Reactie van WOR-bestuurder op de voorwaarden en adviezen van de COR over de fijnstructuur van de Gemeente Amsterdam. Amsterdam, 3 september 2014

Transcriptie

1 Reactie van WOR-bestuurder op de voorwaarden en adviezen van de COR over de fijnstructuur van de Gemeente Amsterdam Amsterdam, 3 september 2014

2 2 ALGEMENE VOORWAARDEN EN ADVIEZEN Naast de brief waarin een algemene reactie is gegeven op de voorwaarden en adviezen van de COR hebben wij in aansluiting op de behoefte van de COR om een puntsgewijze reactie te ontvangen deze bijlage geschreven. In onderstaande treft u compact en puntsgewijs mijn reactie op de algemene voorwaarden en adviezen uit het advies van de COR (d/d/ 22 augustus 2014). A. Algemeen: Voorwaarden 1. De COR kan niet positief adviseren als uit de Gateway review feiten naar voren komen waardoor positief adviseren niet mogelijk is. Om dit te kunnen beoordelen moet de COR uiterlijk op 25 augustus 2014 de Gateway review ontvangen, met daaraan toegevoegd een overzicht van de acties die tot op heden zijn of worden uitgevoerd. Toesturen kan met een beroep op geheimhoudingsplicht. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief. Conform mijn eerdere toezegging bied ik de COR de mogelijkheid om de Gateway Review vertrouwelijk in te zien. Na besluitvorming door het College zal de Gateway Review ook voor raadsleden vertrouwelijk ter inzage komen te liggen bij de Griffie. De genomen en nog te nemen acties naar aanleiding van de review worden daarbij eveneens inzichtelijk gemaakt. 2. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur indien de begroting structureel wordt opgesteld op basis van de feitelijke loonkosten. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief. Om een goed beeld van de organisatie te krijgen en te houden is er gezamenlijk behoefte aan financiële informatie die aansluit bij de werkelijke situatie. Ik kan u meedelen dat bij het opstellen van de begroting van de RVE s de feitelijke loonkosten als uitgangspunt genomen worden. Daarnaast is het uitgangspunt van het college dat de begroting van de nieuwe organisatie moet passen binnen het financiële kader van de huidige begroting. Overigens is het begrotingsrecht het primaat van de politiek. 3. De COR adviseert uitsluitend positief indien inzage wordt geboden in de begroting van de clusters, de RVE s en de stadsdelen en deze ter informatie (art. 31 WOR) worden voorgelegd aan de medezeggenschapsorganen. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief. Na besluitvorming door het College wordt de begroting van de gemeente openbaar gemaakt, ten behoeve van behandeling in de raadscommissies en gemeenteraad. De medezeggenschap heeft vanaf dat moment eveneens volledige inzage in de begroting. Zoals bij het vorige punt al opgemerkt is het begrotingsrecht het primaat van de politiek. 4. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien een werk- en baangarantie wordt gegeven in het geval binnen twee jaar nadat de huidige reorganisatie is aangevangen opnieuw wordt gereorganiseerd. Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan is het advies van de COR negatief. Ik lees in uw voorwaarde de zorg voor medewerkers. Deze zorg deel ik. U wilt voorkomen dat er na deze reorganisatie binnen twee jaar weer wordt gereorganiseerd, met eventuele boventalligheid of baanverlies tot gevolg. Het gaat u dus om medewerkers die in deze reorganisatie worden geplaatst, maar op enig moment in de komende twee jaren, als gevolg van latere reorganisaties in het kader van de doorontwikkeling of veranderende omstandigheden, boventallig kunnen worden.

3 3 Voor de huidige reorganisatie is de afspraak gemaakt dat er baangarantie is voor alle medewerkers in dienst van de Gemeente Amsterdam, met uitzondering van die domeinen waarin op basis een voorlopend besluit reeds een krimp van toepassing was (Domein C Krimp). Vooruitlopend op komende organisatieaanpassingen, waarin de medezeggenschap de rol zal krijgen die haar op grond van de WOR toekomt, kunnen wij een dergelijke baangarantie niet bieden. Ik wil benadrukken dat wij ons enorm inspannen om tijdens deze reorganisatie reorganisatieontslag te voorkomen. Meer daarover kunt u lezen bij het antwoord op voorwaarde acht. Ik stel naast bovenstaande vast dat deze voorwaarde geen betrekking heeft op de reorganisatie behorende bij de huidige fijnstructuur, maar op organisatieaanpassingen na deze reorganisatie, in het kader van de doorontwikkeling. Daarmee valt deze voorwaarde buiten het bereik van het besluit op de fijnstructuur, zoals dat in de adviesaanvraag is voorgelegd. 5. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien eerst de eigen medewerkers geplaatst worden. Pas als alle eigen medewerkers, d.w.z. medewerkers die bij de gemeente in dienst zijn, zijn geplaatst, kan er plaats zijn voor een extern ingehuurde medewerker. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief. Aan deze voorwaarde wordt voldaan. Tijdens de reorganisatie wordt, op grond van de NRGA, allereerst gekeken naar de plaatsing van medewerkers in vaste dienst van de gemeente en medewerkers die bij de gemeente een tijdelijke proeftijdaanstelling hebben. De nieuwe organisatie wordt daardoor primair ingevuld met eigen medewerkers. Pas na het versturen van de definitieve besluiten omtrent de plaatsing kan eventueel extern worden ingehuurd voor de dan bestaande vacatures, met inachtneming van de geldende regels en afspraken voor vacaturevervulling. 6. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien vóór 1 januari 2015 gekomen wordt tot een protocol inhuur en outsourcing waarin heldere criteria worden vastgelegd wanneer in te huren of uit te besteden en wanneer juist niet, inclusief de organisatie van het toezicht op de uitvoering van het protocol. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief; Graag betrek ik de COR bij de wijze waarop wij externe inhuur kunnen sturen en gericht kunnen inzetten. In lijn met mijn toezegging in de extra COR overlegvergadering van 18 augustus jl., zal er een protocol externe inhuur worden opgesteld. Voor de goede orde merk ik op dat tijdens de reorganisatie allereerst wordt gekeken naar de plaatsing van medewerkers in vaste dienst en proeftijders van de gemeente. In bijzondere situaties, waarin sprake is van piekbelasting of noodzaak tot het gebruik van specialistische expertise en inzet op tijdelijke projecten, zal echter gebruik van externe inhuur moeten worden gemaakt. Op dit moment wordt de regie op externe inhuur versterkt en worden instrumentaria ontwikkeld om controle op externe inhuur te houden. 7. De COR adviseert dan ook uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien de afspraak om in het najaar van 2014 een uitwerking van de cultuurverandering aan de COR voor te leggen wordt nagekomen en het plan hierover ter informatie en bespreking aan de medezeggenschap wordt aangeboden. Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan is het advies van de COR negatief. Cultuurverandering en nieuwe werkwijzen zijn essentieel voor de gewenste flexibele en resultaatgerichte organisatie. Ik ben het dan ook geheel met u eens dat het van groot belang is om, naast aandacht voor de structuur van de organisatie en voor de individuele ontwikkeling van medewerkers, ook expliciet en blijvend aandacht te besteden aan de cultuur van onze organisatie.

