HANDBOEK AANBESTEDING AFVALINZAMELING. Geschreven door Corvers Procurement Services & Bartels Sueters Fischer Aanbestedingadvocaten

Transcriptie

1 HANDBOEK AANBESTEDING AFVALINZAMELING Geschreven door Corvers Procurement Services & Bartels Sueters Fischer Aanbestedingadvocaten in opdracht van de NVRD

2 Voorwoord De NVRD is de afgelopen jaren een nieuwe koers ingeslagen. Hierbij is een duidelijke keuze gemaakt voor het publieke domein. Het grootste deel van de NVRD achterban bestaat dan ook uit gemeenten en hun publieke bedrijven. Deze leden krijgen in toenemende mate te maken met aanbestedingsregels. Om hier professioneel invulling aan te geven is kennis nodig van zowel inkoopprocedures, beleidsontwikkelingen en aanbestedingsrecht. Ter ondersteuning van de leden heeft de NVRD een handboek ontwikkeld dat tot verdere professionalisering van het aanbesteden in de afvalbranche moet leiden. Voor u ligt het Handboek Aanbesteding Afvalinzameling. Dit handboek biedt de publieke leden van de NVRD een handreiking om een goed bestek te ontwikkelen voor de aanbesteding van afvalinzameling. Om tot een goed bestek te komen zullen een groot aantal keuzes gemaakt moeten worden. Ook de afwegingen die hierbij spelen en de gevolgen van de gemaakte keuzes zijn uitgebreid beschreven. Daarnaast zijn er een aantal werkdocumenten aan het handboek toegevoegd, zodat u hiermee de aanbestedingsprocedure van A tot Z kunt doorlopen. Met het afgewogen invullen van al deze documenten zijn we ervan overtuigd dat onze leden goed doortimmerde opdrachten kunnen publiceren. De NVRD verwacht hiermee bij te dragen aan de verdere professionalisering van het opdrachtgeverschap binnen onze branche. In navolging op dit eerste handboek zullen ook rondom andere inkoopopdrachten dergelijke handboeken ontwikkeld worden. Het opstellen van dit handboek hebben we niet alleen gedaan. Voor de inhoudelijke input hebben we nauw samengewerkt met een werkgroep van leden die een ruime ervaring hebben met het aanbesteden van afvalinzameling. We willen de werkgroep dan ook bedanken voor de tijd en kennis die ze hebben ingebracht. Daarnaast is voor de juridische kennis nauw samengewerkt met de juristen van Corvers Procurement Services en de advocaten van Bartels Sueters Fischer Aanbestedingsadvocaten. Ik hoop dat dit handboek u voldoende houvast en richtlijnen biedt bij de vaak lastige keuzes die bij het aanbesteden gemaakt moeten worden. Het uiteindelijk doel is tenslotte dat wij als NVRD het voor u een stuk gemakkelijker maken. Erik de Baedts Directeur NVRD Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

3 Deelnemer Jeannet Krol, Theo van Rooijen Leo Jacobs Theo Matton Bart de Bruin Ilse van der Grift Chantal Bartels Leopold Sueters Anne Fischer Stephan Corvers Jochem Berns Organisatie Gemeente Arnhem Gemeente Veghel Gemeente Venlo Gemeente Enschede MARN NVRD Bartels Sueters Fischer Aanbestedingsadvocaten Bartels Sueters Fischer Aanbestedingsadvocaten Bartels Sueters Fischer Aanbestedingsadvocaten Corvers Procurement Services Corvers Procurement Services Geschreven door Corvers Procurement Services & Bartels Sueters Fischer Aanbestedingadvocaten in opdracht van de NVRD. Redactieadres: Corvers Procurement Services Julianaplein BB s Hertogenbosch m.vansloten@corvers.com Copyright 2009 Corvers Procurement Services B.V. & NVRD Uitgever, redactie en auteurs verklaren dat deze uitgave op zorgvuldige wijze en naar beste weten is samengesteld. Evenwel kunnen uitgever, redactie en auteurs op geen enkele wijze instaan voor de juistheid of volledigheid van de informatie. Redactie en auteurs stellen het op prijs eventuele op en aanmerkingen te ontvangen via het redactieadres. Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

4 INHOUDSOPGAVE I II III IV ANALYSE VOOR AFVALINZAMELING 10 VRAGEN DIE SPELEN IN EEN (EUROPESE) AANBESTEDING AANBESTEDINGSDOCUMENT AFVALINZAMELING MET BIJLAGEN TOELICHTING AANBESTEDINGSDOCUMENT AFVALINZAMELING AANVULLENDE FORMATS VOOR DE UITVOERING VAN DE AANBESTEDINGSPROCEDURE Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

5 Inleiding De Koninklijke Vereniging voor Afval en Reinigingsmanagement ( NVRD ) verenigt onder meer aanbestedende diensten (voornamelijk gemeenten en hun bedrijven) die verantwoordelijk zijn voor afvalinzameling en aanverwante dienstverlening. Opdrachten voor afvalinzameling zijn in beginsel aanbestedingsplichtige (diensten ) opdrachten waarvoor de Europese aanbestedingsregels gelden indien het vigerende drempelbedrag van (excl. BTW) wordt overschreden. De aanbestedende dienst is in beginsel verplicht de aanbestedingsregelgeving na te leven. Er bestaan slechts enkele uitzonderingen op deze aanbestedingsplicht, onder meer indien sprake is van inbesteding. 1 Op grond van de nieuwe Europese rechtsbeschermingsrichtlijn, welke op 20 december 2009 in de Nederlandse wetgeving moet zijn omgezet, loopt een aanbestedende dienst het risico indien gunning van een overheidsopdracht niet rechtmatig is, bijvoorbeeld in geval van een onderhandse gunning, dat de op basis van die gunningsbeslissing gesloten overeenkomst onverbindend wordt verklaard (anders gezegd: wordt vernietigd). Een belanghebbende kan uiterlijk tot zes maanden na het sluiten van de overeenkomst bij de rechter een vordering instellen tot gehele of gedeeltelijke vernietiging van de overeenkomst op één van de nader in het wetsvoorstel genoemde gronden. Het belang van een zorgvuldige aanbestedingsprocedure staat daarmee vast. Een gemeente zou immers in een lastig parket komen indien een overeenkomst voor afvalinzameling tussentijds door een rechter zou worden vernietigd. Voordat een aanbestedende dienst een opdracht via aanbesteding in de markt plaatst, zal de aanbestedende dienst voorbereidende werkzaamheden moeten verrichten en diverse keuzes moeten maken met betrekking tot de (wijze van) aanbesteding. De aanbestedende dienst zal in de regel onder meer de markt moeten verkennen, de aard, omvang en het voorwerp van de opdracht dienen vast te stellen, een begroting van de opdracht en de keuze voor een aanbestedingsprocedure moeten maken. Wanneer een aanbestedende dienst de voorbereidende werkzaamheden heeft verricht kunnen de Aanbestedingsdocumenten worden opgesteld, waarin opgenomen het programma van eisen, de selectie en gunningscriteria en de aanbestedingsvoorwaarden. De NVRD heeft in samenwerking met Corvers Procurement Services en Bartels Sueters Fischer Aanbestedingsadvocaten een Handboek voor de aanbesteding van afvalinzameling opgesteld. Dit handboek bestaat uit vier delen: Deel I betreft een aantal vragen die veelal voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure rijzen. Door middel van een beknopte, praktische beantwoording van de vragen wordt de aanbestedende dienst snel op weg geholpen. Deel II is het concept Aanbestedingsdocument Afvalinzameling dat nader ingevuld moet worden door de aanbestedende dienst om gebruikt te kunnen worden als offerteaanvraag om de markt te benaderen. Dit document bevat in concept de aanbestedingsvoorwaarden, selectie en gunningscriteria, een programma van eisen, een overeenkomst, de EG publicatie en standaard invulformulieren voor de inschrijvers. 1 Zie het door de NVRD uitgebrachte Stappenplan Markt & Overheid dat is opgesteld door Corvers Procurement Services in strategische alliantie met Bartels Sueters Fischer Aanbestedingsadvocaten en Maasdam Mededingingsadvocaten. Dit stappenplan geeft onder meer een beoordelingskader om vast te stellen in welke gevallen een opdracht voor de inzameling van huishoudelijk afval wél of niet (Europees) moet worden aanbesteed. Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

