Handleiding Informatiebeheer

Transcriptie

1 Mid-Office ZAken Registratie Dienstverlening Handleiding Informatiebeheer Dit document is bedoeld als naslagwerk voor de medewerker Documentaire Informatievoorziening (scanning, postintake en archivering). De volgende onderdelen worden behandeld: Submenu informatiebeheer o Inleiding Waar moet ik zijn? o Barcode printen en scannen o Scannen Start scan batch verwerking Controle postintake scans Controle Scanvelop scans Verzoek opnieuw scannen Onvolledig gescande documenten o Registeren Postintake Post complex Geweigerde zaken o Archiveren Handmatig toekennen archiefkenmerken Verplaatsen o Document/scan informatie Volg traject document Overzicht postscans Openstaande en verwerkte scans Ongescande scanveloppen handleiding Informatiebeheer Pagina 1 van 21

2 Inleiding In deze handleiding wordt het postintake proces beschreven van papieren post naar digitale post en van registreren zaak naar archiveren zaakdossier. Hieronder ziet u de schematische weergave. Postintake proces Digitale Post BARCODE SCANNING Scannen (A0 / kleur) Scancontrole Postintake niet akkoord A0 deelscan Verzoek opnieuw scannen Onvolledig scans niet scanbaar akkoord Postintake Complex Zaaktype keuze NAW gegevens Omschrijving Zaakdossier Wijzigen zaaktype Weigeren zaak Resultaat Behandelfase bewaarperiode Archivering Opmerking vooraf: De lay-out van jou Mozard omgeving kan afwijken van de Lay-out in deze handleiding omdat elke organisatie kiest voor zijn eigen lay-out. Veelal zal zich dit beperken tot kleuren, logo s en de positie waar de scherm knoppen of verwijzingen staan. handleiding Informatiebeheer Pagina 2 van 21

3 Waar moet ik zijn? Het onderdeel barcode scanning vindt niet plaats via Mozard maar zijn voorbereidende werkzaakheden om van een papieren poststuk te komen tot een digitaal poststuk. In het volgende hoofdstuk zal uitgelegd worden hoe dat bij jouw organisatie dat geregeld zou kunnen worden. Nadat het scannen gereed is ga je met Mozard aan de slag. De onderdelen voor het postproces, zijn terug te vinden via jou portaal pagina van intranet onder het menuitem Zaken en in het bijzonder via het zaken submenu item Informatievoorziening. Figuur 1: Portaal Vanuit het zaken submenu wordt gekozen voor Informatievoorziening zoals hieronder weer gegeven. Figuur 2: Zaken submenu Vanuit het scherm informatievoorziening kunnen alle onderdelen voor het postproces benaderd worden. handleiding Informatiebeheer Pagina 3 van 21

4 Barcode printen en scannen Voordat de post geregistreerd kan worden zal deze eerst gescand moeten worden. Veelal zal in het begin dat zaakgericht gewerkt wordt met Mozard, niet alle post al als zaken worden ingescand. Bij het sorteren van de post dient hier dus rekening mee gehouden te worden. De post wordt geopend en veelal eerst gesorteerd op afdeling, daarna vindt de splitsing plaats tussen wel of geen zaakpost. De zaakpost wordt voorzien van een barcode etiket (zie menuitem Printen barcode) van de betreffende dag en daarna kan het scannen per afdeling beginnen. Figuur 3: postsortering Het barcode etiket heeft een aantal functies, het dient, naast de herkenning door Mozard, als documentscheiding, het vervangt de dagtekening stempel en is geschikt voor numeriek archiveren. Naast het scannen van papieren post kan een scanstraat mogelijk ook andere kanalen zoals faxen en mailberichten afvangen en aanbieden als in te boeken digitale post. De Scanvelop bevat ook een barcode om een fysiek stuk toe te voegen aan een zaakdossier (bv. : uitgaande brief met natte handtekening) Figuur 4: Scanstraat opties handleiding Informatiebeheer Pagina 4 van 21

