Eén vergadering. Op twee plaatsen. Videovergaderen. Efficiënt en kwalitatief videovergaderen

Transcriptie

1 Eén vergadering Op twee plaatsen Videovergaderen Efficiënt en kwalitatief videovergaderen

2 Inhoudsopgave 1 Wat is videovergaderen? 4 Online vergaderen 4 Videovergaderen 4 Combinatie 5 Videovergaderen slaat aan voordelen van videovergaderen 7 Minder reizen: efficiënter werken 8 Bereken je ROI 8 Het voordeel van beeld 9 Opnemen en uitzenden 10 Interne en externe tevredenheid 10 3 Stappenplan videovergaderen 11 Stap 1: Breng je huidige situatie in kaart 11 Stap 2: Bepaal wat je nodig hebt 12 Stap 3: Kies een passende oplossing 13 Stap 4: Hardware en netwerk 15 Stap 5: Gebruik het optimaal 16 4 Ondernemers aan het woord 17

3 Inleiding Videovergaderen wordt steeds meer gemeengoed binnen bedrijven. De technologie is verbeterd en medewerkers raken gewend aan communiceren op afstand en via allerlei digitale apparaten. Toch komt er wel wat bij kijken om efficiënt en kwalitatief videovergaderen mogelijk te maken. In dit e-book lees je hoe je dat voor elkaar krijgt. Dit e-book is geschreven in samenwerking met MKB Servicedesk. Als strategisch partner van MKB-Nederland is de MKB Servicedesk de vraagbaak voor ondernemend Nederland.

4 Hoofdstuk 1 Wat is videovergaderen? Niet iedereen heeft hetzelfde begrip als het gaat om videovergaderen. Sommigen denken aan een simpel Skype- of Facetime-gesprek, terwijl anderen een speciale videovergaderruimte met meerdere schermen voor zich zien, compleet met camera s en microfoons. Een introductie van de mogelijkheden. Online vergaderen Tring-tring. Je laptop gaat over. Je accepteert het binnenkomende videogesprek, je webcam springt vanzelf aan en je bent direct live en visueel met een collega, klant of andere relatie verbonden. Deze individuele oplossingen - denk aan Skype, Google Hangouts of Microsoft Lync - worden steeds meer gemeengoed. Deze simpele en vaak gratis variant van videovergaderen wordt ook wel online vergaderen of video-chatten genoemd. Heel handig om snel en simpel met elkaar face-to-face te communiceren, maar niet in alle gevallen even betrouwbaar qua kwaliteit en verbinding. Videovergaderen Gedegen videovergaderen gaat een stapje verder. Oplossingen op dit gebied zorgen voor een solide verbinding met beeld en geluid van hoge kwaliteit. Meestal gebruikt vanuit een speciaal daarvoor ingerichte vergaderruimte of werkplek met specifieke hardware gekoppeld aan je ITinfrastructuur. Hier zit natuurlijk wel een prijskaartje aan. Prijzen van een volledig pakket variëren van +/ tot euro per locatie. Je hebt ook systemen op de markt (telepresence) die meer dan euro kosten per locatie. Ik heb via internet gezocht naar een kwalitatieve oplossing voor onze organisatie. Online veel gelezen en ervaringen bekeken. Er zijn veel goedkope oplossingen, maar de kwaliteit is echt minder. Als je voor een kwalitatieve oplossing gaat, zal je organisatie daar uiteindelijk veel meer rendement uithalen. Geert Timmer ICT manager, Boac Automotive 4 E-book Videovergaderen

