College van burgemeester en wethouders 28 mei 2015

Transcriptie

1 Raadsmemo aan onderwerp van datum Gemeenteraad Verder met Parkeren 2015 College van burgemeester en wethouders 28 mei 2015 Memo Het afgelopen decennium hebben het gemeentelijk parkeerbeleid en de uitvoering ervan regelmatig in de belangstelling gestaan. In 2004 is het Parkeerbeleidsplan door uw Raad vastgesteld. Eind 2009 is door de raad in het kader van Verder met parkeren besloten tot aanvullende voorstellen rond het vergunningenbeleid, mixed parkeren, uitbreiding van parkeercapaciteit, aanpassen van de parkeernormen en van de wijze van toepassen van compensatiebedragen. In 2013 is aanvullend onderzoek gedaan naar de gemeentelijke kostenstructuur, het financiële resultaat bij parkeren en mogelijkheden tot verbetering van de bedrijfsvoering. Zoals ook in het coalitieakkoord is aangegeven wil Gouda wil de komende periode wederom verder met parkeren door het introduceren van mobiel betaald parkeren, het digitaliseren van parkeerproducten en het wijzigen van de regulering op de parkeerterreinen. Dit biedt zowel voor de gemeente als de parkeerders nieuwe mogelijkheden waarbij het optimaliseren van de organisatie, de uitvoering, het beheer en de gebruiksvriendelijkheid van het parkeren centraal staan. Dit voorstel omvat geen uitspraken over de gemeentelijke parkeergarage. Hiervoor is met uw Raad afgesproken de huidige en toekomstige exploitatie op basis van een evaluatie enkele jaren na opening opnieuw te bezien. Teneinde bovengenoemde doelstellingen te realiseren heeft het college navolgende besloten: 1. Overgaan tot invoering van mobiel betaald parkeren en het digitaliseren van parkeerproducten. 2. Als ontwerpbesluit vaststellen dat de gemeente lid wordt van de coöperatie ParkeerService U.A.. 3. De Raad in de gelegenheid te stellen op grond van artikel 160, lid 2, Gemeentewet om te adviseren over het ontwerpbesluit als genoemd onder onder 2., waarna tot definitieve besluitvorming een aansluiting bij de coöperatie ParkeerService kan worden overgegaan. 4. Als ontwerpbesluit vaststellen dat de gemeente zich als gebruiker aansluit bij de coöperatie Servicehuis Parkeer- en Verblijfsrechten U.A. (SHPV). 5. De regulering van parkeerterreinen aan te passen en de afsluiting ervan op te heffen. De bijlagen bij deze memo bevatten een uitvoering overzicht en toelichting bij van de voorgestelde maatregelen. Onderstaand een korte samenvatting. Mobiel betaald parkeren Bij mobiel betaald parkeren betalen parkeerders hun parkeerbelasting via telefoon, sms of internet. Het aantal bedrijven dat deze elektronische betaalservice aanbiedt (de zogenaamde providers) is inmiddels omvangrijk. Dit geldt ook voor het aantal diensten dat deze providers gezamenlijk aanbieden en de variatie in tarieven. Om de diensten op parkeerlocaties te kunnen aanbieden, moeten providers contracten afsluiten met gemeentelijke en commerciële parkeerbedrijven. Ook

2 parkeerbedrijven zijn er in soorten en maten. Elk bedrijf heeft eigen gebiedsindelingen, regelingen, vergunningsregelingen en tariefstructuren. Om tot invoering van mobiel betaald parkeren in Gouda over te gaan wordt voorgesteld om aan te sluiten bij de coöperatie Servicehuis Parkeer- en Verblijfsrechten (SHPV). Het SHPV biedt daartoe een landelijke voorziening voor het vastleggen en ontsluiten van parkeer- en verblijfsrechten waarmee de uitvoering van het parkeerbeleid efficiënter, effectiever en publieksvriendelijker kan worden ingericht. Digitaliseren parkeerproducten Een vergelijking van mogelijke organisatiemodellen wijst uit dat aansluiting bij coöperatie ParkeerService de meeste voordelen tegen de laagste kosten biedt. Er is sprake van een hoog kwaliteitsniveau, directe samenwerking met andere gemeenten, voldoende zeggenschap en flexibiliteit in aansturing en opdrachtverlening. Verbetering, uitbreiding en afname van producten biedt de leden van de coöperatie efficiëntievoordelen. De gemeentelijke taken richten zich op beleidstaken, regie en een beperkte backoffice en loketfunctie. Een deel van de huidige dienstverlening zal daarmee voortaan vanuit de gezamenlijke coöperatie gaan plaatsvinden waarmee intern enkele wijzigingen in taakverdeling en organisatorische inrichting optreden. Regulering parkeerterreinen Wanneer in Gouda de mogelijkheid tot mobiel betaald parkeren is gerealiseerd, ontstaat de mogelijkheid tot het verwijderen van de slagbomen bij de parkeerterreinen. Parkeerders kunnen vanaf dat moment overal in Gouda van dezelfde betalingsmogelijkheden voor parkeren gebruik maken. Daarnaast wordt ook de toegankelijkheid vergroot en biedt het fiscale mogelijkheden die de uitvoering van een publieksvriendelijker parkeerbeleid in Gouda mogelijk maken. Financiën De invoering van mobiel betaald parkeren brengt implementatie- en structurele kosten met zich mee. De implementatie (procesbegeleiding, contractvorming, communicaties, bebording) bedraagt 15k. Dit bedrag komt ten laste van het krediet Uitvoering parkeerbeleid. De structurele kosten (bijdrage SHPV, afdrachten providers) worden gecompenseerd door het terugbrengen van het aantal betaalautomaten en daarmee minder kosten voor onderhoud, beheer, pintransacties en leging. Ter dekking van een deel van de investeringsuitgaven zal het RBA-krediet Uitvoering parkeerbeleid ( 85k) en vanaf 2016 het I&A-Meerjaren Innovatie Vervangings en Onderhoudsplan (MIVOP) worden aangewend bij uitvoering door ParkeerService ( 169k meerjarig te verdelen). Bij gemeentelijke uitvoering is een volledige dekking vanuit het MIVOP niet haalbaar gelet de hoogte van het bedrag ( 313k) in relatie tot het omvang van de MIVOP-jaarschijven. Voor de dekking van de toenemende exploitatielasten is het huidige jaarbudget voor het vergunningensysteem ter hoogte van 27k beschikbaar. Aanvullend hierop wordt voorgesteld hiertoe het exploitatievoordeel als gevolg van de aanpassing rond de regulering van parkeerterreinen ter hoogte van maximaal 125k aan te wenden. Fasering Achtereenvolgens zullen de trajecten rond mobiel betaald parkeren (najaar 2015), herziening regulering van de parkeerterreinen (voorjaar 2016) en het digitaliseren van de parkeerproducten (medio 2016) volledig zijn afgerond. Bijlagen 1. Mobiel betaald parkeren 1 2. Digitaliseren parkeerproducten 5 3. Regulering parkeerterreinen 19 pagina 2

