Van competentiedenken naar competentiebedrijf

Transcriptie

1 MANAGEMENT & MENSEN Trefwoorden Competentiedenken Competentiemanagement Competentieframework Van competentiedenken naar competentiebedrijf Arjan Vernhout en Penelope M. van der Vlist Binnen het managementteam van een grote ICT-dienstverlener leefde de gedachte de realisatie van ondernemingsdoelen met behulp van het competentiedenken te ondersteunen. De vraag was echter, hoe men deze gedachte kon vertalen naar een concrete oplossing in de vorm van een stappenplan. Vanuit een wetenschappelijk kader is samen met het managementteam van de ICT-dienstverlener een competentieframework ontwikkeld, als antwoord op deze vraag. Daarnaast pretendeert het competentieframework een compleet en integraal beeld te geven van alle aspecten die gerelateerd zijn aan een competentiegericht beleid. Sinds begin jaren 90 is op het gebied van strategisch management het competentiedenken een theorie om te verklaren hoe organisaties duurzaam concurrentievoordeel reali- Drs. A. Vernhout is adviseur/trainer en projectcoördinator binnen organisatieontwikkelingstrajecten. Tevens is hij ontwikkelaar/beheerder van de website Drs. P.M. van der Vlist is opleidingsadviseur bij de Gelderse Roos (GGZinstelling). Daarnaast seren (o.a. Mintzberg et al., 2000; Teece et al., 1997; Vermeylen en Heene, 1999). De gedachte achter het competentiedenken is dat een organisatie over een unieke mix van resources beschikt. Het verschil van de mix beschikbare resources tussen ondernemingen, de snelheid waarmee resources worden benut en opgebouwd plus de kosten die hiermee zijn gemoeid, zijn bepalend voor het concurrentievoordeel van de ondernemingen (Mintzberg et al., 2000; Vermeylen en Heene, 1999). Strategie betekent dan dat er een balans wordt gezocht tussen het benutten van de beschikbare resour- Beloning Beoordeling individueel functioneren gerealiseerde doelstellingen Prestatiebeoordeling effectief werkgedrag op basis van realisatie van de gestelde doelen rond zij op dit moment haar doctoraalstudie af met een onderzoek naar krachtige werkplekleeromgevingen. Tevens ontwikkeld zij als freelancer e-learningcursussen. ces en het verkrijgen van nieuwe resources. Vermeylen en Heene (1999) vertalen resources als middelenbronnen. Letterlijk zijn het bronnen van middelen. Hiermee maken zij onderscheid tussen resources en assets, een term die zij vertalen als middelen. Vermeylen en Heene (1999) omschrijven resources in de meest simpele vorm als alle inputs gebruikt in een pro- Figuur 1. Het competentieframework 46 MANAGEMENT EXECUTIVE SEPTEMBER 2003

2 VAN COMPETENTIEDENKEN NAAR COMPETENTIEBEDRIJF ductieproces, die via transformatie in producten en diensten worden omgezet. Een organisatie hoeft niet per definitie eigenaar van elke bron te zijn. De mogelijkheid tot toegang en gebruik is voldoende. Middelenbronnen zijn hiermee te beschouwen als een voorraad van middelen, nodig voor het opbouwen van duurzaam concurrentievoordeel. Strategisch werken met betekent dan ook dat ondernemingen gestructureerd en systematisch de beschikbare middelen en toepassen, teneinde duurzaam concurrentievoordeel te realiseren. Het competentiedenken als organisatieverandering Vanuit de context van het competentiedenken als conceptueel kader voor organisatieveranderingen ontstonden in de jaren 90 theorieën omtrent kern en competentiemanagement. Ondernemingen zochten vervolgens instrumenten om de theorie in de praktijk toe te passen teneinde gerichte organisatieveranderingen te realiseren. Zo ontstond bij de ICT-dienstverlener een zelfde soort vraag: Hoe kan vanuit het management van de onderneming een implementatieplan worden opgesteld, waarin de nadruk ligt op het integraal invoeren van het competentiedenken? Belangrijk hierbij was dat het implementatieplan vanuit een wetenschappelijk kader werd ontwikkeld. Bovendien was het management van mening dat een koppeling tussen de kern van de onderneming en de ontwikkeling van individuele van de medewerkers moest worden gerealiseerd. Immers, wanneer de onderneming erin slaagt een optimale afstemming te realiseren tussen de ondernemingsdoelstellingen en de belangen en motieven van de individuele medewerkers, dan kan dit leiden tot een effectieve synergie tussen de beoogde organisatieverandering en de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers. Deze koppeling lijkt op de kop- Kern Productmarktcombinaties Exogene factoren Ondernemingsdoelen competentiebehoeften Persoonsgebonden Competentiemanagement aanwezige Rolgebonden individuele competentieprofielen fit aanwezige versus gewenste Rolspecifieke functie competentieprofielen Competentieontwikkeling Competentiegericht opleiden & ontwikkelen Leerproces Persoonsfactoren Kenmerken van competetiegerichte opleidingen Strategisch opleidingsplan Persoonlijk Ontwikkelingsplan Kenmerken van de werksituatie MANAGEMENT EXECUTIVE SEPTEMBER

