DE STICHTING ADMINISTRATIEKANTOOR

Transcriptie

1 k h h b S 4 n o g a g n DE STICHTING ADMINISTRATIEKANTOOR Onerbelcht ntrument van goe betuur n het famleberijf Een tchtng amntratekantoor (STAK) voor famleberijven een flexbele maner om e zeggenchap over e onernemng te regelen. Contnuïtet, fcaal vooreel en betuurbaarhe zijn e voornaamte moteven om een STAK op te rchten. Al na e DGA-fae egenom en leng e facto ut elkaar woren gehaal, het belangrijk om met e STAK een actef platform te creëren waarop betuur, recte en RvC goe kunnen amenwerken. Jacquelne van Zwol en Ile Mater E b t t e v a o H f g S b w m o 48 Goe Betuur &Toezcht G

2 Een STAK, volut Stchtng Amntratekantoor, een tchtng met een pecfek oel, veelal het beheren van aanelen en het utoefenen van het temrecht aarop. Een STAK maakt het, n combnate met het certfceren van aanelen, mogelijk om e twee kernelementen van een aaneel tructureel van elkaar te cheen: het temrecht (e macht/zeggenchap) en het economch recht: venrecht en verkooprecht 1. Neerlan één van e wenge lanen waar at op eze maner mogelijk. Het een ntrument waar n e praktijk veel gebruk van wort gemaakt, net alleen oor famleberijven 2. In t artkel rchten we on op het gebruk van e STAK n famleberijven. Het grote vooreel van een STAK at het een heel flexbel ntrument waarmee maatwerk kan woren ngercht voor e zeggenchap, afhankelijk van e governance vraagtukken e pelen. Alhoewel e STAK veel wort ngezet oor egenaren van famleberijven er weng gechreven over hoe e STAK n e praktijk e rol al egenaar utvoert. We zen n e praktijkvoorbeelen at e STAK onooracht wort opgezet of wort gebrukt voor peroonlijke moteven van e DGA (recteur groot aaneelhouer). We zen ook at onernemer een STAK hebben opgercht en egenlijk net prece weten wat het oel. Vanut goe onernemngbetuur t een kennhaat at aanacht verent. Dt artkel gaat aarom n op e betuurlijke werkng van e STAK n het famleberijf. Naat we kort ngaan op e vraag hoe vaak gebruk wort gemaakt van een STAK, bepreken we e reenen voor e oprchtng voor een STAK n het famleberijf. Dt werken we n paragraaf 4 verer ut oor met behulp van voorbeelen te cheten hoe e STAK n e praktijk al betuurntrument wort gebrukt. In paragraaf 5 bekijken we e rol van e egenaar n e re gevallen nog een naer. We luten af met een conclue. De auteur baeren zch voor wat betreft e cauïtek op hun egen ervarng met famleberijven e gebruk maken van een STAK. De nelng gerelateer aan oelen van een STAK n famleberijven mee gebaeer op e nput van verchllene entverlener waaroner avocaten en notaren STAK In Neerlan nog geen onerzoek geaan naar hoe vaak en n welke omtangheen een STAK wort ngezet. We weten at er n Neerlan ongeveer STAK zijn 3 maar hoeveel aarvan verbonen zijn aan een famleberijf weten we net. In Belgë, waar vanaf 1980 e Neerlane STAK wort gebrukt al ntrument voor nrchten van zeggenchap n famleberijven, n 2006 onerzoek geaan oner Belgche beurfonen 4. Men onerzocht welke beurgenoteere famleberijven gebruk maakten van een STAK, een famleholng of aaneelhouerovereenkomten. De STAK en e famleholng bleken favoret. De STAK bleek favoret n e ere generate om famle egenom te organeren bij tee verer utwaaeren aaneelhouerchap. De STAK n Neerlan een ngeburger ntrument at net alleen wort gebrukt al er prake van een ere of latere generate n het famleberijf. Ook n e overracht van eerte naar