HANDLEIDING GEBRUIK LOKALEN

Transcriptie

1 HANDLEIDING GEBRUIK LOKALEN Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Racing Markt Gavere 1 INHOUD: Waarom deze handleiding? Beschikbare lokalen en infrastructuur. Hoe reserveren? Niet vergeten voor de ingebruikname. Het G.O.Racing (voor de eerste maal) betreden. Checklist (het G.O.Racing verlaten). Eind goed, al goed? Preventie, brandveiligheid en detectie. BIJLAGEN: - Plannen - Standaardopstelling grote zaal en mezzanine - Afstandsbediening - Contactadressen

2 Waarom deze handleiding? De uitgebreide faciliteiten en de vele technische voorzieningen zorgen er voor dat het in gebruik nemen van een lokaal in de Racing niet zomaar kan door het afhalen van een sleutel. Bovendien is het gemeentebestuur verplicht t.o.v. zichzelf en de bevolking om de gemeentelijke gebouwen en infrastructuur als een goede huisvader te beheren. Dit goede vaderschap wordt ook geëist van elke gebruiker. Een derde motivatie voor deze handleiding ligt bij de bezorgdheid over de veiligheid van u (de gebruiker) en uw gasten (het publiek). In dit verband geven wij enkele veiligheidstips mee en wijzen u op de ingebouwde beveiliging in de infrastructuur. Heeft u vragen of opmerkingen, laat dan niet na om met de gemeentelijke culturele dienst contact op te nemen. Men is steeds bereid om u te helpen. Wij wensen u van harte een geslaagde activiteit in het gemeentelijk ontmoetingscentrum Racing! ZIJGEVEL G.O. RACING (Nieuwstraat) met nooduitgangen (16), laadkade, artiesteningang (17) en laaddeur t.h.v. podium (18). 7 ACHTERGEVEL G.O.Racing Lokaal burcht (7) Keuken (5) Nooddeur- inkom achterzijde (1) 5 1 2

3 BESCHIKBARE LOKALEN EN INFRASTRUCTUUR A. GELIJKVLOERS: 1. GROTE ZAAL: lengte x breedte: (12.70m x 14.50m) + (3.5m x 7.5m) = 210 m² max. capaciteit rechtstaand: 410 personen (2 per m²) maximum capaciteit maaltijd (zittend): 224 personen maximum capaciteit theaterstijl (tribune): 164 personen bijzonderheden: - zaalverlichting wordt met afstandsbediening geregeld - theaterverlichting vanuit de regiekamer (11) - mogelijkheid tot ventilatieregeling van de zaal 2. PODIUM: diepte x breedte: 4,75 m. x 13 m (61.7m²) Bijzonderheden: Voorinstallatie theaterverlichting Elektrische aansluitingen: 2x63 ampère (3-polig) Verwarmings- en ventilatiepaneel 5 3. MOBIELE TRIBUNE: Zitplaatsen: TOOG: Driedeursflessenkoelkasten: 4 Tapinstallaties met koeling: 4 5. KEUKEN: Aardgasfornuis 5 aansluitingen butaangas Koffieapparaten: 5 (2x12 tassen) Basisopstelling: 4 tafels en 8 stoelen Goederenlift EHBO-koffer INKOMHALL: Balie: uitklapbaar 6

4 B. VERDIEPING: 7. Lokaal BURCHT: (30m²) lengte x breedte: 6m x 5m - vergaderstijl: 20 personen - academische zitting: 30 personen Basisopstelling: 10 tafels en 20 stoelen - internet en tv-signaal 8. MEZZANINE met bar: (74m²) lengte x breedte: 11,5m x6,5m - vergaderstijl: 50 personen - academische zitting: maaltijd: 80 Basisinstelling: 14 tafels en 28 stoelen 9. BALKON: theaterstijl: 106 plaatsten Basisopstelling: 12 tafels en 48 stoelen Lokaal MARKT (27m²) lengte x breedte: 6,9m x 4m - vergaderstijl: 20 pers. - academische zitting : niet van toepassing Basisopstelling: 9 tafels en 18 stoelen - internet en tv-signaal REGIEKAMER: - theaterlichtenbedieningspaneel - bediening rolluiken mezzanine - internet en tv-signaal C. KELDERVERDIEPING: 12. ARTIESTENRUIMTE: Basisopstelling: 4 tafels en 16 stoelen douches en toiletten: BIERKELDER: - tapinstallatie: 2 - goederenlift 14. VESTIAIRE: - kapstokken: SANITAIR BLOK: Dames, heren en rolstoelpatiënten