6 Deel III is een toelichting op het Aanbestedingsdocument per paragraaf met informatie over de te maken keuzes en achtergrondinformatie over het proces. Deel IV bevat tenslotte een aantal handige formats die gebruikt kunnen worden voor de feitelijke uitvoering van de aanbestedingsprocedure zoals een format voor de nota van inlichtingen, evaluatieformulieren etc. Het Handboek Afvalinzameling en in het bijzonder het concept Aanbestedingsdocument is een dynamisch document dat met regelmaat zal worden aangepast aan ontwikkelingen in de wetgeving en de jurisprudentie. De eerste aanpassing zal plaatsvinden wanneer de nieuwe aanbestedingsregelgeving, de zogenaamde Aanbestedingswet, welke de huidige Raamwet EEG aanbestedingen en het Bao zal gaan vervangen, definitief is vastgesteld. Naar verwachting zal nog deze kabinetsperiode de nieuwe Aanbestedingswet van kracht worden. DE NVRD roept gebruikers van het Handboek tevens op om input en feedback te geven over de praktische toepasbaarheid ervan, zodat rekening kan worden gehouden met bepaalde wensen en het document verder kan worden geoptimaliseerd. Het Handboek Afvalinzameling beperkt zich tot huis aan huis afvalinzameling. Het staat de aanbestedende dienst echter vrij om bij de aanbesteding ook andersoortige opdrachten te betrekken zoals bijvoorbeeld exploitatie van een milieustraat. De aanbestedende dienst dient het Aanbestedingsdocument dan in die zin aan te vullen. Van belang is voorts dat het opgestelde concept Aanbestedingsdocument met bijlagen een goede basis en leidraad kan vormen voor een aanbestedingsprocedure waarbij de betrokken aanbestedende dienst echter niet uit het oog moet verliezen dat zij zelf het Aanbestedingsdocument moet toespitsen op haar eigen situatie door het document nader in te vullen dit geldt in ieder geval voor alle gerenvoyeerde tekstonderdelen en te verfijnen aan de hand van haar eigen eisen en wensen. Er is dus zeker nog werk te verrichten! Aan de hand van het Aanbestedingsdocument en de bijbehorende toelichting met praktische formats moet het echter voor iedere aanbestedende dienst mogelijk zijn om zelfstandig een aanbestedingsprocedure te voeren. Indien er vragen of onduidelijkheden zijn over de toepassing van het Aanbestedingsdocument dan kunt u contact opnemen met één van de consultants van Corvers Procurement Services BV op telefoonnummer Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

7 DEEL I ANALYSE VOOR AFVALINZAMELING 10 VRAGEN DIE SPELEN IN EEN (EUROPESE) AANBESTEDING Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

8 10 vragen die spelen bij een (Europese) aanbesteding van Afvalinzameling Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

9 INHOUDSOPGAVE: Vraag 1: Welke regels gelden bij een (Europese) aanbesteding?...9 Vraag 2: Is afvalinzameling een werk of een dienst?...10 Vraag 3: Aanbesteden van afvalinzameling: openbare of niet openbare procedure?...12 Vraag 4: Hoe lang mag een overeenkomst voor afvalinzameling maximaal duren?...13 Vraag 5: Opties bij afvalinzameling?...15 Vraag 6: Hoe werkt het gebruik van percelen?...16 Vraag 7: Wijzigen van een overheidsopdracht tijdens de aanbestedingsprocedure?...17 Vraag 8: Wijzigen van een overheidsopdracht na het definitief gunnen?...19 Vraag 9: Mogen ondernemingen te allen tijde een beroep doen op derden?...21 Vraag 10 : Hoe ziet een interne en externe analyse voor afvalinzameling eruit?...22 Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

