Advanced Receptionist Programme

Transcriptie

1 Advanced Receptionist Programme Tweedaags seminarie Vervolmaking voor de Receptionist April 2014 Schrijf u in voor de vijfde editie

2 Optimaliseer uw kennis en vaardigheden Waarom mag u dit niet missen? Bouw uw kennis en vaardigheden verder uit in het Advanced Receptionist Programme door op de 4 fundamentele pijlers van het onthaal te focussen: Het uitdiepen van uw persoonlijk functioneren als ervaren receptionist(e) Het ontwikkelen van een ruimer inzicht in de verschillende kennisdomeinen van professioneel onthaal Het onderbouwen van cruciale vaardigheden op het vlak van communicatie en organisatie Zelfmanagement, de kunst om uw potentieel ten volle te benutten en in te zetten Wie mag dit niet missen? Het Advanced Receptionist Programme biedt u de kans om te groeien in uw rol en zo het verschil te maken voor uw bedrijf. Ook al heeft u slechts enkele jaren ervaring of ben u reeds geroutineerd : het tweedaagse programma werd zodanig opgesteld dat ieder profiel zich optimaal kan verrijken met actuele onderwerpen. U bent bereid om samen resultaatgericht en gemotiveerd een actieve rol te spelen tijdens de opleiding. De Receptel-aanpak Het Advanced Receptionist Programme vertrekt vanuit een sterke focus op de persoonlijke ontwikkeling van de ervaren receptionist(e). Daarnaast wil het programma u inzicht bieden in de kennisfundamenten van organisatieen communicatievaardigheden eigen aan de functie van receptionist(e). Voor een optimaal stimulerend leerproces wordt het aantal deelnemers beperkt tot 20. De verschillende programmasessies worden inhoudelijk en didactisch gedragen door ervaren professionals uit gerenommeerde opleidingscentra en toonaangevende bedrijven, en begeleid door een gedreven programmacoördinator. Sector banking & insurances farma real estate & facility retail transport & logistiek Functieprofiel services commodity office assistant management assistant secretaresse assistent(e) industrie chemie & petrochemie receptionist(e) receptionist(e)/ telefonist(e)

3 Zes thema s verspreid over twee dagen Leren van elkaar - ideeën uitwisselen community Kick-off Introductie Het belang en de opwaardering van de receptie Continuïteit Inzicht in eigen gedrag Servicegerichtheid Zelfmanagement Stijl en persoonlijkheid Omgaan met verandering Kwaliteit Communicatieskills Omgaan met klachten Omgaan met agressie en noodsituaties Multi-tasking en agendabeheer optimalissren Imago Communicatie en PC-skills verbeteren Kennis persoonlijkheden Emotionele intelligentie inzetten Rollenspellen - interactief leerprogramma - praktijkgericht evaluatie feedback

4 Zelfmanagement, uzelf ontwikkelen en ontplooien Het programma 2014 De functie van receptionist(e) zal in de toekomst verder evolueren naar een support -functie. De receptie zal een meer polyvalente ondersteuning bieden naar zowel interne als externe klanten. Hierbij spreekt het voor zich dat de receptionist(e) zelf ook het initiatief moet nemen om zich voor te bereiden op de verdere uitbreiding van zijn of haar rol binnen de onderneming. Zelfmanagement, waarbij u het heft in eigen handen neemt en u door middel van opleidingen voorbereidt op de toekomst, speelt hierbij een cruciale rol. Dag 1* - dinsdag 22 april 08u30 Ontbijt en kick-off - voorstelling ARP 08u45 Omgaan met agressief gedrag (incl. 15 min pauze) 12u00 Lunch 12u45 Persoonlijke efficiëntie 15u15 Pauze 15u30 PC Skills deel 1 18u00 Einde seminarie deel 1 Timing en locatie Het Advanced Receptionist Programme wordt verspreid over 2 dagen en is onderverdeeld in 6 verschillende thema s. U heeft de mogelijkheid om zich in te schrijven voor één dagmodule of om te kiezen voor het volledige tweedaagse pakket. Het volledige programma gaat door op 22 en 24 april 2014 in het hoofdkantoor van Receptel (USG People groep), Frankrijklei 101, 2000 Antwerpen. De opleiding start dagelijks om 8u30 en eindigt om 18u00. Na het programma De actieve medewerking en het maximaal engagement van de deelnemer wordt bevestigd met een certificaat. Elke deelnemer krijgt een syllabus met alle verworven informatie van deze drie succesvolle dagen. Via evaluatie wordt de kwaliteit van de opleidingsinstituten en de inhoud van het programma gemeten. Dag 2* - donderdag 24 april 08u30 Onthaal met ontbijt 08u45 Change management (incl. 15 min pauze) 12u30 Lunch 13u15 Emotionele Intelligentie 15u15 Pauze 15u30 PC Skills deel 2 18u00 Einde seminarie * Inschrijven is mogelijk voor één dagmodule ( 750,-) of voor het volledige tweedaagse pakket ( 1400,-). Meer uitleg over de workshop vindt u verderop in deze brochure.

