Communicatieplan AZC gemeente Geldermalsen

Transcriptie

1 Communicatieplan AZC gemeente Geldermalsen

2 2

3 Communicatieplan AZC gemeente Geldermalsen Inhoudsopgave 1. Doel van het communicatieplan 4 2. Inleiding 4 3. Huidige situatie 4 4. Organisatorische achtergrond 4 5. Financiën 4 6. Planning 5 7. Kansen en bedreigingen in de communicatie 5 8. Rolverdeling 5 9. Communicatiedoelgroepen Doelgroepenanalyse - extern Strategie Communicatiekalender Bijlage: overzicht mediacontacten 14 3

4 1. Doel van het communicatieplan Het vormgeven van communicatieve afspraken tussen gemeente en COA om een transparante en tijdige informatievoorziening te realiseren van en naar de diverse doelgroepen. Dit ten gunste van een positief draagvlak voor de realisatie en acceptatie van een asielzoekerscentrum in de gemeente. 2. Inleiding Het college van B&W van de gemeente Geldermalsen heeft een positieve grondhouding aangenomen ten aanzien van het verzoek van het Centraal Orgaan Asielzoekers om medewerking te verlenen aan de vestiging van een asielzoekerscentrum (AZC) met een capaciteit van bedden voor de duur van tien jaar. Het college ziet Hondsgemet-Noord, het nog niet ontwikkelde deel van het bedrijventerrein langs de A15, hiervoor als meest geschikte locatie. Hiermee wil het college een actieve bijdrage leveren aan de uitvoering op lokaal niveau van het Bestuursakkoord Verhoogde Asielinstroom zoals dat op 27 november 2015 door het Kabinet en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten is overeengekomen. 3. Huidige situatie Gemeente Geldermalsen werkt mee aan de uitvoering van de regeling Gemeentelijk Zelfzorg Arrangement (GZZA) gericht op het versneld laten uitstromen van statushouders uit een Asielzoekerscentrum, die in afwachting zijn van definitieve huisvesting in een gemeente. Het verblijf is tijdelijk, maximaal zes maanden, tot moment dat er definitieve huisvesting voor de vergunninghouder is gevonden. Binnen de gemeente Geldermalsen gaat het op dit moment om tijdelijke huisvesting voor in totaal 26 personen. Dit aantal maakt onderdeel uit van de reguliere huisvestingsopgave voor vluchtelingen die de gemeente jaarlijks wettelijk krijgt opgelegd. het 4. Organisatorische achtergrond De projectorganisatie voor de realisatie van de opvanglocatie bestaat uit een projectgroep met deelnemers van de gemeente Geldermalsen en het COA. Gezien het belang van communicatie in dit project nemen ook de beide communicatieadviseurs van de gemeente en de communicatieadviseur van het COA zitting in de projectgroep. De projectgroep stemt alle werkzaamheden ten behoeve van het project op elkaar af en vanuit de projectgroep wordt ook de communicatie aangestuurd. Het project kent vijf fasen:» Initiatieffase: voorbereiden formeel verzoek» Definitiefase: besluitvorming formeel verzoek» Ontwerp- en voorbereidingsfase: uitwerken plan» Realisatiefase: bouwen, inrichten, opleveren, openen» Beheerfase: monitoring 5. Financiën Over de kosten die voortvloeien uit de activiteiten zoals in die communicatieplan beschreven, worden nadere afspraken gemaakt. 4