5 Scannen Start scan batch verwerking Als de post gescand is moet deze nog in Mozard geïndexeerd worden, dat gebeurd een 4 keer per dag automatisch (10:45 12:45 15:45 17:45), echter om te garanderen dat alle scans ook beschikbaar zijn kan de scanbatch ook handmatig worden uitgevoerd. Dit gaat als volgt. Klik in het informatiebeheer scherm in het submenu op scannen (zelfde functie als menuitem Start scan batch ) Figuur 5: Controleren nieuwe Scans Standaard wordt in het datumveld de datum van vandaag getoond veelal is dit de juiste datum. Bij de keuze Postintake scans wordt standaard op scans gecontroleerd tot 7 dagen terug. Klik op de knop Postintake scans, na het indexeren wordt de log van de verwerking getoond. Het controleren van de postscans Activeer nu Controle postscans om de kwaliteit en volledigheid van de scans te controleren. De taakbak scans wordt getoond met het aantal scans per postcategorie en het aantal waarvan de kwaliteit als onvoldoende beoordeeld is. Er is sprake van meerdere postscan categorieën als bij de scanstraat inrichting gebruik gemaakt wordt van meerdere inkomende kanalen of indien een medewerker postintake voor een specifieke afdeling werkt waarvoor in de scansoftware een categorie is aangemaakt. Figuur 6: Taakbak scans Activeer nu een postcategorie om de scans van die categorie te beoordelen. Via overzicht worden alle scans van een categorie zichtbaar. Als je niet de beschikking over barcodepistool hebt kun je van een specifieke scan de barcode kopiëren en plakken in het zoekveld van de scancontrole categorie. (kopieer alleen de barcode bijvoorbeeld: MPZDR ). handleiding Informatiebeheer Pagina 5 van 21

6 Figuur 7: Scancategorie De mogelijkheden zijn: Behalve volgende is er ook een knop vorige om naar de vorige scan te gaan. Met Bijlage, kun je van een scan, de bijlage maken van de voorgaande scan. Met de knop zoeken kan een specifieke scan opgevraagd worden door het invullen van de barcode in het invoerveld onder de knop. Ook via het barcodepistool en de knop ZOEK kan een scan opgeroepen worden. Er zijn aparte knoppen voor: - Akkoord en Volledig gescand - Akkoord en A0-deelscan gemaakt - Akkoord maar Niet scanbaar - Niet akkoord, Opnieuw scannen Uitleg van de keuzes: Volledig: deze kies je wanneer een document volledig gescand is en de kwaliteit voldoende is. A0-deelscan: deze kies je wanneer je van een groot formaat document een deel kopieert en daar een scan van maakt. Niet scanbaar: deze kies je wanneer iets helemaal niet te scannen is. Zoals een CD-ROM of een boek. Hiervan kan wel kopie gemaakt worden en gescand. Opnieuw: deze kies je wanneer de scan niet goed is en via de scanstraat wel een goede scan gemaakt kan worden. Er ontbreken bijvoorbeeld pagina s. De controle van de Scanvelops Scanveloppen moeten net als inkomende post gecontroleerd worden op hun volledigheid. Een klik op te controleren scanvelop document opent de taakbak scanvelops, het controlescherm. Daarin staat hoeveel scans klaarstaan om gecontroleerd te worden (9). Als je op Overzicht klikt zie je een rijtje van alle scanveloppen die klaarstaan, hier kun je ook één uit kiezen om controleren (door er op te klikken) handleiding Informatiebeheer Pagina 6 van 21

7 Figuur 8: Taakbak scanvelops Via Nog niet gescande scanvelop documenten zie je een overzicht van scanveloppen die wel aangemaakt zijn, maar nog niet gescand zijn. Hier hoef je verder niets mee te doen. Via Kwaliteit onvoldoende, opnieuw scannen zie je welke scanveloppen niet akkoord waren bij de controle en dus opnieuw gescand moeten worden. Via controleren Scanvelop documenten krijg je onderstaand scherm te zien: Figuur 9: Controleren scanvelops Via het barcodepistool en de knop ZOEK kan een scan opgeroepen worden. Na controle op volledigheid geef je aan of de scan akkoord is of niet akkoord. Scans die niet akkoord zijn moeten opnieuw via de scanvelop gescand worden. handleiding Informatiebeheer Pagina 7 van 21

