrachte punten. Daarnaast wordt de doefunctie concreet gemaakt in de vorm van conferenties, debatten e.d. en het verspreiden van informatie via nieuwsbrieven en een website (Kennisplatform Leefbaarheid). Maar ook het bieden van ondersteuning bij de vervolgstappen, zoals het opstellen van projectplannen, subsidieaanvragen en dorpsplannen is een belangrijke taak voor de ZVKK. De praat-functie van de ZVKK krijgt vorm door zitting te nemen in adviesorganen, landelijke netwerken e.d. Op deze manier kan de ZVKK namens de Zeeuwse bewonersorganisaties een spreekbuisfunctie vervullen, o.a. naar de Provincie. Voorbeelden zijn participatie in de Landelijke Vereniging voor Kleine Kernen (LVKK), het Provinciaal Overleg Platform Openbaar Vervoer (OPOV), de Zeeuwse Leader+ groepen en het beoogde traject van de Provincie om de sociaal-culturele kwaliteit explicieter te gaan betrekken bij het ruimtelijk beleid (Omgevingsplan Zeeland ). 8

7 Doelgroepen Voor het uitwerken van het communicatieplan is het noodzakelijk de te bereiken doelgroepen te benoemen en samenwerkingsrelaties met organisaties te beschrijven De ZVKK onderscheidt de volgende doelgroepen: 1. de leden, dorps-, wijk-, en stadsraden; 2. de 13 Zeeuwse gemeenten; 3. provincie Zeeland (mede als facilitator van de ZVKK); 4. woningbouwcorporaties (gezien hun (wettelijke) taak op het gebied van het bevorderen van leefbaarheid); 5. overige Zeeuwse (maatschappelijke) organisaties. Samenwerkingsrelatie met Provincie Zeeland Provincie Zeeland is de subsidiegever van de ZVKK. De Provincie onderschrijft de doelstellingen van de ZVKK. Jaarlijks maakt de ZVKK een werkplan en een financieel verslag en legt deze voor ter goedkeuring van de Provincie. Informatie en kennisuitwisseling met Provincie Zeeland vindt frequent plaats. Ook levert Provincie Zeeland een inhoudelijke bijdrage aan het netwerken themabijeenkomsten. Samenwerkingsrelatie met de 13 Zeeuwse gemeenten De meeste gemeenten hebben met hun dorps- en wijkraden een directe relatie. Vaak zijn de te onderscheiden rollen schriftelijk vastgelegd, de ZVKK heeft meestal een intermediaire rol. Informatie- en kennisuitwisseling met gemeenten vindt frequent plaats. Ook leveren de gemeenten inhoudelijke bijdragen aan onder meer de netwerken themabijeenkomsten. Samenwerkingsrelatie met de Zeeuwse (maatschappelijke) organisaties Bij deze samenwerking met het doel de leefbaarheid te optimaliseren gaat het om ondermeer woningbouwcorporaties, ondernemers MKB, land en tuinbouworganisaties, organisaties op het gebied van welzijn, zorg en gezondheid, veiligheid (politie), verkeer en vervoer. Zij leveren inhoudelijke bijdragen aan onder meer de netwerk en themabijeenkomsten. Samenwerkingsrelatie met Scoop Samenwerkingsrelatie met Scoop, Zeeuws instituut voor sociale & culturele ontwikkeling (interne en externe relatie) Op verzoek van de ZVKK vervult Scoop sinds 2006 een advies- en ondersteuningsrol. Scoop begeleidt het organisatieproces van de ZVKK en voert op verzoek van de ZVKK activiteiten uit variërend van het organiseren van (netwerk) bijeenkomsten en debatten tot adviseren van dorps- en wijkraden over ondermeer het maken van dorpsplannen en subsidiemogelijkheden. Ook heeft Scoop mede een aandeel in het verzamelen van informatie voor het Kennisplatform Leefbaarheid, het maken van de ZVKK-nieuwsbrief en het onderhouden van de website. De samenwerkingsrelatie tussen het bestuur van de ZVKK en Scoop, advies, en facilitaire rol is een interne relatie. 9