5 HOE RESERVEREN? 1. Navraag doen bij de gemeentelijke culturele dienst of het gemeentelijk ontmoetingscentrum Racing (G.O.Racing) op de voor u geschikte datum en uren vrij is. Indien ja, huishoudelijk reglement grondig nalezen en het aanvraaginvulformulier invullen. Beide documenten kan u downloaden op de gemeentelijke website ( 2. Schriftelijk reserveren door het aanvraagformulier volledig in te vullen en terug te sturen of te mailen (info@gavere.be) naar het College van Burgemeester en Schepenen, Markt 1 te 9890 Gavere. 3. U ontvangt een schriftelijke goedkeuring en ook een factuur. 4. Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid moet u afsluiten. U kan hiervoor gebruik maken van de abonnementenpolis van de gemeente. Voor tentoonstellingen moet u aanvullend een verzekering afsluiten Tentoonstellingen Alle Risico s. 7. De sleutel(s) komen afhalen bij de gemeentelijke culturele dienst tijdens de kantooruren. Op dat ogenblik moet u het bewijs kunnen leveren dat alle kosten werden betaald. U moet ook het bewijs leveren dat de noodzakelijke verzekeringen werden afgesloten en u moet een cash waarborg van 100 euro (gebruikers uit Gavere) betalen. 8. De sleutel(s) worden u overhandigd. Bent u een nieuwe gebruiker vraag dan een rondleiding in het G.O.Racing. 5

6 NIET VERGETEN VOOR DE INGEBRUIKNAME! Het ontmoetingscentrum is een openbaar gebouw. Er is een algemeen rookverbod in allle lokalen! 1. Indien u dranken (bieren, frisdranken en fruitsappen) schenkt moet u voorafgaand contact opnemen met de concessiehouder Brouwerij Contreras, Molenstraat 110 te 9890 Gavere ( ) en dit minstens 1 week voor uw activiteit. Wijnen en likeuren vallen niet onder de concessie. 2. Indien u dranken schenkt krijgt u toegang tot de bierkelder waarvan u veiligheidshalve een volledige stock moet opmaken. U moet zelf de koelkasten opvullen. Indien u nog nooit een bier- of drankvat hebt aangesloten, raden wij u aan voorafgaand met de gemeentelijke culturele dienst contact op te nemen. 3. Indien het voor de eerste maal is dan u het G.O.Racing gebruikt raden wij u ten zeerste aan om samen met iemand van de Gemeentelijke Culturele Dienst de lokalen en infrastructuur voorafgaand ter plaatse te gaan bekijken. Hou er rekening mee dat u tijdens uw activiteiten niet kan rekenen op ondersteuning vanwege het gemeentebestuur. Er is geen permanent toezicht in het G.O.Racing. 4. Enkel bevoegden mogen gebruik maken van de theaterverlicht (zie reglement). Indien er wijzigingen aan de opstelling van deze lichten moet gebeuren dan moet dit voorafgaand bekeken worden met de gemeentelijke culturele dienst. De lichten zijn enkel geschikt voor het belichten van sprekers en musici dus niet voor fuiven of popconcerten. 5. De standaardgeluidsinstallatie kan enkel maar onder strikt vastgelegde condities gebruikt worden. Een voorafgaandelijke toelating conform het reglement moet gevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen. 6