8 Opnieuw scannen op verzoek Het kan voorkomen dat DIV/DIM of een zaakbehandelaar een document dat eerder al gescand is opnieuw laat scannen omdat hij niet tevreden is over de kwaliteit. In dat geval zit op het document al een barcode, maar het document wordt als scanvelop gescand en verwerkt. Als DIV/DIM of de behandelaar een reden heeft aangegeven waarom de scan opnieuw moet, dan staat die reden in het vak met opmerkingen. Figuur 10: Verzoeken opnieuw scannen Activeer de link onder kenmerken scanvelop en print de scanvelop uit. Haal het origineel uit de dagdoos zoals aangegeven onder bewaarplaats origineel. Activeer de link Verwerken onder status zodat collega s weten dat de actie al is uitgevoerd. Scan vervolgens met de scanvelop het origineel opnieuw. Na het scannen zal het document verdwijnen uit het overzicht. Onvolledig gescande documenten De onvolledig gescande documenten kunnen in onderstaand scherm gezocht worden door het ingeven van de barcode. Voor het verwerken van de scan geef je een toelichting Figuur 11: Onvolledige scan, opnieuw handleiding Informatiebeheer Pagina 8 van 21

9 Registreren Nadat de postscan is gecontroleerd en goedgekeurd kan deze geregistreerd worden. Activeer hiervoor Postintake onder het kopje registreren in het informatiebeheer submenu. Postintake Via het scherm categorie indeling postintake kies je een categorie waarvan je de post gaat inboeken. Per categorie wordt aangegeven hoeveel poststukken er klaar staan om ingeboekt te worden. Als je klikt op een categorie wordt direct het éérste poststuk geopend en op je naam gezet. Dit wordt gedaan om te voorkomen dat een collega hetzelfde poststuk gaat inboeken. Dus indien je het inboeken niet af maakt blijft het poststuk op jou naam staan. Pas de volgende dag staan de poststukken weer beschikbaar voor de collega's om het poststuk alsnog in te boeken. Figuur 12: categorie indeling postintake Bij het activeren van een categorie wordt direct een poststuk geopend in een apart venster, in het reeds geopende venster wordt het scherm Postintake Selecteren zaak zichtbaar. Voor de medewerkers postintake is het zeer aan te bevelen dat zij beschikken over 2 beeldschermen zodat de post efficiënt ingeboekt kan worden. In het één beeldscherm wordt de scan getoond en in het andere beeldscherm kan de post ingeboekt worden. Figuur 13: Postintake Selecteren zaak handleiding Informatiebeheer Pagina 9 van 21

10 Dit is de eerste stap van het Postintake proces(1 van 4). In dit scherm zie je links boven het scannummer en de kwaliteitsbeoordeling van de scan. Als de scanmedewerker heeft aangegeven dat de scan een bijlage is van een eerder ingeboekte scan wordt dit weergegeven onder vermelding van de scannaam. Rechts boven zie je een invoerveld om het betreffende zaaktype te zoeken. Tik in het invoerveld een onderwerp van de brief of zaaktypenaam en klik op de knop 'Zoek zaaktype'. Aan de hand van de inhoud van de scan wordt gezocht naar het juiste zaaktype. In bovenstaand voorbeeld zoeken we op subsidie, 4 zaaktypen worden gevonden. Aan de hand van de woorden in de zaaktype naam en de omschrijving vindt de zoekopdracht plaats. In het onderste deel van het scherm worden de zaaktypen met omschrijving getoond die voldoen aan je zoekopdracht. Klik vervolgens op het zaaktype van je keuze om de brief te koppelen aan het zaaktype. Via de knop 'Bestaande zaak' koppel je een brief rechtstreeks als bijlage aan een zaak. In het subscherm zoek je op zaaknummer of een ander kenmerk zoals aanvrager. Selecteer de juiste zaak en het documenttype (veelal bijalge bij aanvraag) om de bijlage toe te voegen aan het zaakdossier. Met de knop 'Scan / document' geef je aan dat om bepaalde redenen het document opnieuw gescaned moet worden. Figuur 14:San/document Als het niet lukt om de brief te koppelen aan het juiste zaaktype gebruik je de knop 'Te complex', de gescande brief wordt op een later moment(na onderzoek) door jou of een collega alsnog aan een zaaktype gekoppeld en ingeboekt via Post complex. handleiding Informatiebeheer Pagina 10 van 21