10 Vraag 1: Welke regels gelden bij een (Europese) aanbesteding? In het geval een aanbestedende dienst voornemens is een overheidsopdracht voor (bouw ) werken, leveringen of diensten in de markt te plaatsen, dient hij deze overheidsopdracht in beginsel (Europees) aan te besteden. De verplichting om Europees aan te besteden geldt zowel voor de overheid (Rijksdiensten, provincies, gemeenten, waterschappen en publiekrechtelijke instellingen) als de speciale sectoren (nutsbedrijven). Met een aanbestedende dienst wordt in dit document een gemeente bedoeld. Een bespreking van de (Europese) aanbestedingsregels voor de speciale sectoren blijft in dit handboek buiten beschouwing. Wet en regelgeving aanbesteden Bij overheidsopdrachten met een (geraamde) waarde groter of gelijk aan het betreffende Europese drempelbedrag is de Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG (verder: Aanbestedingsrichtlijn) van toepassing. Deze Aanbestedingsrichtlijn is in de Nederlandse wetgeving geïmplementeerd door de Raamwet EEG voorschriften en het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Besluit van 16 juli 2005, Stb. 408 en wijzigingsbesluit van 7 december 2005, Stb. 650 en Besluit van 5 juli 2008 Staatsblad 2008, 295. (verder: Bao ). Voorzover er geen strijdigheid bestaat tussen de Aanbestedingsrichtlijn en het Bao wordt in dit handboek verwezen naar het Bao. Samengevat is het doel van de regelgeving voor overheidsopdrachten het openstellen van overheidsopdrachten voor alle bedrijven gevestigd in de Europese Unie, ongeacht hun nationaliteit. Een aanbestedende dienst mag dus geen opdrachten voorbehouden aan ondernemingen uit het eigen land. De volgende doeleinden liggen aan de aanbestedingsregelgeving ten grondslag: De verdere totstandkoming van de interne markt (het vrije verkeer van goederen, diensten, kapitaal en personen) binnen de EU; Het gelijkschakelen van de wetgeving van de afzonderlijke lidstaten van de EU; Het stimuleren van de vrije, eerlijke concurrentie binnen de EU door openbare bekendmaking van (voorgenomen) opdrachten en gunningen en daarmee de bevordering van de doorzichtigheid van de markt De nieuwe aanbestedingswet Een (nieuw) wetsvoorstel voor een Aanbestedingswet is in voorbereiding. Volgens de planning zal het voorstel in de zomer (2009) naar de Raad van State worden gezonden en eind 2009 aan de Tweede Kamer worden aangeboden. Doelstelling is dat de nieuwe Aanbestedingswet in werking treedt vóór eind Een opdracht voldoet niet altijd aan de toepassingsvoorwaarden van het Bao. 2 Hier kan met name worden gedacht aan opdrachten die een waarde vertegenwoordigen van een bedrag 2 Zie voor mogelijke uitzonderingen op de (Europese) aanbestedingsplicht ook het Stappenplan Markt & Overheid, [ ]. Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

11 onder de Europese drempel. Ook in zo n geval kan een aanbestedende dienst overigens tot aanbesteden verplicht zijn, hetzij op grond van het Europees recht, hetzij op grond van nationale wet en regelgeving, waaronder ook (eigen) beleid van decentrale overheden begrepen kan worden. Onder de drempel Opdrachten onder de Europese drempelwaarden moeten, wil een aanbestedende dienst geen aanbestedingsrechtelijke risico s lopen, in de markt worden geplaatst met inachtneming van de fundamentele regels en algemene beginselen van het Verdrag. Het Hof van Justitie EG (HvJ EG) stelt in dat verband overigens als voorwaarde dat de betrokken opdracht een duidelijk grensoverschrijdend belang moeten vertonen (HvJ EG 15 mei 2008, zaak C47/06, (SECAP), n.n.g). Relevante gezichtpunten die het Hof in dat verband noemt, zijn: de geraamde waarde en de technische aard van de opdracht alsook de plaats van uitvoering. Deze overigens niet limitatieve gezichtspunten moeten in onderlinge samenhang worden bezien. Indien de opdracht een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal er in de regel een voorafgaande publicatie van de opdracht dienen plaats te vinden ( passende mate van openbaarheid ). Indien de opdracht geen duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, dan kan in beginsel onderhandse gunning van de opdracht plaatsvinden. Wel dient een aanbestedende dienst alert te zijn op het eigen (gepubliceerde) aanbestedingsbeleid, omdat hierin mogelijk andersluidende bepalingen zijn opgenomen. Vraag 2: Is afvalinzameling een werk of een dienst? Bij aanbestedende dienst kan de vraag rijzen of opdrachten inzake afvalinzameling zijn aan te merken als een werk of een dienst. Het antwoord op deze vraag heeft onder meer gevolgen voor het drempelbedrag dat van toepassing is. Hieronder wordt uitgelegd waarom een aanbesteding afvalinzameling is aan te merken als een dienst. Drempelbedragen Van 1 januari 2008 tot en 31 december 2010 gelden voor de niet centrale overheid (bijvoorbeeld gemeenten) als Europese drempelbedragen: Werken: , exclusief BTW Leveringen: , exclusief BTW Diensten (Bijlage 2A en Bijlage 2B): , exclusief BTW In zijn algemeenheid zijn overheidsopdrachten: Schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel die tussen een of meer ondernemers en een of meer aanbestedende diensten zijn gesloten en betrekking hebben op (de voortbrenging van) werken, diensten en/of leveringen. 3 3 Zie artikel 1 sub g Bao en artikel 1 lid 2 sub b Richtlijn 2004/18/EG. Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

12 De specifieke meer uitgebreide definitie van een overheidsopdracht met betrekking tot werken, leveringen of diensten is steeds in het Bao te vinden 4. Het voorwerp van de overheidsopdracht betreft (steeds) de uitvoering van werken, de levering van producten of de verlening van diensten. Een werk wordt in het aanbestedingsrecht omschreven als: Het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Werken betreffen doorgaans ook het resultaat van de werkzaamheden zoals genoemd in Bijlage 1 van het Bao. De NACE lijst Bijlage 1 bij de richtlijn betreft de zogenaamde NACE lijst. De NACE is een algemene systematische bedrijfsindeling in de Europese Gemeenschap en de classificatie van bouwwerken in sectie F (Bouwnijverheid) van die NACE systematiek is weergegeven in bijlage I. Uit de bijlage kan worden opgemaakt welke werkzaamheden in de bouwnijverheid geacht worden te vallen onder overheidsopdrachten voor werken, bijvoorbeeld op het gebied van bouwrijp maken van terreinen, Burgerlijke en Utiliteits (B&U) en Grond, Weg en Waterbouw(GWW), Installatie etc. Ook zijn verwijzingen naar CPVcodes opgenomen. Een dienst wordt in het aanbestedingsrecht omschreven als: Andere overheidsopdrachten dan overheidsopdrachten voor werken of leveringen, die betrekking hebben op het verrichten van de in bijlage 2 bedoelde diensten. Diensten worden ook wel een restcategorie genoemd. In die zin is, dat wat geen werk of een levering betreft, een dienst is. Bij diensten wordt onderscheid gemaakt in zogenaamde Bijlage 2A diensten en Bijlage 2B diensten. Ten aanzien van de Bijlage 2A diensten is in beginsel het gehele Bao van toepassing. 5 Op Bijlage 2B diensten is een zogenaamd verlicht regime van toepassing. 6 Op een gecombineerde opdracht (een mix van Bijlage 2A en Bijlage 2B diensten) geldt dat de dienst die in waarde het hoogst is, feitelijk de andere (lagere) dienst (met zich) meetrekt. 4 Zie bijv. artikel 1 sub h t/m j van het Bao. 5 Zie artikel 20 Bao en artikel 20 Richtlijn 2004/18/EG. 6 Zie artikel 21 BAO en artikel 21 Richtlijn 2004/18/EG. Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

