Microsoft licenties ten behoeve van 4 waterschappen Aanbestedende Dienst: Waterschap Vechtstromen Referentie: Z

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Microsoft licenties ten behoeve van 4 waterschappen Aanbesteding Microsoft licenties ten behoeve van 4 waterschappen Aanbestedende Dienst: Waterschap Vechtstromen Referentie: Z Omschrijving: In het kader van de Aanbestedingswet 2012 (Stb 2012, 542), hierna te noemen Aanbestedingswet 2012, gaat Waterkracht over tot een Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor de verwerving en het onderhoud (Software Assurance) op bestaande licenties en nieuwe licenties inclusief onderhoud (Software Assurance). Doel van deze aanbesteding is het sluiten van een Raamovereenkomst met één opdrachtnemer om bovengenoemde dienstverlening voor de bij Waterkracht aangesloten waterschappen te verzorgen. Deze Raamovereenkomst wordt afgesloten met een looptijd van drie (3) jaar, met eenzijdig voor Opdrachtgever de mogelijkheid om één (1) keer met drie jaar te verlenging. Wanneer de procedure volgens planning verloopt heeft het Waterkracht de intentie de Raamovereenkomst op 1 mei 2016 in te laten gaan. De Raamovereenkomst is op basis van het Beschrijvend document opgesteld en bijgevoegd als Bijlage 6. De beoogde opdrachtnemer wordt bepaald door toepassing van het gunningscriterium de Laagste Prijs. Toelichting: Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft 2e NvI 1 Vraag Gezien het aantal vragen en het mogelijke vervolg hierop wil Inschrijver aanbestedende dienst vragen een 2e NvI vragenronde in te lassen waarin vragen worden gesteld op basis van de eerste NvI. Is aanbestedende dienst bereid deze mogelijkheid te bieden? Ja, dit is akkoord. De uiterste termijn tot het stellen van vragen is gesteld op donderdag 17 maart 2016 om 16:00 uur. De beantwoording zal dinsdag 22 maart volgen. Betreft Betreft: Prijzenblad Regels 117 t/m Vraag Vraag: Windows Terminal Server en bijbehorende CAL s zijn gewijzigd naar Windows Remote Desktop Services. De nieuwste versie daarvan is versie 2012R2. Wij verzoeken u deze regels aan te passen naar Windows Remote Desktop Services CAL per user of device afhankelijk van uw voorkeur. Regels geven huidige producten weer, moeten indien nodig vervangen door actuele producten. Betreft Betreft: Prijzenblad Regels 109 t/m 112: 3 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 18

2 Vraag: Deze versies van Windows servers zijn niet meer leverbaar. De laatste versie van Windows server is versie 2012R2. Windows Enterprise is gewijzigd naar Windows Datacenter. De licentievorm is tevens gewijzigd naar een 2 processor licentie. Het aantal processoren in de server bepaalt de hoeveelheid benodigde Windows server Standard of Datacenter licenties. Gelieve de licenties in navolging hiervan aan te passen. Licentie stamt nog uit het verleden (koop), is nu niet meer nodig. Werd vanuit huidige situatie nog getoond door Microsoft. Windows enterprise licenties vervallen. Betreft Betreft: Prijzenblad Regels 106,107,114,115,117,118,119,120 4 Vraag Vraag: De genoemde versies in bovenstaande regelnummers zijn niet meer leverbaar. Gelieve dit aan te passen naar de versie van 2012 per user of per device naar uw voorkeur. Dit kan aangepast worden naar de laatste versie conform voorstel. Betreft Betreft: Prijzenblad Regel Vraag Vraag: Windows 8.1 Enterprise is alleen leverbaar onder Windows upgrade SA. Gelieve dit in het prijzenblad aan te passen. We begrijpen vragensteller niet. Betreft licenties voor 350 werkplekken met laatste versie Windows. Betreft Betreft: Prijzenblad Regel Vraag Vraag: Dit product is in deze variant niet meer leverbaar, het is nu Visual Studio Professional with MSDN. Gelieve het prijzenblad hierop aan te passen. Aanpassing is akkoord. Het prijsformulier wordt hierop aangepast. Betreft Betreft: Prijzenblad Regels 100 t/m Vraag Vraag: De gevraagde versies zijn niet meer leverbaar, de huidige versie is Gelieve dit aan te passen. Aanpassing is akkoord. Het prijsformulier wordt hierop aangepast. Betreft Betreft: Prijzenblad Regels 98,99 8 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 18

3 Vraag: System Center Configuration Manager Client ML en System Center endpoint Protection zijn niet meer los leverbaar. Deze zijn nu onderdeel van de System Center Server Standard of Datacenter en worden per 2-processor licenties geleverd. Ook de Client ML s zijn onderdeel van System Center Client Management Suite. Gelieve de uitgevraagde producten aan te passen. Aanpassing is akkoord. Het prijsformulier wordt hierop aangepast. Betreft Betreft: Prijzenblad Regels 92 t/m 97 9 Vraag Vraag: Deze versies van SQL server zijn niet meer leverbaar. De nieuwste versie betreft Ook de manier van licenseren is inmiddels gewijzigd. De SQL per processor licentie is vervangen door de per 2-core licentie. Licenties worden per 2-core licenties geleverd en geldt een minimale afname van tweemaal een 2-core licentie per processor of virtuele machine. Inschrijver verzoek u het prijsinvulformulier hierop aan te passen. U mag het formulier daar op aanpassen. De genoemde hoeveelheid is de hoeveelheid viruele machines met SQL met 2-cores. Betreft Betreft: Prijzenblad Regels 84 tm Vraag Vraag: Deze versies van Project zijn niet meer leverbaar. Graag aanpassen naar versie Hiermee verkrijgt u wel het downgraderight naar eerdere versies. Aanpassing is akkoord. Het prijsformulier wordt hierop aangepast. Betreft Betreft: Prijzenblad Regels 79, 80, 81, Vraag Vraag: Office Pro Plus versies zijn niet meer leverbaar. Graag aanpassen naar Office Professional Plus Hiermee verkrijgt u wel het downgraderight naar eerdere versies. Aanpassing is akkoord. Het prijsformulier wordt hierop aangepast. Betreft Betreft: Prijzenblad Regels 76, 77, Vraag Vraag: Lync Server CAL s zijn niet meer leverbaar. Gelieve dit aan te passen naar Skype for Business 2015 user CAL Aanpassing is akkoord. Het prijsformulier wordt hierop aangepast. Betreft Betreft: Prijzenblad Regel Vraag Vraag: Lync Server is niet meer leverbaar. Leverancier stelt voor dit aan te passen naar Skype for Business Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 18