3 MANAGEMENT & MENSEN peling die bestaat tussen verticale integratie en horizontale integratie van beleid in ondernemingen. Verticale integratie wijst er in dit geval op dat het management tracht om zowel het strategische management van de onderneming als het tactische en operationele organisatiebeleid met elkaar in overeenstemming te brengen. Horizontale integratie verwijst naar de afstemming tussen alle aspecten van het personeelsbeleid. Wanneer de strategische doelstellingen van de onderneming duidelijk zijn, kunnen deze een leidraad vormen voor alle aspecten van het personeelsbeleid, zoals werving en selectie, loopbaanbegeleiding, beloningsbeleid, opleidingsbeleid, enzovoort. Zoals gezegd pretendeert het competentieframework dus een compleet beeld te geven voor het integraal implementeren van het competentiedenken. Het competentieframework is weergegeven in figuur 1. Hoe werkt het competentieframework? Het toepassen van het competentieframework is een cyclisch proces, waarin acht belangrijke stappen te onderscheiden zijn. In figuur 2 worden de stappen kort weergegeven en hieronder nader toegelicht. Stap 1: van de ondernemingsdoelen Stap 2: van de competentiebehoefte op ondernemingsniveau Stap 3: Inventariseren van de aanwezige op individueel niveau Stap 4: Analyseren van de fit tussen de huidige en de gewenste Stap 5: Competentiegericht opleiden en ontwikkelen Stap 6: van effectief werkgedrag op basis van de gestelde doelen Stap 7: Prestatiebeoordeling gevolgd door competentiebeloning Stap 8: in hoeverre de ondernemingsdoelen zijn gerealiseerd Figuur 2. Het competentieframework in acht stappen Ondernemingsdoelen Het competentieframework begint idealiter met het formuleren van de kwantitatieve en kwalitatieve ondernemingsdoelen. Een aantal factoren zijn van invloed op de te benoemen ondernemingsdoelen. Allereerst zijn er de exogene factoren (Johnson en Scholes, 1999). Exogene factoren zijn niet manipuleerbaar door de onderneming, maar ze bepalen wel vaak in hoeverre ondernemingsdoelen kunnen worden gerealiseerd. Volgens Johnson en Scholes (1999) dienen ondernemingen rekening te houden met deze ontwikkelingen. Exogene factoren zijn bijvoorbeeld sociaal-culturele factoren, politiek en wetten, economische factoren en technologische factoren (ontleend aan Johnson en Scholes, 1999, p ). Ten tweede zijn er de kern. Kern zeggen iets over de middelen waarover een onderneming beschikt om duurzaam concurrentievoordeel te realiseren, waardoor deze van invloed zijn op de te benoemen ondernemingsdoelen. Ten derde hebben de productmarktcombinaties invloed op de ondernemingsdoelen. Competentiebehoefte Het vaststellen van de ondernemingsdoelen leidt tot competentiemanagement. Voordat dit plaatsvindt, wordt de competentiebehoefte vastgesteld. Het vaststellen van de competentiebehoefte gebeurt op basis van de ondernemingsdoelen en heeft een normatieve functie binnen het competentieframework. Bij deze activiteit spelen vragen als: waar wil de onderneming goed in zijn en welke productmarktcombinaties wil de onderneming verzorgen, vertaald in een belangrijke rol. Het vaststellen van de behoefte vindt hiermee plaats op ondernemingsniveau. Het vaststellen van de gewenste wat een activiteit binnen competentiemanagement is, vindt daarentegen plaats op individueel niveau. Competentiemanagement Met competentiemanagement kan een volgende stap worden gemaakt in de richting van het integraal vormgeven van het competentiedenken. Uit welke activiteiten competentie- 48 MANAGEMENT EXECUTIVE SEPTEMBER 2003

