Gecoördineerde besluitvorming over organisatiegrenzen heen

Transcriptie

1 Gecoördineerde besluitvorming over organisatiegrenzen heen Astrid Janssen (HKV) - Kees van Dongen (TNO) - Josine van de Ven (TNO) > 20 januari 2010

2 Deze workshop Ons project Simulatie van RBT-oefening Discussie 2

3 Multi-party Besluitvorming TNO en HKV 2009 t/m > focus op Regionaal Beleidsteam > workshops met mensen uit het domein 2010 > proeftuinen op regionaal niveau > afstemming nationaal niveau 3

4 Uitdagingen Het juiste vergadermodel De juiste informatie De juiste deelnemers beslismodel vergaderorde bestuurlijke impactanalyse video-conferencing 4

5 Simulatie Regionaal Beleidsteam Spelers en hun belangen Burgemeester Atrecht Burgemeester Bovendrecht Burgemeester Juinen Dijkgraaf Directeur Chemico Spelregels doel: 3 thema s beleven kort scenario, zelf improviseren strak tijdschema 5

6 Regionaal beleidsteam Situatie: na de overstroming Vergaderen over terugkeerstrategieën Aantal burgemeesters en dijkgraaf aan tafel Burgemeester Bovendrecht is coördinerend burgemeester 6

7 Agenda Beeldvorming > Actueel Totaalbeeld door operationeel leider > hoe gaan we vergaderen Oordeelsvorming > wat zijn de mogelijkheden > wat zijn de consequenties Besluitvorming > wat gaan we doen 7

8 Actueel Totaalbeeld Omvang rampgebied Toestand Atrecht en Juinen Openbare Orde Aantal en locatie evacués Hulporganisaties Genomen Besluiten 8

9 Hoe gaan we effectief vergaderen? Voorzitter alle middelen in handen geven om een proces te leiden dat transparant is voor de leden via beslismodel Hoe > Bepaal de vorm van het besluitvormingsproces gebaseerd op de situatie > Volg agenda-aanwijzingen voor voorzitter en leden Waarom > Transparantie in besluitvorming > Vergroting acceptatie 9

10 Situatie-afhankelijk vergaderen Tijd om te beslissen Onzekerheid in de informatie Impact van de beslissing 10

11 Onderhandelend Vergaderen Consultatief Vergaderen Dirigerend Vergaderen 11

12 Welke informatie is nodig om te kiezen? Meer focus op beleidsafwegingen door ondersteuning beleidsteam met mogelijkheden en consequenties impactanalyse Hoe > Mogelijkheden op beleidsniveau bepalen > Bestuurlijke consequenties in beeld brengen Waarom > Rolvastheid > Faciliteren lange-termijn-visie 12

13 Strategieën Naam Eerst Chemico opstarten Eerst burgers terugkeren Tegelijk, met bijstand Toelichting Eerst Chemico opstarten, bewoners van Bovendrecht kunnen aan het werk. De bewoners van Atrecht pas over 10 dagen laten terugkeren. Eerst terugkeer bewoners Atrecht, pas over 10 dagen fabriek Chemico opstarten en bewoners Bovendrecht weer aan het werk Beide tegelijk, hiervoor is bijstand nodig uit andere regio s 13

14 Afwegingskader Directe consequenties Maatschappelijke acceptatie Direct benadeelde burgers Verwachte claims Maatschappelijk belang Politiek-bestuurlijk belang Haalbaarheid Economische gevolgen 14

15 Flexibiliteit in aanwezigheid Iedereen die moet deelnemen, kan deelnemen, ook op afstand, ook ad-hoc via videoconferencing Hoe > Laat je niet beperken door afwezigheid van sleutelpersonen > Oefenen in koude fase Waarom > Beperken reistijd, aanwezig op twee plekken > Expertise aan tafel als dat nodig is, aanwezigheid van externe persoon neemt toe (virtual presence) 15

16 Betrekken van een expert op afstand Geef korte inleiding (wat is vraag) Zorg voor goede afspraken over wie spreekt Zorg dat informatie makkelijk gedeeld kan worden (documenten etc. die besproken worden) via bijv of een ondersteunend programma 16

17 Discussie Stelling: Zonder het delen van elkaars perspectieven en belangen heeft het delen van informatie als basis voor besluitvorming weinig zin. 17

18 Discussie Herkent u de thema s uit uw eigen praktijk? Hoe zou het in uw praktijk werken? Op de hoogte blijven van dit project? > Mail Kees van Dongen: kees.vandongen@tno.nl > Mail Astrid Janssen: astrid.janssen@hkv.nl > Neem de nieuwsbrief mee! 18

19 19

20 Dirigerend vergaderen leider die zijn eenheden aanstuurt (top down) nauwelijks inspraak, alleen bezwaar maken kenmerken > weinig discussie > snelle besluitvorming > leiderschapskwaliteiten zijn belangrijk > beperkte oordeelsvorming > beperkt draagvlak > wijkt af van dagelijkse praktijk 20

21 Onderhandelend vergaderen open overlegvorm ruimte voor onderhandeling en belangenafweging kenmerken: > kost tijd > belangen worden erkend > betrokkenheid > breed perspectief van de crisis > sluit aan bij dagelijkse praktijk 21

22 Consultatief vergaderen oplossen van het probleem centraal vz vraagt advies vz neemt inhoudelijk afgewogen besluit kenmerken: > inbreng van deelnemers geborgd > breder perspectief van de crisis > draagvlak aanwezig > ruimte voor vindingrijkheid en alternatieven 22