To Customize Odoo or not? A decision support tool.

Transcriptie

1 UNIVERSITEIT GENT FACULTEIT ECONOMIE EN BEDRIJFSKUNDE ACADEMIEJAAR To Customize Odoo or not? A decision support tool. Masterproef voorgedragen tot het bekomen van de graad van Master of Science in de Handelswetenschappen Timothy Verellen onder leiding van Prof. dr. ir. ing. Gert Loterman

2

3 UNIVERSITEIT GENT FACULTEIT ECONOMIE EN BEDRIJFSKUNDE ACADEMIEJAAR To Customize Odoo or not? A decision support tool. Masterproef voorgedragen tot het bekomen van de graad van Master of Science in de Handelswetenschappen Timothy Verellen onder leiding van Prof. dr. ir. ing. Gert Loterman

4 Permission De auteur geeft de toelating deze masterproef voor consultatie beschikbaar te stellen en delen van de masterproef te kopiëren voor persoonlijk gebruik. Elk ander gebruik valt onder de beperkingen van het auteursrecht, in het bijzonder met betrekking tot de verplichting de bron uitdrukkelijk te vermelden bij het aanhalen van resultaten uit deze masterproef. Timothy Verellen I

5 Dankwoord Het schrijven van een masterproef is een werk van lange adem. Tijd die normaal geïnvesteerd werd in familie en vrienden ging nu op in de masterproef. Op de eerste plaats bedankt ik mijn ouders die mij te allen tijde gesteund hebben in mijn studies. Het is door hun aanhoudende stimulans dat ik doorheen mijn studies steeds beter wou presteren. Daarnaast bedank ik mijn vriendin, Julie, voor haar begrip en steun in deze periode. Ook dank u aan mijn goede vriend en toeverlaat, Christophe voor de nodige feedback alsook het nalezen van de masterproef. Ten laatste wil ik ook zeker mijn promotor Prof. dr. ir. ing. Gert Loterman bedanken voor de vele feedbackmomenten en waardevolle discussies. Ik wil Meneer Loterman tevens bedanken voor het interessante onderwerp van de masterproef. Mei 2014, Timothy Verellen II

6 Inhoudstabel PERMISSION... I DANKWOORD... II INHOUDSTABEL... III AFKORTINGEN... V LIJST MET TABELLEN... VI LIJST MET FIGUREN... VII HOOFDSTUK 1: INTRODUCTIE... 1 HOOFDSTUK 2: LITERATUURONDERZOEK ERP Definitie en eigenschappen Geschiedenis Voordelen van ERP Nadelen van ERP Odoo ERP IMPLEMENTATIE Fasen van implementatie Ook ERP implementaties falen Kritieke falingsfactoren voor ERP implementaties Customization Customization Vs. Out-Of-The-Box Voor- en nadelen van ERP customization Iedereen wil customization Conclusie BUSINESS VALUE ONDERZOEKSVRAGEN HOOFDSTUK 3: METHODES DELPHI METHODE RANKING DELPHI METHODE KEUZE VAN DE EXPERTENPANEL FASE 1 RONDE 1: IDENTIFICATIE VAN DE DRIJVENDE FACTOREN Ontvangen van de antwoorden Verwerken van de antwoorden Factoren samengebracht III

7 Vereenvoudiging van het aantal factoren Vernieuwde indeling De gesynthetiseerde factorenlijst Conclusie FASE 1 RONDE 2: VALIDATIE VAN DE DRIJVENDE FACTOREN Ontvangen van de antwoorden Verwerken van de antwoorden Conclusie FASE 2: WEGING VAN DE DRIJVENDE FACTOREN Ontvangen van de antwoorden Verwerken van de antwoorden Conclusie OPSTELLEN DECISION SUPPORT TOOL Gewichten herschalen Schalen normaliseren HOOFDSTUK 4: RESULTATEN EN DISCUSSIES FASE 1 - RONDE 1: IDENTIFICATIE VAN DE DRIJVENDE FACTOREN Analyse van de aangebrachte factoren De gesynthetiseerde factorenlijst Conclusie FASE 1 - RONDE 2: VALIDATIE VAN DE DRIJVENDE FACTOREN Analyse van de antwoorden De finale factorenlijst Conclusie FASE 2: WEGING VAN DE DRIJVENDE FACTOREN Analyse van de antwoorden Het finaal gewicht per factor OPSTELLEN DECISION SUPPORT TOOL HOOFDSTUK 5: CONCLUSIE ALGEMEEN BESLUIT IMPLICATIES EN BEPERKINGEN SUGGESTIES VOOR VERDER ONDERZOEK LITERATUURLIJST... I BIJLAGEN... VI IV

8 Afkortingen ERP MRP MRP II BPR OOTB Enterprise Resource Planning Manufacturing Requirements Planning Manufacturing Resources Planning Business Process Re-engineering Out-Of-The-Box V

9 Lijst met tabellen Tabel 1: Voordelen van ERP... 7 Tabel 2: Nadelen van ERP... 7 Tabel 3: Kritieke factoren tot het falen van ERP-implementaties Tabel 4: Customizationredenen voor bedrijven Tabel 5: Samenstelling Experten Panel op basis van Participatiegraad Tabel 6: Response rates ronde Tabel 7: Verdelingsgraad antwoorden ronde Tabel 8: Response rates ronde Tabel 9: Verdelingsgraad antwoorden ronde Tabel 10: Response rates Fase Tabel 11: Verdelingsgraad antwoorden Fase Tabel 12: De gesynthetiseerde factorenlijst Tabel 13: Synthese Antwoorden Ronde Tabel 14: Finale factorenlijst Tabel 15: Het finaal gewicht per factor Tabel 16: Input per finale factor VI

10 Lijst met figuren Figuur 1: Delphi methode: iteratief proces Figuur 2: Gewichtenverdeling Gap Size Figuur 3: Gewichtenverdeling Gap Complexity Figuur 4: Gewichtenverdeling Gap Importance Figuur 5: Gewichtenverdeling Budget Figuur 6: Gewichtenverdeling Time VII

11 HOOFDSTUK 1: Introductie ERP neemt als groeiende markt een steeds belangrijkere plaats in binnen de bedrijfswereld. Bedrijven worden namelijk steeds groter en complexer en hebben daarom nood aan informatiesystemen zoals ERP die het overzicht kunnen bewaren over een bedrijf. Tegenwoordig kan de volledig administratieve verwerking van zowel de front als de back office gedaan worden in ERP. Om een ERP-systeem operationeel te maken voor een bedrijf moet de ERP eerst geïmplementeerd worden. In dit proces dient tevens de keuze gemaakt te worden tussen een gecustomizede implementatie, waarbij het ERP-systeem volledig wordt aangepast aan de noden van klant of een Out-Of-The-Box implementatie, waarbij niks veranderd wordt aan het ERP-systeem en deze in standaardvorm worden geïmplementeerd. Hoewel de literatuur vele nadelen naar voor schuift met betrekking tot de gecustomizede oplossing, blijken nog steeds 99% van de bedrijven een voorkeur te hebben voor customization. Hun beslissing is echter niet altijd economisch onderbouwd. Vele bedrijven blijken een blindelingse voorkeur te hebben voor customization (Hoofdstuk 2). Vandaar dat volgende onderzoekvragen naar voor worden geschoven: 1) Welke zijn in het geval van een Odoo-implementatie de drijvende factoren in de keuze tussen een out-of-the-box implementatie en een gecustomizede implementatie teneinde de business value van de klant te maximaliseren? 2) Hoe groot is de rol van elke drijvende factoren in deze beslissing? Zoals gezien kan worden richt ons onderzoek zich specifiek op een Belgische Open Source ERPsysteem, genaamd Odoo. De werkelijke focus van dit onderzoek ligt op de onderzoeksmethode en het verwerken van de resultaten. Om de onderzoeksvragen op te lossen wordt de Delhpi methode toegepast. Daarin worden experten bevraagd in een interatief proces dat telkens onderbroken wordt door gecontroleerde feedback. In de eerste fase van de Delphi studie wordt een antwoord geformuleerd op de eerste onderzoeksvraag, terwijl de tweede fase hetzelfde doet voor de 1

12 tweede onderzoeksvraag. Hoe het onderzoek is verlopen en welke methoden verder toegepast worden kan teruggevonden worden in Hoofdstuk 3. De resultaten van het Delphionderzoek worden samengevat en bediscussieerd in Hoofdstuk 4. Op basis van die resultaten zal een decision support tool opgesteld worden ter ondersteuning van zowel de klant als de implementator in de beslissing tot het al dan niet customizen van het ERP-systeem met als doel het maximaliseren van de business value bij de klant. We sluiten de masterproef af met Hoofstuk 5, waarin een algemeen besluit wordt getrokken. In dit hoofdstuk worden tevens de implicaties en beperkingen van het onderzoek aangehaald. Helemaal afsluiten doen we met de voorstellen voor verder onderzoek. 2

13 HOOFDSTUK 2: Literatuuronderzoek In hoofdstuk 2 bespreken we de volgende drie belangrijke termen aangaande deze masterproef: ERP, ERP implementatie en Business Value. Deze drie delen vormen de basis van het onderzoekveld.aan elke term wordt een apart deel gewijd. Om ERP-systemen volledig te begrijpen beginnen we met een definitie gevolgd door een korte geschiedenis. De voor- en nadelen van een ERPsysteem worden aangekaart, waarna een klein overzicht wordt gegeven van de huidige markt en hoe Odoo hierin past. (eerste deel) In het tweede deel onderzoeken we ERP-implementaties. We starten vanuit de verschillende fases van een ERP implementie, om daarna in te gaan op het falen van ERP implementaties. We gaan dieper in op de customization-stap en daarmee ook op de tweedeling tussen customization en Out-of-the-box. We besluiten met de voor- en nadelen van customization en waarom iedereen uiteindelijk toch wil customizen. Het derde deel, business value, vormt de focus van dit onderzoek. We definiëren business value en zijn bepalende factoren. Binnen deze masterproef wordt gekeken hoe business value kan beïnvloed worden door ERP-systemen. Het hoofdstuk sluiten we af met het komen tot de onderzoeksvragen. 3

14 2.1. ERP Om een idee te krijgen van wat Enterprise Resource Planning juist inhoud, gaan we van start met een definitie die kort wordt toegelicht ( Daarna wordt een kleine ontstaansgeschiedenis gegeven ( om uiteindelijke te komen tot de opbouw die een ERPsysteem net zo specifiek maakt (Error! Reference source not found.. Vervolgens wordt gekeken naar de voor- en nadelen. Teneinde een overzicht te krijgen van de huidige ERP-markt bespreken we de grootste spelers ervan en kijken we hoe Odoo hierin past (Error! Reference source not found Definitie en eigenschappen We beginnen met het geven van een definitie en bespreken daarna de algemene eigenschappen van ERP-systemen. Een ERP is een computergebaseerd en flexibel informatiesysteem dat enerzijds bedrijfsprocessen zoveel als mogelijk integreert en automatiseert en anderzijds realtime bedrijfsinformatie centraliseert in een database door te werken met geïntegreerde modules per functionele bedrijfseenheid. (1) (2) Een van de belangrijkste kenmerken van een ERP-systeem is zijn gecentraliseerde database. Het biedt de mogelijkheid om vanuit elk functioneel bedrijfsdepartement alle bestaande informatie op te vragen en te bewerken alsook nieuwe informatie toe te voegen. Door informatie centraal op te slaan voorkomt men tevens informatieredundantie. Rond de centrale database geniet een ERP-systeem van een modulaire opbouw. Aan de database worden de functionele modules gekoppeld die de bedrijfsfuncties ondersteunen. De meest bekende modules zijn: Accounting, Financial management, Manufacturing, Production, Transportation en Sales & distribution, HR management. De modulaire opbouw zorgt voor een flexibel systeem waarbij de klant kan kiezen welke modules hij wel of niet wenst te gebruiken. Elke module is opgebouwd naar de best-practices binnen zijn functioneel gebied. Wil de klant echter de modules gaan aanpassen naar zijn eigen practices zijn eigen processen en workflows dan spreekt men van customizen. De term wordt verderop besproken. Wel kan al meegegeven worden dat dit een kostelijk en tijdslovend proces is. 4

15 Geschiedenis Het ontstaan van ERP wordt toegeschreven aan twee grote oorzaken. De eerst oorzaak is de ontwikkeling van informatie- en communicatietechnologieën (ICT) die de basis vormden voor latere ERP-ontwikkelingen. Een tweede ontstaansreden komt vanuit de bedrijfswereld zelf. Door het steeds complexer worden van de bedrijfsstructuren en processen, hadden bedrijven steeds meer nood aan tools die functie-overschrijdende informatie konden beheren. De informatie kon dan gebruikt worden ter ondersteuning van het maken van departementoverschrijdende beslissingen. De twee bovenstaande ontstaansredenen zorgden voor de geleidelijke evolutie in de richting van de huidige ERP-systemen te beginnen in de jaren Grote bedrijven implementeerden toen voor het eerst centralized computing systems. Deze werden gebruikt voor het automatiseren van de inventarissystemen (3). In de jaren 1970 gaat men nog een stap verder met de Manufacturing Requirements Planning (MRP). Op basis van gedefinieerde productieprocessen kon vanaf nu de aankoop van materialen aangestuurd worden. Met de komst van MRP worden productieprocessen voor het eerst vastgelegd in informatiesystemen (3). Vanaf 1980 krijgen we een belangrijke verschuiving van MRP naar MRP II (Manufacturing Resources Planning). De materialenaankoop is niet langer enkel afhankelijk van het productieproces, maar kan vanaf nu ook afhankelijk gemaakt worden van het verkoopproces. Naast het verkoopproces worden tevens Finance, HR, Engineering en Project Management geïntegreerd. (3) In 1990 ontstonden dan de eerste ERP-systemen waarin werkelijk het hele bedrijfsproces werd geïntegreerd. De ERP-systemen doen daarmee ere aan de E(nterprise) in ERP. (3). Naarmate het gebruik van ERP-systemen toenam, voegde de ontwikkelaars tegen het jaar 2000 steeds meer extra modules toe aan hun systemen. De toepassingsmogelijkheden van en het aantal modules in een ERP-systeem namen sterk toe. Deze systemen werden en worden nog steeds Extended ERP s genoemd (3). 5

16 Vanaf 2000 zien we ook een verschuiving in de markt. ERP-ontwikkelaars begonnen zich te focussen op het herverpakken van hun ERP-systemen voor KMO s. Voordien waren de ERP s te groot, te complex en te duur om door KMO s gekocht te kunnen worden (3) (4). Sinds het ontstaan ervan is de ERP-markt, een groeiende markt. Dat blijkt uit cijfers die gevonden werden in de literatuur. In 1998 werd wereldwijd US$ 17 miljard uitgegeven aan ERP-systemen. In 2000 was dit al US$ 21.5 miljard, wat overeenkomt met een groei van 13,1% ten opzichten van het jaar ervoor. Deze groei was uiteraard ook te danken aan de steeds bijkomende functionaliteiten binnen ERP-systemen (5). Volgens Forbes is in 2013 de marktgrootte van ERP gestegen tot US$ 25,4 miljard. Dat zou overeenkomen met een groei van 3.8% procent ten opzichte van 2012 (6) Voordelen van ERP Het implementeren van een ERP-systeem kan voor een bedrijf heel wat voordelen te bieden hebben. De voordelen worden weergegeven in Tabel 1, waarvan we de belangrijkste even toelichten. (4) Het verbeteren van de doorlooptijd van de orders en de verlaging van de operationele kosten zijn vormen waarschijnlijk de meest waardevolle voordelen aangezien zij direct inspelen op de bedrijfsinkomsten en kosten. (4) Doordat de volledige werking van een bedrijf geïntegreerd zit in de ERP, kunnen klantenorders efficiënt en digitaal doorgegeven over de departementen heen. Dit resulteert in het sneller verwerken van klantenorders. (4) De verlaging van de operationele kosten wordt veroorzaakt door de automatisering van de processen in ERP. Dankzij de automatisering kunnen werkkrachten vervangen worden door systemen die op lange termijn goedkoper zijn. (4) 6

17 Voordeel Zichtbare, up to date en niet-redundante informatie Verbeterde doorlooptijd van orders Verkorte tijd die nodig is om financiële periodes af te sluiten Verlaging operationele kosten (inventaris, werkkrachten, materialen) Sneller kunnen reageren op vragen van klanten Standaardisatie van processen Aanbod-vraagketen Tabel 1: Voordelen van ERP Dankzij De centrale database die live update De integratie over departementen heen Gedeeltelijke of volledige automatisatie Het vastleggen van de processen De integratie over departementen heen Nadelen van ERP Naast de voordelen zijn er echter ook enkele nadelen verbonden aan ERP-systemen. De nadelen zitten hieronder vervat in Tabel 2, samen met hun oorzaken (4). De hoge kostprijs van een ERP-systeem vormt de grootste barrière voor bedrijven om over te stappen op een ERP-systeem. De totale kostprijs omvat licentiekosten voor het gebruik van het ERP-systeem, implementatiekosten om het systeem operationeel te krijgen en onderhoudskosten om het systeem up to date te houden (4). De hoge initiële investering zorgt tevens voor een sterke afhankelijkheid van de gekozen ERPleverancier. De baten zouden dan niet meer opwegen tegen de kosten (4). Een laatste nadeel is de soms wel erg lange duurtijd van een ERP-implementatie. Tijdens de implementatieperiode zijn er wel al kosten maar nog geen (of weinig) baten van het ERPsysteem. De kosten voor het bedrijf stijgen dus samen met de duurtijd van de implementatie (4). Nadeel Doordat Kostprijs Licentie-, implementatie- en onderhoudskosten. Sterke afhankelijkheid van de leverancier De kostprijs te groot is om snel te veranderen Implementatietijd Bijvoorbeeld werknemers nog getraind moeten worden Tabel 2: Nadelen van ERP 7

18 Odoo Odoo is een Belgisch ERP-systeem dat zich vooral focust op KMO s. Aangezien ons onderzoek handelt over Odoo, wordt het hier even toegelicht. Alvorens we Odoo echter bespreken, geven we een kleine update van de huidige ERP marktsituatie. Momenteel zijn de grootste spelers op de ERP-markt: SAP met 24% marktaandeel, gevolgd door Oracle met 12% en Sage met 6%. Respectievelijk verkochten zijn vorig jaar voor US$ 6,1 miljard, US$ 3,117 miljard en US$1,5 miljard (6). In vergelijking met SAP die tegen 2015 zijn e gebruiker wil hebben (7), is Odoo met zijn huidige gebruikers dus eerder een kleinere speler op de markt (8). De focus van beide bedrijven ligt ook anders. Daar waar SAP vooral focust op de grote bedrijven, focust Odoo eerder op de KMO s. In 2005 startte Fabien Pinckaers met de ontwikkeling van een Open Source ERP-systeem, genaamd TinyERP. Doordat het systeem Open Source is, valt de licentiekost voor de klant weg. Om marketingredenen werd de naam drie jaar later veranderd in OpenERP. Met de naam veranderde ook het business model. OpenERP zou vanaf nu niet meer zelf zijn ERP-systeem verkopen aan de klant en het gaan implementeren. Ze stapten over op een partnermodel. Vanaf toen en tot op heden zijn het de partners die de ERP-contracten verkopen aan klanten en er de implementatie van doen. In Juni 2014 werd de laatste naamsverwisseling doorgevoerd naar het huidige Odoo. Naar eigen zeggen was OpenERP reeds te ver gevorderd voorbij de traditionele ERP-systemen om nog vast te houden aan de term. Zo omvat Odoo nu ook een eigen ecommerce-module, een Point of Sale (=kassasysteem) en nog veel meer (9) ERP Implementatie We beginnen met het bespreken van de fasen van een ERP-implementatie. Daarna lichten we toe waarom vele ERP-implementaties falen. Vervolgens gaan we dieper in op customization Vs. Out-of-the-box en geven de voor- en nadelen van beide. We besluiten met enkele redenen waarom iedereen steeds opteert voor ERP-customization. 8

19 Fasen van implementatie Een ERP implementatieproces verloopt volgens een viertal fases. De eerste fase wordt de Adoption Decision genoemd. In deze fase identificeert het bedrijf zijn eigen noden en de reden waarom hij een ERP-systeem zou nodig hebben. De tweede fase is de Acquisition. Het bedrijf kiest dan het ERP-systeem dat het beste overkomt met de noden van het bedrijf (4). Vervolgens komt de feitelijke implementatiefase. In deze fase wordt het ERP-systeem geïnstalleerd en indien nodig gecustomized. In deze fase kan er eventueel een business process re-engineering plaatsvidnen. Dat wil zoveel zeggen als het hertekenen van de huidige bedrijfsprocessen (4). De laatste fase omvat het live gaan van het ERP-systeem, alsook het latere onderhoud ervan. De kosten voor het onderhoud worden initieel door veel bedrijven over het hoofd gezien (4) Ook ERP implementaties falen Uit onderzoek is gebleken dat organisaties over het algemeen behoorlijk tevreden zijn met hun ERP. Uit een steekproef bij 117 bedrijven uit 17 landen concludeert men dat 34 % van de organisaties tevreden is met hun ERP, 58 % is enigszins tevreden, 7 % is dat enigszins niet en slechts 1% is ontevreden (10) Toch is een aandeel van 66% licht tot zeer ontevreden klanten niet gering. Om deze 66% te verklaren kunnen twee oorzaken gevonden worden. Het grote aandeel van implementaties die falen kan gezien worden als de eerste oorzaak. De tweede oorzaak stelt zich in het hoger zijn van de werkelijke kosten in vergelijking met de vooraf geplande kosten van van de implementatie. Een gefaalde ERP implementatie wordt in de literatuur gedefinieerd als een implementatie die niet voldoet aan de verwachte voordelen ervan (11). Het kan bijvoorbeeld zijn dat de behaalde ROI niet hoog genoeg wordt bevonden door het bedrijf (12). Gebruikmakend van deze definitie beschrijft de meeste literatuur een aandeel gefaalde ERP implementatiesrond de 60% tot 90% (13). Met andere woorden, de overgrote meerderheid van de ERP-implementaties slaagt er niet in de beloofde meerwaarde te generen. 9

20 Het falen van ERP-systeem implementaties heeft al tot verscheidene problemen geleid zoals het volledig moeten uitschakelen van het systeem, het ERP-systeem enkel gedeelte kunnen gebruiken, het lijden van bedrijfsverliezen, het dalen van de waarde van de aandelen, het verliezen van een concurrentieel voordeel, tot zelfs het failliet draaien van bedrijven (2) (14) (15) (16). Een tweede oorzaak voor de 66% ontevreden ERP-klanten werd gevonden in het hoger uitkomen van het werkelijk gespendeerde implementatiebudget in vergelijking met het budget dat vooropgesteld werd. Johansson et al. schrijven in hun onderzoek dat 74,2% van de bedrijven op het vooropgestelde budget bleef. De overige 25% ging erover. Het bracht het gemiddelde gespendeerde budget over het gehele onderzoek op 104,3% van het initieel geplande budget (17) Kritieke falingsfactoren voor ERP implementaties. De factoren waardoor zovele ERP-implementaties falen worden hieronder samengevat in Tabel 3 (18) (13) (19) (20). Kritieke falingsfactoren voor ERP implementaties Inadequate definition of requirements Inherent complexity of ERP implementation Resistance to change Inadequate training Inadequate resources Proccess risk and process barriers Poor Top Management Support Over-customization of software (4) Unrealistic Expectations of Benefits and ROI Infrastructure Issues To tight project schedule Poor Consultant effectiveness Poor Communication Poor quality of Business Process Reengineering (BRP) Poor ERP Package Selection Poor quality of testing Tabel 3: Kritieke factoren tot het falen van ERP-implementaties Het is opmerkelijk dat in alle vier de geciteerde werken Over-customization van de software naar voor kwam als kritieke factor. Laten we daarom even dieper ingaan op customization. Deze term speelt tevens een grote rol in ons onderzoek. 10

21 Customization Onder customization wordt zowel verstaan het toevoegen van add-on s aan een ERP-systeem als het veranderen van de broncode ervan ten einde te voldoen aan de eisen van de klant(erp system implementation in Small and Medium-Sized enterprises) (21). Daar waar de eisen van de klant verschillen met de mogelijkheden van het ERP-pakket moet customization toegepast worden, om op die manier toch nog te voldoen aan de wensen van de klant. In de literatuur wordt zo n verschil een Misfit genoemd (22). In dit onderzoek zullen we spreken over een Gap Customization Vs. Out-Of-The-Box Wordt de Gap niet gedicht door customization, dan zal het bedrijf zijn processen moeten aanpassen aan het ERP-systeem. Dit wordt business process re-engineering (BPR) genoemd. Hoewel in veel gevallen er bij customization toch ook een zekere vorm van BPR nodig is, komt het veel meer en veel groter voor bij een Out-of-the-box (OOTB) implementatie (23) (3). Een OOTB implementatie is de tegenhanger van customization. In een OOTB implementatie ook wel vanilla implementatie genoemd wordt het ERP-systeem geïnstalleerd bij de klant zonder enige vorm van customization Voor- en nadelen van ERP customization Het grote voordeel van customization is het verkrijgen van een perfect afgesteld systeem aan de noden, processen en de worklflow van de klant (24). Zo werd reeds bewezen dat het afstellen van de ERP zorgt voor een grotere user voldoening (25) (26). Users zijn blij dat het systeem wordt afgesteld op hun manier van werken en krijgen er daarom ook meer voldoening uit. Het kiezen voor customization heeft echter ook enkele belangrijke nadelen. Zo komen bij het aanpassen van de broncode steeds enkel bugs of onvoorziene problemen kijken (14). Dat heeft niet alleen een effect op kostprijs maar ook op het tijdschema (21) (19). Door het stijgen van tijd en kost kan het project in gevaar komen of zelfs falen (19) (27). Een uitgesteld tijdschema kan ook nog een ander nadelig gevolg hebben. Met de huidige snelheid waarmee nieuwe technologieën zich ontwikkelen kan het zich voordoen dat wanneer 11

22 een implementatie zeer lang duurt, het systeem eigenlijk al voorbijgestreefd is tegen de tijd dat het klaar is (24). Customization van het ERP-systeem kan zelfs tot lang na de implementatie nadelige effecten hebben. We hebben het hier dan over het verdere onderhoud van het gecustomizede ERPsysteem en het uitvoeren van updates erop. Customization maakt de software complexer waardoor het onderhoud ervan ook complexer wordt (21) (24) (27) (21). Tegelijker tijd kan het zijn dat uitgebrachte updates niet meer kunnen toegepast worden het ERP-systeem door de vele veranderingen aan de hand van customization (21) (28). In extreme termen spreekt een paper zelfs over voordelen van een ERP-systeem die door customization omgezet worden in nadelen (28). Een OOTB-implementatie resulteert dus in een oplossing die over het algemeen minder kost, minder tijd in beslag neemt en meer kans heeft op slagen (21). Daartegenover staat wel dat de Gaps die er initieel waren ook zullen blijven bestaan. Het is aan het bedrijf om zelf interne aanpassingen (BPR) te doen om de Gaps te overbruggen. Door slechts in geringe mate of zelfs niet af te wijken van de standaarduitvoering wordt het eenvoudiger om de ERP-software te upgraden wanneer nieuwe versies en updates uitkomen (23) Iedereen wil customization Niettegenstaande de vele nadelen verkiezen zo goed als alle bedrijven de customization-optie voor hun ERP-systeem. Voor vele bedrijven houdt die keuze een extra gevaar in vanwege het groeipotentieel van de customizations. Het begint meestal met een kleine vereiste die uiteindelijk doorgroeit tot een zeer technische uitdaging. De kosten lopen dan al snel op. (19) De hoofdredenen waarom iedereen uiteindelijk toch customization kiest werden samengevat in Tabel 4 (21) (29) (4) (30). 12

23 Customizationredenen voor bedrijven Resistance to change Unique business processes Functional misfit Ownership type Motivation for the ERP implementation Maturity level of company Characteristics of selected ERP systems Flexibiliteit bedrijfsprocessen Market and customers Uncertainty Tabel 4: Customizationredenen voor bedrijven Conclusie We onthouden dus dat er voor een bedrijf behoorlijk wat voordelen zijn verbonden aan het implementeren van een ERP-systeem. Echter de keuze tussen een gecustomizede oplossing of een OOTB-oplossing gebeurt niet altijd even beredeneerd. Hoewel de literatuur wel spreekt over de vele nadelen van customization houden bedrijven hier geen rekening mee. Nog steeds willen alle bedrijven customization hebben. Hieruit stelt zich dan ook het belang van het onderzoek dan hier volgt Business Value Business value wordt binnen de bedrijfswereld gebruikt om de waarde van een bedrijf, project of individueel proces uit te drukken. Business value bestaat uit de index van de gegenereerde waarde, global branding en marktleiderschap (31). De waarde van Informatie Technologiën (IT) wordt gemeten op basis van interne en externe factoren (32). IT heeft namelijk een externe invloed op de klanten en de concurrentie, maar ook een interne invloed op de gebruikers van het system en daarmee ook op de organisatorische prestaties (32). De business value uit customization wordt bepaald door de kwaliteit van de ontwikkelde software. Hoe hoger de kwaliteit, hoe hoger de business value zal zijn. De business value moet hier wel afgewogen worden ten opzichte van de kostprijs ervan (33). Het was uiteindelijk Rosemann M. die een balanced scorecard opstelde om de prestaties van ERP software te kunnen meten. Hiervoor hield hij ook rekening met zowel interne als externe factoren. De eerste factor is de kostprijs van de ontwikkeling. De tweede factor duidt op de winst die ermee kan gecreëerd worden via de klanten. Een derde factor houdt rekening met de performantie van de interne processen en de laatste factor kijkt naar hoelang de huidige 13

24 ontwikkeling zal kunnen meegaan binnen de huidige snel evoluerende technologische omgeving (34). In dit onderzoek definiëren we de business value van een project als de directe en indirecte meerwaarde die het genereert mits aftrek van de uitvoeringskosten Onderzoeksvragen Uit het literatuuronderzoek is gebleken dat ruim gesteld alle bedrijven in de keuze tot het al dan niet customizen van hun ERP, gaan voor de eerste optie van customization. Ze maken deze keuze echter niet op basis van de business value die beide implementatiemogelijkheden bieden, maar op basis van andere factoren waaronder: persoonlijke keuze en gewoon uit onzekerheid. Tevens is gebleken dat customization lang niet altijd meer business value oplevert voor de klant in vergelijking met een OOTB-implementatie. Anno 2014 wordt echter bevonden dat het tijd wordt om niet meer blindelings te kiezen voor customization zowel niet door de klant als de implementatoren en de keuze laten afhangen van de business value die voort wordt gebracht uit beide implementiemoglijkheden. Hiervoor proberen we in deze masterproef een decision support tool te ontwikkelen die op basis van enkele klant- en projectafhankelijke inputs bepaalt welke van beide implementatiemogelijkheden het meeste business value zal opleveren voor die klant. Om tot een decision support tool te komen worden gezocht naar een antwoord op de volgende twee onderzoeksvragen: 1) Welke zijn in het geval van een Odoo-implementatie de drijvende factoren in de keuze tussen een out-of-the-box implementatie en een gecustomizede implementatie teneinde de business value van de klant te maximaliseren? 2) Hoe groot is de rol van elke drijvende factoren in deze beslissing? Ter herinnering, Odoo is het Belgische Open Source ERP-pakket waarrond dit onderzoek wordt opgezet. 14