4 Aanpassing is akkoord. Het prijsformulier wordt hierop aangepast. Betreft Betreft: Prijzenblad Regels 71, 72, 73, Vraag Vraag: Deze versies van Exchange Server CAL s zijn niet meer leverbaar. Graag aanpassen naar Exchange server Standard 2016 CAL per user of device. Deze mag u ook voor eerdere versies van Exchange gebruiken. Aanpassing is akkoord. Het prijsformulier wordt hierop aangepast. Betreft Betreft: Prijzenblad Regels 68, 69, Vraag Vraag: Deze versies van Exchange Server zijn niet meer leverbaar. Gelieve deze aan te passen naar Exchange server Standard Hiermee verkrijgt u wel het downgraderecht naar eerdere versies. Aanpassing is akkoord. Het prijsformulier wordt hierop aangepast. Betreft Betreft: Prijzenblad Regels 59 en Vraag Vraag: Wenst aanbestedende dienst hier device of user CAL s af te nemen? User CAL's Betreft Betreft: Prijzenblad Regel Vraag Vraag: Win Ent for SA w MDOP is niet meer leverbaar. Zie punt 2. Inschrijver verzoekt aanbestedende dienst het prijsinvulformulier aan te passen. MDOP is komen te vervallen. Het prijsformulier is hier op aangepast. Betreft Betreft: Prijzenblad Regel Vraag Vraag: Visual Studio Premium w/msdn is niet meer leverbaar. Inschrijver verzoekt aanbestedende dienst het prijsinvulformulier aan te passen. Deze regel komt te vervallen. Het prijsformulier is hier op aangepast. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 18

5 Betreft Betreft: Prijzenblad Regel Vraag Vraag: Wenst aanbestedende dienst in deze User CALs of Device CAL s af te nemen? User CAL's Betreft Betreft: Prijzenblad Regel Vraag Vraag: Het Desktop Optimalization Pack for SA is niet meer apart leverbaar. Deze is bij Windows SA en VDA inbegrepen. Inschrijver verzoekt aanbestedende dienst het prijsinvulformulier aan te passen naar de gewenste producten. MDOP is komen te vervallen. Het prijsformulier is hier op aangepast. Betreft Betreft: Prijzenblad 21 Vraag Vraag: Op het prijsinvulformulier staan slechts omschrijvingen van gewenste licenties. Om misverstanden te voorkomen is het gebruikelijk om ook de bijbehorende SKU s/artikelnummers bij de omschrijvingen te vermelden. Inschrijver verzoekt aanbestedende dienst deze -om foutieve aanbiedingen te voorkomen- aan het prijsinvulformulier toe te voegen. Nee, dit is helaas niet mogelijk. De artikelnummers zijn bij de deelnemende waterschappen niet bekend en beschikbaar. Betreft Betreft: AWIVI2012 Deel A Vraag Vraag: In artikel 38 wordt gesproken over maatwerkprogrammatuur. Dit valt echter buiten de scope van onderhavige aanbesteding. Inschrijver vraagt u daarom dit artikel te laten vervallen. Dit is akkoord. Betreft Betreft: AWIVI2012 Deel A Vraag Vraag: In deel A wordt gesproken over aanpassingen aan de systeemprogrammatuur. Het betreft hier echter standaard Off-the-shelf Microsoft software. Aanpassingen op de programmatuur passen niet binnen de licentieovereenkomst. Inschrijver vraagt u daarom dit artikel te laten vervallen. Dit is akkoord. Betreft Betreft: AWIVI2012 Deel A 32.2 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 18