5 Voor ons is videovergaderen heel belangrijk. We zitten met 15 mensen in Hong Kong, 3 in Nederland en 2 in Curaçao. Voor ons is het echt geweldig dat we 24 uur per dag, 7 dagen in de week met elkaar verbonden zijn. Zo voelen onze mensen in Nederland en Curaçao zich nooit alleen en kunnen we realtime communiceren. Tom Voûte Mede-eigenaar, Algorithmic Trading Group (ATG) Ieder jaar 15% groei De markt van videovergaderen groeit in Europa op dit moment jaarlijks met gemiddeld 15 procent. In 2011 bedroegen de totale inkomsten in de Europese markt zo n 340 miljoen euro. In 2016 is dat naar verwachting 960 miljoen euro. (Onderzoek Frost & Sullivan) Combinatie Veel aanbieders van oplossingen voor videovergaderen, bieden klanten beide varianten - zodat er in goede kwaliteit vergaderd kan worden, maar ook even snel geschakeld kan worden in iets mindere kwaliteit. De grote spelers in de wereld van videovergaderen ontwikkelen nu ook versimpelde online oplossingen en apps om videovergaderen laagdrempelig te maken. Ook de kwaliteit van de gratis oplossingen wordt, langzaam maar zeker, beter. De markt groeit dus steeds meer naar elkaar toe. Een goed teken voor de mkb er die op zoek is naar een kwalitatieve oplossing voor een goede prijs. Videovergaderen slaat aan In Nederland en andere westerse landen zijn de uitgaven aan telefonie de laatste jaren drastisch omlaag gegaan. Ondanks de crisis blijven investeringen op het gebied van videovergaderen juist toenemen. Videovergaderen is geen hype, maar voor veel bedrijven een nuttige manier om te communiceren in het tijdperk van mobiel werken. Dankzij de opkomst van een sneller en krachtiger mobiel netwerk (van 3G naar 4G) is videovergaderen via mobiele apparaten op steeds meer locaties een optie. Ook de mobiele apparaten zelf worden steeds beter en kunnen een degelijke videoverbinding ondersteunen. Daarnaast dalen de kosten van basic videovergaderen zeer snel, door de toenemende concurrentie en verbeterde techniek. Hierdoor is videovergaderen niet langer voorbehouden aan de vergader- en bestuurskamers, maar is het steeds meer een laagdrempelig, toegankelijk middel voor ieder individu en bedrijf. Verderop in dit e-book leer je hoe je kunt onderzoeken welke vorm van videovergaderen bij jouw bedrijf past, wat de belangrijkste voordelen zijn van videovergaderen en hoe je het optimaal kunt gebruiken. E-book Videovergaderen 5

6 Voorheen hadden we vier keer per jaar een fysieke vergadering met het internationale bestuur van de organisatie. Nu nog maar één keer per jaar. Een besparing van 75 procent. Alle andere vergaderingen doen we nu via videovergaderen. Ook telefonisch overleg is nu vervangen door videovergaderen. Joris Eekhout Directeur, VSO Nederland 6 E-book Videovergaderen

7 Hoofdstuk 2 10 voordelen van videovergaderen Misschien kun je er vijf van de tien wel raden, maar graag belichten we de voordelen van videovergaderen nog even; want het kan je echt veel besparen en opleveren. Maar hoeveel precies? Wanneer is het kosteneffectief? Bij alle technologische vernieuwing is er eerst een periode van aftasten en gefronste wenkbrauwen. Vroeg je twintig jaar geleden aan iemand op straat of hij behoefte had aan internet of een mobiele telefoon, dan kreeg je over het algemeen negatieve reacties. Niet nodig. Inmiddels zijn beide niet meer weg te denken. Ook bij videovergaderen is de periode van aftasten inmiddels achter de rug. Reacties als ingewikkeld en overbodig maken plaats voor handig, efficiënt en ideaal. In deze tijd van plaatsonafhankelijk werken wordt videovergaderen onmisbaar. Altijd en overal, direct iemand face-to-face spreken. Het is een nieuwe dimensie van efficiënt communiceren die je bedrijf flink vooruit kan helpen. Tien (deels overlappende) voordelen van videovergaderen: Tijdsbesparing Minder reistijd Minder miscommunicatie Hogere productiviteit Kostenbesparing Minder reiskosten Minder vervuiling (MVO) Minder benodigde werkruimte Goedkoper dan telefonie Interne en externe tevredenheid Efficiëntie op 1 Uit onderzoek van Wainhouse Research en Polycom blijkt dat gebruikers de volgende voordelen van videovergaderen het vaakst noemen: Toegenomen efficiëntie/ productiviteit (94 procent) Grotere invloed op discussies (88 procent) Versnelde besluitvorming (87 procent) Minder reiskosten (87 procent) Videovergaderen in plaats van fysiek vergaderen is efficiënter, maar ook verantwoorder. MVO is voor ons heel belangrijk. We kunnen het niet maken om onnodig veel vliegreizen te maken. Daarbij willen we zo veel mogelijk overleggen zonder het milieu te belasten. Joris Eekhout Directeur, VSO Nederland E-book Videovergaderen 7