4 4 Een cultuurverandering van deze omvang is een continu proces van ontwikkeling om ervoor te zorgen dat we als één organisatie zo efficiënt en effectief mogelijk werken voor de stad. Het is een permanente dialoog door de hele organisatie heen (ook de medezeggenschapstafel) waarin we onze agenda en onze werkwijzen steeds zullen ijken aan het bestuurlijk kompas (de bestuurlijke inleiding) en de vijf werkzame principes. Graag nodig ik u uit voor een bijeenkomst in het najaar 2014, waar de verschillende programma s en initiatieven om de gewenste cultuuromslag te realiseren - ter informatie en bespreking - in een plan zullen worden gepresenteerd, zoals de prestatiedialoog, het programma permanent verbeteren en het introductieprogramma topmanagement. 8. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien gedwongen ontslagen worden voorkomen, ook tijdens de doorontwikkeling. Indien niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, luidt het advies van de COR negatief. Zet in op het voorkomen van boventalligheid, zowel in deze reorganisatie als in de doorontwikkeling door gebruikmaking van natuurlijk verloop, vermindering van externe inhuur, organisatie van vrijwillige mobiliteit, strategische personeelsplanning en flankerend personeelsbeleid; Het gezamenlijke uitgangspunt van de gemeente en de COR is om zoveel mogelijk gedwongen ontslagen te voorkomen. Er zijn meerdere mogelijkheden om dit te realiseren; door natuurlijk verloop, met strategische personeelsplanning, het stimuleren van mobiliteit en flexibiliteit en het terugdringen van externe inhuur. Daarnaast zal tijdens de plaatsing- en selectieperiode ook maximaal gekeken worden naar een goede inpassing (plaatsing) en mogelijkheden voor medewerkers. Omdat we gedwongen ontslagen zoveel mogelijk willen voorkomen, hebben de COR en ik, samen met de vakbonden, flankerend beleid ontwikkeld dat deze ambitie ondersteunt. Het mobiliteitscentrum is intussen gestart, uitstroomarrangementen worden toegepast, het matchingsproces is strakker en minder vrijblijvend georganiseerd en vacatures worden zeer terughoudend extern opengesteld. Zoals het er nu naar uitziet, zullen de gevolgen van de reorganisatie bovendien zeer beperkt zijn wat betreft gedwongen reorganisatieontslag. Op dit moment kan boventalligheid alleen ontstaan in het domein C Krimp. De geleverde informatie, ten behoeve van de advisering door de COR, is gebaseerd op de situatie per 1 april Per 1 augustus 2014 kunnen wij aangeven dat 94% van de medewerkers in dienst van de gemeente functievolger (functiecategorie 1) is. De overige 6% zal allereerst belangstelling gaan uiten op vacante functies binnen het reorganisatiedomein C en C Krimp. Indien binnen het eigen reorganisatie domein geen passende functie is kunnen zij stadsbreed reageren op vacante functies. Op dit moment zijn er meer functies dan medewerkers in vaste dienst of met een tijdelijke proeftijdaanstelling en is de kans zeer groot dat er een passende functie voor de medewerkers aanwezig is en een reorganisatie-ontslag kan worden voorkomen. Indien de COR dat wenst wil ik de - erg meevallende - cijfers die op het moment van besluitvorming bekend zijn over de te verwachten boventalligheid de COR delen. Toezeggen dat niemand wordt ontslagen na een actieve bemiddelingsperiode van twee jaar is echter niet wenselijk. Het verlenen van reorganisatie-ontslag in het onverhoopte geval dat het vinden van een passende andere functie niet slaagt, ligt besloten in de NRGA. De gedachte hierachter is dat het altijd mogelijk blijft dat voor een medewerker binnen de gemeente geen ander, passend werk meer kan worden gevonden. 9. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien voorafgaand aan de verzending van de plaatsingsbrieven helderheid aan de medewerkers wordt verschaft betreffende hun plek in het concern, ook wat betreft de teamindeling. Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, luidt het advies van de COR negatief. Direct leidinggevenden krijgen, zodra we de plaatsingsbrieven gaan versturen, drie werkdagen de tijd om voordat de plaatsingsbrieven op de deurmat liggen hun eigen medewerkers nauwkeurig te

5 5 informeren. Hiertoe krijgen zij de benodigde informatie. Op die manier kan iedere medewerker persoonlijk worden geïnformeerd over het (voorgenomen) besluit, voordat hij of zij de brief ontvangt. Het organisatieonderdeel en de afdeling waar geplaatste medewerkers zullen gaan werken, wordt ook in de (voorgenomen) plaatsingsbesluiten vermeld. Als het gaat om de indeling in een team, wil ik graag opmerken dat de nieuwe organisatie op onderdelen flexibeler zal zijn dan de huidige organisatie. Waar teams passend zijn zullen deze ontstaan. Op plaatsen waar dat niet nodig is of passend is zal er gewerkt worden met afdelingen. Een deel van de organisatie kent geen teams en een ander deel van de organisatie heeft (flexibele) teams. Het proces van teamvorming is voorafgaand aan de plaatsing nog niet overal afgerond. Vanzelfsprekend zal aan de medewerkers zodra dat mogelijk is duidelijkheid worden verschaft over de teamindeling. 10. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien dit functieboek uiterlijk voor de verzending van de definitieve plaatsingsbrieven wordt gepubliceerd. Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan is het advies van de COR negatief. Het huidige functieboek is reeds gepubliceerd en de uitwerking van de functieprofielen voor de nieuwe of sterk gewijzigde functies is aan de COR ter beschikking gesteld. Zodra de plaatsingsbrieven worden verstuurd zullen alle vacante functies per reorganisatiedomein inzichtelijk worden. De website waarop de informatie over de vacante functies te zien is, zal ook in de persoonlijke plaatsingsbrief worden vermeld. 11. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien de boventalligheid als gevolg van deze reorganisatie volledig wordt opgelost. Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan is het advies van de COR negatief. De rechten van de huidige boventalligen moeten geborgd zijn, in het bijzonder dat zij mogen solliciteren naar de vrijgekomen functies. Zoals u heeft kunnen lezen in onze reactie op voorwaarde 8 kunnen wij aangeven dat per 1 augustus % van de medewerkers in dienst van de gemeente functievolger (functiecategorie 1) is. De overige 6% zal allereerst belangstelling gaan uiten op vacante functies binnen het reorganisatiedomein C en C Krimp. Indien binnen het eigen reorganisatie domein geen passende functie is kunnen zij stadsbreed reageren op vacante functies. Op dit moment zijn er meer functies dan medewerkers in vaste dienst of met een tijdelijke proeftijdaanstelling en is de kans zeer groot dat er een passende functie voor de medewerkers aanwezig is en boventalligheid en eventueel reorganisatie-ontslag kunnen worden voorkomen. 12. De COR adviseert uitsluitend positief indien alle vacatures onmiddellijk worden opengesteld voor alle medewerkers en er derhalve geen beperkingen en/of andere voorwaarden gelden op basis van cluster en/of reorganisatiedomein. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief. De reorganisatie waarop de COR advies gevraagd is omvat de gehele organisatie. De daarbij horende reorganisatiedomeinen zijn stadsbreed en kennen geen beperkingen op basis van clusters of stadsdelen. De bij deze reorganisatie behorende reorganisatiedomeinen zijn bedoeld om een zo groot mogelijk aantal medewerkers snel zekerheid te geven over hun plaatsing. Indien deze reorganisatiedomeinen worden opgeheven zal een groot deel van de medewerkers langer in onzekerheid blijven. Dat vind ik niet wenselijk. Het is bovendien praktisch niet meer te realiseren om de reorganisatiedomeinen samen te voegen tot één domein, in de huidige fase van de voorbereiding van de reorganisatie. In de taskforce is ook gesproken over een stadsbrede ronde in de plaatsingsprocedure, om zoveel mogelijk medewerkers snel een kans te geven om belangstelling te uiten op vacante functies in andere domeinen dan hun eigen domein, na het afronden van de plaatsingen in de reorganisatiedomeinen A, B, C en C Krimp. Dit vergt nog een formele bekrachtiging door het college, die naar huidig inzicht leidt tot een NRGA-wijziging. Deze wijziging is momenteel in voorbereiding.