6 24 Vraag Vraag: In deel A wordt gesproken over functionele wijzigingen aan de programmatuur. Het onderhoud en de updates worden echter volledig uitgevoerd door Fabrikant. Het is daardoor niet proportioneel om Opdrachtnemer verantwoordelijk te stellen voor de standaard doorgevoerde updates van de Fabrikant. Inschrijver vraagt u dit artikel te laten vervallen. Dit is akkoord. Betreft Betreft: AWIVI2012 artikel Vraag Vraag: In de inkoopvoorwaarden wordt omschreven dat de voor de uitvoering van diensten onder de overeenkomst benodigde licenties te allen tijde in eigendom blijven van Opdrachtgever. Inschrijver gaat ervan uit dat hiermee niet de licenties worden bedoeld die de waterschappen wensen af te nemen of te huren. Indien dit artikel wel betrekking heeft op bovengenoemde licenties vraagt Inschrijver de huurlicenties uit te sluiten daar het een huur- en geen koopovereenkomst betreft en het eigendom bij de Fabrikant blijft. Ja, dit is juist. Betreft Betreft: AWIVI2012 artikel Vraag Vraag: Wanneer Aanbestedende dienst de overeenkomst ontbindt met Opdrachtnemer lopen desondanks de contracten met Microsoft door. Daarom is het niet mogelijk met terugwerkende kracht betalingen terug te vorderen die al zijn doorgezet naar Microsoft. Inschrijver stelt daarom voor dat hier enkel eventuele voorschotten en worden terugbetaald. Geen reeds betaalde facturen. Akkoord, voor zover de licenties waar de betalingen betrekking op hebben wel door Microsoft zijn geleverd. Betreft Betreft: AWIVI2012 artikel Vraag Vraag: Volgens artikel 19.1 mag aanbestedende dienst al bij kortstondige leverproblemen door overmacht de overeenkomst ontbinden. Overmacht is al beperkt tot zaken die daadwerkelijk niet beïnvloedbaar zijn door Opdrachtnemer. Direct ontbinden bij kortdurende overmacht is daarom disproportioneel. Inschrijver wil u daarom vragen Artikel 19.1 B te schrappen en 19.2 aan te passen naar: In geval van langdurige-ten minste 4 weken- of blijvende overmacht van de Opdrachtnemer stelt deze de Opdrachtgever daarvan onmiddellijk in kennis en is de Opdrachtgever bevoegd om de Overeenkomst met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder tot vergoeding van schade en enige kosten aan de Opdrachtnemer gehouden te zijn. Ja, dat is akkoord. Behalve wanneer dit binnen een maand na opdrachtverstrekking gebeurd. Dan heeft de aanbestedende dienst het recht de overeenkomst te ontbinden. Betreft Betreft: AWIVI2012 artikel 18.3 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 18

7 28 Vraag Vraag: In dit Artikel wordt aangegeven dat aansprakelijkheid is gemaximeerd tot ,00 per opdracht. Daar er binnen de raamovereenkomst per waterschap enkel contracten worden aangepast en vernieuwd aan het einde van contractduur is er geen sprake van losse opdrachten. Daarom vraagt Inschrijver Aanbestedende dienst om de aansprakelijkheid te maximeren op ,00 per aanspraak, waarbij samenhangende gebeurtenissen onder dezelfde aanspraak worden geschaard, met een maximum van ,00 per jaar. Indien Aanbestedende dienst hiermee niet akkoord is, graag uitleg wat Aanbestedende dienst verstaat onder opdracht. De hoogte van de aansprakelijkheid wordt niet aangepast. Voor de goede orde melden we dat alle vier de waterschappen afzonderlijk een raamovereenkomst zullen sluiten met de reseller. De aansprakelijkheid geldt dan ook per waterschap. Betreft Betreft: AWIVI2012 artikel Vraag Vraag: In de AWIVI 2012 wordt bij artikel 15.1 vermeld dat de Opdrachtgever de door hem op basis van de Overeenkomst verschuldigde bedragen uiterlijk binnen 30 dagen na ontvangst en goedkeuring van de factuur betaalt. Is aanbestedende dienst bereid om de termijn voor goedkeuring te maximeren op 10 werkdagen? Ja, dit is akkoord. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Betreft: Rectificatie van Publicatie gepubliceerd Vraag Vraag: Aanbestedende dienst corrigeert de gevraagde geldigheid van aanbiedingen van 60 dagen naar 60 maanden. Daar Microsoft de inkoopprijzen per jaar vaststelt is het voor inschrijvers een disproportioneel bedrijfsrisico om de prijzen gedurende 60 maanden (=langer dan de contracten zelf) gestand te doen. Inschrijver wil u daarom vragen de initieel gevraagde 60 dagen te behouden. Dit is per abuis gebeurd. De aanbestedende dienst heeft echter besloten de termijn aan te passen naar 30 dagen. Betreft Betreft: Conceptovereenkomst Artikel Vraag Vraag: Aanbestedende dienst geeft aan dat in geval van tegenstrijdigheid tussen beschrijvend document en Inschrijving van Opdrachtnemer, de prestaties in de Inschrijving van een kwalitatief beter niveau zijn, deze prevaleren boven het bestek. Inschrijver gaat ervan uit dat het hier gaat om de optimalisatie voorstellen. Inschrijver wil u vragen in deze toe te voegen; Dat alle bijbehorende licentievoorwaarden van fabrikant die horen bij het kwalitatief betere aanbod in elke geval zullen worden gehonoreerd. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 18

