Aastra CTI Touch. CTI-webtoepassing voor smartphones en tablet-pc's Gebruiksaanwijzing

Transcriptie

1 Aastra CTI Touch CTI-webtoepassing voor smartphones en tablet-pc's Gebruiksaanwijzing

2 Welkom bij Aastra Hartelijk bedankt, dat u voor een product van Aastra hebt gekozen. Ons product staat voor zeer hoge kwaliteit, gecombineerd met een hoogwaardig design. Deze gebruiksaanwijzing begeleidt u tijdens het gebruik van het CTI-webtoepassing Aastra CTI Touch en beantwoordt alle belangrijke vragen. Mocht u nog meer technische ondersteuning nodig hebben of informatie over andere producten van Aastra willen hebben, dan staan onder of onze Internetpagina's ter beschikking. U vindt daar aanvullende opmerkingen en tips over het product. Wij wensen u veel plezier met uw Aastra CTI Touch. Aastra 800 en OpenCom 100 Deze gebruiksaanwijzing geldt voor de communicatiesystemen Aastra 800 en OpenCom 100. De productserie OpenCom 100 bevat de communicatiesystemen OpenCom 130, OpenCom 131, OpenCom 150, OpenCom 510 en OpenCom X320. Als een functie binnen de systemen een andere eigenschap heeft, wordt u daarop gewezen in de tekst van deze gebruiksaanwijzing.

3 Inhoudsopgave Overzicht Aan- en afmelden Aanmelden Afmelden Hot Desking Taal omzetten Hoofdmenu Toestelselectie Kiezen Inbox Inbox-item Outbox Outbox-item Telefoonboek Oproepnummer overnemen Bericht schrijven Item zoeken Beschikbaarheid Configuratie Oproepomleiding Oproepomleiding bewerken Bescherming Beschikbaarheidsstatustekst Opmerkingen over de configuratie Port-forwarding instellen VPN met PPTP instellen

4 2

5 Overzicht Overzicht De webtoepassing Aastra CTI Touch is een web-based CTI-toepassing die is geoptimaliseerd voor toestellen met een klein aanraakscherm (smartphones of tablet-pc's). In de webtoepassing is een aantal resolutieafhankelijke bedieningselementen op een afzonderlijke pagina geplaatst. De webtoepassing Aastra CTI Touch is met name geschikt voor smartphones met de besturingssystemen Google Android of Apple ios. Voor het bedienen van de webtoepassing hebt u alleen een browser nodig, er hoeven geen aanvullende softwarecomponenten te worden geïnstalleerd. De webtoepassing Aastra CTI Touch is geschikt voor de volgende situaties: Aansturen van de telefoon op uw werkplek: U verbindt uw smartphone via WLAN met het bedrijfs-lan en kunt op die manier de telefoon op uw werkplek bedienen. Naast het invoeren van oproepnummers kunt u beschikken over de functies beschikbaar, korte berichten, oproeplijsten en toegang tot het telefoonboek van het communicatiesysteem. Oproepen van informatie via mobiele dataverbinding/vpn: U verbindt uw smartphone met behulp van een mobiele dataverbinding met het bedrijfs-lan, terwijl u op weg bent. U kunt nu bijv. de oproeplijsten van de telefoon op uw werkplek opvragen of een kort bericht naar andere telefoons sturen. Toegang tot de webtoepassing Aastra CTI Touch met behulp van een mobiele dataverbinding kan via de internetverbinding van het communicatiesysteem worden uitgevoerd. Daarvoor dient de beheerder van het communicatiesysteem resp. van het bedrijfsnetwerk een port-forwarding of een VPN-toegang in te stellen (zie Portforwarding instellen en VPN met PPTP instellen). Gebruik van de webtoepassing Aastra CTI Touch is verbonden met een licentie ( Aastra CTI Touch User ). De licentie bepaalt hoeveel gebruikers er tegelijkertijd de webtoepassing Aastra CTI Touch kunnen gebruiken. De beheerder van het communicatiesysteem schakelt de desbetreffende licentie vrij in de Configurator van het communicatiesysteem op de pagina SYS Configuratie: Uitbreidingen. 3