8 We hebben voor video vergaderen gekozen om het reizen te beperken. We hebben filialen in Rotterdam, Limburg en België. Onderlinge ontmoetingen kostte de organisatie erg veel reistijd. Medewerkers en directie zaten soms 5 uur in de auto voor een vergadering van een uurtje. Geert Timmer ICT manager, Boac Automotive Minder reizen: efficiënter werken Minder reistijd en reiskosten en daardoor verhoogde productiviteit en efficiëntie. Het zijn de voornaamste redenen voor bedrijven om over te stappen op videovergaderen. Waarom zou je nog anderhalf uur in de file staan voor een vergadering van een uur? Thuis of op kantoor je laptop openklappen of even die videovergaderruimte inlopen is veel effectiever. Binnen veel grote bedrijven is het inmiddels de normaalste gang van zaken. Hoeveel is jouw bedrijf jaarlijks kwijt aan fysieke vergaderingen? Volgens onderzoek van Frost & Sullivan spendeert een gemiddelde werknemer ruim 700 euro per jaar aan reiskosten in verband met fysieke afspraken. Reken maar uit. Vaak heb je de investering voor een kwalitatieve oplossing er zo uit. Als je met videovergaderen vier reisuren per maand kunt besparen is het gemiddeld genomen al kosteneffectief. Bereken je ROI Hoeveel kosten kun jij precies besparen met videovergaderen? Aan de hand van het stappenplan in het volgende hoofdstuk kun je je Result on Investment (ROI) berekenen. Hoeveel je precies bespaart hangt af van je bedrijf en je behoeften. Grote bedrijven besparen al snel miljoenen euro s doordat werknemers minder in het vliegtuig stappen voor internationale vergaderingen. Maar je hoeft niet groot te zijn om de voordelen te benutten. Voor elke ondernemer, groot of klein, is er wel een pakket dat geschikt is. Bijkomend voordeel: minder reizen dankzij videovergaderen is niet alleen goed voor de bedrijfsportemonnee; je draagt je steentje bij op grotere schaal: minder files in Nederland en minder vervuilend vervoer over de hele wereld. We hebben zelfs een live feed van een videovergadering vanuit onze verschillende vestigingen op onze website staan. Zo kunnen bezoekers live meekijken. Ook kunnen ze in openbare videovergaderingen ons een vraag stellen. Tom Voûte Mede-eigenaar, Algorithmic Trading Group (ATG) 8 E-book Videovergaderen

9 Het voordeel van beeld Videovergaderen en videobellen vervangen niet alleen fysieke ontmoetingen. Als je bedrijf eenmaal gebruik maakt van videovergaderen, zal het ook eerder ingezet worden als vervanger van normaal bellen of mailen. En ook dat heeft veel voordelen. Het blijft een feit dat je beter kunt communiceren als je elkaar in de ogen kunt kijken en iets kunt laten zien. Non-verbale communicatie is minstens zo belangrijk als letterlijke woorden die worden geschreven of gesproken. Dus videobellen in plaats van bellen of mailen kan de kwaliteit van een gesprek enorm bevorderen en misverstanden tussen collega s onderling, of naar klanten, leveranciers of andere relaties voorkomen. En dat kan alleen maar positief werken voor je business. Videovergaderen, video-bellen of videochatten is (uiteindelijk) ook een goedkopere vorm van communiceren dan telefoneren via een ouderwetse telefoonlijn. Je betaalt tenslotte niet per minuut, maar voor je internetverbinding. Ongetwijfeld heeft je bedrijf al een vast internetabonnement, dus daar zitten de kosten niet in. Let wel op je datalimiet als je videovergaderen via mobielinternet (op je smartphone of tablet) gebruikt. Voorheen werkten we met teleconferencing. Het ging allemaal trager, je moest goed nadenken wie er aan het woord was en er ontstond vaker spraakverwarring. Gezichtsexpressie is heel belangrijk bij converseren. Joris Eekhout Directeur, VSO Nederland We maken nu zo n anderhalf jaar gebruik van videovergaderen en de kosten hebben we er nu al uit. Voor ons is het absoluut een goede investering gebleken. Als je veel moet reizen om te vergaderen heb je het er binnen no-time uit. Geert Timmer ICT manager, Boac Automotive E-book Videovergaderen 9

