Handleiding het nieuwe R&R. An Info Support International Group Company

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Handleiding het nieuwe R&R. An Info Support International Group Company"

Transcriptie

1 Handleiding het nieuwe R&R An Info Support International Group Company

2 Aanmelden R&R is geoptimaliseerd voor Google Chrome, hiermee werkt R&R optimaal. Via andere browsers werkt R&R niet perfect of zelf helemaal niet. De inloglink is: Aanmelden kan vervolgens met dezelfde inloggegevens als die van de oude versie.

3 Cockpit Navigatiebalk Gebeurtenissen Snelkoppelingen Takenlijst

4 Startscherm De navigatiebalk geeft je toegang tot de individuele modules van de software. Deze balk is zichtbaar vanuit ieder scherm. Wanneer je op Cockpit klikt, ga je terug naar het startscherm. Via het tabblad Organisatie vind je alle organisatorische aspecten, zoals medewerkgegevens, verlofaanvragen, schoolroosters en dienstaanbod.? De balk met snelkoppelingen aan de onderkant zorgt ervoor dat je snel terecht komt bij veelgebruikte functies. Het vraagteken rechtsonderin biedt een interactieve rondleiding door alle modules heen. Hierbij ontvang je informatie over iedere module.

5 Startscherm In de tabel Te doen vind je de aankomende taken. Wanneer je op een taak klikt, wordt je doorgestuurd naar het scherm waar deze kan worden voltooid. De tabel Gebeurtenissen toont alle komende gebeurtenissen. Hier zijn aflopende contracten, verwachte terugkeur van ziektes en verjaardagen te zien. Het is mogelijk om deze zaken te sorteren op onderwerp of datum.

6 Vestigingsprognose Bij de vestigingsprognose selecteer je referentieweken uit het verleden. Op basis van deze weken wordt een nieuwe prognose gemaakt. Vervolgens kun je de openingstijden controleren en aanpassen. Het aanpassen van de openingstijden heeft invloed op het berekening van de prognose.

7 Vestigingsprognose Tabbladen vestiginsprognose en openingstijden Historische weken selectie

8 Afdelingselectie Afdelingsprognose Wisselen tussen tabbladen Omzetverwachting van de geselecteerde afdeling per normcluster, inclusief de gebudgeteerde uren die hiervoor nodig zijn.

9 Afdelingsprognose (verdeling budgeturen) In het scherm Verdeling budgeturen kun je per afdeling aanpassen wanneer bepaalde taken plaatsvinden. Hierdoor kan R&R berekenen hoeveel personen je het best kunt inplannen per uur. Het veranderen van verdeling budgeturen heeft effect op de grafieken in het rooster.

10 Afdelingsprognose (verdeling budgeturen) Toegekende uren voor een taak Percentage van de uren dat verdeeld is Tijdvak (de uren waarin het uitvoeren van de taak plaatsvindt)

11 Afdelingsbudgetten / roosteroverzicht Wanneer je naar het rooster navigeert, zie je eerst een scherm met de belangrijkste cijfers (loonkosten, produvtiviteit etc). Voordat je het rooster van een nieuwe week maakt, kun je de budgetten aanpassen. Op deze manier kunnen afdelingsmanagers plannen op uren. Nadat de budgetten zijn vrijgegeven, kan het rooster gemaakt worden.

12 Afdelingsrooster Afdelingsselectie Schakelen tussen tabbladen Weergave knoppen Rooster rapporten Rooster van een vorige week in het huidige rooster plakken Grafieken en KPI s weergeven Medewerker laten zien met/zonder contracttype

13 Afdelingsrooster Bij het selectieveld Werknemers kunnen medewerkers worden gesorteerd op naam of contracttype. Deze kun je weergeven door Medewerker-Contract aan te zetten. Je kunt vervolgens sorteren op alfabetische volgorde. Met behulp van het 2e selectieveld is het mogelijk om het uurloon, verlofsaldo en meer kengetallen zichtbaar te maken. Hier kun je vervolgens ook filteren van laag naar hoog of omgekeerd.

14 Afdelingsrooster De geplande werktijd kan leiden tot een waarschuwingsbericht. Wanneer dit het geval is, staat er een melding voor de naam van de medewerker bij de dag waardoor deze waarschuwing ontstaat. Wanneer je op het icoon voor de naam van de medewerker klikt, zie je alle waarschuwingsberichten. Wanneer een veld een grijze achtergrond heeft, betekent het dat deze dag in het verleden ligt. Als je alsnog uren wil aanpassen, kun je dit in de realisatie doen. Bewerkbare dagen (de huidige dag en toekomst) hebben een witte achtergrond.

15 Afdelingsrooster Door op de pijl achter de naam van de medewerker te klikken, voeg je eenvoudig ziekte of verlof toe. De groene balken geven de beschikbaarheid van de medewerkers aan. Je kunt de exacte tijden inzien door met de muis over de balk te bewegen.