3 BIJLAGE 1 Mobiel betaald parkeren Mobiel betaald parkeren is de toekomst waar het gaat om het betalen van parkeerrechten, en in veel gevallen al de praktijk. In circa 150 gemeenten is het inmiddels mogelijk met de (mobiele) telefoon de kosten voor de parkeertijd te voldoen. Via de grootste aanbieders van deze service (Yellowbrick, Parkmobile, SMSParking) betalen parkeerders achteraf en per minuut via een app, sms of bellen. Dit biedt grote voordelen voor parkeerders aangezien men niet teveel (vooraf) hoeft te betalen (overbetaling), geen betaalautomaat gezocht hoeft te worden en de parkeertijd niet kan verlopen. Dit laatste blijkt ook grote voordelen te bieden voor ondernemers. Immers, de klant hoeft niet meer op de tijd te letten en besteed meer tijd (en geld) in de (binnen)stad. Mobiel betaald parkeren kan ook leiden tot vermindering van het aantal betaalautomaten en het stapsgewijs invoeren van parkeerregulering in woongebieden waar sprake is van onwenselijke parkeerdruk. Aanbieders en uitvoering Er zijn inmiddels zeven aanbieders ( providers ) van mobiel betaald parkeren. Elke burger of ondernemers kan zich via een abonnement bij een provider aansluiten waarbij de mogelijkheid ontstaat met een mobiele telefoon de verschuldigde parkeergelden te voldoen. Hierbij vindt betaling achteraf en per minuut plaats ( realtime ). De gemeente dient dit proces van betaling per mobiele telefoon te faciliteren door het duiden van zones en controle op betaling van parkeergelden (via het kenteken) mogelijk te maken. Implementatie van mobiel betaald parkeren kan op korte termijn plaatsvinden. Uitvoering kan plaatsvinden via een drietal wegen: 1. Afsluiten van individuele contracten met providers 2. Aansluiting op database gezamenlijke providers 3. Aansluiting als gebruiker bij coöperatie Servicehuis Parkeer- en Verblijfsrechten (SHPV) ad 1. Afsluiten van individuele contracten met providers Door contracten af te sluiten met alle (of een selectie van) providers maakt de gemeente rechtstreeks concrete afspraken over tarieven en voorwaarden van uitvoering. Wanneer het streven is alle providers in Gouda hun product te laten aanbieden impliceert dit voor de gemeente een groot aantal onderhandelingstrajecten over de contracten. Ook het onderhouden van de overeenkomsten, het 1

4 aanbrengen van tariefswijzigingen en het contact met de vele afzonderlijke partijen is arbeidsintensief en daarmee niet effectief en inefficiënt. Ten behoeve van de controletaken dient de gemeente zorg te dragen voor een koppeling van de ter beschikking staande apparatuur met de afzonderlijke databases waarin providers de kentekengegevens van klanten hebben opgeslagen. Ad 2. Aansluiting op database gezamenlijke providers Een commerciële partij (Parkmobile) heeft een database ingericht (Lynxx) waarop de grootste providers van mobiel betaald parkeren zijn aangesloten. Naast de tarieven die de providers de gemeente in rekening brengen (zie onder ad 1.) bedragen de kosten voor de gemeente per aangesloten systeem/provider jaarlijks circa Naast deze hoge verplichte bijdrage per aan te sluiten aanbieder maakt de niet volledige dekking van providers deze aansluiting niet aantrekkelijk. Ad 3. Aansluiting bij coöperatie SHPV Het Servicehuis Parkeer- en Verblijfsrechten (SHVP) is een coöperatie opgezet door Nederlandse gemeenten. De belangrijkste doelstelling van het SHVP is het bevorderen van het digitaliseren van de heffing en inning van parkeergelden. Het SHVP maakt zich sterk voor het bevorderen van een transparant en compatibel speelveld voor alle deelnemers zoals gemeenten, private parkeerbedrijven en service providers van mobiel parkeren. Het SHVP kent geen winstdoelstelling en verdeelt de kosten over de leden van de coöperatie en andere gebruikers. Het SHPV beheert het Nationaal Parkeer Register (NPR), een landelijke database waarin de parkeerrechten van aangesloten gemeenten op kenteken geregistreerd staan. Het NPR biedt de noodzakelijke basisinfrastructuur waarmee gemeenten stap voor stap parkeerproducten kunnen digitaliseren. Door de schaalgrootte van het SHPV (vele gemeenten zijn aangesloten) kan de afdracht naar de providers beperkt blijven vergeleken met contracten met individuele contractvorming. In eerste instantie vindt aansluiting plaats als gebruiker van de database van de SHPV. Er is ook een mogelijkheid in de toekomst lid te worden van de coöperatie SHPV. Hiertoe zal in een later stadium een voorstel worden opgesteld. Privacy Parkeerders kunnen lid zijn van een aanbieder van mobiel betaald parkeren. Daarbij staan de kentekengegevens in een database waarmee betaling en controle van de parkeergeld plaatsvindt. Parkeerders die niet zijn aangesloten en niet van een vergunning, ontheffing of bezoekersregeling gebruik maken kunnen terecht bij een betaalautomaat op straat. Hierbij wordt het kenteken en de gewenste parkeerduur ingevoerd waarna deze ten behoeve van de parkeercontrole tijdelijk in een database worden opgeslagen. Een recente gerechtelijke uitspraak rond privacyaspecten van kentekenparkeren geeft aan dat bij parkeren geen kenteken ingevoerd hoeft te worden op het moment dat kan worden aangetoond dat voor de parkeerplek betaald is. Een bankafschrift of een bewijs van een pintransactie is in dat geval ook een geldig bewijs van betaling. De verwachting is dat niet veel parkeerders deze weg zullen volgen. Overigens worden gegevens alleen bij overtreding gedurende een korte periode bewaard ten 2

5 behoeve van de afwikkeling van de naheffingsaanslag. In dat opzicht is er geen verschil ten opzichte van de huidige praktijk. Kosten Onderstaand overzicht bevat de kosten die de SHPV voor de Goudse situatie in rekening brengt en afdraagt aan providers. Naast een deelnemersbijdrage naar rato van het aantal gereguleerde parkeerplaatsen bedraagt de afdracht aan providers 2%. ParkeerService kan zorgdragen voor de implementatie (procesbegeleiding) en een communicatieplan. Gemeentelijke kosten mobiel betaald parkeren eenmalige kosten procesbegeleiding ParkeerService communicatieplan stickers en bebording totaal structurele kosten (voorbeeld 1 ) SHPV: 1,75 per parkeerplaats afdracht 2% van parkeeropbrengst aan providers totaal De invoering van betaald mobiel parkeren betekent in 2015 een eenmalige kostenpost van circa 15k ten behoeve van de voorbereiding, afstemming, en communicatie. Dit bedrag kan ten laste worden gebracht van het krediet Uitvoering parkeerbeleid. De jaarlijkse bijdrage aan de SHPV is afhankelijk van het aantal gereguleerde parkeerplaatsen, de parkeeropbrengsten en de wijze van betalen. Bij parkeerplaatsen en een afdracht van 2% bij 40% digitale betalingen komt dit bijvoorbeeld neer op Dit neemt toe wanneer de digitale betalingen ook toenemen. Daartegenover staat dat er minder automaten op straat overblijven hetgeen resulteert in lagere kapitaallasten voor aanschaf en vernieuwing en minder kosten voor onderhoud, beheer, pintransacties en leging. Direct na invoering van mobiel parkeren zal naar schatting ca. 6% van het totale aantal transacties bij straatparkeren worden betaald met de mobiele telefoon. Dit percentage gaat daarna oplopen. Het tempo hiervan wordt mede bepaald door de communicatie van gemeenten en providers aan potentieel nieuwe gebruikers. Op de kosten (bijdrage SHPV en afdracht providers) kunnen de kosten in mindering worden gebracht die nu gemaakt worden voor het innen van parkeergelden via betaalkaarten en muntbetalingen. Mobiel betaald parkeren kan ook leiden tot het verminderen van betaalautomaten aangezien er steeds minder gebruik van zal worden gemaakt. Dit 1 Afhankelijk van aantal parkeerplaatsen en mate van betaling via mobiele telefoon. 2 Bij een verondersteld gebruik van 40% in het aanvangsjaar en uitgaande van baten straatparkeren 685k (begroting parkeren exploitatie ). 3