11 Nadat het zaaktype is gekozen waar je de scan aan wilt koppelen gaan we naar stap 2 van het inboeken van de scan. In dit scherm wordt de aanvrager gezocht en gekoppeld. Het zoeken van de aanvrager doe je door één of meerdere invoervelden te vullen om een burger of bedrijf te selecteren. Er worden hiervoor meerdere bronnen geraadpleegd, namelijk het gegevensmagazijn burgers en bedrijven en de naw zaakadressen lijst in Mozard. De naw lijst Mozard is samengesteld uit de gegevens van alle burgers en bedrijven die tot nu toe zijn opgevoerd door het inboeken van een poststuk of een aanvraag via een webformulier. Figuur 15: Stap 2 van 4 aanvrager 1 e kolom b is burger bi is bedrijf of instelling 2 e kolom g is uit gegevensmagazijn n is uit zaak-naw Door te klikken op de naam van de burger of het bedrijf worden de NAW gegevens van de aanvrager zichtbaar. Deze kunnen na believen aangepast/aangevuld worden. Als in de gescande brief een adres of telefoonnummer voor komt deze toevoegen aan de NAW gegevens en verstuur status sms/ aan vinken. De aanvrager wordt op deze wijze op de hoogte gehouden van de voortgang van zijn/haar aanvraag. Bij bedrijf/instelling bij voorkeur de gegevens van de contactpersoon vullen. Als je de juiste burger of bedrijf niet kunt vinden maak je gebruik van één van de knoppen 'Burger of Bedrijf komt niet voor'. Klik op de knop en de NAW gegevens van de aanvrager of bedrijf kunnen ingevuld worden. Indien de aanvraag wordt gedaan namens een belanghebbende (bijvoorbeeld de architect voor de woningeigenaar) wordt stap 3 Betreft ook gevuld. Dit werk op dezelfde wijze als de aanvrager. De knop van meest voor de hand liggende volgende stap wordt altijd aan de linker kant getoond Na het invullen van de NAW gegevens ga je naar stap 4 van 4 'Kenmerken'. In dit scherm worden kenmerken uit de gescande brief overgenomen die dienen als kenmerken in de zaak. handleiding Informatiebeheer Pagina 11 van 21

12 Figuur 16: Stap 4 van 4 aanvrager In bovenstaande schermafbeelding wordt het eventuele briefkenmerk en datum op de brief over genomen. De datum ontvangst is een verplicht veld, dit is de startdatum van de zaak en dus de doorlooptijd (deze datum is door een DIV/DIM medewerker alleen aan te passen zolang de zaak in status 1 staat). In dit voorbeeld is bij Suggestie extra kenmerken naam zaak aangegeven, dat extra kenmerken naam zaak niet gebruikt dient te worden, maar dat bij kenmerken alleen de boektitel ingevuld hoeft te worden. Activeer de knop Intake gereed als alles ingevuld is. Figuur 17: Postintake gereed Het kan zijn dat met DIV/DIM overeen gekomen is dat ook een verplicht object gevuld wordt door de postintake medewerker. In dat geval is er nog een vervolg scherm waarin een officieel BAGadres of KAD perceel gekoppeld moet worden aan de zaak. Met de knop Zelfde scan, nieuwe zaak kan nog een zaak aangemaakt worden indien er over meerdere onderwerpen een vraag wordt gesteld handleiding Informatiebeheer Pagina 12 van 21

13 Post complex De scans die bij de postintake als Te complex waren aangemerkt staan in dit overzicht. Het kan namelijk zijn dat niet mogelijk was uit de inhoud van de gescande brief op te maken, tot welk zaaktype de aanvraag of melding toe behoord. Contact met de BackOffice is wellicht noodzakelijk. Figuur 18: Post complex Door te klikken op het barcode nummer wordt het normale posintake proces gestart dat hierboven is behandeld. Met de rode X wordt de scan verwijderd, een bevestiging wordt we eerst gevraagd. handleiding Informatiebeheer Pagina 13 van 21