7 HET G.O.RACING (VOOR DE 1ste MAAL) BETREDEN: 1. Met sleutel nr.50 die u in uw bezit heeft, kan u alle inkomdeuren van het G.O.Racing openen. Naar gelang de activiteit zijn u andere sleutels overhandigd (berging kuismateriaal, bierkelder, zij-ingang laden en lossen, ). 2. De lichten in alle lokalen worden met gewone lichtschakelaars bediend. Een belangrijke uitzondering hierop is het licht in de grote zaal. In de balie (inkomhall) ligt de afstandsbediening voor de lichtregeling in de grote zaal. Bij het betreden van de grote zaal, richt u de afstandsbediening naar het plafond en drukt u op de blauwe toets PR1. Als u vergenoeg in de zaal staat (vanonder het balkon) zal het licht aanslaan.de afstandsbediening wordt verder in bijlage 6 besproken. 3. BEDIENING VERWARMING G.O.RACING (Achter gordijn op het podium recht, kant Nieuwstraat) De knop DEROGATIE REGIME ZAAL: Deze knop staat steeds in stand 3 (auto). U kan deze s avond op één zetten om de verwarming extra op te starten.gelieve deze knop terug in stand 3 te plaatsen bij het verlaten van de zaal. 2. Om de ventilatie/luchtverwarming van de grote zaal aan te zetten dient de knop VENTILATIE ZAAL op 1 geplaatst te worden. Gelieve deze knop bij het verlaten van de Racing terug op stand 0 te zetten. 3. Draaischakelaar TEMPERATUUR LG ZAAL. Deze schakelaar dient om de gewenste temperatuur (21 C) in te stellen. 4. Draaischakelaar MIN% VERSE LUCHT ZAAL deze mag u om een snelle opwarming van de zaal te bekomen op maximum 80% plaatsen. Op het ogenblik dat het publiek binnenkomt of wanneer het u past (warm genoeg) deze schakelaar op maximum 40% te plaatsen (hoger is oncomfortabel). 7 Bij het verlaten van de zaal, gelieve de schakelaars in volgende positie terug te plaatsen: Schakelaar 1 op stand 3 Schakelaar 2 op stand 0 Schakelaar 3 op 18 graden Schakelaar 4 op 20% 4. Indien u dranken schenkt dan moet u de koelkasten aanleggen door een druk op de groene knop op elke frigo. Gebruik u de tapinstallatie(s) dan moet u de koeling aanleggen door de stekker(s) in het stopcontact(en) te steken. Deze koelingelementen bevinden zich juist onder de tapkranen. Hou er rekening mee dat de koeling voor een goede werking een 5-tal uur voor de activiteit moet aangelegd worden. 5. De dranken bevinden zich in de bierkelder (13). Het verplaatsen van de bakken doet u enkel en alleen maar met de goederenlift. Deze lift bevindt zich in de bierkelder, keuken en eerste verdieping tussen bar mezzanine (8) en lokaal Burcht (7). Bij het gebruik van de lift moeten de liftdeuren steeds handmatig openen en opnieuw sluiten. Vergeet nooit het rolluik in de goederenlift goed te sluiten. Na het sluiten liftdeuren drukt op de knop (-1, 0 of 1) waar u de goederenlift wil naar toesturen. Bij in werkingstellen moeten steeds alle liftdeuren (op alle verdiepingen) goed gesloten zijn. 6. Het verplaatsen van tafels en stoelen van het ene lokaal naar het andere kan mits u hiervoor toestemming had. De verplaatsing doet u steeds met de grootste omzichtigheid. Elke beschadiging (aan de muren, deuren of andere) wordt u aangerekend.

8 CHECKLIST : HET ONTMOETINGSCENTRUM VERLATEN Als de activiteit tot een einde komt, staat u nog een aantal zware taken te wachten. Wij rekenen op uw verantwoordelijkheidszin en verwachten dat u het G.O.Racing in goede staat achterlaat. Als hulp hiervoor bezorgen wij u onderstaande aanstippingslijst. De activiteit eindigt ten laatste om 6 uur s morgens want om 8 uur moet alles opgeruimd en netjes zijn. De koelkasten zijn leeggemaakt en alle dranken terugplaatst in de kelder. Alle gaskranen en elektrische apparaten zijn afgesloten. De gasflessen in de bierkelder zijn dichtgedraaid. In de bierkelder is een stock opgemaakt van het effectieve verbruik. Toog (en bar) met koelkasten zijn gekuist. De glazen zijn afgedroogd en op de voorziene plaatsen teruggezet. De koelkasten en koeling zijn uitgeschakeld. De gebruikte tafels en stoelen zijn netjes terugplaatst (basisopstelling) in de diverse lokalen. Alle vuilnis is verwijderd van de tafel, stoelen en de grond (het podium en het sanitair werd niet vergeten!). [Indien u zelf kuist] Alles is gedweild en dus kraaknet (ook het sanitair). Het leeggoed en vuilnis werd gescheiden buitengeplaatst achteraan het gebouw (uitgang kelder t.h.v. bierkelder). Geen goederen zoals wijnen, glazen, chips, e.a. werden achterlaten. Alle verlichting is uit en de verwarming staat op automatisch (3). De afstandsbediening van het licht is teruggelegd in de balie in de inkomhall. 8 Alle deuren (nooddeuren en inkomdeuren) zijn gesloten.

9 EIND GOED, AL GOED? BASISOPSTELLING Indien niet anders werd afgesproken met de dienst cultuur moet na elke activiteit de organisator alle tafels en stoelen volgens de basisopstelling terugplaatsen. Grote zaal: 16 tafels en 64 stoelen Keuken: 4 tafels en 8 stoelen Lokaal Burcht: 12 tafels en 20 stoelen Mezzanine: 14 tafels en 30 stoelen Lokaal Markt: 12 tafels en 22 stoelen Artiestenruimte: 4 tafels en 16 stoelen Balkon: 106 zitjes Totaal stoelen: 315 Totaal tafels: 91 (waarvan 16 opklapbaar) Zie bijlage -vorm -vorm Zie bijlage -vorm -vorm theaterstijl SLEUTELS EN CONTROLE Indien niet anders werd vastgelegd, moet u op de eerste werkdag volgend op uw activiteit de sleutel(s) terugbrengen op de gemeentelijke dienst cultuur. Laat niet na om eventuele (technische) problemen of beschadigingen direct te signaleren. De gemeentelijke culturele dienst zal na uw activiteit de lokalen en de infrastructuur van het G.O.Racing gaan bekijken. Voor de teruggave van de waarborg wordt de procedure zoals vermeld in het reglement gevolgd. 9