6 kan leiden tot aanzienlijk kostenbesparingen waar het gaat om vervanging, onderhoud en beheer. Tenslotte zullen door het toenemende gebruiksgemak de betalingsbereidheid en daarmee de parkeerinkomsten stijgen. De toekomst: kentekenparkeren Het voorgenomen traject tot digitalisering van parkeerproducten vereist niet alleen een andere parkeerorganisatie waar het gaat om het verlenen van parkeerrechten. Het leidt ook tot wijzigingen voor parkeerders en de wijze van controle. Zodra alle parkeerproducten volledig zijn gedigitaliseerd, mobiel betaald parkeren is ingevoerd en de betaalautomaten zijn aangepast voor het invoeren van het kenteken, is sprake van een situatie waarbij volledig is overgegaan tot kentekenparkeren. Vanaf dat moment, naar verwachting eind 2016, kan controle uitsluitend plaatsvinden op basis van het kenteken. Dit kan handmatig door gebruikmaking van de (huidige) scanapparatuur met een PDA/handheld, maar ook door toepassing van zogenaamde scanapparatuur vanaf een scooter of vanuit een auto. Kentekenparkeren betekent dat zowel de parkeerder als de controleur van de parkeerrechten uitsluitend het kenteken gebruiken als controlemiddel voor het al dan niet verkregen recht op parkeren. De parkeerder heeft het kenteken geregistreerd door middel van een vergunning, ontheffing, door mobiel betaald parkeren of invoering van het kenteken via een automaat. Als de parkeerautomaten geschikt zijn voor het invoeren van een kenteken ingeving is geen ticket als betaalbewijs achter de voorruit meer nodig. Indicatief kostenoverzicht na invoering scanapparatuur investering Scanapparatuur, 80k investering, afschrijving in 8 jaar, kapitaallasten exploitatie plm. 12k per jaar scanauto/scooter totaal investering 80k pm 80k exploitatie Kapitaallasten scanapparatuur backoffice: uren medewerkers STZ: identiek aan huidige situatie personele inzet vanuit STZ: realisatie binnen bestaande bezetting 12k pm pm In het overzicht is geen rekening gehouden met de mogelijke effecten op de parkeerinkomsten als gevolg van de hogere betalingsbereidheid en hogere inkomsten uit naheffingen als gevolg van de intensivering van controles met scanapparatuur. Ook zijn de effecten van de mogelijke reductie in het aantal parkeermeters / betaalapparatuur (nog) niet doorgerekend. Dit geldt eveneens voor de lagere kosten voor onderhoud en beheer als gevolg van minder straatautomaten. 4

7 BIJLAGE 2 Digitaliseren parkeerproducten Inleiding Gouda wil een aantrekkelijke stad zijn voetgangers en fietsers, maar evenzeer voor mensen die zijn aangewezen op het openbaar vervoer of de auto. Door de compactheid van de stad zijn vrijwel alle bestemmingen goed te voet of per fiets bereikbaar. Met een centraal in de stad gelegen intercitystation en talrijke busverbindingen is de bereikbaarheid met het openbaar vervoer eveneens gewaarborgd. De bereikbaarheid per auto is van belang voor zowel de leefbaarheid als voor ruimtelijk-economische ontwikkeling van de (binnen)stad. Een goede bereikbaarheid voor het autoverkeer hangt in sterke mate samen met goede parkeermogelijkheden voor zowel bewoners als bezoekers. De afgelopen tien jaar zijn hiertoe in Gouda grote stappen gezet. Zo is het totaal aantal parkeerplaatsen fors uitgebreid en zijn reguleringsmaatregelen getroffen om de bezetting van de beschikbare parkeerplaatsen zo optimaal mogelijk te benutten. Het blijvend kunnen voorzien in de parkeerbehoefte van bewoners, bezoekers, ondernemers en werknemers staat centraal in het parkeerbeleid. Door hier zo effectief, efficiënt en professioneel mogelijk invulling aan te geven is een toekomstbestendig, duurzaam en financieel beheersbaar parkeersysteem vereist. Het vergaand digitaliseren van parkeertaken en het hierop inrichten en toerusten van de parkeerorganisatie draagt daaraan bij. Deze notitie vormt de basis voor de besluitvorming over de implementatie van de digitalisering van parkeerproducten. Daarnaast zijn de mogelijkheden in beeld gebracht voor de wijze waarop de inrichting van de parkeerorganisatie dit proces kan faciliteren, waarbij ook de financiële haalbaarheid wordt toegelicht. 5

