Gedragscode AGC Groep

Transcriptie

1 Gedragscode AGC Groep

2 Gedragscode van AGC Groep Met de nodige trots voor de ontwikkeling en groei in ons Bedrijf Aan alle leden van de AGC Groep, Het handelslandschap rondom ons verandert elke dag. Om in te spelen op de verwachtingen van de maatschappij in zo n veranderende omgeving en om tegelijkertijd onze bedrijfsdoelen te realiseren, laten we ons leiden door de vier waarden van de visie Look Beyond van de Groep. Eén van deze waarden, Integriteit, is niet alleen belangrijk, maar zelfs van cruciaal belang voor onze Visie. Ik verwacht dat alle werknemers steeds voor ogen houden dat compliance (het naleven van wetten en regels, bedrijfsethiek en bedrijfsregels) de basis vormt voor Integriteit en dat we hierop nooit uitzonderingen of compromissen mogen toestaan. Toen ik het voorzitterschap van de AGC Groep opnam, kondigde ik de slogan Grow Beyond aan als managementbeleid. Een absolute compliance is niet alleen van cruciaal belang om een bedrijfsomgeving in stand te houden waarin u nieuwe vaardigheden en competenties kunt verwerven die nodig zijn voor uw eigen groei, maar ook om een voortdurende groei van onze Groep in de toekomst mogelijk te maken. De AGC Groep promoot al lang een beleid van absolute compliance via gedragscodes voor zijn afdelingen en voor de geografische sectoren waarin ze actief zijn. Ik ben ervan overtuigd dat ieder van u zich door al deze van complianceinspanningen heel goed bewust is van de eisen op dit vlak en dat de Groep hiermee een stevige basis heeft gelegd voor onze compliance-activiteiten. Onlangs keurden we de AGC Gedragscode voor de hele Groep goed om onze prestaties op het vlak van compliance naar een nog hoger niveau te tillen. Deze Gedragscode bevat concrete bepalingen over het naleven van wetten, regels, ethische normen en beleidslijnen waaraan u zich moet houden tijdens uw dagelijkse activiteiten. Ik ben ervan overtuigd dat een gemeenschappelijke Gedragscode voor alle leden van de Groep wereldwijd onze compliance-cultuur nog zal versterken. We verwachten dat u deze brochure leest en ze regelmatig opnieuw doorneemt om uw inzicht in en uw persoonlijk engagement op het vlak van compliance te verhogen. Bedoeling is dat u uw werk en de activiteiten in uw werkplaats daarna evalueert om na te gaan of er problemen zijn bij de naleving van de regels. Als u zich ergens zorgen over maakt of twijfels hebt, verwachten we dat u acties onderneemt: contacteer uw supervisor of het bevoegde kaderlid of meld de kwestie aan uw Compliance Helplijn. Ik hoop dat alle leden van de AGC Groep zullen samenwerken om te zorgen dat onze Groep het vertrouwen van onze klanten en van onze samenleving kan winnen en dat we dankzij jobs die de moeite waard zijn allemaal trots zijn dat we deel uitmaken van de AGC Groep. K. ISHIMURA AGC President & COO 1

3 Onderwerpen Boodschap van Kazuhiko ISHIMURA, AGC President & COO Wat is de Gedragscode van de Groep (GCG)? De Compliance organisatie In geval van inbreuken op de GCG Vragen, bekommernissen, rapportering Goedkeuringen implementatie van de GCG De Gedragscode van de AGC Groep Naleving van wetten en beleidslijnen van het bedrijf en integer zaken doen Eerlijke handel, naleving van de antitrustwetten Veiligheid en gezondheid op het werk Milieubescherming Respect voor mensenrechten Productveiligheid en -kwaliteit specificaties Eerlijke financiële rapportering Verbod op handel met voorkennis Correcte behandeling van bedrijfseigendommen en respect voor anderen Beleid rond belangenconflicten Correct gebruik van representaties en geschenken Relaties met politici en overheidsambtenaren Controle op de internationale handel

