Employee Self Service

Transcriptie

1

2 Employee Self Service Met de online verloftool van OKc HR Software vragen medewerkers via het internet zelf hun afwezigheden aan, raadplegen ze de status van hun aanvragen en bekijken het overblijvend saldo van hun verlof. Leidinggevenden beschikken over de mogelijkheid om de aanvragen van hun medewerkers online te bekijken en al dan niet goed te keuren. De HR-medewerkers krijgen de gegevens elektronisch toegestuurd. Deze kunnen automatisch worden gekoppeld met het loonverwerkingsprogramma.

3 Het proces van verlofaanvragen wordt met dit systeem sterk vereenvoudigd. De personeelsafdeling hoeft bijna niet meer tussen te komen. De medewerker krijgt een overzicht van zijn resterende verlofdagen in my.e- OK, en kan via de jaarkalender zijn verlofdagen inplannen.

4 Aan de hand van deze gegevens kan de medewerker nu een aanvraag tot verlof indienen. Het systeem zal automatisch een mail sturen naar de medewerker en ook de leidinggevende die deze aanvraag dient goed te keuren. De leidinggevende bekijkt de verlofplanning van zijn afdeling en keurt de aanvraag aan de hand van deze informatie goed of af. Er wordt opnieuw automatisch een mail verzonden naar de medewerker en ook de personeelsdienst wordt real time op de hoogte gebracht van de wijziging. De personeelsdienst heeft alle instrumenten in handen om de kalenders te beheren. Via diverse beheers mogelijkheden wordt deze oplossing volledig op maat van de organisatie geconfigureerd. Ook de teamkalenders kunnen worden bekeken om de bezettingsgraad van bepaalde teams na te gaan.

5 De data uit my.e-ok worden vanzelf gebruikt voor de loonverwerking. Via de knop maand afsluiten worden alle gegevens automatisch doorgestuurd naar het sociaal secretariaat. De uitgebreide rapporteringstools maken het mogelijk voor iedereen (zowel medewerker, leidinggevende als personeelsmedewerkers) om de overzichten op te maken waartoe zij geautoriseerd zijn. De medewerker heeft tevens ook de mogelijkheid om van thuis uit zijn ziekte mee te delen en tegelijkertijd zijn/haar doktersbriefje up te loaden. Daarnaast is het ook mogelijk om als medewerker recup op te bouwen en het themaverlof te beheren.

6 Employee Self Service Met Time van OKc HR Software maak je flexibel werken in jouw organisatie op een eenvoudige manier echt waar. Via een handige webapplicatie worden de afspraken omtrent flexibel werken opgesteld. Dit gaat bijvoorbeeld over uurroosters, extra prestatieregels en de locaties van waaruit medewerkers mogen loggen. De medewerkers maken gebruik van de web- of mobiele applicatie om hun werktijden te registreren. Dit doen ze door gebruik te maken van een eenvoudige start / stop knop. Dit alles gebeurt online met alle bijhorende voordelen zoals kostenbesparing, gebruiksvriendelijkheid en duidelijkheid.

7 Time werd ontwikkeld om flexibel werken te beheren en op te volgen. Zowel medewerkers, leidinggevenden als de personeelsdienst krijgen met dit instrument een efficiënte ondersteuning om flexibel werken zonder zorgen mogelijk te maken. In een eerste fase stelt zal de werkgever de theoretische uurroosters op en definieert extra prestatieregels in het kader van flexibel werken. Normaal uurrooster In een normaal uurrooster wordt de werkprestatie vergeleken met het uurrooster. Het is mogelijk om bij een normaal uurrooster de werknemer te verplichten de ingestelde dagindeling te volgen. Hiernaast is er de mogelijkheid om werktijden af te ronden per 1, 5,15, 30 of 60 minuten. Glijdend uurrooster In een glijdend uurrooster wordt de werkprestatie vergeleken met het uurrooster. Het verschil met een normaal uurrooster is dat de werknemer geen dagindeling moet volgen maar moet starten en stoppen tussen bepaalde tijden. De werknemer kiest dan zelf wanneer hij start en stopt en zorgt dan zelf dat hij het aantal verwachte uren werkt. Hiernaast is er de mogelijkheid om werktijden af te ronden per 1, 5,15, 30 of 60 minuten. Flexibel uurrooster Binnen een flexibel uurrooster is het mogelijk om elke week een verschillend aantal uur te werken. Hierdoor is het mogelijk om flexibeler te werken. Hiernaast is er de mogelijkheid om werktijden af te ronden per 1, 5,15, 30 of 60 minuten.

