Beleid Stichting De Peetfamilie

Transcriptie

1 Bestuur Stichting de Peetfamilie Sebastiaan Meijers Voorzitter Amarins Bellinga Secretaris Lisette Tas Penningmeester Emilie Buist Commissaris Fondsen Jolie Derkx Commissaris Gasten en Verpleging Stichting De Peetfamilie Postbus 2601 DA Delft

2 Inhoud Algemene visie... 3 Organisatiestructuur... 3 Doelstellingen... 5 Algemene jaarplanning... 6 Fondsenwerving... 7 Vermogen beheren en besteden

3 Algemene visie Stichting De Peetfamilie is een vrijwilligersorganisatie die ieder jaar met Hemelvaart een ongedwongen, gezellig en studentikoos vakantieweekend voor lichamelijk gehandicapten organiseert, waarin onze gasten centraal staan. De gasten hebben in hun normale leven vaak weinig tot geen sociaal contact. Tijdens het Peetweekend is dit anders. Met een grote groep studenten, ongeveer 14 gasten, een aantal verplegers en oud-studenten krijgen de gasten vier dagen lang de tijd van hun leven. Met elke dag een gezellig programma en elke avond een mooi feest kunnen de gasten even alles om zich heen vergeten. Organisatiestructuur Het bestuur Het bestuur haalt het geld binnen en zorgt dat de randvoorwaarden in orde zijn, de Orga geeft het uit om de activiteiten van het weekend neer te zetten. Dat is in een notendop hoe stichting De Peetfamilie in elkaar zit. Het bestuur regelt hierin: - De fondsenwerving. - Het contact met de gasten. - De werving van nieuwe gasten. - De werving verplegers (plegen en nachtplegen). - Het begeleiden van de Orga, penningzaken (incasso s, steunen penning Orga en eventuele andere commissies zoals de dam-tot-dam loop). - Sturen van de nieuwsbrief. - Het bestuur is de commissaris extern van de Peetfamilie en onderhoudt zo de externe contacten. Meestal nemen de voorzitter en de secretaris deze taak op zich. - Het verzorgen van de voorbespreking, waarin alle begeleiders worden voorbereid op het aankomende Peetweekend. Het bestuur vergaderd maandelijks en elk bestuurslid zit gemiddeld 3 jaar. Dit bevordert de continuïteit en de kennisoverdracht. De RvA (Raad van Advies) In 2011 is een RvA opgericht. Deze raad bestaat uit mensen al jarenlang mee gaan met het Peetweekend en zelf ook bestuur hebben gedaan. Het huidige bestuur kan bij hun vragen stellen wanneer dit nodig is. De hoofddoelen de RvA zijn : - Bewaken continuïteit. - Wegvallen ervaring voorkomen. Het bestuur vergadert 2 á 3 keer per jaar met de adviescommissie over grote zaken zoals de financiën, toekomstplanning, calamiteitenprotocol, etc. 3

4 De huizencommissie De huizencommissie zoekt elk jaar een huis, vraagt de offerte op en geeft deze door aan het bestuur. Het bestuur tekent de offerte. De organisatie (Orga) De Orga organiseert het weekend. De Orga bestaat uit 4 of 5 mensen. Meestal bestaat deze groep uit een combinatie van mensen die voor het 1 jaar mee zijn geweest en meerdere jaren. Wat doet de Orga? Zij organiseren het vetste weekend van het jaar! - Bedenken het thema voor het weekend. - Houden contact met het huisje. - Regelen de activiteiten voor op het weekend. - Zorgen tijdens het weekend dat alles goed verloopt. - Zijn het aanspreekpunt op de Toko en regelen daar promoactiviteiten (Voorlichting KMT, promo Ontvangstweek studenten (OWee), interesseborrels, geld inzamelen bij ouderdagen en reünie). - Maken samen met het bestuur de planning en indeling van de gasten en studenten voor het weekend. De Godfathers Mensen die lid zijn van studentenvereniging Virgiel en mee gaan op Peetweekend worden vaak Godfathers genoemd. Zij zijn in teams bij gasten ingedeeld en zullen zich gedurende het gehele weekend over hun gast ontfermen. Mensen die zijn afgestudeerd en mee gaan op Peetweekend worden begeleiders genoemd. 4