4 VAN COMPETENTIEDENKEN NAAR COMPETENTIEBEDRIJF management bestaat, is weergegeven in het competentieframework. Allereerst dient te worden vastgesteld wat de aanwezige en gewenste zijn. Op basis van de competentiebehoefte kan in grote lijnen worden vastgesteld wat de gewenste op individueel niveau zijn. Voor het vaststellen van de huidige en gewenste kunnen drie soorten worden onderscheiden: Persoonsgebonden : aan de persoon(lijkheid) van een mens/medewerker verbonden. Rolgebonden : algemene voor het vervullen van een rol/functie/beroepsprofiel benodigde om in die rol als junior, professional of senior geclassificeerd te worden. Deze zijn gerelateerd aan algemeen aanvaarde/binnen de onderneming aanvaarde normen en waarden voor kwalitatief goede beroepsuitoefening. Rolspecifieke : die relevant zijn voor het vervullen van een rol in een specifieke (klant)situatie/opdracht. Op basis van de vastgestelde, waarbij onderscheid is gemaakt tussen de drie soorten, volgt het vaststellen van zowel individuele als functiecompetentieprofielen. Op individueel niveau geeft een competentieprofiel aan welke een medewerker bezit. Hierbij worden gedifferentieerd in een aantal gedragsniveaus. Op deze manier is vast te stellen in hoeverre een medewerker de desbetreffende competentie bezit c.q. toepast. Op functieniveau beschrijft het competentieprofiel de meest relevante (zes tot negen) voor de functie of rol alsmede per competentie het vereiste gedragsniveau. Hier vindt als het ware een inventarisatie of erkenning plaats van die ertoe doen. Wanneer beide competentieprofielen helder zijn, is de volgende stap het vaststellen in hoeverre er een match bestaat ofwel mogelijk is tussen beide competentieprofielen. Op deze manier is vast te stellen in hoeverre de onderne- Met het competentieframework zijn ondernemingen in staat structureel en cyclisch inhoud te geven aan de relatie tussen van medewerkers en de strategie van de onderneming ming in staat is, met de aanwezige, de benodigde functies te vervullen. Op het moment dat bovenstaande activiteiten hebben plaatsgevonden, is de onderneming in staat de fit tussen de huidige en de gewenste vast te stellen. Hier vindt als het ware het voorraadbeheer van plaats. Als blijkt dat er een fit bestaat, leidt competentiemanagement via competentieontwikkeling tot prestatiebeoordeling, waarbij aandacht wordt besteed aan het benoemen van verantwoordelijkheden en verwachtingen en het stellen van doelen voor iedere medewerker afzonderlijk. Wanneer blijkt dat de fit niet optimaal is, leidt competentiemanagement ook tot competentieontwikkeling en/of tot het inkopen van. Wanneer een onderneming heeft die niet of nauwelijks bijdragen aan het realiseren van de ondernemingsdoelen, leidt dit tot het afstoten van. Dit betekent dat er outplacement plaatsvindt van medewerkers die niet over de juiste beschikken. Competentieontwikkeling De ontwikkeling van bestaat uit meerdere onderdelen, waarvan competentiegerichte ontwikkelingsactiviteiten de belangrijkste zijn. Deze activiteiten worden idealiter vormgegeven in een strategisch opleidingsplan (SOP) en een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP). Bij het opstellen van een SOP zijn onder andere de volgende vragen richtinggevend: Aan welk strategisch doel draagt de beoogde ontwikkelingsactiviteit bij? Is er sprake van opleidingsnoodzaak of -behoefte? Hoe wordt de transfer van het geleerde naar de werksituatie vormgegeven? Wat is het gewenste resultaat van de ontwikkelingsactiviteit en hoe wordt dat gemeten? MANAGEMENT EXECUTIVE SEPTEMBER

