WPC-Deelplan-Vrijwilligers

Transcriptie

1 WPC-Deelplan-Vrijwilligers Kevin Nauta November Voorwoord Dit deelplan is opgesteld aan de hand van het OPAFIT principe. Er wordt onderscheid gemaakt in vier fasen: De voorbereiding Het opbouwen de avond van tevoren De dag van het toernooi Het afbouwen s avonds. Er zijn vijf verschillende rollen onder de vrijwilligers: de Runners, de Kleders, de Tijdwaarnemers (TimeKeepers), de Schaduw Administratoren (schaduwtimekeepers), de Tatami (Mat) Coordinatoren De schaduwtimekeepers en normale timekeepers hebben vrijwel dezelfde functie, daarom hebben zij hetzelfde instructiemoment en hetzelfde instructiedocument. Voor het aanmelden van vrijwilligers (en deelnemers aan het toernooi; niet belangrijk voor dit deelplan) wordt gebruik gemaakt van een nog-te-ontwikkelen systeem wat via het Internet bereikbaar is op Via dit systeem kunnen vrijwilligers zich aanmelden, en kan de Catering-projectgroep een lijst uitdraaien van alle aangemeldde vrijwilligers. Aan dit systeem zijn hosting- en domeinnaamkosten verbonden (zie 2.4: Voorbereiding - Financiën). 1

2 2 Voorbereiding 2.1 Organisatie Vrijwilligers regelen Instructiemomenten plannen Vrijwilligers instrueren 2.2 Personeel Vrijwilligers regelen: Paul Baidenmann (backup: Sven Talman) Instructiemomenten plannen: Kevin Nauta i.o.m. Gert-Jan Pels Vrijwilligers instrueren: Kevin Nauta i.c.m. Gerard Schouten (backup: Peter Wortman) 2.3 Administratie Het aanmeldsysteem produceert de lijsten met vrijwilligers, die door zowel de Cateringgroep als de Vrijwilligers-groep gebruikt kan worden. 2.4 Financiën Domeinnaam-registratie WaterPoortCup.nl: AC3.99 voor het eerste jaar, AC7.49 per jaar daarna. Hosting Aanmeldsysteem op bovenstaande domeinnaam: schatting: AC6.75 per kwartaal, kan geupgrade worden naar AC10,50 per kwartaal voor meer bandbreedte. 2.5 Informatievoorziening Uitlegdocumenten voor de vier verschillende rollen, te verkrijgen op kevinnauta.nl, later op waterpoortcup.nl. 2.6 Techniek/hulpmiddelen/materialen Bij de instructiemomenten: Setje beschermers + bescherming voor kleders Voorbeeldschema (evt. clubkampioenschappen) voor runners, tatami coordinatoren, timekeepers Regelementen, stopwatches, geplastificeerde bordjes voor timekeepers. 2

3 3 Opbouwen 3.1 Organisatie! Hoofdtafel opbouwen en centreren Matten opbouwen, centreren adhv de hoofdtafel, krukjes met vlaggen erbij zetten Vlaggen ophangen en centreren adhv de hoofdtafel Muziekinstallatie aansluiten Tijdwaarnemerstafels neerzetten + benodigdheden uitstallen Vechtersstoelen neerzetten Beschermers neerleggen Barriere neerzetten Plankjes, Stenen en matjes voor breektesten ophalen, in de zaal zetten op een plastic kleed Landenbordjes opstellen Bekertafel opstellen + Bekers neerzetten Tafels e.d. Ingang neerzetten VIP ruimte inrichten Laptop + Beamer opstellen Wegingsstation opstellen 3.2 Personeel Gert-Jan Pels: Algemeen Aanspreekpunt Douwe Blom: Hoofd TMC Lea Koenen: Hoofd Ontvangst 3.3 Administratie Geen, er hoeft niets bijgehouden te worden. 3.4 Financiën Geen 3.5 Informatievoorziening Plattegrond van hele zaal Stappenplan Opbouwen (nog te maken, bevat o.a. worden) hoe de hoofdtafel opgebouwd moet Opstelling van de Bekers 3

4 3.6 Techniek/hulpmiddelen/materialen Sporttape Aanhangwagen 4

5 4 Toernooi 4.1 Organisatie Voor de opening: Vrijwilligers ontvangen en laatste instructies geven (Timekeepers inlichten over de calamiteitenemmer) Adhv aanwezigheid groepen indelen Shihan assisteren bij de briefing (Kevin Nauta of Peter Wortman) Vechters opstellen en landenbordjes geven voor opkomst Vrijwilligers opstellen langs de zijkant van de ingang Na de Opening: Vrijwilligers naar hun stations laten gaan Zodra een mat klaar is met de Junioren: personeel van die mat inzetten voor het opruimen van de beschermers (in een winkelwagen) Zodra mat 3 klaar is met de Junioren: personeel van die mat inzetten voor het opbouwen van de tameshiwari Zodra een ronde tameshiwari geweest is, hetzelfde personeel inzetten voor het opruimen van gebroken plankjes (in een winkelwagen) Zorgen dat alle vrijwilligers lunchen 4.2 Personeel Per mat: 2 TimeKeepers 1 Schaduwschrijver 1 Tatami Coordinator 2 Runners 4 Kleders Hierbij komt nog één compleet team als extra team, waarvan de vrijwilligers ten alle tijde ingezet kunnen worden waar zij nodig zijn. 4.3 Administratie Bijhouden van de gevochten partijen op het wedstrijdschema (Runners, Tatami Coordinatoren, Timekeepers) Bijhouden van de scores van gevochten partijen op het wedstrijdschema (Timekeepers) Uitrekenen van de finales (Timekeepers) 4.4 Financiën Geen 5

6 4.5 Informatievoorziening Wedstrijdschema: per mat 5 exemplaren: 1x Timekeeper, 1x Tatami Coordinator, 1x Schaduwschrijver, 2x Runner Wedstrijdregelementen: per mat 1 exemplaar voor de Timekeepers 4.6 Techniek/hulpmiddelen/materialen Pennen: voor alle Timekeepers, Schaduwschrijvers, Tatami Coordinatoren en Runners 1 pen, als reserve 1 pen per 3 personen extra. Stopwatches: per mat 1 exemplaar Tijdzakjes: per mat 1 exemplaar Geplastificeerde A4tjes: per mat 1 set van: 1x wit, 1x rood, 1x wit met de tekst ENCHO- SEN Calamiteiten-emmers met daarin een keukenrol en babywipes: per mat 1 exemplaar Winkelwagens 6

7 5 Afbouwen 5.1 Organisatie Zaken die eventueel tijdens het toernooi al gedaan kunnen worden: Beschermers opruimen Mat + omliggende spullen opruimen Zaken die pas na het toernooi kunnen gedaan worden: Finalemat opruimen Hoofdtafel opruimen Barriere, Stenen, plankjes, matjes wegbrengen 5.2 Personeel Vrijwilligers die geregeld zijn voor specifiek deze avond? Iemand met een auto 5.3 Administratie Geen, er hoeft niets bijgehouden te worden 5.4 Financiën Geen 5.5 Informatievoorziening Opsomming van materialen per afkomst? 5.6 Techniek/hulpmiddelen/materialen Winkelwagens Aanhangwagen 7