13 Categorie 16 Straatreiniging en afvalverzameling: afvalwaterverzameling en verwerking en aanverwante diensten Diensten op het gebied van vuilnis en afval Afvalverzameling en verwerking Diensten voor ophalen van vuilnis Ophalen van vast stadsafval Ophalen van huisvuil Diensten voor het verzamelen van straatafval Diensten voor het verzamelen van oud papier Diensten voor afvalvervoer Verwijderen van huisvuil Verwijderen van vast stadsafval Straatreinigings en veegdiensten Straatreinigingsdiensten Straatveegdiensten. Diensten inzake afvalinzameling vallen onder categorie 16 van Bijlage II onderdeel A van het Bao welke omvat: Straatreiniging en afvalverzameling: afvalwaterverzameling en verwerking en aanverwante diensten. De bijbehorende CPC code is 94 en de CPV codes zijn: tot en met en , , Het betreft hier zogenaamde prioritaire diensten waarop het volledige regime van het Bao van toepassing is. De CPC en CPV codes zijn gemeenschappelijke woordenlijsten van (economische) activiteiten, die bij het vaststellen, omschrijven etc. van overheidsopdrachten een rol kunnen spelen. Aanbestedende diensten dienen gebruik te maken van de CPV codes, onder meer in de EGaankondiging van de opdracht. Deze analyse op basis van classificaties ondersteunt dan ook het uitgangspunt dat opdrachten voor afvalinzameling moeten worden aangemerkt als diensten. Vraag 3: Aanbesteden van afvalinzameling: openbare of niet openbare procedure? De aanbestedende dienst kiest bij aanvang van een (Europese) aanbesteding voor een procedure waarmee hij concurrentie in de markt hoopt op te roepen. Behoudens specifieke omstandigheden en uitzonderingen is het uitgangspunt voor de plaatsing van overheidsopdrachten, de toepassing van een openbare procedure of een niet openbare procedure. Bij een openbare procedure mogen alle potentiële aanbieders zich inschrijven op de aanbesteding. De aanmelding als gegadigden (voldoen aan minimumeisen inzake de kwalitatieve selectie) en de indiening van de inschrijving (voldoen aan gunningscriteria) moeten tegelijkertijd worden ingediend. Er wordt dus geen preselectie toegepast zoals bij een niet openbare procedure. De niet openbare procedure bestaat uit twee delen: de preselectie; hierbij worden op kwalitatieve en kwantitatieve selectiecriteria gegadigden beoordeeld of zij voldoen aan de eisen die de aanbestedende dienst eist. Daarna worden de kandidaat inschrijvers, die voldoen aan de eisen, uitgenodigd om een offerte (inschrijving) uit te brengen. Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

14 Aanbestedingsprocedures Ingevolge artikel 28 van het Bao is de algemene regel dat de openbare of niet openbare procedure door aanbestedende diensten wordt toegepast. In (zeer) specifieke gevallen kan gebruikt worden gemaakt van: de concurrentiegerichte dialoog (artikel 29 Bao); de procedure van gunning door onderhandelingen met voorafgaande bekendmaking (artikel 30 Bao); de procedure van gunning door onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking (artikel 31 Bao). Welke procedure het meest geschikt is, is afhankelijk van diverse aspecten. 7 Als het aantal potentiële aanbieders klein is, wordt meestal gekozen voor een openbare procedure. Is het aantal aanbieders groot en bestaan er grote verschillen tussen de kwaliteit van de aanbieders, dan kan via de voorselectie van de niet openbare procedure een aantal aanbieders uitgenodigd worden om een offerte uit te brengen. Omdat dit handboek beoogt een overzichtelijk geheel te vormen van een (standaard) aanbesteding voor afvalinzameling, is gekozen voor het gebruik van de openbare procedure. Bij toepassing dient de gebruiker zich echter te realiseren dat veel documenten redelijk eenvoudig kunnen worden omgezet voor gebruik in een niet openbare procedure. Vraag 4: Hoe lang mag een overeenkomst voor afvalinzameling maximaal duren? Bij veel aanbestedende diensten bestaat de vraag, hoelang een opdracht voor afvalinzameling (maximaal) mag duren. Over de duur van een overeenkomst staat niets vermeld in de Aanbestedingsrichtlijn of het Bao. In de mededeling van de Europese Commissie "De overheidsopdrachten in de Europese Unie" van 11 maart (hierna: Witboek) heeft de Europese Commissie het standpunt ingenomen dat langlopende opdrachten bepaalde concurrentierisico s met zich meebrengen, aangezien langlopende opdrachten kunnen leiden tot verstarde (markt )situaties en tot uitsluiting van bepaalde ondernemingen gedurende de looptijd van langlopende opdrachten. De duur van een overeenkomst moet volgens de Commissie daarom allereerst te verantwoorden zijn met objectieve, economische of strategische argumenten. 7 Zie voor een overzicht van de voor- en nadelen van een (niet-) openbare aanbesteding bijvoorbeeld het overzicht van de Rijksvoorlichtingsdienst, (2006) te vinden op: kiezen_bij_aanbesteden.doc 8 (COM) 98/143 Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

