PUBLIC GOVERNANCE Rapportering 2015

Transcriptie

1 PUBLIC GOVERNANCE Rapportering 2015

2 Inleiding Zesmaandelijks wordt er gerapporteerd volgens een vast schema: 1. (On)verenigbaarheden 2. Bestuursorganen 3. Naleving wetgeving 3.1. Productkwaliteit 3.2. Overheidsopdrachten 3.3. Milieuwetgeving 3.4. Juridische opvolging 4. Betrouwbaarheid van de financiële informatie 5. Risicomanagement en auditwerkzaamheden 6. Klachtenmanagement 7. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Public Governance is volgens het vastgelegde schema binnen FARYS TMVW geëvolueerd van een spontaan initiatief FARYS TMVW is hiertoe formeel geenszins verplicht - naar een begrip in de bedrijfscultuur en de officiële rapportering. Noot Naast TMVW bestaat sinds juni 2014 ook de operator FARYS, welke in de toekomst ook als merknaam gebruikt wordt. In de overgangsfase wordt systematisch FARYS TMVW gebruikt. 1/28

3 1. (On)verenigbaarheden 1.1. Context In afwachting van de omschakeling naar het Decreet Intergemeentelijke Samenwerking van 06 juli 2001wordt de werking van de organen van FARYS TMVW verder afgetoetst aan de wet op de intercommunales van 22 december De wettelijke en decretale context vormt verder de basis voor de statuten, waarin de regels rond (on)verenigbaarheden, bevoegdheidsconflicten en belangenconflicten worden bepaald. Controle op de naleving van alle regels ter zake vraagt een continu management. Bij vaststelling van inbreuken worden deze gemeld aan de betrokken besturen die de gepaste actie nemen. Elke betrokkene neemt zijn of haar persoonlijke verantwoordelijkheid op om eventuele onverenigbaarheden te melden Rapportering In totaal werden in de periode voorafgaand aan de Algemene Vergadering van juni 52 leden van Directiecomités aangesteld. Er is geen onverenigbaarheid genoteerd daar bij de voordracht van kandidaten op een mogelijke onverenigbaarheid volgens de afgesproken procedure vanuit TMVW gereageerd werd met een schrijven naar de betrokken vennoot, waarna de gepaste acties werden ondernomen. De jaarlijkse aangifte aan de regeringscommissaris van aanwezigheid en bezoldiging van de mandatarissen - zie de specifieke voorschriften ter zake - werd uitgevoerd Planning eerste semester 2016 De controle wordt bestendigd. 2. Bestuursorganen 2.1. Context Voor alle bestuursorganen binnen FARYS TMVW, wordt alles geregeld volgens wettelijke en decretale bepalingen. de samenstelling het aanstellen van de leden, van de voorzitter en de ondervoorzitter(s) de bevoegdheden de samenroeping en de werking Rapportering Het aantal zittingen, het aantal leden en het aanwezigheidspercentage per orgaan zijn maatgevend voor de raadpleging en de betrokkenheid van de vennoten. 1 TMVW organiseert zich tegen 30 juni 2015 conform het decreet op de intergemeentelijke samenwerking (zie infra). 2/28

4 (*): Enkel stemgerechtigde leden werden in rekening gebracht. ( ): Het aantal leden nam toe in de loop van het jaar. De gemiddelde aanwezigheid, berekend over alle organen, is 76,1% bij een gemiddelde vergaderfrequentie van 9,1 zittingen. Steeds werd het quorum bereikt om geldig te kunnen beraadslagen of werden de nodige stappen daartoe ondernomen. De cijfers worden per maand berekend en vervolgens gemiddeld genomen over een jaar omdat organen kunnen evolueren tijdens het jaar. De Divisie Aanvullende Diensten bijvoorbeeld is, net als in 2014, continu uitgebreid waardoor ook het aantal leden in het Directiecomité uitbreidde. Ontwikkelingen met strategische impact hebben geleid tot 2 informatieve vergaderingen van de Raad van Bestuur. Deze zijn in de cijfers opgenomen Planning eerste semester 2016 De bestaande aanpak wordt bevestigd. De rapportering zal aangepast worden aan de samenstelling. Tevens zal naarmate de omschakeling naar het decreet vordert, de beheersstructuur volgen en aansluitend ook de rapportering inzake hun werkzaamheden. 3. Naleving wetgeving 3.1. Productkwaliteit Context Europese regelgeving en de Vlaamse overheid bepalen de kwaliteitsbewaking van het leidingwater geleverd aan de kraan bij de klant. De belangrijkste richtsnoeren zijn: het decreet betreffende water bestemd voor menselijke aanwending, goedgekeurd op 24 mei /28

5 het uitvoeringsbesluit betreffende de kwaliteit en levering van water bestemd voor menselijke consumptie van 13 december 2002 en het besluit van de Vlaamse Regering van 8 november 2013 over de nieuwe openbare dienstverplichtingen met betrekking tot risicobeheer, crisisbeheer en leveringszekerheid. De wetgeving bepaalt de lijst van te controleren parameters en waarden, evenals de frequentie van de analyses op stalen genomen in de gemeenten en steden. De opgelegde controles zijn opgedeeld in een routinecontrole op een 18-tal parameters genaamd bewaking en een uitgebreid wateronderzoek met de naam audit. Alle kwaliteitscontroles worden door het geaccrediteerde en erkende TMVW-laboratorium uitgevoerd conform de ISO-norm ter zake. Deze norm is geheel geïntegreerd in het kwaliteitsmanagementsysteem van het laboratorium Rapportering Laboratoriumactiviteiten De monsternameplanning voor staalname aan tapkranen werd uitgevoerd zoals op 1 september 2014 overgemaakt aan de Vlaamse overheid. In de loop van 2015 werden er aan de kraan in het FARYS TMVWdistributiegebied in totaal drinkwaterstalen genomen en parameters onderzocht. Hierin zijn zowel de wettelijk geplande controles als de ad-hoc stalen op vraag van interne en externe klanten begrepen. Aanvullend werden er voor de bewaking van het drinkwater in waterwinningen, watertorens en waterreservoirs stalen genomen en parameters geanalyseerd. Het totaal aantal stalen in het kader van de bewaking en de uitgebreide audit van het drinkwater is voor 2015 vergelijkbaar met /28

6 Het uitgangscijfer voor het totaal aantal watercontroles in prioritaire publieke gebouwen is overeenkomstig de opgelegde driejaarlijkse controle een derde van het totaal aantal installaties in het volledige distributiegebied. Het totaal aantal onderzochte stalen is conform de voorschriften uitgevoerd. Om de problematiek van mogelijk verhoogde loodconcentraties in het leidingwater aan te pakken, werd het actieplan van VMM-water verder opgevolgd. Op elk staal genomen op een tapkraan bij de klant wordt de parameter lood gemeten. Dit is ongeveer op de helft van alle stalen die om allerlei redenen in het net worden genomen. Er werd in globo ruim voldaan aan de in de drinkwaterwetgeving opgelegde eisen. Er werd één bevestigde overschrijding genoteerd te wijten aan een probleem met de kraan in de watertoren van Zeebrugge. Lokaal werden er bevestigde overschrijdingen genoteerd voor de comfortparameters ijzer, 5/28