10 Opnemen en uitzenden Bij veel oplossingen voor videovergaderen en Online vergaderen kun je ook een gesprek opnemen. Zo kun je het achteraf terugkijken of als instructie-video gebruiken. Vraag wel je gesprekspartner om toestemming als je iets opneemt om misverstanden en juridische geschillen te voorkomen. Bij sommige toepassingen is het ook mogelijk de videovergadering live uit te zenden (via een livestream video op bijvoorbeeld youtube of embedded op je eigen website). Live videovergaderen Bekijk een voorbeeld van een live opgenomen videovergadering. Het thema is: Wat kun je met Google Hangouts? Interne en externe tevredenheid Naast directe tijd- en kostenbesparing kan videovergaderen ook bijdragen aan een goede reputatie binnen en buiten je organisatie. Het geeft je werknemers, klanten en leveranciers meer ruimte om te communiceren vanaf een door hen gewenste locatie en het laat zien dat je je aanpast aan het tijdperk van mobiel werken. Die vooruitstrevende houding kan je uiteindelijk veel opleveren. Tevreden klanten, tevreden personeel en een positieve aantrekkingskracht op potentiële medewerkers, klanten, leveranciers en partners. Via smartphone, computer of speciale ruimte? Van alle werknemers in de VS en Europa die de mogelijkheid hebben om videovergaderen te gebruiken, doet zo n 32 procent dat via een computer (desktop of laptop), 15 procent via een tablet of smartphone en 30 procent gebruikt een speciaal daarvoor ingerichte ruimte. (Onderzoek Forrester, 2012) Videovergaderen zal fysiek vergaderen nooit volledig kunnen vervangen. Sommige dingen kun je gewoon niet op afstand doen. Als je het teamgevoel wilt versterken is het goed om toch af en toe fysieke ontmoetingen te behouden. Joris Eekhout Directeur, VSO Nederland 10 E-book Videovergaderen

11 Hoofdstuk 3 Stappenplan videovergaderen Hoe kom je tot een oplossing voor videovergaderen die rendabel is en bij je bedrijfs behoeften past? In dit 5-stappenplan helpen we je op weg. Van behoeften in kaart brengen tot het juiste type oplossing, inclusief de juiste hardware én tips om er vervolgens effectief mee te werken. 1 Breng je huidige situatie in kaart Om een goede keuze te kunnen maken, zul je eerst je huidige situatie goed in kaart moeten brengen. Maak een document of spreadsheet aan en benoem daarin de volgende zaken. Reiskosten intern overleg Hoeveel is jouw organisatie per jaar in totaal kwijt aan reiskosten voor intern overleg? (vergeet niet de reistijd x uurtarief medewerker) Reiskosten extern overleg Hoeveel is jouw organisatie per jaar kwijt aan reiskosten voor fysiek vergaderen met externen? (vergeet niet de reistijd x uurtarief medewerker). Maak een uitsplitsing tussen klanten, leveranciers, partners, etc. Telefoonkosten: Hoeveel is jouw organisatie per jaar kwijt aan teleconferencing en telefonisch overleg? (uitsplitsing intern/extern) Naast deze harde, meetbare cijfers is het ook goed om de zachte kant te benoemen. Peil binnen je organisatie wat er leeft op communicatiegebied. Is er sprake van veel miscommunicatie? Is dit te wijten aan de huidige communicatiemiddelen? Waar liggen de knelpunten? Hoe belangrijk is fysiek vergaderen? Wat zijn de behoeften? Urenregistratie Weet jij hoeveel uur je organisatie exact kwijt is aan vergaderen? Gouden tip: Maak gebruik van een urenregistratiesysteem. Dit geeft je veel meer inzicht in je bedrijfsvoering en helpt je bij het nemen van gefundeerde beslissingen. Dan weet je bijvoorbeeld zeker dat de aanschaf van een systeem voor videovergaderen rendabel is of niet. We hadden geen Excel-sheet nodig om te berekenen dat een goede oplossing rendabel voor ons is. Het scheelt ons minimaal 25 uur per maand aan reistijd. Geert Timmer ICT manager, Boac Automotive E-book Videovergaderen 11

