ontwerpvoorstel aan de raad

Transcriptie

1 ontwerpvoorstel aan de raad Opgesteld door Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling Ontwikkeling Kenmerk Vergadering Commissie Vergaderdatum 18 november 2010 Nieuwe ondersteuningsstructuur vrijwilligersorganisaties Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor het volgende te besluiten: 1 in te stemmen met de inrichting van de nieuwe ondersteuningsstructuur voor vrijwilligersorganisaties; 2 in te stemmen met de verbouwing van het Janskerkhof 1 conform de (vertrouwelijke) kostenraming; 3 in te stemmen met behoud en renovatie van de huidige Boegpanden ten bate van Utrechtse vrijwilligersorganisaties, conform de kostenraming; 4 in te stemmen met continuering van de ondersteuning aan migrantenzelforganisaties in een nieuwe integrale ondersteuningsstructuur waarbij 2011 als een overgangsjaar geldt; 5 in te stemmen met de realisatie van de benodigde personele capaciteit om de uitvoering van nieuw ondersteuningsaanbod en 6 in te stemmen met de dekking van deze voorstellen conform de geheime bijlage. Burgemeester en wethouders van Utrecht, De secretaris, De burgemeester, Conclusie commissie Mens en Samenleving: datum: 18 nov 2010 status:

2 samenvatting Opgesteld door Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling Ontwikkeling Kenmerk Vergadering Commissie Vergaderdatum 18 november 2010 Nieuwe ondersteuningsstructuur vrijwilligersorganisaties Raadsvoorstel: 1 in te stemmen met de inrichting van de nieuwe ondersteuningsstructuur voor vrijwilligersorganisaties; 2 in te stemmen met de verbouwing van het Janskerkhof 1 conform de (vertrouwelijke) kostenraming; 3 in te stemmen met behoud en renovatie van de huidige Boegpanden ten bate van Utrechtse vrijwilligersorganisaties, conform de kostenraming; 4 in te stemmen met continuering van de ondersteuning aan migrantenzelforganisaties in een nieuwe integrale ondersteuningsstructuur waarbij 2011 als een overgangsjaar geldt; 5 in te stemmen met de realisatie van de benodigde personele capaciteit om de uitvoering van nieuw ondersteuningsaanbod en 6 in te stemmen met de dekking van deze voorstellen conform de geheime bijlage. Argumenten 1.1 Vrijwillige inzet is een centraal en dragend begrip in de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). 1.2 Om vrijwillige inzet in de stad beter te kunnen faciliteren is een integrale ondersteuning noodzakelijk. 1.3 De nieuwe structuur omvat de inhoudelijke en de fysieke ondersteuning. 1.4 Door een betere ondersteuning kunnen vrijwilligersorganisaties zich meer richten op hun primaire proces. 1.5 Wij onderscheiden vier functies voor de nieuwe ondersteuningsstructuur. 2.1 Het pand aan het Janskerkhof 1 is op dit moment ontoegankelijk voor mensen met een lichamelijke functiebeperking. 2.2 Janskerkhof 1 is in de huidige staat onvoldoende bruikbaar voor de gewenste doelen en activiteiten. 2.3 De centrale ligging en uitstraling van het Janskerkhof 1 zijn zeer geschikt voor een goede ondersteuning van vrijwilligers (organisaties) en binnen de begroting van het Programma Welzijn is dekking aanwezig. 3.1 De belangrijkste ondersteuningsbehoefte van vrijwilligersorganisaties is de beschikbaarheid van accommodaties voor voorbereiding en uitvoering van activiteiten. 3.2 Sluiting of verkoop van de huidige Boegpanden zou betekenen dat (een deel van) de tachtig stedelijke migrantenzelforganisaties hun huisvesting kwijt raken en elders onderdak moeten vinden.

3 4.1 De gemeente waardeert de inzet en betekenis van de activiteiten van de Utrechtse mzo's voor emancipatie, integratie en participatie in de Utrechtse samenleving. 4.2 De subsidie aan Stichting Boeg wordt per 1 januari 2011 beeindigd waarmee een eind komt aan de huidige ondersteuning van de stedelijke migrantenzelforganisaties. 5.1 Verdwijning van Stichtingen Idea en Boeg betekent een afname van 15 fte ondersteuning aan vrijwilligersorganisaties, in casu mzo's. 5.2 Voor een goede ondersteuning is het van belang de huidige expertise van Boeg zoveel mogelijk te waarborgen. Kanttekeningen 3.1 De huidige Boegpanden hebben een lage bezettingsgraad. Naar verwachting zal deze stijgen na renovatie en door medegebruik van andere vrijwilligersorganisaties. Hier is geen garantie voor.

