Klokkenluiders. Wat als uw werknemer een kloon wordt van WikiLeaks?

Transcriptie

1 1 van 7 Klokkenluiders Wat als uw werknemer een kloon wordt van WikiLeaks? Nog niet zo lang geleden werden klokkenluiders verguisd. Dat is tegenwoordig wel anders. Julian Assange van WikiLeaks is verworden tot een soort cultfiguur en de eerste WikiLeakkloons doen hun intrede. Michel Spekkers, SP-lid van de gemeenteraad van Breda, heeft in december Open Breda geopend: een internetpagina waarop mensen anoniem geheime documenten kunnen achterlaten. Journalist en columnist Jort Kelder heeft in de De Wereld Draait Door aangegeven zeer graag een Nederlandse WikiLeaks te willen starten. De nadruk zou volgens hem dan niet moeten liggen op de politiek en de overheid, maar op het grote bedrijfsleven. Dat komt gevaarlijk dichtbij! Wat als uw werknemers door deze hype worden gegrepen? Mogen zij uw bedrijfsgeheimen zomaar prijsgeven? Het antwoord is: nee! Werknemers mogen niet zomaar uw bedrijfsgeheimen prijsgeven. Maar soms kan de plicht tot geheimhouding botsen met een door de werknemer ervaren plicht om te spreken. Wat dan? Hoe kunt u uw bedrijfsgeheimen zo goed mogelijk beschermen? En wat mogen sympathisanten van WikiLeaks wel en wat mogen ze niet? In deze whitepaper krijgt u antwoord op deze lastige vragen. Voor meer informatie of het aanvragen van een demonstratie: +31(0) Ga naar accountmanagers@xperthr.nl

2 2 van 7 Klokkenluiders 1. Met mijn werknemers heb ik niets afgesproken over de geheimhouding van bedrijfsgeheimen; wat mogen zij wel en wat niet? Als u geen specifieke afspraken met uw werknemers heeft gemaakt over geheimhouding, dan moeten uw werknemers zich in principe toch onthouden van uitlatingen en handelingen die de positie van de werkgever kunnen benadelen of schaden. Dit geldt zowel tijdens als na afloop van het dienstverband. Als een werknemer deze verplichting schendt, dan kan hij aansprakelijk worden gesteld voor de daardoor ontstane schade op grond van onrechtmatige daad of goed werknemerschap. De werkgever zal dan wel moeten aantonen dat sprake is van benadeling door de werknemer. Ook zal hij zijn concrete schade moeten aantonen. Maar, als een werknemer de noodklok luidt vanuit een algemeen belang voor een specifieke, acute of dreigende misstand en daarvoor een écht goede reden heeft, dan mag hij zijn geheimhoudingsplicht schenden. Meestal zal de werknemer de misstanden wel eerst intern aanhangig moeten maken. Pas als dat geen zin blijkt te hebben (gehad) mag hij ernstige misstanden wereldkundig maken. 2. Welke maatregelen kan ik treffen om geheimhouding zeker(der) te stellen? U kunt in elk geval de volgende drie dingen doen: U kunt binnen uw bedrijf regelmatig en expliciet communiceren via mail, brief, nieuwsbrief of intranet wat de geldende regels zijn omtrent het lekken van bedrijfsgeheimen (zie antwoord op vraag 1). U kunt in uw (nieuwe) arbeidsovereenkomsten een geheimhoudingsbeding opnemen en ook in uw arbeidsvoorwaardenreglement kunt u een passage wijden aan de verplichting die uw werknemers hebben om bedrijfsgeheimen geheim te houden. U kunt uw werknemers expliciet in de gelegenheid stellen om door hen geconstateerde misstanden intern aan de orde te stellen. U kunt dat doen door een protocol melding misstanden op te stellen, een vertrouwenscommissie of persoon in te stellen en aan uw werknemers duidelijk en regelmatig te communiceren dat zij daarvan te allen tijde en om welke reden dan ook gebruik kunnen maken. 3. Waar moet een geheimhoudingsbeding aan voldoen? Een algemeen geheimhoudingsbeding is niet in de wet geregeld. Uit verschillende uitspraken die rechters hebben gedaan over geheimhoudingsbedingen, is wel te destilleren hoe een geheimhoudingsbe-