5 6. Planning Gaandeweg de komende maanden kunnen data wijzigen als gevolg van de actualiteit die nu nog niet is te voorzien. Ook kunnen communicatieactiviteiten worden toegevoegd, verwijderd of gewijzigd als daar behoefte aan is of de situatie daarom vraagt. 7. Kansen en bedreigingen in de communicatie Een goede verbinding draagt bij aan het draagvlak voor een opvanglocatie en de vluchtelingen enerzijds en aan het succes van het project anderzijds. Zorgvuldigheid en tijdigheid in de communicatie zijn essentiële onderwerpen. Er zullen zowel positieve als negatieve geluiden over de komst van de opvanglocatie komen. Het is belangrijk zowel positief ingestelde inwoners als criticasters mee te nemen in het proces van communicatie. Kansen:» Bevordering van het vertrouwen van criticasters» Goede communicatie leidt tot groeiend vertrouwen en draagvlak bij inwoners/omwonenden met betrekking tot de komst van de nieuwe tijdelijke buurwdorpsbewoners» Door gezamenlijk op te trekken en met één mond te spreken wordt de kernboodschap versterkt Bedreigingen» Slechte communicatie leidt tot afnemend vertrouwen en draagvlak» Slechte communicatie belemmert ontstaan van vertrouwen en draagvlak bij inwoners/omwonenden met betrekking tot de komst van de nieuwe tijdelijke buurwdorpsbewoners» Geen afstemming en goed overleg met directe woonomgeving van de beoogde locatie en eigenaren van aangrenzende percelen belemmert bij hen vertrouwen en draagvlak en leidt tot planvertraging 8. Rolverdeling De samenwerking tussen de gemeente en het COA bestaat uit korte lijnen en de communicatie is open en transparant. Dit moet ook gelden voor communicatie naar de omgeving toe. Hierbij trekken gemeente en het COA gezamenlijk op. Alle in- en externe communicatie wordt vooraf afgestemd en beide partijen spreken met één mond. Wel hebben beide partijen ieder hun eigen verantwoordelijkheid met betrekking tot de inhoud van de communicatie. Afstemming, terugkoppeling en informatievoorzieningen vindt plaats door de communicatieadviseurs van beide partijen en/of in de projectgroep. Voor de communicatie met nietgemeenschappeljke doelgroepen en voor de eigen interne organisatie, is de betreffende organisatie zelf verantwoordelijk. De uitvoering van de communicatie berust bij:» Contactpersoon COA: Jeanette Scholten, communicatieadviseur» Contactpersoon gemeente Geldermalsen: Co van Leeuwen en/of Inge Schopenhouer, communicatieadviseurs COA» Het informeren van de gemeente, omwonenden, aangrenzende perceeleigenaren en inwoners over de komst en inhoudelijke gang van zaken in het centrum, waarbij elk van de te onderscheiden een eigen informatiebehoefte heeft doelgroepen» Informatie aanleveren/voorlichting verstrekken i.s.m. gemeente Geldermalsen richting inwoners» Bij nieuwsfeiten i.s.m. de gemeente informeren van omwonenden en media 5

6 Gemeente Geldermalsen» Het informeren van de gemeenteraad en interne organisatie over het project» Het betrekken van omwonenden bij procedures op het gebied van ruimtelijke ordening en het zich door hen laten informeren over en betrekken bij vraagstukken op het gebied van openbare orde en veiligheid» Het i.s.m. het COA via informatieverstrekking verantwoording afleggen aan de inwoners van Geldermalsen over de komst en aanwezigheid, doel en duur van de opvanglocatie en ontwikkelingen die zich daaromtrent voordoen 9. Communicatiedoelgroepen Intern COA 1. Medewerkers locatie 2. Medewerkers COA alemeen 3. Bestuur 4. Raad van Toezicht Intern gemeente Geldermalsen 5. Gemeenteraad 6. Ambtelijke organisatie Extern 7. Directe omgeving van de beoogde locatie: a. Particulieren die met hun woning en perceel aan de beoogde locatie grenzen b. Eigenaren van percelen die aan de beoogde locatie grenzen c. Bedrijven die met hun bedrijf aan de beoogde locatie grenzen 8. Bredere omgeving van de beoogde locatie: a. Kern Geldermalsen b. Wijk De Plantage 9. Belangengroeperingen: a. Dorpsraad Meteren b. Parkmanagement Hondsgemet c. Bedrijvenkring Geldermalsen 10. Ontwikkelaars bedrijventerrein Hondsgemet 11. Ondernemersvereniging Geldermalsen 12. Organisaties/instellingen in de omgeving a. Kerkgenootschappen b. Etc. 13. Onderwijsinstellingen 14. Sportverenigingen 15. Culturele organisaties 16. Lokale vrijwilligersorganisaties 17. Samenwerkings- en ketenpartners a. Vreemdelingenpolitie b. Vluchtelingenwerk c. Dienst Terugkeer S Vertrek d. Immigratie- en Naturalisatiedienst e. Internationale Organisatie voor Migratie 6