8 Deze verschillende werkroosters worden telkens via eenvoudige schermen geconfigureerd voor de organisatie en vervolgens toegewezen aan medewerkers. Daarnaast is het ook mogelijk om te definiëren vanaf welke fysische plaats(en) een medewerkers zijn tijd mag registreren. Een uitgekiende geolocatie maakt het mogelijk om te verifiëren of de medewerker zijn/haar tijd gelogd heeft op de plaats waar dit is toegestaan. Daarnaast geven praktische overzichtskaarten onmiddellijk een beeld van waar de medewerker zich laatst bevond.

9 Werknemers maken gebruik van de website of een app (iphone / Android) om hun werktijden te loggen. Dit kunnen ze door gebruik te maken van een eenvoudige start/stop knop. De ingebouwde achterliggende algoritmes doen de rest. Via online rapportering kan zowel de medewerker zelf als de personeelsverantwoordelijke al deze gegevens in real time verifiëren en vergelijken. Door de link met andere programma s van OKc HR Software, kan de werknemer via deze tool ook informatie krijgen over wanneer hij/zij verlof heeft.

10 Employee Self Service Opleidingen en trainingen worden efficiënt online bijgehouden en via een selfservice toepassing ter beschikking gesteld van medewerkers, leidinggevenden en HR. Met Training van OKc HR Software vragen medewerkers online zelf een opleiding uit een opleidingscatalogus aan en ze raadplegen zelf de status van hun aanvragen. Leidinggevenden beschikken over de mogelijkheid om de aanvragen van hun medewerkers online te bekijken en al dan niet goed te keuren. De HR-medewerkers krijgen automatisch een overzicht van alle gegevens en kunnen ingrijpen waar nodig.

11 Training werd ontwikkeld om opleidingen te beheren, te plannen, op te volgen en te evalueren. Zowel medewerker, leidinggevenden als HR krijgen met deze tool een efficiënte ondersteuning. HR en/of de opleidingsverantwoordelijken van de organisatie stellen de opleidingscatalogus samen. Op een eenvoudige manier wordt het opleidingsbudget verdeeld en beheerd. Een transparant overzicht maakt dat iedereen zich bewust wordt van de opleidingskosten..

12 Het toegewezen budget wordt bij iedere behandeling van een vraag naar opleiding getoond. Op die manier wordt ook iedere leidinggevende zich bewust van het budgettaire aspect van opleidingen. Elke medewerker kan online de catalogus van de opleidingen consulteren en zich inschrijven voor een opleiding. Via mail wordt de leidinggevende en/of de HR-verantwoordelijke in real time op de hoogte gebracht. Medewerkers worden na het volgend van de opleiding automatisch uitgenodigd om de opleiding te evalueren. Diverse rapporteringen maken het mogelijk om dit alles optimaal op te volgen. Daarnaast maken nog een aantal specifieke rapporten het leven van de opleidingsverantwoordelijke gemakkelijker. Zo wordt er niet alleen automatisch een opleidings-cv opgebouwd. Ook het vormingsluik van de sociale balans wordt met één druk op de knop opgemaakt.

13 Management Self Service Of u verantwoordelijk bent voor een grote of kleine organisatie, Safe van OKc HR Software ondersteunt u in het beheer van de verschillende aspecten met betrekking tot preventie en bescherming.

14 Hierdoor wordt het mogelijk een correct beeld te hebben van de maatregelen die u neemt om uw medewerkers te beschermen tegen arbeidsongevallen, beroepsziektes en alle andere risico's die het uitoefenen van hun werk met zich meebrengt. Zo geeft u via duidelijke rapportering niet alleen aan dat u wettelijk in orde bent, maar beperkt u ook effectief het aantal schadegevallen. Safe laat u toe een planmatig en structureel preventiebeleid te voeren. Via een beperkt overzicht hieronder krijg je een beeld van hoe deze complexe materie door Safe beheersbaar gemaakt wordt. Een eerste stap om arbeidsongevallen en beroepsrisico's te verminderen of te voorkomen, is het hebben van een goed overzicht op de stand van zaken van: De verschillende werkposten en hun specifieke risico s. De persoonlijke beschermingsmiddelen gelinkt aan de risico s. De nodige opleidingen en attesten in het kader van preventie en bescherming. De medewerkers en hun specifieke situatie in het kader van preventie en bescherming.

15