4 Wat is de Gedragscode van de Groep (GCG)? De Gedragscode van de Groep is de weergave van onze waarde INTEGRITEIT uit de visie Look Beyond van de AGC Groep. De Gedragscode beschrijft de eisen waaraan alle AGCbedrijven en -werknemers moeten voldoen om te garanderen dat hun professioneel gedrag in overeenstemming is met de wetten, de beleidslijnen van AGC-bedrijven, inclusief de bedrijfsregels, en de bedrijfsethiek. Visie van de AGC Groep Look Beyond is de langetermijnvisie die geldig is voor 15 of 20 jaar. Onze missie Onze gedeelde waarden Onze doelstellingen Onze principes Innovatie en Operationele Uitmuntendheid Altijd denken met de behoeften van de klant als uitgangspunt en snel handelen. Nooit zelfgenoegzaam worden en voortdurend streven naar nog hogere doelen. Voortdurend op zoek gaan naar innovatie in technologieën, producten, diensten, bedrijfsmodellen en personeelszaken en nieuwe terreinen proactief cultiveren Voortdurend streven naar het verbeteren van onze operaties met het oog op maximale efficiëntie en de hoogste kwaliteit in alle activiteiten en uitmuntendheid realiseren bij alle werken die we collectief en individueel uitvoeren. Diversiteit Culturele diversiteit respecteren op het vlak van ras, etnische afkomst, godsdienst, taal, nationaliteit, geslacht en achtergrond. Individuen en de diversiteit van hun capaciteiten respecteren. Verschillende perspectieven en meningen respecteren. Milieu Milieubehoud respecteren. Bijdragen tot de uitbouw van een duurzame samenleving. Als een verantwoordelijk wereldburger vertrouwen inboezemen bij de wereldwijde gemeenschap. De veiligheid en gezondheid op het werk en in de werkomgeving in stand houden en verbeteren. Integriteit Vertrouwen hebben in en trots zijn op het vervullen van onze verantwoordelijkheden zonder compromissen. Een open en eerlijke relatie uitbouwen met alle betrokkenen. De gedragscode van ons bedrijf strikt naleven De Gedragscode naleven en de naleving ervan promoten in alle werkplekken is een uiting van integriteit. Gedragscode AGC Groep Compliance of naleving Dit betekent het naleven van sociale regels, inclusief de diverse bedrijfsregels, bij het implementeren van bedrijfsactiviteiten en de bedrijfsethiek, evenals het naleven van de wetten. 3

5 De Compliance organisatie De AGC Groep heeft een Global Compliance Leader comité opgericht (actief vanuit Japan/Asia Compliance Committee) dat geleid wordt door de Chief Compliance Officer (voorzitter van Asahi Glass Co.) en dat verantwoordelijk is voor de planning, de implementatie en de opvolging van de wereldwijde compliance activiteiten van de Groep. In Japan/Azië, Europa en Noord-Amerika werden Regional Compliance Committees opgericht die rapporteren aan de Global Compliance Leader. Raad van bestuur Chief Compliance Officer Global Compliance Leader (kantoor van Japan/Asia Compliance Committee) Japan/Asia Compliance Committee European Compliance Committee North American Compliance Committee In geval van inbreuken op de GCG Wanneer een werknemer inbreuken pleegt op de GCG kunnen er disciplinaire acties genomen worden in overeenstemming met de wet en de regels van het bedrijf. Er kunnen gepaste acties ondernomen worden tegen bestuurders en functionarissen in overeenstemming met de geldende wetten en bedrijfsregels. Vragen, opmerkingen, rapportering Als u vragen of bekommernissen hebt over de naleving van de regels ( compliance ) of informatie hierover wilt rapporteren, gelieve dan contact op te nemen met uw management of met de Compliance Helplijn. De groep neemt geen represailles tegen werknemers die te goeder trouw vermeende inbreuken op de GCG rapporteren. 4