12 We hebben van tevoren onze reistijd en kosten in kaart gebracht. Hoe vaak overleggen we en wat kost dat onze organisatie? Dat financiële plaatje hebben we vergeleken met de investering van vvideovergaderen. In ons geval hadden we de investering na 3 á 4 jaar volledig terugverdiend. Joris Eekhout Directeur, VSO Nederland 2 Bepaal wat je nodig hebt Nu je de huidige situatie in kaart hebt gebracht is het goed te benoemen wat je bedrijf precies nodig heeft. Dit helpt je bij het zoeken naar een juiste oplossing op het gebied van videovergaderen. Benoem in het document/spreadsheet nu de volgende zaken: Locaties en gebruikers Vanaf hoeveel locaties moet er videovergaderen mogelijk zijn? Hoeveel medewerkers moeten per locatie kunnen deelnemen aan een videovergaderen? Is het alleen bedoeld voor intern vergaderen of wil je ook videovergaderen met externe partijen? Tussen hoeveel locaties moet een videovergaderen maximaal plaats kunnen vinden? Frequentie Hoe vaak zal er gebruik worden gemaakt van videovergaderen? (dagelijks, wekelijks,..) Gaat het voornamelijk om conversatie tussen twee locaties of om multipoint vergaderen (meer dan 2 locaties)? Apparaten Op welke apparaten moet videovergaderen mogelijk zijn? (smartphone / tablet / laptop / desktop / grote schermen) Kwaliteit Welke kwaliteit is nodig? Splits bijvoorbeeld uit per type vergadering/overleg en daarachter: gegarandeerde connectie + hoge kwaliteit of basiskwaliteit. Aanvullende functionaliteiten Welke aanvullende functionaliteiten heb je nodig? Denk aan: presentaties geven, realtime samenwerken aan documenten, titelbalkjes in beeld brengen, video s of geluidsfragmenten afspelen, etc. 12 E-book Videovergaderen

13 De hele installatie van de videovergaderruimtes vond ik heel erg meevallen. Er hangt een tv en een camera die het beeld en geluid in HD-kwaliteit opneemt en doorstuurt. Alles werkt prima. We hebben nog geen enkel technisch probleem gehad. Geert Timmer ICT manager, Boac Automotive 3 Kies een passende oplossing Bij deze stap gaat het met name om drie zaken: Welk type systeem heeft mijn bedrijf nodig? Over welk netwerk zullen de videovergaderingen gevoerd worden? Welke aanvullende software en hardware heb ik nodig? Type oplossing In het eerste hoofdstuk heb je al kunnen lezen welke soorten videovergaderingen er grofweg zijn. Het grote verschil zit hem met name in kwaliteit van het beeld en geluid. Dat komt door de compressietechnologie, ofwel: hoe goed het beeld en geluid gecomprimeerd worden bij een gemiddelde breedbandverbinding en wat er dan overblijft aan kwaliteit. Wij maken gebruik van een gratis oplossing waarmee je met meerdere mensen tegelijk kunt communiceren. Wij hebben zelf weinig problemen met de connectie. Tom Voûte Mede-eigenaar, Algorithmic Trading Group (ATG) E-book Videovergaderen 13

14 Op basis van de vragen bij stap 2 heb je ook je behoeften in kaart gebracht. Als je vooral 1-op-1 wilt communiceren tussen enkele locaties en geen hoogwaardige kwaliteit nodig hebt, kan een simpele oplossing voor online vergaderingen voldoende voor je zijn. Ga dan eens testen met de verschillende smaken die er zijn (Skype, Facetime, Lync, Hangouts, etc). Wil je de hoogwaardige oplossingen verder onderzoeken? Vraag dan vrijblijvend advies en offertes aan bij de verschillende partijen en bekijk de actuele mogelijkheden van hun oplossing. Vergeet de prijzen van de aanbieders niet te vergelijken met je berekeningen van stap 1. Dan weet je exact hoe snel je de investering terug hebt verdiend. Groot voordeel van dit type oplossing is dat je één aanspreekpunt hebt en in overleg met de aanbieder een oplossing op maat kunt samenstellen die volledig voldoet aan jouw behoeften. Denk bijvoorbeeld aan de beveiliging en garanties op dit gebied. Deze afspraken kun je samen met de aanbieder vastleggen in een Service Level Agreement (SLA). Zo heb je meer zekerheid. Hoe kom ik tot een goede SLA? Meer over het opstellen van een Service Level Agreement lees je op MKBServicedesk.nl. Wat is een Service Level Agreement? Hoe maak ik een Service Level Agreement? Volledig WiFi? Lees ook het artikel Moet ik volledig voor WiFi gaan? Voor bestuurlijke vergaderingen maken we gebruik van een videovergadersysteem (Polycom HDX) met verplaatsbare units op vier locaties. De rest van de organisatie werkt met Skype, Chatter en Microsoft Lync om te overleggen. Qua geluid en beeldkwaliteit is het nog wel een stuk minder dan betaalde videovergaderingen. Joris Eekhout Directeur, VSO Nederland 14 E-book Videovergaderen

15 4 Hardware en netwerk Welke hardware heb je nodig bij videovergaderen? Voor online vergaderen (simpele variant) heb je nodig: PC (desktop/laptop/tablet/smartphone) Camera (webcam of ingebouwde camera is voldoende) Microfoon (headset of ingebouwde microfoon is voldoende) Speaker (headset of ingebouwde speaker is voldoende) Een goede internetverbinding (liefst kabel of glasvezel) Wanneer je het maximale wil halen uit online vergaderen kun je bijvoorbeeld een externe microfoon (hand of tafelmicrofoon) en externe camera (digitale videocamera of HD webcam) aanschaffen en deze aansluiten op je PC. Het beeld en geluid zal nog wel worden gecomprimeerd, maar je kunt de kwaliteit wel verbeteren door betere hardware te gebruiken. Ga je voor een hoogwaardige oplossing, dan heb je per locatie nodig: Camera Microfoon Speaker (liefst tafelmicrofoon) Display (monitor, tv, beamer) Settopbox (STB) Een goede (dedicated) internetverbinding (liefst kabel of glasvezel) Een settopbox (STB) is een elektronisch apparaat dat je display (televisie/monitor/beamer) verbindt met je netwerk/internetverbinding of een satellietschotel en het signaal decodeert zodat het op het aangesloten display te zien is. Je hebt oplossingen waarbij alle bovenstaande benodigdheden in één (verplaatsbaar) apparaat zijn ingebouwd. Je kunt ook bovenstaande elementen in een vaste vergaderruimte (laten) installeren. Om videovergaderen mogelijk te maken heb je zelf in ieder geval een snelle en beveiligde internetverbinding en een sterk intern netwerk nodig. Zorg voor de bandbreedte die bij je oplossing past. Als je videogesprekken in High definition (HD) wilt voeren heb je minstens 1MB per seconde aan bandbreedte nodig. Bij de meeste hoogwaardige oplossingen wordt ook gebruik gemaakt van een video gateway unit en een aparte server om perfecte video en audio te garanderen. Ik kan ook vanaf mijn smartphone deelnemen aan een videovergadering. Het werkt allemaal prima, zelfs via Wifi en mobiel internet. Soms loop ik in het centrum van Hong Kong en laat ik mensen live de stad zien. Tom Voûte Mede-eigenaar, Algorithmic Trading Group (ATG) Steeds meer hoogwaardige oplossingen voor videovergaderen kunnen nu ook communiceren met laag drempelige oplossingen voor online vergaderingen, waarbij je gebruik kunt maken van de hoogwaardige hardware die je dan al in huis hebt om te communiceren met iemand die bijvoorbeeld onderweg is en alleen zijn smartphone of tablet kan gebruiken. De kwaliteit wordt aan de ene kant wel gecomprimeerd, waardoor het beeld en geluid natuurlijk niet optimaal zullen zijn. E-book Videovergaderen 15

16 De oplossing die wij gebruiken is heel makkelijk in gebruik. Er zit een kleine afstandsbediening bij met vijf knoppen en daarmee kun je alles bedienen. Met enkele drukken op de knop bel je naar een locatie naar keuze en binnen enkele seconden ben je live verbonden. Een kind kan de was doen. Geert Timmer ICT manager, Boac Automotive 5 Gebruik het optimaal Als je eenmaal de keuze hebt gemaakt voor een passende oplossing en eventueel aanvullende hardware hebt geïnstalleerd, kun je starten met videovergaderen. Het is goed om er voor te zorgen dat het ook echt wordt gebruikt door je werknemers en eventueel externe partijen. Uit eerder genoemd onderzoek van Forrester blijkt dat van alle werknemers in de VS en Europa die de mogelijkheid hebben om videovergaderen te gebruiken, slechts 25 procent dat ook doet. Het stimuleren van de beoogde gebruikers is dus een belangrijke. Daarvoor is een strak beleid nodig. Het is goed je medewerkers te (laten) trainen, zodat videovergaderen op een efficiënte manier wordt ingezet. Zorg ook voor een geschreven handleiding en een aanspreekpunt binnen je organisatie. Iemand die ervoor verantwoordelijk is dat alles werkt en dat medewerkers er op een juiste manier mee omgaan. Als je dat voor elkaar hebt, kan videovergaderen je bedrijf en bedrijfsvoering een stuk efficiënter maken. Videovergaderfaciliteiten koop je of lease je. Maar ze zijn zo verouderd. Daar moet je rekening mee houden. Ook belangrijk is om te kijken naar de mogelijkheid om het te combineren met andere oplossingen van videovergaderen. Joris Eekhout Directeur, VSO Nederland 16 E-book Videovergaderen

17 Hoofdstuk 4 Ondernemers aan het woord Geert Timmer, ICT manager, Boac Automotive Wij hebben nu op drie locaties een vergaderruimte ingericht als videovergaderruimte. Er wordt meerdere keren per week gebruik van gemaakt door de directie, de afdeling boekhouding/ administratie en de IT-afdeling. Overleggen op deze manier werkt veel beter dan telefonisch of via de mail. Je kunt ervoor gaan zitten en elkaar even aankijken, dat communiceert een stuk prettiger. Joris Eekhout, Directeur VSO Nederland Voorheen werkten we met teleconferencing. Het eerste deel van een vergadering was je dan altijd kwijt aan introducties en het identificeren van alle stemmen van de verschillende personen. Het ging allemaal trager, je moest goed nadenken wie er aan het woord was en er ontstond vaker spraakverwarring. Gezichtsexpressie is heel belangrijk bij converseren. Videovergaderen is ook veel efficiënter en verantwoorder dan fysiek vergaderen. MVO is voor ons heel belangrijk. We willen zo veel mogelijk overleggen zonder het milieu te belasten. Tom Voûte, Mede-eigenaar van Algorithmic Trading Group (ATG) Voor ons is videovergaderen heel belangrijk. We zitten met 15 mensen in Hong Kong, 3 in Nederland en 2 in Curaçao. Voor ons is het echt geweldig dat we 24 uur per dag, 7 dagen in de week met elkaar verbonden zijn. Zo voelen onze mensen in Nederland en Curaçao zich nooit alleen en kunnen we real-time communiceren. E-book Videovergaderen 17

18 Waarom Ricoh Niet voor niets is Ricoh wereldwijd marktleider op het gebied van duurzame IT- en documentmanagement-oplossingen. Wij bewijzen dat bedrijven van elke omvang efficiënter, duurzamer en productiever kunnen werken. Daarnaast kunt u kosten besparen en beter beheersen. Door intensief samenwerken, creatief denken, adviseren en trainen komen we tot oplossingen. Daarmee vereenvoudigt u al uw documentintensieve processen en kunt u informatie beter beheren. Ook verbetert de beveiliging van uw documenten. Zo vertalen we uw wensen in slimme ideeën en concrete oplossingen. imagine. change. Ricoh Nederland B.V. Postbus 93150, 5203 MB s-hertogenbosch Tel.: +31 (0) ricohmkb@ricoh.nl Blog: Alle merk- en/of productnamen zijn handelsmerken van hun bijbehorende eigenaren. Specificaties en uiterlijke vormgeving kunnen worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving. Copyright 2014 Ricoh Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Dit e-book, de inhoud en/of layout ervan mag niet worden gewijzigd en/of aangepast, gedeeltelijk of geheel worden gekopieerd en/of opgenomen in andere werkstukken zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Ricoh Nederland B.V. SWRNL