14 Geweigerde zaken Het overzicht geweigerde (opnieuw te verdelen) zaken is eigenlijk een speciaal soort zaakbak. Als een zaak toewijzer of behandelaar een zaak weigert komt deze in de speciale zaakbak geweigerde zaken. Figuur 19: Zaakbak Geweigerde zaken De toewijzer van de desbetreffende afdeling kwam tot de conclusie dat: de post niet voor haar/zijn afdeling bestemd was Het document niet goed of volledig gescand is Het poststuk nog niet via Mazard zaken verloopt Het poststuk is dubbel ingeboekt Diegene die de zaak weigert moet wel een reden opgeven waarom de zaak geweigerd wordt. De toewijzer zal veelal suggereren wat er mee moet gebeuren. Met de vier knoppen d=dossier a=aanvraag z=zaaktype wijzigen w=wijzig status kun je snel de vervolgactie van de geweigerde zaak realiseren. Veelal zal de zaak gekoppeld moeten worden aan een ander zaaktype gebruik hiervoor Wijzig status. Door te klikken op de zaakomschrijving wordt de globale zaakinformatie getoond. handleiding Informatiebeheer Pagina 14 van 21

15 Archiveren Nadat de zaak is afgerond worden op basis van het resultaat de archiefkenmerken bepaald. Dit gebeurt enerzijds op basis van de geconfigureerde archiefkenmerken per resultaattype en indien het wenselijk is kan bij het resultaat ook handmatige kenmerken worden toegevoegd door DIV/DIM. Bij het zaakdossier is bij het resultaat vastgelegd wat de nominatie (vernietigen of bewaren) en de termijn is tot de start van de archiefprocedure. Handmatig toekennen archiefkenmerken Via de zaak of via Handmatig toekennen onder Archiveren in het submenu van Informatiebeheer ga je naar de taakbak Handmatig toekennen archiefkenmerken. Van alle afgeronde zaken zijn de archiveringskenmerken handmatig aan te passen. Figuur 23: Taakbak handmatig toekennen archiefkenmerken Klik op het betreffende zaaktype nummer om de kenmerken te bekijken dan wel aan te passen. handleiding Informatiebeheer Pagina 15 van 21

16 Figuur 24: Archiefkenmerken Hierboven staat de informatie archivering informatie behorende bij het gekozen resultaat bij afhandelen van de zaak. Na het klikken op het zaaknummer wordt het zaakbeheer scherm in een pop-up scherm geopend. Via (toon kenmerken) achter het resultaat toont de uitgebreide archiveringskenmerken. De DIV/DIM archiefmedewerker kan een archief aantekening toevoegen bijvoorbeeld bij een gebeurtenis die de bewaartermijn zou kunnen beïnvloeden. Vanuit het archiefkenmerken scherm wordt de knop Aantekening geactiveerd en de tekst kan worden ingevoerd en vast gelegd. Figuur 25: Archiefaantekening De aantekening wordt toegevoegd aan de archiefkenmerken (figuur 24/26) Voor de archiefmedewerker van DIV/DIM is het ook mogelijk om de bewaartermijn aan te passen. Hiermee wordt afgeweken van de standaard archief instellingen van het zaaktype die met het gekozen resultaat worden bepaald. Vanuit het scherm archiefkenmerken (figuur 24) activeer je de knop Kenmerken handmatig. Bij het oproepen van het scherm handmatig wijzigen archiefkenmerken worden de actuele archiefkenmerken getoond. handleiding Informatiebeheer Pagina 16 van 21