6 Aan- en afmelden Aan- en afmelden Aanmelden De webtoepassing Aastra CTI Touch kan op het IP-adres resp. de DNS-naam van het communicatiesysteem worden bereikt via een special poortnummer: 1. Open een webbrowser op uw smartphone. Open een invoerveld voor een internetadres door bijv. de adresregel van de browser aan te raken. 2. Voer de tekenreeks met daarna het IP-adres of de DNS-naam van het communicatiesysteem in. Voer daarna een dubbele punt en het poortnummer van de webtoepassing in Aastra CTI Touch (standaardinstelling: 8080). Bevestig de ingevoerde gegevens, bijv. met de beeldschermtoets Beginnen. Voorbeeld voor een volledig adresregel zijn: De aanmeldingspagina van het communicatiesysteem wordt geopend in de webbrowser. De pagina wordt weergegeven in de systeemtaal die is ingesteld (zie Taal omzetten). Voer de aanmeldingsinformatie in in de velden Gebruikersnaam en Paswoord. Druk vervolgens op de knop aanmelden. Zodra de aanmelding met succes is voltooid, kunt u gebruikmaken van de functies van de webtoepassing Aastra CTI Touch (zie Hoofdmenu). De geopende webtoepassing Aastra CTI Touch is geoptimaliseerd voor mobiele dataverbindingen en veroorzaakt dus geen ongewenst dataverkeer op de achtergrond. 4

7 Aan- en afmelden Opmerking: als de telefoon inactief of afgemeld is, hebt u in de webtoepassing Aastra CTI Touch niet de beschikking over alle functies (zie Hot Desking). Afmelden U blijft permanent aangemeld bij de webtoepassing Aastra CTI Touch, ook als bijv. de webbrowser door een andere activiteit op uw smartphone alleen op de achtergrond draait. U dient zich daarom af te melden als u de functies van de webtoepassing Aastra CTI Touch niet meer nodig hebt. 1. Druk in het Hoofdmenu op de linker sneltoets afmelden. 2. Klik op de afmeldingspagina op de actietoets afmelden. Daarna wordt de aanmeldingspagina weer weergegeven (zie Aanmelden). Hot Desking De systeembeheerder kan voor u een (of meer) systeemtelefoon(s) configureren die u deelt met andere gebruikers. U en de andere gebruikers kunnen die telefoon met het eigen interne oproepnummer en de individuele gebruikersinterface (bijv. geprogrammeerde functietoetsen) gebruiken. Daartoe dient u zich als gebruiker aan te melden op die telefoon. Om alle functies van de webtoepassing Aastra CTI Touch te kunnen gebruiken, moet u uw telefoon eerst in bedrijf stellen. Meldt u zich pas daarna aan op de webtoepassing Aastra CTI Touch (zie Aanmelden). Taal omzetten De webtoepassing Aastra CTI Touch kan worden weergegeven in verschillende talen. De geselecteerde taal hangt af van de taalinstelling in het communicatiesysteem: De aanmeldingspagina wordt altijd weergegeven in de eerste beschikbare systeemtaal. Deze wordt door de systeembeheerder van het communicatiesysteem geconfigureerd in de Configurator op de pagina SYS Configuratie: Instellingen. 5

8 Hoofdmenu Na het aanmelden wordt in de webtoepassing Aastra CTI Touch de taalinstelling van de gebruiker gebruikt. Meldt u zich met uw gebruikersgegevens aan in de Configurator van het communicatiesysteem. Stel in de header van de configurator de gewenste taal in. De taal die in de configurator is geselecteerd, wordt overgenomen door de webtoepassing Aastra CTI Touch. Hoofdmenu Het hoofdmenu van de webtoepassing Aastra CTI Touch heeft de volgende bedieningselementen: Op de header staan de beide sneltoetsen Afmelden en Kiezen. Daaronder staat de Toestelselectie. In het middelste gedeelte staan de volgende actietoetsen: Inbox Outbox Telefoonboek Beschikbaarheid Configuratie De optie Oproepbescherming is voor het in- en uitschakelen van de bescherming tegen oproepen. Druk op de optie om deze instelling te wijzigen. Als er een vinkje wordt weergegeven, kunt u momenteel niet worden opgebeld. In de voetregel van de webtoepassing Aastra CTI Touch wordt de huidige beschikbaarheidsstatus weergegeven (zie Beschikbaarheid). Met de linker sneltoets afmelden kunt u zich afmelden van de webtoepassing Aastra CTI Touch (zie Afmelden). Opmerking: een aantal van de vermelde bedieningselementen is alleen beschikbaar als de beheerder van het communicatiesysteem u de nodige bevoegdheid heeft verleend. 6