8 Inschrijver wordt gevraagd een aanbieding te doen voor zowel een levering van de gevraagde software (en als die niet beschikbaar is een actueel equivalent van de software te noemen) als een optimalisatievoorstel. Beide voorstellen tellen 50/50 mee in de berekening van de laagste prijs. De Aanbestedende dienst kan na gunning kiezen wat er wordt afgenomen. Het voorgeschreven voorstel, het geheel of delen van het optimalisatievoorstel. Inschrijver is gehouden die kwaliteit te leveren die hoort bij de door Aanbestedende dienst gemaakte keuze. Bij het maken van de keuze zal de Aanbestedende dienst alle licentievoorwaarden die bij het voorstel horen (en bij inschrijving bekend zijn gemaakt door Inschrijver) accepteren. Indien de ingangsdatum van het contract op een zodanig laat tijdstip plaatsvindt dat de licentievoorwaarden nu niet bekend zijn. Zal gegund worden op basis van de huidige licentievoorwaarden. De keuze voor de voorgeschreven licenties of (delen van) het optimalisatievoorstel zal ten tijde van de ingangsdatum bepaald worden aan de hand van de actuele stand van zaken met betrekking tot de licentievoorwaarden. Betreft Betreft: Conceptovereenkomst Artikel Vraag Vraag: In artikel 7.1 geeft aanbestedende dienst aan dat eventuele openstaande vorderingen opdrachtgever mocht hebben bij beëindiging van de overeenkomst onmiddellijk en ten volle opeisbaar zijn. Inschrijver wil u vragen dit artikel aan te passen naar: 7.1. Alle vorderingen die partijen tijdens tussentijds beëindigen van de Overeenkomst op elkaar mochten hebben of verkrijgen, zullen terstond en ten volle opeisbaar zijn. Uw tekstvoorstel is niet akkoord. De aanbestedende dienst is echter wel bereid tot een aanpassing. De tekst wordt als volgt: 7.1. Alle vorderingen die partijen tijdens tussentijds beëindigen van de Overeenkomst op elkaar mochten hebben, zullen terstond en ten volle opeisbaar zijn. Betreft Betreft: Bijlage 4 Conformiteitverklaring Eis nr Vraag Vraag: Ook voor deze eis geldt dat Inschrijvers de best passende aanbieding doen op basis van de indicatie van aantallen. Microsoft hanteert staffels van aantallen licenties voor bepaalde contractvormen. Resellers zijn gebonden aan de voorwaarden die Microsoft voor licenties en contracten stelt. Inschrijver wil u vragen hier aan toe te voegen: Waar nodig worden contractvormen in overleg aangepast in navolging van de licentievoorwaarden van Microsoft. Nee, dit is niet akkoord. We gaan er vanuit dat de afspraken uit het Beschrijvend document, de overeenkomst en de licentieovereenkomst het uitgangspunt zijn. Mocht er gedurende de looptijd van de overeenkomst zaken veranderen, dan treedt Opdrachtnemer met Opdrachtgever in overleg en zal Opdrachtnemer aan Opdrachtgever een voorstel voor akkoord voorleggen. Betreft Betreft: Bijlage 4 Conformiteitverklaring Eis nr Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 8 of 18

9 Vraag: U geeft aan dat de opgegeven aantallen een indicatie zijn van de af te nemen licenties en dat deze nog naar boven en naar beneden bijgesteld kunnen worden. Om echter van bepaalde contracten en licenties gebruik te kunnen maken geldt een minimum. Inschrijvers doen de best passende aanbieding op basis van de indicatie van aantallen. Microsoft hanteert staffels van aantallen licenties voor bepaalde contractvormen. Resellers zijn gebonden aan de voorwaarden die Microsoft hiervoor stelt. Inschrijver wil u vragen aan Eis 10 toe te voegen: De aantallen vallen binnen eisen die de fabrikant stelt in de licentievoorwaarden aan de aangeboden licenties en contracten. Waar met deze aantallen niet meer wordt voldaan aan de licentievoorwaarden van de fabrikant zal een aangepast voorstel worden gedaan door Opdrachtnemer waarbij het opslagpercentage gelijk blijft. Is dit akkoord? Verder omschrijft Eis 10 de mogelijkheid tot verrekenen. Hoe ziet aanbestedende dienst dit? Voor Huur kunnen jaarlijks de aantallen licenties worden bijgesteld echter voor koop wordt bij aanvang van overeenkomst het aantal bepaald en staat dit aantal tijdens de overeenkomst vast. Is aanbestedende dienst zich hiervan bewust? Nee, dit is niet akkoord. We gaan er vanuit dat de afspraken uit het Beschrijvend document, de overeenkomst en de licentieovereenkomst het uitgangspunt zijn. Mocht er gedurende de looptijd van de overeenkomst zaken veranderen, dan treedt Opdrachtnemer met Opdrachtgever in overleg en zal Opdrachtnemer aan Opdrachtgever een voorstel voor akkoord voorleggen. Aanbestedende dienst is zich hier bewust van. Betreft Betreft: Bijlage 4 Conformiteitverklaring Eis nr. 9 en Prijzenblad 35 Vraag Vraag: Aanbestedende dienst vraagt aanbieders optimalisaties in het aanbod aan te brengen. En uitleg over desbetreffende optimalisaties te bieden. Heeft aanbestedende dienst hiervoor een vast format of mag Inschrijver deze in een eigen format aanleveren? Verder biedt ook het prijzenblad geen mogelijkheid om een omschrijving of artikelnummer/ SKU van een geoptimaliseerd voorstel in te vullen. Hoe wenst aanbestedende dienst de geoptimaliseerde voorstellen terug te zien in het prijzenblad? Optimalisaties mogen in een eigen format ingediend worden. Mits uit de optimalisatie duidelijk wordt welke licenties uit het oorspronkelijk aanbod zijn komen te vervallen en wat daarvoor in de plaats komt. Ja, u dient artikelnummers toevoegen. We zullen hiervoor ruimte maken in het prijsinvulformulier. Betreft Betreft: Prijzenblad. 36 Vraag Vraag: Op sommige plaatsen vraagt aanbestedende dienst inschrijvers om een prijs voor licenties en apart de prijs voor de daarbij behorende Software Assurance. Bij huur is echter de software Assurance altijd inbegrepen in de prijs van de licentie. Gelieve dit in het prijzenblad aan te passen. Het formulier is voor beide zowel huur als koop bedoeld. Daar waar u huur aanbiedt, mag u de kolom SA leeg laten. Dit dient u dan expliciet te vermelden in de kolom [Toelichting] die is toegevoegd. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 9 of 18