tweee generate wort het ntrument gebrukt. We zullen t verer utwerken n het vervolg waarn we ngaan op moteven voor oprchtng van een STAK HOE WERKT DE STAK TECHNISCH De STAK een ntrument at al tchtng een wetteljke ba heeft met rechtkracht naar eren en contractueel wort aangevul met een contract tuen e tchtng en e certfcaathouer (amntratevoorwaaren). De vermogen- en zeggenchaprechten woren gepltt oor e aanelen van BV X oner te brengen n een tchtng (Stchtng Amntratekantoor aanelen B.V. X), waarbj e voormalge aaneelhouer al tegenpretate voor het nleveren van hun aanelen certfcaten van aanelen terug krjgen. - Dven en anere opbrengten (verkoop van e aanelen) woren rect oorbetaal aan e houer van certfcaten. Certfcaathouer luten onerlng vaak nog een certfcaathouerovereenkomt om onerlnge afpraken te maken, bjvoorbeel over utkoop. - Het betuur van e Stchtng temgerechtg n e algemene vergaerng en belt hoe n e algemene verga- Goe Betuur &Toezcht

3 erng van BV X wort getem over e meet wezenljke beluten zoal benoemng, chorng en ontlag van e tatutare recte (e betuurer), benoemng, chorng en ontlag van commaren, vattellng van e vergoengen van e tatutare recte en e commaren, vattellng van e jaarrekenng, bepalen van e wntbetemmng en geven van echarge voor betuur en toezcht, wjzgng van e tatuten, lquate van e vennootchap. Meetal heeft het STAK betuur verreweg e meete bevoegheen en om lggen bj e certfcaathouer nog een aantal belangrjke bevoegheen (bjv benoemng/ ontlag van betuurleen van e STAK, verete toetemmng van e certfcaathouer voor bepaale belangrjke beluten van het betuur van e STAK, wjzgng amntratevoorwaaren, ecertfcerng (terugraaen van e certfcerng), etc. Bron: Stchtngtak.nl Reenen voor oprchtng van een STAK De STAK wort gebrukt omat op een flexbele maner zeggenchap en economche rechten kunnen woren logekoppel. Het STAK betuur oefent (e meete) zeggenchap ut, certfcaathouer hebben e economche rechten en afhankelijk van e nvullng nog enge zeggenchap. In e praktijk komen we n famleberijven 3 hoofreenen tegen om een STAK op te rchten 5,6. Vaak het n e praktijk een combnate van eze oelen e peelt bij oprchtng. Dat zal blijken ut e voorbeelen e n het volgene paragraaf woren gegeven. Daarn zal ook naar voren komen welke betuurlijke taken bij e verchllene STAK vormen centraal taan. Contnuïtet Een DGA van 50 jaar weet nog net hoe zij haar opvolgng zal regelen. Haar kneren zijn nog relatef jong en zij weet nog net of zij oot n het berijf wllen Relevante ocumenten bij e oprchtng van een STAK n een famleberijf Famle 1. Famleconvenant Opgetel oor e famle. Intente overeenkomt e jurch wort utgewerkt n anere ocumenten. Certfcaathouer Contractuele rechten en plchten 2. Certfcaathouer overeenkomt Jurche utwerkng tuen certfcaathouer onerlng van zaken n famleconvenant (bjv. over utkoop, we aaneelhouer mag zjn) Betuur STAK aaneelhouerchap AVA Vennootchap bv Vennootchap Drecte bv 3. Amntratevoorwaaren 4. Statuten van e STAK 5. Statuten van e vennootchap Regelen e verhoung en rechten en plchten tuen e STAK en certfcaathouer. Openbare notarële akte waarn vatgeleg hoe e STAK werkt (wat het oel van e STAK, we heeft welke bevoegheen, hoe woren e utgeoefen etc) Openbare notarële akte waarn vatgeleg hoe e vennootchap werkt (wat het oel van e vennootchap, we heeft welke bevoegheen, hoe woren e utgeoefen etc) 50 Goe Betuur &Toezcht

