Uitgangspunten BEL-bestuur Een levende wijk

Transcriptie

1 Een levende wijk Een levende machine hebben we als Lanxmeerders nog niet, een levende wijk al wel. Het aantal wijkbewoners dat lid is van een actieve werkgroep is veel groter dan een jaar geleden. Het aantal inwoners in de wijk trouwens ook, evenals het aantal bloeiende bomen en struiken. Dit hebben we allemaal te danken aan de BEL. En daarmee bedoelen we de leden, de werkgroepen en het bestuur van de bewonersvereniging. Want de BEL, dat zijn we allemaal. Zonder verleden geen toekomst Er is in de maanden januari en februari gedoe geweest rondom het bestuur van de BEL. Op de ALV van 22 februari werd niet duidelijk wat er aan het eind van het bestuursjaar binnen het vorige bestuur gebeurd is. Er waren in ieder geval meningsverschillen tussen bestuursleden onderling. Op die vergadering is een interim bestuur geïnstalleerd dat de volgende bestuursperiode moet voorbereiden. De opdracht aan het tijdelijke bestuur was, om uit te zoeken of een goede samenwerking tussen de nieuwe bestuursleden mogelijk is, en om beleidsplannen te maken. Dit stuk is daar het resultaat van. Het jaarverslag De laatste jaren was het gebruikelijk dat ieder bestuurslid een min of meer persoonlijk verslag van het afgelopen jaar maakte. Die verslagen werden gebundeld en vormden zo de stukken voor de ALV. Dit jaar ontstonden voor het eerst problemen rond een van die verslagen: de rest van het bestuur weigerde het jaarverslag van de ex-voorzitter in de stukken op te nemen. Wij vinden dat er in het verslag van de ex-voorzitter enkele onjuiste passages staan. Zo waren er op het moment van schrijven geen talloze opzeggingen van BEL-leden. Uitspraken over de BEL-Groengroep klopten soms niet: wij gaan als bewoners alleen het groen beheren, en wij zijn niet verantwoordelijk voor het onderhoud van straten en riolering. Ook zou het bestuur zich meer met de Groengroep hebben moeten bemoeien: de groep verzet veel werk, maar er stond op het moment van schrijven nog geen letter van de beheersovereenkomst op papier, terwijl enkele maanden later de overdracht van het groenbeheer van gemeente naar de wijk zou plaatsvinden. Beide verkeerde voorstellingen van zaken (de opzeggingen en het groenbeheer) waren ingegeven door bezorgdheid over de gang van zaken binnen de wijk. Na een gesprek met de BEL-Groengroep zijn de misverstanden uitgepraat. Het jaarverslag had een kritische, volgens sommigen een te negatieve, toonzetting. Wij verwelkomen een kritisch stuk, want het zet ons in ieder geval aan tot nadenken. De weigering Het vorige bestuur heeft dus het jaarverslag van de ex-voorzitter geweigerd op te nemen in de stukken voor de ALV. Dit heeft ze na lang beraad gedaan, en zelfs na overleg met mensen buiten het bestuur waaronder het EVA-bureau. Het is goed dat het bestuur mensen binnen de wijk om advies vraagt. Als het advies dan luidt om het bewuste jaarverslag niet te plaatsen, dan is er nog weinig aan de hand _uitgangspunten.doc Pagina 1 van 6

