Timemanagement. Annemarie van der Zeeuw

Transcriptie

1 Timemanagement Annemarie van der Zeeuw

2 Programma v Structuur doelen, taken en stappen belangrijk- urgent principes voor plannen verwerkingsschem a e- mail v Gedrag perfec@onisme delegeren nee- zeggen feedback geven uitstelgedrag

3 DE BASIS 1. Ken je doelen en je taken 2. Splits taken op in concrete stappen 3. Bepaal de prioriteiten 4. Maak een planning + te- doen- lijst 5. Voer uit met rust en focus

4 Wat kun JIJ doen? 1. Verander je eigen gedrag 2. Beïnvloed gedrag van anderen: treed op, geef feedback, verbeter 3. Verander en organiseer je omgeving waar je grip hebt 4. Accepteer het onveranderbare

5 TAKEN en STAPPEN TAAK: memo schrijven, planning maken, notuleren afdelingsoverleg, mail beantwoorden, gesprek voeren, vergadering voorbereiden STAP = enkelvoudige handeling Jan bellen voor de cijfers, gegevens casus X verzamelen, Anja naar haar mening vragen, ar@kel lezen, tekst corrigeren, geluidsopname uitwerken, powerpoint samenstellen

6 Plannen Hoe concreter hoe beter: hak taken in stukken.

7

8

9 Structuur: het Kwadrant Belangrijk - Urgent Urgent Niet urgent Belangrijk Niet belangrijk

10 Structuur: het Kwadrant Belangrijk - Urgent Urgent Niet urgent Belangrijk Niet belangrijk Telefoon Aanvragen van klanten Post Werk met deadline nu De roddels Veel telefoon, veel e- mails, sommige post Klusjes die eigenlijk niet voor jou zijn ProjecYaken Archief ordenen Vakinhoud bijhouden Professionalisering Beleidsontwikkeling Langetermijndoelen Kletsen bij de koffieautomaat Veel nieuwsbrieven cc- mails van anderen

11 Structuur: het Kwadrant Belangrijk - Urgent Urgent Niet urgent Belangrijk Doe het nu! Plannen. Niet belangrijk Delegeren. Noodzaak? Wie? Prullenbak?

12 Plannen Hoe concreter hoe beter: hak taken in stukken. Plan 30% te ruim bij grote taken. Minstens één per dag. Cluster in voor Belangrijk- Urgent- Onvoorzien.

13 Weekplan Post Frog Post Frog Frog Project X Taak Z Project Y Frog Frog telefoon en urgent telefoon en urgent telefoon en urgent telefoon en urgent telefoon en urgent e- mail e- mail e- mail e- mail e- mail Project Y Project X Taak Z Overleg Overleg

14 Uitstellen? No way: eat that frog

15 Slimmer met e- mail

16 Onderzoek McKinsey ² Hoeveel procent van je ben jij bezig met e- mail? ² Hoeveel e- mails ontvang jij per dag? ² Voel jij stress bij het woord e- mail? ² Hoe vaak per dag check jij je e- mail op je telefoon als je niet bij je computer bent? ² Er komt een mailtje binnen. Reageer jij direct of voel je de drang daartoe? ² Er pingelt een mailtje binnen: ben je ook een beetje blij?

17 Cijfers McKinsey ² 28% van de bezig met mail ² gemiddeld 121 per dag ² 1/3 voelt stress bij het woord e- mail ² 30 x per uur: een mailcheck ² 1/3 reageert direct ² 1/5 is ook een beetje vblij met mail- onderbreking

18 Opdracht: Wat voor mails krijg jij? Wat voor mails stuur jij? Denk bij beide aan: DOEL van de mail en ACTIE ontvanger.

19 Jij als ontvanger Informerend & cc s: afspraken maken Nieuwsbrieven: afmelden of regel instellen E- mail = takenlijst? Gebruik TAKEN E- mail als overlegvorm? FOUT Exploreer mogelijkheden Whatsapp, Yammer, Onenote of Evernote

20 Jij als zender Vraag je af: wat wil ik van de ontvanger? Heb ik mijn doel duidelijk gemaakt? Is e- mail wel het beste medium? 1- op- 1- schrin voor Urgent? Loop langs of spreek voic in Maak afspraken over bereikbaarheid

21 ELKE DAG EEN LEGE INBOX

22 TAAK ACTIE? NEE PRULLEN- BAK ARCHIEF JA < 2 minuten: NU DOEN < 30 min: to-do-lijst >30 min: agenda

23 De e- mailviersprong

24 De viersprong voor je e- mail 1. Prullenbak 2. Archief 3. Antwoord nu 4. Takenlijst (to- do- lijst) of agenda

25 Outlook Werk offline. Verwerk je e- mail max 2 keer per dag. Bouw geen of een heel simpel mappensysteem op. Hang TAKEN aan e- mails met ac@es. Stel REGELS in. Manage verwach@ngen van je collega s. Beperk je e- mail: ac@e = reac@e! Achterstand? Begin met een schone lei.

26 E- mail- CC: alleen op afspraak Reply to all: hoogst zelden High priority: hoogst zelden Een item of vraag per mail Kort en bondig: kern of vraag voorop Handtekening Onderwerpregel inhoud

27 Onderwerpregels Ter goedkeuring nieuw design website Ter info werkoverleg verplaatst naar 20 maart Verzoek Feedback nodig offerte Zeilstra Timemanagement training 18 jan.

28 Outlook Gebruik sneltoetsen Muizen is inefficiënt en veroorzaakt RSI TAB- toetsen Gebruik de bij lezen Meer: hyp:// sneltoetsen_outlook.html

29 Voorbeelden sneltoetsen Inbox : CTRL + SHIFT + I Postvak UIT (Outbox): CTRL + SHIFT + O Nieuw bericht : CTRL + N Beantwoorden (Reply) : CTRL + R Allen beantwoorden : CTRL + SHIFT + R Doorsturen (Forward): CTRL + F Verplaatsen naar map: CTRL + SHIFT + V

30 Tips Plan een dagdeel per maand om je archief bij te werken. Schrap de rondvraag bij vergaderingen. Zet op de agenda. Train nieuwe gewoontes in. Maak afspraken met collega s (mail, storen) Kijk terug op vrijdagen: wat ging goed? Never be mister of mrs PERFECT Be GOOD ENOUGH

31 NEE- ZEGGEN

32 Nee- zeggen 1. Opdracht Zou jij misschien? Je gaat een collega vragen iets voor je te doen of van je over te nemen. Bedenk dit verzoek. Als de collega ja zegt, gaat hem of haar dat wel kosten. Het is belangrijk voor je dat je collega instemt. Je neemt je voor dat ook duidelijk te maken. Als voorbereiding zet je je verzoek voor jezelf kort op papier. 2. Opdracht Nee- zeggen Straks gaat een collega je vragen iets voor hem of haar te doen of over te nemen. Jij gaat nee- zeggen. 3. ObservaEes Noteer je bij de Wat valt je op aan de wijze waarop de collega nee- zegt? Verbaal, non- verbaal? Lengte van het antwoord, overtuigingskracht,

33 Gedrag: nee- zeggen - Zeg nooit nee zonder - korte - uitleg. - Neem om nee te zeggen - Vraag eventueel bedenk@jd, maar: houd mensen niet aan het lijntje (wees duidelijk) - Verschuil je niet (wees asser@ef)

34 RET: RATIONEEL EMOTIEVE THERAPIE

35 RET Gebeurtenis Gedachten Gevoel en gedrag

36 Gedachten Niet- helpende gedachten versterken gedrag. In dit verslag mag geen enkele fout ziyen. Ik moet dit alleen maar doen omdat het in mijn takenpakket zit. Ik ben iemand die een hekel heen aan. Ik kan deze taak pas aanpakken als ik echt heb. Ik word chagrijnig van saaie dingen doen.

37 Gedachten uitdagen Is het waar? Is het waar? Heen iedereen die overtuiging? Wat als het niet waar is? Wat als het waar is? Helpt de overtuiging mij? Welke overtuiging zou mij helpen?

38 UITSTELGEDRAG

39 Uitstellen? No way: eat that frog

40 Tips Uitstelgedrag Hou bij voor meer inzicht en plannen Avondmens of ochtendmens? Nieuwe gewoonte: de dag beginnen met een klusje dat je meestal uitstelt Het vijf- minutenplan Stukje bij beetje Verbind je via anderen Beloon jezelf

41 Overtuigingen Welke overtuigingen liggen ten grondslag aan jouw TM- gedrag? Denk aan de overtuigingen die je aanzeyen tot niet- delegeren, niet- nee- zeggen, geen feedback durven geven en uitstellen.

42 Feedbackregels 1. Beschrijf veranderbaar gedrag 2. Beschrijf concreet en specifiek gedrag dat je zelf hebt gezien of gehoord 3. Geef aan welk effect dat gedrag op je heen 4. Laat je gesprekspartner reageren 5. Vraag om het gewenste gedrag 6. Verken samen oplossingen of achtergronden

43 Communiceer Ander gedrag? Andere voornemens? Vaker nee- zeggen? Je grenzen beter bewaken? - > - > COMMUNICEER <- <- - ik- boodschap - uitleg, geen excuses - herhaling

44 Veranderplan Schrijf hier je voorgenomen op. Waar ga je mee oefenen, wat ga je anders doen, in welke

45 Vergader over het vergaderen Waarom vergaderen we? Wat zijn taken en verantwoordelijkheiden van de voorziyer? En van de deelnemers? Houding, gedragsregels Maak agenda met doel per agendapunt / besluitenlijst Omgaan met afspraken Begin Schaf rondvraag af

46 Wat gaat nog niet goed?

47 Overtuigingen Welke overtuigingen liggen ten grondslag aan jouw TM- gedrag? Denk aan de overtuigingen die je aanzeyen tot niet- delegeren, niet- nee- zeggen, geen feedback durven geven en uitstellen.

48 RET- oefening (3 x 1 kwar@er) In drietallen (doe de oefening 3 x) 1. 1 beschrijn probleem op gebied van TM 2. 2 bevraagt 1: exploreer de situa@e en de gedachten die 1 over de situa@e, zichzelf en betrokken anderen heen 3. 3 luistert en noteert 4. 1, 2 en 3 formuleren in overleg de gedachten die 1 over de situa@e en zichzelf heen 5. Selecteer de belemmerende gedachten 6. Hoe kunnen ze uitgedaagd worden?

49 MINI- INTERVISIE 1. Inbrenger beschrijn het probleem 2. Ieder groepslid stelt een vraag om het probleem duidelijker te krijgen (Let op: in je vraag mag geen oplossing verstopt ziyen) 3. Inbrenger beantwoordt de vragen 4. De groep bespreekt het probleem van de inbrenger 5. De inbrenger vertelt of dit hem een nieuw inzicht heen opgeleverd