Project Management Methode & Tools

Transcriptie

1 Project Management Methode & Tools Introductie Project Succes Factoren en de Typische valkuilen Waarom Project Management & Wat zijn jullie uitdagingen? 1 Tool: Project Server ProjectPolis.com Implementatie exerti.com

2 Gespecialiseerd in Project-, Program- & Portfolio Management diensten, met een sterke Business en hands-on expertise in profit en non-profit sectoren. End to End Project & Program Management Engineering Telecom Retail, FMCG Project Management Training* CORE SERVICES Strategisch Portfolio Management Manufacturing Banking & Finance PMO Set-up Change Management Non-Profit Bio-Technology Project & PMO Quality Audit Construction Food * Authorized trainer for the Rita Mulcahy PMP exam preparation courses in the BeNeLux ProjectPolis

3 Project Succes factoren

4 PROJECT SUCCES FACTOREN Het CHAOS Report 2014 (Standish Group) 31,1% van de projecten stoppen voor de oplevering 52,7% van de projecten zijn over-tijd, over-budget en met minder scope dan intiteel overeengekomen Maar 16,2% van de projecten respecteren hun vooropgestelde timing, budget en scope

5 Typische valkuilen zonder goede Projectwerking Teveel Projecten, zonder enige Prioriteitsstelling Er is geen Teamcoördinatie over de diensten heen Projecten worden niet gelinkt aan het strategisch beleidsplan Geen rekening houden met workload van mensen Hierarchie versus Projectorganisatie We hebben niet geleerd uit het verleden Er wordt geen rekening gehouden met de impact op de organisatie/mensen We missen Project Structuur Vaak wijzigt de scope tijdens het project Medewerkers weten vaak niet wat van hen wordt verwacht We missen projectrapportering Weinig projecten worden volledig en goed afgewerkt Er is geen éénduidige projectopvolging, noch governance Er is geen Budget nacalculatie

6 Waarvan ligt u wakker, projectmanager? Waarom gaat mijn project niet vooruit? Waarom krijg ik de beloofde resources niet? Waarom krijg ik geen feedback van mijn team? Waarom is de scope weer veranderd? Waarom wil niemand luisteren?

7 Waarvan ligt u wakker, teammember? Waar ben ik mee bezig? Wat moet ik nog doen? Wanneer moet ik het allemaal doen? Waarom kan/mag ik niets afwerken? Kan iemand mij de Prio s geven, aub?

8 Waarvan ligt u wakker, manager? Waar gaat mijn budget naartoe? Zullen de projecten op tijd klaar zijn? Hoe past dit in de Beleids & Beheerscyclus? Waarom zijn de klanten niet tevreden? Hoe kunnen we efficiënter worden?

9 Hoe verhoog je de slaagkansen van een project Ondersteuning van het Top Management 18% Betrokkenheid van gebruikers en Project team 16% Ervaren Project Manager 14% Duidelijke objectieven 12% Afgelijnde scope 10% Standaard software infrastructuur 8% Sterke basisvereisten 6% Formele methodologie 6% Betrouwbare inschattingen 5% Andere 5% * Bron CHAOS ten report PROJECT SUCCESS FACTORS

10 Waarom Project Management? Jullie uitdagingen!

11 De Uitdagingen van Steden & Gemeenten Het Nieuwe Werken Samenwerking/integratie tussen Gemeentebesturen en OCMW-besturen (aanpak, scope, planning, risico s, communicatie,..) Digitalisering & automatisering (vb. Document Workflow,..) Cloud versus On Premise applicaties Dienstverlening aan de Burger (vb. Multikanaal, 1-baliebeleid,..) Interne Controle en Organisatiebeheersing Implementatie en opvolging van de Beleids- en Beheers cyclus Gebiedsgerichte werking Kernversterkende maatregelen: Ondersteuning om handelskernen te versterken Implementatie van duurzame technologieën & projecten Energieverbruik verminderen, milieu-emissie beperken

12 In combinatie met Business As Usual Sociale cohesie Openbare ruimte Veiligheid Afval Overlast Werkgelegenheid Personeelsbeleid Onderwijs Wonen Welzijn Cultuur Jeugd Sport Interne Werking (Integratie Steden & Gemeenten tegen 2019) ICT Hoe bepaal ik de prioriteiten? Hoe passen deze projecten in de Beleids & Beheers cyclus? Hoe koppel ik deze projecten in een meerjarenplan en link ik deze met de Beleidsdoelstellingen, Actieplannen en Acties

13 Waarom Project Management? Gezien de vele uitdagingen, dienen jullie Slim te Plannen Prioriteiten vastleggen en hieraan houden Resource en capaciteit plannen Wie heeft welke capaciteit/skill-set Projectplan opmaken (Creëer transparantie over wie doet wat wanneer ) Voortgang Meten en bijsturen waar nodig (Scope, Budget, Planning, Kwaliteit, Risico s,..) Communicatie naar alle verschillende stakeholders plannen en beheersen Structuur introduceren Structuur brengt RUST in de organisatie Impact op de organisatie managen MOTTO: PREPARE in plaats van REPAIR WERK PROJECTMATIG

14 THE MAGIC TRIANGLE RISICO Wat als? TIJD Planning VOORDELEN Waarom doen we het? KOST Budget KWALITEIT Zijn de kwaliteitscriteria gerespecteerd? SCOPE Wat ORGANISATIE Hoe organiseer ik het? INFORMATIE Wie moet wat weten?