7 mangaan, colibacteriën, geur, kleur, smaak, vrije chloorresten en de gezondheidsrelevante parameter lood. Deze aandachtspunten blijven in relatieve waarde (zeer)beperkt en beheersbaar. De comfortparameters ijzer, kleur en mangaan vereisten aandacht in alle infragebieden, vermoedelijk te wijten aan stroomrichtings- of drukveranderingen in het distributienet of de binneninstallatie. Het staal aan de watermeter werd na corrigerende maatregelen conform bevonden of de klant werd geïnformeerd over herstelmaatregelen ter hoogte van de meter of op de binneninstallatie 2. De overschrijding voor geur, smaak, vrije chloorresten stond in relatie met een tappunt in een woonzorgcentrum waar in het kader van legionellapreventie lokaal chloor wordt gedoseerd. Afwijkingen voor de comfortparameter colibacteriën waren vermoedelijk te wijten aan laag verbruik of problemen aan de keukenkraan, met een ontharder of een boiler. Na gerichte actie werd de toestand genormaliseerd. Verhoogde loodwaarden werden gemeten in Machelen, Hamme, Gent, Zelzate, Oudenaarde, Gavere en Nazareth. FARYS TMVW ondernam actie door vervanging van de loden aftakking of door gericht advies aan de klant voor het aanpassen van de binneninstallatie. Naar aanleiding van een artikel in het wetenschappelijk tijdschrift EOS over asbest in leidingwater, werden er door het waterbedrijf gerichte metingen uitgevoerd op plaatsen in het net waar asbestbuizen in gebruik zijn. Er werden geen meetwaarden gerapporteerd in voor de literatuur gezondheidsrelevante concentraties. Zowel de meetfrequentie als de te onderzoeken parameters werden opgenomen in de planning van 2016, die op 1 september 2015 aan VMM-water is overgemaakt. Dit controleprogramma bevat zowel de geplande staalnames aan de kraan bij de klant als alle stalen die genomen worden op de winningen, in de zuiveringsinstallaties en op de toevoerinrichtingen (torens, reservoirs). In het kader van risicobeheer wenst de Vlaamse Overheid immers gestructureerde informatie over de integrale opvolging van de waterkwaliteit bij de waterbedrijven. Voor bepaalde zogenaamde B2B 3 -klanten is water van strategisch belang in hun productieproces. Zij worden maandelijks geïnformeerd over de recentste analyse-resultaten. De gemiddelde waterkwaliteit en de hardheid worden algemeen gecommuniceerd aan de klanten via de website. De bestuursorganen van FARYS TMVW worden periodiek op de hoogte gebracht van de analyseresultaten van het drinkwateronderzoek. Loden aftakkingen FARYS TMVW vervangt reeds meerdere jaren alle loden aftakkingen n.a.v. werken aan het net. Deze inspanning wordt verder gezet. In 2015 werden 154 aftakkingen n.a.v. werken vervangen voor een gemiddelde prijs van euro per aftakking. Tevens werden er 375 vervangen naar aanleiding van een klantvraag. Het systematisch loodvervangingsprogramma, dat in 2010 werd opgestart, is in zijn projectvorm beëindigd. De projectvorm hield in dat om tegemoet te komen aan de strengere norm van 10 µg/l straten in één keer werden vervangen. Op dit ogenblik zijn er geen volledige straten meer aanwezig waar alle aftakkingen uit lood bestaan, op de straten na waar in de komende jaren een vervanging gepland staat samen met de vervanging van de leidingen in de straat onder het asfalt. Op die manier werden er 1087 aftakkingen vervangen voor een gemiddelde kostprijs van euro per aftakking. 2 3 De klant blijft verantwoordelijk voor de binneninstallatie. B2B-klant: Business-to-Business klanten zoals vennoten, OCMW s, andere overheden, grootverbruikers, industriële klanten of bedrijven waar water een kritische factor in het proces en/of de dienstverlening is. 6/28

8 De gemiddelde samenstelling van het drinkwater in de verschillende deelgebieden wordt hierna opgenomen. 7/28

9 Een watermerk met een keurmerk De onafhankelijke auditor Quality Control verlengde het kwaliteitscertificaat tot mei Naast de voorziene audits van de laboratorium activiteiten werd ook het klachtenbehandelingsproces van de externe ombudsfunctie doorgelicht en bevestigd. Voor twee klachten inzake drinkwaterkwaliteit (beide in verband met bruinwaterproblematiek) werd Quality Control ook rechtstreeks door de betrokken klanten aangesproken en werd de behandeling ervan gecoördineerd. Bezoekers van de kwaliteitssecties op de FARYS website consulteren meer en meer ook de website van Quality Control (via de vermelding en doorklik) Planning eerste semester 2016 Systematische opvolging van de drinkbaarheid aan de kraan conform de wetgeving van 13 december 2002 en het Besluit van de Vlaamse Regering van 8 november 2013 over de nieuwe openbare dienstverplichtingen met betrekking tot risicobeheer. Analyserapporten bestemd voor klanten uitbreiden met staalnamegegevens overeenkomstig de verplichtingen (VLAREL) opgelegd aan erkende laboratoria. Screening van nieuwe pesticiden in ruw water en op hoge drukken in opdracht van VMM. Kwaliteitscontrole bij niet aansluitbare putwatergebruikers overeenkomstig een nieuw actieplan van VMM. Communicatie gemiddelde waterkwaliteit aan de klanten via de website. De bestuursorganen worden verder periodiek op de hoogte gebracht van de analyseresultaten. Verdere opvolging actieplan VMM-water in verband met de problematiek van lood in het leidingwater. Het vervangen van de, voornamelijk individuele loden aftakkingen, loopt verder Overheidsopdrachten Context FARYS TMVW volgt onverkort de wetgeving inzake overheidsopdrachten. Deze laat naast de aanbesteding en offerteaanvraag ook de onderhandelingsprocedure toe, waarvoor FARYS TMVW in de regel opteert. Deze procedure laat immers toe de beste koop te onderhandelen en hierbij de inbreng van de inschrijvers maximaal af te stemmen op de behoefte. In gecombineerde projecten wordt steeds de meest strenge wetgeving gevolgd, met de daaraan gekoppelde drempelbedragen. De statuten bepalen verder de interne beslissingsbevoegdheden en de rapportering inzake het aankoopbeleid. De rapportering is uitgebreider naarmate FARYS TMVW haar activiteiten uitbreidt en evolueert naar een multi-service bedrijf. Enerzijds blijven er de activiteiten in de speciale sectoren waaronder drinkwater en afvalwater. Anderzijds zijn er de klassieke sectoren waaronder dossiers thuishoren van Aanvullende Diensten en Secundaire Diensten Rapportering Met betrekking tot 2015 zijn er bestellingen geplaatst. Het totaal factuurbedrag is euro. Dit is inclusief het bedrag gefactureerd in het kader van CREAT (aanvullende diensten). Het totaalbedrag in contracten is in 2015 lager dan in De redenen voor de lagere bedragen zijn voornamelijk terug te vinden in het feit dat investeringsopdrachten voor drinkwater binnen eerder (o.a. in 2014) gegunde raamovereenkomsten zijn opgenomen. In 2014 waren er ook opdrachten met een grote financiële impact, hetgeen in 2015 niet het geval was. Voorbeelden zijn financiering, debiteurenbeheer, bedrijfseconomisch advies en het ter 8/28