10 Betreft Betreft: 1.2 wat is Waterkracht 37 Vraag Vraag: Is er sprake van een Shared Service Center voor de 4 waterschappen? Of gaat hier in de toekomst sprake van zijn? Nee, op dit moment niet. Mocht dit in de toekomst veranderen, dan zullen partijen in contact treden om dit te bespreken. 38 Vraag Gunning is op basis van laagste prijs. Wat dienen wij in dit kader te doen met kolom N (gewenste koopvorm: koop/huur). Als de wens koop is en huur is voordeliger (of andersom) dienen we dan de wens te volgen of voor de laagste prijs te gaan? "U dient alle items in het prijzenblad in te vullen als initiële aanbieding waarbij kolom N leidend is. Daarnaast dient u een optimalisatie uit te werken. Deze totaalprijzen wegen beiden voor 50% mee in het bepalen van de laagste prijs. Het optimalisatievoorstel dient inzicht te verschaffen welke optimalisatie is doorgevoerd. Voor de waterschappen Zuiderzeeland en Vechtstromen bent u verplicht om huur aan te bieden. Voor de overige waterschappen bent u vrij om een passende aanbieding te doen." Betreft Kennisgeving van aanvullende informatie dd. 8 maart Vraag In uw publicatie kennisgeving van aanvullende informatie, informatie over een onvolledige procedure of rectificatie heeft aanbestedende dienst opgenomen dat inschrijver zijn inschrijving in plaats van 60 dagen, 60 maanden gestand dient te doen. Dit komt overeen met 5 jaar, wij kunnen nimmer voor deze periode dezelfde prijzen garanderen. Wij zijn afhankelijk van de indexering van de uitgever, inschrijver gaat er met dien verstande dan ook van uit dat u hier 60 dagen bedoeld. Graag uw akkoord op een gestanddoeningstermijn van 60 dagen. Dit is per abuis gebeurd. De termijn wordt aangepast naar 30 dagen. 40 Vraag Het is onmogelijk om zonder aannames een gepast en optimaal scenario uit te werken. Wij verzoeken u deze wens los te laten voor wat betreft de gunning op laagste prijs en de verplichting op te leggen dat alle items in het prijzenblad dienen te worden ingevuld (behalve de items die verwijderd dienen te worden, conform ingediende vragen). U dient alle items in het prijzenblad in te vullen als initiële aanbieding. Daarnaast dient u een optimalisatie uit te werken. Deze totaalprijzen wegen beiden voor 50% mee in het bepalen van de laagste prijs. Het optimalisatievoorstel dient inzicht te verschaffen welke optimalisatie is doorgevoerd. De waterschappen zien de optimalisaties vooral op de verschillende licenties binnen een waterschap. Om een voorbeeld te noemen zitten de waterschappen te denken aan het combineren van bepaalde licenties tot een pakket. Mocht u ten behoeve van de optimalisaties informatie missen, waardoor u aannames dient te doen, verzoeken wij u deze in de tweede nota van inlichtingen voor te leggen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 10 of 18

11 41 Vraag Daar waar contracten bijvoorbeeld per juni verlopen, kan het zo zijn dat er andere prijzen gelden. Hoe gaat u hier mee om? En hoe gaat u appels met appels vergelijken? De listprijzen kunnen dan aangepast worden. De opslag dan wel de korting zal echter niet gewijzigd worden. 42 Vraag Voor wat betreft de prijzen voor MS. De LSP ontvangt 1 maand van te voren de prijzen voor de daaropvolgende maand. Dus nu beschikken wij over de prijslijst voor April Er kunnen dus enkel prijzen worden afgegeven welke voor April 2016 gelden. Wij vragen u als eis op te nemen dat de Microsoft prijslijst April 2016 (NEDERLAND) wordt gehanteerd. Zodat dit ook onafhankelijk door een derde te toetsen is. Ja, dit is akkoord. Betreft Beschrijvend document Eis 9 43 Vraag Hoe bepaalt u of de opgegeven optimalisatie geen compliance risico vormt? Kunt u bevestigen dat een inschrijving die niet voldoet aan de minimale compliance eisen uitgesloten wordt van verdere deelname? De aanbieding van de inschrijver met de laagste prijs, zal getoetst worden op zowel het initiële voorstel als op het geoptimaliseerde voorstel. Hierbij geldt dat het geoptimaliseerde voorstel herleidbaar dient te zijn en geschikt voor de genoemde aantallen. Betreft Beschrijvend document Blz i en bijlage 9 44 Vraag Is onze aanname juist dat er geen referenties hoeven te worden overlegd? Ja, dit is juist. Betreft Beschrijvend document Blz h 45 Vraag Hier is opgenomen dat geen varianten of alternatieven zijn toegestaan. Echter worden de aanbieders in 1.5 en 3.1 en eis 9 gevraagd kritisch te kijken naar de verschillende licenties om vervolgens optimalisaties voor te kunnen stellen. Dit spreekt elkaar tegen. Kunt u een prijzenblad bijvoegen dat door iedere inschrijver gelijkwaardig kan worden ingevuld? En daarnaast een alternatief toestaan voor optimalisaties? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 11 of 18

