G-scan: Nn. Elke Boudry (iminds/mict/ugent) Tom Van Herck (Agiv)

Transcriptie

1 G-scan: Nn Elke Boudry (iminds/mict/ugent) Tom Van Herck (Agiv)

2 Inhoudstafel Inleiding... 3 De G-scan opzet: een analyse op 3 niveaus... 3 Eindgebruiker... 3 Geonetwerk... 5 Organisatiefactoren... 6 HET G-SCAN TRAJECT... 8 Fase 1: Voortraject... 8 Fase 2: Intakegesprek en focusgroep... 8 Fase 3: Rapportering... 9 RESULTATEN Kengegevens Eindgebruikers Geonetwerk Geonetwerk: algemeen Geonetwerk: kennisuitwisseling Geonetwerk: data-uitwisseling Geonetwerk: gebruikersprofielen Subnetwerken: inleiding Subnetwerk: Afdeling Grondgebiedzaken Subnetwerk: Afdeling Samenleving en Vrije Tijd Subnetwerk: Afdeling Interne Zaken Organisatiefactoren Inleiding Leiding Strategie en beleid Processen Middelen Besluit AANBEVELINGEN Sterktes & zwaktes

3 Leiding Strategie en beleid Processen Middelen GIS-coördinator Geonetwerk Eindgebruikers BRAINSTORM Organisatiedomeinen Beleidsdomeinen BIJLAGE: VRAGENLIJST

4 Inleiding Het G-scan project kwam er op initiatief van het AGIV, het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen. Dit agentschap van de Vlaamse overheid staat in voor het optimaal gebruik van geografische informatie in Vlaanderen. In Vlaanderen is er heel wat geodata digitaal beschikbaar. Deze houden heel wat nieuwe mogelijkheden in voor gemeenten om ermee aan de slag te gaan en een beleid mee vorm te geven. Toch blijft de toepassing van geodata in de meeste gemeenten beperkt tot diensten zoals ruimtelijke ordening, stedenbouw, GIS (Geografisch Informatie Systeem) is een domein dat op dit moment nog heel sterk evolueert zowel op gebied van beschikbare data en software. Dit project vertrekt vanuit de vaststelling door het AGIV dat veel van die beschikbare data worden onderbenut. Het doel is om in de eerste plaats ondersteuning te bieden aan gemeenten door hen inzichten te geven in hun GIS-organisatie, maar ook in de sterktes en zwaktes van hun GIS-werking. Op basis daarvan formuleren we aanbevelingen waarmee de gemeente zelf aan te slag kan, bijvoorbeeld voor het uitwerken van een GIS-beleidsplan. Uw gemeente heeft het G-scan traject doorlopen onder begeleiding van iminds/mict/ugent. De resultaten daarvan vind u terug in dit rapport. De G-scan opzet: een analyse op 3 niveaus Om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van de gemeentelijke GIS-werking en -organisatie en de achterliggende organisatiedynamiek, gaan we uit van 3 analyse niveau s; de eindgebruikers, het geonetwerk en organisatiekenmerken. Eindgebruiker Het eerste niveau is het niveau van de eindgebruiker. Sommige medewerkers hebben nog geen ervaring met GIS. Anderen hebben al een eigen GIS-weg afgelegd, vaak afhankelijk van hun functie en de vraag of GIS-taken al dan niet tot hun takenpakket behoren. We vatten hun ervaring met GIS samen door te werken met GIS-profielen. Deze profielen bouwen we op basis van 3 kenmerken op: de kennis over GIS, de vaardigheden met GIS en attitudes ten aanzien van GIS. 3

5 Figuur 1: Interactie tussen kennis, vaardigheden, attitudes bij de eindgebruikers Op basis van vooronderzoek kunnen we 5 soorten gebruikers onderscheiden. Deze groepen gebruikers verschillen onderling op vlak van hun kennis, vaardigheden en attitudes t.a.v. GIS en geo-data. GIS-experten Professionele gebruikers Potentiële professionele gebruikers Thuisgebruikers Niet-gebruikers Figuur 2: Overzichtstabel gebruikersprofielen 4