6 6 13. De COR adviseert dan ook uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur indien in het geval dat het takenpakket van een medewerker niet onverkort en onveranderd overgaat naar een RVE/cluster, het afspiegelingsbeginsel wordt toegepast. Ik hecht aan een toelichting op dit antwoord, omdat ik heb begrepen dat achter deze voorwaarde de zorg van de COR zit dat tijdens het plaatsingsproces een functiecategorie door een leidinggevende zomaar wordt aangepast van categorie 1 naar 2. Met nadruk merk ik op dat de functievergelijking en aan functies toegekende functiecategorieën zijn gebaseerd op de vaste regels hiervoor in het Sociaal Plan Amsterdam. De toedeling van functiecategorieën is onderdeel van een zorgvuldig proces en gebeurt niet lichtzinnig of willekeurig. In het geval dat na het plaatsingsbesluit de functiecategorie gewijzigd wordt, dan geldt dat het (niet-)plaatsingsbesluit met deze wijziging van de functiecategorie voor toetsing kan worden voorgelegd in bezwaar en beroep. U spreekt in uw voorwaarde over het afspiegelingsbeginsel. Het afspiegelingsbeginsel is slechts van toepassing is als er teveel medewerkers zijn, met een functiecategorie 1 (ongewijzigde of licht gewijzigde functie), voor het aantal beschikbare plaatsen in die functie in de nieuwe organisatie. Dan wordt aan de hand van genoemd afspiegelings-beginsel bepaald wie zijn of haar - hooguit licht gewijzigde - functie behoudt, en wie niet (zie artikel en NRGA). Voor zover de COR op deze situatie doelt, neem ik deze voorwaarde over. Ik merk echter op dat in deze reorganisatie die situatie niet voorkomt. Het is dus niet nodig het afspiegelingsbeginsel toe te passen. 14. De COR adviseert uitsluitend positief indien tegelijk met het definitief besluit over de fijnstructuur een voor elke ambtenaar toegankelijk draaiboek klaar ligt over het plaatsingsproces. Voor dit draaiboek formuleert de COR nog een viertal inhoudelijke voorwaarden, die hier kortheidshalve niet worden herhaald (blz. 29 in de Word-versie). Er zal duidelijke communicatie plaatsvinden aan alle medewerkers. Een Draaiboek Plaatsingsproces zal hier onderdeel van uitmaken. De werkwijze achter dit draaiboek wordt op dit moment in bijeenkomsten voor de leidinggevenden toegelicht. Zodra het plaatsingsproces start, zal dit aan de medewerkers beschikbaar worden gesteld. Aan de in het advies genoemde vier inhoudelijke voorwaarden is voldaan, voor zover dat mogelijk is: zo besprak ik bij punt 9 kort al de gewenste informatie over de teamindeling in de plaatsingsbrieven (vierde voorwaarde voor het draaiboek). De informatie over de teamindeling zal samen met meer praktische informatie beschikbaar komen voorafgaand aan de start van de nieuwe organisatie. Bij de tweede voorwaarde voor het draaiboek merk ik graag op dat in reorganisaties waarin er medewerkers zijn met functiecategorie 1 aan wie niet op voorhand een functie is toebedeeld, als gevolg van de toepassing van het afspiegelingsbeginsel, deze medewerkers hun belangstelling voor nog openstaande functies kenbaar mogen maken in de belangstellingsregistratie (zie artikel NRGA), net als medewerkers met functiecategorie 2. Zoals ik bij de vorige voorwaarde echter al opmerkte, doet deze situatie (toepassing afspiegelingsbeginsel) zich niet voor in deze reorganisatie. 15. Voorwaarde voor een positief advies ten aanzien van de fijnstructuur is dat duidelijk wordt gemaakt hoe de medezeggenschap bij voorkeursregistraties wordt betrokken. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief. De genoemde voorkeursregistratie gaat om de aansluiting bij individuele wensen van de medewerkers en is primair bedoeld voor praktische zaken. Binnen de nieuwe organisatie is op vele plekken behoefte om de inrichting van teams en soms ook de daarbij horende locatie zo dicht mogelijk op de wensen van de medewerkers te laten aansluiten. Daarvoor is het nodig om de voorkeuren (wensen) van medewerkers te weten. Dat kan door een persoonlijk gesprek, maar bij grote organisatieonderdelen kan dit ook via een digitale uitvraag. Naast de individuele wensen van de medewerkers zal gekeken worden naar een goede teamopbouw waarbij ook diversiteit een rol speelt.

7 7 Het gaat in geen geval om formele onderdelen van de plaatsing. In een overlegvergadering licht ik graag nogmaals toe waarom de gestelde voorwaarde buiten de reikwijdte van de ingediende adviesaanvraag valt. 16. Voorwaarde voor een positief advies ten aanzien van de fijnstructuur is dat de in hoofdstuk 10 van deel 1 van het COR-advies voorgestelde medezeggenschapsstructuur (COR GOR OR) integraal en onverkort wordt overgenomen. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief. Ik ga de komende maanden graag met de COR in gesprek over de uitwerking van de toekomstige medezeggenschapsstructuur. Hangende dit overleg kan de huidige structuur gehandhaafd blijven. U heeft uw visie op de nieuwe medezeggenschapsstructuur gegeven en gaat uit van OR en op alle niveaus: concern, cluster en RVE/stadsdelen. Alvorens de nieuwe structuur van de medezeggenschap te bepalen wil ik graag eerst met u in overleg over de uitgangspunten van de zeggenschap en medezeggenschap. Ik stel voor om de komende maanden onder deskundige leiding het gesprek over de nieuwe medezeggenschapsstructuur te voeren.

8 8 B. Algemeen: Adviezen 1. De COR adviseert duidelijke randvoorwaarden te creëren voor een goede samenwerking tussen de RVE s en centrale afspraken te maken over verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen cluster (RVE s) en de bestuurscommissies, alvorens de reorganisatieplannen te implementeren en na te denken over doorontwikkeling. Doorontwikkeling kan overigens pas plaatsvinden en worden geïmplementeerd nadat een nieuwe adviestraject is doorlopen, voor zover er sprake is van een belangrijke wijziging in de organisatie dan wel sprake is van een andere adviesplichtige situatie; Zorg voor duidelijkheid en consistentie inzake gebiedsgericht werken, samenwerking met de stadsdelen en resultaatverantwoordelijkheid per RVE; Na besluitvorming zal de nieuwe organisatie per 1 januari 2015 een feit zijn. Ter voorbereiding zijn de clusters / RVE's en stadsdeelorganisaties met een gezamenlijk commitment aan de slag gegaan om het gebiedsgericht werken en de dragende samenleving nader uit te werken. Hierbij vormt de uitwerking van een heldere taakverdeling de basis. Uitgangspunt is dat stadsdelen en clusters/rve s elkaar versterken. De samenwerking tussen stadsdelen en clusters/rve's organiseren we op organisatieniveau en niet op clusterniveau. Dat betekent dat wij generieke afspraken gaan maken over het samenspel tussen clusters en stadsdelen, inclusief afspraken over de wijze van escaleren. Hier zullen we de COR bij betrekken. De uitgangspunten uit het Bestuurlijk Kompas zijn daarvoor richtinggevend. Uiteraard betrekken wij u bij de doorontwikkeling indien er sprake is van advies- of instemmingsplichtige zaken die voortvloeien uit de Wet op de ondernemingsraden. 2. Ontwikkel tevoren spelregels hoe om te gaan met urgente, onvoorziene behoefte aan capaciteit en middelen bij projecten die afwijken van de door RVE s begrote capaciteit. De COR verwijst in dit verband naar zijn advies inzake de Stadsdelen; Het gebiedsgericht werken wordt binnen de gemeente Amsterdam als nieuwe vorm van werken ontwikkeld. Naast lijnsturing en programmasturing wordt gebiedssturing toegevoegd aan het gemeentelijk sturingsmodel om de opgave vanuit de gebieden in kaart te brengen en aan te pakken samen met Amsterdammers en partners van de gemeente. Er wordt met gebiedssturing een sturingscomponent toegevoegd aan de manier van werken van de gemeentelijke organisatie om zo de effectiviteit en uitvoeringskracht van de organisatie te vergroten. De inzet (capaciteit en middelen) van stadsdeelorganisaties en RVE s hangt af van wat er nodig is in een gebied en kan dus per gebied verschillen. Dat betekent dat de opdrachtgever/opdrachtnemersrol tussen stadsdeelorganisaties en RVE s niet in beton gegoten is. Ook de samenwerking met externe partners zal steeds verschillend zijn. In sommige gebieden hoeft de gemeente veel minder te doen omdat er een actieve bewonersgroep is die het groen onderhoudt of omdat er bijvoorbeeld veel mantelzorgers actief zijn. Uw advies om escalatiemodellen en spelregels te ontwikkelen om wrijving tussen de verschillende sturingsvormen te voorkomen neem ik mee in de uitwerking van het stedelijk programma gebiedsgericht werken. Het voorkomen van wrijving is daarbij geen doel op zich. Het gaat erom dat we leren de effectiefste keuze te maken om het gewenste resultaat te bereiken. Daarbij kan altijd sprake zijn van een botsing tussen verschillende perspectieven en belangen. De kunst is om een verstandige belangenafweging te maken om het beste resultaat voor Amsterdammers te realiseren. Om deze gebiedsgerichte manier van werken in de organisatie te implementeren worden in het kader van het stedelijk programma gebiedsgericht werken een aantal spelregels voor de nieuwe gemeentelijke organisatie ontwikkeld. Er is begin dit jaar een eenduidige gebiedsindeling vastgesteld en er komt een leermodule gebiedsmanagement. Er wordt een gebiedsdialoog ontwikkeld, dit is een prestatiedialoog over de inzet van de gemeente (stadsdelen en RVE s) en partners in de gebieden. De gebiedsmanager faciliteert deze gebiedsdialoog. Binnen het stedelijk programma gebiedsgericht werken lopen vier projecten waarmee het fundament voor gebiedsgericht werken in de organisatie wordt gelegd, project 1) het uitwerken van de gebiedscyclus, project 2) gebiedsgericht begroten, project 3) uniforme informatiehuishouding, project 4) gebiedssturing. Voor de start van de nieuwe organisatie is de gebiedssturing uitgewerkt. De gebiedscyclus is in april dit jaar al van start gegaan om