4 toelichting Opgesteld door Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling Ontwikkeling Kenmerk Vergadering Commissie Vergaderdatum 18 november 2010 Nieuwe ondersteuningsstructuur vrijwilligersorganisaties Context In Utrecht zijn zo'n mensen actief als vrijwilliger. Deze vrijwillige inzet is essentieel en onmisbaar voor de stad en haar bewoners op velerlei gebied. In bij de vaststelling van de eerste gemeentelijke nota Vrijwilligerswerkbeleid 'Vrijwilligerswerk, kloppend hart van de samenleving'- heeft de VrijwilligersAdviesRaad (VAR), destijds gesteund door ruim 200 Utrechtse vrijwilligersorganisaties, in een advies aan ons college aangegeven blij te zijn met het vastgestelde beleid, maar nog graag twee zaken verwezenlijkt wilde zien: 1. een collectieve vrijwilligersverzekering, betaald door de Gemeente Utrecht en 2. meer en betere ondersteuning en faciliteiten voor vrijwilligers (organisaties) ter verlichting van hun secundaire taken (wet- en regelgeving, verzekering, subsidieaanvragen, accommodaties zoeken etc.) zodat vrijwilligers zich weer bezig kunnen houden met hun primaire taken. Het toenmalige college heeft dit advies ter harte genomen. De vrijwilligersverzekering is in 2004 afgesloten door de gemeente Utrecht. Om betere ondersteuning te realiseren ligt dit raadsvoorstel voor. De nieuwe nota vrijwilligerswerkbeleid 'Vrijwillige inzet voor elkaar' is vastgesteld in april 2008, binnen de kadernota Wmo. Uw raad heeft toen besloten de nota vast te stellen, exclusief het toenmalige Vrijwilligershuis. Vervolgens gaf het nieuwe college aan door te willen met het concept voor een betere ondersteuningsstructuur. In november 2009 zijn aan de toenmalige raad vijf mogelijk uit te werken varianten voorgelegd met het verzoek hieruit een keus te maken. Uw raad heeft toen aangegeven door te willen met het concept zonder voorkeur voor een variant en 2010 als een overgangs- en ontwikkeljaar te zien. In december 2009 zijn wij gestart met het ontwikkeltraject, in nauwe samenwerking met het veld, de ondersteuningsorganisaties en de adviesraden VrijwilligersAdviesRaad en Saluti. In het traject hebben wij de subsidiebeëindiging van de stichting Idea per 1 januari 2010 en de subsidiebeëindiging van Stichting Boeg per 1 januari 2011 meegenomen. Het resultaat is voorliggend voorstel dat zowel de fysieke (accommodaties) als inhoudelijke ondersteuning aan Utrechtse vrijwilligersorganisaties behelst. Argumenten 1.1 Vrijwillige inzet is een centraal en dragend begrip in de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo).