5 Workshops onder leiding van gerenommeerde partners Expert Academy Omgaan met agressie Bij het omgaan met agressie is het belangrijk om op de juiste manier te communiceren met agressieve personen. Deelnemers aan deze workshop leren wat agressie veroorzaakt en hoe ze via gerichte communicatietechnieken agressie kunnen indijken en vermijden. Methodes zoals luister- en conversatietechnieken, assertiviteit en non-verbale communicatie worden uitvoerig bekeken. Time Management Company Persoonlijke efficiëntie Tijd beheren betekent doeltreffend (de juiste taken op het juiste ogenblik uitvoeren) en rendabel zijn. Ook al heeft iedereen op professioneel vlak zijn eigen moeilijkheden, toch worden we allemaal met dezelfde problemen geconfronteerd: onze organisatie, naleving van deadlines en relaties met anderen. Door uw tijd beter te organiseren, beheerst u meteen de factor stress. Aurelium PC Skills deel 1 (Word Outlook mail merge) Tijdens deze workshop leren de cursisten om op een zakelijke en nette manier een document op te maken in Word. Ze maken de lay-out van een tekst zelf op, bekijken hoe ze het beste een tabel invoegen, een opsomming maken, een header en footer implementeren, hoe spellingcheck te gebruiken... In Outlook leren de receptionisten hoe ze hun dagelijks werk beter kunnen organiseren, oa door relatie-, agenda- en takenbeheer vlekkeloos aan elkaar te koppelen. Tenslotte wordt er ook uitvoerig stil gestaan bij de mail merge in Word en Outlook. Er zijn computers voor deze workshop voorzien. Assess Change management Werken in een steeds wisselende omgeving met constante verandering, zowel op technologisch vlak als op intermenselijk vlak is niet altijd even evident. Dit geldt ook bij interacties met de klant (de onderneming), de interne klant (medewerkers) of de externe klant (de bezoeker van de organisatie). In dit seminarie gaat men dieper in op de succesfactoren van een klantvriendelijk onthaal, de Roos van Leary (gedrag beïnvloedt gedrag), inzicht in het mechanisme van weerstand en hoe ermee om te gaan. B&D Emotionele intelligentie Niet alles wat je meemaakt is prettig, en hoe blijf je dan jezelf terwijl je toch een professionele houding behoudt? En hoe herken je de verschillende behoeften van de bezoekers? De ene wil snel verder geholpen worden, terwijl de andere een warm onthaal met een tasje koffie verkiest. In deze workshop leren de cursisten wat emotionele intelligentie is, hoe te communiceren met een sterk empathisch vermogen, emoties en gedrag te controleren en te beïnvloeden, en te herkennen wat een ander nodig heeft. Aurelium PC Skills deel 2 (Excel Powerpoint) Het werken met tabellen in Excel (aanmaken, sorteren, filteren) en eenvoudige formules (som, gemiddelde, minimum en maximum) zijn meer en meer vereiste vaardigheden voor de hedendaagse receptionist(e). Ook gegevens in Excel omzetten naar een grafiek en als verzorgde output afdrukken, en tabellen en grafieken bewaren komen hier aan bod. Ten slotte staat men stil bij het opmaken van een eenvoudige Powerpoint presentatie en dit op een zakelijke manier (tekst opmaken, een beeld invoegen, een masterslide aanmaken en gebruiken). Er zijn computers voor deze workshop voorzien.