5 Doelstellingen Stichting de Peetfamilie maakt het mogelijk dat er een keer per jaar ongeveer vijftien lichamelijk gehandicapten een lang weekend weg kunnen. De Peetfamilie bestaat uit een bestuur die ervoor zorgen dat de Stichting kan blijven bestaan en dat het weekend kan doorgaan, en een Orga, die verantwoordelijk zijn voor de invulling van het Peetweekend. Het bestuur bestaat uit vier tot vijf bestuursleden met de functies voorzitter, secretaris, penningmeester, commissaris gasten en commissaris fondsen. Op het Peetweekend worden de gasten verzorgd door studenten. Deze studenten worden geholpen door een aantal plegen die ze kunnen bijstaan met medische handelingen of hulp met opstaan, naar bed brengen of andere dagelijkse handelingen. Als bestuur van Stichting de Peetfamilie zijn wij verantwoordelijk om voldoende plegen te regelen die mee gaan op het weekend. Ook is de werving van studenten heel belangrijk omdat het weekend niet zonder de studenten kan. Dit is vooral een taak voor de Orga. Stichting de Peetfamilie heeft een hoofddoel gedurende het jaar en dat is zorgen dat er een weekend komt. Het hele jaar draait hierom en alle nevenactiviteiten zijn ervoor om geld op te halen voor het Peetweekend of om te promoten voor Stichting de Peetfamilie. Om een weekend door te laten gaat zijn er plegen, gehandicapten, studenten, accommodatie en natuurlijk de financiële middelen om alles te bekostigen. Vaak wordt er al een jaar vooruit gewerkt door al de accommodatie, gasten en plegen te regelen. Contactinformatie: Amarins Bellinga Secretaris Stichting de Peetfamilie 5

6 Algemene jaarplanning Hoofdtaken September Opstarten Orga Oktober t/m januari Aanvragen fondsen November Inzamelingsactie reünistenborrel op studentenvereniging K.S.V. Sanctus Virgilius December Nieuwsbrief kerst naar begeleiders, verpleging, fondsen en gehandicapten Maart Gasten ( de lichamelijk gehandicapten) uitnodigen Begeleiders kunnen zich inschrijven voor het Peetweekend April Medische informatie van alle gehandicapten verzamelen voor verpleging Verpleging contact op laten nemen met de gasten Voorbespreking voor iedereen (informatie over weekend en gasten wordt gepresenteerd) Thuiszorg spullen reserveren Nieuwsbrief weekend sturen Mei Het Peetweekend van donderdag t/m zondag op Hemelvaart Na het Peetweekend: Bedankbrieven sturen Exploitatie maken Nieuwsbrief sturen Losse en doorlopende taken Accommodatie voor het nieuwe jaar vastleggen Activiteiten en thema voor het weekend bedenken en vastleggen Verpleging up-to-date houden en eventueel nieuwe verpleging werven Gedetailleerde weekendplanning maken Vervoersplanning maken Witboek schrijven Interesseborrels voor begeleiders van studentenvereniging organiseren 6

7 Fondsenwerving Het totale bedrag dat jaarlijks door fondsen wordt bijgedragen voor de organisatie van het Peetweekend ligt rond de euro. Het precieze bedrag hang af van de bijbehorende begroting van dat jaar. De fondsenwerving wordt uitgevoerd door de commissaris fondsen: Emilie Buist, die in het afgelopen jaar Roel Vogels heeft opgevolgd. Fondsen worden begin december aangeschreven. De hoogte van de aanvraag is gebaseerd op de grootte van het te aangeschreven fonds en de grootte van het totaalbedrag. Bij de aanvraag wordt een begroting, dekkingsplan en uiteenzetting van de activiteiten van de Peetfamilie bijgevoegd. Na reactie worden waar nodig aanvullende documenten toegestuurd aan de fondsen. Tevens wordt er opnieuw contact gelegd ter herinnering. Wanneer fondsen niet kunnen voldoen aan een aanvraag, worden alternatieve fondsen aangeschreven. Zo wordt er voor gezorgd dat de bevestigingen van toezegging ruim voor het weekend binnenkomen en kan het Peetweekend zijn doorgang vinden. Afhankelijk van het fonds wordt het geld voor of na het weekend op de rekening gestort. Na het weekend wordt er door de penningmeester van Stichting de Peetfamilie een exploitatie opgesteld. Deze wordt de fondsen toegestuurd, tezamen met een bedankbrief en twee verslagen van het weekend die worden geschreven door het bestuur zowel als een gast. Wanneer de exploitatie een overschot blijkt te bevatten, dan wordt dit overschot verdeeld over de fondsen. De hoogte van dit bedrag is gebaseerd op de procentuele bijdrage van het betreffende fonds binnen het totaalbedrag. Dit bedrag wordt teruggestort naar de fondsen. Contactinformatie: Emilie Buist Commissaris Fondsen Stichting De Peetfamilie 7

8 Vermogen beheren en besteden Het Peetweekend draait om onze gasten. Daarom is het Peetweekend voor de vijftien tot twintig gasten kostenvrij. Voor de verpleegkundigen is het Peetweekend ook kostenvrij. Van de begeleiding, voornamelijk bestaande uit studenten, wordt een bijdrage verwacht van 110 euro voor het eerste weekend en 160 euro voor de daarop volgende weekenden dat ze meegaan. Zo is ons Peetweekend toegankelijk voor iedereen. De penningmeester van de Peetfamilie is verantwoordelijk voor het besteden en beheren van de financiën. Dit houdt in dat elk jaar voorafgaande aan het Peetweekend een begroting wordt gemaakt, gebaseerd op voorgaande jaren. Gedurende het jaar worden de inkomsten en uitgaven bijgehouden. Na afloop van het Peetweekend wordt een exploitatie overzicht gemaakt, welke ter verantwoording naar de fondsen wordt gestuurd. Daarbij wordt elk jaar de balans op gemaakt samen met de staat van baten en lasten. Deze worden ook weergegeven op de website van Stichting de Peetfamilie. Alle uitgaven van Stichting de Peetfamilie komen ten goede aan het jaarlijkse Peetweekend. Deze uitgaven worden op de exploitatie onderverdeeld in de categorieën: Accommodatie, amusement, vervoer, eten/drinken en overige. Het Peetweekend kan jaarlijks gerealiseerd worden door donaties, bijdragen van fondsen en bedrijven en de persoonlijke bijdrage van de begeleiders voor hun logies en drankkosten. Indien achteraf blijkt dat de jaarlijkse inkomsten hoger zijn dan de gedane uitgaven, dan restitueert de Stichting dit bedrag aan de fondsen. Zo hebben na Peetweekend 2012 de fondsen 10% van hun bijdrage teruggekregen i.v.m. een overschot op de exploitatie. Stichting de Peetfamilie is in het bezit van een legaat. Dit legaat is enkele jaren geleden gedoneerd en moet volledig ten goede van onze gasten worden uitgegeven. In 2011 is voor elke gast een digitaal foto lijstje gekocht met daarbij horende memorycard. De rest van het legaat wordt uitgegeven aan een vernieuwd bellensysteem zodat op elke locatie een goed werkend bellensysteem gegarandeerd kan worden. Contactinformatie: Lisette Tas Penningmeester Stichting De Peetfamilie 8