8 Achtergrond Gouda kent al jarenlang een systeem van papieren afgifte van vergunningen, ontheffingen en kraskaarten. Technologische ontwikkelingen maken het mogelijk dit systeem efficiënter in te richten met een groter gebruiksgemak voor alle betrokkenen. Door het digitaliseren van parkeerproducten kunnen mutaties eenvoudiger plaatsvinden en fouten worden geminimaliseerd. Voor het betalen van parkeergelden op straat heeft enkele jaren geleden het mobiel betaald parkeren zijn intrede gedaan In Nederland. Daarbij vindt controle op basis van het kenteken plaats. De toekomst zal zijn dat dit uitsluitend plaatsvindt op basis van het kenteken en niet meer via papieren betaal- of vergunningbewijzen achter de voorruit. Er is sprake van een sterke samenhang tussen het digitaliseren van parkeerproducten, het inrichten van de parkeerorganisatie en optimalisatie van kosten en opbrengsten. Het digitaliseren van parkeerproducten heeft direct gevolgen voor de bestaande systematiek en organisatie van vergunningverlening alsmede de wijze van handhaving van parkeerrechten. Voorbeelden hiervan zijn het aanpassen van regelgeving en databases, de organisatie van de front- en backoffice, bewaken van parkeerrechten, apparatuur, koppelingen en niet in de laatste plaats de communicatie met de betrokkenen om wie het gaat: bewoners, ondernemers en bezoekers. Voorafgaand aan het in beeld brengen van de mogelijkheden tot verdergaande digitalisering van parkeerproducten en van een daarbij behorende parkeerorganisatie, is het van belang de belangrijkste doelen en uitgangspunten van het Goudse parkeerbeleid te duiden: Gouda wil voor de diverse doelgroepen voorzien in de parkeerbehoefte hetgeen een randvoorwaarde is voor het ruimtelijke economisch functioneren van de stad. Gouda beschikt over voldoende parkeervoorzieningen en reguleert zelf het gebruik (zonering/tarifering). Voor alle geleverde parkeerproducten staat een zo goed mogelijke dienstverlening richting gebruikers centraal. De huidige handmatige uitgifte van (papieren) vergunningen, ontheffingen en het bieden van mogelijkheden van bezoekersparkeren is niet efficiënt en flexibel, biedt weinig gebruiksgemak en leidt tot hoge kosten. Controle vindt momenteel plaats door middels van optische waarneming hetgeen arbeidsintensief en niet efficiënt is en waardoor sprake is van een lager aantal naheffingen en afnemende betalingsbereidheid door parkeerders. Beleidsvorming en het voeren van regie zijn ook op het terrein van parkeren kerntaken van de gemeente. De uitvoering ervan dient zo efficiënt en effectief mogelijk te zijn waarbij uitbesteding en samenwerking met andere partijen tot de mogelijkheden behoren. Transparantie in bedrijfsvoering en zeggenschap voor alle bij het parkeerbeleid betrokken partijen. De parkeerbalans dient meerjarig budgetneutraal te zijn; alle kosten die aan het parkeren zijn toe te rekenen komen voor rekening van de gebruikers. 6

9 Gouda dient op zo kort mogelijke termijn over te gaan tot het bieden van mogelijkheden om parkeergelden te voldoen door middel van mobiele betaling. Ervaringen delen met (omliggende) gemeenten die in de afgelopen jaren digitaliseringstrajecten hebben doorlopen en mogelijkheden tot samenwerking zoeken. De eigen (gemeentelijke) mogelijkheden om een nieuwe parkeerorganisatie in te richten in beeld brengen met aandacht voor continuïteit en kwetsbaarheid. Bij het mogelijk op afstand plaatsen van parkeertaken spelen de volgens aspecten een rol: o voor- en nadelen op terrein van kwaliteit en kosten t.o.v. huidige situatie o effectiviteit en efficiëntie t.o.v. huidige (interne) organisatie o kwaliteit van partijen en diensten o financiële gevolgen op korte en lange termijn met inachtneming van frictie- en overheadkosten o in overeenkomsten vastleggen van afspraken en mate van sturing en controle Na afronding van het digitaliseren van de parkeerproducten kunnen in een vervolgfase de volgende onderdelen aan bod kunnen komen: o toezicht en handhavingstaken o exploitatie en beheer parkeergarage o verminderen betaalautomaten straatparkeren/onderhoud/beheer o beheer pollers / STB ( zakpalen / Selectieve Toegang Binnenstad) o afwikkeling naheffingsaanslagen Stand van zaken De afgelopen jaren is de parkeerbranche sterk in ontwikkeling. Enerzijds wenst de parkeerder steeds meer flexibiliteit en gebruiksgemak waar het gaat om parkeer- en betaalmogelijkheden. Anderzijds zijn beheersmatige, financiële en technologische aspecten van parkeerproducten- en diensten sterk in ontwikkeling. Gemeenten zoeken hierop aansluiting, in eigen beheer, door uitbesteding of in de vorm van publieke samenwerking. In 2013 is uit onderzoek naar mogelijke uitbesteding van het gemeentelijk parkeerbeheer in Gouda, gebleken dat verdergaande digitalisering van parkeerproducten en de kwaliteit van dienstverlening een belangrijke rol spelen bij het inrichten van de toekomstige parkeerorganisatie. De gemeente Gouda heeft circa parkeerplaatsen in eigendom, beheer en exploitatie. Van deze parkeerplaatsen bevindt zich 80% (4.000 plaatsen) op straat en de overige 20% (1.000 plaatsen) op een drietal parkeerterreinen en in de Stationsgarage. Twee commerciële partijen (Qpark en Goudse verzekeringen) bieden daarnaast nog circa 850 parkeerplaatsen in de binnenstad aan, te weten de parkeergarages Nieuwe Markt en Bolwerk. De gemeente Gouda voert al haar parkeertaken zelfstandig uit. In grote lijnen gaat het daarbij om het parkeerbeleid, planontwikkeling, exploitatie, beheer, vergunningverlening en handhaving van parkeerrechten. Het gaat hierbij om vrijwel alle wettelijke, regie- en uitvoerende taken. Alleen de 7

10 invordering van naheffingsaanslagen, de afwikkeling van bezwaarschriften, het onderhoud van parkeerapparatuur en het legen van parkeerautomaten is neergelegd bij externe partijen. Gelet op de veelheid, diversiteit en complexiteit van de parkeertaken staat Gouda als middelgrote gemeente voor het parkeerbeheer voor een opgave die steeds moeilijker uitvoerbaar en ook kwetsbaar is. In omvang vergelijkbare gemeenten hebben dit de afgelopen jaren ook ervaren en maatregelen genomen om de continuïteit te waarborgen, zowel beheersmatig als financieel. Daarnaast vragen parkeerders om een steeds klantvriendelijker product. Financiële en technologische ontwikkelingen maken dat mogelijk. Voor de uitvoering hiervan is een hierop toegeruste parkeerorganisatie een vereiste. Financiën Het uitgangspunt voor Gouda is een meerjarig financieel neutrale parkeerbalans. Opbrengsten bestaan uit parkeeropbrengsten op parkeerterreinen (29%), op straat (25%), vergunningen (27%) en naheffingen (parkeerboetes, 19%). Aan de kostenkant gaat het naast de kapitaallasten om kosten van onderhoud en personeel (beleid, services, handhaving en cameratoezicht). Ondanks de toename van het aantal parkeerplaatsen en hogere tarieven laten de parkeerinkomsten de laatste jaren een dalende trend zien tegenover stijgende (interne) kosten. Verdergaande digitalisering van parkeerproducten kan deze balans doen omslaan door het parkeerbeheer efficiënter in te richten gekoppeld aan een grotere gebruiksvriendelijkheid voor klanten waar het gaat om het betalen van parkeergelden en de uitgifte van vergunningen. Een hogere betalingsbereidheid leidt wel tot een lager aantal naheffingen (bekeuringen) en daaraan verbonden inkomsten. Technologie Technologische ontwikkelingen bieden mogelijkheden om de dienstverlening aan burgers en bezoekers te verbeteren. Waar het gaat om parkeren biedt digitalisering vele mogelijkheden om het gebruik en beheer efficiënter, flexibeler en daarmee klantvriendelijker in te richten. Voorbeelden hiervan zijn het zogenaamde mobiel betaald parkeren (betaling achteraf en per minuut via mobiele telefoon), het thuis via internet aanvragen/wijzigen van vergunningen en het invoeren van het kenteken bij een parkeerautomaat (waardoor geen parkeerticket meer achter de voorruit nodig is). Naast voordelen voor bewoners en bezoekers biedt digitalisering ook mogelijkheden voor het efficiënte en effectieve controle door het scannen van kentekens. Digitaliseringsproducten Gouda heeft zich in het coalitieakkoord ondermeer ten doel gesteld de aantrekkelijkheid van Gouda voor bewoners, ondernemers en toeristen te bevorderen. Meer aandacht voor parkeren maakt hier onderdeel van uit waarbij het streven is te komen tot een zoveel mogelijk gedigitaliseerde dienstverlening voor inwoners en ondernemers. Dit draagt bij aan een verbetering van klant- en gebruiksvriendelijk, snelheid, lastenverlichting en kostenreductie. Gelet op de parkeerproducten die de gemeente levert, zijn er verschillende mogelijkheden om over te gaan op digitalisering van onderdelen van uitvoering en beheer. 8