3 3 van 7 Klokkenluiders ding eruit moet zien. Daaruit blijkt dat een geheimhoudingsbeding het grondrecht op vrije meningsuiting niet zover mag beperken dat het in de weg staat aan het openbaar maken van misstanden of gevaarlijke situaties en dat overtreding van een geheimhoudingsbeding mag worden gesanctioneerd. Doorgaans wordt een geheimhoudingsbeding schriftelijk overeengekomen in de arbeidsovereenkomst en/of een arbeidsvoorwaardenreglement en/of de cao. Een geheimhoudingsbeding kan gelden tijdens het dienstverband, maar ook na afloop daarvan. 4. Hoe ziet een geheimhoudingsbeding er uit? Een geheimhoudingsbeding kan er bijvoorbeeld als volgt uit zien: 1. De werknemer verplicht zich om, noch tijdens, noch na beëindiging van de arbeidsovereenkomst, aan derden enigerlei mededeling te doen omtrent hetgeen hem bekend is van de werkgever of van een of meer ondernemingen die met de werkgever economisch of organisatorisch zijn verbonden, waarvan hij weet of kan vermoeden dat hierdoor de belangen van de werkgever en/of van deze gelieerde ondernemingen zouden kunnen worden geschaad alsmede van aangelegenheden waaromtrent hem door de werkgever geheimhouding is opgelegd. Deze verplichtingen strekken zich mede uit tot zaken betreffende de werkgever, relaties van de werkgever en de met hem verbonden ondernemingen. 2. De in lid 1 bedoelde verplichting, met betrekking tot louter daarvoor noodzakelijke gegevens, bestaat niet tegenover hen, die delen in de verantwoordelijkheid voor een goede vervulling van de functie van de werknemer noch ook tegenover hen, wier medewerking tot die vervulling noodzakelijk is te achten, indien en voor zover deze zelf tot geheimhouding verplicht zijn of zich verplichten. 3. Iedere overtreding van het bepaalde in dit artikel tijdens het dienstverband zal tussen de werkgever en de werknemer gelden als een dringende reden om de arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen. De werknemer verbeurt bovendien, in afwijking van het bepaalde in artikel 7:650 lid 3, 4 en 5 BW, ten behoeve van de werkgever telkens een dadelijk opeisbare boete, zonder dat voorafgaande sommatie of ingebrekestelling is vereist, van EUR [bedrag] ineens, te vermeerderen met een bedrag van EUR [bedrag] per dag voor iedere dag dat de overtreding voortduurt, onverminderd het recht van de werkgever om nakoming van het

4 4 van 7 Klokkenluiders geheimhoudingsbeding te vorderen. 4. Bij iedere overtreding van het bepaalde in dit artikel na einde dienstverband verbeurt de werknemer telkens een dadelijk opeisbare boete, zonder dat voorafgaande sommatie of ingebrekestelling is vereist, van EUR [bedrag], te vermeerderen met een bedrag van EUR [bedrag] per dag voor iedere dag dat de overtreding voortduurt, onverminderd het recht van de werkgever om nakoming van het geheimhoudingsbeding te vorderen. 5. De werknemer is ermee bekend dat overtreding van de geheimhoudingsverplichting een misdrijf is in de zin van artikel 273 van het Wetboek van Strafrecht (schending van bedrijfsgeheimen) en een dringende reden vormt voor ontslag op staande voet. 5. Wat kan ik in een protocol melding misstanden zetten? In een protocol melding misstanden zullen de volgende onderwerpen moeten worden behandeld: - Definities; de termen die in het protocol worden gebruikt zullen goed moeten worden gedefinieerd (Wat is een misstand? Wie kan zich op het protocol beroepen? Wie is de vertrouwenspersoon/ commissie? Wat is het bevoegd gezag? enz.). - Het is belangrijk om in het protocol op te nemen dat de medewerkers een geheimhoudingsplicht hebben. - In welke gevallen mag een medewerker een misstand melden en hoe kan hij dat doen? - Wat gebeurt er met een melding? - In principe zal iedere melding moeten worden onderzocht door een onafhankelijke commissie. - Welke consequenties kan (mag) deze onafhankelijke commissie aan de onderzoeksresultaten verbinden? - In het protocol zal de verplichte medewerking bij het onderzoek van managers, leidinggevenden en directie moeten worden opgenomen. - In het protocol zal een terugkerende evaluatie van het protocol, de vertrouwenspersoon/commissie en de onafhankelijke onderzoekscommissie moeten worden opgenomen. Op XpertHR vindt u een voorbeeld van een protocol melding misstanden.