15 Een paar jaar later stelt de Europese Commissie zich in een interpretatieve mededeling 9 op het standpunt dat het proportionaliteitsbeginsel vereist dat concurrentie en financieel evenwicht op elkaar moeten worden afgestemd; de duur van de (concessie)overeenkomst moet dus zodanig worden gekozen dat de vrije mededinging niet verder wordt beperkt dan nodig is voor de afschrijving op investeringen en een redelijke vergoeding voor het geïnvesteerde kapitaal. Dit standpunt van Europese Commissie lijkt inmiddels achterhaald door recente jurisprudentie van het EG Hof van Justitie. HvJ EG 19 juni 2009, pressetext Nachrichtenagentur GmbH, C 454/06) Het gemeenschapsrecht voorziet bij de huidige stand ervan evenwel niet in een verbod op voor onbepaalde tijd gesloten overeenkomsten inzake overheidsopdrachten voor dienstverlening. HvJ EG 19 juni 2009, pressetext Nachrichtenagentur GmbH, C 454/06) dat de praktijk om een overeenkomst voor dienstverlening voor onbepaalde tijd af te sluiten, op zichzelf niet past binnen het stelsel en de doelstelling van de gemeenschapsregels betreffende overheidsopdrachten. Een dergelijke praktijk kan namelijk op den duur de mededinging tussen de potentiële dienstverleners belemmeren en de toepassing van de bepalingen van de communautaire richtlijnen inzake de openbaarheid van procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten verhinderen. Op basis van de huidige stand van het recht zou dan ook verdedigbaar kunnen worden gesteld dat op basis van een Europese aanbesteding overeenkomsten voor dienstverlening voor onbepaalde tijd kunnen worden gesloten. Vanuit inkooptechnisch/strategisch oogpunt lijkt dit minder wenselijk, omdat de concurrentie op deze wijze voor langere tijd kan worden uitgeschakeld en nieuwe ondernemingen mogelijk minder makkelijk tot de markt zullen toetreden. In de praktijk wordt aan gemeenten dan ook geadviseerd om een opdracht voor afvalinzameling in beginsel niet langer af te sluiten dan voor 4 of 5 jaar (met eventuele opties tot verlenging van 1 tot 2 jaar). Deze termijn hangt samen met de afschrijving op investeringen en een redelijke vergoeding voor het geïnvesteerde kapitaal en kan onder omstandigheden dus ook langer zijn gelet op de te plegen afschrijvingen. Van belang is in dit verband dat aanbestedende diensten hun keuze voor de looptijd weloverwogen kiezen en zich realiseren dat de gekozen duur mede bepalend is voor de mate van concurrentie, niet alleen met betrekking tot de opdracht die wordt aanbesteed, maar ook bij (toekomstige) nieuwe opdrachten. Bovendien ervaren veel gemeenten het vanuit inkooptechnisch/ stragisch oogpunt in de regel als ongewenst om langdurige overeenkomsten met marktpartijen aan te gaan. 9 Interpretatieve mededeling van de Europese Commissie over concessieovereenkomsten in het Communautaire recht (2000) Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

16 Duur raamovereenkomst en dynamisch aankoopsysteem Voor twee specifieke contractvormen geeft de (Europese) aanbestedingsregelgeving daarentegen wel duidelijke termijnen aan. Zowel een raamovereenkomst als een dynamisch aankoopsysteem (een geheel elektronisch proces voor de afroep van standaard goederen) mogen niet langer dan vier jaar duren. Afwijking is alleen mogelijk in door de aanbestedende diensten naar behoren gemotiveerde gevallen (artikel 32 lid 2 en art 33 lid 7 Bao). Vraag 5: Opties bij afvalinzameling? Bij veel gemeenten bestaat de vraag op welke manier elementen kunnen worden meegenomen in een (Europese) aanbesteding, die op voorhand nog niet (geheel) duidelijk zijn. Het betreft bijvoorbeeld de hoeveelheid burgers waarbij afval dient te worden opgehaald en/of de methode waarop het afval in de komende jaren zal worden opgehaald. In voorkomend geval gaat het dus om opties waarbij: de omvang (scope) van de opdracht kan wijzigen na contractsluiting, of; de (technische) inhoud van de opdracht kan wijzigen na contractsluiting. Aan ons is de vraag gesteld of, en zo ja, op welke manier deze Opties kunnen worden meegenomen in een (Europese) aanbestedingsprocedure. De term opties wordt in het Bao letterlijk genoemd en wel bij de methoden van berekening van de geraamde waarde van de opdracht (ex artikel 9 lid 1 Bao). Raming opdracht: artikel 9 Bao een aanbestedende dienst baseert de berekening van de geraamde waarde van de opdracht op het totale bedrag, exclusief omzetbelasting. Bij deze berekening wordt rekening gehouden met het geraamde totaalbedrag, met inbegrip van de eventuele opties en eventuele verlengingen van het contract. Niet duidelijk is waar de term opties in dit kader naar verwijst. Een algemene definitie van het begrip optie wordt voorzover ons bekend niet gegeven door de Europese wetgever. 10 Met name door de juiste toepassing van het (communautaire) gelijkheidsbeginsel (zie artikel 12 EG) en het daaruit voortvloeiende transparantiebeginsel volgt, dat alle te stellen eisen en wensen ( Opties ) in een aanbestedingsprocedure (vooraf) eenduidig en begrijpelijk moeten zijn geformuleerd. Daarbij geldt dat de aanbestedende dienst in beginsel de omvang van de opdracht, alsmede de specificaties van een opdracht, niet meer op wezenlijke punten mag wijzigen gedurende of na de aanbesteding. 10 Wel bevatten de (Europes) aankondigingsformulieren een paragraaf waarbij gevraagd wordt naar de opgave van eventuele opties. Duidelijk is dat het hier slechts de opgave van de eventuele verlengingen van de opdracht betreft. Zie: Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

17 De eerdergenoemde term opties in artikel 9 lid 1 Bao verwijst naar onze mening naar alle mogelijke, eenzijdig door een gemeente af te roepen, opties die (voorafgaand) worden gevraagd door een gemeente in de aanbestedingsdocumenten dan wel het bestek. Daarbij gelden de navolgende uitgangspunten: een gemeente dient opties vooraf bekend te maken; een gemeente dient de wijze van toepassing van de opties vooraf bekend te maken; een gemeente dient de gevraagde opties te beoordelen in de gunningsfase. Om te voorkomen dat een gemeente in strijd handelt met het gelijkheidsbeginsel, zal zij een Optie, die de opdracht wezenlijk kan wijzigen na het bekendmaken van de winnende inschrijver zoals de scope van de opdracht, moeten formuleren op een manier dat de inschrijvers op dat punt ook een onherroepelijk aanbod kunnen doen. Er mag als zodanig niet over onderhandeld worden. Er moet vooraf worden aangegeven op welk volume, welke objecten, locaties e.d. de optie ziet. Er kunnen dan prijzen worden uitgevraagd, mét en zonder de optionele afname. Inherent aan het eenzijdige karakter van een optie is, dat het aan de aanbestedende dienst is om er wel of geen gebruik van te maken. De mogelijkheid tot een later aanhaken van andere deelnemende partijen of het op enig andere manier verruimen van de scope van de opdracht, moet derhalve degelijk worden voorbereid en moet leiden tot een voldoende bepaalbare overeenkomst. Bij het opstellen van het bestek zal hier terdege rekening mee moeten worden gehouden. Vraag 6: Hoe werkt het gebruik van percelen? Onder het Bao kan een opdracht in meerdere percelen worden verdeeld. Percelen zien feitelijk op afzonderlijke (deel)opdrachten. Doorgaans kan onderscheid gemaakt worden in geografische percelen (bijvoorbeeld: verschillende gemeenten) èn percelen die betrekking hebben op binnen een overheidsopdracht te onderscheiden afzonderlijke diensten, zoals bijvoorbeeld een perceel voor de inzameling van papier, een afzonderlijk perceel voor textiel etc. De vraag of een partiële (met percelen) of een integrale uitbesteding c.q. inkoop (zonder percelen) in het voorkomend geval het meest aangewezen is, betreft een inkoopvraagstuk voor de gemeente. Bij een partiële uitbesteding (inkoop) zal doorgaans een (groot) beroep worden gedaan op het coördinerend en communicerend vermogen van de gemeente. Eén en ander vanwege de diverse te beheren contracten. Die eventuele extra moeite kan in het voorkomend geval (echter) gerechtvaardigd of gedragen worden door bijvoorbeeld (positieve) gemeentelijke beleidsdoelstellingen ten aanzien van de opdracht, of door het feit dat een ander type bedrijf op de markt van het perceel in de markt werkzaam is, zoals bijvoorbeeld bij inzameling van huisraad waar veelal kringloopbedrijven actief zijn. Indien een opdracht in meerdere percelen wordt verdeeld, moet de waarde van alle percelen worden meegenomen bij de waarderaming van de totale opdracht. Als de totale waarde van de percelen boven de drempelbedragen van de Europese richtlijnen uitkomt, moeten alle percelen worden aanbesteed. Een uitzondering hierop is de zogenaamde percelenregeling. Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