17 Figuur 25: Handmatig wijzigen archiefkenmerken De volgende velden kunnen worden aangepast: Archief nominatie = vernietigen of overbrengen Bewaartermijn in jaren = in dit voorbeeld aangepast van 7 naar 9 jaar Vanaf datum = dit is de datum waarop de bewaartermijn in gaat Verwijzing selectielijst = in ons voorbeeld 'selectielijst archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen' uit 1996 hoofdstuk 2 par.20 waarin staat dat een toegewezen subsidie 7 jaar bewaard moet blijven en daarna vernietigd moet worden. Motivatie/toelichting wijziging = bij een aanpassing van de nominatie of archieftermijn moet worden aangegeven waarom is afgeweken van de standaard archief instellingen. Bij een aanpassing van de archiefkenmerken wordt een log rekord toegevoegd aan het archiefkenmerken overzicht( figuur 26). Op deze wijze wordt zichtbaar wanneer en door wie, welke archiefkenmerken zijn aangepast. Figuur 26: aangepaste archiefkenmerken handleiding Informatiebeheer Pagina 17 van 21

18 Verplaatsen Indien er geen sprake is van vervanging of substitutie moeten de te bewaren brondocumenten uit de (numeriek gesorteerde) bewaarplaats gelicht worden. In het overzicht zie je dan ook de datum van de dagdoos en het unieke volgnummer (barcode van de scan) daarachter staat het zaaknummer en de zaaknaam. Figuur 27: Taakbak verplaatsen postintake documenten Ter ondersteuning van het lichten van de documenten wordt het overzicht uit geprint en als checklist gebruikt. Als alle papieren exemplaren overgedragen zijn aan het statisch archief, worden als bevestiging alle papieren exemplaren geselecteerd en gemarkeerd als verplaatst. Figuur 27: Bevestiging verplaatsen naar archief Na het verstrijken van de bewaartermijn die bij het resultaattype opgegeven is, wordt voor een zaak een procedure voor overbrengen / vernietigen gestart. Dit onderdeel is nog niet geïmplementeerd maar gepand voor het 1 e kwartaal 2012 handleiding Informatiebeheer Pagina 18 van 21

19 Document/scan informatie Volg traject document Via volg traject document is te controleren in welke mappen en/of dossiers het document voor komt. Hiermee is alle informatie van een document te achterhalen. Op alles wat onderstreept is, is te klikken naar een vervolgscherm met eigenschappen van het document in die map of dossier. Figuur 28: Overzicht document Overzicht postscans Het overzicht postintake scans toont de status van alle postscans. Figuur 20: Overzicht scans In het bovenste gedeelte van het scherm kan de scan categorie geselecteerd worden en via het zoekveld gezocht worden op (een deel van) de barcode(in het voorbeeld alle scans die in oktober gescand zijn). In het overzicht deel worden per scan de volgende onderdelen getoond: Volgnr: het volgnummer van de scan pdf icoon: door te klikken op het icoon wordt het document op scherm getoond Barcode: door te klikken op de barcode wordt de status informatie getoond (figuur 21) handleiding Informatiebeheer Pagina 19 van 21

20 Mozard docnummer: deze wordt getoond als het inboeken gereed is Complex: wie wanneer de scan op complex heeft gezet Type: scancontrole resultaat Accoord of niet: wie wanneer de scan heeft gecontroleerd Behandeld door: wie wanneer de zaak heeft aangemaakt door het inboeken van de scan Figuur 21: statusinformatie scans (Klik op Mozard document nummer om document traject te volgen) Openstaande en verwerkte scans Een overzicht met openstaande en verwerkte scan van jou of alle medewerkers van jouw afdeling. Figuur 29: Overzicht statussen scanvelop handleiding Informatiebeheer Pagina 20 van 21

21 Ongescande scanveloppen Een overzicht met alle aangemaakte scanveloppen die nog niet gescand zijn. Let op: dit wil niet zeggen dat DIV/DIM een achterstand heeft qua verwerken van de scanvelop verzoeken. Als namelijk diegene die de scanvelop aanmaakt het scanvelop voorblad en het te scannen document niet naar DIV/DIM op stuurt zal het nooit gescand worden. Figuur 30: Overzicht ongescande scanveloppen Er kan in dit overzicht geselecteerd worden op zaaktype, verantwoordelijke organisatie onderdeel of document. handleiding Informatiebeheer Pagina 21 van 21