6 Deze samenvattende tabel geeft een theoretisch overzicht van de mogelijke gebruikersprofielen en de belangrijkste punten waarop ze van elkaar verschillen. Het aantal sterretjes wijst niet op een absoluut verschil tussen de groepen, maar geeft een indicatie van een beperkte, matige of hoge score. GIS-experten De GIS-experten zijn de uitblinkers van de klas. GIS staat centraal in hun takenpakket. Zij beschikken over de meeste kennis en vaardigheden. Waar de andere profielen sterk zijn in één of een paar GISdomeinen, beschikken de GIS-experten over een brede bagage en gespecialiseerde kennis over GISspecifieke toepassingen, datasets en terminologie. Professionele en potentiële professionele gebruikers De professionele GIS-gebruikers hebben een goeie GIS-basis. Hun kennis van GIS-specifieke toepassingen, datasets en terminologie is wel beperkter dan die van de GIS-experten. Toch hebben de professionele gebruikers een degelijke en brede GIS-kennis om hun taken naar behoren uit te voeren. Potentiële professionele gebruikers De potentiële professionele gebruikers ontbreken een dergelijke brede GIS-basis. Hun kennis van GISspecifieke toepassingen, datasets en terminologie is eerder beperkt. Ze zijn vooral goed in taken die betrekking hebben op ruimtelijke planning en dat is de reden waarom we hen zien als een groep die op relatief korte termijn kan doorgroeien naar de groep van professionele gebruikers. Vandaar, het label potentiële professionele gebruikers. Thuisgebruikers De thuisgebruikers hebben geen of een zeer beperkte kennis van GIS-specifieke toepassingen, datasets en terminologie. Ze beschikken wel over interessante vaardigheden die een eventuele basis kunnen vormen om meer GIS-kennis te verwerven. In elk geval hebben zij een idee van wat (de mogelijkheden van) digitale kaarten zijn. Zo hebben ze vrij goede oriëntatievaardigheden en maken ze regelmatig wel eens gebruik van een routeplanner of een online kaartje. Ze zijn ook vertrouwd met geo-tools van sociale media. De meeste thuisgebruikers kunnen bijvoorbeeld een location pin aanmaken of een locatie toevoegen aan een foto op facebook. Niet-gebruikers De niet-gebruikers zijn niet zo sterk in oriëntatie en geven aan niet zo vlot overweg te kunnen met stadsplannetjes of wegbeschrijvingen. Zij geven ook aan dat ze niet vertrouwd zijn met geotoepassingen binnen sociale media. Samen met de thuisgebruikers vertonen ze de meest afwachtende houding ten aanzien van GIS. Maar toch staan de niet-gebruikers net als alle andere gebruikersprofielen in het algemeen genomen wel positief ten opzichte van GIS en het gebruik van geo-data. Geonetwerk Het tweede niveau overstijgt het niveau van het individu als eindgebruiker en focust op de contacten die er zijn tussen de diensten. Het geonetwerk geeft ons een beeld van de interacties die er bestaan tussen diensten alsook op de interacties die eventueel ontbreken. Het vat als het ware de samenwerking tussen 5

7 de verschillende diensten op gebied van GIS samen. We maken het onderscheid tussen enerzijds kennisstromen tussen diensten (overleggen ze / wisselen ze informatie uit?) en datastromen (wisselen ze data uit?). Figuur 3: Grafische voorstelling van een netwerk Organisatiefactoren Het derde niveau bestaat uit de organisatiefactoren. Voorgaand onderzoek leert ons dat organisatiekenmerken zoals de aan- of afwezigheid van een beleidsplan, een duidelijke trekkersfiguur, het goed en efficiënt inzetten van financiële en personele middelen, mee vorm geven aan de dagelijkse werking van de gemeente en de mogelijkheden die de organisatie al of niet grijpt. Deze factoren zijn verschillend van gemeente tot gemeente en bepalen mee de sterktes en de zwaktes van de organisatie op vlak van GIS. Ze beïnvloeden het GIS-netwerk en de dagdagelijkse GIS-werking van de gemeente. Figuur 4: Overzicht organisatiefactoren Samengevat brengt dit ons tot het conceptuele model dat de basis vormt van de G-scan. De 3 analyse niveaus maken het mogelijk om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van de dagelijkse GIS-werking en de GIS-organisatie binnen een gemeente of stad. 6