11 Digitale uitgifte van vergunningen, ontheffingen en bezoekersparkeren Momenteel kent de gemeente een zeer bewerkelijk proces waar het gaat om de uitgifte van parkeervergunningen. Na een aanvraag verstrekt de gemeente een papieren vergunning die achter de voorruit van de auto zichtbaar moet zijn. Eenzelfde procedure vindt plaats voor ontheffingen. Het aanvragen, wijzigen, verlengen, intrekken of beëindigen van parkeervergunningen kan voor zowel burgers/ondernemers als de gemeente aanzienlijk efficiënter en klantvriendelijker plaatsvinden door het proces te automatiseren en het aanvragen, wijzigen en beëindigen online mogelijk te maken. Ook is het mogelijk het bezoekersparkeren gebruiksvriendelijk in te richten via een digitaal systeem op basis van kentekenregistratie in plaats van de huidige verstrekking van papieren kraskaarten. Mobiel betaald parkeren Mobiel betaald parkeren is de toekomst waar het gaat om het betalen van parkeerrechten. In circa 150 gemeenten is het inmiddels mogelijk met de (mobiele) telefoon de kosten voor de parkeertijd voldoen. Via de grootste aanbieders van deze service (Yellowbrick, Parkmobile, SMSParking) betalen parkeerders achteraf en per minuut via een app, sms of bellen. Dit biedt grote voordelen voor parkeerders aangezien men niet teveel (vooraf) hoeft te betalen, niet naar de parkeerautomaat hoeft te lopen en de parkeertijd niet kan verlopen. Dit laatste blijkt ook grote voordelen te bieden voor ondernemers. Immers, de klant hoeft niet meer op de tijd te letten en besteed meer tijd (en geld) in de (binnen)stad. Mobiel betaald parkeren kan ook leiden tot vermindering van het aantal parkeerautomaten en het stapsgewijs invoeren van parkeerregulering in woongebieden waar sprake is van onwenselijke parkeerdruk. Invoering van mobiel betaald parkeren is in een aparte notitie verder uitgewerkt. Handhaving/controle Een digitale wijze van verstrekken van vergunningen en mobiel betaald parkeren vereist een andere wijze van handhaving van de parkeerrechten. Immers, er ligt na volledige digitalisering geen vergunning, ontheffing of parkeerbewijs meer achter de voorruit die geldig moet zijn en waar controle op plaatsvindt. Controles op de rechtmatigheid van parkeren zullen in de toekomst vrijwel uitsluitend nog plaatsvinden aan de hand van het kenteken van het geparkeerde voertuig door de parkeercontroleur met een handscanner of scanvoertuig. Na het scannen zal door het contactleggen met een database, waarin de parkeerrechten zijn opgeslagen, blijken of men al dan niet een naheffingsaanslag (parkeerboete) ontvangt. Op deze wijze verlopen de controles effectiever, sneller en efficiënter. Daarmee is ook de pakkans aanmerkelijk groter en zal de betalingsbereidheid toenemen. Overigens leidt een hogere betalingsbereidheid logischerwijs wel tot een verlaging van inkomsten uit naheffingsaanslagen. Bij het digitaliseren van parkeerproducten vindt nauwe afstemming plaats met de benodigde inzet van mensen en middelen, bijvoorbeeld waar het gaat om de voor de kentekenherkenning vereiste apparatuur en verbindingen met systemen en registraties. 9

12 Organisatiemodellen parkeerorganisatie In september 2013 is de gemeenteraad van Gouda geïnformeerd over het feit dat aan het merendeel van het vigerend beleid, zoals neergelegd in het parkeerbeleidsplan , inmiddels uitvoering is gegeven. In het kader van de actualisatie van het Mobiliteitsplan zal er ook aandacht zijn voor het parkeerbeleid in de komende jaren. Daarbij zal ook de aandacht uitgaan naar omvang en beheer van de gereguleerde (parkeer)gebieden, een efficiënte uitvoering van parkeertaken en de digitalisering van parkeerproducten. De al dan niet zelfstandige inrichting van de parkeerorganisatie speelt daarbij eveneens een belangrijke rol. Gelet op de ambities en mogelijkheden is het zetten van vervolgstappen op het gebied van digitaliseren en het daartoe inrichten van een parkeerorganisatie noodzakelijk. Stilstand betekent achteruitgang en heeft gevolgen voor zowel de interne organisatie als voor het functioneren en de ontwikkeling van (binnen)stad. Het streven om meer bezoekers aan te trekken betekent ook het faciliteren van goede parkeermogelijkheden. De concurrentie tussen (binnen)steden is groot en omliggende steden hebben de dienstverlening rond het parkeren inmiddels sterk verbeterd. Niet alleen door te concurreren op tarieven maar vooral door de gebruiks- en betaalmogelijkheden te verruimen en te verbeteren. Het online aanvragen en wijzigen van producten als vergunningen, ontheffingen en bezoekersparkeren biedt zowel de gemeentelijke organisatie als burgers en ondernemers veel voordelen. Daarnaast beschikken vrijwel alle gemeenten over mogelijkheden voor mobiel betaald parkeren. De organisatie van het parkeerbeheer moet deze ontwikkelingen kunnen faciliteren en zo mogelijk vereenvoudigen hetgeen kan leiden tot een betere dienstverlening en lagere uitvoeringskosten. Digitalisering van parkeerproducten leidt tot wijzigingen in de uitvoeringsorganisatie voor parkeren. Er zijn investeringen nodig en nieuwe technieken zullen de werkzaamheden van ondermeer de uitgifte van parkeerrechten en controles ingrijpend veranderen. Hiermee vormt digitalisering de aanjager om ook de financiële en beheersmatige aspecten van de parkeerorganisatie nader te bezien. Centrale vraag hierbij is op welke wijze de parkeerorganisatie vorm kan krijgen teneinde het proces tot verdergaande digitalisering effectief, efficiënt en voorspoedig vorm te geven en in te voeren. Er zijn een drietal organisatiemodellen op welke wijze de gemeente haar parkeertaken kan vormgeven: 1. Zelf (blijven) doen: gemeentelijke parkeerorganisatie in eigen Beheer 2. Uitbesteden 3. Gemeentelijke samenwerking ParkeerService 10