10 PREVENTIE, BRANDVEILIGHEID EN DETECTIE. Aan de brandveiligheid en preventie werd bij de renovatie van het G.O.Racing grote aandacht besteed. Alle branddeuren en blusapparaten zijn aangegeven. In de lokalen zijn detectiesensoren en alarmknoppen geplaatst. De brandmeldcentrale is geplaatst in de kast bij de inkomdeur in de inkomhall. Op het elektronisch bord kunnen alle alarmsituaties worden afgelezen. De volledige handleiding van de centrale vindt u in deze kast. Toch willen wij u wijzen op volgende belangrijkheden: 1. Nooduitgangen en vluchtwegen mogen nooit belemmerd worden. Geen enkele (vlucht)deur mag op slot zijn! 2. Branddeuren mogen nooit gefixeerd worden in open stand. 3. Bij gebruik van rookmachines gaat het alarm af. Ook in de keuken is er een branddetector. Deze kan bij kookactiviteiten (frituren) een brandmelding veroorzaken. In uw belang, gelieve de dienst cultuur steeds duidelijk vooraf in te lichten wat je gaat doen.. 4. Er mag NIET gerookt worden. 5. Butaangasflessen mogen niet in het G.O.Racing binnengebracht worden. In de keuken zijn er 5 aansluitingen voorzien voor butaangasbranders. De gasflessen worden buiten achteraan het gebouw aangesloten. 6. In de keuken (5) hangt een EHBO koffer. Maak hiervan enkel gebruik bij noodgevallen. WAT BIJ BRANDALARM? 1. Bekijk de brandmeldcentrale in de inkomhall. 2. Sirene afzetten = druk F5 Na het indrukken van F5 is het alarm geruisloos. Maar de melding blijft zolang het probleem niet is opgelost! 3. Bekijk op de brandcentrale de plaats waarnaar de melding verwijst. Z1 (ZONE 1) = branddetectie (D-nummers verwijzen naar de locatie, zie lijst in de kast brandcentrale) Z3 (ZONE 3)= drukknoppen bovenverdiepingen WD1 Z4 (ZONE 4) = drukknoppen gelijkvloers en kelder WD1 t.e.m. WD3 4.. Probeer het probleem ter plaatse in te schatten en neem de nodige maatregelen. 10 WAT BIJ BRAND? 1. Ontruim ogenblikkelijk het gebouw en dit langs de bestaande vluchtwegen en nooduitgangen. 2. Bel de 100: verwittig de nooddiensten en geef een korte maar duidelijke omschrijving van het probleem (plaats, omschrijving probleem, aantal personen, gewonden, naam melder). 3. Alle branddeuren moeten dicht zijn. 4. Een kleine brandhaard pas na of gelijktijdig met bovenstaande stappen behandelen. Doe dit nooit alleen! Doe dit in samenspraak met anderen!

11 PLAN GELIJKVLOERS 11

12 PLAN VERDIEPING met uitgeschoven tribune 12

13 PLAN KELDER 13

14 STANDAARDOPSTELLING GROTE ZAAL 16 tafels en 64 stoelen 14 STANDAARDOPSTELLING MEZZANINE: 14 tafels en 30 stoelen

15 AFSTANDSBEDIENING LICHT GROTE ZAAL Enkel de programma (blauwe) knoppen gebruiken. PR1: aansteken van alle lichten PR2: enkel de dimbare lichten branden. PR3: dimbare lichten worden op hun minimum gebracht. PR4: enkel de voetlichten branden. PR5 tot PR 9: andere combinaties van de lichtinstelling. OFF: alle lichten in de grote zaal worden gedoofd 15

16 CONTACTGEGEVENS GEMEENTELIJK ONTMOETINGSCENTRUM RACING (G.O.Racing) Markt Gavere (briefwisseling sturen naar Markt 1) PERMANENTIE (bij technische problemen en noodgevallen) GEMEENTEBESTUUR AFDELING VRIJETIJDSZAKEN contactpersonen: Marina Gonçalves Baia, Brendine Frits en Alex Vertenten De Poort, Markt Gavere tel: fax: info@gavere.be Openingsuren: maandag t.e.m. vrijdag : woensdag: 8u30-12u 8u30 12u en 14u30 19u 8u30 12u en 13u30 15u GEMEENTELIJKE DIENST FINANCIËLE ORGANISATIE: tel: fax: ontvanger@gavere.be of financien@gavere.be (1 juli 31 augustus) BROUWERIJ CONTRERAS Molenstraat Gavere tel: fax: info@contreras.be COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN Markt Gavere gemeentesecretaris@gavere.be 16 Handleiding, reglement en invulformulieren kan je downloaden van de gemeentelijke website: