Algemene offerteaanvraag van diensten

Transcriptie

1 Algemene offerteaanvraag van diensten Bestek voor een raamovereenkomst voor de strategische uitbouw en digitale data ontsluiting via Toerismewerkt.be Bestek WOO Gepubliceerd: - in het Bulletin der Aanbestedingen - in het Europese Publicatieblad Bijlagen: Offerteformulier Meetstaat Informatie over IT-architectuur Toerismewerkt (Kennislabo) / Projectrapport Toerismewerkt (Kennislabo) Opening offertes: 23 april 2014 Op maatschappelijke zetel Toerisme Limburg V.Z.W. te HASSELT

2 Inhoud: 1. Algemene bepalingen 1.1. Opdrachtgevend bestuur 1.2. Voorwerp en classificatie van de opdracht 1.3. Gunningswijze opening van de offertes 1.4. Duur van de opdracht 1.5. Indiening van de offertes 1.6. Toepasselijke wettelijke bepalingen 1.7. Raamcontract 1.8. Niet toewijzing van de opdracht 1.9. Uitvoering van bestellingen geplaatst voor het einde van het contract Contactpersoon 2. Administratieve voorschriften 2.1. Selectiecriteria 2.2. Gunningscriteria 2.3. Bepalingen m.b.t. de offerte Vorm en inhoud Bij te voegen stukken Vrije varianten Prijs Gestanddoeningstermijn van de inschrijvers 2.4. Mogelijke deelopdrachten 2.5. Niet exclusiviteit 2.6. Taalgebruik 2.7. Voorwaarden betreffende de uitvoering van de opdracht Deelbestellingen Omschrijving van de leiding en het toezicht op de uitvoering Intellectuele rechten en eigendom Vertrouwelijkheid Publiciteit - gebruik als referentie Plaats van dienstverlening Toepasselijke documenten Keuring en oplevering Wijze van prijsbepaling Prijsherziening Facturatie en betalingsmodaliteiten Verbreking Rechtsvorderingen Onderaanneming 2

3 3. Technische voorschriften 3.1. Algemene situering Toerisme Limburg VZW 3.2. Technische situering opdracht 3.3. Mogelijke deelopdrachten 3.4. Technische vereisten 3.5. Organisatie van de opdracht De lijst van de per profiel voorgestelde medewerkers wijzigingen Prestaties per uur of per werkdag Vervanging van een medewerker in het kader van een bestelling in uitvoering Continuïteit van de dienstverlening Documentatieverplichting Opleidingen Taal van de medewerkers Stopzetting van een bestelling in uitvoering 4. Inschrijvingsformulier 5. Gevraagde profielen 6. Meetstaat 7. Opgave referenties 3

4 1. Algemene bepalingen 1.1 Opdrachtgevend bestuur Deze opdracht wordt uitgeschreven door Toerisme Limburg vzw, met zetel te Universiteitslaan 3, 3500 HASSELT en vertegenwoordigd door de heer Willy ORLANDINI, directeur. Volgende personen zijn belast met de opvolging van deze opdracht: Toerisme Limburg - Herwig Dessers - Philippe Marcisz (technisch) Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet gestuurd worden naar: Toerisme Limburg VZW Universiteitslaan Hasselt Voor bijkomende inlichtingen of antwoorden op inhoudelijke vragen over het bestek kunnen de kandidaten terecht bij de heer Philippe Marcisz, online medewerker Toerisme Limburg vzw, Universiteitslaan 3, 3500 HASSELT, Tel , e- mail philippe.marcisz@limburg.be 1.2 Voorwerp en classificatie van de opdracht De opdracht heeft tot voorwerp: Bestek voor een raamovereenkomst voor de strategische uitbouw en digitale data ontsluiting via Toerismewerkt.be Via dit raamcontract wensen we functionele analyses en strategisch advies te verkrijgen met betrekking tot alle mogelijke ICT toepassingen binnen Toerisme Limburg VZW. Om de ontsluiting van data (vanuit de database van Toerisme Limburg VZW) optimaal te laten verlopen is een permanente (technische) uitbouw/perfectionering van onze (digitale) platformen noodzakelijk. Onze back/mid/front-office is niet af, maar dient zich constant aan te passen aan de nieuwe eisen die eraan worden gesteld. Dit door nieuwe projecten maar ook door de evoluties die gebeuren op de bestaande platformen (bijvoorbeeld de consumentenwebsite) en zo nieuwe functionaliteiten vragen van de ICT architectuur van Toerisme Limburg. 4

5 Het kader blijft een Open Source omgeving (Drupal, PHP, MySQL). Permanente ondersteuning en strategisch advies is wenselijk om technische conflicten tussen verschillende IT-toepassingen/interfaces te voorkomen, ook gezien de interactiviteit van de database. Hierbij moet steeds de missie van Toerisme Limburg in het achterhoofd worden gehouden: Met publieke en private actoren binnen de vrijetijdseconomie een marktgericht, kwaliteitsvol, attractief en duurzaam toerisme ontwikkelen en stimuleren. Daarbij streven we naar meerwaarde voor alle toeristische actoren, en positioneren we Limburg als een sterk merk en als een onderscheidende toeristische bestemming in het hart van Europa. We voorzien hiervoor een (niet limitatief) bedrag van /jaar (incl. BTW), er is echter geen garantie dat Toerisme Limburg VZW dit bedrag ook effectief zal investeren de komende jaren. Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten dient deze opdracht beschouwd te worden als een dienst [in de zin van art 3, 4 van de Wet van 15 juni 2006.]. Dit bestek is bedoeld als beschrijving van het gevraagde en als middel om de offertes van de verschillende inschrijvers te vergelijken. De effectieve gunning geschiedt bij aangetekend schrijven. 1.3 Gunningswijze - Opening van de offertes De bekendmaking en gunning van deze opdracht gebeurt via algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking volgens de wet van 15 juni De selectie van de inschrijvers gebeurt via de volgende stappen: A. Kwalitatieve selectie (op basis van selectiecriteria, zie 2.1.2). B. Gunning: Quotering van de regelmatige offertes van de inschrijvers die aan de kwalitatieve selectiecriteria voldoen. De opening van de offertes heeft plaats in openbare zitting op 23 april 2014 om u. in de kantoren van Toerisme Limburg VZW, Universiteitslaan 3 te 3500 Hasselt Duur van de opdracht De uitvoeringstermijn bedraagt maximum 3 jaar in het kader van een raamovereenkomst. Na toewijzing zal in onderling overleg de exacte start en einddatum worden overeengekomen. De opdracht gaat in vanaf de startdatum, en dit voor een periode van een jaar. 5

6 Door het indienen van zijn offerte verbindt de inschrijver er zich uitdrukkelijk toe tot het naleven van de volgende clausule: De duur van de opdracht kan jaarlijks stilzwijgend verlengd worden tot de maximumtermijn van 3 jaar verstreken is. Zowel de aangestelde opdrachtnemer als Toerisme Limburg VZW kunnen de bovenvermelde clausule opzeggen mits een aangetekende betekening drie maanden vóór het verstrijken van iedere periode. Deze opdracht zal alleszins definitief een einde nemen dag na dag drie jaar na het ingaan van de opdracht, zonder voorafgaandelijk opzegging door één van de partijen. 1.5 Indiening van de offertes De offerte wordt geschoven in een definitief gesloten omslag waarop zijn vermeld: de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend, de verwijzing naar het bestek en eventueel naar de nummers van de betrokken percelen en de zin omslag niet openen. Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van het adres van Toerisme Limburg VZW en met de vermelding offerte. De offerte wordt gestuurd aan Willy Orlandini, directeur Toerisme Limburg vzw, Universiteitslaan 3 te 3500 Hasselt. De offerte dient op bovengenoemd adres toe te komen uiterlijk op het ogenblik van de opening van de inschrijvingen (23 april 2014). 1.6 Toepasselijke wettelijke bepalingen Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: - De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; - Het koninklijk besluit van15 juli 2001 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; - Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; - Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes; 1.7 Raamcontract De opdracht is een raamcontract, waarbij de dienstverlener prestaties verricht op grond van deelbestellingen De deelbestellingen zullen worden geplaatst door Toerisme Limburg vzw 6

7 De deelbestellingen worden beschouwd als aparte opdrachten, voor de toepassing van de uitvoeringsregels - doch enkel daarvoor. 1.8 Niet toewijzing van de opdracht Toerisme Limburg VZW houdt zich uitdrukkelijk het recht voor de gunningprocedure op ieder moment stop te zetten en/of te pauzeren en dit zonder voorafgaande verwittiging van de inschrijvers. Toerisme Limburg VZW houdt zich uitdrukkelijk het recht voor de opdracht niet of slechts gedeeltelijk toe te wijzen. Er kan op geen enkel moment schadevergoeding geëist worden van Toerisme Limburg VZW voor de eventuele niet-toewijzing, het stopzetten en/of pauzeren van deze opdracht of een gedeelte ervan. 1.9 Uitvoering van bestellingen geplaatst voor het einde van het contract Bestellingen die geplaatst worden voor het einde van het contract met een uitvoeringstermijn na het einde van het contract dienen door de dienstverlener nog uitgevoerd te worden overeenkomstig de uitvoeringsmodaliteiten van dit bestek, tenzij Toerisme Limburg VZW de bestelling heeft stopgezet Contactpersoon Voor bijkomende inlichtingen of antwoorden op inhoudelijke vragen over het bestek kunnen de kandidaten terecht bij de heer Philippe Marcisz, online medewerker Toerisme Limburg vzw, Universiteitslaan 3, 3500 HASSELT, Tel , philippe.marcisz@limburg.be 7

8 2. Administratieve bepalingen 2.1 Selectiecriteria Financiële en economische draagkracht: De financiële en economische draagkracht zal worden beoordeeld aan de hand van de jaarrekening van het laatst afgesloten boekjaar. Hierbij wordt een minimumomzet van vooropgesteld. Voor ondernemingen die in België gevestigd zijn, zal Toerisme Limburg vzw deze documenten zelf elektronisch raadplegen. De buitenlandse inschrijver voegt bij deze offerte een kopie van de jaarrekening van het laatst goedgekeurde boekjaar, indien de wetgeving van het land waar de inschrijver is gevestigd, de publicatie ervan voorschrijft. Attest Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid Door zich in te schrijven verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden. De inschrijver voegt bij zijn offerte een attest van de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid zoals bedoeld in artikel 61, 1 van het KB van 15 juli De buitenlandse inschrijver voegt de in artikel 61 2 van het KB van 15 juli 2013 bedoelde attesten toe. Dit criterium geldt niet voor organisaties die niet onderhevig zijn aan de RSZ. Technische bekwaamheid Met het oog op de beoordeling van de technische bekwaamheid, dient de inschrijver (of elke deelgenoot, ingeval een combinatie van vennootschappen zich inschrijft) minimum 3 referenties van technisch/analytisch vergelijkbare opdrachten aan te leveren. Minimum bevat deze referentie de naam van de opdrachtgever, contactpersoon en contactgegevens en een korte omschrijving van de opdracht. Toerisme Limburg vzw houdt zich het recht voor op ieder moment deze referenties te contacteren om de juistheid ervan na te gaan. De kwaliteit van de medewerkers Met het oog op de beoordeling van de kwaliteit van de medewerkers, dient de inschrijver minimaal 3 gedetailleerde CV s van medewerkers aan te leveren waaruit blijkt dat deze medewerkers reeds ervaring hebben met gelijkaardige opdrachten. Het gaat hierbij om de medewerkers die bij gunning- zouden ingeschakeld worden voor deze opdracht. Bovendien worden er bewijsstukken met betrekking tot onderstaande gevraagd: Bewijs van de opvolging van de medewerkers Beschrijving van de interne controleprocedures op vlak van kwaliteit Wat is het door de inschrijver aan de medewerkers geboden opleidingsprogramma? Bewijs van de kennisoverdracht tussen de medewerkers 8

9 2.2. Gunningscriteria De gunningcriteria met hun respectievelijk relatief gewicht zijn: 1) De prijs wordt bepaald op basis van de dagprijzen per profiel. /20 2) De kwaliteit van de voorgestelde werkwijze /60 3) De kwaliteit van de voorgestelde functieprofielen /20 Totaal: / De prijsopgave ( /20) Dit criterium wordt getoetst aan de hand van de prijs per prestatie zoals opgegeven op de meetstaat, waardoor de prijssetting voor toekomstige samenwerkingen bepaald is; Van de inschrijver wordt verwacht het volgende te specifiëren op de meetstaat: Uurprijzen voor diensten zoals gevraagd in de meetstaat De prijzen worden gequoteerd op basis van de volgende formule: laagste prijs/prijs inschrijver x 20). Hiervoor wordt er een gemiddelde gemaakt van de prijs van de gevraagde profielen. 2. De kwaliteit van de voorgestelde werkwijze ( /60) Dit criterium wordt onder meer getoetst aan de hand van een aantal evaluatie-elementen: de visie op de strategische uitbouw en digitale data ontsluiting via het ondernemersplatform Toerismewerkt.be van Toerisme Limburg VZW; de kwaliteit en de relevantie van de door de inschrijver voorgestelde visie op de ontwikkeling van de IT-architectuur van Toerisme Limburg; de voorgestelde werkwijze, waarbij aandacht wordt geschonken aan de samenstelling van het team, de procedures, overleg, aantal terugkoppelingsmomenten; de mate waarin de termijnen realistisch zijn. Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte: een nota uitschrijft waarin hij zijn benadering van de opdracht helder omschrijft: strategische uitbouw en digitale data ontsluiting via het ondernemersplatform Toerismewerkt.be van Toerisme Limburg VZW; de voorgestelde visie op de ontwikkeling van de IT-architectuur van Toerisme Limburg duidelijk omschrijft; de voorgestelde werkwijze (samenstelling projectteam, procedures, overleg, terugkoppelingsmomenten) verduidelijkt.

10 3. De kwaliteit van de voorgestelde functieprofielen ( /20) Dit criterium wordt getoetst aan de hand van de functieprofielen die worden voorgesteld Van de inschrijver wordt verwacht: - dat hij zoveel mogelijk relevante functieomschrijvingen (zie profielen punt 5) kan aanleveren De aangeleverde profielen worden gequoteerd op basis van de overeenkomst met de profielen die gevraagd worden in het kader van deze opdracht (zie punt 5) 2.3 Bepalingen m.b.t. de offerte Vorm en inhoud De offerte en de inventaris worden in één exemplaar opgemaakt op de daartoe bestemde documenten van het bestek volgens het model bedoeld in artikel 80 van het KB van 15 juli Elke offerte die op een ander document is opgemaakt valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die op ieder document dient te verklaren dat het document conform het bij het bestek behorend model is. Een dergelijk document dient volgende formule te vermelden: Ik, ondergetekende... verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermelding op het door de opdrachtgever verstrekte offerteformulier met inventaris, en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Iedere vermelding die strijdig is met het door Toerisme Limburg VZW vastgestelde model moet als niet geschreven beschouwd worden Bij te voegen stukken Het voorstel van de inschrijvers dient volgende elementen te bevatten: Een behoorlijk opgemaakt en ondertekend offerteformulier, ingevuld door een persoon die bevoegd is om de inschrijver te verbinden; Alle documenten die worden gevraagd in het kader van de kwalitatieve selectiecriteria Een nota waarin de inschrijver zijn benadering van de opdracht omschrijft; Alle documenten en communicatiedragers die nodig of ontwikkeld zijn voor de toetsing van de offerte aan de opgegeven gunningscriteria; Een prijsofferte, minstens 90 kalenderdagen geldig. De prijzen moeten worden opgegeven in euro. De BTW wordt afzonderlijk vermeld; De opgegeven prijzen zijn forfaitaire prijzen d.w.z. dat in de ingediende prijzen alle prestaties, handelingen, acties, kosten, vergoedingen, winsten,

11 heffingen, zonder uitzondering, moeten begrepen zijn die voor de uitvoering van de dienst nodig zijn; Een volledig ingevulde en ondertekende meetstaat; De statuten van de onderneming; In voorkomend geval, een verklaring waarbij de deelgenoten van de tijdelijke vereniging zich hoofdelijk verbinden tegenover de opdrachtgever. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de offerte van de inschrijver die deze documenten niet heeft bijgevoegd als onregelmatig te beschouwen. De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte dient in te vullen op de bij het bestek behorende formulieren. Uitsluitend de offertes die worden ingediend op de daartoe voorziene formulieren en die zijn ondertekend en gedagtekend, worden aanvaard Vrije varianten Het voorstellen van vrije varianten via afzonderlijke offertes is toegestaan De prijs (prijsvaststelling, prijsopgave, prijselementen, prijsonderzoek) Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst. De inschrijver moet in de meetstaat per profiel de prijs per uur vermelden. De eenheidsprijzen worden in de inventaris in cijfers en voluit geschreven. De totale geraamde prijs wordt op het offerteformulier voluit en in cijfers geschreven. De belasting over de toegevoegde waarde wordt door de inschrijver in een afzonderlijke post van de inventaris vermeld om bij de totaal geraamde prijs van de offerte te worden gevoegd. De prijzen worden in EURO opgegeven. Alle kosten noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht (zoals kantoorkosten, verplaatsingskosten, maaltijdvergoedingen) zijn begrepen in de eenheidsprijzen (excl. BTW). In de prijzen zijn inzonderheid meegerekend: 1. De administratie- en secretariaatskosten; 2. De verplaatsing-, vervoer- en verzekeringskosten; 3. De kosten voor de documentatie die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist betreffende de dienst; 4. De levering van documenten of stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de dienst; 5. De tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten; 6. De kosten voor verpakking; 7. De keurings- en opleveringskosten;

12 8. De kosten verbonden aan de voorbereidingen die drukwerken en/of realisatie van communicatiemiddelen voorafgaan, inclusief concept, accounturen, vormgeving, creatie, handling, aanmaak grafisch materiaal, opmaak, verzendingen en vertalingen noodzakelijk voor de onderdelen van de mediacampagne of drukwerken, en het drukwerk zelf. 9. De auteursrechten (zie I. 13.). 10. De levering van de bewerkbare bestanden aan de opdrachtgever op een digitale informatiedrager (dus niet enkel drukklare bestanden) inclusief fonts, kleurencodes, iconen, illustraties, beeldmateriaal Verbintenistermijn voor de inschrijvers De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 6 maanden ingaande de dag na de opening van de offertes. 2.4 Mogelijke deelopdrachten Door in te inschrijven op deze opdracht gaat de (kandidaat)dienstverlener er mee akkoord dat hij op geen enkel moment ook maar enige schadevergoeding kan eisen uit hoofde van het feit dat de vermoedelijke deelopdrachten (zie 3.2) slechts ter indicatieve titel zijn en Toerisme Limburg VZW op geen enkel moment verplichten tot afname van gelijk welke hoeveelheid. 2.5 Niet-exclusiviteit Er is geen verplichting tot afname en geen verbintenis de in het voorwerp omschreven diensten uitsluitend bij de dienstverlener af te nemen. Op ieder moment kan er een beroep gedaan worden op een andere dienstverlener voor het verlenen van een dienst die het voorwerp van deze opdracht uitmaakt. Door in te inschrijven op deze opdracht gaat de (kandidaat)dienstverlener er mee akkoord dat hij op geen enkel moment ook maar enige schadevergoeding kan eisen uit hoofde van deze niet-exclusiviteit. 2.6 Taalgebruik De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke communicatie. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan er een, desgevallend beëdigde, vertaling geëist worden. 2.7 Voorwaarden betreffende de uitvoering van de opdracht Deelbestellingen Toerisme Limburg VZW plaatst een bestelling schriftelijk via een bestelbon na ontvangst van een offerte van de dienstverlener. De bestelling vermeldt daarna ten minste: omschrijving en doel van de opdracht

13 inschatting van de timing voor het voltooien van de opdracht, inclusief startdatum Te volgen procedure/timing: aanvraag deelopdracht door Toerisme Limburg VZW binnen termijn van 14 dagen: indienen offerte door dienstverlener binnen termijn van 14 dagen: goedkeuring offerte door opdrachtgever binnen termijn van 14 dagen: start van de deelopdracht inschatting van het aantal benodigde medewerkers voor de opdracht het adres waarnaar de factuur dient verzonden de offerte en de factuur bevatten steeds de nodige informatie over de mensdagen per aangeboden profiel Omschrijving van de leiding en het toezicht op de uitvoering Gaat het om de toepassing van de uitvoeringsregels per deelbestelling, dan gelden volgende principes: Voor de deelbestellingen wordt -in functie van de opdracht- steeds een leidende ambtenaar aangewezen. Deze medewerker van Toerisme Limburg VZW is bevoegd voor de leiding en het toezicht op de uitvoering van de opdracht. Dit houdt in dat hij/zij belast wordt met: o o de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; het instaan voor het bestendig toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de gunningdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn. De directeur is tevens bevoegd voor: de keuring van de prestaties, zowel de a-priori als de a-posteriori keuring; het nazicht van de facturen; het opstellen van de processen-verbaal; de opleveringen; Gaat het om de toepassing van uitvoeringsregels op het geheel van de opdracht (zoals de verbreking van de opdracht, het toepassen van maatregelen van ambtswege op het geheel van de opdracht) dan is Toerisme Limburg VZW, vertegenwoordigd door zijn raad van bestuur, bevoegd Intellectuele rechten en eigendom Alle resultaten, rapporten of documentatie die de dienstverlener opstelt ter uitvoering van deze opdracht zijn eigendom van Toerisme Limburg VZW en kunnen slechts met schriftelijke toestemming van deze laatste bekendgemaakt worden of aan derden meegedeeld worden; Toerisme Limburg VZW heeft alle intellectuele eigendomsrechten. Toerisme Limburg VZW mag de resultaten van de intellectuele prestaties aanwenden voor haar eigen behoeften, voor behoeften van derden of voor commercieel gebruik, en dit zonder enige beperking. De informatie die Toerisme Limburg vzw in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag door de inschrijvers niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. Eenieder die toegang heeft tot deze

14 informatie dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter ervan te doen bewaren. De indiening van de offerte geldt bij gunning als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van alle vermogensrechten op alle grafische, audiovisuele of andersoortige producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht, met inbegrip van de slagzin, de beeldtaal en de signatuur. De overdracht geldt zowel ten aanzien van de opdrachtnemer van een offerte als ten aanzien van alle personen waarop de opdrachtnemer een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht en heeft betrekking op alle mogelijke exploitatiewijzen die de opdrachtgever wenselijk acht. De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde auteursrechten op alle producten die vanaf dat ogenblik in het kader van de opdracht worden aangemaakt: (1) het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht, (2) het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling, en (3) het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek (4) het exclusieve en onvoorwaardelijke huur en leenrecht en dit alles zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is begrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. Alle producten die worden aangemaakt in het kader van de (deel)opdracht(en) (zie ook 3.2), worden eigendom van de opdrachtgever. Voor de overdracht van de auteursrechten verkrijgt de ontwerper geen bijkomende vergoeding en dit m.b.t. iedere vermelde exploitatiewijze, gezien deze vergoeding in de globale prijs vervat zit Vertrouwelijkheid De dienstverlener, zijn onderaannemers en/of de personeelsleden van deze beide of iedere andere persoon die door de dienstverlener en/of onderaannemer wordt ingeschakeld, zullen de vertrouwelijkheid van iedere informatie of ieder gegeven verkregen in het verloop van de uitvoering van deze opdracht respecteren. Op geen enkel moment mogen de dienstverlener, de onderaannemers en/of de personeelsleden van deze beide en/of iedere andere persoon die door de dienstverlener en/of onderaannemer wordt ingeschakeld ook maar enige informatie en/of gegeven verkregen tijdens de uitvoering van deze opdracht verspreiden aan een andere partij dan Toerisme Limburg VZW zonder de voorafgaande, uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van Toerisme Limburg VZW. De verplichting tot vertrouwelijkheid geldt niet wanneer het gaat om gegevens die: in het publiek domein zijn gevallen op een andere wijze dan door inbreuk op deze bepaling; noodzakelijkerwijs door de dienstverlener moeten worden medegedeeld aan zijn werknemers, aangestelden en (onder)aannemers om de goede uitvoering van zijn taken en verplichtingen volgens de termen van deze overeenkomst te verzekeren; in het kader van een geschillenregeling, van een arbitrale of gerechtelijke procedure, of overeenkomstig een wet, decreet of reglement moeten worden vrijgegeven door hetzij de dienstverlener hetzij Toerisme Limburg VZW; Eén van de partijen van een derde heeft verkregen en die partij deze gegevens niet op een wederrechtelijke manier heeft verkregen; die door Toerisme Limburg VZW dienen meegedeeld in het kader van overheidsopdrachten-procedures of om te voldoen aan andere wettelijke verplichtingen.

15 2.7.5 Publiciteit gebruik als referentie De dienstverlener mag over deze opdracht geen publiciteit maken zonder de voorafgaande, schriftelijke toestemming van Toerisme Limburg VZW. Deze opdracht mag als referentie gebruikt worden Plaats van dienstverlening De plaats van de uitvoering van de diensten kan elke locatie zijn waar Toerisme Limburg VZW is gehuisvest of beschikt over ICT infrastructuur en/of in de lokalen van de Dienstverlener. De concrete plaats waar de diensten zullen worden verleend, zal voor elke opdracht apart in de deelbestelling door Toerisme Limburg VZW worden vastgesteld Toepasselijke documenten Alle dienstorders, omzendbrieven, richtlijnen, technische en andere documenten, normen, enz... waarnaar de dienstverlener zich bij de uitvoering van een opdracht moet richten, zullen worden vermeld in de bestelling Keuring en oplevering De dienstverlener legt de prestatiestaten van de prestaties maandelijks ter goedkeuring voor aan Toerisme Limburg VZW. De prestatiestaten geven een gedetailleerd overzicht van de gepresteerde uren/mensdagen per bestelling en per medewerker en worden desgevallend, opgemaakt conform het sjabloon dat door Toerisme Limburg VZW ter beschikking wordt gesteld Wijze van prijsbepaling Onderhavige opdracht is een overeenkomst met forfaitaire eenheidsprijs (opdracht volgens prijslijst). Per profiel wordt een vaste eenheidsprijs bepaald. Indien er een toeslag is voor nacht- en/of weekendwerk dient dit aangegeven te worden met de nodige detail: berekening van de toeslag (bedrag of percentage), de uren van wanneer en tot wanneer de toeslag zal aangerekend worden. Dit geeft u o.a. aan in het inschrijvingsformulier. Deze aangepaste prijs wordt de aangepaste basisdag- en/of basisuurprijs genoemd Prijsherziening Op onderhavige opdracht is GEEN prijsherziening van toepassing Facturatie en betalingsmodaliteiten Facturen worden opgesteld per deelopdracht, op basis van de offertes gevraagd door de opdrachtgever. De betalingen van onderhavige facturen geschieden binnen de ZESTIG (60) KALENDERDAGEN te rekenen vanaf de oplevering, zo de opdrachtgever tezelfdertijd in het bezit is van de regelmatig opgestelde factuur met vermelding van de belasting over de toegevoegde waarde, alsmede van de andere eventueel vereiste bescheiden. Indien de opdrachtgever niet in het bezit is van de factuur bij de voltooiing en aanvaarding van de dienst, gaat de betalingstermijn in op de datum van ontvangst van de factuur Verbreking De opdracht kan eenzijdig worden verbroken door Toerisme Limburg VZW.

16 indien de dienstverlener tot 5 maal toe niet in staat was om binnen de opdracht gevraagde medewerkers binnen de vastgelegde tijd te leveren. in alle andere gevallen vastgesteld bij de in punt 1.5 vermelde wetgeving Rechtsvorderingen Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij de Rechtbanken van Hasselt behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding Onderaanneming De opdracht is niet overdraagbaar. De dienstverlener kan voor de praktische uitvoering van de overeenkomst onderaannemingscontracten afsluiten met derden. De dienstverlener zal het opdrachtgevend bestuur desgevallend in de offerte de lijst van onderaannemers voorleggen, welke door het opdrachtgevend bestuur moet goedgekeurd worden. Afwijkingen kunnen achteraf slechts aanvaard worden mits goedkeuring door beide partijen. De verbintenissen van dergelijke aard worden door de dienstverlener gedragen. Toerisme Limburg VZW is enkel contractueel verbonden met de dienstverlener. Het gebruik van onderaannemers, tijdelijk of definitieve verenigingen ontslaat de dienstverlener, noch ten volle nog ten dele, van de algemene en bijzondere voorwaarden van dit bestek of van latere contractuele bepalingen. Indien een voorgestelde medewerker, een personeelslid is van een onderaannemer wordt dit vermeld zowel op het (individuele) formulier voor Opgave van Referentie en Diploma s van het betrokken personeelslid als op de overzichtslijst van de voorgestelde medewerkers. 3 TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 3.1 Algemene situering Toerisme Limburg VZW Toerisme Limburg is de vzw die onder toezicht staat van de provincie Limburg. Het is een marketingorganisatie die als doel heeft Limburg te promoten als een bestemming voor een korte of lange vakantie. Het doet dat momenteel in Vlaanderen, Nederland en Duitsland. Toerisme Limburg stelt ongeveer 35 personen te werk en is actief op de volgende terreinen: toeristische productontwikkeling, marktonderzoek, kwaliteitsbewaking, communicatie en verkoop. Belangrijke partners voor Toerisme Limburg zijn Toerisme Vlaanderen, oa voor Vlaanderen Vakantieland, de Limburgse gemeentes en VVV s, en de logiessector (de uitbaters van de hotels, gastenkamers, campings, vakantiewoningen, vakantieparken). 3.2 Technische situering raamovereenkomst Voor de ICT-projecten die door Toerisme Limburg worden gerealiseerd wordt momenteel gewerkt in een Open Source omgeving (Drupal, PHP, MySQL). Permanente ondersteuning is wenselijk om technische conflicten te voorkomen. Dit is belangrijk gezien de interactiviteit van de database. Aandachtspunten: verder bouwen op de bestaande architectuur (Drupal, PHP, MySQL, ) real-time ontsluiting van data vanuit het Kennislabo ontwikkeling volgens de laatste webstandaarden Sterke focus op usability

17 3.3 Mogelijke deelopdrachten het opmaken/beschikbaar stellen van webservices en het aanpassen van deze webservices aan nieuwe ontwikkelingen. advies en technologische en functionele analyse met betrekking tot Enterprise Application Integration : integratie van de diverse ICT applicaties aanwezig bij Toerisme Limburg (op dit ogenblik Briljant, Kennislabo, klantenbeheersysteem, maar er kunnen andere applicaties bijkomen) advies en functionele en technische analyse van CRM systemen:integratie van Customer Relation Management in het Kennislabo advies en functionele en technische analyse i.v.m. Business Intelligence: advies en ontwikkeling van toepassingen om de bij Toerisme Limburg beschikbare kennis te integreren en als beleidsondersteunend instrument te gebruiken (bv. gegevens van klantenbestand, statistische vraagen aanbodinformatie, eventueel uitgebreid met informatie over concurrerende bestemmingen) advies en technologische en functionele analyse i.v.m. de mogelijkheden om GIS applicaties te integreren in de werking van Toerisme Limburg advies en technologische en functionele analyse met betrekking tot Enterprise Content Management: het aanleveren van advies in verband met een beter beheer van informatie/kennis aanwezig bij Toerisme Limburg en partners zodat de spelers in de toeristische sector (zowel Toerisme Limburg als externe partijen) beter kunnen omgaan met de ongestructureerde informatie aanwezig in de diverse omgevingen. Strategisch advies en technologische en functionele analyse i.v.m. andere digitale ontsluitingenuitwisseling met andere promotionele organisaties 3.4 Technische vereisten leverancier moet in een eigen beveiligde webomgeving een kopie van de Kennislabo kunnen opbouwen aan de hand van de broncode met documentatie en DB's die beschikbaar zullen worden gesteld deeloplossing moet gerealiseerd worden in een kopie van de bestaande omgeving zodat de lopende bedrijfsvoering op geen enkele wijze door de realisatie wordt beïnvloed deeloplossing moet volledig getest kunnen worden door toerisme Limburg voordat het functioneel geaccepteerd wordt deeloplossing moet volledig getest en gereviewed kunnen worden voordat het technisch geaccepteerd wordt deeloplossing moet voldoen aan de voor kennislabo gehanteerde programmeer en documentatie standaard deeloplossing moet zo worden opgeleverd dat deze door de beheerder van de kennislabo omgeving op gecontroleerde wijze in de productieomgeving kan worden ingevoerd en in beheer kan worden genomen 3.5 Organisatie van de opdracht De lijst van de per profiel voorgestelde medewerkers - Wijzigingen Indien een aangeboden medewerker om één of andere reden (ontslag, langdurige ziekte, ) niet meer kan ingezet worden, moet de dienstverlener binnen de vijftien kalenderdagen deze medewerker vervangen door een medewerker met een gelijkwaardig profiel. Alleen Toerisme Limburg VZW beslist over de gelijkwaardigheid van dit profiel. Indien de dienstverlener binnen de vijftien kalenderdagen niet kan overgaan tot vervanging, kan dit aanleiding geven tot de beëindiging van de deelopdracht,

18 zonder dat dit in hoofde van de dienstverlener aanleiding kan geven tot schadevergoeding en onverminderd de andere bepalingen van dit bestek Prestaties per uur of per werkdag De prestaties kunnen door Toerisme Limburg VZW worden gevraagd voor één of meerdere uren of voor een volledige werkdag. Een werkdag wordt gedefinieerd als iedere kalenderdag (behalve zaterdagen, zondagen en feestdagen) tussen 7.30 uur en uur. Een werkdag telt in principe 8 uren. Indien op een werkdag meer dan 4 uren prestaties worden geleverd, wordt uitgegaan van een pauze van minimaal een half uur, die niet aangerekend wordt aan de instelling Vervanging van een medewerker in het kader van een bestelling in uitvoering Onverminderd de bepaling in punt kan een medewerker die bij de aanvang van een bestelling is ingezet, worden vervangen door een andere medewerker hetzij op vraag van de dienstverlener hetzij op vraag van Toerisme Limburg VZW. De dienstverlener kan een vervanging vragen bij ondermaats presteren van de betrokken medewerker of omwille van persoonlijke omstandigheden in hoofde van de medewerker. Toerisme Limburg VZW kan een vervanging vragen indien de oorspronkelijk ingezette medewerker ondermaats presteert of indien de samenwerking met (de personeelsleden van) Toerisme Limburg VZW niet goed genoeg of onmogelijk is. De dienstverlener zal een andere medewerker aan Toerisme Limburg VZW voorstellen binnen een periode van: hetzij, ingeval het initiatief tot vervanging uitgaat van de dienstverlener, 15 kalenderdagen vóór het vertrek van de oorspronkelijk ingezette medewerker; hetzij, ingeval het initiatief tot vervanging uitgaat van Toerisme Limburg VZW, binnen 15 kalenderdagen na het verzoek van Toerisme Limburg VZW (te beginnen vanaf de datum van verzending van het verzoek) De voorgestelde vervangende medewerker moet beantwoorden aan alle profielvereisten zoals beschreven in dit bestek, van het profiel dat aanvankelijk voor de uitvoering van de bestelling was ingezet. Toerisme Limburg VZW heeft het recht om de voorgestelde vervangende medewerker te interviewen. Toerisme Limburg VZW beslist binnen de 15 kalenderdagen na ontvangst van het voorstel of de voorgestelde vervangende medewerker al dan niet wordt aanvaard. Wordt de voorgestelde vervangende medewerker niet aanvaard door Toerisme Limburg VZW, dan zal de dienstverlener binnen de 10 kalenderdagen na de niet- aanvaarding een nieuwe vervangende medewerker voorstellen Continuïteit van de dienstverlening De dienstverlener moet de nodige inspanningen leveren opdat de medewerker(s) die bij de aanvang werd(en) ingezet voor de uitvoering van een bepaalde bestelling, deze bestelling ook afwerkt (afwerken), tenzij Toerisme Limburg VZW de bestelling vroegtijdig stopzet Documentatieverplichting De dienstverlener is verplicht om alle (deel)opdrachten te documenteren in nieuw op te stellen documentatie of in al bestaande documentatie. Deze documentatie is en blijft op ieder moment eigendom van Toerisme Limburg VZW dat de bestelling

19 plaatst. Noch de dienstverlener, medewerker, of onderaannemer kan op deze documentatie enig auteursrecht of intellectueel eigendomsrecht laten gelden Opleidingen Opleidingen van het personeel van de dienstverlener vallen altijd ten laste van de dienstverlener. Toerisme Limburg VZW kan voor langdurige tewerkstellingen van medewerkers (meer dan 150 dagen per jaar per medewerker) aan de dienstverlener vragen éénmaal per kalenderjaar, dus ten laatste voor 31 december van het betrokken kalenderjaar, aan Toerisme Limburg VZW het bewijs voor te leggen dat deze medewerker minimaal twee opleidingsdagen hebben gevolgd in dat kalenderjaar m.b.t. de materie die tot zijn/haar profiel behoort (het onderwerp en de inhoud van de opleidingsdagen dient ter zake relevant te zijn). De dienstverlener kan op voorhand aan Toerisme Limburg VZW vragen of de betreffende opleiding voldoet Taal van de medewerkers De medewerkers die de diensten zullen leveren, dienen vloeiend Nederlands te spreken en te schrijven. Hiervan kan worden afgeweken uitsluitend mits uitdrukkelijke en voorafgaande goedkeuring door Toerisme Limburg VZW; de goedkeuring slaat ook op de keuze van de taal die door de medewerker zal worden gebruikt Stopzetting van een bestelling in uitvoering Toerisme Limburg VZW heeft het recht een bepaalde bestelling stop te zetten alvorens de gevraagde uren/mensdagen volledig zijn gepresteerd. In dat geval verwittigt Toerisme Limburg VZW de dienstverlener hiervan zo snel mogelijk via brief. De stopzetting gaat in ten vroegste twee maanden na de kennisgeving. Onder alle omstandigheden worden bij een stopzetting van een bestelde deelopdracht enkel de werkelijk gepresteerde uren/mensdagen gefactureerd aan Toerisme Limburg VZW. 4. INSCHRIJVINGSFORMULIER OPDRACHTGEVER: Toerisme Limburg VZW

20 BENAMING VAN DE OPDRACHT: Raamovereenkomst voor de strategische uitbouw en digitale data ontsluiting via Toerismewerkt.be van Toerisme Limburg VZW OFFERTEFORMULIER 1 VOOR ÉÉN INSCHRIJVER NATUURLIJKE PERSOON De ondergetekende (naam en voornamen)... Hoedanigheid of beroep :... Nationaliteit :... Wettelijke woonplaats (land, gemeente met postnummer, straat en huisnummer) : VOOR ÉÉN VENNOOTSCHAP De vennootschap (handelsnaam of naam)... Rechtsvorm :... Nationaliteit :... Maatschappelijke zetel (land, gemeente met postnummer, straat en huisnummer) : Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) (naam en voornamen) In hoedanigheid van Slechts één vorm kan geldig ingevuld worden de overige doorhalen 2 De volgende gegevens dienen voor elke gemachtigde ingevuld te worden 3 Elke gemachtigde voegt bij zijn (haar) inschrijving de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn (haar) bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van zijn (haar) volmacht; hij (zij) kan zich ook beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage aan het Belgisch Staatsblad waarin zijn (haar) bevoegdheden zijn bekendgemaakt