12 Naar het oordeel van de aanbestedende dienst is er geen sprake van varianten of alternatieven, maar enkel van een optimalisatie. De tekst waar u aan refereert daarmee beogen we aan te geven dat het niet de bedoeling is dat inschrijvers meer dan 1 inschrijvingen indienen. Betreft Beschrijvend document Blz h 46 Vraag Is het mogelijk de in te vullen bijlagen in Word formaat beschikbaar te stellen? Ja, deze zullen ter beschikking gesteld worden. 47 Vraag Wil de aanbestedende dienst nog eens kritisch kijken naar de gevraagde licenties voor WS ZZ? Inschrijver stelt voor om de rijen waar gewenste SA nul staat te verwijderen. Gaat u daarmee akkoord? a. WS ZZ vraagt in kolom L en O namelijk ook prijzen voor oudere versies en edities van producten, zoals Windows Server Enterprise en SQL processorlicenties die niet meer bestaan. b. Verder lijkt het er op dat de aantallen hoger zijn dan recht doet aan dit Waterschap. Zo wordt er in totaal om 754 Office licenties gevraagd in kolom L en O, terwijl er maar voor 350 devices SA gewenst is. c. Er wordt van bijvoorbeeld de Exchange CAL s om zowel Device als User licenties gevraagd, wat niet gebruikelijk en in sommige contracttypen zelfs niet mogelijk is. d. Informatie over het huidige overeenkomsttype(n) ontbreekt. Op sommige producten is SA actief staat er, maar tegelijk is er een voorkeur om te huren. Als het nu een koopovereenkomst betreft wordt er dan een desinvestering gedaan op de reeds gekochte licenties met SA en zou het beter zijn alleen SA te verlengen. Wenst WS ZZ in dat geval dan nog steeds liever te huren? In de bijlage (prijsinvulformulier) hebben we de regels rood gemaakt welke eruit kunnen, waar we geen gebruik meer van maken. De verwarring bij ons is ontstaan omdat we ook nog van oudsher wat koop licenties hebben (bv SQL). Wij zouden graag alle andere dan de rood gemarkeerde willen huren (SA). Omdat de rood gemarkeerde eruit kunnen kloppen de aantallen ook weer volgens ons. 48 Vraag Zou WRQ kunnen toelichten waarom zij overal 1 licentie wenst te kopen? Deze bedragen rekenen vervolgens namelijk door in kolom U, hetgeen een vertekend beeld geeft. De aantallen zijn aangepast naar 0. Het prijsinvulformulier in hier op aangepast. 49 Vraag Is aanbestedende dienst zich bewust dat Roaming Use Rights op Windows niet meer bestaat bij de verlenging en dat er voor remote vanaf third party devices, zoals thuis PC s werken op de VDI omgeving een user licentie nodig is? Dienen wij in dat kader nog overal device licenties aan te bieden of ook (een aantal) user licenties? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 12 of 18

13 Aanbestedende dienst is zich hiervan bewust. Indien de aanbieder hier een optimalisatie ziet dan deze op daarvoor aangegeven wijze meenemen. 50 Vraag Zou WRIJ kunnen toelichten waarom zij voor alle Windows Servers een System Center licentie, maar voor één niet? Dat is functioneel en infrastructureel voor één machine zo ingericht Betreft Kan WRIJ toelichting geven op de keus om overal 1 licentie van te kopen? Deze bedragen rekenen door in kolom U namelijk, hetgeen een vertekend beeld geeft. 51 Vraag Kan WRIJ toelichting geven op de keus om overal 1 licentie van te kopen? Deze bedragen rekenen door in kolom U namelijk, hetgeen een vertekend beeld geeft. Dat is functioneel en infrastructureel voor één machine zo ingericht 52 Vraag Wat wenst WRIJ dat wij doen met de Niet omgezette hoeveelheid in kolom E? Kunnen wij er van uit te gaan dat voor alle actieve SA wel een geldige licentie aanwezig is? De aantallen zijn aangepast naar 0. Het prijsinvulformulier in hier op aangepast. 53 Vraag Voor Online Services en Subscriptions wordt om een aparte prijs per licentie en voor SA gevraagd. Dit zijn echter abonnementen zonder SA. Hoe dienen wij kolom O en R daarvoor in te vullen? De prijs kan bij [Q] worden ingevuld de SA [T] blijft dan leeg. 54 Vraag MDOP is bij renewal een onderdeel van SA op Windows en op VDA. Aangezien we geen nulbedragen mogen offreren, gelieve MDOP te verwijderen van de prijsopgaveformulieren. MDOP is komen te vervallen. Het prijsformulier is hier op aangepast. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 13 of 18

14 55 Vraag Als algemene vraag betreffende het prijsblad, zou u kunnen aangeven of wij DEVICE of User CAL s dienen te offreren? Momenteel is er veel dubbel opgenomen, dit geeft een vertekent beeld van de situatie. Daar waar device staat wordt om device licenties vragen en daar waar user staat vragen wij user licenties. Daar waar u optimalisaties ziet bent u van harte uitgenodigd om deze aan te bieden op de daarvoor bedoelde weg. 56 Vraag De gewenste hoeveelheid voor SA is niet altijd duidelijk ingevuld. Soms staat er 1 licentie en 350 maal SA. Kunt u dit consequent invullen en aanpassen in excel? De aantallen zijn aangepast naar 0. Het prijsinvulformulier in hier op aangepast. 57 Vraag Op huur contracten is losse SA niet van toepassing. Voorts is een losse licentieprijs niet opgenomen in de voor de hand liggende contracttypen en ook niet opgenomen in de prijslijst, waardoor deze nooit besteld kunnen worden. Wij stellen voor een L/SA prijs op te nemen voor de nieuwe licenties en huurlicenties en alleen SA voor de SA renewals? Het formulier is voor beide zowel huur als koop bedoeld. Daar waar u huur aanbiedt, mag u de kolom SA leeg laten. Dit dient u dan expliciet te vermelden in de kolom [Toelichting] die is toegevoegd. 58 Vraag Is het huidige contract van Vechtstromen een huur of een koopcontract? Zou het potentiele contract ook in een Enterprise Agreement (EA) kunnen worden aangeboden? Het huidige contract van Vechtstromen is een combinatie van (oude) koopcontracten en een huurcontract. In de nieuwe situatie wenst Vechtstromen enkel nog huur licenties af te nemen. Indien dit in een EA mogelijk is, is het antwoord op uw vraag JA. Betreft Concept Raamovereenkomst 59 Vraag Artikel 6 stelt geen termijn voor ingebrekestelling, inhouding heeft dusdanig vergaande consequenties dat wij dit als onredelijk ervaren, met dien verstande dat altijd ruimte zou moeten zijn voor een termijn om verzuim te zuiveren. Gaat u akkoord met een termijn voor ingebrekestelling? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 14 of 18