18 De vrijstelling Percelenregeling In de praktijk wordt vooralsnog aangenomen dat de vrijstelling van de Percelenregeling niet bestreken wordt door de werking van het transparantiebeginsel. De vraag rijst wel of in de aankondiging van de wel aanbestede percelen, al dan niet moet worden vermeld dat voor bepaalde percelen gebruik zal worden gemaakt van de vrijstellingsregeling van artikel 9 Bao. Zekerheidshalve is dit wel aan te raden. De jurisprudentie terzake is echter nog niet uitgekristalliseerd. Met name zijn in dit verband van belang de rechtsontwikkelingen bij opdrachten die niet of niet volledig onder de werkingssfeer vallen van het Bao (zie ook onder vraag 1: opdrachten onder de drempel ). Bij een aanbesteding van een opdracht voor dienstverlening waarbij sprake is van diverse percelen hoeven percelen met een geraamde waarde van minder dan (excl. BTW) niet te worden aanbesteed, mits de totale waarde van de uitgezonderde percelen niet meer bedraagt dan 20% van de waarde van de totale opdracht. De uitgezonderde percelen mogen onderhands worden aanbesteed. Dat wil zeggen dat één of meer dienstverleners onderhands worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Indien gekozen wordt voor een meervoudige onderhandse aanbesteding van een perceel, dienen de criteria waarop de offertes worden beoordeeld op voorhand te worden vastgesteld en kenbaar te worden gemaakt. Tenslotte is belangrijk dat de verschillende percelen tegelijkertijd in de markt moeten worden gezet om een beroep te doen op de vrijstelling percelenregeling. Het is dus niet mogelijk om een perceel straatveegdiensten één jaar later (of eerder) na de aanbesteding afvalinzameling vrij te stellen middels een onderhandse gunning. Ook wordt geadviseerd in de aankondiging en/of het Aanbestedingsdocument te vermelden dat gebruik wordt gemaakt van de percelenregeling. Vraag 7: Wijzigen van een overheidsopdracht tijdens de aanbestedingsprocedure? Uit de (beperkte) jurisprudentie over dit onderwerp blijkt dat aanbestedende diensten over het algemeen zeer terughoudend moeten zijn ten aanzien van het aanbrengen van wijzigingen in een lopende procedure. Doorgaans oordeelt de Europese rechter in dit verband dat het beginsel van gelijke behandeling de aanbestedende dienst ertoe verplicht om criteria en voorwaarden gedurende de gehele procedure op dezelfde wijze uit te leggen. Indien een aanbestedende dienst de mogelijkheid wil hebben om na gunning bepaalde inschrijvingsvoorwaarden te wijzigen, dient hij in zijn EG publicatie uitdrukkelijk te voorzien in de mogelijkheid daartoe en de wijze van toepassing daarvan (zie vraag 5 en het gebruik van opties). Zonder voorafgaande bekendmaking van een voorgenomen wijziging mag een aanbestedende dienst zijn procedure dus niet zomaar voortzetten. Het bovenstaande lijkt er in eerste instantie op te wijzen dat een ingezette aanbestedingsprocedure onomkeerbaar is en dat het niet mogelijk zou zijn om tijdens de aanbestedingsprocedure wijzigingen door te voeren. Een nuancering is echter op zijn plaats. Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

19 In de praktijk wordt wel aangenomen dat het mogelijk is om een reparatie aan te brengen in de aanbestedingsprocedure als dit door middel van een officiële rectificatie plaatsvindt gecombineerd met een adequate verlenging van de inschrijvingstermijn. Op deze manier hebben alle potentiële inschrijvers of gegadigden gelijke toegang tot de (tweede) berichtgeving en kunnen zij zich hier bovendien op voorbereiden. In het licht van de huidige regels lijkt een dergelijke manier van rectificeren bovendien niet in strijd te zijn met gelijkheidsbeginsel en het daaruit vloeiende transparantiebeginsel. Dit is bovendien te rechtvaardigen, omdat anders de enige mogelijkheid zou zijn over te gaan tot een volledige nieuwe aanbesteding. De voorzieningenrechter in s Hertogenbosch 11 heeft een wijziging van de geschiktheidseisen (in casu het verlichten van een omzeteis) tijdens de aanbestedingsprocedure (in de Nota van Inlichtingen) in strijd met het gelijkheids en transparantiebeginsel geacht. Een wijziging van de geschiktheidseisen moet volgens de Nederlandse rechter op een open, duidelijke, ondubbelzinnige en aanstonds kenbare wijze bekend worden gemaakt. De gemeente heeft de wijziging van de geschiktheidseisen niet op een zodanige wijze gecommuniceerd dat hieraan wordt voldaan. Het stond de gemeente niet vrij de in de aankondiging opgenomen geschiktheidseisen bij de eerste nota van inlichtingen te wijzigen. De handelwijze van de gemeente voldeed niet aan de daaraan te stellen eisen van objectiviteit, non discriminatie en toetsbaarheid achteraf en wekt de schijn dat de gemeente een specifieke gegadigde voor het werk wilde begunstigen boven andere gegadigden. Zeker gezien het feit dat de concurrent pas na wijziging van de geschiktheidseisen kon meedingen en vervolgens als laagste inschrijver naar voren is gekomen. Het toelaten van de wijziging van de geschiktheidseisen had aldus de schijn van manipulatie en dat verhoudt zich niet met de vereiste transparantie bij een aanbesteding. Een wijziging van de geschiktheidseisen had waarschijnlijk wel plaats kunnen vinden via een rectificatie van de aankondiging van de opdracht. Deze rectificatie moet worden geplaatst via hetzelfde medium als de aankondiging van de opdracht, in dit geval het Publicatieblad van de EG. Hierbij moeten andere potentiële inschrijvers (bijvoorbeeld degenen die wisten dat ze niet voldeden aan de in eerste instantie gestelde geschiktheidseisen) een redelijke termijn worden gegund zich alsnog in te schrijven voor de opdracht. Het verschil met een wijziging via de nota van inlichtingen is dat via het plaatsen van de rectificatie in het Publicatieblad van de EG ook anderen dan de bestaande deelnemers (alsnog) op de hoogte worden gesteld van de wijziging van de geschiktheidseisen. Aangezien inschrijving weer voor iedereen wordt opengesteld, heeft de rectificatie niet de schijn dat één specifieke gegadigde wordt bevoordeeld. Rectificatieformulier Sinds 2006 is er een (rectificatie)formulier op de website beschikbaar. Tot die tijd kon slechts rectificatie plaatsvinden door het verzenden van een apart e mailbericht naar de helpdesk van Simap. Hier was geen model voor beschikbaar. Op de website van Simap wordt nadrukkelijk verwezen naar de mogelijkheid van rectificeren in combinatie met een verlenging van de inschrijftermijn. 11 Rb Den Bosch 31 augustus 2007 Gebroeders Voets Weg en waterbouw/gemeente s Hertogenbosch LJN BB2630. Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