9 Toestelselectie Hoofdmenu Als er meerdere telefoons aan uw gebruikersaccount zijn gekoppeld, kunt u de weergave van de webtoepassing Aastra CTI Touch omzetten. 1. Druk in het Hoofdmenu op de toestelselectie. 2. Kies in de lijst met telefoons het gewenste item. Alle functies en weergaven in de webtoepassing Aastra CTI Touch hebben nu betrekking op de geselecteerde telefoon. Kiezen U kunt een oproepnummer invoeren dat naar de telefoon op uw werkplek wordt verstuurd: 1. Druk in het Hoofdmenu op de rechter sneltoets Kiezen. 2. Druk op het invoerveld om het oproepnummer in te voeren met het toetsenveld van de smartphone. U kunt desgewenst ook de cijfertoetsen gebruiken. 3. Druk op de actietoets Kiezen om het oproepnummer naar uw telefoon te sturen. 4. Neem de hoorn van uw telefoon op om het nummer te kiezen. Met de linker sneltoets Terug komt u in het Hoofdmenu. Inbox U kunt een lijst weergeven met oproepen, berichten en gesproken berichten, die u hebt ontvangen. 1. Druk in het Hoofdmenu op de actietoets Inbox. Er wordt een op datum gesorteerde lijst met binnengekomen gesprekken of berichten weergegeven. aangenomen oproep gemiste oproep gemiste oproep met gesproken bericht ontvangen kort bericht ontvangen 7

10 Hoofdmenu 2. Druk op een van de items om details weer te geven (zie Inbox-item). 3. Druk op de rechter sneltoets Wissen om alle items op de pagina Inbox te verwijderen. Met de linker sneltoets Terug komt u in het Hoofdmenu. Inbox-item Druk op een item in de Inbox om details weer te geven. 1. Al naar gelang het type item kunt u een van de volgende acties uitvoeren: Druk op een oproepnummer om het oproepnummer door te sturen naar de telefoon op uw werkplek (zie Oproepnummer overnemen). Druk op de actietoets Beluisteren om een aanwezig gesproken bericht te beluisteren op de telefoon op uw werkplek. Druk op de actietoets Bericht schrijven om een bericht te beantwoorden (zie Bericht schrijven). Druk op een adres om een te schrijven met het programma van uw smartphone. 2. Druk op de rechter sneltoets Wissen om het weergegeven item te verwijderen. Met de linker sneltoets Terug komt u in de Inbox. Outbox U kunt een lijst weergeven met oproepen en berichten die u hebt verricht of verzonden. 1. Druk in het Hoofdmenu op de actietoets Outbox. Er wordt een op datum gesorteerde lijst met uitgaande gesprekken of berichten weergegeven. uitgaande oproep verzonden kort bericht 2. Druk op een van de items om details weer te geven (zie Outbox-item). 3. Druk op de rechter sneltoets Wissen om alle items op de pagina Outbox te verwijderen. Met de linker sneltoets Terug komt u in het Hoofdmenu. 8

11 Hoofdmenu Outbox-item Druk op een item in de Outbox om details weer te geven. 1. Al naar gelang het type item kunt u een van de volgende acties uitvoeren: Druk op een oproepnummer om het oproepnummer door te sturen naar de telefoon op uw werkplek (zie Oproepnummer overnemen). Druk op een adres om een te schrijven met het programma van uw smartphone. 2. Druk op de rechter sneltoets Wissen om het weergegeven item te verwijderen. Met de linker sneltoets Terug komt u in de Outbox. Telefoonboek U kunt het telefoonboek van het communicatiesysteem weergeven. Dan worden in eerste instantie de eerste 50 items weergegeven. De overige items kunt u met de zoekfunctie bereiken. 1. Druk in het Hoofdmenu op de actietoets Telefoonboek. Er wordt een lijst met telefoonboekitems weergegeven die op naam gesorteerd zijn. 2. Druk op een van de onderaan de lijst weergegeven toetsen alle, Persoonlijk, Firma of Centraal om te weergave te beperken tot het gewenste telefoonboek. 3. Druk op een van de items om details weer te geven. Al naar gelang het type item kunt u: een Oproepnummer overnemen, een Bericht schrijven oder een schrijven met het programma van de smartphone. 4. Druk op de rechter sneltoets Zoeken voor de functie Item zoeken. Met de linker sneltoets Terug komt u in het Hoofdmenu. 9

12 Hoofdmenu Oproepnummer overnemen U kunt een oproepnummer invoeren dat naar uw telefoon wordt verstuurd: 1. Druk op een van de weergegeven items in de lijst. Het oproepnummer wordt doorgestuurd naar de telefoon op uw werkplek. 2. Neem de hoorn van de telefoon op uw werkplek op om het nummer te kiezen. Met de linker sneltoets Terug gaat u terug naar de vorige lijstweergave. Bericht schrijven U kunt een bericht schrijven dat met de berichtenfunctie van uw telefoon wordt verzonden. 1. Druk op het berichteninvoerveld. Voer het bericht in met het toetsenveld van de smartphone. U kunt een bericht van maximaal 160 tekens verzenden. 2. Druk op de actietoets Verzenden om het bericht te versturen. Met de linker sneltoets Terug gaat u terug naar de vorige lijstweergave. Item zoeken U kunt een bepaald item opzoeken in het telefoonboek dat wordt weergegeven. 1. Druk op het zoek-invoerveld. Voer de gewenste beginletter of de naam die u zoekt in met het toetsenveld van de smartphone. 2. Druk op de actietoets Zoeken. Het huidige telefoonboek wordt weergegeven; het item dat u zoekt, staat bovenaan de lijst. Met de linker sneltoets Terug gaat u terug naar het Telefoonboek. 10

13 Beschikbaarheid Hoofdmenu U kunt uw beschikbaarheidsstatus instellen. Als u een interne oproep krijgt, ziet degene door wie u wordt gebeld tijdens de beltoon uw huidge beschikbaarheidsstatus op zijn display. 1. Druk in het Hoofdmenu op de actietoets Beschikbaar. 2. Druk op een van de aanwezige beschikbaarheidsstatus-teksten: Met het eerste item in de lijst ( Beschikbaar ) wordt de beschikbaarheidsfunctie uitgeschakeld. Met alle andere items in de lijst wordt de beschikbaarheidsfunctie ingeschakeld. Het laatste item in de lijst kunt u zelf formuleren (zie Beschikbaarheidsstatustekst). Met de linker sneltoets Terug komt u in het Hoofdmenu. Configuratie U kunt de instellingen voor de telefoon op uw werkplek wijzigen. 1. Druk in het Hoofdmenu op de actietoets Configuratie. 2. Selecteer een van de beschikbare configuratie-opties: Oproepomleiding, Bescherming of Beschikbaarheidsstatustekst. Met de linker sneltoets Terug komt u in het Hoofdmenu. 11

14 Hoofdmenu Oproepomleiding U kunt verschillende oproepomleidingen voor de telefoon op uw werkplek configureren. 1. Druk bij Configuratie op de actietoets Oproepomleiding. 2. Druk op een van de beschikbare oproepomleidingsopties om de gewenste oproepomleiding in- of uit te schakelen: Onmiddellijk: de beller wordt zonder wachttijd omgeleid naar een ander oproepnummer. na tijd: de beller wordt na een wachttijd omgeleid naar een ander oproepnummer. Deze optie wordt ook gebruikt voor een oproepomleiding naar de spraakbox (OpenVoice / Aastra Voice). bezet: de beller wordt alleen omgeleid als uw telefoon in gesprekstoestand is. 3. Druk onder de gewenste oproepomleidingsoptie op het invoerveld om het bestemmingsnummer van de oproepomleiding te wijzigen (zie Oproepomleiding bewerken). Met de linker sneltoets Terug komt u in de Configuratie. Oproepomleiding bewerken U kunt het bestemmingsnummer voor een Oproepomleiding wijzigen. 1. Druk onder de gewenste oproepomleidingsoptie op het nummerinvoerveld. 2. Voer het gewenste oproepnummer in met het toetsenveld van de smartphone. 3. Selecteer voor welke bellers de oproepomleiding moet worden uitgevoerd: int. + ext. oproepen, int. oproepen of ext. oproepen. 4. Druk op de actietoets Ok om het bestemmingsnummer over te nemen. Met de linker sneltoets Terug gaat u naar de Oproepomleiding. 12