16 Afdelingsrooster Je kunt de pijltjestoetsen gebruiken om tussen shiften te wisselen. Hiervoor moet je wel eerst een shift hebben aangeklikt. Invoeren kan vervolgens met het toetsenbord. Er zijn verschillende opties om een shift te bewerken. Klik hiervoor op het pijltje naast de shift.

17 Afdelingsrooster Als je een medewerker van een andere afdeling wilt roosteren, gebruik dan de knop + Medewerker inlenen onderaan het afdelingsrooster. Ingeleende medewerkers zijn te herkennen aan een pijlsymbool. Achteraan in het rooster staat de totaalrij. Het eerste cijfer geeft het geplande aantal uren aan, het tweede de contracturen. De totaalrij onderin het scherm geeft een overzicht van het totaal aantal uren van alle afdelingen die je op dat moment kunt zien. Dit verandert wanneer je bovenin het scherm andere afdelingen selecteert. Medewerkers die diensten hebben op een andere afdeling, zijn gemakkelijk te herkennen aan het pijlsymbool. Wanneer je er met de muis overheen gaat, zie je op welke afdeling de medewerker werkzaam is.

18 Afdelingsrooster Wanneer een afdelingsrooster is gemaakt, moet je op de Goedkeuren knop drukken. Het rooster wordt vervolgens ter goedkeuring aangeboden bij de vestigingsmanager.

19 Afdelingsrooster De diagrammen geven weer hoeveel medewerkers op de verschillende tijdstippen zijn ingepland. De grijze balken geven aan hoeveel medewerkers zijn ingepland en de blauwe lijn is de vraag per uur. Je kunt een grafiek groter maken door erop te klikken. De zwarte lijn geeft de directe uren weer. Dit zijn de uren die inkomstenonafhankelijk zijn.

20 Realisatie Via deze knoppen kun je kiezen om pauze of alleen de netto-uren te laten zien Shiften kunnen voor iedere medewerker afzonderlijk worden aangepast Afdeling in- /uitklappen

21 Realisatie De gerealiseerde uren kunnen per dienst (1) of voor een gehele dag (2) worden goedgekeurd. Wanneer alle diensten voor een dag zijn goedgekeurd, verschijnt bovenaan automatisch een vinkje dat deze dag is goedgekeurd. (1.) (2.)

22 Realisatie Door op een dienst te klikken, is het mogelijk om realisatietijden aan te passen. Winkels zonder afdelingsklokken zien twee regels in de realisatie. De bovenste toont de geplande uren en de onderste de gerealiseerde uren. Winkels met afdelingsklokken zien tussen de geplande uren en gerealiseerde uren, een extra regel met kloktijden. De gerealiseerde uren worden toegekend volgens de afrondingsregels.

23 Uitbetaling Als de contracturen worden overschreden of niet gehaald, worden deze tussen haakjes gezet. De uren die daar voor staan zijn het totaal aantal gewerkte uren. Het eventueel aanpassen van uren is nog steeds mogelijk. Klik hiervoor op het totaal aantal uren en navigeer naar de gewenste dag. Let op: er vindt geen automatische berekening van pauze meer plaats. Wanneer je klaar bent, kun je de uitbetaling vaststellen met deze knop. Via het medewerkersmenu kunnen ziektes nog worden toegevoegd.

24 Uitbetaling De gewerkte uren kunnen worden bijgewerkt door op de verschillende dagen te klikken. Alhoewel het aanwezigheidspatroon standaard wordt berekend, kan deze worden aangepast. Via deze knop kunnen worden alle uitbetalingsdetails van de medewerker geladen. Selecteer Berekenen en sla op wanneer je een aanpassing hebt gemaakt.

25 Organisatie Bij Medewerkerskaart krijg je toegang tot medewerkergegevens zoals NAW-gegevens, contracten en verlofsaldo s. Onder het tabblad Organisatie vind je alle schermen die niet direct te maken hebben met het roosterproces. Bij Verlofaanvragen kun je alle verlofaanvragen inzien en wijzigen. Bij Dienstenruil en -aanbod kun je diensten aanbieden en goedkeuren. Dit werkt in combinatie met gebruik van de R&R Job app. Bij Schoolroosters kun je alle schoolrooster inzien en verwerken.

26 Medewerkergegevens Tabblad met verlof- en ziektegegevens Gegevens aanpassen

27 Door op een afwezigheidssoort (verlof of ziek) te klikken, kun je aanpassingen maken. Verlofoverzicht Navigeer naar de eerstvolgende verlofaanvraag Medewerker is uit dienst Verlofaanvragen kunnen behandeld worden door op de aanvraag te klikken.

28 Dienstruil en -aanbod Via deze knop kun je een nieuwe dienst aanbieden voor medewerkers in de job app. Hier wordt weergeven welke medewerkers hebben aangegeven om te willen werken. Bevestig of weiger een vrijwilliger voor een aangeboden dienst.