Archiveren: achterhaald? STELLING 1: DE TRADITIONELE ARCHIEFKASTEN

Transcriptie

1 20 Archiveren: achterhaald? DEELNEMERS - Kees Fluyt, Serendipity-Consultancy - Erik Rosema, Veenman - Rudy Beset, Manager Software & Solutions Imaging Division Toshiba Tec Netherlands - Frank Demarteau, Sales & Marketing Director, Jalema Het opslaan van documenten en dossiers gebeurt nog veelal fysiek: in kasten. Is dit een voorbijgaande bezigheid, wordt binnenkort alles digitaal in de cloud opgeslagen? We legden enkele belangrijke spelers op dit gebied een aantal stellingen voor. STELLING 1: DE TRADITIONELE ARCHIEFKASTEN KUNNEN NOG GOED DIENST DOEN ALS SCHEIDINGS- ELEMENT, GARDEROBE, PROJECTIE/FOTOWAND, SERVERKAST, ENZOVOORT.VV KEES FLUYT: Wat je ook doet met de traditionele archiefkasten is de keuze van iedere organisatie, zelf zou ik de meeste laten afvoeren. Als je in de organisatie digitaal wilt gaan werken dan is het gebrek aan kastruimte een goed instrument om digitaal werken te stimuleren. Digitaal werken moet volgens mij samengaan met een clean desk beleid in de organisatie en het terugdringen van het maken van printjes. ERIK ROSEMA: Wij komen de traditionele archiefkast nog veel tegen bij onze relaties en niet alleen als scheidingselement. Vanzelfsprekend kan dit extra functionele toegevoegde waarde zijn van een archiefkast, maar bovenal doet deze nog steeds dienst als waarvoor deze bedoeld is: het archiveren van fysieke documenten/dossiers. Wij merken dat onze relaties nog steeds huiverig zijn voor het vernietigen van fysieke documenten, met name als deze zijn voorzien van een handtekening. Het gevoel lijkt nog steeds te bestaan, dat een echte, natte handtekening meer waard is dan een digitale handtekening. In sommige situaties (bijvoorbeeld bij notariële akten) is dit inderdaad van rechtswege het geval. Dergelijke authentieke akten liggen dan in de kluis en niet in de archiefkast. Hoe dan ook, we zien het aantal archiefkasten wel dalen, maar voorlopig zeker nog niet volledig verdwijnen.

2 RUDY BESET: De traditionele archiefkasten doen al jaren dienst als scheidingselement, serverkast enzovoorts. Maar dit neemt niet weg dat archiefkasten nu en ook in de toekomst nog gebruikt zullen worden waar ze voor bestemd zijn, het aanleggen van een archief. Het is een utopie om te denken dat uiteindelijk alles digitaal wordt. Het paperless office wordt al jaren genoemd als iets wat er toch echt aan gaat komen. Het is waar dat papieren documenten in aantal en volume afnemen, maar helemaal verdwijnen zullen ze nooit. Ik denk dat we toe gaan naar een less-paper office. Waarbij papieren archieven nog steeds hun waarde zullen bewijzen. FRANK DEMARTEAU: Vraag voor Bruynzeel, Jalema verkoopt niet zozeer dit soort kasten. STELLING 2: WAAROM ZOU JE, MET DE VOORTSCHRIJDENDE DIGITALISERING, NOG EEN IN-HOUSE FYSIEK ARCHIEF HOUDEN? KEES FLUYT: Het is niet zinvol om dossier en archieven die niet of nauwelijks geraadpleegd worden in een in-house fysiek archief op te bergen. Simpelweg omdat de kosten daarvan hoger zijn dan in een archiefbewaarplaats. Wat anders is het dossier/archieven die vaak tot zeer vaak geraadpleegd worden. Een mogelijkheid is digitaliseren, maar het is denkbaar dat vanwege de hoge kosten van digitalisering de fysieke dossiers in-house bewaard blijven. In de kern dus het beantwoorden van het vraag: wat is de meest kosteneffectieve manier om mijn archief in stand te houden? Belangrijk is daarbij ook in ogenschouw te nemen dat dossiers na zo n 7 jaar (uitzonderingen daargelaten) vernietigd mogen worden. Dit brengt ook de kosten omlaag. ERIK ROSEMA: Dit