4 Doel STAK Toelchtng 1. Contnuïtet De STAK opgercht om, vaak met het oog op overljen van e DGA, contnuïtet van het berjf te kunnen waarborgen. De DGA hout veelal e certfcaten. Het kan zjn at bepaal at tot aan e noogebeurten e DGA alleen n het STAK betuur zt en alleen formalteten woren afgehanel. Het kan ook zjn at al externen zjn betrokken, al an net actef. 2. Fcaal vooreel De STAK opgercht vanwege fcale reenen. Economch egenom overgeragen, vaak aan e kneren van e voormalge egenaar. Zj houen e certfcaten. Al e voormalge egenaar het nog voor het zeggen heeft n het STAK betuur e rol van e STAK vaak puur een formele rol. 3. Betuurbaarhe van het berjf bj utwaaeren egenom In tweee, ere en volgene generate famleberjven kan het aantal aaneelhouer nel toenemen. In e gevallen wort vaak een STAK opgercht. De groe van het aantal aaneelhouer gaat vaak gepaar met toename van verchllen tuen aaneelhouer (bjv. werkenen net werkenen) en een afname van betrokkenhe van ommge aaneelhouer. De famle wl at e zeggenchap lgt bj een beperkte groep e goee belngen kan nemen n het STAK betuur. De economche egenom -certfcaten- lgt bj meer menen. Het STAK betuur oefent n e praktjk e rol ut van egenaar n e aaneelhouervergaerng. gaan werken. Ze weet ook net of zij het berijf later zullen wllen overnemen al egenaar. De DGA rcht een STAK op waarn zij naat zchzelf twee externen vraagt al STAK betuurer. Een heeft veel ervarng n e berijftak, e aner fnanceel terk en gewen om over tratege te preken. Zij vraagt hen om amen met haar een acteve rol n het STAK betuur te nemen, vooral n het klankboren over het berijf, fnancën en tratege. Mocht haar et overkomen, an weten zij van e hoe en e ran, ze kennen e waaren waarvoor zij taat. Mocht zij overlijen, an kunnen ze met haar kneren e belngen nemen e moeten woren genomen. De DGA laat haar kneren met hen kennmaken zoat zij net voor verrangen komen te taan, mocht zch at onverhoopte cenaro vooroen at zij wegvalt. Potef neveneffect van eze tructuur at zij voor zchzelf ook parrngpartner heeft neergezet. Formeel e STAK egenaar, n e praktijk werkt e groep al een oort Raa van Ave en neemt e DGA e belngen zelf. In boventaan voorbeel wort voorzen n e mogelijke betuurlijke leemte al gevolg van het overlijen van e DGA. Certfcaathouer e DGA. Het STAK betuur van e op contnuïtet gerchte STAK n e cau ook al actef aan het werk al een oort aveorgaan. Gegeven e rume bevoegheen van het STAK betuur e peronele nvullng van het STAK betuur crucaal. Stel at e DGA overlijt an zal het betaan van e STAK e contnuïtet ten goee komen mt er gechkte peronen zijn aangetrokken -net per efnte altij e vertrouwenperonen van e DGA- met gevoel voor wat nog n t famleberijf. Maar het komt waarchijnlijk vaker voor at een contnutet-stak vooral op paper betaat en pa actef wort al e DGA overlijt. Een anere varant an e herboven bechreven at zolang e DGA leeft hij/zij e eng betuurer van e STAK. In at geval wort vatgetel wort at bij zijn/haar overlijen een neuw STAK betuur wort benoem. Dt kan betaan ut e partner, kneren, externen of een combnate aarvan. Naeel van eze varant at een STAK betuur nog helemaal van cratch moet begnnen terwijl het e gebeurten e let tot het noocenaro al heel ngrijpen en vertoren kan zijn. Wat we n e praktijk ook tegenkomen at DGA over hun graf wllen regeren oor n e tatuten van e STAK bepalngen voor e toekomt op te nemen. Goe Betuur &Toezcht