5 MANAGEMENT & MENSEN Met de kennis van het strategisch opleidingsplan dienen er vervolgens gesprekken met de medewerkers plaats te vinden, om in overleg de ontwikkeling van hun te plannen. Zo kan worden vastgesteld welke de medewerker wil ontwikkelen en welke de onderneming, naar aanleiding van de vaststelling van de gap bij de medewerker, wenst te ontwikkelen. Het competentieframework moet worden beschouwd als een never-ending story Vervolgens kan dan in een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) worden opgenomen welke op individueel niveau dienen te worden ontwikkeld; hoe ze kunnen worden ontwikkeld en hoe en wanneer gemeten gaat worden of de zijn ontwikkeld en worden toegepast. In het competentieframework is ook weergegeven dat het opleiden en ontwikkelen bestaat uit het stimuleren en ondersteunen van het leerproces, en tevens de factoren die van invloed zijn op het leerproces. Wanneer de onderneming de opbrengst van het leerproces vergroot, draagt dit bij aan de kennisproductiviteit van de onderneming. Prestatiebeoordeling Competentieontwikkeling leidt tot betere prestaties (Mulder, 1999; Dewulf, 1999) en deze kunnen vervolgens worden beoordeeld. Voorafgaand aan de beoordeling vindt het vaststellen van de mate van effectief werkgedrag op basis van realisatie van de gestelde doelen plaats (workshop). Prestatiebeoordeling bestaat uit het beoordelen van het individueel functioneren van de medewerkers. Behalve dat prestatiebeoordeling leidt tot het belonen van medewerkers, stuurt prestatiebeoordeling in belangrijke mate wat er geleerd wordt (Huisman, 2001). Hiermee wordt bedoeld dat wanneer er beoordeeld wordt welke wel en welke niet zijn verworven, bepalend is voor de invulling van het ontwikkelingstraject (POP) die volgt op de prestatiebeoordeling. In het kader van competentiegericht opleiden is het belangrijk de medewerkers te betrekken bij het beoordelen. Medewerkers worden op deze manier gestimuleerd eigen handelingen te beoordelen of deze voldoen aan de eisen. Deze manier van werken bevordert het bewustzijn dat medewerkers geheel verantwoordelijk zijn voor de eigen handelingen en hiermee ook gedeeltelijk voor de geleverde prestaties. Bij competentiebeloning wordt men beloond voor de die men bezit of ontwikkeld heeft, in combinatie met de geleverde prestaties. Gerealiseerde ondernemingsdoelen Op basis van de realisatie van de doelen van medewerkers kan vervolgens worden vastgesteld in hoeverre de ondernemingsdoelen zijn gerealiseerd. Wanneer dit niet of gedeeltelijk het geval is kunnen opnieuw ondernemingsdoelen worden vastgesteld, waardoor het hierboven beschreven proces van hoe het competentieframework werkt, herhaald wordt. Hiermee kan het competentieframework worden beschouwd als een never-ending story. Ervan uitgaand dat het competentieframework een never-ending story is, kan ervoor worden gekozen om op basis van een veranderende competentiebehoefte en de ontwikkeling van medewerkers, de competentieprofielen van tijd tot tijd opnieuw vast te leggen. Een continue inventarisatie van alle competentieprofielen geeft tevens inzicht in de veranderde aanwezige. Deze kunnen dan weer tijdig worden afgestemd op de gewenste. Tot slot Om van het competentiedenken tot een competentiebedrijf te komen betekent dat de toegevoegde waarde van het competentiedenken vooral zit in het gestructureerd en systematisch toepassen van het competentieframework. Op deze manier vergroot de onderneming de kans op duurzaam concurrentievoordeel. Ook sluit het integrale karakter van het competentieframework aan bij het vergroten van de effectiviteit van de onderneming. Het effectiviteitsaspect is een van de belang- 50 MANAGEMENT EXECUTIVE SEPTEMBER 2003

6 VAN COMPETENTIEDENKEN NAAR COMPETENTIEBEDRIJF rijkste kenmerken van het competentiedenken en het integrale karakter moet dus als een belangrijke meerwaarde worden gezien. Kortom, met het competentieframework zijn ondernemingen in staat structureel en cyclisch inhoud te geven aan de relatie tussen de van de medewerkers en de strategie van de onderneming. Kanttekening bij de toepassing van het competentieframework is dat het competentieframework geen garantie is voor het bereiken van concurrentievoordeel. Ook de snelheid waarmee middelen worden benut en opgebouwd, plus de kosten die hiermee zijn gemoeid, spelen een belangrijke rol ten aanzien van het concurrentievoordeel van de onderneming. Literatuur Dewulf, L., Ontwikkelen van Competenties: Implicaties van het introduceren van Competenties voor de praktijk van opleiding en ontwikkeling, Opleiding & Ontwikkeling, nr.1/2 1999, p Johnson, G. en K. Scholes, Exploring Corporate Strategy, vijfde editie, Prentice Hall, Londen, Mintzberg, H., B. Ahlstrand, J. Lampel, Op strategie-safari Een rondleiding door de wildernis van strategisch management, Scriptum, Schiedam, Mulder, M., Competentiegericht opleiden, Opleiding & Ontwikkeling, nr. 1/2 1999, p Teece, D.J., G. Pisano, A. Shuen, Dynamic capabilities and strategic management, Strategic Management Journal, vol. 18, 7, 1997, p Vermeylen, S. en A. Heene, De stille kracht van de onderneming: Competentiedenken in strategisch management, Lannoo, Tielt, Vernhout, A., Van competentiedenken naar competentiebedrijf, ontwikkeling van een competentieframework voor een integrale implementatie van het competentiedenken (scriptie), Katholieke Universiteit Nijmegen, VERDIEPING Artikelcode: 0007 MANAGEMENT EXECUTIVE SEPTEMBER