15 Hoofdmenu Bescherming U kunt verschillende beschermingsfuncties configureren. 1. Druk bij Configuratie op de actietoets Bescherming. 2. Druk op de optie Oproepbescherming om deze beschermingsfunctie in- of uit te schakelen. Deze optie is alleen beschikbaar als u de nodige bevoegdheid hebt. Degene door wie u wordt gebeld, hoort de beltoon, maar de oproep wordt niet op uw telefoon gesignaliseerd. Selecteer voor welke bellers de oproepbescherming moet gelden: int. + ext. oproepen, int. oproepen of ext. oproepen. 3. Druk op de optie Bescherming 2de oproep om deze beschermingsfunctie in- of uit te schakelen. Deze optie is alleen beschikbaar als u de nodige bevoegdheid hebt. U hoort geen maantoon tijdens een gesprek, ook niet als u wordt gebeld door andere deelnemers. Met de linker sneltoets Terug komt u in de Configuratie. Beschikbaarheidsstatustekst U kunt een gebruikersgedefinieerde beschikbaarheidsstatustekst invoeren. Deze statustekst geldt uitsluitend voor de functie Beschikbaarheid. 1. Druk bij Configuratie op de actietoets Beschikbaar. 2. Druk op het invoerveld Status gebruikersbepaald. Voer de gewenste tekst in met het toetsenveld van de smartphone. 3. Druk op de actietoets Ok om de gewijzigde tekst over te nemen. Met de linker sneltoets Terug komt u in de Configuratie. 13

16 Opmerkingen over de configuratie Opmerkingen over de configuratie De volgende opmerkingen over de configuratie zijn bedoeld voor de beheerder van het communicatiesysteem of de netwerkbeheerder van het bedrijfs-lan. Port-forwarding instellen Een eenvoudige manier om toegang te krijgen tot de webtoepassing Aastra CTI Touch is gerichte port-forwarding naar poort 8080 van communicatiesysteem. Opmerking: het wachtwoord wordt bij de aanmelding op de webtoepassing Aastra CTI Touch gecodeerd overgedragen. De volledige weergegeven inhoud wordt overgedragen via het niet-gecodeerde protocol HTTP. Als de gebruikers bijv. een internetverbinding via het niet-gecodeerde WLAN van een internetcafé gebruiken, verdient het de voorkeur dat u een beveiligde VPN-verbinding via VPN instelt (zie VPN met PPTP instellen). Voorwaarde voor de volgende instructies is dat het bedrijfs-lan resp. het communicatiesysteem via een DSL-router met het internet is verbonden. 1. Als uw internetverbinding niet met een vast openbaar IP-adres is geconfigureerd, moet u eerst een account aanmaken op de website van een DynDNS-service. Een dergelijke service koppelt het wisselende openbare IP-adres van uw DSL-router aan een DNS-naam. Open daarvoor in de Configurator de pagina Netwerk: DynDNS en voer de aanmeldingsinformatie voor de DynDNS-service in. Desgewenst kunt u indien dat mogelijk is de DynDNS-service ook op de DSL-router instellen. 2. Stel op de DSL-router een port-forwarding in. U dient de TCP-poort 8080 om te leiden naar het IP-adres van het communicatiesysteem. 3. Open op de smartphone een webbrowser. Voer in het adresinvoereld van de browser de DynDNS-naam in die u tijdens de eerste stap hebt geconfigureerd. Voer na de dubbele punt het poortnummer 8080 in. Voorbeeld: 14