5 Bijvoorbeel at het berijf net verkocht mag woren n e komene 50 jaar. Op eze maner wort e STAK een contructe om e eeën van een DGA naar e toekomt toe te bechermen. Het twijfelachtg of zo n bechermngcontructe jurch houbaar. En n e praktijk zal t net bijragen aan contnuïtet van het berijf en e belangen van alle takeholer. Fcaal vooreel In een famleberijf taan e reultaten e laatte jaren oner ruk. Dt jaar zal het reultaat bijna nul zijn. Voor volgen jaar zijn e verwachtngen beter. Er zijn 3 kneren waarvan er 2 n het berijf werken. De DGA/oprchter krijgt van zijn accountant te horen at het lm om nu over te ragen, mmer, e wnt laag en aaroor kan er een goee eal met e fcu woren gemaakt. Dan moet e.e.a. nog wel even nel geregel woren voor het jaar ene. De DGA/oprchter zet at wel ztten en laat e jurche ocumentate opmaken. Oner e kertboom krijgen e 3 kneren een onverwacht caeau, allemaal 25% van e oor e STAK utgegeven certfcaten. De laatte 25% van e aanelen blijven bij vaer. De zt al enge n het STAK betuur en hout, onank overracht van het vermogen, e touwtje trak n hanen. Hij heeft voor e kneren ook peroonlijke holng opgercht met een STAK aarboven en ook van eze STAK e betuurer. Zo weet hij zeker at ze pa aan het ven kunnen komen al hij at wl. Bovenbechreven STAK voornamelijk opgercht vanwege fcale moteven. Dat op zch een legteme reen. En op korte termijn veranert er n e praktijk van e governance egenlijk net. In t geval e STAK paef, vaer hanelt formalteten af en EEN STAK IS EEN HEEL FLEXIBEL INSTRUMENT WAARMEE MAATWERK KAN WORDEN INGERICHT VOOR DE ZEGGENSCHAP onerneemt zoal hij aarvoor ee. Het rco at zch n e toekomt latge zaken gaan vooroen waar nu nog net over nageacht. Aanvullen het u belangrijk na te enken wat at kan zijn. De kneren woren nog net al certfcaathouer betrokken. Er nog net nageacht over contnuïtet en betuurbaarhe van het berijf op langere termijn, baale vragen zijn nog net met e kneren beproken: - Wllen e ver kneren wel allemaal egenaar zijn en weten ze wat e rechten en plchten zijn e aaraan zijn verbonen? - Welke rol n het berijf of al egenaar ambëren ze? - Kunnen ze amen egenaar zijn of lggen conflcten op e loer? - Hoe gaan ze e zeggenchap verelen, mogen egenen e net n het berijf werken meebelen? Stel at e kneren net met elkaar oor een eur kunnen an e gekozen egenaarcontructe beregen voor e contnuïtet van het berijf. De vraag an ook of het vertang wa om met toom en koken water voor het ene van het jaar zoner overleg over te ragen. De tij zal het n t geval leren. In e tuentij lijkt het vertang at e kneren zch amen gaan beraen over wat er op hen af kan komen. Antwooren op e her boven getele vragen zijn nog om tot een gechkte governance tructuur te komen. Betuurbaarhe van het berijf Bij een melgroot famleberijf zijn 5 broer en zuen gezamenlijk al egenaren betrokken. Bij e overracht van e egenom van e 2e naar e 3e generate er een tchtng amntratekantoor opgercht. Een broer en een zu werken n het berijf waarvan één n e recte. De anere zuen en broer zijn alleen al egenaar betrokken bij het berijf. Ieer heeft 20% van e certfcaten. Naat e tatuten van e STAK en e aaneelhouerovereenkomt er ook een famleconvenant waarn e famle heler heeft verwoor hoe zij haar egenaarrol van het berijf wl vervullen. Dt famleconvenant een belangrijk kaer voor het STAK betuur. Het STAK betuur wort gevorm oor 3 externen, 1 vertegenwoorger van e famle en 1 vertegenwoorger van e recte van het berijf. De externen 52 Goe Betuur &Toezcht