5 De wet gaat uit van de eigen verantwoordelijkheid van burgers en de zorg voor elkaar in de civil society. De wet benoemt de verantwoordelijkheden van de overheid in verhouding tot die van het maatschappelijk middenveld en de burgers zelf. Daardoor geïnspireerd wil de gemeente krachtig inzetten op een goede ondersteuning van vrijwillige inzet in onze stad. Gebleken is dat de vraag naar vrijwillige inzet sinds de invoering van de Wmo groeit. Daarom willen we een betere ondersteuning zodat meer vrijwilligers hun inzet kunnen leveren. Wij doen dit door het aanbod van vrijwillige inzet door burgers nog meer te stimuleren en te faciliteren. De nieuwe ondersteuningsstructuur richt zich op de facilitering. 1.2 Om vrijwillige inzet in de stad beter te kunnen faciliteren is een integrale ondersteuning noodzakelijk. De huidige ondersteuningsstructuur voor vrijwilligers beantwoordt niet (meer) aan de ambitie om vrijwillige inzet optimaal te ondersteunen. De infrastructuur voor vrijwilligerswerk in de stad is versnipperd en vanuit de historie is de ondersteuning langs sectorale of zelfs etnische lijnen georganiseerd. Er is een veelheid aan organisaties die soms wel en soms niet samenwerken en die niet gebruik kunnen maken van dezelfde faciliteiten. Door een bundeling in een samenwerkingsverband dat alle Utrechtse vrijwilligersorganisaties ondersteunt, wordt ingezet op: goede faciliteiten, goede kwaliteit, minimaal noodzakelijke omvang, efficiënte inzet van faciliteiten, optimale inzet van deskundigheid, adequate deskundigheidsbevordering enz. Wat betreft het welzijnsveld wordt de ondersteuning ondergebracht in één organisatorisch verband in één centraal pand, uitgevoerd door de Vrijwilligerscentrale Utrecht (VWC) en Stichting Present. Daar waar het gaat om andere vrijwilligerssectoren als sport en cultuur, kiezen wij voor een nauwer samenwerkingsverband door middel van uitwisseling van ervaring en expertise en uitvoering van samenwerkingsconvenanten tussen betrokken ondersteuningsorganisaties onderling. 1.3 De nieuwe structuur omvat de inhoudelijke en de fysieke ondersteuning. De nieuwe stedelijke integrale ondersteuningsstructuur heeft twee hoofdfuncties. Inhoudelijk zal ze moeten zorgen voor afstemming, samenwerking, kennisdeling, taakafbakening, specialisering en benutten van elkaars kwaliteiten van de te ondersteunen verenigingen en groepen. Daarnaast behelst ze faciliteiten (vergaderruimtes, ontmoetingsruimtes, werkplekken, computers, printers e.d.) die de organisaties kunnen gebruiken voor de voorbereiding van hun activiteiten en ruimtes die ze kunnen gebruiken voor de uitvoering van hun activiteiten. In eerste instantie gaat het hierbij om de drie huidige Boegpanden en het Janskerkhof 1. Daarnaast zijn wij ook in gesprek om een bredere beschikbaarheid van bijvoorbeeld buurthuizen, sportaccommodaties en scholen te bewerkstelligen in alle wijken. 1.4 Door een betere ondersteuning kunnen vrijwilligersorganisaties zich meer richten op hun primaire proces. Het resultaat van de nieuwe stedelijke, integrale, inhoudelijke en fysieke ondersteuningsstructuur voor vrijwilligersorganisaties moet uiteindelijk zijn dat vrijwilligersorganisaties zich kunnen focussen op het verrichten van vrijwilligerswerk (hun primaire proces). De ondersteuningsstructuur helpt hen bij de bedrijfsvoering, het werven, de bijscholing, het bieden van accommodaties etc. (het secundaire proces). De ondersteuning van vrijwilligers(organisaties) kan dan maatwerk worden: uit het totale pakket van diensten kunnen besturen van verenigingen en andere groepen vrijwilligers precies dat afnemen wat ze nodig hebben. Soms is dat het huren van een ruimte of het gebruik van een kopieerapparaat. Soms een cursus of advies.