13 Omgevingsanalyse parkeerorganisaties In onderstaande matrix zijn de drie beschreven organisatiemodellen vergeleken op basis van maatgevende criteria. Uitgangspunt is dat de gemeente in ieder geval de wettelijke en regietaken uitvoert. De belasting en daarmee ook de personeelslasten van de gemeentelijke medewerkers hangen bij het op afstand zetten van taken sterk af van de mate waarin de dienstverleningsovereenkomst om aansturing vraagt alsmede van de wijze van organisatie en de kwaliteit van uitvoering. model Gemeentelijke Uitbesteden ParkeerService parkeerorganisatie criterium 1 efficiency beperkt, onvoldoende schaalgrootte (-) redelijk, voldoende schaalgrootte bij backoffice, mogelijk niet bij frontoffice, risico bij contractpartner goed, voldoende schaalgrootte, intrinsiek in coöperatiemodel opgenomen (++) (+) innovatie beperkt als gevolg van beperkte schaalgrootte (-) geringe prikkel tot innovatie (geen belang in lopend contract te investeren) (-) prikkel voor innovatie als gevolg van voldoende schaalgrootte en bestaansrecht, leden profiteren van elkaar (++) kwaliteit gelet op geringe ervaringen en deskundigheid moet deze groeien (-), risico: afnemende goed, ruime ervaring en deskundigheid, na aanbesteding tegen zo laag mogelijke kosten goed, kan bogen op ruime ervaring en deskundigheid, hoge kwaliteit in dienstverlening (++) formatie voldoen aan bestek, risico winst/kwaliteitverhouding (+) deskundigheid moet opgebouwd worden maar blijft gezien omvang beperkt (+/-) geborgd, in ruime mate aanwezig (+) geborgd, in ruime mate aanwezig en gedeeld tussen leden (++) kwetsbaarheid Aanwezig, beperkte schaalgrootte (0) beperkt, contractuele afspraken voor continuering taken, afhankelijkheid beperkt, voldoende continuïteit voor uitvoering van taken (+) (+/-) Juridisch afhankelijk van rechtsvorm en uitwerking (+/-) via aanbesteding, afspraken contractueel vastgelegd (+) geen mededinging vanwege vorm van inbesteding (+) Bestuurlijke betrokkenheid in enige mate (+/-), eigenaar beperkt (-) in enige mate (+/-), opdrachtgever, gedeeld flexibiliteit in enige mate aanwezig (-) beperkt, contract is star en leidt tot aannemersgedrag : scherp aanbesteden, daarna meerwerk vragen (-) Binnen overeenkomst aanwezig, bij uittreding is alsnog uitbesteding nodig, kan een barrière kunnen opwerpen (+) kosten oprichtings- en ontvlechtingskosten, bureaukosten en aanloopperiode Prestatiecontract, alles wat niet vooraf voorzien was, is na aanbesteding risico gemeente, beperkt, aansluitingskosten en bureaukosten. Vervolgens een contract (+) (ervaring opbouwen) (-) aanbestedingskosten (-) opbrengsten 2 kennis en ervaring met exploitatie in eigen huis op te bouwen (+) bonus/malusregeling met in te huren marktpartij is een mogelijkheid (+/-) kennis en ervaring exploitaties kan opbrengsten verhogen, aandachtspunt is de inbouw van prestatieprikkels (++) 1 mede o.b.v. PWC/gemeente Nieuwegein (1999) 11

14 Gemeentelijke parkeerorganisatie Tot op heden vinden vrijwel alle wettelijke, regie en uitvoeringstaken binnen Gouda vanuit de gemeentelijke organisatie plaats. Waar het gaat om de regie en uitwerking beleid (omvang parkeerareaal, vergunningsvoorwaarden, tarieven, reguleringstijden, zonering e.d.) is sprake van een grote (bestuurlijke) betrokkenheid vanuit de gemeente. Voor de uitvoering van parkeertaken is dit niet het geval maar tot op heden vinden alle parkeerproducten in eigen beheer plaats. Dit zijn de verstrekking van parkeerproducten, klantcontacten en controletaken. Een externe partij levert jaarlijks het hiertoe benodigde automatiseringssysteem. De huidige gemeentelijke parkeerorganisatie is nog niet toegerust op een overgang naar mobiel betaald parkeren en digitalisering van het proces rondom parkeervergunningen, parkeerontheffingen en bezoekersparkeren. De huidige (papieren) vergunninguitgifte vindt plaats op basis van een in 2011 aangeschaft systeem CityPermit (Sigmax). Dit systeem heeft vanaf de implementatie de afgelopen jaren tot extra benodigde personele inzet vanuit de gemeentelijke organisatie geleid. Daarnaast zijn de gemeentelijke schaalgrootte, deskundigheid en financiële middelen beperkt om een zo efficiënt en flexibel mogelijke eigen gemeentelijke parkeerorganisatie in stand te houden. De beperkte schaalgrootte, afnemende formatie en onvoldoende aanwezige deskundigheid zorgen voor kwetsbaarheid en kunnen leiden tot een langere doorlooptijd om de beoogde kwaliteit te bereiken. Ook is sprake van hogere kosten in vergelijking tot de andere modellen waarbij andere partijen zijn betrokken. De huidige kwaliteit van dienstverlening en parkeerbeheer staat onder druk, vraagt extra inzet en de mogelijkheden om nieuwe ontwikkelingen te implementeren zijn binnen de bestaande bezetting en financiële middelen beperkt. Het uitbreiden van het systeem ten behoeve van een digitaal vergunningensysteem met een webportal en koppeling met controleapparatuur vereist, naast systeemkosten, extra investeringen waar het gaat om personele inzet. Daarbij speelt dat voor de inkoop van het vergunningensysteem voor de leverancier de (financiële) prikkels voor innovatie en efficiency ontbreken. Initiatieven vanuit de gemeente tot verbetering en aanpassing leiden tot meerwerk bovenop het contractueel vastgelegde basispakket, zoals dat ook de afgelopen jaren het geval was. Uitbesteden Bij uitbesteding van parkeertaken geven één of meerdere externe (commerciële) partijen geheel of gedeeltelijk vorm aan uitvoerende (parkeer)taken. In Gouda is daar sprake van waar het gaat om het innen van naheffingsaanslagen (BSGR), de afwikkeling van de bezwaarschriften daarop, onderhoud van parkeerapparatuur en het legen van de parkeerautomaten. De gemeente treedt op als aanbestedende partij waarbij zij afspraken en prestaties vastlegt in contracten en dienstverleningsovereenkomsten. Momenteel zijn er voor de parkeertaken ook overeenkomsten met TMC, Brinks, Sigmax, Redora en WPS waar het gaat om het verlenen van parkeerrechten, beheer en handhaving. Bij uitbesteding van taken voor het digitaliseren van vergunningen, ontheffingen en bezoekersparkeren aan een (commerciële) externe partij is een aanbestedingstraject noodzakelijk. Afspraken zullen contractueel in een meerjarig prestatiecontract en dienstverleningsovereenkomst 12