8 Figuur 5: Conceptueel model G-scan 7

9 HET G-SCAN TRAJECT Een G-scan traject bestaat voor elke gemeente uit 3 fasen. Fase 1: Voortraject Het voortraject vangt aan met een online bevraging van alle administratieve medewerkers van de gemeente. Op basis van deze bevraging krijgen we een zicht op de kennis, vaardigheden en attitudes (t.a.v. GIS) van de medewerkers en kunnen we het gis-netwerk van de gemeente in kaart brengen. Tijdens het voortraject worden ook enkele documenten opgevraagd ter voorbereiding van het intakegesprek en de focusgroep. Dit zijn documenten die ons een zicht kunnen geven op de GIS-werking van de gemeente, zoals het algemeen beleidsplan en indien beschikbaar: GIS-beleidsplan, andere documenten die de GIS-werking illustreren (jaarplan, verslag van GIS-werkgroep), Van nn ontvingen we volgende documenten: - Actieplan GIS najaar Strategische nota Planning Presentatie P-team 30/11/2011 Fase 2: Intakegesprek en focusgroep De tweede fase vangt aan met een intakegesprek met - in de meeste gevallen - de secretaris en de GISverantwoordelijke als eerste kennismaking met de gemeente. In de namiddag volgt de focusgroep met een ruimere, meer gevarieerde groep medewerkers. We trekken drie uur uit om met hen de gemeentelijke GIS-werking door te lichten en te zoeken naar nieuwe opportuniteiten. Op 25 september hadden we in nn een gesprek met de GIS-coördinator en de financieel beheerder als rechtstreeks leidinggevende van de GIS-coördinator. In de namiddag waren de volgende personen aanwezig tijdens de focusgroep: nn nn nn nn nn nn nn nn nn nn nn nn M-team, secretaris M-team, financieel beheerder M-team, afdelingshoofd grondgebiedszaken GIS-coördinator diensthoofd Ruimtelijke Ordening diensthoofd Technische Dienst diensthoofd Bevolking diensthoofd Contractbeheer diensthoofd werklieden mobiliteitsambtenaar patrimoniumdeskundige cultuurfunctionaris 8

10 Fase 3: Rapportering Ten slotte keren we met deze informatie terug en schrijven we een rapport op maat van de gemeente. Enerzijds met de belangrijkste vaststellingen, maar ook met aanbevelingen die als basis kunnen dienen om de bijvoorbeeld een actieplan of GIS-beleidsplan uit te werken. De rapportering in nn vond plaats op maandag 26 november. 9

11 RESULTATEN Kengegevens We verzamelen steeds enkele objectieve gegevens over de onderzochte stad of gemeente. Voor nn brengen we de volgende gegevens in kaart. Aantal inwoners Aantal personeelsleden 100 GIS vermeld in algemeen beleidsplan? Ja GIS-(beleids)plan? Neen Ontvoogd? Neen. GIS-verantwoordelijke Ja Voltijds of deeltijds? Voltijds In dienst sinds? Voorheen op dienst RO, aangeworven als GIS-coördinator in 2011 Eerste GIS-coördinator of niet? Ja Inschalingsniveau? B1-B3 Plaats binnen organogram? Interne zaken > ICT/GIS-dienst Lid van het managementteam? Neen GIS-dienst of cel? Zo ja, aantal medewerkers? Neen GIS-overleg of werkgroep? Neen Leverancier GIS-software Nn en nn Verhouding ICT-dienst? ICT en GIS vormen samen één dienst, wel aparte functies, 2 ICT-coördinatoren We versturen ook een online vragenlijst naar alle administratieve medewerkers. In nn werd de vragenlijst doorgestuurd naar 82 medewerkers. 60 hebben de vragenlijst (volledig of gedeeltelijk) ingevuld. Met andere woorden, de online bevraging heeft een responsgraad van 73%. Hieronder vind u de belangrijkste kengegevens van nn. Opgelet, niet alle respondenten hebben de vragenlijst volledig ingevuld. Het totaal aantal respondenten op een vraag is dus niet altijd 60. Om een makkelijke interpretatie van de antwoorden mogelijk te maken, hebben we de resultaten per vraag omgerekend volgens het totaal aantal respondenten op die vraag. Zo is de som steeds 100%. Wat is uw geslacht? Aantal % Man 19 31,7% Vrouw 41 68,3% Wat is uw leeftijd? Gemiddeld Jongste respondent Leeftijd 42 jaar 23 jaar 10