7 f. Gezondheidscentrum Asielzoekers g. Beveiligingsdienst Trigion 18. Politie 19. GGD 20. Busmaatschappij Arriva 21. Buurtbus 22. Overige geïnteresseerden (incl. alle inwoners gemeente Geldermalsen) 23. Media 10. Doelgroepenanalyse - extern Actoren Factoren Kansen à bedreigingen Impact Directe» Beeldvorming asielzoekers Kans:» Angst voor omgeving (huisvesting)» Acceptatie waardedaling» Vertrouwen in gemeente en COA aanwezigheid AZC huis/pand/per- (reële verwachtingen)» Duidelijkheid over ceel o Zicht op locatie toekomst (10 jaar)» Verandering leefo Overlast, veiligheid. bedrijventerrein en/of Leefbaarheid werkomgeving o Inspraak op procedure» Negatief beïnvloeden» Aantasting imago o Negatieve berichtgeving proces woon- en/of rond opvanglocaties/aantallen elders in het land o Communicatie wordt als te laat en/of gebrekkig ervaren werkomgeving Bredere» Beeldvorming asielzoekers Kans:» Angst voor omgeving (huisvesting)» Acceptatie overlast» Vertrouwen in gemeente en COA aanwezigheid AZC» Aantasting imago (reële verwachtingen)» Nemen woonomgeving o Zicht op locatie maatschappelijke» Angst voor o Overlast, veiligheid. verantwoordelijkheid waardedaling Leefbaarheid (helpen medemens) huis/pand/pero Inspraak op procedure ceel o Negatieve berichtgeving» Negatief beïnvloeden» Gevoelens van rond proces sociale opvanglocaties/aantalle n elders in het land o Communicatie wordt als te laat en/of gebrekkig ervaren onveiligheid 7

8 Belangen-» Beeldvorming asielzoekers Kans:» Zorgen bij groeperingen (huisvesting)» Meenemen in proces achterban» Vertrouwen in gemeente en COA en benutten als» Druk van (reële verwachtingen) schakel/ambassadeur achterban o Zicht op locatie» Zien van voordelen o Overlast, veiligheid. voor omgeving Leefbaarheid (voorzieningen) o Negatieve berichtgeving rond» Zorgen over opvanglocaties/aantallen elders in het land o Communicatie wordt als te laat en/of gebrekkig ervaren leefbaarheid Ontwikkelaars» Uitstraling aanwezigheid AZC op Kans:» Angst voor Bedrijventer- reeds bestaande en nog te» Duidelijkheid over waardedaling rein Hondsge- ontwikkelen bedrijfsvoering toekomst (10 jaar) bedrijfspanden met binnen Hondsgemet-Zuid bedrijventerrein» Vermindering aantrekkelijkheid» Negatief beïnvloeden te verkopen proces kavels» Aantasting imago bedrijventerrein Ondernemers-» Beeldvorming asielzoekers Kans:» AZC kan extra Vereniging (huisvesting)» Extra klandizie/omzet inkomsten Geldermalsen» Vertrouwen in gemeente en COA» Leveren aan AZC genereren (reële verwachtingen)» Maatregelen o Overlast, veiligheid.» Aansluiten bij begeleiding Leefbaarheid negatieve gevoelens asielzoekers o Bedrijfsvoering bevolking» Negatieve berichtgeving rond opvanglocaties/aantallen in het land elders 8