17 Opmerkingen over de configuratie De aanmeldingspagina van de webtoepassing Aastra CTI Touch wordt weergegeven (zie Aanmelden). VPN met PPTP instellen Bijna alle smartphones ondersteunen een VPN-verbinding via het protocol PPTP. Via een dergelijke VPN-verbinding kunt u ook toegang krijgen tot de webtoepassing Aastra CTI Touch. Voorwaarde voor de volgende instructies is dat het bedrijfs-lan resp. het communicatiesysteem via een DSL-router met het internet is verbonden. 1. Als uw internetverbinding niet met een vast openbaar IP-adres is geconfigureerd, moet u eerst een account aanmaken op de website van een DynDNS-service. Een dergelijke service koppelt het wisselende openbare IP-adres van uw DSL-router aan een DNS-naam. Open daarvoor in de Configurator de pagina Netwerk: DynDNS en voer de aanmeldingsinformatie voor de DynDNS-service in. Desgewenst kunt u indien dat mogelijk is de DynDNS-service ook op de DSL-router instellen. 2. Stel op de DSL-router een port-forwarding in. U dient de TCP-poort 1723 om te leiden naar het IP-adres van het communicatiesysteem. Voor een aantal DSLrouters dient u ook het protocol GRE om te leiden naar het IP-adres van het communicatiesysteem, andere DSL-routers doen dat automatisch. 3. Maak in de configurator op de pagina Gebruikersmanager: Gebruikersgroepen een nieuwe gebruikersgroep, bijv. Standaard RAS. Schakel voor de nieuwe gebruikersgroep de optie RAS in onder het kopje Netwerk. Wijs bij Gebruikersmanager: Gebruiker tenminste één gebruiker toe aan de nieuwe gebruikersgroep. Zorg ervoor dat alle gebruikers met de bevoegdheid RAS een veilig wachtwoord gebruiken. 4. Schakel op de pagina Netwerk: RAS: PPTP de optie Status in. Voer in de invoervelden adresbereik een bereik met niet-gebruikte IP-adressen uit uw LAN in. Het onderstaande voorbeeld is voldoende voor 10 RAS-verbindingen: IP-adressen in... Van IP T/m IP LAN RAS/PPTP

18 Opmerkingen over de configuratie 5. Ga naar de pagina Netwerk: Firewall. Schakel de optie Webserver uit om ervoor te zorgen dat toegang tot de webtoepassing Aastra CTI Touch via RAS/VPN mogelijk is. 6. Creëer op een smartphone een nieuwe VPN-verbinding met PPTP. Op een Android-telefoon is dat onder Instellingen: Draadloos en netwerk: VPN-instellingen. Op een iphone is dat onder Instellingen: Algemeen: Netwerk: VPN. Voer bij het instellen van de VPN-toegang de DynDNS-naam in die u tijdens de eerste stap hebt geconfigureerd. Schakel de VPN-verbinding in door de voor RAS bevoegde gebruikersnaam en het bijbehorende wachtwoord in te voeren. 7. Nadat de VPN-verbinding met succes tot stand is gebracht, opent u op de smartphone een webbrowser. Voer in het adresinvoerbeld van de browser het IP-adres of de DNS-naam van het communicatiesysteem in. Voer na de dubbele punt het poortnummer 8080 in (zie Aanmelden): Als er geen VPN-verbinding kan worden gemaakt, kunt u in de Configurator de diagnosefunctie op de pagina Diagnose: Tcpdump gebruiken. Schakel de optie Text uit. Klik op de knop Start. Breng de VPN-verbinding opnieuw tot stand. Klik op de toetsen Stop en Tonen. Sla het CAP-bestand op en open het bestand in een diagnoseprogramma, bijv. Wireshark. Controleer of er een TCP-verbinding op poort 1723 en dataverkeer met het protocol GRE wordt weergegeven. Opmerking: een aantal mobiele providers blokkeert VPN-verbindingen met PPTP. Bovendien zijn er oudere DSL-routers die het protocol GRE niet correct kunnen omleiden naar het communicatiesysteem. Maak dan gebruik van een andere VPN-verbindingsmethode (L2TP, IPSec of OpenVPN) of vervang het DSL-modem door een actueel model. Tip: als u de VPN-functie voor een groot aantal smartphones wilt gebruiken, dient u de bedrijfsbeheerfuncites te gebruiken die normaal gesproken al in het besturingssysteem van de smartphone zijn geïntegreerd. 16

19

20 Copyright All rights reserved Stand: Wijzingen voorbehouden