2 Wij keuren de reden voor de weigering echter af, omdat wij vinden dat het informeren van bewoners over meningsverschillen binnen het bestuur belangrijker is dan het presenteren van een uniforme mening aan de buitenwacht. Het jaarverslag vanaf nu Wij willen één jaarverslag naar buiten brengen waarin de volgende drie zaken staan: de plannen die wij een jaar geleden hadden en de wijze waarop die plannen zijn gerealiseerd. Indien de plannen niet zijn gerealiseerd dan geven wij daar de reden voor; de plannen voor het komende jaar; de wijze waarop wij die plannen willen realiseren. De financiën vormen een onderdeel van die plannen. Daarom worden de uitgaven van het afgelopen jaar en de verwachte uitgaven van het komende jaar nader verklaard. De begroting zoals die tot nu toe gepresenteerd is, blijft als bijlage van het jaarverslag gehandhaafd. Afwijkende meningen van bestuursleden worden niet in het jaarverslag opgenomen, aangezien het jaarverslag de mening van de meerderheid van het bestuur weergeeft. Eventuele afzonderlijke verslagen van bestuursleden worden als bijlage toegevoegd aan de stukken voor de ALV. De hoofdtaken voor het bestuur Het nieuwe bestuur is samengesteld uit vertegenwoordigers van zoveel mogelijk hoven of andere woonclusters. Die vertegenwoordigers kunnen terzijde worden gestaan door hun plaatsvervangers. Door deze opzet wordt het bestuur 'laagdrempelig'. Iedere bewoner kan een of twee hofvertegenwoordigers aanspreken. Door deze constructie worden de drie hoofdtaken van het bestuur makkelijker: 1. informatie van bewoners krijgen 2. informatie aan bewoners geven 3. beleid maken Informatie krijgen Wij als bestuur willen weten wat er in de wijk leeft. En door met hofvertegenwoordigers te werken, denken we daar goed inzicht in te krijgen. Maar het betekent ook dat wij goed op de hoogte willen zijn van wat er in de diverse werkgroepen gebeurt. Daar gaan we dan ook energie in steken. Sommige bestuursleden zijn trouwens al actief binnen een werkgroep. Wij willen ook weten wat er buiten de bewoners om over de wijk wordt bediscussieerd en besloten. Daarom zijn we aanwezig bij overleg van de projectgroep, houden we overleg, of voeren we correspondentie met de gemeente, met bedrijven en met andere instanties _uitgangspunten.doc Pagina 2 van 6

3 Informatie geven Al die informatie moet dan weer bij de bewoners bekend worden gemaakt. Daarvoor zijn de hofvertegenwoordigers bedoeld. Belangrijke zaken worden tevens op de website geplaatst, zodat ze altijd te raadplegen zijn. Informatie vanuit de wijk geven wij weer aan partijen buiten de wijk waarmee wij overleg voeren. Beleid maken Informatie verzamelen is geen doel op zich, maar het is een voorwaarde om beleid te maken, acties te ondernemen of dingen te doen. Dat kan op twee manieren. Ten eerste komen wijkbewoners met ideeën, vragen en problemen. Ten tweede hebben wij als bestuur zelf ideeën en constateren wij zelf problemen. Wij streven er naar om de hieruit voortvloeiende werkzaamheden zoveel mogelijk door bewoners zelf uit te laten voeren. Dat gebeurt dan veelal in werkgroepen. Het bestuur zorgt er dan voor dat de werkgroepen hun werk kunnen doen. De uitwisseling van informatie is dus de voedingsbodem voor een levende wijk. Dat betekent dat beslissingen die door het bestuur zijn genomen, of zaken die door het bestuur zijn besproken, zo snel mogelijk bij de bewoners bekend moeten worden gemaakt. De notulen van bestuursvergaderingen worden daarom op onze website geplaatst, en ze zijn altijd verkrijgbaar bij de hofvertegenwoordigers. Werkgroepen Uitwisseling houdt ook in dat beslissingen die werkgroepen nemen zo snel mogelijk bij het bestuur en bij de bewoners bekend moeten zijn. Werkgroepen spelen een belangrijke rol in de wijk. Ze verzamelen informatie van bewoners en ze voeren werkzaamheden uit. Daarom moeten ze bij alle bewoners in de wijk bekend zijn. In bijlage 2, die op de ALV wordt uitgereikt, staat een compleet overzicht. Hier volgt een verkort overzicht van actieve werkgroepen die als zodanig bij het bestuur bekend zijn: BEL-Groengroep Werkgroep Bouwgebreken Werkgroep Installaties & Energie BEL-Nieuwsbrief Werkgroep Internet Werkgroep Verkeer(sveiligheid) Werkgroep Monitoring We vinden dat het bestuur vooral de taak heeft om het functioneren van de werkgroepen te vergemakkelijken, maar ook om te kijken of de doelstellingen nog actueel, dan wel te hoog gegrepen zijn. Om snel informatie uit te kunnen wisselen, zou elke werkgroep een aanspreekpunt binnen het bestuur moeten hebben. Ook moeten vergaderdata van werkgroepen bij het bestuur bekend zijn, en andersom. Concrete plannen Beleid komt tot uiting in concrete plannen. En om over een jaar het gevoerde beleid te kunnen beoordelen, zou het handig zijn als concrete plannen meetbaar zijn. Dat zijn ze soms niet. De bewoners het gevoel te geven dat het BEL-bestuur _uitgangspunten.doc Pagina 3 van 6

4 voor hun belangen opkomt is moeilijk meetbaar. Het plan om bewoners meer bij wijkactiviteiten te betrekken is beter te meten. Wij als bestuur hebben op dit moment geen concrete plannen. We vinden dat plannen in eerste instantie uit de wijk op moeten borrelen, en dat het bestuur dan meehelpt die plannen uit te voeren. Bijvoorbeeld door de oprichting van een werkgroep te ondersteunen, zoals in deze maand tweemaal gebeurd is. Of door geld beschikbaar te stellen. In deze paragraaf staan enkele punten waar we het komende jaar aandacht aan willen besteden. Plannen kunnen in een paar groepen worden ingedeeld. Deze indeling is afkomstig van de werkgroep financieel beleid die daar in voorjaar 2002 verslag van uitbracht: Bewonersbelangen Ecologische uitgangspunten Leefomgeving Communicatie Bouwtechnisch onderzoek (bewonersbelangen) De werkgroep Bouwgebreken heeft samen met de BCW de zes belangrijkste bouwgebreken bepaald. Die gebreken moeten nader worden onderzocht door gespecialiseerde bureaus. De gemeente heeft toegezegd aan die onderzoeken mee te werken en mee te betalen, maar concrete bedragen heeft zij niet genoemd. De werkgroep stimuleert nu (groepen) bewoners om uit te zoeken hoeveel geld die onderzoeken gaan kosten. Zij zullen mogelijk aan die onderzoeken mee moeten betalen. De BEL kan een deel van die kosten voor haar rekening nemen. Bewonershandboek (ecologische uitgangspunten) Er is een voorlopige versie van het bewonershandboek. Een definitieve versie is wenselijk. Hoewel het handboek ook op de BEL-website wordt gepubliceerd, blijft een papieren versie in ieders huishouden onmisbaar. Wij zoeken uit hoeveel teksten er nog moeten worden geschreven of herzien, hoe duur het drukken per exemplaar wordt, en hoe we het handboek kunnen blijven aanpassen. Wij reserveren geen bedrag voor het handboek, aangezien de projectgroep mogelijk de kosten betaalt. Festiviteiten (leefomgeving) De BEL-Groengroep denkt vier feesten per jaar te gaan houden, steeds na een intensieve werkdag. Daarnaast kan er geld worden besteed aan het organiseren van uitstapjes buiten de wijk, bijvoorbeeld excursies naar of bezoeken aan andere eco-wijken. Of aan het volgen van cursussen op het gebied van groenbeheer. Website (communicatie) Onze wijk heeft een mooie website. Er valt alleen haast geen tekst te lezen of plaatje te bekijken. Omdat bij de inrichting van de website diverse partijen zijn betrokken met diverse belangen, waaronder de BEL, gebeurt er al jaren niets. Wij vinden dat er een website voor de bewoners moet zijn. In eerste instantie om de BEL-Nieuwsbrief, de notulen van de bestuursvergaderingen en andere actuele _uitgangspunten.doc Pagina 4 van 6

5 zaken met betrekking tot de wijk te publiceren. De website dient dan als bibliotheek. Verder zou hij als discussieplatform kunnen fungeren, en moet het voor mensen buiten de wijk leuk zijn om wat meer over Lanxmeer te weten te komen. Daarvoor moeten ze nu bij de website van de gemeente zijn. De BEL moet zelf haar deel van de website onderhouden en eventueel haar eigen website bouwen. Beide wordt de taak van een inmiddels opgerichte werkgroep. De kosten voor onderhoud bedragen maximaal 500 euro per jaar. Daar mag voor dit jaar nog 500 euro bijkomen als eenmalige kosten. De domeinnaam is geregistreerd door de BEL. Uitgaven koppelen aan activiteiten Door de uitgaven anders in te delen, moet duidelijk worden waar het contributiegeld aan wordt besteed. Dat kan bijvoorbeeld door de post Declaraties te schrappen en het betreffende geld te verdelen over het bestuur en de werkgroepen. Die declaraties kunnen van alles zijn, bijvoorbeeld reiskosten van gastsprekers tijdens een informatieavond, zaalhuur plus consumpties tijdens een ALV, of tekenmateriaal tijdens een brainstormmiddag van de Groengroep. Ook willen we meer inzicht krijgen in de werkzaamheden van het projectbureau. We kunnen dan werkzaamheden koppelen aan wederom bijvoorbeeld het bestuur en de diverse werkgroepen, of aan andere activiteiten, zoals de verplichte mailing naar BEL-leden. De financiën voor 2003 Het nieuwe bestuur heeft, zoals eerder vermeld, op dit moment geen plannen gemaakt die geld kosten. De reserves van de BEL blijven dus toenemen als alleen geld wordt besteed aan de instandhouding van de vereniging, of positiever gesteld, aan het goed functioneren van de wijk. De vraag is of wij allen dat voldoende vinden. We kunnen de reserves aanspreken om extra dingen te doen. Bij wijze van spreken voor: Meer dan standaard beplanting of standaard inrichting Subsidie aan de stadsboerderij Informatiepanelen Verkeersvoorzieningen Kunstwerken in creatieve zin Contributieverlaging Excursies Bijdrage aan technisch onderzoek van bouwgebreken Bijdrage aan juridisch vooronderzoek van bouwgebreken En zo heeft iedere bewoner wellicht zijn wensen. Omdat het overschot in 2002 ruim 4000 euro was, en het verwachte overschot voor dit jaar circa 1500 euro zal zijn, stellen wij voor om die 5500 euro dit jaar uit te geven. We nodigen werkgroepen en bewoners uit om een nuttige bestemming voor dat bedrag te verzinnen. In bijlage 1 staat de begroting _uitgangspunten.doc Pagina 5 van 6

6 De knelpuntenlijst Het vorige bestuur heeft een lijst opgesteld met knelpunten die er nog binnen de wijk zijn. Als deze knelpunten niet zijn opgelost, is de wijk nog niet af. De gemeente is projectleider voor de ontwikkeling van EVA-Lanxmeer. Daarom is de projectgroep gevraagd om samen met bewoners die knelpunten op te lossen. Hiervoor moet het Nazorg en Overdrachtsteam (NOT) worden opgericht, bestaande uit vertegenwoordigers van de gemeente en van de BEL-werkgroepen. Dit NOT zou veel zorgen voor het nieuwe BEL-bestuur moeten wegnemen. Het bestuur zou een nieuwe start kunnen maken. Echter, het wegnemen van de knelpunten zal voor een groot deel door inspanningen van bewoners moeten gebeuren. En daar moeten wij als bestuur ons steentje aan bijdragen. Wij beginnen daarom de knelpunten in te delen in urgente en niet-urgente kwesties. Tenslotte Een bijna geheel nieuw bestuur kan in de verleiding komen om alleen naar de toekomst te kijken. Maar wie niet terugkijkt op wat er gebeurd is, leert niets. Wij hebben wel teruggekeken en we denken er iets van geleerd te hebben. En wie wat geleerd heeft, kijkt graag naar de toekomst om het geleerde in praktijk te brengen _uitgangspunten.doc Pagina 6 van 6

7 Bijlage 2 Overzicht werkgroepen Indien een bewoner vragen of meningen heeft over de gang van zaken binnen onze wijk, kan hij of zij daar bij hofvertegenwoordigers terecht of bij een van de werkgroepen. Contactpersonen binnen een werkgroep staan vetgedrukt. Naam Doelstelling Leden Hof adres BEL-Groengroep Inrichten en beheren van het openbaar groen en van de speeltoestellen op openbaar terrein Lambik Swinkels Camiel Aggenbach Jan-Dirk Kievit Dick Bolland Niek Hazendonk NH TH F4 l.swinkels@inter.nl.net jaqueline.aggenbach@hetnet.nl j.d.w.kievit@zonnet.nl dick.san@hetnet.nl Werkgroep Bouwgebreken Inventariseren van bouwgebreken die zijn opgetreden na oplevering Ondersteunen van bewoners bij het in gebreke stellen van de aannemer, en bij mogelijke vervolgprocedures Bernard Béguin Alexander van Setten Wil van Hooft Michael Sleeuwenhoek VH NH TH beguin.culemborg@planet.nl alexander.irene@freeler.nl w.g.vanhooft@phys.uu.nl Werkgroep Installaties & Energie Zorgen dat de technische installaties in woningen optimaal werken Overleggen met instanties buiten de wijk Geert Maas Sandra Wormgoor Martin Ouwerkerk Jan Hanhart TH TH geert.maas@phys.uu.nl dick.san@hetnet.nl martin.ouwerkerk@hccnet.nl BEL-Nieuwsbrief Informeren van bewoners over belangrijke en leuke zaken die in de wijk spelen Mario Huizinga Machteld van der Veen Gonda Baard VH TH m.huizinga@hetnet.nl oortwijn@inn.nl mwbaard@qq.nl Werkgroep Internet Informeren via internet van bewoners over belangrijke zaken die in de wijk spelen Rudi Oortwijn Titus Mars Mario Huizinga Jan Tempelman NH VH F4 oortwijn@inn.nl titus@titusmars.net m.huizinga@hetnet.nl jtemp@xs4all.nl Werkgroep Verkeer(sveiligheid) Inventariseren van problemen op het gebied van verkeersveiligheid Annet Dane Jan Wulterkens Bernard Overgoor Esther Berkers Peter Peltzer annet.dane@ b.overgoor@hccnet.nl Werkgroep Autodelen Opzetten van systeem voor autodelen Edgar Kampers Dick Boland NH dick.san@hetnet.nl Joop Verweij Ad van der Ven Jasn Theunissen KW De vanzelfsprekende doelstelling van elke werkgroep is het verzamelen en verspreiden van kennis op haar specifieke gebied. De doelstellingen zijn afgeleid van de uitgangspunten voor de wijk. De afkorting van de hoven is als volgt: NH Nesciohof VH Vasalishof Lodewijk van Deysselhof KW Kwarteel F4 Fase 4 TH Toon Hermanshof _uitgangspunten.doc Bijlage 2

8 Bijlage 1 Begroting Uitgaande van een gelijk blijvende jaarlijkse contributie, ziet de begroting er als volgt uit: Inkomsten Begroting 2003 Inkomsten 2002 Begroting 2002 Contributies Rente Vermindering reserve Uitgaven Begroting 2003 Uitgaven 2002 Begroting 2002 Secretariaat Triodosbank BEL-bestuur BEL-Groengroep Werkgroep Installaties & Energie 80 0 Werkgroep Bouwgebreken 80 0 BEL-Nieuwsbrief Declaraties Werkgroep Internet Diensten derden Nader te bepalen Balans 31 dec dec 2002 In kas Afschrijving PC Nog te ontvangen Nog te betalen Eigen vermogen Nog te ontvangen van Nog te betalen aan Leden contributie Leden overschot bwk advies 861 Leden groenverklaring Leden restant inrichting 161 Leden bouwkundig advies 567 Nieuwsbrief - declaratie 369 Voorschot PC 473 Bijlage 1

9 De in de begroting vermelde uitgaven keren elk jaar terug, met één verschil. De website kost jaarlijks 500 euro en het bewonershandboek ook. In het onderstaande overzicht worden de kosten zoveel mogelijk verklaard. Jaarlijkse uitgaven Secretariaat Triodosbank BEL-bestuur Toelichting Verdeling werkzaamheden onbekend Bankkosten KvK onvoorzien - 40 per ALV BEL-Groengroep 50 per feest - 40 per voorlichtingsavond 200 kennisuitbreiding Werkgroep Installaties & Energie Werkgroep Bouwgebreken BEL-Nieuwsbrief Werkgroep Internet Handboek 40 per voorlichtingsavond 40 per voorlichtingsavond Drukkosten Kosten bij provider, en van domeinnaam Actualisatie en extra exemplaren Bijlage 1

10 Uitnodiging ALV Bewonersvereniging EVA-Lanxmeer Datum: zaterdag 24 mei 2003 Tijd: uur Plaats: Bartje (kringloopcentrum) De ALV heeft drie onderwerpen: de samenstelling van een nieuw bestuur, de begroting voor 2003 en de presentatie van bestaande en nieuwe BELwerkgroepen. De agenda luidt: A Welkom door Jaap van de Ham, de voorzitter van vandaag B Goedkeuring notulen ALV 22 februari 2003 en ALV 20 juni 2002 B Verslag van de afgelopen maanden door het interim-bestuur en presentatie uitgangspunten nieuwe bestuur C Begroting D Pauze E Presentatie BEL-werkgroepen F Voordracht en benoeming nieuwe bestuursleden G Dechargering afgetreden bestuursleden H Rondvraag I Sluiting Toelichting punt E De BEL-Groengroep geeft een korte presentatie. Van andere werkgroepen is dat op het moment niet bekend. Toelichting punt F De voorgedragen bestuursleden zijn Frans Westendorp (Kwarteel), Martien Lodder (Fase 4), Rudi Oortwijn (Nesciohof) en Wil van Hooft (Toon Hermanshof). Er zijn nog twee vacante plaatsen, een voor de Vasalishof en een voor de Lodewijk van Deysselhof. Toelichting punt G De afgetreden bestuursleden zijn Bernard Overgoor en Sandra Barto. De afgetreden interim-bestuursleden zijn Kees van Herk, Jaap van de Ham, Geert Maas en Martin Ouwerkerk. Na afloop kan het informele circuit worden doorlopen en de inwendige mens worden versterkt.