20 Dat gebruikers van het formulier zeer voorzichtig moeten zijn met de toepassing ervan, blijkt wel uit de eerste waarschuwing waarmee het formulier begint. Deze luidt als volgt: Let op: als de gecorrigeerde of toegevoegde informatie een belangrijke wijziging van de voorwaarden in de oorspronkelijke aankondiging van de opdracht tot gevolg heeft en daardoor het beginsel van gelijke behandeling en het streven naar concurrentiegerichte aanbestedingen in het gedrang komen, moeten de oorspronkelijk gestelde termijnen worden bijgesteld. Het gelijkheidsbeginsel brengt aldus met zich mee dat een aanbestedende dienst bij iedere rectificatie moet beoordelen of al dan niet sprake is van een wezenlijke wijziging, dat wil zeggen een wijziging die de kring van potentiële aanbieders verandert of die gevolgen heeft voor de onderlinge vergelijkbaarheid van (reeds verkregen) aanbiedingen. Bij kleine aanvullingen of wijzigingen zal dit doorgaans niet aan de orde zijn. Bij grotere aanvullingen of rectificaties is een verlenging van de termijn echter onvermijdelijk. Het gaat daarbij om aspecten die essentieel zijn bij de beoordeling van de aanmeldingen of inschrijvingen of aspecten waardoor aanbieders (inschrijvers) kunnen besluiten van een aanbieding af te zien of juist besluiten wel in te schrijven op de opdracht dan wel een (gewijzigde) aanbieding zouden willen uitbrengen. Bij twijfel over een mogelijke schending van het gelijkheidsbeginsel is het raadzaam om de termijn zekerheidshalve te verlengen. Vraag 8: Wijzigen van een overheidsopdracht na het definitief gunnen? Omdat het niet ondenkbaar is dat er bij het uitvoeren van een aanbesteding afvalinzameling (of in de nabije toekomst) veranderingen optreden, wensen aanbestedende diensten vaak te vernemen wat de (on)mogelijkheden zijn om wijzigingen door te voeren ten aanzien opdracht afvalinzameling. Deze vraag speelt zowel vóór de aanbesteding (zie antwoord vraag 5), als gedurende de uitvoering van de aanbesteding (zie vraag 7), en zelfs na het (definitief) gunnen van de opdracht en het sluiten van de overeenkomst. In het kader van de beantwoording van deze vraag speelt het gelijkheidsbeginsel een belangrijke rol. Het beginsel van gelijke behandeling van gegadigden en inschrijvers kan als het basisbeginsel bij uitstek van het aanbestedingsrecht worden aangemerkt. De werking van het gelijkheidsbeginsel brengt met zich mee dat een aanbestedende dienst zich te allen tijde moeten houden aan de omschrijving in de oorspronkelijke opdracht en zij deze na gunning in beginsel niet wezenlijk mag wijzigen. Wat is een wezenlijke wijziging? De vraag wanneer sprake is van een wezenlijk gewijzigde opdracht is in belangrijke mate afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Het is moeilijk te bepalen wanneer een wijziging zo ingrijpend is dat moet worden geoordeeld dat sprake is van een nieuwe opdracht. Het Hof van Justitie heeft in het arrest Succhi di Frutta (HvJ EG, 20 april 2004, zaak C 496/99) bepaald dat een voorwaarde met name essentieel is wanneer het een bepaling betreft die, indien zij in de aankondiging van de opdracht van het bestek had gestaan, de inschrijvers in staat zou hebben gesteld een aanzienlijk andere offerte in te dienen. Het Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