9 Organisaties/» Beeldvorming asielzoekers Kans:» Uitbreiding Instellingen in (huisvesting)» Ambassadeurs/ doelgroep de omgeving» Rol en betrokkenheid richting sleutelfiguren scharen omgeving zich achter komst AZC» Maatschappelijke» Meegaan met verantwoordelijkheid negatieve gevoelens Onderwjs-» Leerplicht kinderen asielzoekers Kans:» Extra leerlingen instellingen» School op terrein of onderwijs» Extra leerlingen met extra zorg AZC-kinderen op bestaande» Aanpassen scholen» Capaciteitsproblemen lesprogramma» Relatie met gemeente» Acceptatie doelgroep (onderwijs) binnen scholen Sportvereni» Maatschappelijke Kans:» Begeleiding gingen verantwoordelijkheid» Groei aantal leden vanwege taalbarrière» Tijdelijkheid lidmaatschap Culturele» Maatschappelijke Kans:» Begeleiding organisaties verantwoordelijkheid» Groei aantal leden c.q. vanwege deelnemers aan taalbarrière activiteiten» Tijdelijkheid Lokale vrijwil-» Mogelijkheden tot betrokkenheid Kans:» Grotere ligersorganisa- bij AZC» Betrokkenheid hulpvraag ties» Scharnierfunctie bij sociale integratie» Indirect: bijdrage aan positieve beeldvorming» Onvoldoende vrij willigers Samenwerkings-» Begeleiding asielzoekers en ketenpartners Politie/GGD» Extra inzet (beeldvorming) Kans:» Positieve ervaringen rond andere locaties» Capaciteitsprobleem 9

10 Arriva/buurtbus» Toename gebruik» Route langs/nabij opvanglocatie Kans:» Veiligheidsgevoel overige passagiers Overige geïn» Beeldvorming asielzoekers Kans: teresseerden (huisvesting)» Acceptatie» Vertrouwen in gemeente en COA» Ambassadeursfunctie» Duidelijkheid over locatie» Berichtgeving rond. NIMBY opvanglocaties en aantallen» Discussie over elders in het land (omvang) locatie Media» Imago (asielopvang) locaties Kans:» Beeldvorming noodzaak opvang» Media pakken verhaal» Feiten en cijfers positief op» Betrouwbaarheid: media zal kritisch volgen op partijen doen» Platform voor wat ze zeggen tegenstanders» Instructie (vrijwillige) chauffeurs» Noodzaak tot monitoring en waar en wanneer nodig actie 11. Strategie Openheid en duidelijkheid zijn de belangrijkste kernwoorden in dit communicatieplan. De communicatie rond het project is vanaf de start open, eerlijk en transparant: de partijen zijn volstrekt helder over wat doelgroepen kunnen verwachten en zijn realistisch. Dit betekent dat uitsluitend zaken worden benoemd die de partijen waar kunnen maken. Er worden geen valse verwachtingen gewekt. Ook niet als het gaat om wat de gemeente doet met reacties uit de omgeving. Bestuurlijk draagvlak is het uitgangspunt; de gemeenteraad onderschrijft de mening van het college dat aan de komst van een AZC medewerking moet worden verleend. De gemeente en het COA betrekken de directe omgeving bij de ontwikkeling van de plannen. Openheid en duidelijkheid worden te allen tijde gegeven. Als het COA en/of gemeente die duidelijkheid zelf nog niet kunnen geven omdat bepaalde informatie nog niet beschikbaar is, wordt dat gemeld. De communicatie is op tijd en regelmatig. Uitgangspunt is, dat in dit proces liever te veel en te vaak dan te weinig wordt gecommuniceerd. De communicatie is afgestemd op de verschillende doelgroepen, waarbij altijd eerst direct betrokkenen worden geïnformeerd en daarna pas de media. Alle communicatie wordt afgestemd tussen de gemeente en het COA. Beide partijen spreken met één mond en zijn gezamenlijk afzender. Initiatiefase In de initiatieffase is/wordt niet actief gecommuniceerd. In deze fase wordt het formele verzoek van het COA aan de gemeente Geldermalsen voorbereid. In dit verzoek vraagt het COA de gemeente om medewerking aan het vestigingen van een AZC op Hondsgemet-Noord. Kernboodschap: 10