15 PROJECT MANAGEMENT KENNISGEBIEDEN AANKOOP MANAGEMENT SCOPE MANAGEMENT PERSONEELS MANAGEMENT TIJD MANAGEMENT INTEGRATIE COMMUNICATIE MANAGEMENT BUDGET MANAGEMENT RISICO MANAGEMENT STAKEHOLDER MANAGEMENT KWALITEITS MANAGEMENT

16 Wat zijn de Project Management Processen

17 PROJECT LIFE CYCLE

18 Project Management Processen Initiatie (Idee & Definitie) Planning (Planning & Ontwerp) Executie (Realisatie & In productie name) Afsluit Definieer je scope (hoog niveau) Detailleer je scope Start je project taken Meet je objectieven Definieer draft Project planning, budget, risico s a & stakeholders Initieer je Project Charter Plan je team en mensen Detailleer je project planning (WBS), budget, risico s & Stakeholders Project Charter Organiseer je Kick-off Verfijn je taken (voortschrijdend inzicht) Frequente communicatie Administratieve afsluiting Lesson learned Ontbind je Team GO / Bewaak je resources NO GO GO / NO GO GO / NO GO Monitor & Control Bewaak en Manage de scope / Planning / Kosten / Risico s / Stakeholders.via Risico Matrix, Stakeholder Matrix, WBS,.. Voortgangsrapportage COMMUNICATIE

19 Belangrijke Projectdocumenten Project Charter Project Objectieven: SMART principe Projectplanning Risico Matrix en Log Project Management Proces Input Activiteiten Output Stakeholder Matrix (Log & Register) Issue Log Beslissingslog Projectvoortgangsrapport

20 Project Management Tools

21 Wij stellen onze ervaring en kennis graag ten dienste van onze klanten om samen met hen flexibele Project Server oplossingen te bouwen die hun verwachtingen overtreffen. Experts zijn, betekent dat wij onszelf ertoe verbinden te bereiken wat we beloven. Onze bedrijfswaarden zijn: Aim excellence Be a Team Enjoy each journey

22 1 centrale tool Project Server

23 Rollen Management Project manager / leider Resource manager / Team lead Planning en opvolging project Aanvraag resources Planning en opvolging team Planning Feedback over voortgang Resource

24 STANDAARD FUNCTIONALITEITEN

25 Standaard functionaliteiten Startpunt = Cockpit Projecten centrale Resource centrale Feedback

26 Projecten Centrale Projectplanning Overzicht van alle projecten Project Informatie Projectstatus Projectinfo Projectsites

27 Projectplanning

28 Overzicht van alle projecten

29 Projectstatus

30 Projectfiche

31 Project sites

32 Project sites - informatie

33 Projectplanning = resourceplanning

34 Resource Centrale

35 Feedback - Voortgangsrapportering

36 Project Server Wat Waarom?

37 MS Project Server Wat? Laagdrempelige tool die gebruikers toegang tot projectplanningsen beheersinformatie volgens hun noden Waarom? Centrale tool voor planning en opvolging van projecten Centrale plaats voor het bewaren van projectinformatie Visualiseren van de gevraagde resources en de hoeveelheid werk die zij presteren in het kader van projecten Delen van projectinformatie met alle betrokkenen

38 Rollen Management Project manager / leider Resource manager / Team lead Planning en opvolging project Aanvraag resources Planning en opvolging team Planning Feedback over voortgang Resource

39 Management : Dashboard

40 PM : Indicatoren en voortgang

41 PM : Eenvoudige /gedetailleerde planning

42 Teamlead: vraag & bezetting resources

43 Resource: projectinformatie & taken

44 Geautomatiseerde rapportering

45 Implementatie Valkuilen Voorwaarden voor een goede oplossing

46 Valkuilen bij implementatie tools In het begin Te snel & Te complex willen gaan. Scope niet duidelijk. Te weinig aandacht voor Change Management Niet gedragen door de organisatie Ruimte voor niet-meedoen Wordt niet ervaren als een hulp wel als overlast Project Management Processen niet gekend / niet duidelijk / niet aanwezig Geen duidelijke aanpak of analyse Verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk

47 Valkuilen vermijden Top 10 tips 1. Bepaal een visie - PPOT 2. Maak een analyse van de huidige situatie vermijd te grote verandering 3. Creëer een roadmap 4. Zoek een sterke implementatie-partner 5. Bouw een business case (kosten vs voordelen) 6. Zoek een sponsor 7. Een PMO-functie is onontbeerlijk 8. Initieer een project 9. Gebruik zoveel mogelijk out-of-the box functionaliteiten 10. Blijf evolueren

48 Voorwaarden van een goede oplossing Visibiliteit Planning Eenvoudig in gebruik Visueel Gepersonaliseerd Moet tijdswinst opleveren In eerste fase max 1 dag opleiding nodig Iconen & knoppen ipv tekst Functionaliteiten per rol Geautomatiseerde rapporten

49 VOORBEELD IMPLEMENTATIETRAJECT

50 Fase 1 : Visuals voor belangrijke KPIs

51 Fase 2 : Voortgang capteren

52 Fase 3: Resource inschattingen

53 Fase 4: Projectdocumenten & info

54 Fase 5: Gedetailleerde planning

55 Hoe kunnen wij jullie helpen? Brengen van Structuur en Project Management Expertise Expertise in # industrieën en Project Management methodologieën Snelle introductie van templates en aanpak Helpen en adviesverlening bij structureren en sturen van Projecten Training in Project Management Introduceren van een eenvoudige MS Project Server oplossing Expertise op gebied van implementatietrajecten Eenvoudige oplossing die voldoet aan de noden van de organisatie Volledig aanbod van analyse tot training en coaching Continuïteit ook na het implementatieproject

56 End WE NODIGEN JULLIE GRAAG UIT OP ONZE STAND VOOR MEER INFO