Raadsvoorstel. Onderwerp Verbouwing en uitbreiding van Dorpshuis De Springbok in De Hoef

Transcriptie

1 Raadsvoorstel AAN AGENDAPUNT 5 de gemeenteraad NUMMER 0008/11 RAADSVERGADERING 31 maart 2011 COMMISSIE ORGANISATIEONDERDEEL PORTEFEUILLEHOUDER REGISTRATIENUMMER TER INZAGE Inwonerszaken/Samenleving Samenleving E. Spil in de leeskamer Onderwerp Verbouwing en uitbreiding van Dorpshuis De Springbok in De Hoef Toelichting In de kern De Hoef vervult De Springbok al jaren een centrale rol. Het relatief nieuwe bestuur van De Springbok (Stichting Gemeenschapshuis De Hoef) heeft als speerpunt om het huis op orde te brengen. Voorgesteld wordt een investeringssubsidie ad beschikbaar te stellen, het betreft hier een cofinanciering met de provincie. Deze cofinanciering geeft toegang tot de EU Leader subsidiegelden ad , waardoor na eigen inbreng van de Stichting gemeenschaphuis De Hoef het projectvoorstel financieel gedekt is. Relatie Beleidsplan Het voorstel kent aansluiting bij het coalitieakkoord Kernachtig Verbinden waar ruim aandacht aan het kernenbeleid en wijkgericht werken wordt besteed, zoals: Goede voorzieningen zijn belangrijk voor de vitaliteit van de kernen en de sociale cohesie. De verbouwing en uitbreiding van het dorpshuis De Springbok dient een gezonde exploitatie te garanderen en een positieve bijdrage te leveren aan de leefbaarheid van de kleine kern, De Hoef. Samenvatting In de kern De Hoef vervult De Springbok al jaren een centrale rol. Het dorpshuis kampt echter reeds een aantal jaren met financiële problemen. Het relatief nieuwe bestuur heeft als speerpunt om het huis op orde brengen. Naast de structurele verhoging van de gemeentelijke subsidie in 2011 heeft de Stichting Gemeenschapshuis De Hoef ook een projectvoorstel gedaan om de exploitatie van De Springbok te verbeteren. Uit inventarisatie is het volgende gebleken: De grote zaal is onvoldoende ingericht om grote evenementen als toneelavonden te organiseren.

2 Het toneel moet iedere keer worden opgezet en afgebroken om voorstellingen te geven. Dat betekent dat andere gebruikers, zoals de school, dagenlang niet in de grote zaal kunnen. De kleine zaal is inmiddels te klein geworden om groeiende verenigingen als de biljartvereniging goed te outilleren. De horecavoorziening is onhandig in het gebouw geplaatst, zodat bij grote activiteiten de afhandeling van de bestellingen niet goed verloopt. De kleine zaal is niet goed geoutilleerd om grotere groepen te ontvangen (te laag plafond, geen ramen). De bergruimte is te beperkt. Decorstukken kunnen niet worden opgeslagen. De entree en de gangen zijn te klein en/of qua indeling onhandig. Op grond hiervan is het bestuur nagegaan of er mogelijkheden zijn het gebouw zodanig aan te passen dat deze problemen worden opgelost. Daarbij is zoveel mogelijk uitgegaan van de bestaande contouren (buitenmuren) van het gebouw. Met steun of adviezen van deskundigen (architect en aannemer) zijn er uitgewerkte tekeningen gemaakt. Op hoofdlijnen zijn de volgende tekeningen uitgewerkt: Uitbreiding aan de achterzijde van de grote zaal met een vast toneel. Verplaatsing van de horecavoorziening naar een centralere plek in het gebouw waarbij zowel de kleine als de grote zaal bediend kan worden. Verplaatsing en uitbreiding van de kleine zaal. Uitbreiding en modernisering van de entree. Betere opslagmogelijkheden. Verplaatsing van de kleedkamers. Modernisering van het interieur. De kostenraming komt uit op een bedrag van inclusief BTW. De Stichting Gemeenschapshuis De Hoef dekt in het projectvoorstel deze kosten door middel van een cofinanciering van de provincie ad en de gemeente ad Dit geeft toegang tot wederom een cofinanciering met de Europese Leader ad Daarnaast zorgt de stichting ook voor eigen inbreng, te weten: verkregen subsidies van een aantal instellingen ad , het uitgeven van aandelen (een renteloze lening) aan particulieren en bedrijven voor een bedrag (af te lossen in 10 jaar), het verkrijgen van een hypothecaire lening ad (af te lossen in 15 jaar), en de inbreng van eigen werkzaamheid door vrijwilligers (geraamd op ). Voorgesteld wordt een investeringssubsidie ad beschikbaar te stellen, het betreft hier een cofinanciering met de provincie, waarvoor de aanvraag lopende is voor tevens Deze cofinanciering geeft toegang tot de EU Leader subsidiegelden van , waardoor na eigen inbreng van de Stichting gemeenschaphuis De Hoef het projectvoorstel financieel gedekt is. De Plaatselijke Groep Weidse Veenweiden heeft reeds haar goedkeuring uitgesproken over de inhoudelijke beoordeling van het projectplan in relatie tot Leader EU subsidie. Het voorstel is onder voorwaarde van het verkrijgen van de subsidie van de provincie en cofinanciering van de Europese leader.

3 In het coalitieakkoord Kernachtig Verbinden wordt ruim aandacht besteed aan het kernenbeleid en wijkgericht, zoals: Goede voorzieningen zijn belangrijk voor de vitaliteit van de kernen en de sociale cohesie. De nieuw gevormde gemeente kent een bestemmingsreserve wijkplannen. De omvang is geraamd op De bestemmingsreserve is bedoeld voor nog openstaande activiteiten uit de in het verleden gemaakte wijkplannen en de activiteiten in het kader van wijkgericht werken. Voorgesteld wordt om de investeringssubsidie voor dorpshuis De Springbok ad te dekken uit de bestemmingsreserve wijkplannen. De projectleider wijkgericht werken gaat hiermee akkoord, omdat het dorpshuis een centrale rol vervult binnen het wijkgericht werken en het kernenbeleid. De eventuele verstrekking van de investeringssubsidie zal door middel van een subsidiebeschikking aan de Stichting gemeenschapshuis De Hoef worden gecommuniceerd. Deze beschikking is conform de subsidieverordening, maar kent aanvullende voorwaarden om controle te houden op de voortgang van het project. De stichting dient de gemeente zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis te stellen van bijzondere ontwikkelingen en onvoorziene knelpunten die relevant zijn voor de voortgang van het project. Tevens wordt in de beschikking opgenomen dat de gemeente het recht behoudt om, indien ontwikkelingen en onvoorziene knelpunten zich voordoen, in ultimo de investeringssubsidie terug te vorderen. Inleiding In de gemeenschap De Hoef vervult De Springbok al jaren een centrale rol. Vele verenigingen, de school en groepen van bewoners maken gebruik van de voorzieningen. Daarnaast worden er veel activiteiten georganiseerd, ook in samenwerking met andere instellingen zoals het Dorpscomité. De Springbok is ondergebracht in een onafhankelijke stichting: Stichting Gemeenschapshuis De Hoef. Deze stichting heeft als doel de voorzieningen in stand te houden. Het bestuur van de stichting wordt gevormd door een bestuur bestaande uit lokale bewoners. De Springbok heeft een aantal voorzieningen: De grote zaal, een gymnastieklokaal dat gebruikt wordt voor sport alsmede voor meer activiteiten zoals toneelavonden. De kleine zaal, een ruimte die vooral door verenigingen en buurtactiviteiten wordt gebruikt alsmede voor vergaderingen. Enige beperkte horecavoorzieningen ten behoeve van de gebruikers van de grote en kleine zaal. De Springbok wordt gefinancierd uit verschillende middelen: Verhuur van de zalen. Opbrengsten uit (eigen) activiteiten. Omzet uit de beperkte horecavoorzieningen. Een jaarlijkse subsidie van de gemeente De Ronde Venen. Het bestuur heeft als aandachtspunt om het huis op orde brengen. Voorbeelden van activiteiten zijn: Het uitvoeren van achterstallig onderhoud. Het (weer) brandveilig maken van de voorzieningen.

4 Het aanbrengen van noodzakelijke voorzieningen in apparatuur en sportmiddelen. Het bestuurlijk op orde brengen (verzekeringen etc.). Het verbeteren van de relatie met de direct omwonenden. Het verbeteren van de communicatie met gebruikers, verenigingen en dorpscomité. Nu deze periode van het huis op orde nagenoeg is afgerond is het bestuur gaan kijken naar de bouwkundige inrichting van de accommodatie. Daarbij is zij in overleg getreden met de gebruikers van de Springbok. Uit inventarisatie is het volgende gebleken: De grote zaal is onvoldoende ingericht om grote evenementen als toneelavonden te organiseren. Het toneel moet iedere keer worden opgezet en afgebroken om voorstellingen te geven. Dat betekent dat andere gebruikers, zoals de school, dagenlang niet in de grote zaal kunnen. De kleine zaal is inmiddels te klein geworden om groeiende verenigingen als de biljartvereniging goed te outilleren. De horecavoorziening is onhandig in het gebouw geplaatst, zodat bij grote activiteiten de afhandeling van de bestellingen niet goed verloopt. De kleine zaal is niet goed geoutilleerd om grotere groepen te ontvangen (te laag plafond, geen ramen). De bergruimte is te beperkt. Decorstukken kunnen niet worden opgeslagen. De entree en de gangen zijn te klein en/of qua indeling onhandig. Op grond hiervan is het bestuur nagegaan of er mogelijkheden zijn het gebouw zodanig aan te passen dat deze problemen worden opgelost. Daarbij zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: Er wordt zoveel mogelijk uitgegaan van de bestaande contouren (buitenmuren) van het gebouw. Daar waar mogelijkheden zijn tot uitbreiding die het gebouw duidelijk verbeteren worden deze meegenomen. Uitgangspunt is de wensen van de gebruikers. De belasting voor de omwonenden moet minimaal zijn. De doelstellingen en activiteiten van De Springbok wijzigen niet. Met steun van deskundigen (architect en aannemer) zijn er uitgewerkte tekeningen gemaakt. Op hoofdlijnen zijn hierin de volgende tekeningen uitgewerkt: Uitbreiding aan de achterzijde van de grote zaal met een vast toneel. Verplaatsing van de horecavoorziening naar een centralere plek in het gebouw waarbij zowel de kleine als de grote zaal bediend kan worden. Verplaatsing en uitbreiding van de kleine zaal. Uitbreiding en modernisering van de entree. Betere opslagmogelijkheden. Verplaatsing van de kleedkamers. Modernisering van het interieur. De kostenraming komt uit op een bedrag van inclusief BTW. Daarbij zijn alle opties meegenomen met uitzondering van de optie om de Springbok uit te breiden met een garage (nu particulier eigendom), een gebouw dat aan de Springbok vast zit.

5 Leader Het bestuur heeft besloten om een subsidieaanvraag in te dienen bij de Europese Leader. Hiervoor is contact gezocht met Plaatselijke Groep Weidse Veenweiden over de mogelijkheden voor subsidie voor renovatie en uitbreiding van het dorpshuis. Om in aanmerking te komen voor de Europese Leader subsidie dient het dorpshuis een meer regionale functie te krijgen, een recreatieve functie binnen het Groene Hart, bijvoorbeeld door het inrichten van een informatiepunt voor wandelaars / fietsers / vaarders. Als projectleider voor het aanvragen van deze Leader gelden is de Plaatselijke Groep Weidse Veenweiden (PG) aangewezen. Zij heeft bij de Stichting gemeenschapshuis De Hoef aangegeven dat, om in aanmerking te komen voor de Europese Leader gelden, er een aantal punten zijn die in het projectvoorstel dienen terug te komen: Probeer bij het dorpshuis een picknickgelegenheid in te richten, een informatiebord voor recreatieve routes in de buurt met folder uitgiftepunt ten behoeve van promotie omliggend plattelandsgebied en de toeristische ondernemers van de Hoef en omstreken. Zodoende sluit je beter aan bij hoofddoelstelling van het Leaderprogramma dat projecten bij moeten dragen aan de verbetering van de stad-land relatie. Geef aan welke nieuwe functies er tot stand komen in en rond het gebouw de Springbok. Welke verenigingen zijn betrokken en wat wordt hun rol bij de uitvoering? Komen er ook nieuwe samenwerkingsverbanden uit voort? Aanbrengen van zonnepanelen blijkt erg kostbaar te zijn. Om de financierbaarheid voor het totaal overzichtelijk te houden, wordt voorgesteld om deze kostenpost er uit te halen, tenzij er nog andere financieringsstromen hebben. Daarnaast moet er een intentie zijn van de gemeente voor co-financiering en moet er een exploitatiebegroting zijn opgesteld voor vijf jaar waaruit blijkt dat de kosten voor beheer en onderhoud gedekt zijn. Het projectplan voldoet aan bovenstaande eisen en de Plaatselijke Groep Weidse Veenweiden kent dan ook haar goedkeuring toe aan het voorstel op basis van de inhoud. Nu dient alleen de cofinanciering geregeld te worden. Waarom naar de raad Het betreft nieuw beleid en daartoe is de raad bevoegd. Doelstelling en resultaat De verbouwing en uitbreiding van het dorpshuis De Springbok dient een gezonde exploitatie te garanderen en een positieve bijdrage te leveren aan de leefbaarheid van de kleine kern, De Hoef. Omdat het dorpshuis: Voldoet aan de gebruikerseisen van de huidige huurders, waaronder de rooms-katholieke basisschool St. Anthonius van Padua; Ruimte biedt aan verdere groeimogelijkheden voor de huidige gebruikers; Efficiënter beheerst kan worden; Mogelijkheden biedt voor nieuwe huurders uit de omgeving van De Hoef; Beter verbinding kan leggen met recreanten uit de wijde omgeving; Meer duurzaam in gebruik is.

6 Argumenten en alternatieven Voorgesteld wordt een investeringssubsidie ad af te geven, het betreft hier een cofinanciering met de provincie, waarvoor de aanvraag lopende is voor tevens Deze cofinanciering geeft toegang tot de EU Leader subsidiegelden ad , waardoor na eigen inbreng van de Stichting gemeenschaphuis De Hoef het projectvoorstel financieel gedekt is. De Plaatselijke Groep Weidse Veenweiden heeft reeds haar goedkeuring verleend aan het projectplan in relatie tot Leader EU subsidie. Voorgesteld wordt om de investeringssubsidie voor dorpshuis De Springbok ad te dekken ten laste van de bestemmingsreserve wijkplannen. De projectleider wijkgericht werken gaat hiermee akkoord, omdat het dorpshuis een centrale rol vervult binnen het wijkgericht werken en het kernenbeleid. De omvang van deze bestemmingsreserve is geraamd op De bestemmingsreserve is bedoeld voor nog openstaande activiteiten uit de in het verleden gemaakte wijkplannen en de activiteiten in het kader van wijkgericht werken. De subsidieaanvraag kent extra urgentie, omdat om in aanmerking te komen voor provinciale subsidiegelden het raadzaam is om het binnen de Staten van de provincie voor de verkiezingen 2011 te doen, hiervoor was de bereidheid van de gemeente om op korte termijn de aanvraag in overweging te nemen nodig. De verwachting is namelijk dat na de Provinciale Staten verkiezingen er flink gekort gaat worden op provinciale subsidiegelden m.b.t. welzijn en door de ambtenaren van de provincie is er dan ook sterk op gewezen om zo spoedig mogelijk een aanvraag in te dienen bij de provincie. Leader is ook afhankelijk van cofinanciering en deze komt te vervallen bij het ontbreken van de provinciale gelden, of de gemeente moet de volledige overleggen. Hoe gaan we dat bereiken en is evaluatie nodig? De Plaatselijke Groep Weidse Veenweiden heeft op vrijdag 28 januari 2011 het projectplan reeds op inhoudelijke gronden beoordeeld in relatie tot Leader EU subsidie en heeft haar goedkeuring uitgesproken. Na een eventueel akkoord van dit voorstel wordt zowel de aanvraag EU Leader als de provinciale aanvraag Vitaal Platteland, plan De Venen gestart. Het streven van Stichting Gemeenschapshuis De Hoef is dat zowel het verkrijgen van een bouwvergunning als het regelen van de financiering in het tweede kwartaal van 2011 geregeld dient te zijn. Met een startdatum van de verbouwing in het najaar van 2011 kan de afronding na de zomer 2012 gereed zijn. De financiële afronding kan dan eind 2012 geregeld zijn. Bij de planning van de verbouwing wordt er zo veel mogelijk rekening gehouden met het in de lucht blijven van het dorpshuis om gederfde inkomsten zo veel mogelijk te vermijden. Om controle te houden wordt er in de subsidiebeschikking aanvullende voorwaarden opgenomen, op waarvan onder andere de stichting de gemeente zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis stelt van bijzondere ontwikkelingen en onvoorziene knelpunten die relevant zijn voor de voortgang van het project. Tevens is in de beschikking opgenomen dat de gemeente het recht behoudt om, indien ontwikkelingen en onvoorziene knelpunten zich voordoen, in ultimo de investeringssubsidie terug te vorderen.

7 Communicatie/Wat betekent het voor de inwoner Betrokken in het projectvoorstel is de Stichting Gemeenschapshuis De Hoef, de provincie Utrecht voor inhoudelijke adviezen, de Plaatselijke Groep Weidse Veenweiden voor de subsidieaanvraag EU Leader. Uiteindelijk kent het project verbouwing en uitbreiding dorpshuis De Springbok als doelstelling om een impuls te geven aan de leefbaarheid van de kern De Hoef en kent het in die zin een waardevolle bijdrage aan het voorzieningsniveau. Kosten, baten en dekking De nieuw gevormde gemeente kent een bestemmingsreserve wijkplannen. De omvang is geraamd op De bestemmingsreserve is bedoeld voor nog openstaande activiteiten uit de in het verleden gemaakte wijkplannen en de activiteiten in het kader van wijkgericht werken. Voorgesteld wordt om de investeringssubsidie voor dorpshuis De Springbok ad te dekken uit de bestemmingsreserve wijkplannen. De projectleider wijkgericht werken gaat hiermee akkoord, omdat het dorpshuis een centrale rol vervult binnen het wijkgericht werken en het kernenbeleid. Voorstel Voorgesteld wordt om een investeringssubsidie ad toe te kennen ten behoeve van het project verbouwing en vernieuwing van De Springbok in De Hoef. Voorgesteld wordt om de investeringssubsidie van te dekken ten laste van de bestemmingsreserve wijkplannen. Dit alles onder voorwaarde van het verkrijgen van de subsidie van de provincie en cofinanciering van de Europese Leader gelden. Het ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van De Ronde Venen, de secretaris, de burgemeester,

8 De raad van de gemeente De Ronde Venen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders (raadsvoorstel nr. 0008/11 van 31 maart 2011); B e s l u i t Besloten wordt om een investeringssubsidie ad toe te kennen ten behoeve van het project verbouwing en vernieuwing van De Springbok in De Hoef. Besloten wordt om de investeringssubsidie van te dekken ten laste van de bestemmingsreserve wijkplannen. Dit alles onder voorwaarde van het verkrijgen van de subsidie van de provincie en cofinanciering van de Europese Leader gelden. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente De Ronde Venen, d.d. 31 maart 2011 De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter,