Alles voor een succesvol jaargesprek! Voor medewerkers en leidinggevenden. Kijk ook op

Transcriptie

1 de gesprekswaaier

2 Alles voor een succesvol jaargesprek! Voor medewerkers en leidinggevenden. Kijk ook op

3 1 wat is het jaargesprek?

4

5 wat is het jaargesprek? 1 JAARGESPREK IN HET KORT In het jaargesprek: evalueert u de resultaten van het afgelopen jaar bespreekt u de wederzijdse verwachtingen bespreekt u wat u nodig heeft om uw werk goed te doen maakt u afspraken voor het komende jaar.

6 wat is het jaargesprek? tips 1 Elk jaar Voer ieder jaar een jaargesprek. Open deur? Ja, maar dat mag. Veel AMC ers hebben nog niet jaarlijks dit gesprek. De deur kan nog veel verder open! 2 Ook tussendoor Een jaargesprek is niet het enige moment om zaken aan de orde te stellen. Loopt er iets niet goed, wilt u feedback geven of krijgen? Wacht niet tot het jaargesprek, maar bespreek het in bijvoorbeeld een werkoverleg. 3 Verleden is toekomst Evalueren is terugkijken met de toekomst in gedachten. Gebruik de uitkomsten van de evaluatie om te verbeteren.

7 wat is het jaargesprek? 1 TWEERICHTINGSVERKEER Een jaargesprek is tweerichtingsverkeer: medewerker en leidinggevende hebben evenveel inbreng medewerker kan leidinggevende ook aanspreken op wat hij/zij van hem/haar nodig heeft.

8 wat is het jaargesprek? tips 1 Praat mét, niet tégen elkaar Medewerker: Ik heb gezegd waarom ik die cursus wil. Leidinggevende: Ik heb gezegd dat je eerst ervaring op moet doen. De moraal: een goed gesprek begint met luisteren en begrijpen van ieders belang en motieven. Zo kom je verder. 2 Geen koudwatervrees In het jaargesprek gaat het ook om wat ú belangrijk vindt! Vraag alles wat u wilt vragen. Met openheid bereikt u meer.

9 wat is het jaargesprek? 1 PLUSPUNTEN (1) Voor medewerkers: duidelijkheid over resultaten, eisen, verwachtingen openheid over ervaringen, wensen, plannen meer invloed op uitvoering functie, loopbaan en realiseren ambities investeren in samenwerking, werkrelatie, sfeer SMART-afspraken.

10 wat is het jaargesprek? tips 1 Ervaringen Het is altijd een leuk gesprek, over dingen die je anders maar vluchtig bespreekt. Waar sta ik over vijf jaar? Dat is een moeilijke vraag, maar wel leuk om over na te denken. Kijk voor meer ervaringen op 2 Behoud het goede Ga kritische opmerkingen niet uit de weg. Maar beperk discussies en blijf positief. Met andere woorden: geef aandacht aan het goede dat behouden mag blijven.

11 wat is het jaargesprek? 1 PLUSPUNTEN (2) Voor afdeling en AMC: waardering van talent en kansen voor ontwikkeling behoud van goede medewerkers prettig werkklimaat minder verzuim minder conflicten draagvlak voor verandering inzicht in sterktes en zwaktes van team of afdeling waardevolle managementinformatie.

12 wat is het jaargesprek? tips 1 Tip voor leidinggevenden: Kijk ook met de organisatiebril op Een jaargesprek levert waardevolle informatie op. Vertaal deze ook in afdelings- en organisatiebelang. Voorbeeld: de optelsom van de sterke (en zwakke) punten van elke medewerker, geeft ook een duidelijk beeld van de sterkte en zwakte van team of afdeling.

13 2 waar gaat het jaargesprek over?

14

15 waar gaat het jaargesprek over? 2 AGENDA Onderwerpen in het jaargesprek: 1 resultaatgebieden en kerntaken 2 (AMC-)competenties 3 evaluatie van uw functioneren 4 ondersteuning door de leidinggevende 5 motivatie, ontwikkeling en loopbaanperspectief 6 gezondheid, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid 7 terugblik op het gesprek.

16 waar gaat het jaargesprek over? tips 1 Voorbereiden met agenda De agenda voor het gesprek zorgt ervoor dat u niets vergeet. Hij geeft ook houvast bij de voorbereiding van het gesprek. 2 Veranderen mag Niet elk agendapunt hoeft evenveel aandacht te krijgen. Weglaten, toe voegen, aanvullen mag. Maar 1, 2 en 3 zijn altijd verplichte onderdelen.

17 waar gaat het jaargesprek over? 2 Resultaatgebieden en kerntaken gaan over wat u doet in uw functie. AGENDA Resultaatgebieden zijn doelstellingen per functie, volgens de AMC-functie typering. Kerntaken zijn de belangrijkste taken per functie. Evaluatie is het totaalbeeld van uw functioneren. Basis zijn de resultaten (per taak en per AMCcompetentie), aangevuld met de mening van uw leidinggevende, uw reactie, de doelstellingen en de afspraken voor het komende jaar.

18 waar gaat het jaargesprek over? tips 1 De kerntaken voor uw functie vindt u bijvoorbeeld in: de AMC-functietypering die voor u geldt uw taakspecificatie het verslag van het vorige jaargesprek de vacaturetekst. 2 Wat zijn uw resultaten en doelen? Denk van tevoren vast na over deze vragen: Hoe heeft u taak X aangepakt? Wat was het resultaat? Waar blijkt dat uit? Wat wordt het doel voor komend jaar? Hoe gaat u dat bereiken? Wat is daarvoor nodig?

19 waar gaat het jaargesprek over? 2 AGENDA Competenties gaan over hoe u uw taken uitvoert. Competenties zijn gedrag en vaardigheden die nodig zijn voor uw functie. De 3 AMC-competenties zijn: samenwerken resultaatgericht werken patiënt-/servicegerichtheid. Deze gelden voor iedereen die in het AMC werkt.

20 waar gaat het jaargesprek over?... Competentieprofiel Bij het AMC werken ongeveer 7000 medewerkers in ruim 170 functies. Het streven is dat het AMC voor al die functies een competentie profiel opstelt. Daarin staan alle vaardigheden en eigenschappen die nodig zijn voor die functie. Voor sommige functies, zoals verpleegkundige, is er al een competentie profiel.

21 waar gaat het jaargesprek over? 2 AGENDA Samenwerken is: actief bijdragen aan gezamenlijk resultaat of oplossing ook als er geen of weinig persoon lijk belang is. Iemand die samenwerkt: helpt ook anderen hun doel te bereiken is positief over prestaties van collega s draagt ook bij aan groepstaken biedt hulp aan bij problemen of conflicten...

22 waar gaat het jaargesprek over?... Hoe werkt u samen? Denk van tevoren vast na over deze vragen: Wat vindt u van de manier van samenwerken met uw collega s? Heeft u wel eens bewust gewerkt aan de sfeer? Hoe? Kunt u een situatie beschrijven waarin u meewerkte aan de oplossing van een probleem in uw team? Wat heeft u toen gedaan? Met welk resultaat? Geeft u een goed presterende collega wel eens een complimentje?

23 waar gaat het jaargesprek over? 2 AGENDA Resultaatgericht werken is: actief werken aan het bereiken van resultaat en doelen inclusief inslaan van mogelijk interessante zijwegen resultaat en de weg ernaartoe duidelijk aangeven niet opgeven bij tegenslagen. Iemand die resultaatgericht werkt: kijkt kritisch naar de werkroutine zoekt manieren om efficiënter of effectiever te werken benoemt bij elke activiteit het resultaat kan resultaat laten zien zorgt voor duidelijke afspraken...

24 waar gaat het jaargesprek over?... Hoe werkt u aan resultaat? Denk van tevoren vast na over deze vragen: Heeft u per taak doel, richting en resultaat voor ogen? Schrijft u dat op? Kan het efficiënter volgens u? Hoe? Welke taken kosten u het meeste tijd? Zijn dit taken die bijdragen aan doelen van de afdeling? Geeft u ook aan: wat, wanneer, hoeveel oftewel: zijn de resultaten meetbaar? Wat doet u als resultaten tegenvallen? Geeft u het wel eens op?

25 waar gaat het jaargesprek over? 2 AGENDA Patiënt-/servicegericht werken is: weten wat wensen en behoeften van patiënt of klant zijn hierop anticiperen en hiernaar handelen hoge prioriteit geven aan goede dienstverlening en patiënt- of klanttevredenheid. Iemand die patiënt-/servicegericht werkt: vraagt (door) naar wensen van de klant of patiënt reageert professioneel op een klacht beschouwt AMC ers ook als klant komt afspraken na...

26 waar gaat het jaargesprek over?... Hoe patiënt- of servicegericht bent u? Denk van tevoren vast na over deze vragen: Stelt u zich dienstverlenend op? Waar blijkt dat uit? Hoe komt u erachter wat de patiënt of klant precies wil? Heeft u daar een concreet voorbeeld van? Voelt u zich wel eens aangevallen als iemand een klacht heeft? Wat doet of zegt u dan? Wat doet u als het u niet lukt een afspraak na te komen?

27 waar gaat het jaargesprek over? 2 AGENDA Ondersteuning door de leidinggevende Het gesprek gaat over: beleid en doelstellingen van de afdeling betekenis hiervan en relatie met uw eigen werk informatievoorziening op de afdeling werkoverleg en besluitvorming werkverdeling op de afdeling kansen om te leren, ruimte voor initiatieven.

28 waar gaat het jaargesprek over? tips 1 Gebruik de mogelijkheid In het jaargesprek krijgt u de gelegenheid met uw leidinggevende te praten over zijn of haar rol als manager, coach, teamleider. Gebruik die kans. Ook uw leidinggevende heeft er veel aan te weten waar u staat en wat u nodig heeft. 2 Weet wat u nodig heeft Suggesties: tijdige en duidelijke informatie, de kans nieuwe dingen te proberen, ruimte nieuwe ideeën uit te voeren, een compliment als u goed presteert, steun in moeilijke tijden, tegengas, zeggenschap, vrijheid en zelfstandigheid, een goede werkverdeling, duidelijke afspraken.

29 waar gaat het jaargesprek over? 2 AGENDA Motivatie, ontwikkeling, loopbaanperspectief Gespreksonderwerpen: uw sterke punten taken die energie geven en die energie kosten taken die uw functie verrijken taakroulatie competenties, nu en in de toekomst beeld van uw werk over één jaar, over vijf jaar loopbaanwensen en -mogelijkheden op termijn inzet (extra) persoonlijk budget.

30 waar gaat het jaargesprek over? tips 1 Wees niet bescheiden Bescheidenheid is een deugd. Toch kan het geen kwaad het eens te hebben over uw sterke punten. Waar bent u trots op? Maak een lijst van tien dingen uit uw leven waar u trots op bent. Daar wordt u niet alleen gelukkig van, het levert ook aanknopingspunten voor uw ontwikkeling en loopbaan.

31 waar gaat het jaargesprek over? 2 AGENDA Gezondheid, vitaliteit, duurzame inzetbaarheid Gespreksonderwerpen: zo lang mogelijk gezond aan het werk arbeidsomstandigheden (lichamelijke, mentale en emotionele belasting) sfeer op het werk vitaliteit, balans werk/privé, verzuim arbeidsduur, werktijden, arbeidspatroon duurzame inzetbaarheid: ook in de toekomst gezond en met plezier aan het werk inzet (extra) persoonlijk budget.

32 waar gaat het jaargesprek over?... Wat heeft u nodig om gezond te blijven werken? Denk van tevoren vast na over deze vragen: Is de sfeer op de afdeling goed? Zo ja, wat gaat goed? Zo nee, wat kan beter? Voelt u zich wel eens overbelast (in lichamelijk, mentaal of emotioneel opzicht)? Als u veel verzuimt: wat is daarvan de oorzaak denkt u? Wilt u iets veranderen aan uw werkrooster, aantal uren, arbeidstijden, verlof, het opnemen van vakantie? Hoe werkt u over vijf jaar nog gezond? Wat heeft u daarvoor nodig? Wilt u uw (extra) persoonlijk budget voor vitaliteit inzetten? Hoe?

33 het gesprek 3afronding van

34

35 afronding van het gesprek 3 AGENDA Terugblik op het gesprek Zijn alle onderwerpen besproken? Bent u tevreden over het verloop van het gesprek? Voelt u zich voldoende gehoord? Heeft u alles gezegd wat u wilde zeggen? Zijn de doelen duidelijk en concreet? Zijn de afspraken duidelijk en concreet (SMART)? Heeft u de afspraken gemaakt die u wilde maken? Is duidelijk vastgelegd wat nodig is om de afspraak na te komen?

36 afronding van het gesprek tips 1 Snel verslag maken Spreek af wie het verslag maakt. Zowel medewerker als leidinggevende kan dit doen. Maak het verslag zo snel mogelijk. Zo blijven de afspraken onder de aandacht.