6 EEN RISICO VAN EEN STAK BIJ UITWAAIEREND EIGENDOM IS DAT DE BETROKKENHEID VAN CERTIFICAATHOUDERS AFNEEMT brengen naat algemene betuurervarng pecfeke kenn n op fcaal, jurch en famleberijfkung gebe. In t berijf ook een Raa van Commaren actef en bnnen e famle er een famleoverleg. De afgelopen jaren er gewerkt aan het verer profeonaleren van het betuur van e STAK. Belangrijk apect wa aarbij het goe vormgeven van het nformeren en overleggen tuen e recte, e RVC en het betuur van e STAK. Inmel aar een goee mou n gevonen waarbij zowel chrftelijk al va een aantal vergaerngen het STAK betuur goe aangehaakt op e ontwkkelngen bij het berijf. Al er n een famleberijf meerere aaneelhouer zijn een STAK een maner om e zeggenchap te organeren oor een klene groep STAK betuurer e belngen te laten nemen. Vanaf tweee generate famleberijven bet e STAK e mogelijkhe om al famle e rol al egenaar rchtng het berijf n te vullen. Voor het berijf het een vooreel at het te maken heeft met één STAK betuur n plaat van nvuele aaneelhouer. Va e amentellng van het STAK betuur en e tatuten kunnen teven eventuele belangentegentellngen woren opvangen. Denk aan een e mogelijkhe om af te preken at alleen e certfcaathouer e n het berijf werken een plaat n het STAK betuur kunnen krijgen. Op eze wijze kan meer prortet gegeven woren aan het belang van e contnuïtet van het berijf boven e wen voor utkerng van ven oor mner betrokken certfcaathouer. Maar ook kan ervoor woren gekozen at het STAK betuur wort gevorm oor een combnate van werkene en net n het berijf werkene certfcaathouer. Op eze wijze wort namelijk wel e betrokkenhe van e certfcaathouer e geen acteve rol hebben n het berijf verterkt. In een famleconvenant kan e famle e belangrijkte prncpe voor e nvullng van e governance vatleggen. In het her bechreven voorbeel neemt e STAK een acteve egenaarrol n. Er vnen regelmatg STAK betuurvergaerngen plaat en er betaat een overlegtructuur tuen e STAK en e certfcaathouer. Aaneelhouerrechten woren actef utgeoefen, bijvoorbeel bij benoemng van betuurer en/ of commaren, het goekeuren van rectevoortellen, e.. Omat het STAK betuur n t oort tuate zo n belangrijke rol heeft zen we tee vaker at n een functeprofel wort bechreven hoe e nvullng van het STAK betuur erut moet zen. In het voorbeel er naat een acteve STAK ook een RvC n functe. In eze en oortgelijke tuate het heel belangrijk at bee rollen heler zijn afgebaken en at goee communcate plaat vnt tuen STAK betuur, RvC en e recte. Aanvullen herop een goee communcate tuen STAK betuur en certfcaathouer crucaal. Een rco van een STAK contructe bij utwaaeren egenom namelijk at e betrokkenhe van certfcaathouer afneemt. Sommge famleberijven wllen vanwege eze reen net met een STAK werken. Het aan het STAK betuur om betrokkenhe te blijven tmuleren. De rol van e STAK taat net vat maar zal geurene e levenfae van het berijf en e famle veraneren. Zo het e verwachtng at het berijf ut boventaan kaer n e komene 10 jaar zch zal ontwkkelen van een broer en zuen team naar een neven en nchten conortum. De overracht naar e volgene generate n t berijf nog net urgent maar taat al wel op e agena van het STAK betuur. In eerte ntante gaat het vooral om een orëntate om e mogelijkheen maar komene jaren moeten her wel belangrijke beluten n woren genomen. Het STAK betuur heeft her een belangrijke rol n om e Goe Betuur &Toezcht

