Producten- en dienstencatalogus

Transcriptie

1 Producten- en dienstencatalogus Januari 2005 Drs. G.A.M. Willemsen Drs. A.R. Sitter

2 1 PRODUCTEN EN DIENSTEN INLEIDING EN KADER PRODUCTENOVERZICHT INSPECTIE MONSTER KEURING MELDINGEN EN INCIDENTMANAGEMENT PRODUCTMANAGEMENT RISICOCOMMUNICATIE BESTUURLIJKE BOETES ONDERZOEKSPROGRAMMA PRO-ACTIEVE RISICOBEOORDELING PRO-ACTIEVE RISICOBEOORDELING 25

3 1 PRODUCTEN EN DIENSTEN 1.1 Inleiding en kader Een ov erheidsorganisatie kan er voor kiezen een onderdeel van die organisatie tot een dienst die een batenlastenstelsel v oert om te vormen. De belangrijkste redenen hiervoor zijn vergroting v an de doelmatigheid en kw antificering v an de bijdrage v an dat organisatieonderdeel aan de ov erkoepelende beleidsdoelstelling. Om de erkenning te krijgen van een dienst die een baten-lastenstelsel voert is het nodig een aantal analyses uit te v oeren, afspraken te maken, processen v ast te leggen, producten vast te leggen en de administratie daarop in te richten. Dit is v astgelegd in de instellingseisen v an het Ministerie v an Financiën. De Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) heeft de ambitie per 1 januari 2006 de bedoelde erkenning te v erkrijgen. Hiertoe is een projectorganisatie opgezet, bezet met VWA-ers. Verschillende werkgroepen hebben aan de instellingeisen gew erkt; dit is vastgelegd in een aantal notities. Hieronder staat in ov erzicht welke notities beschikbaar zijn. Al deze notities zijn bedoeld voor de betrokken partijen, bestaande uit secretaris-generaal (SG), directeurengeneraal (DG s), beleidsdirecties, DGVWA, VWA-managementteams en deels VWA-staf. Enige kennis v an een baten-lastendienst w ordt daarmee bekend v erondersteld. Hiertoe is aan de VWA-betrokkenen een cursus gegev en door de Rijksacademie v oor Financiën en Economie in Alle notities betreffende de instellingseisen staan in het v olgende ov erzicht naast elkaar benoemd. Ook is er een managementsamenv atting beschikbaar. omgev ingsanalyse PRODUCTEN EN DIE NSTEN beschrijv ing processen kostprijsmodel kw aliteitsindicatoren p&c cyclus risicobeleid Pv a openingsbalans pv a financieel beheer pv a baten-lastenadministratie Pv a resultaatgericht besturen accountantsv erklaring Kenmerkend voor een baten-lastendienst is dat deze wordt bekostigd op basis v an producten en prijs in een resultaatgerichte besturingscontex t. Dat houdt in dat opdrachtgev ers en opdrachtnemer overeenstemming moeten bereiken over de te produceren producten en diensten. In deze notitie w orden de producten en diensten v anuit drie v erschillende perspectiev en benaderd: retribueerbaarheid; kerntaken; sturing De indeling naar het eerste perspectief zijn producten en diensten retribueerbaar of niet is niet alleen v an belang v oor de VWA, maar ook voor de opdrachtgev ers, VWS en LNV. De keuze v oor heffen of tariferen - beide v ormen zijn retributie - en de daaropv olgende keuzes inzake hoogte v an de retributie ligt bij hen. Om die keuzes te ondersteunen worden de producten en diensten ingedeeld in categorieën die aansluiten bij de Europese v erordeningen Verordening (EG) nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad van 28 januari 2002 tot vaststelling van de algemene beginselen en voorschriften van de levensmiddelenwetgeving, tot oprichting van een Europese Autoriteit voor voedselveiligheid en tot vaststelling van procedures voor voedselveiligheidsaangelegenheden (Publicatieblad L 31 van ) ook wel General food law genoemd 3

4 en de Verordening (EG) nr. 882/2004 van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004 inzake officiële controle op de naleving van de wetgeving inzake diervoeders en levensmiddelen en de voorschriften inzake diergezondheid en dierenwelzijn (PbEU L 165 van 30 april 2004, blz. 1) ook w el Feed to food v erordening genoemd. Het is zuiver te realiseren dat meer producten van de VWA retribueerbaar zijn. Voor de determinatie v an retribueerbaarheid per product is in deze notitie gekozen v oor een pragmatisch perspectief op de huidige situatie. Dit laat onv erlet dat door de feed to food v erordening meer producten geretribueerd zullen (kunnen) w orden. Het tw eede perspectief is dat van de drie kerntaken v an de VWA: toezicht, risicobeoordeling en risicocommunicatie. De VWA v erstaat onder toezicht: het v erzamelen van informatie over de v raag of een handeling of zaak v oldoet aan de daaraan gestelde eisen, het zich daarna v ormen van een oordeel daarover en het eventueel naar aanleiding daarv an interv eniëren. Onder risicobeoordeling w ordt verstaan: een w etenschappelijk gefundeerd proces dat bestaat uit v ier stappen, te w eten gevareninv entarisatie, gev arenkarakterisatie, blootstellingschatting en risicokarakterisatie. De VWA onderscheidt tw ee ty pen: de pro-actiev e risicobeoordeling en de reactiev e risicobeoordeling. De w etenschappelijk gefundeerde, pro-actiev e risicobeoordeling richt zich primair op de verkenning van potentiële, toekomstige risico s w aarvoor nog geen wet- en regelgev ing bestaat. Voor het tw eede ty pe risicobeoordeling bestaat al w et- en regelgeving of zijn er bepaalde denkkaders. Dit soort risicobeoordeling is reactief v an aard. De derde kerntaak vormt risicocommunicatie: het communiceren v an gezaghebbende, betrouw bare, eenduidige en toegankelijke informatie ov er de v eiligheid en de ev entuele risico s v an v oedsel, consumentenproducten en w aren. Het derde perspectief betreft het ty pe sturing. Op hoofdlijnen hanteren de VWA en haar opdrachtgev ers tw ee soorten sturing. Bij outputsturing sturen de opdrachtgev ers op het aantal producten per werkterrein en op de kostprijs per product. De activ iteiten zijn homogeen en leiden tot homogene producten. De opdrachtgev ers ontv angen periodiek informatie ov er het aantal gerealiseerde producten. Aan het eind van het jaar vindt op basis v an het v erschil tussen het aantal geplande en gerealiseerde producten en het voorcalculatorisch bepaalde bedrag v errekening plaats. Budgettoekenning vindt dus plaats op basis v an de formule p*q, met de aantekening dat de acceptatie v an overproductie voor een aantal producten v ooraf moet w orden goedgekeurd door de opdrachtgev ers. Intern - d.w.z. tussen centraal en decentraal - vindt deze v errekening niet plaats. De omvang v an de outputgestuurde productie is circa 75% v an de omzet. Dit percentage is v oorlopig: onderdelen die v ooralsnog onder programmasturing vallen, komen ov er een aantal jaar in aanmerking v oor een outputgerichte benadering. Dit percentage dient ook genuanceerd te worden, w ant de prijs v an de keuringen is niet per stuk, zoals bij monsters en inspecties, maar per uur. Afrekening op urenbasis is niet in lijn met het resultaatgerichte besturingsmodel, maar gezien de speciale omstandigheden waaronder keuringen worden v erricht, wordt v ooralsnog op urenbasis gepland en getarifeerd. De belangrijkste specifieke omstandigheden zijn dat de VWA de v raag naar haar productie niet kan sturen, niet op macroniv eau en niet op microniv eau. Second best daarin is een goede inschatting v an de omvang v an de productie en een accurate planning v an mensen. Hier v olgt uit dat de efficiëntie v an de v errichte w erkzaamheden niet uitsluitend door de werknemer kan worden bepaald. In de paragraaf over overw egingen en discussie wordt de achtergrond v an keuringen verder besproken. 4

5 Producten kunnen alleen maar onder outputsturing v allen indien ze v oldoen aan de volgende eisen: 1. de producten en diensten hebben een ex terne focus; 2. de producten en diensten zijn representatief; 3. de producten en diensten zijn allesomv attend/v olledig; 4. de producten en diensten zijn zoveel mogelijk homogeen; 5. de producten en diensten zijn controleerbaar, betrouw baar en reproduceerbaar; 6. de producten en diensten zijn meetbaar; 7. de producten en diensten zijn informatief. Daarbij kunnen producten gegroepeerd w orden in productgroepen en/of klassen, dat w il zeggen groepen van individuele producten met dezelfde eigenschappen. Niet alle producten van de VWA zijn als zodanig te karakteriseren. Deze producten/diensten zijn niet homogeen, meetbaar of reproduceerbaar maar ze zijn w el zodanig belangrijk dat ze apart onderscheiden moeten w orden. Opdrachtgev ers en opdrachtnemer maken hierov er afspraken in de v orm van programmasturing. Programmasturing betekent dat de opdrachtgev ers een deel v an het begrote budget benoemen voor een bepaalde taak. Dit betreft v eelal een vaste aanneemsom: financiële v errekening achteraf v indt dan niet plaats 1. Verantw oording wordt op inhoudelijke punten afgelegd. Programmasturing is een vorm v an sturing die inhoudelijk intensiev er v an aard is dan outputsturing: opdrachtgev ers kunnen zich uitspreken ov er de relatiev e aandacht die een bepaald beleidsterrein of bepaalde taak moet krijgen. Kenmerkend v oor programmasturing is dat de activ iteiten die v oor het programma w orden v erricht, heterogeen zijn, hetgeen leidt tot een heterogene output. Programmasturing is van toepassing op circa 25% van de omzet v an de VWA. Programmasturing dient te w orden bekeken in een groeiperspectief: v oor onderdelen van de organisatie die nu programmagestuurd zijn, zijn er aanknopingspunten om te komen tot een meer kw antitatiev e benadering. Dit zijn de routinemeldingen, w aarbij opgemerkt w ordt dat incident- en crisisafhandeling gebeurt op basis van projectbudgetten (nacalculatie) en een deel van het productmanagement. In een aantal jaren kan een kwantitatiev e basis gemaakt worden die standaardisatie v an bepaalde onderdelen mogelijk maakt. Dat op zich leent zich v erv olgens voor (een v ariant op) outputsturing. Te denken valt aan een sturingsrelatie w aarin niet gecontracteerd w ordt in output- maar in programmatermen, gecombineerd met een v erantw oording die wel in outputtermen plaatsheeft. Een dergelijke v ariant is van toepassing op producten die vraaggestuurd zijn, zoals meldingen en bestuurlijke boetes. De producten v an het bureau Risicobeoordeling zijn ook onder programmasturing geplaatst, ofschoon de rol van de opdrachtgev ers in relatie tot dit organisatieonderdeel een andere is. Zo is het beide opdrachtgev ers en de ov erige organisatieonderdelen van de VWA zelf bij wet v erboden zich te mengen in inhoudelijke keuzes betreffende de oordeelsv orming. Het bureau Risicobeoordeling opereert echter w el binnen de beschikbare kaders van de jaarplancyclus. Naar v erwachting beslaat het bureau Risicobeoordeling ca. 5% van de gehele omzet v an de VWA. 1 Niet voor niet-bestede out of pocket kosten voor bijvoorbeeld uitbesteed onderzoek. 5

6 Resumerend w orden drie manieren van indeling onderscheiden: retribueerbaarheid, kerntaak en sturingsv ariant. In deze productencatalogus w ordt per product en dienst aangegev en hoe de producten en diensten zijn ingedeeld naar deze perspectiev en. Samen met de naam, de definitie en de onderv erdeling v an het product of de dienst, aangev uld met de plek in de organisatie, een korte beschrijv ing v an de planning- en v erantw oordingstechniek en een doelmatigheidsindicator worden de producten en diensten zo gedetermineerd. Deze producten- en dienstencatalogus wordt afgesloten met een beschrijving van de aansluiting tussen deze catalogus en het in het reorganisatieplan VWA 2006 aangegeven overzicht v an producten. overwegingen en discussie In een ideale situatie v ormen de producten en diensten v an een organisatie die een baten-lastenstelsel gaat v oeren de resultante v an de procesbeschrijv ingen. Elk primair hoofdproces leidt dan tot een product of dienst. Dit is v oor een organisatie die uit een kasstelsel komt een noodzakelijke weg om te komen tot inzicht in de productieprocessen. Bij de VWA is dat anders v erlopen, want er zijn al tw ee baten-lastendiensten. De bestaande producten v an beide w erkmaatschappijen plus de bij de v orming van de VWA nieuw opgedragen taken - v ersterkt adv ies, risicobeoordeling en risicocommunicatie - zijn als basis genomen voor deze catalogus. Verv olgens is bekeken w elke producten of diensten per 1 januari 2006 zullen v ervallen, onder een andere naam door het leven gaan of in omv ang zullen zijn v eranderd. Van de resterende producten is gekeken welke logische clusters overblijv en. Gezien de omv ang v an de primaire processen inzake keuringen, monsters en inspecties kan het niemand v erbazen dat deze producten als zodanig zijn benoemd. De productcategorie meldingen en incidentenmanagement dient onderscheiden te w orden omdat periodieke crises aan de orde zijn. Het is dan nodig een bestuurlijk, organisatorisch en administratief aanknopingspunt te hebben w aarop kan w orden aangesloten. De categorie productmanagement is nodig om handen en voeten te gev en aan de versterking v an de toezichtadv iesfunctie, één van de opdrachten bij het oprichten v an de VWA. Dat geldt ook v oor de productcategorieën communicatie en risicobeoordelingen : deze zijn bij de vorming v an de VWA ex pliciet aan de kerntaken toegev oegd. De coördinatie en integratie v an een onderzoekprogramma is materieel gezien van een zodanige omv ang dat een aparte categorie v oor dit product gerechtv aardigd is. Tot slot blijv en de bestuurlijke boetes over: gezien de bijzondere organisatorische positie en taak v an dit organisatieonderdeel plus het feit dat er een apart exploitatiebudget v oor deze taak beschikbaar is, maakt een aparte benoeming nodig. Het risico dat door het doorlopen proces ontstaat, is dat de voorgestelde producten te conservatief zijn, te v eel gelijkend op de bestaande situatie. Als v oorbeeld is aangehaald dat de toezichtarrangementen als volledig samengesteld product, dus met een deel inspecties, monsters, keuringen, onderzoek en communicatie, niet als één nieuw product w orden beschrev en. Ten eerste is dit niet mogelijk omdat toezichtarrangementen v anwege hun div erse aard geen gestandaardiseerd homogeen product kunnen v ormen. Een arrangement is immers een samengesteld product, opgebouwd uit inspecties, monsters, keuringen, productmanagement, risicocommunicatie en eventueel onderzoek en risicobeoordelingen. Kostprijsw ijzigingen zijn daarom geen doelmatigheidsindicator meer, maar zullen een eerste stap vormen v oor een verdergaande doelmatigheidsanaly se. Variaties in de kostprijs kunnen namelijk veroorzaakt w orden door een te groot aantal factoren (o.a. inspecties en monsters). 6

7 Dit is niet ov ereenkomstig de filosofie v an het resultaatgerichte besturingsmodel. Ten tw eede zijn diensten die een baten-lastenstelsel v oeren juist in het lev en geroepen om de doelmatigheid v an de kwantitatiev e bijdrage aan een algemene v eelomv attende beleidsdoelstelling te bepalen. De incorporatie v an de relatie tussen prestaties en uiteindelijke doelstelling in de uitv oeringsorganisatie is een v raagstuk dat ligt op het gebied tussen beleidsdirectie en uitv oeringsorganisatie. Het is daarmee niet te verw achten dat de huidige outputgerelateerde producten in de toekomst ingeruild kunnen w orden tegen een toezichtarrangement als product. Een w erkbaar alternatief is het aggregatieniveau van de informatie over producten aan de hand v an thematische programma s in te richten, conform de principes v an Van Beleidsbegroting Tot Beleidsv erantw oording (VBTB). In het kort gezegd worden in VBTB activ iteiten op inhoudelijke beleidsterreinen en de inzet v an instrumenten (producten en middelen) aan elkaar gekoppeld. Thematische programma s bestaan verv olgens toezichtsarrangementen, waarin de reeds benoemde inspecties/monsters/keuringen/certificaten/etc. de uiteindelijke producten zijn. Ook hoort in het thematische programma de gekwantificeerde bijdrage van productmanagement, communicatie, onderzoek en dergelijke thuis. Deze producten, als onderdeel v an het arrangement, vormen dan de basis voor v errekening. Aan programma s en toezichtsarrangementen kunnen indien gewenst outcome-gerelateerde gegev ens gekoppeld w orden. Programma s en toezichtsarrangementen zijn dus een manier om (informatie ov er) beleidsinhoud aan middelen te koppelen, het zijn geen producten in de betekenis v an de instellingsv oorw aarden. Hiermee w ordt tegemoet gekomen aan de wens v an de opdrachtgev ers om programma s/toezichtsarrangementen te krijgen; ook w ordt voldaan aan de voorw aarden v an een baten-lastendienst inzake homogeniteit, meetbaarheid, enzov oorts. Een v an de producten, de categorie keuringen, v erdient bijzondere aandacht. Het v ormt samen met de inspecties en monsters de core business v an de VWA, in aantallen en omv ang gaat het om substantiële delen v an personeel en omzet. De w ijze van het doorberekenen v an de kosten aan het bedrijfslev en heeft invloed op het onafhankelijk kunnen opereren van het VWA-personeel bij de uitv oering v an taken. Tev ens is de w ijze van retributie (uur of stuks retributries of heffing) bepalend v oor een efficiënte inrichting van het keurproces door het bedrijfslev en. De keuze v oor het ene of het andere doorberekeningsinstrument heeft dus consequenties voor het opereren v an de VWA. Voor het uitw erken van het financieringsstelsel v an de VWA is door LNV en VWS een project gestart w aarin de VWA participeert, dat medio 2005 w ordt afgerond. Besluiten ten aanzien v an de w ijze van retribueren dan w el heffen w orden in dit project v oorbereid en ter goedkeuring aan de opdrachtgev ers v oorgelegd. Afhankelijk van de keuzes hierin zal ev entueel ook de kostprijsmethodiek van de VWA moeten w ijzigen en kan de urenbenadering v erlaten w orden. Om dit punt goed te kunnen bew aken w ordt het in het plan v an aanpak proefdraaien resultaatgericht besturingsmodel opgenomen. Het bureau Risicobeoordeling is opgenomen onder programmasturing, omdat de nadruk van de onafhankelijkheid ligt op het proces v an risicobeoordelingen en niet op de bestuurlijk-organisatorische positie. 7

8 De grenzen tussen producten en diensten die de contracttermen zijn van de opdrachtgev ers en de uitv oeringsorganisatie enerzijds en ov erhead anderzijds, zijn nergens voorgeschrev en. Er is ook geen w ettelijke basis voor die grenzen. Waarom is er dan niet gekozen v oor een uitsluitend outputgestuurde organisatie, die al haar activ iteiten beziet als onderdeel van de drie categorieën: inspecties, monsters en keuringen? In eerste instantie geldt dat er dan activ iteiten aan de outputgestuurde producten worden toegerekend die daar niet mee te maken hebben en dat mag niet volgens de instellingsvoorw aarden. Toch is het v erdedigbaar een deel van activ iteiten v an de organisatieonderdelen die de programmagestuurde producten lev eren, te zien als toegev oegde waarde van de outputgestuurde producten. Er wordt immers niet in een vacuüm gemeld, gecommuniceerd of onderzocht. In het kostprijsmodel wordt dan ook een gedeeltelijke toerekening v oorgesteld 2. Een tw eede reden om niet alle programmagestuurde werkzaamheden te zien als onderdeel v an de outputgestuurde producten is dat de ex terne sturing op deze w erkzaamheden dan vrijw el v olledig w egvalt omdat ze niet meer worden onderscheiden. Een derde reden om het niet te doen is dat er dan een zeer hoge prijs per product ontstaat die niet zo transparant is voor de opdrachtgev ers, noch v oor de bedrijv en die per product moeten betalen. De grenzen tussen producten, diensten en overhead zijn zo getrokken dat de klassieke ov erhead ov erblijft. Hiermee w orden directie, management, staf en materiële kosten bedoeld zoals die in elke ov erheidsorganisatie aanw ezig zijn. Een directeur, management, afdeling juridische zaken, personeelszaken of een secretariaat zijn organisatieonderdelen die in elke overheidsorganisatie nodig zijn. Daarmee zijn ze niet specifiek v oor de VWA. Een afdeling productmanagement, meldingen en ex terne communicatie zijn weliswaar ook niet uniek, maar wel specifiek voor de VWA. 2 In de notitie over het kostprijsmodel wordt deze keuze geconcretiseerd in overleg met de opdrachtgevers/eigenaar. 8

9 1.2 productenoverzicht Het productenov erzicht is als v olgt in beeld gebracht: output programma Inspecties Monsters Keuringen Meldingen Meldingen + inc.mgt. + crisismgt. Product management Communi catie Bstrl. boetes Onderzoek programma Pro-act. Risicob s Figuur 1 productcategorieën en sturing Figuur 1 geeft negen categorieën producten w eer. Circa 75% van de totale productie zit in de categorieën inspecties, monsters en keuringen. Deze zijn outputgestuurd. Ter nuancering wordt opgemerkt dat de keuringen (nu nog) op urenbasis w orden v errekend; dit is niet volgens de filosofie van outputsturing, w aarin uit w ordt gegaan v an een stuksprijs. De procentuele v erdeling binnen het outputgestuurde segment is indicatief 37% inspecties, 12% monsters, 26% keuringen 3. De categorieën meldingen en incidentmanagement, productmanagement, communicatie, bestuurlijke boetes, onderzoeksprogramma en de pro-actiev e risicobeoordelingen zijn programmagestuurd. In de v olgende paragrafen w orden de categorieën gepreciseerd. 3 Gebaseerd op het jaarplan en werkplannen 2004, gecorrigeerd voor aanwijsbare ontwikkelingen, inclusief omzet roodvleesconvenant. 9

10 1.3 Inspectie productsoort Inspectie productdefinitie Een bezoek aan een inspectielocatie met als doel toezicht op naleving van wettelijke v oorschriften. In alle gev allen w ordt een inspectielijst ingev uld 4. Dergelijke bezoeken hebben voornamelijk een repressief karakter en v inden veelal op basis van een steekproef plaats. Ook kunnen bezoeken in het kader van een prev entiev e activ iteit plaatsv inden (b.v. in het kader van het v erlenen c.q. het intrekken en onderhouden van erkenningen) w aarbij een bepaalde periodiciteit is v oorgeschrev en. Een inspectie omvat ook administratiev e en sy steemcontroles (zoals VRI s 5 ). producten Inspectie v oedselveiligheid, v olgens Hy giënev erordening 3 6 ; in huidige termen uitgedrukt v alt daar ook de v leesv erwerkende industrie onder (art. 10 uitsnijderij, koel- en v rieshuis, pluimv eeuitsnijderij, v leesproductenbedrijv en art. 8, vleesbereidingen, v leesproductenbedrijv en art. 9); Inspectie productv eiligheid; Inspectie Drank-, Horeca-, en Tabakswet (DHT); Inspectie v t/v lees/vee: v eterinair-technologisch (v t) + controles v oor verlenen en onderhouden van erkenningen op alle bedrijfslocaties v an de VWA/RVV plus transportmiddelen, v olgens Hy giënev erordening 3; Inspectie import + Buitengrens Inspectie Posten (BIP), v olgens Hy giënev erordening 3; Dierv oeders (v etsmelterij, LRM-verw erkend bedrijf, HRM-v erwerkend bedrijf, LRM-verv oederaar); Inspectie ov erig: zoals Good Laboratory Practice inspecties, 2e lijns toezicht. betrokken organisatieonderdelen, planning en verantwoording De totstandkoming v an deze producten is in handen van de - in huidige termen uitgedrukt - teams, buitendienstteams en de afdeling GLP. De teams krijgen directe aansturing en ondersteuning van het hoofd 4 Zonder inspectielijst mag het bezoek niet als inspectie worden geregistreerd. 5 Verkorte Risico Inventarisatie 6 Verordening (EG) Nr. 854/2004 v an het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004 houdende vaststelling van specifieke voorschriften voor de organisatie van de officiële controles van voor menselijke consumptie bestemde producten van dierlijke oorsprong (PbEU L 139 van 30 april 2004, blz. 206). 10

11 Handhav ing en het (regio)bedrijfsbureau en de afdeling VTI, de districtskantoren, de kringvakspecialisten en het (kring)bedrijfsbureau. De planningstechniek van de v oedselv eiligheid, productv eiligheid, DHT, v t/vlees/v ee en import/bip-inspecties is opgebouw d uit regionale vraag- en aanbodanaly ses van de capaciteit v an de desbetreffende discipline, resulterend in een aantal inspecties v an die discipline. De v erantw oording is gebaseerd op het aantal inspecties per discipline. In de notitie planning en control cyclus w ordt verder uitgew erkt hoe de v erantw oording verloopt. De planningstechniek voor inspecties ten behoev e van het verlenen en onderhoud v an een erkenning, v leesen v ee- inspecties en BIP-inspecties uit een begroting van het aantal uren per team - uitgaande v an een normtabel - en verv olgens verder bottom up opgebouwd tot een vaststelling per kring, resulterend in een landelijke begroting v an het aantal uren v oor een aantal inspecties. Bevindingen w orden v astgelegd in rapportages. De planningstechniek voor inspecties v an onderzoeksinstellingen onder de naam Good Laboratory Practice is gebaseerd op het uitgangspunt dat de betrokken laboratoria een keer per tw ee jaar w orden geïnspecteerd. Registratie v indt plaats in inspectierapporten die op aanv raag v an toelatende instanties 7 beschikbaar worden gesteld. Informatie ov er de uitgev oerde w erkzaamheden wordt ook op de VWA-w ebsite geplaatst, in het kader v an Openbaarheid van Bestuur. De keuze voor eventuele tarifering v an inspecties ligt bij de opdrachtgev ers. Het is nodig een indeling aan te houden w aarin het onderscheid tussen retribueerbare en niet-retribueerbare inspecties duidelijk is. De feed to food v erordening benoemt naast de reeds bekende tarifeerbare inspecties de controle op import van risicovolle producten, v astgesteld v ia comitologie procedure en herinspecties. Zie de feed to food v erordening v oor de ex acte formuleringen. Afrekening v an de inspecties is op basis v an stuksprijs en het aantal inspecties (p*q). De stuksprijs is ofw el de v oorcalculatorische kostprijs of een door de opdrachtgev er v astgesteld bedrag ter retributie (heffing/tarief). Verschillen tussen voorcalculatorische kostprijs en retributie w orden betaald v olgens de afspraken beschreven in het risicobeleid. doelmatigheidsindicator Ceteris paribus een verlaging van de kostprijs; Ceteris paribus een verhoging van het aantal inspecties per medewerker. De productencategorie inspecties is als v olgt gedetermineerd op de drie perspectiev en kerntaak, sturing, en retribueerbaarheid. toezicht risicob eoordeling r isicocommunicatie output programma retribueerbaar niet-retribueerbaar 7 CBG,CTB, BMS, CRD en vergelijkbare buitenlandse instanties. 11

12 1.4 Monster productsoort Monster productdefinitie Het nemen en onderzoeken van een monster ter exploratie of om v ast te stellen of de wettelijke normen w orden nageleefd. De uitslag v an het ingestelde onderzoek kan leiden tot een maatregel of ondersteunend zijn aan een toezichtsrapportage of adv ies. producten Binnen de VWA w orden de volgende ty pen monsteronderzoek onderscheiden: chemisch; residu onderzoek (ß-agonisten, hormonen, (dieren)geneesmiddelen); microbiologisch/trichinen; histologisch; bijzondere monsters; w aaronder technische monsters of monsters die normaliter onder de al genoemde categorieën v allen maar door hun aard zo afw ijkend en duur zijn dat ze daar niet in passen zonder de categorie heterogeen te maken. betrokken organisatieonderdelen, planning en verantwoording In huidige termen uitgedrukt v erzorgen de teams in de regionale laboratoria de monsteronderzoeken; eveneens zijn dat de teams in het centrale LRVV. Zij w orden daarin enerzijds aangestuurd door het - in huidige termen uitgedrukt - hoofd Handhav ing, een deel v an de Signaleringsafdeling, anderzijds w ordt een groot aantal monsters op basis van de eigen deskundigheid genomen. De planningstechniek van monsters is opgebouwd uit regionale v raag- en aanbodanalyses v an de capaciteit v an de desbetreffende discipline, resulterend in een aantal monsters van die discipline. Registratie v an geanalyseerde monsters v indt plaats in ISI. Monsters binnen de Nationale plannen w orden op basis v an een vast percentage v an de productie het jaar v oorafgaand bepaald. Monsters, die aan de keuringen gerelateerd zijn, staan enkel in relatie tot de dagelijkse productie op v erschillende slachterijen en de daar aangelev erde dieren. Raming op macroniveau vindt op basis v an de team- en kringjaarplannen plaats. Accuraat gedocumenteerde monsters worden bij binnenkomst geregistreerd v ia LIMS en een Acces-applicatie. Afrekening v an de monsters gebeurt op basis v an stuksprijs en het aantal monsters (p*q). De stuksprijs is ofw el de v oorcalculatorische kostprijs of een door de opdrachtgev er vastgesteld bedrag ter retributie (heffing/tarief). Verschillen tussen voorcalculatorische kostprijs en retributie w orden betaald v olgens de afspraken beschreven in het risicobeleid. doelmatigheidsindicator Ceteris paribus een verlaging van de kostprijs; Ceteris paribus een verhoging van het aantal monsters per medewerker. 12

13 De productencategorie monsters is als v olgt gedetermineerd op de drie perspectiev en kerntaak, sturing en retribueerbaarheid. toezicht risicob eoordeling risicocommunicatie output programma retribueerbaar niet-retribueerbaa r 13

14 1.5 Keuring productsoort Keuring productdefinitie Onderzoek aan dier of product om te controleren of het geschikt is om het in (een verdere fase van) het handelsv erkeer te brengen. Keuring is een vorm v an prev entiev e controle en omvat ook de uiteindelijke keuringsbeslissing. De VWA keurt alleen dieren of producten v an dierlijke oorsprong. producten keuring v an ter slacht aangeboden levend dier; keuring v an geslacht dier; keuring v an derde-landenimport (van dierlijke oorsprong en (grondstoffen v oor) dierv oeders); ex portkeuring v an dieren en producten resulterend in certificering; het afgev en van een verklaring dat de zending v oldoet aan de eisen die aan een dergelijke zending worden gesteld door het land van bestemming, met als doel uitv oering te gev en aan de nationale of communautaire regelgev ing of die van het land v an bestemming. Genoemde keuringen zijn v an toepassing op de volgende sectoren: vis; lev end v ee (ex portv erzamelplaats, levend v ee); roodv lees (art. 4 slachterij, runderslachterij, v arkensslachterij, kalverslachterij, bijzondere slachtplaats, w ild); w itv lees (pluimv eeslachterij, konijnenslachterij, wild). betrokken organisatieonderdelen, planning en verantwoording De (kring)teams voeren de ante en post mortem keuringen bij slachtdieren, exportkeuringen en de keuring v an derde-landenimport uit en gev en de bijbehorende keurbescheiden of certificaten af. De (kring)bedrijfsbureaus v erzorgen de certificaten v oor v erzoekcertificering. De planningstechniek van de ante en post mortem keuringen en de derde-landenimport is gebaseerd op urenbegrotingen, bottom up opgebouw d v an team-, district,- en kringniv eau tot een landelijk geconsolideerde planning. De betrokken medew erkers leggen v erantw oording af per tijdseenheid, certificaat c.q. activ iteit. Afrekening v an de keuringen gebeurt op basis van uurprijs en het aantal gew erkte tijdseenheden (p*q) plus een v oorrijdtarief; dit wordt ev entueel aangevuld met toeslagen v oor onregelmatigheden. De uurprijs is ofw el de v oorcalculatorische kostprijs of een door de opdrachtgev er v astgesteld bedrag ter retributie (heffing/tarief). Verschillen tussen voorcalculatorische kostprijs en retributie w orden betaald v olgens de afspraken beschreven in het risicobeleid. 14

15 doelmatigheidsindicator Ceteris paribus een verhoging van het aantal declarabele uren per fee-earner; Ceteris paribus v erhoging v an het aandeel fee-earners in de kostenopbouw. De productencategorie keuring is als volgt gedetermineerd op de drie perspectiev en kerntaak, sturing en retribueerbaarheid. toezicht risicobeoordeling risicocommunicatie output programma retribueer baar niet-retribue erbaa r 15

16 1.6 Meldingen en incidentmanagement productsoort Meldingen en incidentmanagement productdefinitie N.a.v. een plotseling optredend v erhoogd risico ingesteld onderzoek en eventueel uit te v oeren bijstellingsmaatregelen tot (minimaal) het oorspronkelijke risiconiveau weer wordt behaald. producten Op alle beleidsterreinen van de VWA aanname, registratie en voortgangsbew aking van: routinemelding; incident; ernstig incident; waaronder uitbraak en dierziektenbestrijding; crisis; waaronder uitbraak en dierziektenbestrijding. betrokken organisatieonderdelen, planning en verantwoording De producerende afdelingen zijn, in huidige termen uitgedrukt, de meldkamer en het NCC 8. Op het moment van een melding worden (vastgestelde) verv olghandelingen gestart. Meldingen kunnen binnenkomen v ia telefoon, , brief, RASFF 9, RAPEX 10 en de AID 11. Afhankelijk v an het ty pe melding en het benoemde onderwerp kan het v ervolg verschillen van telefonisch antw oord, administratiev e verw erking, instellen v an nader onderzoek, in actie brengen v an een frontteam of activ eren van het crisisteam. Afhankelijk v an de impact v an het te onderzoeken of vastgestelde probleem w orden andere diensten, de departementen of internationale organisaties betrokken. De betrokken bedrijv en/branches worden geïnformeerd en zo nodig/mogelijk bij de oplossing betrokken. In v redestijd staan de afdeling NCC en de frontteams paraat, om zo snel mogelijk op te kunnen treden (v oorlopig) op het terrein van dierziekten. De beschikbare tijd wordt aan onderhoud en v erbetering van de beschikbare kennis besteed, incidenten w orden afgew erkt. In crisistijd, dus bij uitbraak en dierziektenbestrijding, wordt v ia opschaling naar de benodigde workforce toegew erkt. Zodra een crisis is uitgeroepen door de opdrachtgev er, wordt de inzet van de VWA in een projectorganisatie gepland en v erantw oord. Verrekening vindt plaats met de opdrachtgev er gebaseerd op p*q. Raming vindt plaats op basis van ervaring en risicoanalyse (bijv oorbeeld v erhoogd risico door problemen in andere landen). De planning v an incidenten, ernstige incidenten en crises is niet mogelijk. Voor routinemeldingen is de situatie anders. Ofschoon niet te plannen, valt w el te voorspellen hoev eel telefoontjes, s, brieven, RASFF- of RAPEX-meldingen en AID-meldingen gemiddeld jaarlijks v erwacht mogen worden. Dit onderdeel, de 8 Nationaal Crisis Coördinatie Centrum, thans Voedsel en Waren Autoriteit Incidenten en Crisis Centrum (VIC) 9 Rapid Alert System for Food and Feed 10 Rapid Alert System for Non-Food Products 11 Algemene Inspectie Dienst 16

17 routinemeldingen, leent zich daarmee voor het opbouw en v an een kw antitatiev e basis v oor (een vorm v an) outputsturing op termijn. Verantw oording vindt plaats v ia de telefooncentrale, s w orden handmatig geteld, RASFF- en RAPEX-ov erzichten worden verstuurd v anuit Brussel en brieven worden via het postregistratiesysteem geteld. Als op termijn een vorm van outputsturing wordt toegepast is het zaak de v errekeningssystematiek aan te passen aan de principieel onplanbare aard v an de meldingen. Kenmerkend voor programmagestuurde producten is dat ze niet w orden v errekend op basis v an p*q of enige andere basis. Een uitzondering zijn geoormerkte budgetten v oor out-of-pocketkosten zoals aanschaf v an specifieke materialen of diensten. De productencategorie melding en incidentmanagement is als volgt gedetermineerd op de drie perspectiev en kerntaak, sturing en retribueerbaarheid. doelmatigheidsindicator Ceteris paribus het aantal afgehandelde meldingen per medewerker. toezicht risicobeoordeling risicocommunicatie ou tput programma retribueerb aar niet-retribueerbaar 17

18 1.7 Productmanagement productsoort Productmanagement productdefinitie Management en coördinatie v an de beoordeling van het beoogde en het behaalde niveau van risicoreductie op een domein, afgezet tegen actuele en/of in ontw ikkeling zijnde wettelijke contex t, teneinde het nalev ingniv eau te v erbeteren. producten adv ies minister; toezichtarrangement; rapportage ov er toezicht; omgev ingsverkenning; afhandeling melding; reactiev e risicobeoordeling. betrokken organisatieonderdelen, planning en verantwoording De directie Toezichtsbeleid en Communicatie, het onderdeel Toezichtsbeleid en een deel van de - in huidige termen uitgedrukt - Signaleringsafdelingen en een zeer klein deel VTI 12 produceren of coördineren de totstandkoming v an deze producten. Ook de planning in de v orm van het inhoudelijke thematisch ingerichte deel v an het jaarplan ligt bij dit onderdeel. Verantw oording vindt plaats in het jaarv erslag in inhoudelijke termen. De uren w orden bijgehouden in een urenv erantw oordingsysteem. Kenmerkend voor programmagestuurde producten is dat ze niet w orden v errekend op basis v an p*q of enige andere basis. Een uitzondering zijn geoormerkte budgetten v oor out-of-pocketkosten zoals aanschaf v an specifieke materialen of diensten. doelmatigheidsindicator Ceteris paribus het aantal directe uren in relatie tot het aantal beleidsterreinen en de breedte ervan. De productencategorie productmanagement is als v olgt gedetermineerd op de drie perspectiev en kerntaak, sturing en retribueerbaarheid. toezicht risicobeoordeling risicocommunicatie 12 Veterinair Toezicht en Implementatie out put programma retribueerbaar niet-retribueerbaar 18

19 1.8 Risicocommunicatie productsoort Risicocommunicatie productdefinitie Het communiceren v an gezaghebbende, betrouw bare, eenduidige en toegankelijke informatie over de v eiligheid en de ev entuele risico s van voedsel, consumentenproducten en w aren. producten Voorlichting ov er risico s Bij dit arrangement is er sprake v an een erkend en vastgesteld risico. De voorlichting richt zich op de consument en dan vooral op feiten en effecten rondom het risico. Dit arrangement geeft een gedragsadv ies. Informatie ov er risico s Hierbij gaat het om mogelijke risico s. Wat inmiddels bekend is, w ordt naar buiten gebracht, maar ook wat nog niet onderzocht en/of niet bekend is. Omdat onbekende risico s nu eenmaal meer angst oproepen dan bekende, wordt in de berichtgev ing zorgv uldigheid betracht in standpuntbepaling en v erw oording. Communicatie over risico s Veel belanghebbenden zijn hier in het geding: consumenten, producenten en maatschappelijke organisaties, ieder met eigen opvattingen en belangen. De VWA organiseert openbare debatten w aarbij onderzoeksgegevens en psychologische, ethische en financiële aspecten bij elkaar worden gebracht. De afw eging tussen de div erse opvattingen en bev indingen vormt de basis voor risicocommunicatie, waarbij risicoreductie als doel centraal staat. betrokken organisatieonderdelen, planning en verantwoording De producerende afdeling is de organisatie-eenheid Communicatie in de directie Toezichtsbeleid en Communicatie met uitzondering v an de medew erkers die de interne communicatie voor hun rekening nemen. Deze laatste taak behoort namelijk tot de algemene ov erhead en vormt geen product zoals te onderscheiden v alt in de instellingsprocedure v oor een dienst die een baten-lastenstelsel v oert. De planning w ordt door de afdeling opgesteld en de inhoudelijke verantw oording v indt plaats in het jaarverslag. Kenmerkend voor programmagestuurde producten is dat ze niet w orden v errekend op basis v an p*q of enige andere basis. Een uitzondering zijn geoormerkte budgetten v oor out-of-pocketkosten zoals aanschaf v an specifieke materialen of diensten. 19

20 doelmatigheidsindicator Ceteris paribus de verhouding directe v ersus indirecte uren. De productencategorie risicocommunicatie is als v olgt gedetermineerd op de drie perspectiev en kerntaak, sturing, en retribueerbaarheid. toezicht risicobeoordeling risicocommuni ca tie ou tput progr amma retribueerbaa r ni et-re tribueerbaa r 20

21 1.9 Bestuurlijke boetes productsoort Bestuurlijke boetes productdefinitie Bestuurlijke sanctie bestaande uit de v erplichting aan de staat een bepaalde geldsom te betalen. producten boetebeschikking v erweerschrift (in bezwaar en beroep) betrokken organisatieonderdelen, planning en verantwoording Het Bureau Bestuurlijke Boetes (BBB) geeft inv ulling aan de bev oegdheid v an de Minister v an VWS en de keuze van de VWA om ov ertredingen te sanctioneren met bestuurlijke boetes. De onafhankelijkheid 13 v an het bureau is voldoende gewaarborgd door de positionering in de organisatie. Ten aanzien v an ov ertredingen die strafrechtelijk w orden afgedaan, w orden de door de controleambtenaren van de VWA opgemaakte processenv erbaal ter v ervolging aangeboden aan het Openbaar Ministerie. De planning is kw antitatief, in stuks, opbrengsten en omzet. De planning is gebaseerd op de historie gecombineerd met nieuw e ontw ikkelingen. Verantw oording gebeurt op eenzelfde niv eau, maar er heeft geen v errekening plaats. Kenmerkend voor programmagestuurde producten is dat ze niet w orden v errekend op basis v an p*q of enige andere basis. Een uitzondering zijn geoormerkte budgetten v oor out-of-pocketkosten zoals aanschaf v an specifieke materialen of diensten. doelmatigheidsindicator Ceteris paribus het aantal afgehandelde beschikkingen per persoon; Ceteris paribus de kosten per beschikking/v erweerschrift. 13 Deze onafhankelijkheid heeft betrekking op de scheiding van enerzijds het constateren van de overtreding en anderzijds het opleggen van een boete binnen hetzelfde bestuursorgaan (VWA). Deze functiescheiding is binnen de VWA als volgt geborgd. De Minister van VWS mandateert de Directeur Generaal VWA tot het opleggen van de boetes. Deze verleent op zijn beurt het Hoofd BBB bij ondermandaat (bevestigd door de Secretaris-Generaal van VWS) de bevoegdheid om de boetes vast te stellen en op te leggen. Binnen de VWA hebben de Dienst Uitvoering (toeleverancier van de boeterapporten) en het BBB geen onderlinge sturings-/verantwoordingsrelatie. 21

22 De productencategorie bestuurlijke boetes is als volgt gedetermineerd op de drie perspectiev en kerntaak, sturing en retribueerbaarheid. toezicht risicobeoordeling risicocommunicatie out pu t progr amma retribuee rbaar niet-retribueerbaar 22

23 1.10 Onderzoeksprogramma productsoort Onderzoeksprogramma productdefinitie Verzamelen van onderzoeksbehoeften v an de Ministeries v an LNV, VWS en de VWA zelf op het w erkterrein v an de VWA. Een deel v an het onderzoeksprogramma leidt tot of komt v oort uit de pro-actiev e risicobeoordelingen 14. De behoeften omzetten in een integraal en samenhangend onderzoeksprogramma en toezien op de juiste uitv oering daarvan. Hierbij w ordt ook gebruik gemaakt v an de input v an panels en onderzoeksraden. De VWA v oert dit onderzoek (meestal) niet zelf uit, maar heeft een coördinerende of regisserende rol bij de opstelling v an dit programma. Het programma w ordt voor een belangrijk deel uitgev oerd bij het RIVM 15, het Rikilt 16 en het CIDC 17. producten Zie productdefinitie. betrokken organisatieonderdelen, planning en verantwoording Het bureau Risicobeoordeling lev ert het product. Dit bureau draagt ev eneens inhoudelijk en financieel bij aan het jaarplan en legt v erantw oording af in een separaat herkenbare bijdrage aan het jaarv erslag. Verder spreekt de Raad van Advies een maal per jaar haar oordeel uit ov er het onafhankelijk functioneren v an het bureau en het w etenschappelijk niv eau v an de pro-actiev e risicobeoordelingen. Kenmerkend voor programmagestuurde producten is dat ze niet w orden v errekend op basis v an p*q of enige andere basis. Een uitzondering zijn geoormerkte budgetten v oor out-of-pocketkosten zoals aanschaf v an specifieke materialen of diensten. In het gev al bepaalde budgetten die beschikbaar zijn gesteld v oor het onderzoeksdeel v an het onderzoeksprogramma (dus i.c. veelal middelen voor het CIDC, RIVM, Rikilt) niet w orden besteed, mogen ze w orden teruggev orderd door de opdrachtgev er. doelmatigheidsindicator Ceteris paribus het aantal bestede uren op jaarbasis; Ceteris paribus de verhouding indirecte/directe uren. 14 Omvang van de hierbij behorende middelen moet nog bepaald worden. 15 Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu 16 Rijks-Kwaliteitinstituut voor Land- en Tuinbouwproducten 17 Centraal Instituut voor Dierziekte Controle 23

24 De productencategorie onderzoeksprogramma is als v olgt gedetermineerd op de drie perspectiev en kerntaak, sturing en retribueerbaarheid. toezicht risicobeoordeling risicocommunicatie output programma retribueerbaar niet-retr ibueerbaar 24

25 1.11 Pro-actieve risicobeoordeling productsoort Pro-actiev e risicobeoordeling (dit i.t.t. reactiev e risicobeoordeling zie hiervoor productmanagement ). productdefinitie Een w etenschappelijk gefundeerd proces dat uit v ier stappen bestaat, te weten gev areninv entarisatie, gev arenkarakterisatie, blootstellingschatting en risicokarakterisatie gericht op toekomstige ontw ikkelingen. Het proces resulteert in een oordeel. producten Pro-actiev e risicobeoordeling. betrokken organisatieonderdelen, planning en verantwoording Het bureau Risicobeoordeling lev ert het product, het proces van de pro-actiev e risicobeoordeling is onafhankelijk v an opdrachtgev ers en VWA. Het bureau functioneert v erder gelijk ieder ander organisatieonderdeel in de jaarplancyclus door inhoudelijk en financieel bij te dragen aan het jaarplan en door in een separaat herkenbare bijdrage in het jaarv erslag verantw oording af te leggen. Verder spreekt de Raad v an Adv ies één maal per jaar haar oordeel uit over het onafhankelijk functioneren van het bureau en het w etenschappelijk niv eau v an de pro-actiev e risicobeoordelingen. doelmatigheidsindicator Ceteris paribus de verhouding indirecte/directe uren. De productencategorie risicobeoordeling is als volgt gedetermineerd op de drie perspectiev en kerntaak, sturing en retribueerbaarheid. t oezicht risicobeoordeling risicocommunicatie output programma input retribueerbaar niet-retribueerbaar 25

26 Aansluiting productenoverzicht VWA 2006 en instellingstraject Deze tabel lev ert de aansluiting tussen het reorganisatieplan VWA 2006 en de producten en dienstencatalogus. Dit is daarmee bedoeld v oor intern gebruik. Ex terne partijen kunnen deze tabel negeren. Onderwerp: VWA 2006 Inspectie Keuring Monsteronderzoek in laboratorium Externe audit Verlenen / intrekken erkenningen Opmaken boetebeschikking Certificering Incidentmanagement Ondersteuning van het incidentmanagement Toezichtstrategie Toezichtarrangement Signalering: Rapporteren, Omgevingsverkenningen, Methodeontwikkeling, inhoudelijke ondersteuning en aansturing van de handhaving Ondersteunen / adviseren Minister. in toezichttaken Toegepast onderzoek in het kader van toezicht Wetenschappelijk gefundeerde risicobeoordeling Risicobeoordeling op grond van de dagelijkse toezichtpraktijk. Advies m.b.t. risico s Toekomst- en strategische omgevingsverkenningen Opzet en coördinatie van het integraal onderzoeksprogramma op het gebied van voedsel- en productveiligheid. Risicocommunicatie bestaande uit: voorlichting over risico s informatie over risico s communicatie over risico s Zie: Productsoort uit instellingstraject Inspectie Keuring, Certificaat Monster Inspectie Inspectie Bestuurlijke boete Inspectie Melding en incidentmanagement Geen product Productmanagement Productmanagement Productmanagement Productmanagement Productmanagement Risicobeoordeling Productmanagement Productmanagement Productmanagement Onderzoeksprogramma Risicocommunicatie 26