15 worden vastgelegd. Hierbij is er een kans op een financieel scherpe aanbesteding maar een risico op meerwerk en een lage innovatiedrang. Mogelijke efficiëntiewinsten en financiële voordelen gaan naar de opdrachtnemer (marktpartij). Wel is sprake van opgebouwde kennis en expertise. Na het afsluiten van het contract zijn er geen prikkels meer om te werken aan verbeteringen van bijvoorbeeld klantvriendelijkheid, innovatie en verduurzaming van de bedrijfsvoering. Uit kostenoogpunt zal, binnen de marges van het bestek, van een minimaal kwaliteitsniveau sprake kunnen zijn. Tenslotte vraagt uitbesteding de nodige kennis van de gemeente als aanbestedende organisatie waarvoor extra capaciteit benodigd is. Gemeentelijke samenwerking ParkeerService In dit model vindt voor de uitvoerende taken aansluiting plaats bij een bestaande, publieke organisatie die zich specifiek richt op parkeren. Toetreding kan plaatsvinden als aandeelhouder (bij een BV of NV), deelnemer (bij een gemeenschappelijke regeling) of lid van een coöperatie. Binnen een coöperatie is de intergemeentelijke samenwerking gericht op de uitvoering van parkeertaken het best geborgd. Leden versterken elkaar, behalen (schaal)voordelen en bewaken een zo hoog mogelijke prijs/kwaliteitsniveau. Het betreft een vorm van uitbesteding waarbij feitelijk sprake is van een inbesteding : Hoewel een derde partij werkzaamheden uitvoert kan deze gezien worden als een afdeling binnen de gemeente. Het model van de Omgevingsdienst Midden-Holland lijkt hierop maar dat betreft een gemeenschappelijke regeling in plaats van een coöperatie. Coöperatie ParkeerService is een dienstverlener van en voor gemeenten die gespecialiseerd is in alle aspecten van parkeren en gericht op het bieden van de hoogste kwaliteit van dienstverlening tegen zo laag mogelijke kosten. ParkeerService combineert de voordelen van zowel de uitvoering door de gemeentelijke (parkeer)organisatie als uitbesteden. Het lidmaatschap is alleen voorbehouden aan gemeenten. De leden (inmiddels 15) besluiten gezamenlijk over toetreding van nieuwe gemeenten die zich aan willen sluiten. Tot deze leden behoren ook Alphen aan den Rijn en Woerden, gemeenten waarmee door Gouda recent een convenant heeft gesloten met als doel de regionale samenwerking te versterken. Samenwerking met meerdere gemeenten in een coöperatie als ParkeerService betekent, ten opzichte van de huidige situatie, een overstap naar een bestaande uitvoeringsorganisatie. Schaalgrootte, kennis en opgedane expertise in het samenwerkingsverband dragen bij aan een zo laag mogelijke kostprijs tegenover een kwalitatief zo goed mogelijk product. In gezamenlijkheid vindt inkoop van producten, onderhoud en inrichting van de backoffice (klantinformatie) plaats. De aangesloten leden streven gezamenlijk naar optimalisatie van het parkeerbeheer en maximalisatie van opbrengsten. Op grond van schaalgrootte en deskundigheid zijn verbetering van dienstverlening, innovatie en vernieuwing in dit model het best geborgd. Gemeenten streven continu naar verbetering waarmee een natuurlijke prikkel ontstaat tot verbetering en innovatie. Tenslotte is sprake van volledige (bestuurlijke) zeggenschap en invloed door de leden. Regietaken blijven bij de gemeente waardoor een duidelijke knip ontstaat in ontwikkeling, beleid en uitvoering. Met behoud van maximale invloed op af te nemen producten is er sprake van voldoende zeggenschap voor de individuele leden. 13

16 In formele zin is ParkeerService een coöperatieve vereniging U.A. (Uitgesloten Aansprakelijkheid). Deze rechtsvorm biedt u de gemeente een optimale mix tussen flexibiliteit en zekerheid, inkoopkracht, kennisbundeling, schaalvoordelen en er is samenwerking mogelijk zonder aan te besteden. Er wordt in gezamenlijkheid beslist over het beleid van de coöperatie en de uitvoering van parkeertaken maar er is geen sprake van financiële aansprakelijkheid voor het resultaat van de coöperatie. Financiële consequenties digitalisering Het digitaliseren van de parkeerproducten zoals vergunningen, ontheffingen en bezoekersparkeren, heeft niet alleen organisatorische gevolgen maar ook financiële. In dit hoofdstuk zijn beide toegelicht waarbij onderscheid is gemaakt naar een tweetal scenario s: Gemeentelijke parkeerorganisatie Gemeentelijke samenwerking ParkeerService Omdat de keuze voor de wijze van digitalisering van parkeerproducten niet afhankelijk is van de handhaving van parkeerrechten is de (personele) inzet vanuit Stadstoezicht in dit hoofdstuk buiten beschouwing gelaten. Huidige parkeerorganisatie Voordat een toekomstbeeld kan worden geschetst voor wat betreft de (extra) benodigde personele en financiële inzet is het van belang inzicht te bieden in de omvang van de huidige organisatie van het parkeren binnen Gouda. Deze organisatie betreft in hoofdlijnen de uitgifte van vergunningen, ontheffingen en het bezoekersparkeren. Vanuit verschillende afdelingen zijn hier 4,2 formatieplaatsen (fte) aan verbonden (equivalent jaarkosten: 483k). Naast deze personele kosten bedragen de kosten van het parkeervergunningensysteem jaarlijks 35k. Het beschikbare jaarbudget voor het vergunningensysteem bedraagt 27k. Daarnaast is in de periode rond 60k aan investeringskosten ten laste van MIVOP-kredieten geboekt. Digitalisering door gemeentelijke parkeerorganisatie Bij de overstap naar het digitaliseren van parkeerproducten door de gemeentelijke parkeerorganisatie zijn (extra) inzet en middelen nodig voor de implementatie en uitvoering. Er zijn hiertoe vier mogelijke opties: - behouden vergunningensysteem (Sigmax) en handhavingsapplicatie (Redora) - Sigmax vervangen - Redora vervangen - beide vervangen Daarnaast zijn er overeenkomsten met de BSGR, Brinks, TMC en WPS. De afspraken met deze partijen wijzigen niet als gevolg van het digitaliseringstraject en de wijze van organisatie hiervan. Wel kunnen zich in de toekomst, als gevolg van toenemende digitaliseringsmogelijkheden (evenals bij mobiel betaald parkeren), efficiency mogelijkheden voordoen. Deze vallen vooralsnog buiten de scope van deze notitie. 14