11 Het risico bestaat dat de gemeente of het COA vragen krijgt nog voordat het COA het verzoek heeft gedaan, er een collegebesluit is genomen en de vraag van het COA in openbaarheid aan de gemeenteraad is voorgelegd. Op dat moment luidt de kernboodschap: 'Vanuit Rijks- en provinciale overheid worden gemeenten op dit moment actief gestimuleerd op lokaal niveau naar oplossingen te zoeken die een bijdrage kunnen leveren aan het oplossen van de problematiek rond de nog steeds groeiende instroom van asielzoekers in ons land. Geldermalsen onderkent hierin een eigen verantwoordelijkheid en is daarom met het COA in gesprek om binnen de gemeente Geldermalsen de mogelijkheden af te tasten.' Definitiefase De externe communicatie start nadat het college van B & W een principebesluit heeft genomen en de vraag van het COA in openbaarheid voor het verkrijgen van een breed bestuurlijk draagvlak aan de gemeenteraad heeft voorgelegd. De communicatiedoelstelling in deze fase is de volgende:» Informatievoorziening: o Directe woon-a/verkomgeving is actief geïnformeerd over het verzoek van het COA aan de gemeente en het te doorlopen proces o Via de reguliere communicatiekanalen zijn de overige doelgroepen geïnformeerd o Doelgroepen kennen de feiten rond de komst van het AZ (aantallen/duur/maatregelen)» Schadebeperking: o Doelgroepen weten waar zij terecht kunnen voor meer informatie en op welke manier zij in de komende periode betrokken worden o Doelgroepen weten welke ruimte er nog is en welke zaken al vast staan o Doelgroep kennen de besluitvormingsmomenten» Betekenisgeving: o Doelgroepen weten dat de gemeente en het COA waarde hechten aan draagvlak in de omgeving o Doelgroepen maken gebruik van de mogelijkheden zich nader te informeren indien zij dat wensen o Doelgroepen zien de noodzaak tot het realiseren van het AZC In deze fase is de boodschap de volgende: 'Het COA heeft de gemeente Geldermalsen gevraagd mee te werken aan het realiseren van een azielzoekers centrum (AZC) op het bedrijventerrein Hondsgemet-Noord te Geldermalsen. Dit centrum moet voor een periode van 10jaar voorzien in de tijdelijke opvang van personen. Het college van burgemeester en wethouders wil graag actief bijdragen aan een oplossing voor de opvang van asielzoekers en stelt de gemeenteraad voor de gevraagde medewerking te verlenen. Informatievoorziening richting en communicatie met uiteenlopende doelgroepen (waaronder de directe woon- en werkomgeving) wordt actief vorm gegeven.' In deze fase worden de volgende extern gerichte communicatiemiddelen ingezet:» Persoonlijk gesprek: direct omwonenden en eigenaren van aangrenzende percelen worden in een persoonlijk gesprek door gemeente en COA geïnformeerd. Schriftelijke uitnodiging 11

12 » Persgesprek: tijdens een gezamenlijk persgesprek lichten de gemeente en het COZ het plan en het te doorlopen proces toe» Persbericht: samenvatting van de inhoud van het persgesprek, toe te zenden aan lokale en regionale pers. Hierin ook aankondiging van de openbare raadsvergadering» Website: op wordt een onderdeel ingericht met alle informatie, inclusief schetsen/tekeningen en veelgestelde vragen en antwoorden.» Facebookpagina gemeente Geldermalsen: korte berichtgeving en verwijzing naar website» Mailbox: via het adres kunnen vragen gesteld worden» Direct voorafgaande aan openbaar raadsdebat (af te spreken met de gemeenteraad) gelegenheid tot (kort) inspreken» Wanneer mogelijk, rechtstreekse uitzending raadsdebat via Stichting Regio Omroep Betuwe Na de openbare gemeenteraad:» Informatiemarkt met stands waarbij vanuit verschillende invalshoeken en door verschillende partijen toelichting wordt gegeven op allerlei aspecten rond de komst van en de ervaringen met een AZC» Desgewenst het organiseren van bezoek aan bestaand AZC» Samenstelling informatieve brochure en/of bredere aandacht voor dit onderwerp in het gemeentelijke magazine 11 -Centraal Realisatie- en beheerfase De communicatie in deze fase wordt nader uitgewerkt aan de hand van het verloop van de communicatie in voorgaande fasen. Onder andere de omgevingscommunicatie met betrekking tot de bouwwerkzaamheden zal hierin een belangrijke rol spelen. 12. Communicatiekalender In de communicatiekalender is aangegeven welke activiteiten op welk moment plaatsvinden en wat de globale inhoud is. De kalender wordt nader ingevuld of gewijzigd als gevolg van de actualiteit, die nu nog niet is te voorzien. Ook kunnen communicatieactiviteiten worden toegevoegd, verwijderd of gewijzigd als daar behoefte aan is of de situatie daarom vraagt. De kalender is dan ook flexibel. Wanneer? Wie Middel? Wie? Presidium Vertrouwelijk informeren over verzoek COA Collegebesluit onder Interne projectgroep embargo informeren Gemeenteraad Besloten bijeenkomst gemeenteraad Burgemeester Burgemeester/gemeentesecretaris Burgemeester i.s.m. griffie en projectgroep Direct omwonenden en Schriftelijke uitnodiging (zonder eigenaren inhoudelijke toelichting) aangrenzende percelen opvanglocatie 12

13 Direct omwonenden, pachters en eigenaren aangrenzende percelen opvanglocatie + bestuur Parkmanagement Hondsgemet Bijeenkomst in uur gemeentehuis Media Uitnodiging persgesprek Ochtend Media Persgesprek uur Media Persbericht Avond (Communicatie) (Communicatie) (Communicatie) Gezamenlijke Projectonderdeel op (Communicatie) doelgroepen Avond Gezamenlijke Verwijzing op gemeentelijke (Communicatie) doelgroepen facebookpagina naar Avond Bewoners De Plantage Bewonersbrief met korte (Communicatie) en deel Geldermalsen toelichting, verwijzing naar Oost website en gemeenteraads vergadering Avond Gezamenlijke Aankondiging openbare Griffie doelgroepen gemeenteraadsvergadering Ochtend Gemeenteraad Openbare gemeenteraadsvergadering Griffie Gezamenlijke Persbericht over besluit (Communicatie) doelgroepen gemeenteraad en vervolgproces Januari Gezamenlijke Informatiemarkt 2016 doelgroepen 13

14 13. Bijlage: Overzicht mediacontacten Mediacontacten gemeente Geldermalsen De Gelderlander Postbus AA Tiel Reg. dagblad Nieuwsblad Geldermalsen Kleine Landtong 23a 4201 HL Gorinchem Weekblad (h.a.h. verschijnt donderdag, deadline uiterlijk dinsdag uur) Correspondent Sophie van Hogendorp: Sophie Nieuwsblad Het Kontakt Postbus AC Leerdam De Zakengids Postbus AA Tiel Omroep Gelderland Postbus AS Arnhem RTV Betuwe Postbus CE Geldermalsen Weekblad (h.a.h. verschijnt woensdag, deadline uiterlijk maandag uur) Correspondent André Bijl Weekblad (h.a.h. verschijnt woensdag, deadline uiterlijk zakengids tiel maandag uur) Correspondent Cees Hoogteyling Provinciale omroep Lokale omroep A N P Landelijk persbureau nieuwsdienst@anp.nl Dorpskrant Tricht De Twee Morgen JT Tricht Lokaal maandblad Tricht Redactie@dorpskranttricht.nl Correspondent Rita Boer Rookhuiszen Redactie@dorpskranttricht.nl De Klepperman Kwartaalblad/dorpskrant Rhenoy 14

15 Dorpskrant Beesd Lokaal maandblad Beesd Groot Geldermalsen Digitale opinie-uitgave (verschijnt onregelmatig) Mediacontacten COA 15

16 16