6 1.5 Wij onderscheiden vier functies voor de nieuwe ondersteuningsstructuur. Ontmoeten, signaleren en verbinden Door elkaar te ontmoeten ontstaan meer contacten tussen vrijwilligers en organisaties vanuit verschillende sectoren en achtergronden. Dit levert een synergie op waarin mensen elkaar inspireren, ideeën uitwisselen, elkaar stimuleren tot nieuwe initiatieven en samenwerkingsrelaties in de uitvoering. Voor deze functie is het van belang dat de ondersteuningsstructuur een zichtbaar en herkenbaar baken in de stad heeft (eventueel met dependances in bepaalde wijken) waar vrijwilligers(organisaties) elkaar op een natuurlijke wijze ontmoeten. Ondersteuning Het kan hier gaan om ondersteuning bij het opstellen van een beleids- of projectplan, het doen van een subsidieaanvraag, de boekhouding, het bijhouden van veranderende wetgeving, beheer van websites, verzekeringen e.d. Ook het bieden van een platform waarop vrijwilligers (vraag) en organisaties (aanbod) elkaar kunnen treffen valt hieronder (de vrijwilligersvacaturebank) en de coördinatie van de maatschappelijke stages. Bevorderen van kennis en deskundigheid Het gaat hierbij om meer algemene vaardigheden, maar ook om inhoudelijke cursussen en trainingen, zowel voor individuen als voor organisaties. Kadertrainingen en cursussen die stedelijk worden georganiseerd, maken meer kans op kwaliteit en vervolg. Het bevorderen van kennis en deskundigheid is van belang om een goede kwaliteit van de vrijwillige inzet te kunnen garanderen, maar ook om vrijwilligers te werven en te binden. Bieden van fysieke en materiële faciliteiten Vrijwilligersorganisaties, vooral de kleinere, hebben behoefte aan goede ondersteunende voorzieningen zoals vergaderruimten, flexibele werkplekken met computerfaciliteiten, kopieer- en printfaciliteiten. Een breder gebruik van de huidige panden van BOEG en het Makelpunt Utrecht vormen een belangrijke bijdrage aan het efficiënt benutten van bestaande accommodaties en faciliteiten in de stad. 2.1 Het pand aan het Janskerkhof 1 is op dit moment ontoegankelijk voor mensen met een lichamelijke functiebeperking. In het pand aan het Janskerkhof 1 zullen de Vrijwilligerscentrale en de Stichting Present gehuisvest zijn. Daarnaast zal het pand gebruikt worden voor activiteiten voor en door vrijwilligersorganisaties. Omdat het pand een publieksfunctie heeft, valt het binnen het staand gemeentelijk beleid dat dergelijke panden toegankelijk moeten zijn voor mensen met een lichamelijke functiebeperking. 2.2 Janskerkhof 1 is in de huidige staat onvoldoende bruikbaar voor de gewenste doelen en activiteiten. Naast de vele ondersteuningstaken ten bate van vrijwilligers (organisaties) uitgevoerd door de Vrijwilligerscentrale en Stichting Present, beogen wij ook dat het pand een bruisend centrum wordt waar vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties elkaar kunnen ontmoeten en zodoende van elkaar leren en elkaar versterken. Om dit mogelijk te maken is het noodzakelijk het aantal bruikbare vierkante meters uit te breiden (zolder is nu onbruikbaar) en diverse faciliteiten zoals flexwerkplekken voor vrijwilligers en gezamenlijke faciliteiten als kopieer- en internetmogelijkheden toe te voegen. Dekking voor de verbouwingskosten komt uit de begroting van het Programma Welzijn en de reguliere onderhoudsgelden van StadsOntwikkeling.

7 2.3 De centrale ligging en uitstraling van het Janskerkhof 1 zijn zeer geschikt voor een goede ondersteuning van vrijwilligers (organisaties) en binnen de begroting van het Programma Welzijn is dekking aanwezig. Janskerkhof 1 is gemakkelijk bereikbaar met zowel fiets, OV als met auto en kent door de centrale ligging meer aanloop, promotie en free publicity voor vrijwillige inzet in de stad. Utrecht kent ruim vrijwilligers die gemiddeld vier uur per week onbetaald hun inzet leveren in de zorg, welzijn, sport, maatschappelijke opvang, cultuur etc. De vrijwilligers kunnen allemaal terecht voor ondersteuning bij de Vrijwilligerscentrale. Zij verzorgen trainingen, verzekering, begeleiding en advies, bemiddeling, maatschappelijk betrokken ondernemen, werving, promotie etc. De Vrijwilligerscentrale was voorheen 23 jaar lang gehuisvest op de Oudegracht 263. Door groei van het aantal activiteiten, projecten en personeelsbestand (zowel vrijwillig als betaald) was deze ruimte al jarenlang ontoereikend. Stichting Present, die ook verhuist naar Janskerkhof 1, is momenteel gehuisvest in een kleine kantoorruimte. De centrale ligging en uitstraling van het Janskerkhof 1 zijn zeer geschikt voor een goede ondersteuning van vrijwilligersorganisaties en drukken bovendien de gemeentelijke waardering uit voor de meer dan vrijwilligers die Utrecht rijk is. Het pand is eigendom van de gemeente (Dienst Stadsontwikkeling). Conform raadsbesluit hanteert deze dienst marktconforme prijzen gebaseerd op locatie, functie en gebouw. Vereniging Sport Utrecht betaalt in Nieuw-Welgelegen (Kanaleneiland) een vergelijkbare huurprijs. 