17 In onderstaande tabel is behoud en uitbreiding van de huidige applicaties van Sigmax en Redora het uitgangspunt geweest. Voor een gedetailleerd inzicht in de mogelijkheden en consequenties hiervan is vooraf nader onderzoek en marktverkenning noodzakelijk. Kostenverzicht gemeentelijke parkeerorganisatie investering kosten uitbreiding Sigmax personele inzet Gouda, budget benodigd i.v.m. aanvulling op reguliere taken 1,5 fte inzet extern t.b.v. implementatie / communicatie totale investeringslasten 75k 175k 148k 398k exploitatie automatiseringskosten en koppeling Sigmax automatiseringskosten en koppeling Redora personele inzet Gouda: 2 fte meer dan de huidige P-inzet. Hiervoor is additioneel P-budget benodigd totale jaarlasten exploitatie 50k 15k 230k 295k Het huidige systeem CityPermit van Sigmax dient te worden aangepast zodat het kan worden uitgebreid met een webportal en gekoppeld wordt aan het handhavingssysteem. Deze implementatie en afstemming is het eerste jaar arbeidsintensief en vraagt een investering van 398k, waarvan 1,5 fte aan benodigde personele inzet vanuit Gouda. Het in eigen beheer (blijven) leveren van parkeerproducten en het digitaliseren van deze taken en producten vergt een aanvullende inzet van 2 fte. Vertaald naar benodigd P-budget is dit een bedrag van 230k. Samengevat betekent dit bij digitalisering door de gemeentelijke parkeerorganisatie: Investering ( 398k): 148k inzet extern t.b.v. implementatie / communicatie 75k aanpassing huidig vergunningensysteem CityPermit 1,5 fte inzet Gouda (equivalent jaarkosten: 175k) Exploitatie ( 295k): 65k vergunningensysteem (Sigmax, incl. webportal en koppeling met Redora) 2,0 fte inzet (aanvullende Personeelsbehoefte, equivalent jaarkosten 230k) 15

18 Digitalisering door gemeentelijke samenwerking ParkeerService Wanneer de parkeerproducten in de toekomst grotendeels vanuit de gemeentelijke samenwerking door ParkeerService worden geleverd is sprake van de onderstaande investeringen, exploitatiekosten en personele consequenties. Kostenoverzicht bij overgang naar ParkeerService investering implementatiekosten 3 overgangskosten Sigmax-ParkeerService Implementatiekosten overig / marketing / communicatie personele inzet Gouda/extern: additionele kosten voor 1,0 fte totale investeringslasten 107k 15k 17k 115k 254k exploitatie uitgeven vergunningen e-loket aanvragen, verlengen, wijzigen en invorderen van vergunningen digitale bezoekersregeling verlenen, verlengen of invorderen ontheffingen / gehandicaptenvergunningen klantinformatie website verzorgen van periodieke managementrapportages personele inzet Gouda: realisatie binnen bestaande bezetting totale jaarlasten exploitatie 25k 13k 13k 23k 36k 7k 8k 125k Bij een overgang naar het vergunningensysteem van ParkeerService zal het contract met de huidige leverancier (Sigmax) worden opgezegd. Naast de vergunningen komen ook alle RVV-ontheffingen in de applicatie van ParkeerService. In die gevallen wanneer ParkeerService specifieke ontheffingen niet in behandeling kan nemen zonder tussenkomst van de gemeente zal de gemeente vanuit de backoffice online gebruik maken van de applicatie van ParkeerService. In totaal is met een overgang naar ParkeerService een investeringsbedrag gemoeid ter hoogte van 254k, waarvan 1,0 fte aan benodigde personele inzet vanuit Gouda of derden. Met de jaarlijkse exploitatie is een bedrag van 125k gemoeid, De personele inzet kan binnen de huidige bezetting opgevangen worden. 3 De post Implementatiekosten is een indicatie van de maximaal benodigde investering in de periode voor het digitale parkeervergunningsysteem, digitale bezoekersregeling, e-loket en de benodigde koppelingen met RDW, Redora, BRP, DigiD en E-herkenning. De jaarlijkse hosting en onderhoudskosten zitten verwerkt in de productprijzen. 16

19 Samengevat betekent dit bij digitalisering door ParkeerService: Investering ( 254k): 139k kosten vergunningensysteem ParkeerService inclusief uren 1,0 fte inzet Gouda (equivalent jaarkosten: 115k) Exploitatie ( 125k): 125k inzet ParkeerService (inclusief vergunningensysteem en uren) 2,6 fte inzet Gouda (binnen bestaande bezetting in te vullen) Samenvatting Voor de uitvoering van het digitaliseringtraject is een investering benodigd van 398k dan wel 254k bij uitvoering door de gemeentelijke parkeerorganisatie respectievelijk ParkeerService. Gelet op de exploitatie is bij uitvoering door de gemeentelijke parkeerorganisatie een uitbreiding van 2 fte formatieplaats benodigd (equivalent: 230k) en een aanvullend budget van 65k voor het automatiseringssysteem. Bij uitvoering door ParkeerService nemen de exploitatielasten voor het vergunningensysteem, rekening houdend met het huidige budget voor het vergunningensysteem, toe met 125k. Kostendekking Zoals blijkt uit de beschreven scenario s en de kostenoverzichten, is het op basis van de lopende exploitatie niet mogelijk het digitaliseringsproces vorm te geven, uit te voeren en te implementeren. Onderzocht is welke mogelijkheden er zijn om de extra kosten, die het digitaliseringstraject met zich meebrengt, te dekken. Ter dekking van een deel van de investeringsuitgaven zal het RBA-krediet Uitvoering parkeerbeleid ( 85k) en vanaf 2016 het I&A-Meerjaren Innovatie Vervangings en Onderhoudsplan (MIVOP) worden aangewend bij uitvoering door ParkeerService ( 169k meerjarig te verdelen). Vanuit de afdeling I&A is aangegeven dat deze bijdrage voor resterende investerings- en implementatiekosten voor het digitaliseringstraject vanuit de MIVOP-jaarschijven beschikbaar is. Bij gemeentelijke uitvoering is een volledige dekking vanuit het MIVOP niet haalbaar gelet de hoogte van het bedrag ( 313k) in relatie tot het omvang van de MIVOP-jaarschijven. Voor de dekking van de toenemende exploitatielasten is het huidige jaarbudget voor het vergunningensysteem ter hoogte van 27k beschikbaar. Aanvullend hierop wordt voorgesteld hiertoe het exploitatievoordeel als gevolg van de aanpassing rond de regulering van parkeerterreinen ter hoogte van maximaal 125k aan te wenden (zie bijlage 3 Regulering parkeerterreinen ). 17

20 Fasering vanaf start project week 1 bespreking notities afdelingshoofden week 3 directie week 4 conceptcollegevoorstel bespreken in PO week 8 - (concept)besluit college week 11 - presentatie Coöperatie ParkeerService tijdens voorbereidende raadsbijeenkomst week 15 - wensen en bedenkingen Coöperatie ParkeerService raad cf. art. 160 gemeentewet week 17 - collegebesluit onder voorbehoud goedkeuring aanvraag provincie week 25 - afsluiting dvo en lidmaatschap ParkeerService, overgang contractpartners week 31 - start nieuwe uitvoeringsorganisatie week 34 - uitgifte digitale vergunningen week 38 - uitgifte digitale ontheffingen week 41 - uitgifte abonnementen parkeren en bezoekersparkeren week testfase week 48 - volledige infrastructuur, beheer en klantondersteuning draaiend 18