9 9 te oefenen met deze werkwijze. De gebiedsanalyses light en de gebiedsagenda s light zijn klaar. Bij de concernbegroting 2015 wordt een gebiedsparagraaf gemaakt. Parallel daaraan is gestart met het implementeren van de buurtbegroting voor de hele organisatie. Vanaf oktober dit jaar start de gebiedscyclus met een verbeterde versie van de gebiedsanalyses die in januari 2015 af zijn. Dan zal de gebiedscyclus gaan aansluiten bij de beleidscyclus en de P&C cyclus van de organisatie. 3. Definieer de samenwerking op basis van partnerschapsrelatie smart en geef duidelijk aan via welke mechanismes de vraag en het aanbod op elkaar worden afgestemd; De samenwerking rond bedrijfsvoering wordt opgebouwd met de kennis en inbreng van de collega's uit het primaire proces. Onderwerpen als werken in partnerschap en gedeconcentreerd werken komen daarbij aan de orde. Vooruitlopend op de situatie in januari 2015 worden enkele pilots georganiseerd; een pilot bij Stadsdeel Centrum wordt momenteel voorbereid. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de ervaringen uit TransFM en ICT Centraal. Daarnaast is er een intranetsite geopend om de dialoog over gedeconcentreerd werken aan te gaan. Het proces omtrent aansturing hiërarchisch en functioneel leidinggevenden wordt momenteel uitgewerkt. Uiteraard wordt de COR betrokken bij bovengenoemd proces. 4. De COR adviseert om heldere evaluatieafspraken te maken en deze in de medezeggenschapskalender op te nemen. Daarin moet niet alleen naar het proces worden gekeken, maar bovenal of de beoogde doelstellingen ook worden gehaald; De doorlooptijd van de organisatieontwikkeling is tot en met In de tweede helft van 2016 wil ik een onafhankelijke evaluatie van de organisatieontwikkeling uit laten voeren. In het eerste kwartaal van 2015 zal gestart worden met het voorbereiden van deze evaluatie, onder meer door het ontwikkelen van een toetsingskader met indicatoren waarmee het slagen van de organisatieontwikkeling gemeten kan worden. Het toetsingskader en de opzet van de evaluatie zullen in samenspraak met de COR ontwikkeld worden. De COR kan de in het advies op de fijnstructuur gedane suggesties voor evaluatiecriteria dan inbrengen. In de evaluatie zullen het proces van de organisatieontwikkeling, maar vooral ook de beoogde doelen / effecten van de organisatieontwikkeling, centraal staan. De evaluatie zal in de medezeggenschapskalender opgenomen worden. Ik wil voorstellen om daarnaast in overleg met de COR halfjaarlijks te komen tot een lijst met knelpunten die we snel op kunnen pakken en weg kunnen werken. Tijdens de reguliere OVbijeenkomsten kan de COR ook tussentijds zorgpunten aangeven. 5. Definieer voorafgaand aan evaluaties succesfactoren in overleg met de medezeggenschap; Zie mijn antwoord bij punt 4. Graag verneem ik van de COR welke succesfactoren hij bij de evaluatie wil betrekken. 6. De prestatie-indicatoren moeten elk jaar geëvalueerd worden in het kader van de planning& controlcyclus. De resultaten worden teruggekoppeld naar de medezeggenschap; Uiteraard zal deze reorganisatie net als andere reorganisaties worden geëvalueerd. In de P&C cyclus zijn evaluatie- en prestatie-indicatoren ingebouwd. Deze cyclus vindt elk jaar plaats. Wij zullen de resultaten aan de COR terugkoppelen. Indien prestatie-indicatoren geactualiseerd moeten worden zal dit plaatsvinden. 7. Voer twee jaar na de start van de nieuwe organisatie een evaluatieonderzoek uit, gericht op de vraag of de nieuwe organisatiestructuur goed werkt en of organisatorische aanpassingen nodig zijn. Daarnaast zijn tussenevaluaties nodig op kortere termijn om knelpunten te signaleren, resulterend in concrete actielijsten. Ook deze evaluaties worden teruggekoppeld naar de medezeggenschap.

10 10 Zoals ik in mijn antwoord op advies 4 heb aangegeven zullen we de reorganisatie evalueren. 8. Breng voor de ingangsdatum van de nieuwe organisatiestructuur samen met de medewerkers de risico s in beeld, betrek hen bij het bedenken van oplossingen en deel deze schriftelijk met de COR; Risico s t.a.v. de organisatieontwikkeling worden op diverse wijzen geïnventariseerd. In januari is er een Gateway Review uitgevoerd. Daarnaast is het programma Organisatieontwikkeling opgenomen in de regeling risicovolle projecten. Twee maal per jaar wordt over de risico s en getroffen beheersmaatregelen gerapporteerd aan het college. Graag betrek ik de COR bij het in beeld brengen van risico s. Daarnaast is elke RVE-manager verantwoordelijk voor het inzichtelijk maken van risico s voor zijn / haar eigen organisatieonderdeel en hierover verantwoording af te leggen in de reguliere P&Cproducten. De RVE-managers zullen medewerkers hierbij betrekken. 9. Leg voor de ingangsdatum van de nieuwe organisatie vast met welke frequentie het cluster rapporteert aan het gemeentelijk managementteam, werk ook de overige stappen in de rapportagecyclus uit en geef daarvan de frequentie aan; Jaarlijks vindt door middel van P&C, maar ook in de beoordelingsgesprekken van directeuren B&O, stadsdeelsecretarissen en RVE managers een gesprek plaats over de voortgang en ontwikkeling van de nieuwe organisatie. Maandelijks gaan stedelijk directeuren met de RVE managers om de tafel om de voortgang te bespreken. 10. Betrek bij de verdere uitwerking van de bezuinigingsopgave de medezeggenschap, zoals overeengekomen in het convenant d.d. 1 juli Uiteraard betrek ik u de komende periode bij ontwikkelingen die voortvloeien uit de bezuinigingsopgave. Tevens zal ik u informeren over de uitwerking van de bezuinigingsopgave. 11. Houd de eerste jaren na ingangsdatum van de nieuwe organisatie jaarlijks een medewerkerstevredenheidsonderzoek en voer een nulmeting uit bij de start van de nieuwe organisatie; Ik onderschrijf het belang van een 0-meting na de start van de nieuwe organisatie. De gemeente Amsterdam heeft in dit kader de samenwerking binnen de G4 gezocht om gezamenlijk een Medewerkerswaarderingonderzoek (MWO) uit te voeren in het voorjaar van We onderschrijven het belang om frequent vinger aan de pols te houden om de ontwikkelingen in medewerkerswaardering te kunnen volgen en stappen te zetten die de waardering kunnen verhogen. 12. Voeg de richtlijn die bedoeld is voor risicomanagement toe aan het reorganisatieplan, zodat voor iedereen duidelijk is welk document als norm wordt gehanteerd; Risicomanagement is een vast agendapunt voor het College en het GMT. Hierover worden separaat afspraken gemaakt. Ik deel de wens van de COR om de normen ten aanzien van Risicomanagement helder en eenduidig te hanteren. 13. Betrek bij de verdere uitwerking van de nog openstaande bezuinigingsopgave opgave de medezeggenschap, zoals overeengekomen in het convenant d.d. 1 juli 2014; Zie mijn antwoord bij punt 10.

11 Zorg voor opleiding en coaching van medewerkers en leidinggevenden voor deze nieuwe manier van werken en evalueer de uitkomsten binnen een termijn van een jaar na de ingangsdatum van de nieuwe organisatie; Ik ben het met u eens dat medewerkers en leidinggevenden in staat moeten worden gesteld om aan nieuwe verwachtingen te voldoen. De Amsterdamse School is deze zomer van start gegaan. Wij zullen het thema opleiding betrekken bij het medewerkerswaarderingsonderzoek (MWO) om zo de ontwikkelingen te monitoren en te evalueren. 15. De COR adviseert er op toe te zien dat er ruimte is voor vernieuwing en kwaliteitsverbetering van het management, zodat (nieuwe) leidinggevenden kunnen bijdragen aan de noodzakelijke cultuurverandering. De COR adviseert om samen met de medezeggenschap een toetsingsinstrumentarium op te stellen voor deze ambities; Bij de selectie van (nieuwe) leidinggevenden worden de gewenste vaardigheden en criteria (zoals verwoord in de vijf principes, resultaatgerichtheid, samenwerken en vakinhoud) net als bij het topmanagement direct meegenomen in de selectieprocedure. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een aantal instrumenten zoals de competentieprofielen en eventueel assessments. Zie verder mijn antwoord bij punt Bespreek de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de diverse lagen en leidinggevenden nog een keer met de medezeggenschap. Hiërarchische en functionele bevoegdheden moeten volstrekt duidelijk zijn, dit om onder andere de synergie te optimaliseren; De verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen gemeentesecretaris/algemeen directeur, de clusterdirecteuren en RVE-managers wordt op basis van het Bestuurlijk Kompas in opdracht van het College van B&W in een algemeen en bijzonder mandaatbesluit uitgewerkt. Het voorgenomen mandaatbesluit wordt met de COR besproken. Er is zeker aandacht voor een heldere verdeling tussen hiërarchische en functionele bevoegdheden. Hier wordt ook samen met medewerkers op de werkvloer aan gewerkt. Ik stel voor om dit onderwerp voor een van de overlegvergaderingen te agenderen. 17. Vul de medezeggenschapskalender zo spoedig mogelijk concreet in, doch uiterlijk 31 december 2014; Graag ga ik binnenkort met u in overleg om tot een bruikbare medezeggenschapskalender te komen. Laten wij er samen voor zorgen een goede medezeggenschapskalender op te stellen voor 31 december Bij het vormgeven van deze ICT- IV governance (bestuurlijke afspraken) wil de medezeggenschap geïnformeerd en betrokken worden. In dit advies kan de COR hier geen uitspraken over doen omdat op de peildatum van dit advies de benodigde informatie nog niet beschikbaar was voor de COR. Hetzelfde geldt voor het Archief- en DocumentBeheer (IDM). De COR verwacht hiervoor op korte termijn een adviesaanvraag. De Informatie functie zal nog nader worden uitgewerkt en ter advisering aan de COR worden voorgelegd. Hiervoor wordt op dit moment een notitie uitgewerkt. 19. De COR adviseert dat er afspraken worden gemaakt over de intergemeentelijke preferred suplliers. Het uitgangspunt zoals hierboven genoemd zal ook moeten worden opgenomen in het nog overeen te komen inhuurprotocol met de COR. Zonder een concrete toezegging inzake een dergelijk protocol adviseert de COR negatief ten aanzien van de fijnstructuur;