10 beschikking stellen van capaciteit voor ondersteuning netdatasysteem totaal 53,5 miljoen euro). Diverse kleine investeringsopdrachten in het kader van Sport die gegund werden op basis van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking of een aanvaarde factuur (cfr; periodieke rapportering Directiecomité Secundaire Diensten) vertegenwoordigen een bedrag van euro. In 2014 werden er grotere sportinvesteringen gegund. Voor 2015 geeft dit volgend overzicht: drempelbedrag per opdracht Speciale Sectoren ( ) totaal bedrag onder drempel totaal bedrag totaal bedrag boven 2015 drempel drempelbedrag per opdracht Andere Sectoren ( ) totaal bedrag onder drempel totaal bedrag totaal bedrag boven 2015 drempel Leveringen Werken Diensten TOTAAL De initiatieven die genomen worden in het kader van MVO worden uitgebreid naar het aankoopbeleid. In 2014 werd een nota goedgekeurd daaromtrent. De rol is dubbel: duurzame ontwikkeling (zowel op milieuvlak als sociaal en waar mogelijk ethisch) integreren in de opdrachten die ze gunnen om: - enerzijds de globale score op dit vlak te verbeteren en - anderzijds een stijgend aanbod aan duurzame producten en diensten op gang te brengen bij de inschrijvers. Meerwaarde inzake duurzame ontwikkeling wordt steeds gekoppeld aan een billijke en aanvaardbare vergoeding ervan. De concrete aanpak en evolutie wordt gerapporteerd binnen dit rapport, onder de rubriek MVO. In 2015 werden 89 klachten geformuleerd, waarvan er half februari 2016 nog 7 in behandeling waren. Er werden geen klachten als onterecht beschouwd. Bij de afhandeling wordt de melder op de hoogte gebracht. De leverancier wordt, volgens de contractmodaliteiten, eventueel in gebreke gesteld en/of er wordt hem een boete opgelegd. De top 4 van de klachten is ongewijzigd en betrof (%): - geleverde hoeveelheid klopt niet 30 - leveringsdocumenten niet in orde 25 - foutief artikel geleverd 24 - klachten over aanneming werken Planning eerste semester 2016 De nodige ondersteuning aan de interne klanten voor de marktconsultaties zal verder geboden worden. De principes van MVO zullen verder opgenomen worden in het aankoopbeleid. Voor de divisie Aanvullende Diensten (CREAT) wordt het aanbod verder aangevuld Milieuwetgeving Context FARYS TMVW is als integraal waterbedrijf gehouden aan specifieke regelgeving eigen aan de sector waarin het actief is en daarnaast ook aan algemene regelgeving waaraan alle bedrijven dienen te voldoen. Wat drinkwater betreft, bevat het technisch reglement water bestemd voor menselijke aanwending concrete instructies die de milieuwetgeving raken. De Europese Kaderrichtlijn Water breidt deze uit naar afvalwater om de leefomgeving tegen 2015 veilig te stellen. De Vlaamse Milieumaatschappij (VMM) oefent ter zake het ecologisch toezicht uit. Daarenboven worden de bepalingen uit Vlarem, Vlarebo en Vlarema opgevolgd. 9/28

11 Rapportering In 2015 werden 5 vergunningsdossiers van sportaccommodaties (S-Divisie) en 2 dossiers voor de entiteit Productie en Transport in orde gesteld. Het betreft overname, regularisatie en vernieuwing van de milieuvergunningen. Daarnaast zijn er 3 nieuwe milieuvergunningsaanvragen ingediend voor sportaccommodaties. In alle sportaccommodaties in beheer van FARYS TMVW en de eigen vestigingen werden de rondgangen volgens planning verdergezet. De globale lijst met veiligheids- en milieuactiepunten werd geactualiseerd. Deze punten zijn voor de betrokken sportaccommodaties opgenomen in het Integraal Kwaliteitsplan. Daarenboven doet dit dienst als input voor de samenstelling van de exploitatieen de procedurehandboeken die opgemaakt zijn per locatie. Daarin worden alle relevante documenten m.b.t. wettelijk verplichte stavingstukken opgenomen. Ook extra wettelijke verplichtingen in het kader van het kwaliteitslabel zijn hierin opgenomen. De waterheffingsaangiftes voor het jaar 2015 werden ingevuld voor alle sportaccommodaties in beheer van FARYS TMVW evenals voor de eigen vestigingen. Het integraal milieujaarverslag, de afvalstoffenrapportage aan OVAM en het jaarverslag van de milieucoördinator werden respectievelijk in maart en april overgemaakt aan de betrokkenen. Een afvalstoffenregister op niveau FARYS TMVW wordt maandelijks bijgehouden en ter beschikking gesteld van de relevante gebruikers. De bijeenkomsten van het bedrijfsintern milieuteam werden verdergezet. Deze vormen een overlegplatform om milieuzorg binnen de onderneming te verspreiden. Sinds de oprichting vergaderde het milieuteam reeds zestien keer. Zowel operationele als beleidsondersteunende diensten zijn vertegenwoordigd in dit team. Dankzij een constante focus op milieuzorg en duurzaamheid mocht FARYS TMVW op 17 juni 2015 voor de vierde keer op rij het Milieuchartercertificaat ontvangen. Dit certificaat - een initiatief van Voka (Kamer van Koophandel Oost- Vlaanderen) met de steun van de Provincie Oost- Vlaanderen - beloont bedrijven die milieuzorg centraal stellen, de milieuwetgeving naleven en minimum 4 milieudoelstellingen omzetten in concrete acties. Voor de cyclus 2015 van het Milieucharter werden 25 acties in tien verschillende thema s uitgevoerd. Een aantal voorbeelden daarvan zijn opgenomen onder 7.2. bij de rapportering van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Planning eerste semester 2016 De actiepunten uit het goedgekeurde plan van aanpak omvatten o.a.: overname en/of actualisatie (hervergunning, uitbreiding en wijziging) van de milieuvergunningdossiers van de sportaccommodaties in beheer verder wegwerken van de geïdentificeerde veiligheids- en milieuactiepunten uitvoeren van de opvolgingsaudits inzake milieu, veiligheid en gezondheid verder uitbouwen van het milieubeleid, inclusief het uitvoeren van het milieujaaractieplan 2016 opvolgen van de vigerende wetgeving opvolgen en deelname aan de BBT-studie inkuipingen voor de eerste keer deelnemen aan het Charter Duurzaam Ondernemen van VOKA Oost-Vlaanderen cyclus Dit charter is gericht op continue verbetering van de prestaties met een focus op milieu, sociale en economische thema s. 10/28