21 Europese Hof is echter niet ingegaan op de vraag wanneer sprake is van een aanzienlijk andere offerte. Wezenlijke wijziging In het arrest Pressetext (HvJ EG 19 juni 2008, C 454/06) overwoog het Hof dat een wijziging van een lopende overeenkomst met betrekking tot een overheidsopdracht moet worden aangemerkt als wezenlijk indien: - voorwaarden worden ingevoerd die als zij bij het inschrijven op de oorspronkelijke opdracht bekend zouden zijn geweest, zouden hebben geleid tot de toelating van andere inschrijvers dan de oorspronkelijke, of; - als zij bij het inschrijven op de oorspronkelijke opdracht bekend zouden zijn geweest, zouden hebben geleid tot de keuze voor een andere offerte dan de oorspronkelijke, of; - sprake is van een belangrijke mate van uitbreiding van de oorspronkelijke afgesproken diensten (50% of meer), of; - het economisch evenwicht van de overeenkomst verschuift in het voordeel van de opdrachtnemer. Een vervanging van de contractspartner gedurende de looptijd van de overheidsopdracht leidt in beginsel tot het vermoeden dat sprake is van een wijziging van de wezenlijke voorwaarden van de overeenkomst. Immers, door het verstrekken van de lopende opdracht aan een andere onderneming die niet in concurrentie met andere inschrijvers heeft hoeven meedingen, wordt het aanbestedingsrecht ontweken en kan de mededinging op de betreffende markt worden vervalst. De prijs vormt tenslotte een belangrijke voorwaarde van de opdracht. In beginsel levert een wijziging van de contractueel overeengekomen prijs tijdens de duur van de overeenkomst, zónder dat de voorwaarden van de oorspronkelijke opdracht dit toestaan, dan ook een schending van de beginselen van transparantie en van gelijke behandeling van inschrijvers op. Het opnemen in de voorwaarden van een clausule die periodiek indexering van de overeengekomen prijzen mogelijk maakt, kan op dit punt uitkomst bieden. Het is niet mogelijk op voorhand aan te geven hoe een gemeente de mogelijkheid van aanpassingen tijdens de looptijd van de overeenkomst in een aanbesteding kan inbouwen. Veel zal afhangen van de omstandigheden van het geval, zoals aard en duur van de opdracht en te verwachten wijzigingen in productspecifieke (Europese) wetgeving. Bij het opstellen van de aankondiging, het Aanbestedingsdocument en de concept overeenkomst moet goed bedacht worden op welke punten voor de betrokken opdracht tijdens de uitvoeringsduur van de overeenkomst aanpassingen en wijzigingen noodzakelijk kunnen zijn. Daartoe moeten bepalingen worden opgenomen die de nodige ruimte bieden, echter zonder dat de scope van de opdracht daardoor weer te onbepaald zou worden (zie ook antwoord op vraag 5). In elk geval valt het aan te raden procedureregels voor wijzigingen op te nemen in de conceptovereenkomst. Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

22 Vraag 9: Mogen ondernemingen te allen tijde een beroep doen op de bekwaamheden van derden? Bij een (Europese) aanbesteding voor afvalinzameling worden soms eisen gesteld aan een onderneming waaraan deze niet (zelfstandig) kan voldoen. In een dergelijke situatie kan een onderneming een beroep doen op bijvoorbeeld de financiële en economische draagkracht en/of technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid van derden, ongeacht de juridische aard van de met die derden bestaande banden (zie artikel 48 lid 2 en artikel 49 lid 3 Bao). Een gemeente mag een dergelijk beroep van een inschrijver op een derde in beginsel dan ook niet afwijzen. Het is de gemeente in dit verband ook niet toegestaan voor te schrijven dat (een bepaald deel van) de opdracht door een onderneming zelf wordt uitgevoerd. Beroep op bekwaamheden derden In de praktijk komen de navolgende constructies met derden vaak voor: 1. een beroep op een onderaannemer; 2. een beroep op een combinant; 3. een beroep op een onderneming in eenzelfde concern (bijv: moeder en /of zusterbedrijf). Het is aan de inschrijver om bij het doen van de inschrijving te bewijzen dat hij voor de (uitvoering van de) opdracht daadwerkelijk kan beschikken over de middelen van de derde op wiens bekwaamheid hij een beroep doet, bijvoorbeeld aan de hand van een zogenaamde (terbeschikkingstellings)overeenkomst. Uit deze overeenkomst dient te blijken dat de inschrijver kan beschikken over de noodzakelijke middelen en vaardigheden van deze derde die voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk zijn. Dit bewijs dient de inschrijver ook bij de Inschrijving te voegen als hierom in de aanbestedingsdocumenten niet expliciet is gevraagd. Indien de inschrijver het bewijs terzake niet bij de inschrijving heeft gevoegd, dan is de inschrijving in beginsel ongeldig. Voor de praktijk betekent het bovenstaande dat gemeenten wordt geadviseerd om in de aanbestedingsdocumenten een modelverklaring beroep op bekwaamheden derden op te nemen. Het risico dat een inschrijver die een beroep doet op de bekwaamheden van een derde, verzuimt bij inschrijving te bewijzen dat hij hierover daadwerkelijk kan beschikken, wordt hiermee verkleind. Het staat de aanbestedende dienst tenslotte vrij om te eisen dat de onderneming die een beroep doet op een derde, deze ook daadwerkelijk zal inzetten bij de uitvoering van de opdracht. Een dergelijke bepaling kan in de verklaring beroep op bekwaamheden derden worden opgenomen. Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

23 Vraag 10: Hoe ziet een interne en externe analyse voor afvalinzameling eruit? Checklist I Interne analyse Huidige situatie Nr. Vraag 1. Omschrijf het huidige inkoop / aanbestedingsbeleid (doelstelling, missie, duurzaamheid, sociaal beleid) etc.; 2. Wat is het huidig inkoopbeleid op het gebied van afval in het algemeen en afvalinzameling in het bijzonder (incl. wettelijk kader)?; 3. Wat wordt er nu ingekocht aan dienstverlening op het gebied van afvalinzameling?; 4. Wat zijn de kosten en de omvang van de huidige inzameling (gemiddeld, per jaar, afgelopen 3/4 jaar) uitgesplitst per productgroep/dienst; 5. Zijn er bijzonderheden, trends, verwachtingen te melden?; Interne organisatie Nr. Vraag 6. Welke afdelingen / personeelsleden zijn bij het inkoopdossier betrokken?; 7. Wie beheert de betreffende contracten?; 8. Welke afdelingen dragen zorg voor de administratie?; 9. Hoe verloopt het administratieve proces?; Administratief traject Logistiek traject Kwaliteitscontrole / klachten Management rapportage Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201

24 Huidige Leveranciers Nr. Vraag 10. Welke bestaande overeenkomsten op het gebied van afvalinzameling zijn er (aantal, looptijd, bijzonderheden)?; 11. Wanneer lopen de huidige contracten af?; 12. Wat is de aard van de relatie (zijn er moeilijkheden te verwachten bij het beëindigen van het contract, zullen ze meewerken aan het overdragen van data etc.?); 13. Wat is de inhoud van de contracten (evt. afwijkingen, onderlinge verschillen)?; 14. Hoe zijn de prestaties geweest (kijk ook naar management rapportages, evaluaties, samenwerking personeel etc.)?; 15. Wat is de omvang van de dienstverlening of levering per leverancier en wat zijn de bijzonderheden?; 16. Is er een overgangsperiode geregeld van het oude naar het nieuwe contract?; Verbeteringen Nr. Vraag 17. Wat zou er verbetert kunnen worden in de levering en/of dienstverlening (benutting voorraden)?; 18. Waarmee kan een evt. kostenvoordeel behaald worden?; 19. Waar zitten de verbeterpunten voor de interne organisatie?; 20. Zijn er nog interne ontwikkelingen waar rekening mee gehouden dient te worden (fusies, overnames, ICT, personeelsbeleid?); Handboek aanbesteding afvalinzameling versie 1.0 d.d. 10 september van 201