6 Goedkeuringen implementatie van de GCG De Chief Compliance Officer van de AGC Groep heeft deze GCG voor AGC uitgevaardigd. Naast wereld - wijde eisen bevat dit document regionale aanvullingen die eenzelfde uitwerking hebben. Deze GCG vervangt alle bestaande gedragscodes van het bedrijf met onmiddellijke ingang. 5

7 6

8 Gedragscode AGC Groep 7

9 1. Naleving van wetten en beleidslijnen van het bedrijf en integer zaken doen De AGC Groep verwacht van zijn vestigingen en werknemers dat zij alle toepasselijke wetten en beleidslijnen en regels van het bedrijf toepassen en op een integere manier hun bedrijfsactiviteiten uitvoeren. We maken feiten en andere informatie die gerapporteerd moeten worden op een eerlijke manier bekend. INTEGRITEIT is één van de vier waarden van de AGC Groep die gedefinieerd zijn in de visie Look Beyond van de AGC-groep. Als we er niet in slagen deze waarde te implementeren, verliezen wij het vertrouwen van de maatschappij. Deze eerste verklaring beschrijft het algemene kader van de GCG en in de rest van de GCG worden de belangrijkste eisen hiervan verder uitgelegd en uitgewerkt. Alle werknemers moeten de juridische en regulatieve eisen, de beleidslijnen en de regels van het bedrijf en de ethische eisen kennen en begrijpen die van toepassing zijn op hun functies, en zij moeten deze eisen naleven. Een geschikte rapportering is nodig om de bedrijven van de AGC Groep toe te laten om de juiste beslissingen te nemen. De werknemers mogen geen gegevens of documenten manipuleren. Het is belangrijk dat ongunstige informatie niet verborgen of vervormd wordt. Als u zich zorgen maakt over de naleving van wetten of beleidslijnen of regels van het bedrijf, gelieve dan contact op te nemen met uw manager of met de Compliance Helplijn. 8

10 2. Eerlijke concurrentie, naleving van antitrustwetten We doen wereldwijd zaken in heel wat landen. De meeste van deze landen hebben antitrustwetten om eerlijke en sterke concurrentie in de markt te bevorderen. We leven alle toepasselijke antitrustwetten en de AGC-richtlijnen voor het naleven van antitrustwetten na om vrije en eerlijke handel en concurrentie in de markt te garanderen. Wereldwijd worden de antitrustwetten veel beter toegepast en de sancties tegen kartelvorming zijn veel strenger dan vroeger, bv. hoge boetes in de EU en gevangenisstraffen in de VS. Bovendien hebben ook de meeste Aziatische landen, waaronder China, antitrustwetten geïntroduceerd. Inbreuken op de antitrustwetten zijn nu in vele rechtsgebieden een strafbaar feit. De werknemers van de AGC Groep moeten beseffen dat alle inbreuken op dergelijke wetten (inclusief antitruststatuten en -regels) heel zware gevolgen kunnen hebben voor het Bedrijf. Daarom moeten onze werknemers zich goed bewust zijn van het bestaan van deze wetten en deze naleven in hun dagdagelijkse beroepsactiviteiten. Alle vormen van kartelvorming, m.a.w. het bespreken of uitwisselen van informatie met concurrenten of handelsorganisaties om verkoopprijzen op te trekken of op enigerlei andere wijze vast te leggen,, manipulatie van aanbestedingsprocedures (besprekingen met concurrenten of handelsorganisaties die offertes indienen of die offertes binnenhalen, ) of alle andere illegale handelspraktijken die de vrije en eerlijke concurrentie in de markt verhinderen zijn NOOIT toegestaan voor werknemers van de AGC Groep. 9

11 3. Gezondheid en veiligheid op het werk We leven alle wetten, beleidslijnen en regels van het bedrijf over gezondheid en veiligheid op het werk na. We streven naar voortdurende verbeteringen om veilige en gezonde werkomgevingen uit te bouwen in al onze vestigingen. Onze waarde MILIEU uit de visie Look Beyond van de AGC Groep heeft ook betrekking op voortdurende verbeteringen om veilige en gezonde werkomgevingen uit te bouwen. De AGC Groep beschikt over een Basisbeleidslijn van de AGC Groep met betrekking tot veiligheid en gezondheid op het werk, waarin het beleid van de AGC Groep voor een gepaste veiligheid en gezondheid op de werkplek verduidelijkt wordt. Alle werknemers moeten ernaar streven om een gezonde en veilige werkomgeving in stand te houden en te verbeteren door deze beleidslijn na te leven. De Basisbeleidslijn van de AGC Groep betreffende industriële veiligheid spoort de werknemers van de groep aan om acties te ondernemen om de industriële veiligheid te garanderen, vanuit het principe dat de veiligheid op de site deel uitmaakt van onze verantwoordelijkheid tegenover de lokale gemeenschap als deel van deze samenleving. De vestigingen van de AGC Groep moeten hun verantwoordelijkheid opnemen voor de veiligheid van hun buren. Het is belangrijk om inspecties en onderhoudswerken uit te voeren in overeenstemming met de beleidslijnen en procedures van het bedrijf en met de geldende regels om ongevallen te voorkomen. Ga bij ongevallen als volgt te werk: geef de hoogste prioriteit aan het redden van mensenlevens, onderneem onmiddellijk acties om kwetsuren te voorkomen en te beperken en contacteer uw supervisor of een andere bevoegde persoon zoals opgelegd in de bedrijfsregels. 10

12 4. Milieubescherming We verbinden ons ertoe alle milieuwetgevingen na te leven. Bij alle activiteiten van het bedrijf, inclusief technologische ontwikkeling, planning, ontwerp, productie, verkoop en behandeling van producten, streven wij ernaar het milieu te beschermen. Het Milieu is een van de vier waarden van de AGC Groep die gedefinieerd wordt in de visie Look Beyond van de groep. Om deze waarde in de praktijk om te zetten, heeft het bedrijf de Basisbeleidslijn inzake milieu van de AGC Groep opgesteld. Alle bedrijven van de AGC Groep vragen al hun werknemers om zich als een verantwoordelijk burger te gedragen en te werken aan een beter milieu. 11

13 5. Respect voor mensenrechten Diversiteit is een andere van de vier waarden van de AGC Groep gedefinieerd in de visie Look Beyond van de AGC Groep. Het is de verantwoordelijkheid van ons allemaal om niemand te discrimineren op basis van ras, etnische afkomst, religie, nationaliteit, geslacht of handicaps. We maken ons niet schuldig aan sexuele of andere intimidatie Iedere werknemer moet de mensenrechten van anderen respecteren en moet inspanningen leveren om een werkomgeving te garanderen zonder ongepaste discriminatie en inbreuken op de mensenrechten. Seksuele of andere vormen van intimidatie zijn uitingen van wangedrag die de integriteit van de relaties tussen werknemers in het gedrag brengen en in strijd zijn met een respectvolle werkomgeving. 12

14 6. Productveiligheid en kwaliteitsspecificaties Wij schenken de nodige aandacht aan de veiligheid van onze producten en diensten. We volgen de kwaliteitsspecificaties op die werden overeengekomen met onze klanten en vervalsen, wijzigen of vervormen geen resultaten van onderzoeken naar productveiligheid of analytische gegevens. Om veilige en betrouwbare producten en diensten te leveren aan onze klanten, is het van cruciaal belang dat we aandacht besteden aan de veiligheid in elke fase van hun levenscyclus. Als u zich zorgen maakt over de veiligheid van een product, onderneem dan de nodige acties om dit op te lossen en/of contacteer de afdeling van de AGC Groep die verantwoordelijke is voor dit product. Geef bij het opstellen van instructies of handleidingen voor producten de nodige veiligheidswaarschuwingen om misbruik te voorkomen en geef uitleg over een veilig en correct gebruik van de producten. We moeten de kwaliteitsspecificaties die werden overeengekomen met de klanten naleven. Werknemers mogen gegevens waarop de productspecificaties gebaseerd zijn niet verdraaien. Wanneer het bedrijf producten moet leveren die niet voldoen aan de kwaliteitsspecificaties die werden overeengekomen met de klanten, bijvoorbeeld in noodgevallen, moeten we de billijke commerciële praktijken hiervoor naleven, zoals bv. de goedkeuring van de klant vragen. Indien blijkt dat bepaalde producten of diensten van de AGC Groep schadelijk kunnen zijn voor de gezondheid of de eigendommen van klanten, moet onmiddellijk de hoogste prioriteit worden gegeven aan acties om het probleem op een verantwoorde manier op te lossen en om het vertrouwen van de getroffen klant terug te winnen. Om te voorkomen dat dergelijke problemen zich opnieuw voordoen, is het bovendien belangrijk om de oorzaken die aan de basis ervan liggen te onderzoeken en correctieve acties te ondernemen. 13

15 7. Eerlijke financiële rapportering We leven de wetten na inzake financiën, boekhouding en fiscaliteit alsook de boekhoudkundige regels en beleidslijnen van de onderneming. We maken en publiceren waarheidsgetrouwe en eerlijke bedrijfsstaten die de transacties van het bedrijf weerspiegelen. De bedrijven van de AGC Groep moeten de financiële, boekhoudings- en belastingwetten en boekhoudingsnormen naleven en accurate financiële staten voorbereiden en publiceren. Correcte staten over de transacties zijn van cruciaal belang om de rapporteringsvereisten van de AGC Groep te vervullen en om gepaste beleidsbeslissingen te nemen. De werknemers moeten alle regels van de AGC Groep over het opstellen van staten over aankopen, inventarisbeheer en verkopen opvolgen, teneinde de status van de activiteiten accuraat weer te geven. Bedrijven of werknemers van de AGC Groep mogen geen financiële, boekhoudings- of andere documenten van het bedrijf weggooien, vernietigen of wijzigen, indien dit een inbreuk zou betekenen op een geldende wetgeving of bedrijfsregels. Fictieve transacties gebaseerd op onbestaande aankopen, verkopen, inventarissen, zijn ten strengste verboden, evenals het voorbereiden of vervalsen van documenten met betrekking tot dergelijke transacties. De financiële informatie mag alleen door bevoegde personen gecontroleerd en gepubliceerd worden. De AGC-werknemers moeten interne en externe auditors alle nodige informatie verstrekken en billijke steun verlenen bij de uitoefening van hun taken 14

16 8. Verbod op handel met voorkennis We verhandelen geen effecten van bedrijven van de AGC Groep of van andere bedrijven wanneer we hierdoor de voorschriften op het vlak van handel met voorkennis zouden overtreden. De aan- of verkoop van beursgenoteerde aandelen op basis van belangrijke interne informatie over AGC of andere bedrijven (bv. klanten of leveranciers) die niet openbaar werd gemaakt en die een invloed kan hebben op de aandelenprijzen, het aanbevelen van dergelijke handel aan derden of het bekendmaken van niet-openbaar gemaakte informatie, is bijna altijd een illegale en ongepaste vorm van handel met voorkennis. Interne informatie over bedrijven van de AGC Groep die nog gepubliceerd moet worden, inclusief financiële informatie, R&D-gerelateerde informatie met betrekking tot nieuwe producten of diensten en informatie over fusies, overnames, verkopen of nieuwe bedrijfsactiviteiten, kan een belangrijke invloed hebben op de aandelenprijzen. Daarom moeten werknemers die verantwoordelijk zijn voor het afhandelen van dergelijke aangelegenheden (of die door hun taken op de hoogte worden gesteld van dergelijke informatie) uiterst voorzichtig omgaan met het bekendmaken van dergelijke informatie. 15

17 9. Correcte behandeling van bedrijfseigendommen en respect voor anderen We beheren, gebruiken en beschermen de materiële en immateriële activa van het bedrijf. Onze vertrouwelijke informatie en andere intellectuele eigendommen zijn waardevolle activa die we beschermen. We verwerven geen vertrouwelijke informatie op ongeoorloofde manieren en we respecteren de intellectuele eigendommen van anderen. Alle werknemers moeten beseffen dat materiële en immateriële activa zoals apparatuur, machines, computers, netwerksystemen, bedrijfsinformatie en intellectuele eigendommen (technologieën, patenten, merken, auteursrechten, ) die gebruikt worden bij de activiteiten, eigendom zijn van het bedrijf. Deze activa moeten dus naar behoren beheerd, gebruikt en beveiligd worden. Ongeoorloofde of onwettige bekendmaking van de vertrouwelijke informatie van het bedrijf aan anderen is ten strengste verboden. Vertrouwelijke informatie moet beveiligd worden, bv. door middel van toegangscontrole of opslag in vergrendelde ruimtes om diefstal of ongepaste lekken te vermijden. We zullen vertrouwelijke informatie van anderen niet op ongepaste wijze verwerven, bekendmaken of gebruiken. Ongeoorloofd kopiëren van software en ongeoorloofd kopiëren, bijwerken of verspreiden van geschriften van andere personen via het internet kunnen inbreuken op de auteursrechten inhouden. Het misbruik van dergelijke immateriële eigendommen van anderen kan leiden tot zware aansprakelijkheden voor het bedrijf. 16

18 10. Beleid rond belangenconflicten Bij transacties met bestaande of potentiële klanten, leveranciers, overheidsambtenaren, aannemers en concurrenten, mogen de werknemers geen ongepaste handelingen stellen uit eigenbelang. We streven ernaar conflicten tussen onze persoonlijke belangen en de belangen van AGC te vermijden. We melden alle situaties die een belangenconflict kunnen uitlokken aan het management. Elke werknemer moet alle situaties die gepaard kunnen gaan met een belangenconflict (bv. fami lieleden of vrienden die een handelsrelatie hebben/ uitbouwen met AGC, familieleden of vrienden van de werknemer die een aanzienlijk aandeel hebben in een leverancier) onmiddellijk en volledig melden aan het management. Het is verboden een functie als lid van de raad van bestuur, als adviseur of een andere invloedrijke functie uit te oefenen bij een concurrent, een leverancier of een klant van de AGC Groep als deze functie eventueel een invloed zou kunnen hebben op bedrijfsbeslissingen. 17

19 11. Correct gebruik van representaties en geschenken We schenken of geven geen ongepaste representaties of geschenken. We ontvangen of vragen geen geld of andere persoonlijke voordelen, hetzij rechtstreeks of onrechtstreeks, die de loyaliteit van het bedrijf kunnen beïnvloeden. Overmatige representatieactiviteiten worden niet toegestaan, aangezien deze de normale bedrijfstransacties en de transparantie van de transacties in gevaar kunnen brengen. Werknemers mogen geen representatieactiviteiten of geschenken vragen of aanvaarden, hetzij in ruil voor voordelen verleend aan derden of op een andere wijze die niet in het belang van het bedrijf is. 18

20 12. Relatie met politici en overheidsambtenaren We schenken niet op ongepaste wijze geld of andere waardevolle zaken schenken aan politici, politieke partijen of overheidsambtenaren. In de meeste (misschien zelfs in alle) landen is het onwettig om bijdragen te leveren met de bedoeling officiële acties van politici, politieke partijen of overheidsambtenaren te beïnvloeden. Het is belangrijk uiterst voorzichtig te zijn met persoonlijke relaties met politici of met overheidsambtenaren in het kader van onze verkoopactiviteiten. 19

21 13. Controle op de internationale handel Wanneer we materiaal of producten exporteren/ importeren, moeten we alle geldende handelswetten naleven. We respecteren de internationale handelswetten. 20

22