3.1 De belangrijkste ondersteuningsbehoefte van vrijwilligersorganisaties is de beschikbaarheid van accommodaties voor voorbereiding en uitvoering van activiteiten. Zowel uit landelijk als uit gemeentelijk onderzoek blijkt dat vrijwilligersorganisaties eerst en vooral behoefte hebben aan een fysieke plek om hun activiteiten te kunnen voorbereiden en uitvoeren. Stichting Boeg geeft dit bovendien aan in de behoefteninventarisatie die zij in april 2010 onder mzo's heeft gehouden. En zowel in de klankbordgroep- en informatiebijeenkomsten als tijdens de raadsinformatieavond kwam de behoefte aan (gebruik van) accommodaties naar voren. Het is financieel en fysiek niet haalbaar noch wenselijk om deze honderden organisaties te voorzien van een eigen accommodatie. Daarom willen wij graag (op termijn) in elke wijk (vraaggericht) voldoende beschikbare ruimte die gebruikt kan worden door vrijwilligersorganisaties. Wij starten met het hiertoe geschikt maken en behouden van de huidige Boegpanden en zijn daarnaast via het Makelpunt in gesprek en onderhandeling met eigenaren en beheerders van andere geschikte accommodaties, zoals buurthuizen, sportaccommodaties en scholen. 3.2 Sluiting of verkoop van de huidige Boegpanden zou betekenen dat (een deel van) de tachtig stedelijke migrantenzelforganisaties hun huisvesting kwijt raken en elders onderdak moeten vinden. In de afgelopen jaren is de huisvesting voor Utrechtse mzo's verminderd van circa twintig accommodaties naar de huidige drie locaties. Deze drie locaties worden flexibel gebruikt door de tachtig stedelijke mzo's. Dat betekent dat er niet of nauwelijks sprake is van eigen vaste kantoor- of andere ruimtes maar van een gezamenlijk en gedeeld gebruik van beschikbare ruimtes. De mzo's zijn tevreden over dit gezamenlijk gebruik en willen dit graag continueren. Zij willen deze panden ook met andere Utrechtse vrijwilligersorganisaties delen waardoor de huidige lage bezettingsgraad omhoog kan. Bovendien zien zij kansen en voordelen in de ontmoeting en eventuele samenwerking bij een breder gebruik van de accommodaties door andere vrijwilligersorganisaties.

8 4.1 De gemeente waardeert de inzet en betekenis van de activiteiten van de Utrechtse mzo's voor emancipatie, integratie en participatie in de Utrechtse samenleving. Migrantenzelforganisaties dragen bij aan de maatschappelijke participatie van hun achterban, aan integratie en verbinding tussen bevolkingsgroepen, en kunnen als vrijwilligersorganisatie een brugfunctie vervullen naar andere organisaties. De gemeente waardeert en erkent deze inzet en activiteiten van migrantenorganisaties. Dat blijft zo, ook in de nieuwe structuur, en uit zich onder meer in de activiteitensubsidies aan deze organisaties. Het budget voor activiteiten blijft onverminderd beschikbaar in Daarbij blijft een goede ondersteuning, zowel fysiek als inhoudelijk, onontbeerlijk. 4.2 De subsidie aan Stichting Boeg wordt per 1 januari 2011 beeindigd waarmee een eind komt aan de huidige ondersteuning van de stedelijke migrantenzelforganisaties. Stichting Boeg verzorgt nu de ondersteuning aan de tachtig stedelijke mzo's. De wijkwelzijnsorganisaties verzorgen de ondersteuning voor ongeveer veertig wijkgerichte mzo's en zullen dat ook in 2011 blijven doen. Uit een inventarisatie van de Stichting Boeg blijkt dat 35% van de stedelijke mzo's intensieve ondersteuning nodig heeft, 50% reguliere ondersteuning nodig heeft en 15% zelfstandig functioneert. In de resultaatafspraken met Stichting Boeg voor 2010 is afgesproken dat van de eerste groep nog eens 10% vanaf eind dit jaar voldoende zal hebben aan reguliere ondersteuning. Om zorg te dragen voor behoud van een goede ondersteuning aan mzo's in 2011 en daarna nemen wij de volgende maatregelen: 1. behoud en verbetering van de huidige accommodaties (fysieke ondersteuning; zie verder Uitvoering); 2. openstellen van huidig ondersteuningsaanbod van andere ondersteuningsorganisaties voor mzo's (inhoudelijke ondersteuning, zie verder Uitvoering) en 3. ontwikkeling en uitvoering van nieuw ondersteuningsaanbod, waaronder een centraal subsidieloket en intensieve begeleidingstrajecten (inhoudelijke ondersteuning, zie verder Uitvoering). Belangrijk is dat de fysieke en inhoudelijke ondersteuning niet zonder elkaar kunnen en elkaar aanvullen en versterken. Zonder accommodatie kunnen organisaties hun activiteiten niet uitvoeren en zonder de inhoudelijke ondersteuning zal een deel van de activiteiten niet tot stand (kunnen) komen. 5.1 Verdwijning van Stichtingen Idea en Boeg betekent een afname van 15 fte ondersteuning aan vrijwilligersorganisaties, in casu mzo's. In totaal waren er bij Idea en Boeg 30 mensen in dienst voor zowel de fysieke als inhoudelijke ondersteuning van de stedelijke mzo's. Vanwege de beeindiging van de gemeentelijke subsidie zijn deze ontslagen. Dat betekent een afname in het aantal fte's aan ondersteuners. Om een goede ondersteuning voor mzo's en andere vrijwilligersorganisaties ook in 2011 en daarna te garanderen, is de huidige personeelscapaciteit van de resterende ondersteuningsorganisaties -in vergelijking met hun huidige situatieonvoldoende. Dit geldt zowel voor het beheer op afstand van de huidige Boegpanden als voor de uitvoering van het nieuwe ondersteuningsaanbod, zoals subsidieloket en intensieve begeleidingstrajecten. Deze uitvoering zal zo efficient mogelijk zijn en daar waar mogelijk uitgevoerd door vrijwilligers, door andere vrijwilligersorganisaties, en ook door bedrijven in het kader van het (onbetaald) maatschappelijk betrokken ondernemen. Desalniettemin is een uitbreiding van personele capaciteit onontkoombaar. In de geheime bijlage vindt u de verwachte kosten. Hiervoor is dekking binnen de begroting van Programma Welzijn.

9 5.2 Voor een goede ondersteuning is het van belang de huidige expertise van Boeg zoveel mogelijk te waarborgen. De resterende ondersteuningsorganisaties hebben minder ervaring met de ondersteuning van vrijwilligersorganisaties met een andere etnische achtergrond dan stichting Boeg. In de nieuwe ondersteuningsstructuur is het van belang dat deze ervaring en expertise gewaarborgd blijft. Dat betekent dat personeel met deze expertise toegevoegd moet worden aan het huidige personeelsbestand van ondersteuningsorganisaties. Wij gaan hierbij uit van vier fte's. Daarnaast betekent het behoud van de huidige Boegpanden ook dat deze geëxploiteerd moeten worden. Wij kiezen daarbij voor beheer op afstand in plaats van dagelijks aanwezig beheer. Gezien de ruime openingstijden van de panden is hiervoor drie fte's benodigd. Kanttekeningen 3.1 De huidige Boegpanden hebben een lage bezettingsgraad. Naar verwachting zal deze stijgen na renovatie en door medegebruik van andere vrijwilligersorganisaties. Hier is geen garantie voor. Wij streven naar een bezettingsgraad van 70% van deze panden. Dit is de landelijk gehanteerde norm voor een optimale bezettingsgraad van welzijnsaccommodaties. De mzo's die nu gebruik maken van de panden geven aan dat de bezettingsgraad mede zo laag is door een gebrek aan beschikbare faciliteiten. Zo is er niet overal toegang tot internet, en zijn bijvoorbeeld print- en kopieerfaciliteiten niet aanwezig of regelmatig defect en vertonen de panden veel achterstallig onderhoud. Wij verwachten dat door een verbetering van onderhoud en faciliteiten de bezettingsgraad omhoog zal gaan. Daarnaast worden de panden nu uitsluitend gebruikt door mzo's. Door de panden ook ter beschikking te stellen aan andere Utrechtse vrijwilligersorganisaties (via het Makelpunt) verwachten wij een verdere toename van de bezettingsgraad, zodanig dat 70% gehaald kan worden. Deze procentuele stijging van de bezettingsgraad is een aanname. Daarom markeren wij 2011 als een overgangsjaar waarbij ook gekeken zal worden naar andere mogelijkheden om de bezettingsgraad te verhogen. Te denken valt aan particuliere en/of commerciële verhuur op tijden die minder gebruikt worden door vrijwilligersorganisaties. Als de bezettingsgraad onverhoopt niet stijgt conform onze ambitie zal alsnog overwogen worden één of meer panden af te stoten. Gelet op de staat van het onderhoud zijn de geplande investeringen in dat geval niet voor niets aangezien zij zullen leiden tot een waardestijging en grotere aantrekkelijkheid voor de markt. Uitvoering Planning Na het Raadsbesluit wordt gestart met de voorbereiding voor de verbouwing en renovatie van de genoemde panden. Tijdens verbouwing en/of renovatie zullen wij zoveel mogelijk trachten de betreffende accommodaties open te houden voor gebruik. Daar waar dit onmogelijk en/of onverantwoord is, zullen wij aan gebruikers tijdelijk andere huisvesting bieden. De verbouwing van het Janskerkhof 1 zal naar verwachting in oktober 2011 volledig gerealiseerd zijn. De renovatie van de huidige Boegpanden zal naar verwachting in totaal zes tot negen maanden in beslag nemen daarbij rekening houdend met eventuele tijdelijke huisvesting van gebruikers elders. Na het Raadsbesluit zal de sollicitatieprocedure in gang gezet worden om benodigd personeel zo spoedig mogelijk in te kunnen zetten voor de benodigde ondersteuning. Bij de inhoudelijke ondersteuning zal dit naar verwachting zeer snel kunnen zodat we daadwerkelijk op 1 januari 2011 kunnen starten met het nieuwe ondersteuningsaanbod. Het facilitair beheer van de huidige Boegpanden zal in eerste instantie geregeld

10 worden door de gemeente. Financien Bijgevoegde kostenramingen zijn niet definitief. Deze kunnen pas definitief gemaakt worden zodra wij, na een raadsbesluit, de daadwerkelijke offertes en eventuele aanbestedingsprocedures kunnen starten, en onderhandelingsgesprekken met eigenaars van de panden en met nieuw personeel gevoerd en afgehandeld zijn. Om die reden zijn alle ramingen ruim opgezet. Daarnaast is van belang dat alle ramingen binnen de bestaande begrotingen vallen van de betrokken diensten DMO en SO. Het gaat hierbij om middelen die nog beschikbaar zijn voor achterstallig onderhoud uit de Nota Kapitaalgoederen (DMO), middelen binnen het Programma Welzijn die structureel beschikbaar zijn onder de noemer Herbezinning Accommodatiebeleid en de resterende middelen na bezuiniging van de subsidie aan Stichting Boeg (DMO) en om de vastgestelde begroting van het Meerjaren Perspectief Vastgoed, Planmatig Onderhoud (SO). Participatie De ontwikkeling van zowel de fysieke als de inhoudelijke nieuwe ondersteuningsstructuur is tot stand gekomen via een intensief participatietraject waarbij de projectgroep (ondersteuningsorganisaties), klankbordgroep (vrijwilligersorganisaties) en adviesraden VrijwilligersAdviesRaad en Saluti een actieve en betrokken rol hebben vervuld en zullen blijven vervullen in het overgangsjaar 2011 bij de monitoring en evaluatie. Communicatie In december 2010 volgt een algemene informatiebijeenkomst waarvoor wij alle Utrechtse vrijwilligersorganisaties uitnodigen. Daarna zullen wij aan alle organisaties een brief versturen om hen te informeren over de nieuwe ondersteuningsstructuur en zullen persberichten naar de lokale pers gaan. Alle betrokken ondersteuningsorganisaties zullen bovendien op hun website aandacht geven aan de nieuwe ondersteuningsstructuur. Fysieke ondersteuning in uitvoering De huidige panden van Boeg zullen beschikbaar blijven voor de stedelijke migrantenorganisaties. Daarnaast zullen wij deze panden ook beschikbaar stellen aan andere Utrechtse vrijwilligersorganisaties. Het gaat hierbij dan om flexibel, tijdelijk en multifunctioneel gebruik. Reservering van de diverse ruimtes zal verlopen via het gemeentelijk Makelpunt. In de panden zal geen vaste beheerder aanwezig zijn maar zal gewerkt worden met magneetsleutels. Wel zal - in elk geval het eerste jaar - tijdens de openingstijden (zeven dagen per week) een achterwacht aanwezig zijn. Deze controleert en monitort het dagelijks gebruik van de panden en is beschikbaar voor vragen, klachten en calamiteiten. Het Makelpunt brengt niet-commerciele tarieven in rekening bij gebruikers. Wanneer de gebruiker gemeentelijke subsidie heeft voor de betreffende activiteit zullen wij dit tarief verrekenen. In de panden zijn behalve activiteiten- en ontmoetingsruimtes ook (flex) werkplekken, faciliteiten als draadlos internet, kopieer- en printapparatuur e.d. aanwezig voor gezamenlijk gebruik. Inhoudelijke ondersteuning in uitvoering Het overgrote deel van het aanbod in de ondersteuningsstructuur is gericht op bestaande vrijwilligersorganisaties of groepen vrijwilligers. Hiermee bedoelen wij niet dat er geen activiteiten en/of projecten zijn die er juist op gericht zijn burgers te stimuleren zich actief in te zetten als vrijwilliger in de Utrechtse samenleving daar waar zij dat (nog) niet doen. Maar in essentie zijn de ondersteuningsactiviteiten bedoeld voor die mensen die zich al - al dan niet in officieel georganiseerd verband - vrijwillig inzetten maar die hierbij nog bepaalde faciliteiten, vaardigheden en kennis missen. En alle aanbod in de ondersteuningsstructuur is erop gericht dat mensen - op korte of langere termijn - de door hen gewenste activiteiten zelfstandig kunnen uitvoeren, zonder hulp en begeleiding van ondersteuningsorganisaties.

11 Daarin zijn uiteraard gradaties. Er zijn organisaties die volledig zelfstandig opereren en slechts een beroep doen op de gemeentelijke collectieve vrijwilligersverzekering. Anderen hebben nu en dan een training nodig, zoeken een bestuurder of een accommodatie voor de voorbereiding en uitvoering van hun activiteiten. En weer anderen hebben wel een gemeenschappelijk doel maar weten niet waar te beginnen om dit doel te bereiken en moeten hierbij stap-voor-stap begeleid worden totdat zij in staat zijn hun vrijwilligerswerk zelfstandig te organiseren en uit te voeren. Dat betekent dus ook dat er gevarieerd ondersteuningsaanbod is en dat dit aanbod zoveel mogelijk op-maat, dus vraaggericht, aangeboden zal worden. Overgangsfase 2011 In januari 2011 bestaat Stichting Boeg niet meer en vervalt dus de ondersteuning aan de migrantenorganisaties in haar huidige vorm en zullen deze organisaties elders ondersteund worden. Om deze overgang goed te laten verlopen worden de organisaties in het najaar van 2010 geïnformeerd over de nieuwe situatie en begeleid naar de nieuwe situatie. En zoals eerder genoemd zien wij 2011 als een overgangsjaar voor de gehele nieuwe ondersteuningsstructuur waarin we zowel de nieuwe fysieke als de inhoudelijke ondersteuning zullen monitoren en evalueren en desgewenst (tussentijds) bijsturen. Bijlagen voor de raad en/of raadscommissie VERTROUWELIJK: kostenraming nieuwe ondersteuningsstructuur vrijwilligersorganisaties

12 raadsbesluit Opgesteld door Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling Ontwikkeling Kenmerk Vergadering Commissie Vergaderdatum 18 november 2010 Nieuwe ondersteuningsstructuur vrijwilligersorganisaties Besluit 1 in te stemmen met de inrichting van de nieuwe ondersteuningsstructuur voor vrijwilligersorganisaties; 2 in te stemmen met de verbouwing van het Janskerkhof 1 conform de (vertrouwelijke) kostenraming; 3 in te stemmen met behoud en renovatie van de huidige Boegpanden ten bate van Utrechtse vrijwilligersorganisaties, conform de kostenraming; 4 in te stemmen met continuering van de ondersteuning aan migrantenzelforganisaties in een nieuwe integrale ondersteuningsstructuur waarbij 2011 als een overgangsjaar geldt; 5 in te stemmen met de realisatie van de benodigde personele capaciteit om de uitvoering van nieuw ondersteuningsaanbod en 6 in te stemmen met de dekking van deze voorstellen conform de geheime bijlage. Aldus besloten in de vergadering van de raad, gehouden op... De griffier, De burgemeester,