15 Akkoord. De termijn voor ingebrekestelling zal 14 dagen zijn. Betreft AWIVI Vraag In artikel 3.8 van de AWIVI 2012 is gesteld dat eigendom overgaat. Software vendoren dragen voor Standaard software nimmer het eigendom over, maar verschaffen enkel het gebruiksrecht. Inschrijver gaat ervan uit dat hiermee wordt bedoeld dat u een gebruiksrecht wordt verschaft op geleverde zaken en niet het eigendom. Gaat u daarmee akkoord? Ja, dit is correct. Betreft AWIVI Vraag Is Opdrachtgever bereidt om artikel 3.2 in overeenstemming te brengen met artikel 17 van de AWIVI 2012, met dien verstande dat altijd ruimte zou moeten zijn voor een termijn om verzuim te zuiveren? Ja, dit is akkoord. Betreft AWIVI Vraag Wij verzoeken u om de artikelen 4.13 en 4.14 te laten vervallen omdat deze, met het oog op de overeenkomst tot standaard Microsoft licenties, onredelijk zijn. Gaat u daarmee akkoord? Akkoord. Betreft AWIVI Vraag Artikel 37.2 van de AWIVI2012 luidt als volgt: De voorwaarden betreffende de Licentie(verlening) ende omvang van het gebruiksrecht worden in een Bijlage bij de Overeenkomst dan wel in een afzonderlijke licentieovereenkomst vastgelegd. Kan Opdrachtgever aangeven waar en op welke wijze worden de licentievoorwaarden e.d. betrokken bij de overeenkomst? Graag zowel de Raamovereenkomst als ook de Nadere overeenkomst betrekken in uw antwoord. De voorwaarden m.b.t. de licentie en de omvang van het gebruiksrecht volgen uit de aanbestedingsdocumenten en de winnende inschrijving. Beide documenten zullen onderdeel uitmaken van de Raamovereenkomst. Mocht uit de winnende inchrijving blijken dat er differentiatie in voorwaarden mogelijk is afhankelijk van het moment van uitvragen van de licenties, dan zullen eventueel afwijkende voorwaarden bij Nadere overeenkomst worden opgenomen. Betreft AWIVI Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 15 of 18

16 In artikel 19, eerste lid van de AWIVI 2012 is onder b een verregaande consequentie neergelegd bij tijdelijke overmacht. Is Opdrachtgever bereidt tot herformulering en beperking van de consequentie? Zie het antwoord bij vraag 27. Betreft AWIVI Vraag Is Opdrachtgever bereidt om de artikelen 20, eerste lid en artikel 20, derde lid onder c, van de AWIVI 2012 in overeenstemming te brengen met artikel 17 van de AWIVI 2012, met dien verstande dat altijd ruimte zou moeten zijn voor een termijn om verzuim te zuiveren? Aanvullend geldt voor artikel 20 lid 1 en lid 3 sub c, dat er een termijn van 14 dagen geldt voor herstel van gebreken, alvorens een beroep gedaan kan worden op deze bepalingen. Betreft Beschrijvend document 4.3 punt Vraag De Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor ICT.. Wij zien hier een potentieel risico voor alle betrokken partijen wanneer na het afsluiten van de Raamovereenkomst en het Microsoft licentiecontract een geschil ontstaat. De te sluiten Raamovereenkomst is namelijk te sluiten onder voorwaarden tussen twee juridische entiteiten die geheel verschillend zijn dan de te sluiten licentieovereenkomsten tussen elk afzonderlijk Waterschap en Microsoft als juridische entiteiten en onder Microsoft contractvoorwaarden en voorwaarden voor gebruik van software (zogenaamde Product Terms ). Graag zien wij uw visie op deze kwestie en hoe u denkt, of voorschrijft, in een voorkomend toekomstig conflict tussen partijen en voorwaarden tot een oplossing te komen. Er wordt per waterschap een raamovereenkomst met een reseller gesloten. Daarnaast zal er tussen het waterschap en Microsoft een licentieovereenkomst gesloten worden. Betreft Beschrijvend document 4.2 punt Vraag Het aantal af te nemen licenties kan zowel omhoog als omlaag bijgesteld worden. Daarbij zouden wij graag een extra tekstregel opgenomen zien, te weten, voor zover een verlaging van het aantal licenties niet in strijd is met de contractvoorwaarden van Microsoft. Toelichting: sommige contracten van Microsoft kennen een minimum aantal licenties (250 of 500) danwel een minimum aantal aan te schaffen punten gebaseerd op aantallen licenties. Microsoft staat niet toe dat een aantal daalt onder het minimumaantal. Nee, niet akkoord. Betreft Beschrijvend document 2.4 b) 68 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 16 of 18