12 12 De gemeente werkt als één organisatie, dus we maken in beginsel maximaal gebruik van de eigen mensen. Wanneer we capaciteit (kennis, kunde) niet in huis hebben wordt deze ingekocht buiten de deur door de lead buyer. Hiermee werken wij uniform en leggen de verantwoordelijkheid bij de deskundige neer. Zoals bij de beantwoording van de voorwaarden is toegezegd wordt een protocol externe inhuur opgesteld. Hierin zal bovengenoemd uitgangspunt worden opgenomen. 20. Maak duidelijk afspraken wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en opleiding van de BHV medewerkers en borg deze verantwoordelijkheid binnen het cluster. Borg dat er altijd voldoende BHV ers aanwezig zijn in de verschillende gebouwen (rekeninghouden met bijv. roostering); Ik deel uw belang voor een goede zorg voor BHV en ARBO medewerkers. ARBO en BHV medewerkers vallen onder de RVE Personeel- en Organisatieadvies. De RVE Personeel- en organisatieadvies en het Facilitair Bureau zijn verantwoordelijk voor de organisatie en aanwezigheid van ARBO-medewerkers en BHV-ers in de verschillende gebouwen. Na plaatsing hebben wij inzicht in de aanwezigheid van deze rollen per gebouw en RVE. Als blijkt dat dit om extra scholing vraagt van medewerkers, zullen wij hier uiteraard zorg voor dragen. 21. De COR adviseert om een plan te maken voor de ARBO zorg in de transitiefase en de eindfase en dit voor te leggen aan de medezeggenschap. De COR adviseert om ten aanzien van de ARBO een uniform zorgsysteem in te richten voor het cluster, waarop maatwerk per RVE aan moet sluiten. Dit proces wordt ingericht samen met alle stakeholders en een instemmingsaanvraag wordt voorgelegd aan de COR. Aanvullend ARBO-beleid of een nadere uitwerking van de wettelijke kaders kent instemmingsrecht van de medezeggenschap. Omdat ARBO direct medewerkers raakt, zal de gemeente ook in de nieuwe situatie actief en dankbaar gebruik maken van ideeën en adviezen van medewerkers zelf en de medezeggenschap hierover. Tot de transitiedatum is ARBO de verantwoordelijkheid van het huidige management, daarna van het nieuwe management. Pas in die nieuwe situatie kan beoordeeld worden of en zo ja welk aanvullend beleid noodzakelijk is. Bij de RVE Personeel- en Organisatieadvies zal dit worden opgepakt. Daar zijn nu al initiatieven voor. Uitgangspunt voor de transitie is verder dat medewerkers die speciale rollen hebben in relatie tot ARBO, zoals BHV-ers en vertrouwenspersonen, deze rollen gewoon blijven uitvoeren. Deze rollen hoeven niet persé beperkt te blijven tot één RVE. Bijvoorbeeld voor de rol vertrouwenspersoon is het juist beter RVE overstijgend te werken. Dat gebeurt nu ook al tussen diensten. 22. De COR adviseert om afzonderlijke RI&E s aan elkaar koppelen en actief aan de slag gaan met de gesignaleerde risico s. (Plan van aanpak behoeft instemming van de medezeggenschap); Pas in die nieuwe situatie kan beoordeeld worden of en zo ja welk aanvullend beleid noodzakelijk is. Daarbij zullen bestaande RI&E s zo nodig worden samengevoegd of nieuwe worden georganiseerd. U wordt betrokken in de doorontwikkeling ervan. 23. Adviezen inzake agressie, geweld en ongewenst gedrag: Hanteer een uniforme manier van melden, analyseren en beheren van Agressie en Geweld; Zorg in overleg met de decentrale medezeggenschap voor de juiste uitvoering van het beleid op gebied van seksuele intimidatie, agressie & geweld, pesten en discriminatie (PsychoSociale arbeidsbelasting, Arbeidsomstandigheden); Zorg voor voldoende preventiemedewerkers en vertrouwenspersonen per RVE; Het Agressie en geweld beleid, zoals dat nu centraal is geformuleerd, blijft bestaan en zal door het nieuwe management worden uitgedragen.

13 13 Het advies ten aanzien van de uniforme manier van melden, analyseren en beheren van agressie en geweldsvoorvallen spreekt aan en wordt overgenomen. Bij de RVE Personeel- en Organisatieadvies zal dit worden opgepakt. Daar zijn nu al initiatieven voor. Overigens werken vertrouwenspersonen RVE overstijgend. 24. Besteed veel meer aandacht aan de relatie (driehoek) tussen Strategische Personeelsplanning / Amsterdamse School / Mobiliteitscentrum zowel op centraal niveau als op clusterniveau en geef dit een duidelijke plek. Werk dit uit in overleg met de medezeggenschap. Een en ander moet gezamenlijk vorm worden gegeven en niet van bovenaf worden opgelegd. Dit zijn belangrijke punten voor de doorontwikkeling; Dat deel ik met u. De ontwikkeling van strategische personeelsplanning, de Amsterdamse School en het Mobiliteitscentrum hangen nauw met elkaar samen en worden dan ook in samenhang ontwikkeld onder regie van de RVE Personeel- en Organisatieadvies. Een van de uitgangspunten van de RVE Personeel- en Organisatieadvies is juist dat hierin alle P&O medewerkers gezamenlijk werken aan de ontwikkeling en uitvoering van het P-beleid. 25. Communiceer personele zaken omtrent de transitie helder en tijdig naar de medewerkers. (b.v. servicehuis, vakantie uren, ziekteverzuim). De COR adviseert om de medezeggenschap hierbij te betrekken; Dit zullen wij zeker doen. Juist door de vorming van een RVE P&O bestaat beter dan voorheen de mogelijkheid om afspraken over deze onderwerpen voor de gehele organisatie te maken. Dat is ook vanzelfsprekend, omdat we één werkgever zijn en omdat alle medewerkers in algemene dienst zijn. Bestaand beleid wordt gecontinueerd en consequenter en eenduidig uitgevoerd. De nieuwe organisatie is daar ook beter op ingericht. Beleidscapaciteit, uitvoering van beleid en advisering daarover zijn straks allemaal geconcentreerd bij de RVE P&O. Nieuwe initiatieven kunnen beter worden opgepakt en gerealiseerd. Overigens is de gemeente van mening dat goed beleid betekent: doen wat we afspreken en het management daar op aanspreken. De COR is vanzelfsprekend de medezeggenschapspartner voor P-beleid. 26. Start onmiddellijk na de startdatum van de nieuwe organisatie met het Leerhuis; Het leren wordt georganiseerd vanuit de Amsterdamse School. De positieve ervaring van het leerhuis wordt hierin meegenomen. 27. Stel iedere medewerker in staat om binnen een redelijke termijn te voldoen aan het nieuwe functieprofiel en de bijbehorende competenties. Een schouw in de beginsituatie is hiervoor een bruikbaar startpunt. Wij delen uw advies. Vanaf de oprichting van de RVE Personeel- en Organisatieadvies zal dit nader worden uitgewerkt. 28. Het is dienstig de aansturing van de gedeconcentreerde medewerkers en het onderhoud van het P-dossier, m.n. de FBO-cyclus, binnen een jaar te evalueren; Wij stellen voor dit mee te nemen als één van de indicatoren voor de evaluatie. 29. Bied de COR uiterlijk op 1 oktober een instemmingsverzoek aan voor de stedelijke klachtenregeling, zodat de COR vóór aanvang van de nieuwe organisatie hierover overeenstemming met u kan bereiken; U ontvangt uiterlijk voor 1 oktober een instemmingsverzoek voor de stedelijke klachtenregeling.

14 De COR adviseert om extra zorgvuldig om te gaan met zienswijzen van medewerkers in het B-spoor; Alle zienswijzen zullen zorgvuldig behandeld worden via een vaste werkwijze. Dit geldt natuurlijk ook voor de medewerkers in Spoor B. 31. De COR adviseert om medewerkers alsnog in hun teams te plaatsen tijdens dit reorganisatieproces of speciale afspraken te maken over de plaatsing in teams, zodat de rol van de medezeggenschap daarbij en te hanteren zienswijze- en bezwaarprocedure worden geborgd; Daar waar er gewerkt gaat worden met teams zullen medewerkers vooraf aan de start van de nieuwe organisatie geïnformeerd worden over de teamindeling. In een groot aantal afdelingen zal samen met de medewerkers en de (nieuwe) leidinggevende gekeken worden naar een goede teamindeling. De indeling in teams is geen onderdeel van de formele plaatsing. 32. Voor de plaatsing van afdelingsmanagers en/of teamleiders (3e niveau) moet het principe mens volgt werk toegepast worden, conform het Sociaal Plan Amsterdam; Tijdens de gehele reorganisatie wordt het principe mens volgt werk toegepast. Alleen daar waar het werk sterk wijzigt en daardoor de functie sterk wijzigt of vervalt, ontstaan er grotere veranderingen voor medewerkers. 33. De COR dringt aan op een ruimhartig beleid om medewerkers die al jarenlang in detachering ander werk doen desgewenst de kans te bieden om dit voort te zetten; Als een medewerker elders is gedetacheerd vormt zijn oorspronkelijke functie zijn uitgangspositie. Tijdelijke rollen/functies kunnen niet de basis vormen voor een juridisch toetsbare plaatsingsprocedure. Dit lijkt enigszins strijdig met het uitgangspunt dat het sociaal plan hanteert (de inhoud van het werk is bepalend), maar dat benadrukt juist dat de formele positie (generieke functie/niveau) in overeenstemming gebracht moet worden met de actuele feitelijke structurele werksituatie. Bij een detachering is het uitgangspunt dat sprake is van een aantoonbaar tijdelijk karakter. In dat geval wordt de formele functie dus niet aangepast aan de (tijdelijke) actualiteit, en blijft de bestaande formele positie de uitgangssituatie voor plaatsing bij reorganisatie. Het medewerkers zelf laten kiezen is in ieder geval geen optie. Waar mogelijk zal het advies van de COR meegenomen worden met respect voor de correcte juridische procedures. Voor detacheringen geldt hetzelfde als bij waarnemingen: Alleen als uit de concrete feiten en omstandigheden blijkt dat het feitelijk niet meer een detachering is, en verzuimd is een overplaatsingsbesluit te nemen, is dit anders. 34. Corrigeer op korte termijn, maar uiterlijk binnen een jaar na de ingangsdatum van de nieuwe organisatie, ongerechtvaardigde inschalingsverschillen bij functies die in de WORDT-situatie als gelijk worden beschouwd, maar in de WAS-situatie uiteenlopend worden benoemd en beloond omdat ze bij verschillende organisaties worden uitgevoerd. Indien er ongerechtvaardigde inschalingsverschillen bestaan nadat het plaatsingsproces is uitgevoerd zal nader worden bepaald of onderzoek noodzakelijk is. Het nemen van een beslissing hierover valt overigens buiten de scope van de adviesaanvraag.

15 15 C. Specifieke adviezen op organisatieonderdelen CLUSTER SOCIAAL RVE INKOMEN Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Inkomen indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. Pas het inrichtingsmodel van de Afdeling Handhaving Werk en Inkomen aan conform het alternatieve plan d.d. 17 juni van de medewerkers afdeling Handhaving. Dit houdt in dat gebiedsgerichte teams worden ingesteld in plaats van doelgroepgerichte teams. Dit leidt tot lagere kosten wegens minder verplaatsingen, is flexibeler bij fluctuaties in de vraag en voorkomt dat door specialisatie de functie van handhaver wordt uitgehold. (Het alternatieve plan is als bijlage in het deeladvies van cluster Sociaal opgenomen); De uitgangspunten van het alternatieve plan/inrichtingsmodel zijn dezelfde als die in het originele plan. De vertaling hiervan in een afdelingsstructuur is verschillend. Wij zijn van mening dat structuren niet in beton moeten worden gegoten, maar flexibiliteit moeten bieden om tot de beste resultaten te komen. Wij hebben gekozen voor en houden vast aan een doelgroep inrichting van de afdeling Handhaving Werk en Inkomen. Met deze inrichting sluiten we aan bij het inrichtingsprincipe dat ook bepalend is geweest voor de inrichting van de afdelingen met klantmanagers en de teams met inkomensconsulenten. Om goede resultaten te behalen op het domein Werk en Inkomen (door de RVE s Inkomen, Werk en Participatie), moeten klantmanagers, inkomensconsulenten en handhavers intensief samenwerken. Een gelijksoortige inrichting van de afdelingen en teams versterkt en vereenvoudigt ook de samenwerking tussen teams en afdelingen. Daarnaast biedt deze indeling wat ons betreft de meest optimale balans tussen generiekheid van de functie en professionele ontwikkeling door meer te specialiseren. Dit betekent echter dat de handhavers ook regelmatig wijkgericht (bijvoorbeeld de handhavers verbonden aan de afdeling activering) of gericht op specifieke groepen (die de doelgroepen doorkruizen, bijv alleenstaande moeders of mensen met mogelijk bezit in het buitenland), zullen werken. In gesprekken met medewerkers van de afdeling Handhaving en de COR hebben we ook aangegeven dat als het werk daarom vraagt altijd ruimte moet zijn om in te spelen op gebiedsgerichte issues. Voor het effectief handhaven van fraude is het belangrijk om dit klant specifiek te doen. Fraude houdt zich niet aan gebiedsgrenzen, controle richt zich altijd op klanten. Hoe je controleert en handhaaft is meer klantspecifiek dan gebiedsspecifiek. Na definitieve besluitvorming zullen wij met de medewerkers van de nieuwe afdeling Handhaving Werk en Inkomen verder werken aan werkwijze in de teams. 2. Het wijzigen en uitsplitsen van takenpakketten mag niet leiden tot uitholling van de functie van inkomensconsulent. De COR wil concreet zien dat het takenpakket inhoudelijk vergelijkbaar blijft. Wij zijn van mening dat er geen sprake is van uitholling van de functie van inkomensconsulent (en handhavingsspecialist (zie ook voorwaarde 1). Zowel de functie van handhavingsspecialist als die van inkomensconsulent blijven generiek. Elke medewerker moet alle werkzaamheden kunnen uitvoeren. Mensen krijgen de kans zich in de verschillende teams gedurende een bepaalde tijd te ontwikkelen op een aantal specifieke taken voor specifieke doelgroepen. Ons beeld is dat hierdoor geen specialistische functies gaan ontstaan, maar dat er een generiek functieprofiel overeind blijft met een breed takenpakket en ruimte om je te ontwikkelen in specifieke rollen. De keuze voor een team is niet voor het leven. Wij hechten veel waarde aan leren. Dit betekent ook dat medewerkers in overleg met hun managers afspraken maken over hun professionele ontwikkeling.

16 16 3. In de WAS WORDT lijst 4.0 is de teamindeling van de afdeling Handhaving niet zichtbaar. Dit zal in het definitieve reorganisatieplan alsnog moeten gebeuren voordat tot uitvoering wordt overgegaan. Voorafgaand aan de start van de nieuwe organisatie zal duidelijk zijn hoe de teamindeling vorm krijgt. Deze teamindeling is geen onderdeel van het reorganisatieplan en de plaatsingsbrieven. Zie hiervoor ook mijn reactie in het algemene deel. 4. Voor alle afdelingen dienen de werkprocessen regelmatig geëvalueerd te worden, omdat knelpunten worden verwacht bij de inkomensconsulenten en bij de handhavers. De medezeggenschap (de raad die het dichtst bij de RVE Inkomen staat) dient hierbij betrokken te worden. Uiteraard zullen we de processen, ketens en samenwerking regelmatig evalueren en waar nodig samen met de medewerkers bijstellen. Wij zullen de medezeggenschap hierbij betrekken. 5. De functie-inhoud van de teamassistent mag niet worden uitgehold, hetgeen in ieder geval inhoudt dat de combinatie van scanwerk en ondersteunende taken behouden moet blijven om te zorgen dat het werk niet eentonig wordt. De teamassistenten en administratief medewerkers bieden administratieve ondersteuning aan ten behoeve van de teams. We brengen hen nu onder in de afdeling inkomensvoorziening. In deze afdeling komen de nu bestaande verschillende uitvoeringspraktijken (5 werkpleinen immers) samen. Samen met medewerkers gaan we vorm geven aan een meer uniforme werkwijze op terrein van postverwerking, scannen, werk verdelen en teamondersteuning. Wij zijn daarom van mening dat er geen sprake is van uitholling van de functie van teamassistent. De COR heeft een goed punt als het gaat om het onderzoeken van de impact van de verder gaande digitalisering met name op de functies teamassistent en administratief medewerker. N.a.v. de zorg van de COR zullen we dit eind 2015 samen met de COR onderzoeken. Adviezen 1. Aan de hand van een voorkeurregistratie is een voorgenomen teamindeling tot stand gekomen. De locaties waar de werkzaamheden zullen worden verricht zijn nog niet bekend. De COR adviseert de mogelijkheid open te houden om op het moment dat de locaties wél bekend, de medewerkers de gelegenheid te bieden om hun voorkeur aan te passen. Daarna kan een definitieve plaatsen plaatsvinden. De afdeling Inkomensvoorziening wordt in zijn geheel gehuisvest in een gemeentelijke locatie in Amsterdam Zuidoost. Deze locatie is tijdelijk ter overbrugging naar een eindsituatie die we in 2017 hopen te bereiken (vermoedelijke huisvesting in Triade). De huisvesting / locatie en de teamindeling is gemeentebreed geen criterium dat wordt meegenomen in de aanstelling, benoeming, plaatsing van medewerkers. Bij de plaatsing van medewerkers in de teams van Inkomensvoorziening speelt de locatie ook geen rol. Alle medewerkers van de afdeling Inkomensvoorziening zijn gehuisvest in Amsterdam Zuidoost. Wij beseffen dat verhuizingen van medewerkers impact hebben op bijvoorbeeld woon-werk verkeer etc. Uiteraard kan er altijd gekeken worden naar maatwerkoplossingen door medewerker en teammanager. 2. Stel een Plan van Aanpak op met betrekking tot de jongeren- en jongerenbegeleidingsproblematiek, zodat deze op een minder versnipperde wijze binnen het cluster Sociaal kan worden belegd. Naast de RVE Inkomen hebben ook de RVE s Werk en OJZ een belangrijke rol bij het begeleiden van jongeren (inkomen/voorkomen van uitval school/naar werk etc). Het is belangrijk dat er binnen het

17 17 cluster goed naar dit proces en een optimale samenwerking tussen de verschillende afdelingen gekeken wordt om zo het beste resultaat voor de jongeren te realiseren. Het feit dat meerdere RVE s/afdelingen betrokkenheid hebben bij jongeren wil niet perse zeggen dat het ook anders uitgevoerd hoeft te worden. We hebben dit proces benoemd als een keten met belangrijke taken/verantwoordelijkheden. Geconstateerd is inderdaad ook dat er mogelijk overlap bestaat tussen de werkzaamheden van de mensen bij de afdelingen Werk en Re-integratie en Werk en opleiding Jongeren (in de RVE Werk). In september wordt daarom een leantraject gestart om de taken naast elkaar te houden en te komen tot een efficiënt werkproces. 3. Stel op korte termijn een onderzoek in naar de inschaling van de medewerkers van de afdeling handhaving. De COR heeft vernomen dat de indruk bestaat, dat deze medewerkers anders zijn ingeschaald dan medewerkers van andere RVE s die hetzelfde, dan wel vergelijkbaar werk doen. De COR wordt graag op de hoogte gehouden van de uitkomsten van het onderzoek. Ook verneemt de COR graag wanneer dit onderzoek zal plaatsvinden. Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. 4. Richt op korte termijn de werkprocessen van de RVE s in en maak heldere afspraken over de samenwerking tussen de RVE s en de afdelingen daarbinnen. Dit advies nemen we over. Voor de werkprocessen die veranderen geldt dat deze, samen met medewerkers, zullen worden besproken en ingericht (overigens niet alle werkprocessen zullen veranderen), dit geldt zeker ook voor de processen tussen verschillende afdelingen en RVEs. 5. Wat betreft de afdeling Doelgroepen adviseert de COR om nader te onderzoeken hoe deze afdeling goed gepositioneerd kan worden in het cluster Sociaal, rekening houdend met de vele dwarsverbanden met andere RVE s. Graag zien we dit in een plan van aanpak terug. Dit advies nemen we over. Het klopt dat bijzondere doelgroepen met verschillende afdelingen binnen het cluster sociaal samenhang heeft. Positionering bij de RVE participatie zou ook kunnen. Behalve het screeningsloket, dit heeft een nauwe samenhang met inkomensvoorziening en wordt daarbinnen ook gepositioneerd. Op advies van de COR zal mogelijke positionering bij de RVE Activering (en de relatie tot de RVE OJZ en de RVE Wonen (cluster R&E)) in 2015 worden onderzocht. 6. Breng zo spoedig mogelijk in kaart of er personele gevolgen te verwachten zijn door de invoering van de Participatiewet. De impact en consequenties van de invoering van de Participatiewet zijn door DWI al in kaart gebracht. We zullen de COR hier op korte termijn over informeren. De invoering van de Participatiewet levert voor Werk, Inkomen en Participatie levert overigens vooralsnog geen organisatorische wijzigingen op. Wel wordt er in de volgende implementatiefase nog eens goed gekeken naar koppelingen en doorontwikkelingen die de 3d s vragen, en die nieuwe dwarsverbanden op clusterniveau vragen. 7. Onderzoek of Terugvordering en Verhaal ingebed kan worden in het op te richten incassobureau FIBA als de vorming van FIBA wordt doorgezet. Recent is de financiële validatie voor FIBA opgeleverd. In het najaar van 2014 wordt de besluitvorming hierover afgerond. Hierbij is de vraag: hoe omvangrijk zijn de te behalen financiële baten? Daarna zijn vervolgstappen met organisatorische keuzen aan de orde waarbij ook de organisatorische vraagstukken aan de orde komen. Op zijn vroegst zal in deze fase gekeken worden naar de positionering van Terugvordering en Verhaal. Wij zullen de COR hierover informeren.

18 18 RVE WERK Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Inkomen indien aan de volgende voorwaarde wordt voldaan: 1. De teamindelingen dienen zichtbaar te worden gemaakt in de organogrammen en in de WAS- WORD-lijsten. Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. 2. De functie-inhoud van de klantmanager mag niet worden uitgehold. Dat betekent, dat in ieder geval de intake behouden moeten blijven of daarvoor in de plaats waarborgen moeten komen, dat de klantmanager voldoende betrokken wordt bij de instroom. Elke klantmanager moet alle werkzaamheden kunnen uitvoeren. Mensen krijgen echter de kans zich in de verschillende teams gedurende een bepaalde tijd wat meer te ontwikkelen op een aantal specifieke taken voor specifieke doelgroepen. Ons beeld is dat er een generiek functieprofiel overeind blijft met een breed takenpakket en ruimte om je als medewerker te ontwikkelen in specifieke rollen. Wij zijn van mening dat er geen sprake is van uitholling van de functie van klantmanager. Wij hechten veel waarde aan continue leren en ontwikkelen. Dit betekent ook dat medewerkers in overleg met hun managers afspraken maken over hun professionele ontwikkeling en vanuit welk team dit het beste kan plaatsvinden. Het takenpakket blijft vooralsnog hetzelfde. Ondanks het feit dat de klantmanagers zich gaan richten op een specifieke klantengroep (trede 4, 3 of 1/2) en er klantmanagers zich in de afdeling Intake specifiek gaan richten op de nieuwe klanten zal de functie van klantmanager generiek blijven. Alle klantmanagers richten zich op de beoordeling van doelmatigheid", ze zijn continu bezig vast te stellen wat er nodig is om een klant zo snel mogelijk aan het werk, participeren te krijgen. Voor de specifieke taak m.b.t. instroom (afdeling intake) geldt dat de klantmanagers in de afdeling intake zich specifiek richten op de nieuwe instroom van klanten en diagnose maakt met behulp van diverse instrumenten om vervolgens de klant over te dragen aan de juiste afdeling om het traject uit te zetten. Hiermee beogen we een betere kwaliteit en een beter beeld van de klant door het methodisch werken waardoor je uiteindelijk efficiënter wordt (ook voor de klant). De overdracht van de klanten naar de overige afdelingen wordt op dit moment uitgewerkt. Belangrijk is dat de klantmanagers voldoende informatie hebben over de klant en de uitkomsten van de intake om hun werk goed te kunnen doen. Dat wordt geborgd. Het gaat hier om een nieuwe werkwijze binnen het domein werk en inkomen. Wij zullen, een half jaar na de start van de nieuwe organisatie, met de COR afspreken hoe en wanneer we deze nieuwe werkwijze gaan evalueren en kijken of het nodig is om de functie van klantmanager specifiek nog te bekijken. Adviezen 1. Voorkom dat er een overlap ontstaat tussen en binnen de RVE Werk en de RVE Participatie. Duidelijk moet worden welke afdeling waarvoor verantwoordelijk is. In het kader van de doorontwikkeling lijkt het de COR nuttig te onderzoeken of de RVE Werk en de RVE Participatie kunnen worden samengevoegd. De RVE s Inkomen, Werk en Participatie werken straks intensief samen: men levert samen bijstand aan Amsterdammers en kennen gecombineerde geldstromen. Alle klanten stappen binnen via de afdeling Intake, die gepositioneerd is in de RVE Participatie. Klanten worden ingedeeld via de tredeindelingen waardoor zij specifiek klantmanagement krijgen. Met name de klanten uit trede 2 zullen vervolgens begeleid worden door klantmanagers uit de RVE Participatie, de klanten uit trede 3 en 4 door klantmanagers in de RVE Werk. Dit maakt dat beide RVE's ook verschillende doelstellingen

19 19 hebben. Wij herkennen de zorg van de COR. Omdat er zo veel verbinding en afhankelijkheid is, is er ook een risico van overlap. Het is belangrijk om eerst van start te gaan met de RVE s zoals we die nu in het plan van het cluster sociaal hebben voorgesteld. We zullen na de start, zeker m.b.t. de RVE's Inkomen, Werk en Participatie, uiteraard onderzoeken of de voorgestelde werkwijze goed werkt. Hoe dit precies vorm krijgt zullen we met de betrokken RVE managers bekijken en we zullen de COR daar ook bij betrekken. 2. Laat het Werkgeversservicepunt als doel vacatures/banen hebben en de andere afdelingen als doel het verkleinen van de afstand tot de vacatures/banen. Bij dit laatste zou uitgegaan moeten worden van de afstand van de kandidaat tot de vraag op de arbeidsmarkt. Enerzijds haalt DWI de laatste jaren de doelstellingen voor uitstroom naar werk in de huidige moeilijke arbeidsmarkt, anderzijds kan gesteld worden dat de afstemming in de matchingsketen (van de Amsterdammer die bij DWI binnen stapt voor een uitkering, de vacature die een werkgever aandraagt en de aansluiting op elkaar) zeker beter en efficiënter kan. Om te komen tot een betere matchingsketen is al een aantal stappen gezet. (bijv project herontwerp matchingsproces/lean, een gezamenlijke visie vanuit de RVE Werk). Op dit moment zijn inhoudelijke verbeteringen van de matchingsketen leidend. Als daaruit blijkt dat organisatorische aanpassingen in afdelingen, teams of werkwijze grote voordelen biedt, dan volgt daarover nieuwe besluitvorming met uiteraard betrokkenheid (mogelijk adviesaanvraag) van de COR. RVE PARTICIPATIE Voorwaarden De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Participatie indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. Het onderdeel diagnose voor de aanvang van de nieuwe organisatie helder is uitgewerkt zodat de startpositie van de klant en het te volgen traject duidelijk zijn. De processen en rolverdeling binnen de afdeling Intake worden beschreven en in samenhang met alle betrokkenen wordt een waardestroomanalyse uitgevoerd (dienstverlening en de ontvangende partijen). Ook vindt intensief overleg plaats met de ontvangende partijen (Activering, WSP, Koers naar Werk) over de overdrachtmomenten en documenten en wordt aandacht besteed aan het inbrengen van kennis uit deze laatste onderdelen bij het Intake proces. Streven is om in oktober te starten met het uitvoeren en toetsen van de nieuwe werkprocessen. Specifiek zal het proces vanuit klantperspectief in kaart worden gebracht. Wij zijn het met de COR eens dat dit voor aanvang van de nieuwe organisatie helder moet zijn, met bovenstaande aanpak en planning zal dat ook zo zijn. 2. Het gebiedsgericht werken wordt uitgewerkt in overleg met de stadsdelen. Gebiedsgericht werken betekent een andere manier van werken met partners en tussen de verschillende organisatieonderdelen. De zeven nieuwe stadsdeelorganisaties hebben hierin een belangrijke rol. In het programma gebiedsgericht werken zijn in verschillende projectgroepen medewerkers van stadsdeelorganisaties, RVE's en B&O vertegenwoordigd. 3. De teamindeling van de afdelingen Beleid Werk en Inkomen, Educatie en Inburgering en Intake in de WAS WORDT lijsten en het reorganisatiebesluit worden opgenomen. Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.

20 20 4. Tussen de COR en de bestuurder duidelijke afspraken worden gemaakt over het vervolgtraject, waaronder het medezeggenschapstraject, ten behoeve van de drie decentralisaties die volgen op de invoering van de Participatiewet. Er wordt een medezeggenschapskalender opgesteld waarin mogelijke adviesaanvragen m.b.t. de drie decentralisaties zullen worden opgenomen. Hierdoor zal de medezeggenschap tijdig betrokken worden bij veranderingen. 5. In de stadsdelen is in elk stadsdeel één fte voor armoedebestrijding aanwezig. Deze zijn in het B- spoor geplaatst. In de beleidsafdeling kan echter maar 5,6 fte geplaatst worden. Omdat medewerkers in het B-spoor functievolgers zijn en de functie ongewijzigd blijft, moet de beschikbare formatie in de beleidsafdeling zodanig worden uitgebreid, dat alle betrokken medewerkers geplaatst kunnen worden. In spoor B worden betrokken medewerkers altijd geplaatst. Niet in alle stadsdelen is een fte voor armoedebestrijding aanwezig. In goed overleg tussen het cluster Sociaal en de stadsdelen is overeen gekomen om 5.6 fte toe te voegen aan de afdeling beleid werk en inkomen van de RVE Participatie. Dit zijn nieuwe functies. Deze nieuwe functies zijn vastgesteld en zal conform afspraken en planning in het plaatsingsproces worden opgenomen. Bij een stadsdeel geldt dat er 1 fte overgaat in het zogenaamde B spoor, de overige functies zijn dus nieuw. Adviezen 1. Werk de positie van de afdeling Intake tot andere afdelingen en RVE s beter uit. De COR adviseert voorts om een evaluatiecyclus tot stand te laten komen, waarin continu wordt bekeken hoe de afdeling zich ontwikkelt. Na de definitieve besluitvorming zal die positie, ook samen met de betrokken medewerkers verder worden uitgewerkt. Uiteraard wordt er continue beoordeeld hoe het gaat en of er aanpassingen/wijzigingen nodig zijn. 2. De COR vindt dat een gebundelde beleidsafdeling bij de RVE Participatie die tevens werkt voor de RVE Inkomen en de RVE Werk niet past in de hoofdstructuur van cluster Sociaal. Logischer is om in elke RVE een beleidsafdeling op te nemen en vanuit de clusterstaf Sociaal via opdrachten en de begeleiding en bewaking daarvan te zorgen voor projectmatig werken en horizontale coördinatie. Omdat de samenhang tussen de RVE s inkomen, werk en participatie zowel op de uitvoering als op beleid groot is, naast het zogenaamde stippellijntje tussen deze RVE s, er ook gekozen voor één beleidsafdeling. Om dit op te knippen in 3 beleidsafdelingen of de beleidsadviseur te verdelen onder de afdelingen zou heel erg inefficiënt zijn en het risico van slechte afstemming binnen het beleidsterrein Werk en Inkomen vergroten. De RVE s zijn zelf verantwoordelijk voor hun beleidsadvisering/ondersteuning. Bij de andere RVE s kan dit door de aard van het werk wel. Die RVE s zijn vanuit zichzelf al veel meer beleids RVE s dan de 3 werk & inkomen RVE s. De kleine strategische unit van de clusterstaf heeft geen taak in opdrachten geven aan de beleidsafdelingen en heeft vooral een rol bij de grotere RVE overstijgende onderwerpen. De keuze om deze beleidsafdeling bij Participatie onder te brengen heeft te maken met de omvang van de 3 RVE s. 3. Voorkom dat er een overlap ontstaat tussen en binnen de RVE Participatie en de RVE Werk. Duidelijk moet worden welke afdeling waarvoor verantwoordelijk is. In het kader van de doorontwikkeling, in het bijzonder de invoering van de Participatiewet in 2015, lijkt het de COR nuttig te onderzoeken of de RVE Participatie en de RVE Werk kunnen worden samengevoegd. De RVE s Inkomen, Werk en Participatie werken straks intensief samen: men levert samen bijstand aan Amsterdammers en kennen gecombineerde geldstromen. Alle klanten stappen binnen via de