12 Oudste respondent 59 jaar Wat is uw hoogst behaalde diploma? Aantal % Middelbaar onderwijs 25 41,7% Hoger onderwijs 24 40,0% Universitair onderwijs 11 18,3% Post-universitair onderwijs 0 0% Op welk inschalingsniveau bent u tewerkgesteld Aantal % A-niveau 14 23,3% B-niveau 15 25% C-niveau 23 38,8% D-niveau 8 13,3% E-niveau 0 0% Hoeveel jaar bent u tewerkgesteld op de gemeente? Gemiddeld Minimum Maximum Aantal jaar 12 jaar 1 jaar 38 jaar Gebruikt u voor het uitvoeren van uw taken soms geografische gegevens? Aantal % Ja 44 73,3% Neen 16 26,7% Heeft u contacten met collega s (van uw gemeente) over Aantal % geografische gegevens? Ja 42 95,5% Neen 2 4,5% Heeft u ooit al eens gehoord van GIS? Aantal % Ja % Nee 0 0% Hoe goed is uw kennis op vlak van GIS? Aantal % Zeer goed 8 13,3% Goed 8 13,3% Neutraal 33 55% 11

13 Slecht 10 16,7% Zeer slecht 1 1,7% In welke mate heeft u voldoende kennis om de taken - waarbij u Aantal % gebruik maakt van geografische gegevens - goed uit te voeren? Ik kan mijn taken uitvoeren, zonder tijd te verliezen met het zoeken 36 60,0% naar een oplossing Ik kan mijn taken uitvoeren, maar verlies tijd met het zoeken naar een 17 28,3% oplossing Ik kan mijn taken niet naar behoren uitvoeren 7 11,7% We vatten de onderstaande resultaten kort samen: Socio-demografische gegevens De vragenlijst werd ingevuld door 3/10 mannen en 7/10 vrouwen. De gemiddelde leeftijd is 42 jaar. De meeste respondenten hebben een diploma middelbaar of hoger onderwijs. Bijna 50% van de respondenten zijn ingeschaald op A- of B-niveau. Bijna 40% is op C-niveau ingeschaald. De respondenten zijn gemiddeld 12 jaar tewerkgesteld bij de gemeente. Gebruik van geo-data 3 op 4 respondenten geeft aan soms geografische gegevens te gebruiken. Iedereen (100%) heeft ooit al eens gehoord van GIS. Zo goed als iedereen (95%) geeft aan contact te hebben met collega s over geografische gegevens. De grootste groep respondenten (55%) antwoordt neutraal op de vraag naar hoe goed hun kennis op vlak van GIS is. Een kwart van de respondenten (26%) schat zijn / haar kennis inzake GIS als goed of zeer goed in. Bijna één vijfde van de respondenten (19%) dat zijn / haar kennis op vlak van GIS slecht tot zeer slecht is. 60% zegt dat hij voldoende kennis heeft om de taken - waarbij ze gebruik maken van geografische gegevens - goed uit te voeren zonder tijd te verliezen met het zoeken naar een oplossing. 28% kan zijn taken uitvoeren maar verliest tijd door het zoeken naar een oplossing. Bijna 12% geeft aan zijn taken niet naar behoren te kunnen uitvoeren. 12

14 Eindgebruikers Op basis van de analyse van de gegevens van de online bevraging kunnen we de medewerkers (die de vragenlijst invulden) toewijzen per profiel. Gebruikersprofiel Aantal % GIS Expert 3 5,3% Professionele gebruiker 4 7,0% Potentiële professionele gebruiker 7 12,3% Thuisgebruiker 21 36,8% Niet gebruiker 22 38,6% Daarnaast geven we een overzicht van het aantal gebruikersprofielen per dienst/departement. GISexpert gebruiker gebruiker gebruiker Professionele Potentiële Niet- Thuisgebruiker Grondgebiedzaken Samenleving en Vrije Tijd 3 9 Interne zaken Communicatie 1 1 CBS 1 1 GGZstaf 1 2 In nn kunnen we ruwweg twee groepen medewerkers onderscheiden. Er is een groep medewerkers die beschikken over een degelijke basis ICT-vaardigheden. Een tweede groep heeft nog problemen met basispakketten zoals Word, Excel, Outlook. Dit werd duidelijk tijdens een intern georganiseerde opleiding voor de migratie van Office 2003 naar Office Deze tweedeling zien we ook terug wanneer we kijken naar GIS-vaardigheden. Na een keertje GIS te hebben uitgeprobeerd, kiezen sommige medewerkers ervoor om op hun oude manier verder te werken. Anderen hebben geen schrik van nieuwe toepassingen zoals het GIS. Ze zijn zelfredzaam, zoeken hun weg in nieuwe toepassingen en kunnen vrij goed met GIS overweg. Zij zien de nieuwe mogelijkheden in van GIS. Ze voelen het potentieel maar geven ook aan dat er nood is een plan, ze willen weten waar we prioriteiten liggen. Toch botsen ook zij nog op hun eigen beperkingen, bijvoorbeeld wanneer ze verschillende datalagen willen (maar niet kunnen) koppelen. Tijdens de focusgroep stellen we vast dat er bij heel wat mensen honger is naar meer. Zo leeft de vraag naar de mogelijkheid om eigen datalagen toe te kunnen voegen, duidelijk. Maar anderzijds stellen we vast dat de klik nog niet altijd gemaakt wordt. Zo werd enkele jaren geleden een inventaris opgemaakt van de begraafplaatsen, zonder een geocomponent mee op te nemen. Geonetwerk We brengen op basis van de online vragenlijst ook het lokale geonetwerk in kaart. Op basis van dat geonetwerk krijgen we een beter begrip van de lokale dynamiek inzake geodata en GIS. Op basis van de 13

15 plaats van de diensten binnen een geonetwerk en de aan- of afwezigheid van relaties tussen bepaalde diensten, verwerven we bijkomende inzichten in de samenwerking tussen diensten. Een geonetwerk bestaat uit knooppunten en relaties. De knooppunten worden gevormd door de diensten waar de gebruikers van geodata/gis zich situeren 1. De relaties visualiseren de contacten tussen de diensten. Daarbij brengen we in kaart of ze overleggen over het gebruik van geodata en GIS en of ze geodata uitwisselen. Om het netwerk beter te kunnen begrijpen, bestuderen we de plaats van de diensten in het netwerk. Op basis van het aantal relaties kunnen we het meest centrale knooppunt bepalen. We zien ook welke diensten centraal staan in het netwerk, welke zich in de periferie situeren en welke geïsoleerd zijn. Tenslotte duiden we ook de plaats aan van de GIS-coördinator in het gemeentelijke netwerk met een groen i.p.v. blauw knooppunt. Geonetwerk: algemeen In nn zijn er drie centrale knooppunten in het netwerk: de afdeling Grondgebiedzaken, de afdeling Interne Zaken en de afdeling Samenleving en Vrije Tijd. Deze drie afdelingen hebben het meeste directe relaties en vertegenwoordigen de drie meest actieve knooppunten in het netwerk. Ze verbinden als het ware verschillende geo-actoren met elkaar. 1 Voor diensten met drie of meer medewerkers wordt een knooppunt pas gevormd wanneer minstens twee medewerkers de vragenlijst hebben ingevuld. Wanneer op een dienst maar één of twee personen werken, wordt een knooppunt weergegeven op basis van één respondent. 14

16 Het gezond verstand zegt ons hoe meer relaties, hoe beter. Toch is dit niet steeds het geval. Het is ook belangrijk om te kijken naar waar de relaties leiden en hoe ze geo-actoren kunnen verbinden die anders met niemand verbonden zouden zijn. In Nn is de afdeling Grondgebiedzaken enkel verbonden binnen de eigen cluster. Deze afdeling verbindt diensten die ook al met elkaar onderling verbonden zijn. De afdeling Interne Zaken en Samenleving en Vrije Tijd en het CBS spelen in dit opzicht een interessantere rol; zij zijn de enigen die een unieke relatie hebben met een andere dienst, resp. met het autonoom gemeentebedrijf, de brandweer en de scholen. Toch valt de centraliteit van het departement Grondgebiedzaken wel op. We vermoeden echter dat aangezien de GIS-coördinator vroeger voor dit departement werkte een aantal relaties/lijnen die voor de GIS-coördinator waren bedoeld, bij het departement Grondgebiedzaken zijn terechtgekomen. De afdelingen Interne Zaken en Samenleving en Vrije Tijd situeren zich op de meest gunstige locaties binnen het netwerk. Het patroon van hun rechtstreekse en onrechtstreekse relaties maken het mogelijk om alle geo-actoren uit het netwerk het snelst te bereiken. Deze twee afdelingen staan het dichtst bij alle andere geo-actoren. De afdeling Interne Zaken, heeft enkel met de brandweer, de politie en de scholen geen rechtstreeks contact. Geonetwerk: kennisuitwisseling Wanneer we kijken naar de kennisrelaties of de contacten tussen diensten die met elkaar overleggen over geodata en GIS, zien we dat er drie relaties wegvallen. Wat opvalt is dat het alledrie relaties zijn met geo-actoren van buiten de gemeentelijke organisatie. Zo is er geen kennisuitwisseling met de politie, de brandweer en het autonoom gemeentebedrijf. De kennisrelatie met de vierde externe geoactor, de scholen, is er wel nog. De kennisrelatie tussen de dienst Communicatie en de politie valt weg, maar de politie wisselt wel kennis uit met de dient Grondgebiedzaken. 15

17 Geonetwerk: data-uitwisseling Wanneer we inzoomen op de datarelaties of de diensten die geodata met elkaar uitwisselen, zien we vier relaties wegvallen. De vier relaties die het college met andere afdelingen (Interne Zaken, Grondgebiedzaken, Samenleving en Vrije Tijd en de scholen) verbinden, verdwijnen. Het college wisselt dus enkel kennis uit. Er is geen data-uitwisseling met het college. Geonetwerk: gebruikersprofielen 16

18 Tenslotte koppelen we het geonetwerk aan de beschikbare informatie over de gebruikersprofielen door per dienst / sector het hoogste aanwezige gebruikersprofiel weer te geven. We zien dat de GISexperten zich situeren binnen het departement Grondgebiedzaken. Op het departement Interne zaken en op de communicatiedienst werken er professionele gebruikers. Binnen de sectoren Vrije Tijd en het college zijn er hoogstens thuisgebruikers aanwezig. Voor wat betreft de politie, de brandweer en het AGB beschikken we over onvoldoende informatie om de gebruikersprofielen te berekenen. Subnetwerken: inleiding De netwerken getekend op basis van het allerlaagste dienstenniveau van het organogram bleken tijdens de pilootfase te complex en moeilijk te interpreteren. Daarom wordt het geonetwerk getekend op het niveau van de departementen/afdelingen/sectoren. Op basis van de resultaten uit de online vragenlijst beschikken we echter ook over meer informatie over de geo-relaties binnen de afdelingen. Deze benoemen we als subnetwerken. Per afdeling uit het organogram, visualiseren we een subnetwerk. Subnetwerk: Afdeling Grondgebiedzaken Binnen de afdeling Grondgebiedzaken zijn er drie diensten. Alle drie hebben ze contact met elkaar op vlak van geodata/gis. 17

19 Subnetwerk: Afdeling Samenleving en Vrije Tijd Binnen de afdeling Samenleving en Vrije Tijd zijn er drie diensten. Ze hebben onderling geen contact met elkaar op vlak van geodata/gis. Subnetwerk: Afdeling Interne Zaken Binnen de afdeling Interne Zaken zijn er zes diensten. De diensten Personeel/Onderwijs en Organisatie/Secretariaat staan geïsoleerd en hebben geen contact met de andere diensten van de afdeling Interne Zaken. De andere vier diensten hebben onderling wel contact met elkaar op vlak van geodata/gis. De GIS-dienst staat centraal. 18

20 Organisatiefactoren Inleiding In nn is er sinds ruim één jaar een GIS-coördinator voltijds aangesteld. Zij werkte voordien als deskundige op de dienst Ruimtelijke Ordening en nam toen al een beperkt aantal GIS-taken voor haar rekening, zoals het beheer van het geoloket en het opvolgen van nieuwe ontwikkelingen. Het GIS is dus in Nn historisch gegroeid vanuit de dienst Ruimtelijke Ordening. Toch heeft het managementteam ervoor gekozen om de functie van GIS-coördinator los te koppelen van de dienst Ruimtelijke Ordening en GIS als een horizontale dienst, samen met ICT, de ganse organisatie en alle domeinen te laten ondersteunen. Het onderbrengen van GIS bij ICT was niet zo n makkelijke beslissing omdat er daardoor een probleem van personeelscapaciteit ontstond binnen de dienst RO. Er moest dus eerst voor vervanging gezorgd worden. Daarom is de GIS-coördinator die reeds is aangesteld sinds 2010 pas in oktober 2011 daadwerkelijk kunnen starten in deze functie. Ondanks de nieuwe aanwerving op de dienst Ruimtelijke Ordening, blijft de GIS-coördinator nog het aanspreekpunt voor het beheer van het plannenregister, onbebouwde percelen. De dienst Ruimtelijke Ordening neemt verder geen GIS-taken op, raadpleegt vooral data en meldt fouten aan de GIS-coördinator. Het afgelopen jaar lag voor de GIScoördinator vooral de focus op observeren en luisteren naar de noden van de organisatie op vlak van GIS. Nu is de tijd aangebroken om een duidelijke richting in te slaan. Leiding De GIS-coördinator neemt het grootste deel van de trekkersrol inzake GIS voor haar rekening. Ze heeft het afgelopen jaar al heel wat diensten warm gemaakt voor GIS door hen op regelmatige basis te laten zien wat voor hen de mogelijkheden zijn. Zo heeft ze onlangs de mogelijkheden van het GRB toegelicht aan alle diensthoofden. Naar aanleiding van deze presentatie, komt er binnenkort een toelichting voor de afdeling samenleving en vrije tijd op vraag van het diensthoofd. We stellen vast dat heel wat diensten geïnteresseerd zijn om meer informatie uit het geoloket te halen. Naast de GIS-coördinator zijn er aanzienlijk wat mensen in leidinggevende functies (vanuit het MAT, maar ook diensthoofden) die mee het draagvlak voor GIS binnen de organisatie versterken. Ook diensten die niet binnen het brede beleidsdomein grondgebiedzaken werken, zijn duidelijk ook vragende partij om GIS te gebruiken. Eén van de vele voorbeelden is een vraag van het afdelingshoofd van Samenleving en Vrije Tijd om beleidsondersteunende kaartjes te kunnen maken, naar het voorbeeld van de stad Gent. Ook de Jeugddienst is erg geïnteresseerd om eigen inventarissen op te maken. Maar ook vanuit het beleid komen er vragen. Zo berekende de GIS-coördinator op vraag van het college het aantal vierkante meter serres en tekende ze een kaartje waarop alle serres in de gemeente worden weergegeven. Zo n kaartje zegt soms veel meer dan louter cijfers. Visualisaties, bijvoorbeeld van migratiecijfers, bieden een duidelijke meerwaarde. Verwacht wordt ook dat inventarissen beter zullen worden geactualiseerd, wanneer er een koppeling is met het GIS en dus gevisualiseerd kunnen worden. 19

21 Strategie en beleid Tot op heden is er wat betreft GIS nog geen duidelijk visie of beleidsplan. Er zijn nog geen concrete doelstellingen uitgewerkt. Het enigste wat al gerealiseerd is, is dat er 6 jaar geleden in het beleidsplan stond dat de organisatie GIS verder zou opnemen. Met de aanwerving van de GIS-coördinator is de eerste stap gezet. De gemeente nam wel al de strategische keuze om GIS los te koppelen van de dienst Ruimtelijke Ordening en als ondersteunende dienst te laten werken voor alle diensten. We stellen vast dat dit een positief effect heeft op het draagvlak voor GIS, ook buiten de afdeling Grondgebiedzaken. Vele medewerkers zien de mogelijkheden van GIS, maar geven aan nood te hebben aan een duidelijk plan. Hierbij stellen ze zich de vraag hoe dit best kan worden afgelijnd? Wat zijn de prioriteiten en hoe kan de organisatie alles structureren en een duidelijke focus houden? Met de aanwerving van de GIS-coördinator is er alvast een duidelijk aanspreekpunt voor iedereen. Tijdens het eerste jaar met een volwaardige GIS-coördinator lag de nadruk vooral op het verzamelen van input. De GIS-coördinator werkte het draagvlak voor GIS verder uit en kreeg een beeld van de noden en verwachtingen van de organisatie. Het is de bedoeling om tegen volgend jaar een GIS-beleidsplan uit te werken, de GIS-coördinator hoopt met G-scan een goeie insteek te krijgen om van te vertrekken. Het eerste jaar was voor haar interessant om input te verzamelen, nu is het moment aangebroken om knopen door te hakken. Tot op heden bleef GIS nu nog vooral achter de schermen en eerder vrijblijvend. Het zal belangrijk worden om GIS in de toekomst verder te verankeren (zowel in termen van acties als in termen van budgetten) in de dagelijkse werking en meer zichtbaar te maken. We stellen vast dat de klik nog niet altijd wordt gemaakt. Zo werd enkele jaren geleden een inventarisatie opgemaakt van de begraafplaatsen, zonder een GIS-component mee op te nemen. Processen Tot voor kort werden procesbeschrijvingen stelselmatig met behulp van Protos kaart gebracht. In kader van de interne controle werden reeds de meest kritische procedures beschreven. Voor zijn pensioen was de vorige kwaliteitscoördinator hiervoor als procesmanager verantwoordelijk. Hij is intussen gepensioneerd waardoor het project wat is stilgevallen. Het beschrijven van processen beperkte zich vooral tot de basisprocessen. Daarnaast beschreef iedere dienst voor zichzelf een aantal procedures. Nu bestaat het doel erin om jaarlijks een beperkt aantal (10) procedures te beschrijven. Dit doet men zo al sinds 3 jaar. Dit jaar is CRAB één van de 10 processen. De GIS-coördinator is proceseigenaar van het CRAB-proces. Deze beschrijving staat intussen op punt en is beschikbaar voor alle collega s. Middelen In nn worden aankopen van zowel soft- als hardware weloverwogen. nn is zuinig met de beschikbare middelen. Het zuinig omspringen met de beschikbare middelen zet zich ook door naar de investeringen voor GIS binnen de gemeente. Zo koopt nn bijvoorbeeld geen data aan, enkel datasets die gratis beschikbaar zijn worden gebruikt. Voorlopig zijn er ook nog geen eigen datasets of inventarissen. Vanuit de diensten groeit de vraag om eigen datasets te kunnen aanmaken. Op dit moment is er geen nood om datasets aan te kopen. 20

22 nn werkt voor ICT en GIS samen met leveranciers nn en nn. Tijdens de focusgroep blijkt dat er reeds een aantal interessante koppelingen tussen datasets werden gerealiseerd. Toch ontbreken ook nog een aantal koppelingen. Zo delen reeds een aantal diensten adresgegevens. Onder andere de diensten Ruimtelijke ordening, Vrije Tijd, Boekhouding, Personeelsdienst, BKO gebruiken de bevolkingsgegevens uit nn. Deze adresgegevens hebben echter geen geocomponent aangezien de koppeling tussen nn en het CRAB ontbreekt. Er is ook nood aan een koppeling met de bevolkingsgegevens. Die koppeling was er vroeger, maar bestaat nu niet meer. Ook de koppeling vanuit nn naar nn ontbreekt. Bijvoorbeeld om de verkeersborden database te kunnen koppelen aan de toepassing van nn. Leverancier nn werkt aan een oplossing voor deze koppeling met het CRAB. nn moet hierop wachten. Vanuit nn kan de GIScoördinator wel een aantal koppelingen maken met nn, maar de keuze is beperkt. Ook is er een koppeling tussen GIS, RO en milieu, maar niet met andere databanken. De gemeente kiest ervoor om leverancier nn via een gecontroleerde omgeving alles onder controle te houden. Er werden tot op heden nog geen algemene GIS-opleidingen georganiseerd of gevolgd. Op vraag van de diensten geeft de GIS-coördinator wel specifieke opleidingen. Medewerkers worden niet verplicht om deze opleidingen te volgen. Het geoloket bestaat al sinds 2004, medewerkers zoeken vooral hun eigen weg en werken ermee op hun eigen manier. Het huidige loket laat alleen maar raadplegingen toe. Een aanpassing van de software is wel mogelijk. Besluit In nn is er veel potentieel om het GIS-verhaal verder uit te bouwen. Alle kaarten liggen op tafel om de mogelijkheden van GIS volop te benutten. De organisatie heeft een open en lerende organisatiecultuur en staat open voor nieuwe dingen zoals het GIS. De GIS-coördinator slaagt er in diensten mee te krijgen in het verhaal. De mogelijkheden van GIS zijn gekend en het draagvlak bij de medewerkers om de mogelijkheden van GIS verder te exploreren is duidelijk aanwezig. Op dit moment lijken de diensten vooral het initiatief van de GIS-coördinator af te wachten om nu echt uit te startblokken te schieten. Kortom, zo goed als alle voorwaarden zijn vervuld om van GIS een succesverhaal te kunnen maken in de gemeente. Als er nog stappen vooruit kunnen worden gezet dan is dat vooral op vlak van beschikbare (eigen) data en wenselijke koppelingen tussen softwarepakketten en datasets. nn heeft tot hiertoe al een mooi GIS-traject afgelegd. Het is nu vooral kwestie van een concreet actieplan uit te werken met daarin de duidelijke keuze voor een aantal prioriteiten. 21