8 Interne organisatie ZVKK De communicatie-instrumenten 10 De ZVKK is een vereniging met leden. De bestuursleden hebben een sterke affiniteit met de dorps- en wijkraden in Zeeland. Bij de samenstelling wordt sterk rekening gehouden met een redelijke vertegenwoordiging van de Zeeuwse regio s. De vereniging kent een algemeen en een dagelijks bestuur. Het bestuur komt maandelijks in Middelburg bijeen en vergadert tweemaandelijks op locatie. De vergaderingen op locatie worden gecombineerd met netwerkbijeenkomsten. Jaarlijks heeft het bestuur een ledenvergadering. Besproken wordt het jaarverslag en het werkplan. Het bestuur werkt met werkgroepen. Een tijdelijke werkgroep houdt zich bezig met de opzet van de kennisbank (werkgroep kennisvergaring) en er is een werkgroep communicatie. De werkgroep kennisvergaring maakt een eerste opzet voor de kennisbank. De taak van de werkgroep communicatie bestaat uit het uitbrengen van de nieuwsbrief, en na de eerste opzet van de kennisbank, het selecteren van kennis voor de kennisbank. Eén lid neemt deel aan de hoofdredactie van de kennisplatformbewoners van de samenwerkende kleinen kernen verenigingen uit Noord-Brabant, Limburg, Gelderland en Zuid- Holland. Zij geven maandelijks een landelijke nieuwsbrief uit. Als serviceverleningsinstrument voor de doelgroepen wordt vraagbaak op de website ingezet. Op een eenvoudige wijze kan men maatwerkinformatie krijgen over leefbaarheidsvraagstukken. Over welke rol de werkgroep kan spelen bij de vraagbaak moet nog nagedacht worden. Scoop heeft een ondersteunende rol bij deze werkgroepen en beheert de ZVKK-website, waaronder het plaatsen van nieuwsberichten. Bij het beschrijven van de doelstellingen, doelgroepen en samenwerkingsrelaties worden diverse communicatie-instrumenten genoemd. Hieronder een overzicht: PR: persberichten, werkplannen en jaarverslag. Direct mail: correspondentie, uitnodigingen voor debatten/symposia/bijeenkomsten, enquêtes. Huisstijl: uniformiteit vergroot de herkenbaarheid van de ZVKK, briefpapier, website, nieuwsbrief, informatiepanelen en uitnodigingen bijeenkomsten. Persoonlijke contacten: bezoek aan dorps- en wijkraden, gemeenten, woningbouwcorporaties en organisaties waar iets voor gedaan kan worden overleggen in huis. ZVKK-presentatie: op PowerPoint, en een professionele diapresentatie van de ZVKK en informatiepanelen. Website: algemene informatie over doel van de ZVKK, kennisbank*, nieuwsberichten en vraagbaak*. uitgaven over thema s. Folders: Nieuwsbrief: 4 keer per jaar gericht aan leden, samenwerkingsrelaties, pers en andere verenigingen van kleinen kernen. Serviceverlening: op de website komt een vraagbaak waar op een eenvoudige wijze maatwerkinformatie kan worden verkregen over leefbaarheidsvraagstukken.* (Netwerk)bijeenkomsten: Bijeenkomsten op locatie, 1 keer per 2 maanden en themabijeenkomsten. Ledenpeiling:Een keer per jaar wordt een peiling gehouden onder leden met als doel draagvlak te bevorderen, input te krijgen voor het werkplan ZVKK en daarvan afgeleid input voor de communicatiedoeleinden.* *nieuwe initiatieven

9 Bij de start van het kenniscentrum leefbaarheid (kennisplatform leefbaarheid), zal van de vernieuwde ZVKK website een publiciteitscampagne georganiseerd worden. De werkgroep communicatie zal hiervoor een voorstel maken. Voor de planning van de inzet van de communicatie-instrumenten in 2010 zal aan het nog te maken werkplan een communicatieplanning toegevoegd worden. Welke instrumenten ingezet worden voor welke doelgroep is te vinden in bijlage 1. In bijlage 2 staat welk instrument een bijdrage levert aan welke doelstelling. De informatie in deze bijlagen biedt handvatten om de juiste instrumenten op de meest effectieve manier te gebruiken. In bijlage 3 is voor de inspiratie bij verdere planontwikkeling een overzicht gegeven van meer dan honderd communicatie-instrumenteel. Middelburg, september 2009 Namens werkgroep communicatie van de ZVKK: Theo Tazelaar en Paul Weemaes Peter Lamens, Scoop, redactie 11