is een terechte vraag: de noodzaak van een in-house fysiek archief lijkt beperkt. Afhankelijk van interne procedures en beleidsmaatregelen kan men streven naar een volledig digitaal inhouse archief. Dit betekent het scannen van fysieke documenten bij binnenkomst en vervolgens ook digitale distributie naar belanghebbenden met bijbehorende digitale archivering. In dit geval kunnen belangrijke documenten, die men naast digitaal toch liever ook fysiek zou willen bewaren, een beroep worden gedaan op een extern fysiek archief bij gespecialiseerde partijen. Veelal is sprake van geconditioneerde ruimtes en allerlei beveiligingsmaatregelen, waardoor de documenten extern dikwijls veiliger liggen opgeslagen dan in-house. De vrijgekomen interne ruimte kan dan worden benut voor andere doeleinden, zoals werkplekken. Er staan veelal ook lagere kosten tegenover het extern bewaren, dan wanneer dit in-house geschiedt. Kortom: een win-win situatie. RUDY BESET: Klanten van Toshiba hebben hier uiteenlopende redenen voor. Wij adviseren klanten over een optimale invulling van het archief. Digitaal of op papier. Uiteindelijk is het de klant die beslist wat in zijn omstandigheden het beste werkt en het meest functioneel is. Ook is het (nog) niet van alle documenten en documentsoorten mogelijk om deze digitaal te verkrijgen of zelf te digitaliseren, zonder dat ze hun waarde verliezen. FRANK DEMARTEAU: Als je je archiefstukken niet meer dagelijks nodig hebt is outsourcen van het archief een zeer reële optie. Gespecialiseerde bedrijven kunnen zorgen voor adequaat en veilig beheer. En het terugleveren van archiefstukken kan digitaal; natuurlijk niet zomaar via de maar via een beveiligde verbinding. Gelet op de toekomstige wet Datalekken die in 2016 van kracht zal zijn is het wel aan te raden een bedrijf te kiezen dat beschikt over keurmerken zoals ISO en ISO Dan zijn de processen geborgd en is het archief in goede handen. Beschikt een bedrijf niet over keurmerken moet je je 21

3 22 hardop afvragen of je gezien de boetes tot ,00 wel met iemand in zee wilt gaan. Jalema heeft ISO 9001 en zusterbedrijf I-FourC beschikt over ISO Bij beide bedrijven is het archief dus in zeer vertrouwde en gekwalificeerde handen. En voor de kosten hoef je het niet te laten; de ruimte die ter beschikking komt is vaak vele malen duurder dan het uitbesteden. En die kantoorruimte kan gebruikt worden als extra werkruimte. STELLING 3: HET ZOU VERPLICHT MOETEN WORDEN OM ALLE DOCUMENTEN WAARVOOR DAT MOGELIJK IS, DIGITAAL TE MAKEN EN TE VERSPREIDEN. KEES FLUYT: Het verplichten is mijn inzien zinloos, bovendien zit je nu nog met veel met name ouderen die digibeet zijn. Het volledig digitaal verspreiden van documenten zal uiteindelijk wel de norm zijn. ERIK ROSEMA: Verplicht gaat mogelijk wat ver; wij spreken liever van het stimuleren van. Als voorbeeld geven we het vanuit de overheid stimuleren van digitale facturen: e-facturatie. Een stimulans is vaak doeltreffender dan een verplichting: het helpt hierbij wel om organisaties stapsgewijs te begeleiden op het pad van digitalisering. Via gestimuleerde en gefaseerde digitalisering kunnen grote efficiencywinsten worden geboekt, zonder dat dit een verplicht karakter heeft. Verplichting roept al snel een gevoel op van paternalisme; door deze bevoogding kan ook juist een verkeerd gevoel worden opgewekt. Laat organisaties vrij in de keuze, maar stimuleer ze zo veel als mogelijk, zodat ze zelf tot de conclusie komen dat er allerhande voordelen zijn verbonden aan een digitale werkwijze. RUDY BESET: Daar ben ik het niet mee eens. De huidige stand van ICT en