37 uit het jaargesprek 4haal meer

38

39 haal meer uit het jaargesprek 4 VOORBEREIDING Bereid u goed voor: Neem de agenda en het gespreksformulier van tevoren door. Wilt u de agenda aanvullen of wijzigen? Bekijk het verslag van het vorige gesprek. Benoem welke doelen u heeft bereikt. Kijk op intranet of op Stem met uw leidinggevende af of anderen nog een bijdrage leveren. Zorg voor een rustige ruimte zonder stoorzenders (pieper en mobiel) Neem genoeg tijd voor het gesprek (minimaal 1 uur).

40 haal meer uit het jaargesprek... Voorbereiding lastig? Met deze vragen komt u een heel eind: Wat ging er goed, wat wil ik beter doen? Wat heb ik geleerd, wat heb ik anders aangepakt? Welke resultaten heb ik behaald? Hoe? Welke afspraken hadden we vorig jaar gemaakt? Zijn ze gerealiseerd? Zo niet, is het nog belangrijk? Wat ga ik komend jaar doen? Welke afspraak zou ik het liefste willen maken met de ander? Wat heb ik nodig en van wie? Met welke afspraken ben ik minimaal tevreden?

41 haal meer uit het jaargesprek 4 VALKUILEN (1) Hoe objectief is uw mening? Valkuilen: uzelf als maatstaf nemen te snel oordelen oordelen zonder eigen waarnemingen één positief punt betekent alles positief ( halo-effect ) één negatief punt betekent alles negatief ( horn-effect ) functiezwaarte: eisen en functiezwaarte niet in verhouding onjuiste verbanden leggen: bijvoorbeeld iemand met een rommelig bureau organiseert zijn werk niet goed.

42 haal meer uit het jaargesprek tips 1 Tip voor leidinggevenden: Kijk twee keer De kunst bij het geven van uw mening is dat u eerst goed kijkt, en daarna nog eens goed kijkt. Benoem dan pas wat u ziet (niet wat u dénkt te zien of wat u gehoord heeft van anderen). Anders gezegd: laat u niet direct meeslepen en oordeel niet te snel. Een medewerker kan inderdaad een rommelige kamer hebben, maar is dat een probleem als u ook constateert dat hij altijd zijn afspraken nakomt en zijn dossiers op orde heeft?

43 haal meer uit het jaargesprek 4 VALKUILEN (2) Hoe objectief is uw mening? Valkuilen: het veilige midden kiezen recente prestaties zwaarder laten wegen resultaten uit afgesloten periode mee laten wegen te veel rekening houden met gevolgen van beoordeling te weinig voorbereidingstijd nemen (voor leidinggevenden) verschillende normen toepassen bij medewerkers in dezelfde functie (voor medewerkers): geen mening hebben maar alles laten afhangen van de leidinggevende.

44 haal meer uit het jaargesprek tips 1 Tip voor medewerkers: De leidinggevende is ook maar een mens Sommige mensen zien de leidinggevende als dé man of vrouw die alles weet en alles kan oplossen. Dat is natuurlijk niet zo. Wees u bewust van uw eigen rol en aandeel en pas op voor bovenmenselijke verwachtingen van uw leidinggevende. Die is, inderdaad, ook maar een mens.

45 haal meer uit het jaargesprek 4 DIALOOG De kracht van een goede dialoog zit in: luisteren, samenvatten en doorvragen respect tonen: laat de ander uitpraten, probeer je in hem of haar te verplaatsen, laat hem of haar in zijn waarde openheid, spreek gevoelens en gedachten uit mogelijkheden zien. Denk: ja, en in plaats van ja, maar initiatief nemen afspraken maken waarin alle gesprekspartners zich kunnen vinden.

46 haal meer uit het jaargesprek tips 1 Gebruik LSD LSD staat voor Luisteren, Samenvatten, Doorvragen. Bijvoorbeeld: luisteren is ook lichaamstaal gebruiken, belangstelling tonen, de ander de ruimte geven. Samenvatten is de boodschap in uw eigen woorden herhalen om te checken of u het goed begrepen hebt. Bij doorvragen prikt u door vaagheden, aannames en subjectieve uitlatingen heen. Lees meer op (klik op gesprekstechnieken).

47 haal meer uit het jaargesprek 4 REGELS VOOR FEEDBACK (1) Feedback is terugkoppeling. Je laat de ander weten wat je waar neemt en welk effect dat heeft. Feedback geven: Benoem concreet gedrag, geen karaktereigenschappen. Gebruik de ik-boodschap, geen beschuldiging. Kies een goed moment en geef de ander de tijd te reageren. Bespreek hoe de ander zijn of haar gedrag kan aanpassen. Verken samen oplossingen. Vraag of de ander ook iets van u nodig heeft om zijn gedrag aan te passen. Vraag na of de oplossing voor u beiden acceptabel is.

48 haal meer uit het jaargesprek... Voorbeelden Feedback geven: niet zo, maar zo Niet: Wat ben jij een langslaper zeg. Wel: Ik zie dat je regelmatig te laat komt. Niet: Jij praat altijd zo hard! Wel: Ik merk dat je vaak hard praat als je telefoneert. Daardoor kan ik me niet concentreren. Niet: Dat soort dingen kun jij goed. Wel: Je hebt de patiënt vriendelijk en duidelijk te woord gestaan. Ik zag aan zijn gezicht dat hij blij was met je antwoord.

49 haal meer uit het jaargesprek 4 REGELS VOOR FEEDBACK (2) Feedback ontvangen: Bij positieve feedback: laat merken dat u dit waardeert. Negatieve feedback is geen aanval op uw persoon, maar een reactie op uw gedrag. Probeer de boodschap te begrijpen, vraag wat de ander bedoelt en vat dit samen. Vertel ook hoe u het interpreteert. Bedank de ander voor de feedback. Denk erover na. Laat zien dat u er iets mee doet.

50 haal meer uit het jaargesprek tips 1 De kunst van het ontvangen Al moet u misschien even slikken als u kritiek krijgt, probeer de opmerkingen ter harte te nemen. Goede feedback is geen aanval op wie u bent, maar commen taar op wat u doet. Word dus niet boos en schiet niet in de verdediging. Stel in plaats hiervan vragen: Wat bedoel je precies? Waar zie je dat aan? Vraag uzelf ook af: Heeft u dit eerder gehoord? Vindt u de feedback terecht? Wilt u er iets mee doen? Hoe? Hoe kan de ander u daarbij helpen?

51 haal meer uit het jaargesprek 4 AFSPRAKEN In het jaargesprek maakt u afspraken. Belangrijk daarbij is: Het is duidelijk welke doelen u moet bereiken. De afspraken zelf zijn SMART. Het is duidelijk wat u nodig heeft om de afspraak na te komen (begeleiding, geld, middelen, tijd). De afspraken staan duidelijk op papier. U bespreekt regelmatig de voortgang.

52 haal meer uit het jaargesprek tips 1 Deadline gemist, wat nu? Afspraak is afspraak. Maar soms gaat het mis. U voorziet dat u de deadline niet gaat halen. Het beste wat u dan kunt doen: neem uw verantwoordelijkheid. Laat de ander direct weten dat het u niet lukt de taak op tijd af te ronden. Zeg sorry, leg uit waarom en stel een nieuwe datum of andere oplossing voor. De ander weet dan waar hij of zij aan toe is en u kunt hoogstwaarschijnlijk rekenen op begrip.

53 haal meer uit het jaargesprek 4 SMART-AFSPRAKEN SMART betekent: Specifiek: voor één uitleg vatbaar, duidelijk resultaat Meetbaar: je kunt meten of zien dat het doel is bereikt Acceptabel: medewerker en leidinggevenden zijn het beiden eens met dit doel, er is gezamenlijk belang Realiseerbaar: haalbaar, uit te voeren binnen de termijn Tijdgebonden: het is duidelijk wanneer het doel is bereikt.

54 haal meer uit het jaargesprek... Hoe formuleert u SMART? Beantwoord bijvoorbeeld deze vragen: Specifiek: wat wilt u bereiken? Waarom is dit resultaat belangrijk? Welke mensen zijn erbij betrokken? Meetbaar: hoeveel, hoe, wat kost het, wie doet wat, hoe is het nu (nulmeting)? Acceptabel: is er een gezamenlijk belang? Moet er nog iets gewijzigd worden? Realiseerbaar: is de planning realistisch? Is er een duidelijk stappenplan? Tijdgebonden: wanneer is het resultaat behaald? Wat is de planning? Wanneer is de eerstvolgende bespreking?

55 colofon uitgave AMC, Directoraat HR november 2011 oplage 1e druk tekst Eveline Bets tekst & publiciteit ontwerp druk DrukGoed & paardekooper display

56 de gesprekswaaier