5 5 van 7 Klokkenluiders 6. Hoe stel ik een vertrouwenscommissie of persoon in? De werkgever wijst een persoon of een groep van personen binnen zijn organisatie of buiten zijn organisatie aan die als vertrouwenspersoon of als lid van een vertrouwenscommissie wordt aangesteld. De werkgever zal helder moeten formuleren welke taken de vertrouwenspersoon of -commissie heeft. Deze vertrouwenspersoon of leden van de vertrouwenscommissie zullen door de werkgever in de gelegenheid moeten worden gesteld om hun taken goed te volbrengen. Daartoe zullen zij tijd, gelegenheid en bepaalde privileges, waaronder geheimhoudingsrecht, toebedeeld moeten krijgen. De werkgever zal duidelijk en regelmatig aan zijn werknemers moeten laten weten dat er een vertrouwenspersoon of-commissie is en hoe zij daarmee in contact kunnen komen. De vertrouwenspersoon/ commissie zal de mogelijkheid moeten hebben om op informele wijze onderzoek te verrichten, zodat de situatie (problematiek) geschetst kan worden. 7. Welke wettelijke geheimhoudingsplichten hebben werknemers? Hoewel over een algemene geheimhoudingsverplichting niets is geregeld in de wet, zijn de navolgende wettelijke bepalingen met betrekking tot de geheimhoudingsverplichting van een werknemer wel van belang: - als de werknemer bijzonderheden over de organisatie of het bedrijf van de werkgever bekendmaakt, die hij geheim behoorde te houden, dan kan dit volgens artikel 7:678 lid 2 sub i BW een reden zijn voor ontslag op staande voet; - het is een strafbaar feit om bedrijfsgeheimen of bijzonderheden van het bedrijf bekend te maken waarover geheimhouding is opgelegd; - een OR-lid heeft op grond van artikel 20 lid 1 WOR een geheimhoudingsplicht voor alle informatie waarvan hij de vertrouwelijkheid dient te begrijpen; - de Wet Melding Collectief Ontslag voorziet in de mogelijkheid een geheimhoudingsplicht op te leggen over een ophanden zijnde reorganisatie. Op XpertHR is een geheimhoudingsclausule in het kader van de wet melding WMCO voor de betrokken vakbonden en het UWV WERKbedrijf te vinden.

6 6 van 7 Klokkenluiders 8. Hoe kan ik omgaan met WikiLeaks sympathisanten die vanaf hun bedrijfscomputer cyberaanvallen plegen? Na de arrestatie van Julian Assange van WikiLeaks hebben diverse bedrijven zich gekeerd tegen WikiLeaks. Een aantal van die bedrijven, zoals Visa en MasterCard hebben hun anti-wikileaks acties moeten bekopen met cyberaanvallen op hun websites. Naar verluidt hebben 3000 Nederlanders aan de cyberaanvallen meegedaan. Een aantal van deze 3000 Nederlanders hebben hun cyberaanval vanaf de bedrijfscomputer van hun werkgever gepleegd. Ongewild kunt u daardoor betrokken raken bij acties en tegenacties waar u als werkgever niet op zit te wachten. Een goed computer- en internetprotocol is in de huidige tijd onmisbaar voor iedere werkgever. Het schept duidelijkheid voor u en uw werknemers over wat wel en wat niet mag en het geeft u de gelegenheid direct op te treden tegen computer- en internetgebruik waar u niet van gediend bent. Op XpertHR staat een computer- en internetprotocol dat u in uw arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaardenreglement kunt implementeren. 9. Hoe kan ik omgaan met WikiLeaks sympathisanten die tijdens werktijd aanvallen op Visa ed. plegen? Buiten het gebruik van uw bedrijfscomputer en de link die bedrijven, de overheid of het Openbaar Ministerie naar uw onderneming zouden kunnen leggen, kan veel (werk)tijd verloren gaan met het plegen van cyberaanvallen. Werknemers mogen (beperkt) privézaken tijdens werktijd regelen. Het maken van een afspraak met een arts of met de kapper wordt werknemers over het algemeen toegestaan. Uiteraard is het niet de bedoeling dat werknemers zich enkele uren van hun dagelijkse werktijd bezighouden met andere zaken dan met het werk waarvoor zij worden betaald. Waar de grens exact ligt, is niet te zeggen. Het is daarom verstandig om ook hierover duidelijke regels op te stellen. Als een werkgever regels opstelt, dan zal de werknemer zich daar in principe aan moeten houden. Op XpertHR vindt u een arbeidsvoorwaardenreglement waarin het regelen van privézaken tijdens werktijd wordt behandeld.

7 7 van 7 Klokkenluiders 10. Hoe kunt u het lekken van informatie die u als werkgever niet wereldkundig wilt maken via Twitter of YouTube tegengaan? De districtschef van de politie in Drenthe heeft een twitterverbod gekregen en ook Brandweerlieden in Flevoland is het verboden om tijdens werktijd gebruik te maken van sociale netwerken zoals Twitter en YouTube. Het kwaad was toen echter al geschied. De berichten staan op internet. Dat kan meestal niet meer worden teruggedraaid. Ook voor sociale media geldt dat een protocol, dat duidelijk en regelmatig gecommuniceerd wordt binnen de organisatie, kan zorgen voor bewustmaking en regulering en digitaal exhibitionisme zoals de brandweercommandant Flevoland het noemt kan beteugelen. Het geeft u bovendien de gelegenheid om direct op te treden tegen ongewenst gedrag. Op XpertHR vindt u een sociaal mediaprotocol dat u in uw arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaardenreglement kunt implementeren. Voor meer informatie of het aanvragen van een demonstratie: +31(0) Ga naar accountmanagers@xperthr.nl