6 Waarom is dit een goede opleiding? Waarom deze opleiding aanbieden? Het is en blijft een belangrijke job binnen de firma. Els Schijns, Receptel medewerker: Een job als receptionist(e) blijft boeiend: je bepaalt zelf de eerste indruk die bezoekers van een bedrijf krijgen. Het veelvuldig contact met medewerkers en klanten betekent dat je op en top dienstverlenend bent. De job die op het eerste zicht éénvoudig lijkt, maar zoveel omvattend is... het visitekaartje van de firma. Julie Janssens, Account & Performance Consultant, bij Receptel: Wij van Receptel, zijn ervan overtuigd dat de receptioniste het uithangbord en visitekaartje van het bedrijf is. Daarom willen wij hen ook met de grootste zorg benaderen en hen de kans geven mee te groeien met de noden die de bedrijfswereld vandaag de dag heeft. Je moet klantgericht zijn, een positieve uitstraling hebben, de nodige talenkennis hebben, stressbestendig en communicatievaardig zijn, administratief sterk staan... kortom, een duizendpoot zijn. Nog een voordeel is dat je de kans hebt om heel zelfstandig te werken en je eigen desk te organiseren. En als je leergierig genoeg bent, worden je verantwoordelijkheden en takenpakket uitgebreid. Elke dag brengt nieuwe situaties, nieuwe mensen dus van routine is weinig sprake. Figuurlijk en soms letterlijk is het een functie in the spotlights! De gelegenheid die de werkgever biedt om extra opleidingen te volgen helpen je om nog professioneler te werken. Deze cursussen worden in kleine groepen gegeven waardoor de persoonlijke begeleiding groter is. De thema s in deze opleiding spelen in op de veranderingen in de omgeving van de hedendaagse receptionist(e). Timemanagement, een grote talenkennis, het sociale aspect van de job worden alsmaar belangrijker. Een receptionist(e) is een flexibele duizendpoot met een grote achtergrondkennis over verschillende thema s. Wij nodigen hen dan ook vriendelijk uit om deel te nemen aan onze opleidingsdagen om zichzelf nog verder te ontplooien en om nog een betere receptionist(e) te worden. Wij dagen u alvast uit!

7 Kies uit drie programmaformules Pakket 1 U kiest voor één van de twee dagopleidingen en betaalt 750 euro (excl. btw). U kunt kiezen voor dag 1 of dag 2. 3 actuele thema s Catering & locatie Syllabus & certificaat van deze opleiding Pakket 2 U kiest voor de 2-daagse opleiding en betaalt 1400 euro (excl. btw) voor het totaalpakket. 6 thema s verspreid over 2 dagen Catering & locatie Syllabus & certificaat van deze opleiding Pakket 3 U kiest voor de 2-daagse opleiding inclusief vervanging van uw receptionist(e) en betaalt 1825 euro (excl. btw) voor het totaalpakket. Twee dagen lang uw medewerker missen niet haalbaar? Kies dan voor de een dagopleiding die het beste beantwoordt aan de noden, met inbegrip van een vliegende receptioniste van Receptel. Zij/hij zal voorafgaand aan dit programma een dag opleiding volgen in uw bedrijf en daarna de vervanging verzekeren aan uw receptie. Wij garanderen een professioneel onthaal aan uw receptie tijdens de afwezigheid van uw receptionist(e) tijdens deze dag(en). 6 thema s verspreid over 2 dagen Catering & locatie Syllabus & certificaat van deze opleiding 1 dag inwerkperiode door een Receptel-receptionist(e) 2 dagen vervanging door de Receptel-receptionist(e) Hoe schrijft u in? Toelatingsvoorwaarden: als deelnemer hebt u professionele ervaring in deze sector. Bovendien bent u op zoek naar een challenge die u toelaat uw dagelijkse taken aan het onthaal nog beter uit te voeren dan u vandaag al doet. U kunt inschrijven tot 7 april 2014 door een te sturen naar sales@receptel.com, te telefoneren naar of het inschrijvingsformulier te faxen naar Vermeld steeds uw bedrijf, naam en adres en motiveer kort waarom u zich inschrijft voor deze opleiding. De inschrijvingsbevestiging en verdere praktische informatie ontvangt u nadien. Inschrijvingsformulier Pakket 1 Pakket 2 Pakket 3 Dag 1 (22 april) Dag 2 (24 april) Naam receptionist... Voornaam receptionist... Onderneming... Adres Telefoonnummer Mijn motivatie om deel te nemen Facturatiegegevens Onderneming... BTW-nr.... Adres...

8 Over Receptel Receptel is markleider in outsourcing van receptie- en onthaaldiensten en is meer dan 16 jaar actief in volledige, gedeeltelijke en tijdelijke outsourcing van receptie en onthaal. Als specialist nemen wij de organisatie van de receptie uit handen van de klant en zorgen we voor een optimale werking. Receptel maakt deel uit van de Nederlandse beursgenoteerde groep USG People en is marktleider in België. Continuïteit, kwaliteit en imago Door onthaal en telefonie te outsourcen verzekeren bedrijven hun visitekaartje - de receptie - van een professionele uitstraling. Receptel biedt klanten custom made-samenwerkingsformules en neemt managementtime over van bedrijven voor wie receptie van strategisch belang is. Dankzij een revolutionair concept, een beproefd informatiesysteem en innovatieve initiatieven maken wij onze dienstverlening voorspelbaar en transparant. Voor duurzame langetermijnrelaties. Receptel zet zich actief in voor de erkenning van receptionist(e) als volwaardig beroep. Uw receptie is het visitekaartje van uw organisatie en bepaalt voor een groot deel het imago van uw bedrijf.

9 Receptel nv Frankrijklei Antwerpen T: F: / sales@receptel.com