11 Bijlagen 13

13 Bijlage 1: Inzet communicatie-instrumenten naar doelgroep Uitgesplitst naar doelgroep worden de communicatie-instrumenten als volgt ingezet. Instrumenten Doelgroepen leden Gemeenten & Provincie Zeeuwse organisaties Pers Overig Pr X X X X X Direct mail X X X X X Persoonlijke contacten X X X X X Website X X X X X Nieuwsbrief X X X X X Serviceverlening/Vraagbaak X X X Netwerkbijeenkomsten X X X X X Folders X X X X X Ledenpeiling X Presentatie organisatie X X X X X 15

14 Bijlage 2: Inzet communicatie-instrumenten naar doelstelling Hieronder wordt per communicatiedoelstelling aangegeven welke communicatie-instrumenten ingezet zullen worden. Doelgroepen Doelstellingen Pr Direct mail Persoonlijke contacten Website Nieuwsbrief Vraagbaak (netwerk)bijeenkomsten Folders Ledenpeiling Presentatie organisatie Algemeen De doelstelling, rol, taak en werkwijze van de ZVKK helder communiceren. X X X X X X X X X Leden en Zws organisaties 70% inhoudelijke bekendheid. X X X X X X X X De tevredenheid ten aanzien van de dienstverlening vergroten. X X X X X X Het vertrouwen vergroten. X X X X X X X X Leden en Zws org. gem. De intentie tot samenwerking vergroten, de kwaliteitsperceptie verbeteren. X X X X X X Provincie Zeeland Pers Prestaties van ZVKK duidelijk presenteren. Duidelijke afspraken maken over wederzijds te voeren (communicatie) beleid. Intensiveren van de contacten om inhoud van het werk beter bekend te maken en frequenter in het nieuws komen. X X X X X X X X X X X X 16

15 Bijlage 3: Overzicht van ruim honderd communicatiemiddelen Advertentie, Affiche, Agenda, Ansichtkaart, Ballonnen, Banieren, Banner, Bedrijfsfilm, Bedrijfsbezoeken (rondleidingen), Beleidsnota, Beurs, Billboard, Boek, Boekpresentatie, Brief, Briefing, Brochure, Busreclame (reclame in het openbaar vervoer), Cadeau, Checklist, Coaching, Commercials (Radio, TV, internet), Cursus, Dagbladreclame, Direct mail, Discussiebijeenkomsten, Discussieforum, Displays, DVD, , Evenementendrukwerk zoals bierviltjes, T-shirts, vlaggen, waterflesjes, Events, Expositie, E-zine, Factsheet, FAQ s,frequently Asked Questions), Festival, Films, Foto, Free publicity, Games, Gesprek, Handleiding, Helpdesk, Huis-aan-huis-folders, Huisbezoek, Huisstijl (Sommige huisstijlen zijn zó krachtig dat bijvoorbeeld alleen de kleur het merk verraadt.), Infobalie, Informatiemarkt, Informatiepanelen, Informatiepakket, Informatietelefoon, Infotainment (tv-programma s waarin product of dienst wordt gepresenteerd), Intranet, Introductieprogramma, Introductiemap, Jaarverslag, Jingle, Jassen, Kalender, Kerstkaart, Kleding (petten, jacks, T-shirts), Koffieautomaatbeker, Lespakket, Lichtkrant, Lobby, Mededelingenbord, Muziek: jingles, Muziek: liedjes, Netwerkbijeenkomsten, Nieuwsbrief, Omroepinstallatie (denk aan geluidswagens of festivals), Persbericht, Persconferentie, Persrondleiding, Persoonlijke benadering, Persoonlijke verkoopgesprekken, Personeelsblad, Poster, Presentatie, Probeerexemplaar, Quiz, Reclameartikelen (weggevertjes), Relatiemagazine, Rondetafelgesprek, Rondleiding, Monster (probeerverpakking), SMS, Spandoek, Toespraak, Sponsoring, Spreekbeurtmaterialen, Stickers, Studiedag, Telefoon, Teletekst, Tentoonstelling, Theatervoorstelling, Themabijeenkomsten, Toespraak, Uitstapjes, Vergaderingen, Video s, Videoscherm, Vlaggen, Voic , Weblog, Website, Weggevertjes (reclameartikelen), Werkontbijt en Werkoverleg. 17