17 De Inschrijving dient tot tenminste 60 dagen na de sluitingstermijn van deze aanbesteding onherroepelijk te zijn. Nu is het zo dat Microsoft maandelijks prijslijsten uitbrengt. Om een aanbieding gedurende 60 dagen onherroepelijk te laten zijn betekent dit dat de inschrijver enig risico op prijsstijging dient in te calculeren. Op zich betekent dit indien alle inschrijvers dit zouden doen dat bij geen prijswijziging of prijsdaling de diverse Waterschappen teveel voor hun Microsoft licenties zouden betalen wat met door de gemeenschap opgebrachte financiële middelen waarschijnlijk niet wenselijk is. Daarbij komt dat sommige van de te vernieuwen contracten per over krap twee jaar zullen plaatsvinden. Wij stellen voor om op dit punt de tekst te wijzigen dat voor wat betreft het prijsdeel de op de datum inlevering van de inschrijving geldende prijslijst van Microsoft leidend en geldig is voor wat betreft de actuele inkoopprijzen en te werken (zie eerdere vraag) met een opslagpercentage op de inkoopprijs die gebaseerd is op de Microsoft prijslijst. Op die manier krijgt u als Aanbestedende Dienst de meest transparante weergave. Dit betekent wel dat op het moment van ingaan van een daadwerkelijk nieuw licentiecontract de dan geldende prijslijst van Microsoft als basis dient. Graag uw toestemming voor deze variant. 30 dagen is akkoord, met dien verstande dat wanneer er een kort geding aanhangig wordt gemaakt naar aanleiding van het voorgenomen gunningsbesluit dan dient u de gestand doening te verlengen tot 15 dagen na het gewezen vonnis, waarbij het aanbod ten aanzien van de opslag een onherroepelijk karakter. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Beschrijvend document 1.5 en (onder andere) 4.2 Punt 8 69 Vraag Onderdeel van de opgave is dat marktpartijen wordt gevraagd kritisch te kijken naar de verschillende licenties en optimalisaties voor te stellen. Om optimalisaties voor te stellen, ofwel advies te geven, is het noodzakelijk om per Waterschap over meer achtergrondinformatie te beschikken, zoals de huidige inrichting van de IT Infrastructuur, mogelijke toekomstige gewenste inrichting van de IT Infrastructuur, wensen om Cloud Computing toe te gaan passen, of en in welke mate momenteel virtualisatie (IT Infrastructuur en/of applicatie- en/of desktopvirtualisatie) wordt toegepast en/of dit in de toekomst toegepast gaat worden, et cetera. Is het mogelijk om per Waterschap een inventarisatiegesprek te houden om antwoord te vinden op deze essentiële vragen teneinde de verschillende Waterschappen juist advies te geven over optimalisatie en besparing van en op de nieuw af te sluiten Microsoft licentiecontracten? De waterschappen zien de optimalisaties vooral op de verschillende licenties binnen een waterschap. Om een voorbeeld te noemen zitten de waterschappen te denken aan het combineren van bepaalde licenties tot een pakket. Mocht u ten behoeve van de optimalisaties informatie missen, waardoor u aannames dient te doen, verzoeken wij u deze in de tweede nota van inlichtingen voor te leggen. Betreft Bijlage 6 Concept Raamovereenkomst 70 Vraag Wij constateren een inconsistentie in de Concept Raamovereenkomst met hetgeen staat beschreven in het Beschrijvend document Europese aanbesteding Microsoft licenties Z In het beschrijvend document staat bij Definities vermeld dat er één opdrachtgever is en dat is Waterschap Vechtstromen. In de Concept Raamovereenkomst staat bij de definitie van Opdrachtgever geschreven: Waterschap [naam] hetgeen kan betekenen dat u er vanuit gaat dat elk Waterschap dat deelneemt een eigen Overeenkomst gaat sluiten. Immers, wanneer het inderdaad zo is dat Waterschap Vechtstromen de Opdrachtgever is zou in de Concept Raamovereenkomst dit als zodanig al vermeld kunnen zijn. Graag zien wij op dit punt verduidelijking. Er zal per waterschap een overeenkomst gesloten worden. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 17 of 18

18 Betreft Bijlage 5 Prijzen invulformulier 71 Vraag Er zijn voor elk af te sluiten contract kolommen die ingevuld moeten worden met de prijzen voor de licenties en de prijzen voor Software Assurance. Sommige waterschappen binnen de combinatie maken nu gebruik van Microsoft contracten met een huur constructie of een koop met gespreide betaling constructie. Binnen die beide varianten zijn de prijzen per af te nemen Microsoft product altijd licentie inclusief Software Assurance of laatste variant uitsluitend Software Assurance bij verlenging en kunnen deze prijzen om die reden niet afzonderlijk opgegeven worden. Wij stellen voor om voor die waar Microsoft één prijs hanteert voor de licentie inclusief Software Assurance de prijs daarvoor te vermelden in de kolom met de prijs voor de licentie en in de kolom met de prijs voor Software Assurance te vermelden inclusief. Gaarne uw akkoord daarvoor. Het formulier is voor beide zowel huur als koop bedoeld. Daar waar u huur aanbiedt, mag u de kolom SA leeg laten. Dit dient u dan expliciet te vermelden in de kolom [Toelichting] die is toegevoegd. Betreft Bijlage 5 Prijzen invulformulier 72 Vraag In het Excel bestand staat vermeld een kolom met op te geven listprijs en een kolom met opslag. Listprijzen zijn naar goed gebruik de prijzen van de maandelijkse Microsoft prijslijst en zijn advies verkoopprijzen. Wij maken een aanname dat de aanbestedende dienst geen adviesprijzen met daar bovenop een opslag wenst als inkoopprijs. In plaats daarvan zou een constructie met vermelding van inkoopprijzen met een opslag een meer correct methode van prijsbepaling zijn. Graag zien wij van de aanbestedende dienst een verduidelijking op dit punt (i.e.; in het kort wenst u inkoop plus opslag of advies met korting?). We vragen om een listprijs met een (eventueel negatieve) opslag. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 18 of 18