12 3.4. Juridische opvolging Context Samenwerking met advocaten situeert zich op meerdere niveaus. Er zijn drie belangrijke vakgebieden te onderscheiden strategie, advisering (inclusief personeelsaangelegenheden), structuren, met daarmee gepaard gaande eventuele gerechtelijke procedures eigenlijke burgerrechterlijke procedures en het daarmede samengaande advies inning, met daarmee gepaard gaande gerechtelijke procedures en het daarmee samengaande advies. Voor de aangehaalde domeinen werden langlopende raamovereenkomsten afgesloten. Doorgedreven kennis van de context en de bedrijfspolitiek enerzijds, confidentialiteit anderzijds motiveren hiertoe Rapportering Voor het eerste vakgebied, het algemeen strategisch advies en dito gerechtelijke dossiers, werden in 2015 diverse adviezen gevraagd en opgeleverd, een aantal is nog lopende. De erelonen voor deze prestaties bedragen afgerond euro. Specifiek gaat het hier voornamelijk over het dossier van de transitie, en belangrijke dossiers m.b.t. contractuele verbintenissen en/of procedures. Er is voor een aantal operationele schadedossiers ongeveer euro betaald in het kader van verschillende rechtszaken. Een deel van deze som wordt nog teruggevorderd van de door de rechtbank geduide of te duiden aansprakelijke partijen. Voor wat betreft de burgerlijke aansprakelijkheidsdossiers wordt de dekking van de erelonen sinds 2010 voorzien binnen de polis B.A. en/of Rechtsbijstand. In 2015 werden met betrekking tot het debiteurenbeheer dossiers doorgestuurd ter dagvaarding. Voor de dossiers waarvoor reeds een vonnis is geveld, werd exclusief deurwaarderskosten euro aangerekend 4. De deurwaarderskost bedroeg euro. Er zijn minder juridische dossiers en bijgevolg vonnissen omdat enerzijds het grensbedrag voor dagvaarding eind 2014 is verhoogd van 400 naar 500 euro. Anderzijds is de nieuwe incassopartner effectiever in het innen dan de vorige waardoor minder dossiers naar de juridische fase moeten overgaan. 160% Evolut ie aant al juridische dossiers t.o.v. aant al vonnissen (referentiejaar 2007) 140% 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Aantal vonnissen Juridische dossiers Juridische dossiers Aantal vonnissen Het betreft een schatting van de totale kost omdat de afrekening voor juridische invordering pas begin maart wordt verwacht. 11/28

13 Planning eerste semester 2016 Voor strategie en burgerrechtelijke dossiers wordt de bestaande werkwijze verder aangehouden. De nieuwe raamovereenkomsten voor het invorderen worden opgestart. 4. Betrouwbaarheid van de financiële informatie 4.1 Context Als bedrijf is FARYS TMVW gehouden tot het volgen van de vennootschapswetgeving en de boekhoudwetgeving. De controle op de jaarrekening gebeurt door een College van Commissarissen en revisoren die lid zijn van het Instituut van Bedrijfsrevisoren (IBR). Het jaarbudget wordt opgebouwd per kostenplaats en vervolgens geïntegreerd via analytische rekeningen in de globale resultatenrekening, wat ter goedkeuring aan de diverse Directiecomités en de Raad van Bestuur wordt voorgelegd. Doorheen het jaar grijpt driemaandelijks een budgetopvolging plaats waar, indien nodig, de nodige budgetherzieningen worden doorgevoerd. FARYS TMVW staat onder het economisch toezicht van VMM Rapportering Het budget voor 2016 is opgemaakt rekening houdend met de toepassing van rechtspersonenbelasting, conform de beslissing van de Raad van Bestuur. Parallel is een aanvraag tot ruling ingediend. Een intern engagement van directie en management en de nieuwe tariefstructuur zijn geïntegreerd. De meeste vennoten passen vanaf 1 januari 2015 het intercommunaal voorstel toe voor de gemeentelijke saneringsbijdrage (drinkwaterklanten) en de gemeentelijke saneringsvergoeding (eigen waterwinners), sinds 1 mei 2015 op het decretaal toegelaten maximumtarief bepaald op 1,6923 euro per m³. In de loop van 2015 werd op Vlaams niveau aan de nieuwe tariefstructuur gewerkt waarbij tevens nieuwe tarieven vanaf 2016 van kracht worden zowel op het vlak van drinkwater als op het vlak van bovengemeentelijke als gemeentelijke sanering. Het uitgangspunt is budgetneutraal te zijn. Volgende beleidsopties werden weerhouden door de Regulator: de bevestiging van de degressieve tariefstructuur met betrekking tot drinkwater de opdeling tussen huishoudelijk en niet-huishoudelijk verbruik een algemene verbruiksdaling een specifieke verbruiksdaling binnen het huishoudelijk segment een indexatie van 1,3%. De overeengekomen rapporteringen werden aan de toezichthouder overgemaakt: De driemaandelijkse geaggregeerde rapporteringen aan VMM m.b.t. de ontvangsten aan de bovengemeentelijke en gemeentelijke saneringsbijdragen en -vergoedingen per 31/03/2015, 30/06/2015, 30/09/2015 en 31/12/2015 Jaarlijkse geaggregeerde rapportering 2015 (Protocol Artikel Formulier jaarlijkse geaggregeerde rapportering m.b.t. gefactureerde/vrijgestelde/niet geïnde bedragen) per 31/01/2016 Jaarlijkse gemeentelijke rapportering (inkomstenluik) 2014: Protocol Artikel Formulier jaarlijkse geaggregeerde rapportering per gemeente per 31/01/2016 Tarieven per gemeente 2016 (Protocol: Artikel Rapportering tarieven gemeentelijke bijdragen/vergoeding) per 31/01/2016 Waterboek 2015 (Protocol Artikel overdracht van alle facturatiegegevens waterboek) per 31/01/2016. Opleveren aan de Regulator van het rapport het luik tarieven 2016 in het kader van de publicatie van de Watermeter 2015 per 15/02/2016 en de resterende data in het kader van de indicatorendatabank per 30/09/ /28

14 De schuld per 31 december 2015 bedraagt circa 824 miljoen euro. De schuld bestaat voor 91 % uit lange termijn schulden. Op lange termijn is de schuld als volgt gediversifieerd: 37% of 274 miljoen euro is per 31/12/2015 geplaatst via een MTN 5 - programma de resterende behoefte op lange termijn werd via klassieke bankleningen bij Belfius, KBC en BNP Paribas Fortis gefinancierd. De korte termijnschuld bestaat: voor 73% uit thesaurie bewijzen en bijna 27 % uit schulden op langer dan een jaar die binnen het jaar vervallen Planning eerste semester 2016 Het budget voor 2016 wordt verder opgevolgd. Na de Algemene Vergadering wordt een attestering naar conformiteit van wat is doorgegeven met de cijfers uit de jaarrekening aan VMM overgemaakt. Naast de voorziene driemaandelijkse rapportering aan VMM m.b.t. de ontvangsten van de bovengemeentelijke en gemeentelijke saneringsbijdragen en vergoedingen, wordt tevens de rapportering aan de economische toezichthouder van de uitgaven in het kader van de sanering voorzien (gemeentelijk rapporteringinstrument). Opleveren van het rapport aan de Regulator het luik waterbalans 2015 per 23/04/2016. De rapportering inzake de sociale statistieken over 2015 wordt opgeleverd per 31/03/2016. De ecologische rapportering zal aan VMM overgemaakt worden, inclusief de rapportering inzake de subsidieaanvragen. 5. Risicomanagement en auditwerkzaamheden 5.1. Context Het expansief beleid van FARYS TMVW leidt voor het bedrijf tot activiteiten waar het voorheen niet mee in contact kwam. Wil men hierbij tijdig valkuilen onderkennen en maatregelen treffen, dan is een hoge vorm van alertheid onontbeerlijk. Het Integraal Risicobeheer wordt wat betreft de strategische risico s op basis van de beleidsplannen verder opgenomen door het managementteam. De operationele risico s worden opgevolgd in het kader van de dynamische auditplanning. Daartoe worden alle in kaart gebrachte operationele risico s op een dynamische manier opgevolgd en geëvalueerd, operationeel en financieel. Deze evaluatie van de risico s leidt tot een prioriteit van risico s die in aanmerking komen voor een uitgebreidere operationele audit. De auditreflex is ondertussen vergroeid met de bedrijfscultuur en houdt mee de efficiëntie hoog Rapportering Public governance is een begrip geworden binnen FARYS TMVW. Zonder formele verplichting wordt een inhoudelijke corporate governance rapportering volgens een vast schema opgesteld. Deze wordt zesmaandelijks aan de bestuursorganen voorgelegd. Op continue basis worden steekproeven gedaan van de verwerking van klantenvragen. De resultaten leiden steeds tot nuttige verbetervoorstellen. Een analoge kwaliteitscontrole is opgestart voor de sportinfrastructuren. Periodiek worden de KPI s als managementrapportering ter beschikking gesteld via het intranet. Enerzijds zijn er de de KPI s en anderzijds een uitvoering document die de inhoud ervan omschrijft. Het gaat van operationeel uitvoerende cijfers tot personeel-gerelateerde opvolging, die met de nodige zorg worden verspreid. Ter 5 Het MTN-programma is een programma waarbij schuldpapier wordt uitgegeven waarop institutionele investeerders inschrijven. MTN staat voor multi-term-notes. 13/28

15 ondersteuning is er een gestructureerde samenwerking met de collega s van ICT opgezet. In het kader van de uitvoering van de operationele auditplanning zijn enerzijds de magazijnaudits terug opgestart en is anderzijds gewerkt aan een procesondersteuning van het aankoopproces, inclusief aanbevelingen m.b.t. MVO. De voorgestelde aanbevelingen uit de magazijnaudits zijn onmiddellijk in uitvoering gebracht. De verschillende stappen in het aankoopproces zijn in een audit opgenomen. Doelstelling is een evaluatie te maken vanaf de behoefte tot de levering en betaling van de factuur. Een aantal ad hoc auditopdrachten werden uitgevoerd en aanbevelingen werden geformuleerd. Het betreft onder andere de ondersteuning voor het meer gestructureerd organiseren van terreinopdrachten aan leidingen per deelopdracht inclusief materiaal, het invoeren van de merknaam FARYS, het ondersteunen van het project netrendement, een analyse van het van thuis uit vertrekken, een analyse van het bestelproces van arbeidskledij en een nacalculatie van uurlonen binnen secundaire diensten. Naar aanleiding van de KPI s werd ook een audit opgestart m.b.t. de uitvoering van orders. De bevindingen zullen in richtlijnen worden omgezet. De tarieven voor de technische prestaties werden geactualiseerd. FARYS TMVW maakt vanaf 2015 tevens deel uit van de evaluatiecommissie van het milieucharter Oost-Vlaanderen. Het reglement van de commissie is daartoe aangepast zodat naast de overheids-experten maximum 3 ondernemingsexperten de commissie mogen bevolken. Thema s die verband houden met de privacywetgeving werden vanuit audit opgevolgd en/of aangestuurd. Voorbeelden zijn de toegang tot de rijksregistergegevens en de camerabewaking, waarbij in het bijzonder de situaties geëvalueerd zijn binnen de nieuwe gebouwen en de het passend advies is verleend Planning eerste semester 2016 De voorlopige auditplanning, die op basis van actuele evoluties dynamisch bijgestuurd zal worden en afgestemd op de audit-resources, ziet er als volgt uit: Public governance Periodieke publicatie van de kerncijfers en KPI s Uitvoeren van de audit van het aankoopproces Ondersteunen van de nacalculatie en actualisatie van de tarieven van de technische prestaties Ad hoc acties, onder andere naar aanleiding van kerncijfers en KPI s met accent op datakwaliteit orderverwerking zal de focus zijn Ondersteuning van het project netrendement Privacy-gerelateerde activiteiten opvolgen m.b.t. toegang tot het rijksregister en de camerabewaking in de hoedanigheid van veiligheidsinformatieconsulent. Acties naar aanleiding van nieuwe Europese regelgeving gepast introduceren De continue activiteiten zullen verder opgenomen worden. Het betreft kwaliteitscontrole inclusief het uitwerken van de verbetervoorstellen zowel binnen drinkwater, zuivering als binnen de sport, controletellingen, Opnemen van ad hoc operationele audits Opvolging aanbevelingen vorige audits Voortzetting IKZ-acties. 6. Klachtenmanagement 6.1. Context Alle klantenvragen worden SLA 6 -gebonden afgehandeld. Leidt een klantenvraag toch tot een klacht, dan lost men deze in eerste lijn op bij Service en Verkoop. Wanneer dit 6 SLA of Service Level Agreement is een overeenkomst tussen een dienstverlener en een klant over het minimaal aanvaardbare serviceniveau. 14/28

16 niet onmiddellijk lukt of een intern conflict de oplossing dreigt te vertragen, dan wordt de interne ombudsdienst ingeschakeld. Deze zal op een onafhankelijke manier tot een definitieve oplossing trachten te komen. Sinds eind 2014 kan een klant via de website ook zelf een klacht escaleren naar de ombudsfunctie. Het Algemeen Waterverkoop Reglement (AWVR), dat sinds 1 juli 2011 van kracht is, heeft een hoofdstuk gewijd aan Klachtenbehandeling en rapportering. Bij de afhandeling van een eerste lijnsklacht vermeldt FARYS TMVW steeds waar de klant terecht kan indien de klant de klacht niet afdoende beantwoord vindt. De tweede lijnsklachten worden afhankelijk van het onderwerp opgenomen door VMM en de Vlaamse Ombudsdienst. In het AWVR worden een aantal basisregels omschreven voor de behandeling van klachten en de rapportering ervan. Deze rapportering diende voor het eerst opgemaakt te worden met betrekking tot het jaar Rapportering Klachten volgens Algemeen Waterverkoop Reglement De rapportering is gealigneerd op het Waterverkoopreglement. In de categorie andere redenen is binnen FARYS TMVW een verdere verfijning aangebracht. Voor 2015 zijn er 607 klachten. Dit zijn er bijna 40% meer dan in Er werden in verhouding 30% meer werken en interventies uitgevoerd. De opdeling per categorie is gelijkaardig en als volgt: de kwaliteit van het geleverde drinkwater 18 klachten of 3% de gratis levering van 15m³ per gedomicilieerde 6 klachten of 1% het aangerekende waterverbruik 74 klachten of 12,2% andere facturatie dan vorige twee punten 99 klachten of 16,3% andere redenen 410 klachten of 67,5% wateronderbreking 83 klachten weg- en voetpadherstel 22 klachten sanering 14 klachten sociale vrijstelling 3 klachten andere 288 klachten De meest voorkomende andere klachten betreffen voornamelijk klachten na of naar aanleiding van werken. Er zijn meerdere oorzaken voor de klacht. De klant koppelt terug dat het werk niet correct is uitgevoerd of dat het probleem niet is verholpen. Schade die daarbij ontstaat of achteraf ontstaat is ook één van de klachten. Daarnaast zijn er een heel aantal klanten voor wie de doorlooptijd van de opdracht op zich te hoog is opgelopen of bij wie de afspraak op het laatste ogenblik voor uitvoering wordt uitgesteld en dit leidt tot een nieuwe klacht. Vaak zijn deze te voorkomen door een communiceren van afspraken en/of doorlooptijden. Dit is ook het geval voor eventuele meerwerken die betalend zijn. De klant klaagt er enkel over wanneer het hem vooraf niet geheel duidelijk was. Bij de uitvoering en/of de inplanning van de werken waren er tevens meer opmerkingen over medewerkers ten opzichte van de vorige jaren. Dit kon niet consequent worden bevestigd na interne analyse. De meerderheid van de overige klachten in de categorie andere behoorden, op het foutief afhandelen van een verhuis na, toe tot één van de eerder vermelde categorieën. De trend sinds 2009 is stijgend. Er zijn meerdere redenen waarom dit zo is. Aanpassingen in wetgeving en regelgeving, een gestructureerde klachtmeldingswijze en de rapportering er van, wijzigen de uitvoerders van opdrachten, uitvoeren van grootschalige opdrachten en een lagere drempel van melding zijn er een aantal van. Er waren eind drinkwaterklanten en zuiveringsklanten. Afgezet ten opzichte van de drinkwaterklanten betekent dit voor op de 989 klanten een klacht heeft. Alle klachten werden telkens met betrokkenen opgenomen zodat deze met de klanten geheel konden uitgeklaard worden of een oplossing afgesproken werd. 15/28

17 Het totaal aantal geregistreerde klachten per jaar verloopt als volgt: Dossiers via de ombudsfunctie In 2015 werden 246 dossiers verwerkt via de ombudsfunctie, precies evenveel als in De herkomst is vrij stabiel volgens onderstaande grafiek. Een aantal zijn rechtstreeks vanuit de klant aan de ombudsfunctie geëscaleerd. De daling via de Ombudsdienst Stad Brugge is louter toevallig. Een gevoelig hoger aantal (+ 43%) klachten diende in 2015 als gegrond te worden beschouwd (zie grafiek hieronder). Deze evolutie is enerzijds een gevolg van een meer kritische verwachting en opstelling door ombudsdiensten én individuele klanten over een meer gerichte en proactieve begeleiding van klanten. Anderzijds blijkt er een groeiende nood aan afstemming van de verschillende informatiekanalen voor klanten en een effectieve captatie van (informele) afspraken met klanten. 16/28

18 Klachten in verband met facturatie en verbruik stijgen terwijl allerhande klachten m.b.t. werken dalen. De opdeling van de klachten verwerkt via de ombudsfunctie volgens de verschillende interne activiteiten blijft vrijwel stabiel Servicegaranties Het aantal uitbetaalde servicegaranties ligt ruim 50% hoger dan het uitbetaalde van de afgelopen jaren Kwaliteitscontrole na uitvoering werken Er werden controles effectief uitgevoerd, op een steekproefgrootte van 22%. De gemiddelde respons is 12,3%, waarbij 4,3% ook effectief meewerkt aan de enquêtering. Er worden 7 vragen gesteld waarop men ja, nee of niet van toepassing kan op antwoorden. Elke vraag wordt per Infragebied geëvalueerd, punctueel en in de tijd. Door dit aan elk Infragebied over te maken en actieplannen te vragen kan kruisbestuiving de tevredenheid omhoog duwen De doelstelling per vraag is een totaal resultaat van alle ja -antwoorden van minimum 90% Het totaal van alle nee -antwoorden per vraag mag maximum 5% bedragen Wanneer er meer dan 5% nee -antwoorden zijn, wordt op basis van concrete gevallen analyse en actie gevraagd aan de betrokken dienst. Deze formuleert een actieplan binnen de 10 werkdagen. Bij de volgende rapportering wordt de effectiviteit van de acties terug bekeken. Dit moet minder dan 5% negatief zijn of althans volgens het actieplan evolueren. Volgende resultaten werden behaald met het telefonisch bevragen van klanten: Er kan hieruit besloten worden. De algemene tevredenheid bedraagt gemiddeld 89%, wat in de lijn ligt van de vorige jaren Vier nee-antwoorden komen boven de 5% uit, namelijk Kreeg u voldoende en duidelijke informatie? lag 0,6% boven de doelstelling, Was u snel geholpen? lag 1,13% boven de doelstelling, Zijn de werken correct uitgevoerd zoals afgesproken? scoorde 1, 3% buiten de doelstellingen en Zijn de werken netjes uitgevoerd? scoorde 5,3%. 17/28

19 Het gemiddelde van alle nee-antwoorden bedraagt nu 4,96%, wat nipt onder de 5% ligt De perceptie van vriendelijk en beleefd personeel is op 2,34% falen uitgekomen, wat terug lager is dan in 2014 Er werd opnieuw een beperkt aantal tevredenheidskaartjes teruggestuurd door de klanten, net als er weinig reactie kwam via de website. De feedback daarop was opnieuw meestal positief. Verbeterpunten waaraan dient gewerkt te worden zijn: duidelijkere communicatie naar klanten (Informatie die gegeven wordt, is niet duidelijk (genoeg), zowel aan de telefoon als ter plaatse.) afspraken naleven (afspraken wijzigen achteraf, merendeels zonder verwittiging door ons) het aanvangsmoment van een uitvoering beperken. Actueel reageren klanten als ze meer dan 2 weken moeten wachten op aanvang uitvoering van de werken tijdig en snel bezorgen van informatie Telefonische klantencontacten Er zijn gemiddeld oproepen op de AquaFoon per maand. De gemiddelde bereikbaarheid die daarbij in 2015 gerealiseerd werd, is 97% bij een gemiddelde antwoordsnelheid van 16 seconden. De 16 seconden worden bereikt door 80% van de oproepen sneller te beantwoorden dan 20 seconden. De behaalde succesniveaus halen nog nipt de vooropgestelde normen. Dit is een duidelijke daling ten opzichte van de vorige jaren. Onder andere de installatie van de nieuwe CRM module heeft in het najaar voor een regressie van de cijfers gezorgd. De gemiddelde afhandeltijd, die door de installatie van de kennisbank opgelopen was tot 333 seconden per oproep in 2014 en in de eerste jaarhelft van 2015 terug was gedaald naar 309 seconden per oproep is door de invoering van CRM finaal gestrand op 231 seconden per oproep Schriftelijke klantencontacten Het aantal brieven is na de stabilisering in d eerste helft van 2015 in de tweede helft van 2015 terug stijgend tot een totale stijging van circa 7% t.o.v Daarentegen is er terug een forse stijging van het aantal s voor geheel Deze is weliswaar lager dan de stijging van de jaren er voor. Tevens ontstaan er mails door het systeem gegenereerd wanneer een klant bijvoorbeeld zijn verhuis via het internet invult. 18/28

20 De categorieën die procentueel de grootste stijging van het aantal s veroorzaken, zijn als volgt ingedeeld t.o.v. 2014: informatie + 35% ( s extra) gerechtelijke inning + 30% (ruim s extra) meterstanden + 25% (ruim s extra) verhuis + 11% (ruim s extra) facturatie + 09% (ruim s extra) werken + 05% (ruim s extra) Daarnaast zijn er voor 8 categorieën minder s binnengekomen. De grootste daling is te vinden in alles wat met betalingen en inning te maken heeft buiten het gerechtelijk circuit. Het betreft een daling van ruim s Planning eerste semester 2016 Klanten bij het eerste klantencontact juist en volledig informeren, is een blijvend objectief. Opzetten van het e-loket / nieuwe website voor een verdere stroomlijning van de processen staat op de agenda. Dit zal pas in de tweede helft van 2016 in productie worden genomen. De nieuwe tariefstructuur wordt geïntroduceerd. 7. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) 7.1. Context Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) is 7 een continu verbeteringsproces (op een procesmatige manier) waarbij ondernemingen vrijwillig op systematische wijze economische, milieu- en sociale overwegingen op een geïntegreerde manier in de gehele bedrijfsvoering opnemen, waarbij overleg met de stakeholders, of de belanghebbenden van de onderneming deel uitmaakt van dit proces. Het verantwoordt op bedrijfsniveau het ethisch handelen naar klanten, personeel en investeerders toe waarvan de impact zichtbaar wordt op lange termijn op de samenleving en het milieu. Er is in 2010 een internationale norm ontwikkeld, NEN-ISO 26000, die richtlijnen biedt met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen. De doelstelling is om de integratie van de onderliggende principes van alle kernthema s te ondersteunen. De norm bundelt 7 principes: het afleggen van rekenschap van haar effecten op de maatschappij, economie ne het milieu transparantie in haar besluiten en activiteiten die een effect hebben op de maatschappij en het milieu ethisch gedrag respect voor de belangen van de stakeholders respect voor rechtsorde respect voor internationale gedragsnormen respect voor mensenrechten. 7 Definitie volgens 19/28

21 FARYS TMVW vertaalt dit in het 5 de speerpunt van zijn strategie. Wij ondernemen maatschappelijk verantwoord - Wij passen maatschappelijk verantwoord ondernemen in de praktijk toe, ook al is dit niet altijd gemakkelijk. Wij evalueren telkens de haalbaarheid van actiepunten en zijn niet blind voor het prijskaartje van de inspanningen. Zo bouwt FARYS TMVW aan een duurzame en efficiënte toekomst Rapportering Interne wedstrijd Print(je) minder! Deze actie heeft tot een mooie besparing van niet alleen papier maar ook van afval en als gevolg van euro s geleid. FARYS TMVW heeft in de wedstrijdmaand vijf bomenlevens gered. De papierbesparing voor de maand oktober 2015 t.o.v bedroeg 119 euro of bladzijden. Het zijn afgerond 11 dozen. Daarnaast werden de prints zelf niet betaald. Uitgaande van de statistiek waarbij 2/3 de zwart wordt geprint en 1/3 de kleur, is dit ook een besparing van 256 euro. De totale besparing voor de maand oktober kwam op 375 euro. Een steekproef eind januari 2016 geeft aan dat de oefening niet zonder langdurig effect is. In de periode november 2015 tot en met januari 2016 werden niet minder dan minder geprint. Sensibilisering Via de actie leve de uitknop werden alle medewerkers gesensibiliseerd om bij het afsluiten van PC/schermen/ de uitknop te gebruiken Dit werd door middel van een achtergrondafbeelding op elke scherm gecommuniceerd. Met de liftstickers werd de energiebesparing en bewustmaking verder gezet. Het milieuteam bestaat 5 jaar (het vervolg) Het milieuteam heeft het vijfjarig bestaan onder het motto samen natuurlijk gevierd. Dit werd samen doorgevoerd met het invoeren van een eigen milieuteam-logo, het organiseren van een milieudag/-week en het aanplanten van een (digitaal) bos. Tijdens de milieuweek werd dagelijks een nieuwsbericht gepubliceerd en werd er een flyer digitaal gepubliceerd met een aantal gerealiseerde acties per jaar. Het bos werd als 20/28

22 afsluiter van het jaar op 29 november in een natuurgebied aangeplant. Elke medewerker mocht zijn boom komen planten en zo werd een heus FARYS-bos gecreëerd! 21/28

23 Diverse acties Een voorbeeld waar ook het logo van het milieuteam aanwezig is met een thematische toepassing, is bij de aanduiding van de parking voor de poolfietsen. Aanschaffen van een doseersysteem (minder verpakkingsafval) en overschakelen naar cradle-to-cradle en ECO-label producten. Daardoor zijn er minder producten nodig, meer ecologische producten, ergonomisch beter in gebruik en met een lagere kost. In elke uitgave van het personeelsblad Wat-er-leeft wordt sinds dit 2015 een ecoitem gepubliceerd. Er zijn meerdere milieugerichte interne opleidingen georganiseerd rond brandveiligheidsnormen, Vlarem-trein, CLP en energie met als doel deskundigheid en betrokkenheid verder te verhogen. Er is een eerste schenking gebeurd in het kader van duurzaam hergebruik van kantoormateriaal. Voor de derde keer werden de mobiliteitsinspanningen van FARYS TMVW in de kijker gezet tijdens de internationale week van de mobiliteit met focus op: ergonomie fiets en auto controle bandenspanning: pitstop milieuvriendelijk woon-werkverkeer Het leverde volgend artikel op in het maandblad Ondernemen van Voka: 22/28

24 Naar een duurzaam aankoopbeleid: integratie van MVO in het aankoopbeleid Er is een duidelijk engagement aangegaan om maatschappelijk verantwoord aan te kopen met als einddoelstelling eventuele negatieve milieu-impact te verkleinen en sociale aspecten in de dossiers te integreren. De doelstelling was om dit vanaf juli 2014 gestructureerd, expliciet en systematisch te implementeren volgens 5 vooropgestelde leefregels: Opnemen van milieu- en sociale criteria in technische modaliteiten, uitvoeringsmodaliteiten, uitsluitingsgronden, selectiecriteria en gunningscriteria In de opbouw van de functionele criteria wordt afgewogen of er duurzame gelijkwaardige oplossingen mogelijk zijn. Indien dat het geval is binnen een financieel en aankoop-wettelijke context, dan wordt de duurzame oplossing het voorwerp van de marktconsultatie Indien de vorige leefregel niet lukt, worden leveranciers uitgelokt om duurzame varianten voor te stellen. De algemene regel voor het vaste gunningscriterium duurzaamheid is 7,5%. Een lager percentage kan enkel gemotiveerd worden geagendeerd. De diverse aankoopdocumenten worden structureel op het duurzaamheidsbeleid afgestemd Tot slot meet de algemene bedrijfsvoering zich duurzaamheid aan als een bedrijfswaarde. Voortaan zal dit ook een vast verslagpunt zijn binnen public governance. Voorbeelden van concrete dossiers die opgestart, behandeld en/of beëindigd zijn in 2015 waarbij rekening is gehouden met sociale criteria, zijn: de verplichting om op een non-discriminatoire wijze te handelen alsook om redelijke aanpassingen te doen om het nadelige effect van een onaangepaste omgeving te neutraliseren voor personen met een handicap de gunstige impact van het voorziene materieel / machines op de ergonomie voor het ingezette personeel Voorbeelden op het vlak van milieu zijn: beperking van risico s voor het milieu, o.m. door het gebruik van biologisch afbreekbare en fosfaatarme producten, het beperken van het waterverbruik, alsook aandacht voor de organisatie van transport en productie o.m. door de reductie van de transportbewegingen beperking van de afvalstromen, o.m. door het gebruik van digitale administratie en hergebruik van afvalstoffen als grondstoffen het gebruik van duurzame technieken en energiebesparende maatregelen in ontwerpen het in rekening brengen van K en E-waarden bij de constructie van een gebouw teneinde voertuigen te leasen die beantwoorden aan de doelstellingen van het maatschappelijk verantwoord ondernemen, zullen de voertuigen die het voorwerp uitmaken van elke deelopdracht zodanig worden bepaald dat rekening wordt gehouden met het minimaliseren van het energieverbruik en van de impact van de voertuigen op milieu en omgeving. Kwaliteitslabel voor sportaccommodaties Om de conformiteit met de wetgeving te controleren, worden door FARYS TMVW diverse audits van de sportaccommodaties uitgevoerd (bv. toetredingsaudit, brandweer, preventiedienst, gezondheidsinspectie, ). Inbreuken op de vigerende wetgeving worden tijdens deze audits geïnventariseerd en opgenomen in het Integraal Kwaliteitsplan. Per sportaccommodatie werden het procedure- en exploitatiehandboek ingevoerd. Het permanent opvolgen van deze handboeken staat garant voor het blijvend respect van de wettelijke normen en de opvolging van operationele en technische vereisten. FARYS TMVW reikt de S-vennoot een Integraal Kwaliteitsplan aan, afgestemd op twee serviceniveaus. Het behalen wordt beloond met een kwaliteitslabel voor sportaccommodaties. 23/28

25 In samenwerking met het onafhankelijke controleorganisme Quality Control zette FARYS TMVW dit kwaliteitslabel op. Naargelang het serviceniveau, zijn er twee certificeringen, opvallend in kwaliteit en uitmuntend in kwaliteit. Binnen FARYS TMVW is het de bedoeling dat operationeel alle sportaccommodaties minimum streven naar het certificaat opvallend in kwaliteit, daar dit de basiswetgeving rond veiligheid en hygiëne inhoudt; ongeacht of de stap tot certificering wordt gezet. Daarom werden alle S-vennoten uitgenodigd tot een intentieverklaring of zelfs een verbintenis tot het behalen van het basis kwaliteitsniveau. Sinds de opstart in 2012 mochten 11 sportaccommodaties het kwaliteitslabel uitmuntend behalen. Personeel - Mobiliteit Eind 2015 waren 156 bedrijfswagens in gebruik en 4 in bestelling, waarvan 1 bedrijfswagen een vervanging van een bestaand voertuig is wegens contracteinde. FARYS TMVW stimuleert een groen wagenpark. In het aanbod van bedrijfswagens zijn voornamelijk wagens met een lage CO 2 -uitstoot opgenomen. De gemiddelde CO 2 - uitstoot van die 160 wagens bedraagt 109,1 gram. Het maximum is 135 gram en het minimum 82 gram. FARYS TMVW bestelde en betaalde in 2015 voor 118 medewerkers het trein- of busabonnement via het systeem van derde betaler voor een totaalbedrag van euro. Ook voor occasionele dienstverplaatsingen wordt het derde betaler principe gehanteerd en aangemoedigd door over te stappen naar ticketloos reizen. Het vervoersbewijs wordt gekoppeld aan de elektronische identiteitskaart van de medewerker. Tijdens 2015 werden 123 tickets aangekocht voor een totaalbedrag van euro. Personeelsleden die minstens 70% van de woon-werkverplaatsingen met een fiets willen dien, kunnen een bedrijfsfiets krijgen. Eind 2015 waren via een operationele leasepartner 102 bedrijfsfietsen in gebruik, waarvan ruim de helft van het elektrische type. 98 fietsen zijn individueel toegewezen, 4 fietsen worden als poolfiets ingezet In vergelijking tot de mogelijke kost is het voordeliger voor FARYS TMVW een bedrijfsfiets ter beschikking te stellen i.p.v. een fietsvergoeding uit te keren omdat het maximaal leasingbudget op 50 euro per maand is vastgesteld en de maximum fietsvergoeding 60 euro per maand bedraagt. De medewerker geniet bovendien van het private gebruik. 24/28