beveiligingstechnieken is nog niet zo ver gevorderd dat iemand voor 100% kan garanderen dat het digitaal verspreiden van documenten eenzelfde authenticiteit heeft als het fysiek papieren document. Maar soms is een papieren document ook gewoon handiger en minder omslachtig in gebruik. Wat voor nog steeds een aantal klanten van Toshiba de reden is om documenten gewoon op papier te verspreiden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een pakbon/vrachtbrief die bij een levering wordt verstrekt. Het is mogelijk dat deze digitaal wordt verzonden naar de ontvanger van het pakket. Maar als ontvanger vind je het toch ook wel fijn dat als je pakket binnen komt, er een papieren document bij zit wat vertelt wat er precies allemaal in dit pak-

4 ket zou moeten zitten. Zonder dat je eerst je moet openen, de vrachtbrief of pakbon moet opzoeken en vergelijken met het pakket wat je ontvangen hebt. Wel heeft het digitaal verspreiden van documenten veel voordelen t.o.v. het verspreiden van papier. Denk hierbij aan snelheid van communiceren, controle op een juiste (digitale) bezorging van de documenten en de kosten van verspreiding, die bij een digitaal document lager zijn. FRANK DEMARTEAU: Als we een aantal jaren verder zijn is dit inderdaad gemeengoed. Op dit moment is het wettelijk nog niet toegestaan bepaalde documenten alleen digitaal te hebben. Daarnaast spelen ook emotionele redenen vaak een rol om toch nog met papier te werken. De meeste mensen lezen bijvoorbeeld liever vanuit papier dan vanuit een computerscherm. Ook werkt communicatie op papier vaak sneller en makkelijker omdat het tastbaar is en direct te lezen is. Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een rap tempo op waardoor documenten steeds sneller en makkelijker digitaal toegankelijk worden en waardoor het lezen ervan steeds natuurlijker wordt. Verplichten om documenten digitaal te maken en te verspreiden is daarom niet nodig, maar zal een logisch gevolg zijn van de hedendaagse ontwikkelingen. Digitaal heeft als voordeel dat als het in de cloud gearchiveerd is je je documenten altijd en overal ter beschikking hebt, er meerdere mensen gelijktijdig met documenten kunnen werken etc. Op dit moment zitten we in een transitie fase. Er is nog enorm veel papier in de markt en men wil dit veelal digitaal hebben. Juist in deze transitiefase is Jalema / I-FourC een ideale partner. Wij kijken wat er digitaal gemaakt moet worden en wat er als fysiek document gearchiveerd wordt. Dit laatste wordt dan bij behoefte gescand en digitaal aangeleverd. Zo bespaar je de kosten van het bulkscannen en is toch je hele archief digitaal beschikbaar. STELLING 4: HET PROBLEEM MET DIGITAAL ARCHIVEREN IS DAT VEEL TE WEINIG MENSEN DAT NOG EFFECTIEF EN EFFICIËNT BEHEERSEN. KEES FLUYT: Ik kan deze stelling alleen maar onderschrijven. Effectief archiveren is een vak op zich. De informatieprofessional, de recordmanager, houdt zich niet zozeer bezig met het bewaren van informatie, zijn belangrijkste werk is het op een effectieve manier vindbaar maken van de informatie. Een organisatie die snel over de juiste informatie kan beschikken heeft mijns inzien een concurrentievoordeel. Immers als klant ga je toch eerder terug naar het bedrijf als je de ervaring hebt dat klantencontactcentrum of helpdesk snel en accuraat de gewenste informatie levert. Wie ergert zich niet aan de telefoon als de medewerker niet de juiste informatie vindt of zich verontschuldigt voor de niet werkende systemen. ERIK ROSEMA: Een effectieve en efficiënte werkwijze valt of staat met goede interne procedures, maar ook met een goede begeleiding van de nieuwe werkwijze, vanaf het begin dat men overweegt om over te gaan tot digitaal archiveren. People Change Management is hierin van het grootste belang. Hierin ligt de primaire focus op medewerkers, om hen vanaf het begin Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een rap tempo op waardoor documenten steeds sneller en makkelijker digitaal toegankelijk worden. van een voor verandering in aanmerking komende situatie hierop voor te bereiden en hierin mee te nemen. Hierdoor is aandacht voor het hoe en waarom achter de overstap naar digitaal archiveren. Wij adviseren om rekening te houden met: (1) Verkennen van de zakelijke toekomst, (2) Analyseren van de feitelijke situatie (wat gaat goed of kan beter), (3) Doorleven van de consequenties, en (4) Ambiëren van een gewenste situatie. Afhankelijk van de veranderbreedte (hoeveel mensen worden geraakt door de verandering) en veranderdiepte (mate van verandering van gedragspatronen en overtuigingen) adviseren wij een veranderplan inclusief communicatieplan. Hierin kan worden vastgelegd welke doelen we met elkaar stellen, hoe we periodiek met elkaar overleggen over de voortgang, hoe het government is geregeld en welke taken op welk moment van welke partij worden verwacht. Voorafgaand aan GO-LIVE van digitaal archiveren is een goede training met een nieuw systeem een must. Zorg voor training-workshops (vaak is een dagdeel al voldoende voor een key-user) en duidelijke handleidingen. Zorg ook voor een eerste aanspreekpunt binnen elke discipline of afdeling om de eerste gebruikersvragen op te vangen. Vanzelfsprekend is een goed ingericht digitaal archief (documenttypen, archiefstructuren, zoeksleutels/metadata) een vereiste. De vormgeving hiervan kan worden bepaald via workshops met belanghebbenden. Kortom: zorg voor een goed ingebedde manier van werken vanaf het allereerste begin. Hierdoor gaat de uiteindelijke adoptie van de nieuwe werkwijze vaak vele malen gemakkelijker. RUDY BESET: De vraag is of de mensen het niet effectief en efficiënt beheersen of dat de huidige software nog niet gebruiksvriendelijk genoeg is om effectief en efficiënt te kunnen gebruiken. Veel van de huidige werknemers zijn opgegroeid in een papieren kantooromgeving, en werken en denken daarom al jaren in papieren processen. Deze mensen ineens digitaal te laten werken is niet mogelijk. Zij moeten daar ook naar toe groeien. Zo hebben we bij Toshiba lang gezocht naar een document management oplossing die de papieren wereld zo veel mogelijk digitaal nabootst. Dit zodat het voor gebruikers simpeler is om over te stappen naar de digitale wereld en het digitale archief. Neem bijvoorbeeld een werkproces wat iedereen wel kent, het goedkeuren van een factuur. In de papieren wereld werkt dat met een dagstempel/blokstempel bij binnenkomst. De administratie selecteert een kostenplaats en vult deze in op de stempel. Vervolgens keuren een of meer personen deze factuur goed of af door een krabbel in de stempel te zetten. Dit proces is voor iedereen duidelijk, in één oogopslag te controleren en voor gebruikers handig om mee te werken. Ga je dit proberen te vangen in een digitale omgeving met workflow managers en moeilijke interfaces waarbij gebruikers instructie moeten krijgen waar die goedkeurknop zit of hoe dit werkt, dan krijg je minder efficiënte gebruikers. Daarom heeft Toshiba in de document 23

5 management oplossing nog steeds de dagstempel/blokstempel zitten, alleen dan digitaal. Werknemers zien op het scherm nog de vertrouwde stempels op de factuur staan, kunnen deze zelf zetten en zo een goedkeuring geven op de factuur. De voordelen van de digitale wereld, met het gemak van de papieren wereld in één omgeving. FRANK DEMARTEAU: Dat is juist ook vaak het grootste probleem van bedrijven die ervoor kiezen om zelf hun hele archief gaan digitaliseren. Na de nodige obstakels hebben ze dan uiteindelijk hun archief gedigitaliseerd. Maar dan begint het eigenlijk pas. Wat ga je met de documenten doen? Waar zet je ze neer? Hoe organiseer je ze? Hoe zorg je dat alles weer snel vindbaar is? Wat doe je met nieuwe aanwas van (digitale) documenten? Vaak iets waar van tevoren te weinig over wordt nagedacht. Jalema/I-FourC biedt oplossingen om dit beheersbaar in te richten, zodat er op een efficiënte manier mee gewerkt kan worden. STELLING 5: DIGITAAL ARCHIVEREN HEEFT WEL ENKELE PRAK- TISCHE VOORDELEN VOOR GROTERE ORGANISATIES, VOOR MKB-ONDERNEMINGEN IS DE INVESTERING NIET NODIG. KEES FLUYT: Ook het MKB ontkomt niet aan het digitaal archiveren. Geheel afhankelijk wat het bedrijf doet is het vanuit bedrijfsvoering optiek niet direct noodzakelijk. De noodzakelijk van digitaal komt dan voornamelijk voort uit het digitaal aangeleverd krijgen van documenten en andere informatieobjecten die gearchiveerd moeten worden. Bijvoorbeeld facturen, contracten, ontwerptekeningen enz. ERIK ROSEMA: Niet nodig gaat te ver: ook bij mkb-ondernemingen kunnen dergelijke investeringen zeer zeker gerechtvaardigd zijn. Naast investeringen (CAPEX) is er steeds meer sprake van exploitatie (OPEX), waardoor digitaal archiveren ook voor de kleinere organisaties binnen handbereik is. Neem niet enkel directe kosten mee in uw TCO-overweging, maar ook de indirecte kosten. 24

6 De indirecte kosten liggen vaak vele malen hoger dan de directe kosten. Hierdoor kunnen de indirecte voordelen (bijvoorbeeld tijd- en locatieonafhankelijk kunnen werken) zeer zeker opwegen tegen directe kosten of uitgaven. Helemaal als dit mogelijk wordt gemaakt via OPEX in plaats van via CAPEX. RUDY BESET: Met de huidige prijzen van digitale archiveringssystemen en de korte leertijd voor medewerkers is het ook voor mkb-ondernemingen zeer interessant om met digitaal archiveren te beginnen. Juist binnen deze organisaties hebben mensen vaak meerdere functies en moeten ze efficiënt met tijd omgaan. Hier zijn de voordelen van een digitaal archief direct inzichtelijk en is de terugverdientijd zeer interessant. FRANK DEMARTEAU: De voordelen voor een grote organisatie gelden ook voor een MKB-onderneming. Ook ondernemers in het midden- en kleinbedrijf zijn mobiel en hebben dan behoefte aan hun documenten. Ook die ondernemers willen hun facturenstroom digitaal zien of hun post ingescand aangeleverd krijgen. En ook MKB-ondernemers willen kunnen teruggrijpen op oude documenten en die ze digitaal in hun ERP-systeem aangeleverd krijgen. Dus de grootte van de onderneming maakt in deze niks uit. Bij elke onderneming die met documenten in welke vorm dan ook werkt is digitalisering een issue. Juist voor de MKB-ondernemer heeft Jalema een perfecte oplossing die JalemaBox heet. Dit bestaat uit 3 boxen waarvan de inhoud of gescand, opgeslagen of vernietigd kan worden. Dus elke jaargang kan in een JalemaBox aangeleverd worden en Jalema beheert of scant de informatie voor de klant. Handig en kosten efficiënt. Zie voor meer info www. jalemabox.com. STELLING 6: DE CLAIM DAT DIGITAAL ARCHI- VEREN DUURZAMER IS, KLOPT NIET. PAPIER IS VEEL DUURZAMER. KEES FLUYT: Dit is een lastige vraag. Dat weten wij gewoon weg niet. Van papier weten we het wel, hoe het met de digitale dragers zal vergaan weten wij nog niet. De toekomst zal het ons leren, maar die toekomst zal wel digitaal zijn. En dus zullen wij de digitale duurzaamheid moeten gaan regelen. ERIK ROSEMA: Het klopt dat er over digitaal archiveren nog weinig lange-termijn duurzaamheidservaringen bekend zijn. Papier en microfiche zijn betrouwbare en beproefde methoden voor het archiveren van documenten: deze vormen zijn bewezen 100 jaar duurzaam en houdbaar. Echter: door de recente digitale revolutie, heeft digitale archivering zich nog niet kunnen bewijzen hoe lang er sprake is van duurzaamheid en betrouwbaarheid van gegevens. Maar dit geldt met name voor applicatieformaten; bijvoorbeeld WordPerfect 5.1 was omstreeks 1990 DE tekstverwerker en daardoor ook DE standaard voor digitale documenten. Al snel bleek dat deze documenten niet altijd meer konden worden geopend met de applicaties van deze tijd. Het is dus belangrijk om te kiezen voor een duurzaam, betrouwbaar en ISO-gecertificeerd digitaal opslagformaat, zoals PDF/A. Hiermee zou worden gegarandeerd dat deze documenten ook op de lange termijn probleemloos kunnen worden geopend en gereproduceerd. De toekomst (zegge de komende jaar) zal moeten uitwijzen of dit ook daadwerkelijk het geval is; in elk geval lijkt alles in place dat dit probleemloos het geval zal zijn. RUDY BESET: Digitaal archiveren kan op veel manieren en veel verschillende scenario s. Hierbij zijn duurzame alternatieven en minder duurzame alternatieven. Het mag duidelijk zijn dat een folderstructuur op een portable harddisk, met daarin mappen met gegevens van de hele organisatie, geen duurzame oplossing is. Ons nationaal archief zegt over het duurzaam archiveren: het op zodanige wijze vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen van digitale documenten (in de brede zin van het woord), dat deze ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn. Wat voor organisaties inhoudt dat men bij een digitaal archief zeer goed moet nadenken over de wijze van bewaren, het maken van een juiste en tijdelijke back-up en een opslagformaat kiezen waarvan men zeker weet dat dit gedurende de geheel periode waarin het document bewaard moet worden nog gelezen kan worden met de huidige stand van ICT en software. Vaak hoort hier nog een rechtenstructuur bij die er voor zorgt dat alleen de juiste mensen de documenten kunnen raadplegen, inzien of bewerken. Zodat bijvoorbeeld de personeelsbestanden ook echt alleen door de HRM-afdeling ingezien kunnen worden. Ook moet nagedacht worden over een scenario waarbij de leverancier van de huidige archiefoplossing niet meer kan of Met de huidige prijzen van digitale archiveringssystemen en de korte leertijd voor medewerkers is het ook voor mkb-ondernemingen zeer interessant om met digitaal archiveren te beginnen wil leveren. Hoe snel en met welke kosten is een archief volledig te verplaatsen naar het archief van een andere aanbieder. Een soort exit-scenario voor de digitale documenten met bijbehorende data. Maar is er goed nagedacht over een digitaal archief, dan is het duurzamer dan een papieren archief. Een papieren archief is vaak maar op één plaats en vaak is maar één exemplaar van een document beschikbaar. Wat het erg kwetsbaar maakt voor verlies of schade aan het document. FRANK DEMARTEAU: Legio onderzoeken hebben inmiddels aangetoond dat digitaal archiveren vele malen duurzamer is dan archiveren met papier. Om te beginnen zijn voor de productie van 1 pallet papier 12,5 boom nodig. En dan hebben we het nog niet over alle andere voordelen. Denk alleen al maar eens aan de tijd en kosten die bespaard worden door het altijd overal en voor iedereen toegankelijk hebben van de documenten. 25 <