7 ER ZIJN ONDERNEMERS DIE EEN STAK HEBBEN OPGERICHT MAAR EIGENLIJK NIET PRECIES WETEN WAT HET DOEL IS neuwe egenomtuate n goee banen te leen. Belangrijk utgangpunt herbij at het berijf e egenaar heeft en hout e het nog heeft om te kunnen floreren. Samenvattng en conclue Aan het betaan van STAK n famleberijven lggen vaak verchllene oelen ten gronlag. We bechreven re STAK varanten met al oelen contnuïtet, fcaal vooreel en betuurbaarhe van het berijf bij utwaaerene egenom. Een STAK ent vaak meerere van eze oelen. De rol van egenaar wort n een eerte generate DGA berijf bijna noot bewut utgeoefen. De DGA heeft het voor het zeggen, n welke rol an ook. Egenom en leng vallen amen. Voor een DGA e gaat naenken over e volgene generate zijn reenen voor oprchtng van een STAK vaak contnuïtet of fcaltet. Voor bee gevallen het goe te overwegen wat een actevere nvullng van e STAK zou kunnen bijragen. Communcate met e famle voor e oprchtng wort vaak overgelagen maar kan moelijkheen achteraf voorkomen. Stel bijvoorbeel at e DGA wegvalt an het goe at e famle weet we er n het STAK betuur ztten. Daarbij het ook belangrijk at e STAK geen bechermngcontructe wort voor e eeën van een DGA. De rolnvullng wort aner al e egenom overgaat en broer/zuen of neven/nchten actef egenaar woren. Egenom en leng woren n at geval e facto ut elkaar gehaal. Dt vraagt van e famle om een heler kaer te zetten voor het STAK betuur. Dt vraagt om een goe amengetel STAK betuur at actef haar rol utoefent en certfcaathouer betrekt. STAK betuur, recte en RvC moeten goe kunnen amenwerken. Een STAK n t geval geen paef amntratef/jurch ntrument maar kan een utteken platform woren om e egenaarrol ut te oefenen. Wel kot het tij, aanacht en goee amenwerkng tuen partijen om t goe te laten werken. Conclue at e STAK n veel gevallen een goee rol kan vervullen n e governance van het famleberijf maar wel met e bovengenoeme kanttekenngen. Goe begrp van goe betuur n het famleberijf vraagt om nzcht n e mogelijke rol van e STAK. Dt artkel heeft heraan een bijrage wllen leveren. Noten 1 In Neerlan recent e mogelijkhe gecreëer om temrechtloze aanelen ut te geven. Dt artkel gaat net n op t ntrument en wat voor- en naelen ten opzchte van een STAK zijn. 2 Vooral beurgenoteere onernemngen maken gebruk van een STAK om zch te bechermen tegen vijange overname. 3 Bron: Kamer van Koophanel 4 oor e facultet er rechtgeleerhe van e Konnklijke Unvertet Leuven 5 Een vere reen voor oprchtng van een STAK n een famleberijf e we zijn tegengekomen het controleren van e zeggenchap al net famleleen mee egenaar zijn. Deze reen laten we verer buten bechouwng. 6 Met ank aan e feeback van verchllene notaren en avocaten aan we we eze nelng hebben voorgeleg. Over e auteur: Mr. Jacquelne van Zwol heeft een fnancële achtergron en opgele al meator en coach. Sn 10 jaar rcht ze zch vooral op famleberijfkunge vraagtukken en begelet famleberijven en berijffamle. Zij vervult rollen al coach, aveur, commar en voorztter van vere STAK beturen. Dr. Ile Mater lector Famleberijven op Hogechool Wnehem en aar teven recteur van het Lanelijk Expertecentrum Famleberijven. Daarnaat ze STAK betuurer bij een famleberijf. 54 Goe Betuur &Toezcht